采购与付款循环的审计

采采购与付款循与付款循环的的审计采购与付款循环的审计一、采购与付款循环的特点二、采购与付款循环的内部控制和控制测试三、采购与付款循环的实质性程序一、采购与付款循环的特点 企业的采购与付款循环包括购买商品、劳务和固定资产,以及企业在经营活动中为获取收入而发生的直接或间接的支出。部分支出可能与产品收入直接相关，部分支出可能会形成企业资产，而这些资产又形成了企业经营活动的基础。一、采购与付款循环的特点涉及的主要凭证与会计记录涉及的主要凭证与会计记录（请购订货验收付款）1、请购单2、订购单3、验收单4、卖方发票5、付款凭单6、转账凭证7、付款凭证8、应付账款明细账9、库存现金日记账和银行存款日记账10、供应商对账单一、采购与付款循环的特点涉及的主要业务活动涉及的主要业务活动1、请购商品和劳务2、编制订购单3、验收商品4、储存已验收的商品5、编制付款凭单6、确认与记录负债7、付款8、记录现金、银行存款支出涉及的主要业务活动请购单订购单验收单1、批准请购2、验收商品仓库3、存储付款凭单凭证、账簿付款4、取得购货发票5、确认记录负债二、采购与付款循环的内部控制和控制测试（一）采购交易的内部控制（一）采购交易的内部控制1、采购、储存、验收、会计部门的职责分离。不相容岗位：请购与审批;询价与确定供应商；采购合同的订立与审批；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与付款执行。控制测试：观察业务执行情况、检查书面规章制度。2、购货、付款是否有恰当的审批制度。控制测试：检查核准采购和核准采购价格和折扣的标志。3、购货和付款有充分的凭证记录并连续编号。控制测试：检查付款凭单后是否附有充分的单据,检查订货单验收单是否连续编号。4、应付账款测算表、供货方对账单按期编制和取得，相互核对，并与有关明细账的记录核对，价格、数量、计算上的差异及时与供货方联系处理。控制测试：检查是否有测算表和供货方对账单，并且是否相符。二、采购与付款循环的内部控制和控制测试5、货物的验收、入库严格履行手续,保证所登记的购货确已收到，发生的购货均已记录，计价正确。控制测试：抽取一部分购货发票、验收单、入库单，检查三者与订购单在数量、品种、型号、规格上是否一致，然后追查至记账凭证和明细账。6、内部独立检查，如检查单价、金额计算、科目分类、业务执行。控制测试：检查内部独立检查的标志。二、采购与付款循环的内部控制和控制测试二、采购与付款循环的内部控制和控制测试（二）付款交易的内部控制（二）付款交易的内部控制1、按照现金管理暂行条例、支付结算办法等有关货币资金内部控制的规定办理采购付款交易。2、财会部门应对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。3、建立预付账款和定金的授权批准制度。4、加强应付账款和应付票据的管理。5、建立退货管理制度。6、定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付款项等往来款项。（三）评估重大错报风险（三）评估重大错报风险1、管理层错报费用支出的偏好和动因。2、费用支出的复杂性。3、管理层凌驾于控制之上和员工舞弊的风险。4、采用不正确的费用支出截止期。5、低估。6、不正确的记录外币交易。7、舞弊和盗窃的固有风险。8、存货的采购成本没有按照适当的计量属性确认。9、存在未记录的权利和义务。二、采购与付款循环的内部控制和控制测试特别提示：当被审计单位管理层具有高估利润的动机时,应当主要关注费用支出和应付账款的低计。重大错报风险集中体现在遗漏交易，采用不正确的费用支出截止期，以及错误划分资本性支出和费用性支出。这些将对“完整性”、“发生”、“存在”、“截止”、“准确性”、“分类”认定产生影响。（四）控制测试（四）控制测试以内部控制目标为起点的控制测试以内部控制目标为起点的控制测试以风险为起点的控制测试以风险为起点的控制测试二、采购与付款循环的内部控制和控制测试采购交易的控制目标、内部控制和审计测试一览表内部控制目内部控制目标关关键内部控制内部控制常用的控制常用的控制测试常用的常用的实质性程序性程序所记录的采购都已收到商品或已接受劳务（发生）请购单、订购单、验收单和卖方发票一应俱全，并附在付款凭单后。采购经适当级别批准。注销凭证以防止重复使用。对卖方发票、验收单、订购单和请购单作内部核查。查验付款凭单后是否附有完整的相关单据。检查批准采购的标记。检查注销凭证的标记。检查内部核查的标记。复核采购明细账、总账及应付账款明细账，注意是否有大额或不正常的金额。检查卖方发票、验收单、订购单和请购单的合理性和真实性。追查存货的采购至存货永续盘存记录。检查取得的固定资产采购合同、发票。已发生的采购交易均已记录（完整性）订购单均经事先连续编号并将已完成的采购登记入账。验收单均经事先连续编号并已登记入账。应付凭单均经事先连续编号并已登记入账。检查订购单连续编号的完整性。检查验收单连续编号的完整性。检查应付凭单连续编号的完整性。从验收单追查至采购明细账。从卖方发票追查至采购明细账。采购交易的控制目标、内部控制和审计测试一览表内部控制目内部控制目标关关键内部控制内部控制常用的控制常用的控制测试常用的常用的实质性程序性程序所记录的采购交易估价正确（准确性、计价和分摊）对计算准确性进行内部核查。采购价格和折扣的批准。检查内部核查的标记。检查批准采购价格和折扣的标记。将采购明细账中记录的交易同卖方发票、验收单和其他证明文件比较。复算包括折扣和运费在内的卖方发票填写金额的准确性。采购交易的分类正确（分类）采用适当的会计科目表。分类的内部核查。检查工作手册和会计科目表。检查有关凭证上内部核查的标记。参照卖方发票，比较 会计科目表上的分类。采购交易的控制目标、内部控制和审计测试一览表内部控制目内部控制目标关关键内部控制内部控制常用的控制常用的控制测试常用的常用的实质性程序性程序采购交易按正确的日期记录（截止）要求收到商品或接受劳务后及时记录采购交易。内部核查。检查工作手册并观察有无未记录的卖方发票存在。检查内部核查的标记。将验收单和卖方发票上的日期与采购明细账中的日期进行比较。采购交易被正确计入应付账款和存货等明细账中，并正确汇总（准确性、计价和分摊）应付账款明细账内容的内部核查。检查内部核查的标记。通过加计采购明细账，追查过入采购总账和应付账款、存货明细账的数额是否正确，用以测试过账和汇总的正确性。采购与付款交易的风险、控制与控制测试风险计算机控制算机控制人工控制人工控制控制控制测试订购商品和商品和劳务未经授权的供应商可能进入经批准的供应商主文档程序设定只允许经授权的人员修改经批准的供应商主文档只有采购部门高级员工才被授权在供应商主文档中增加新供应商信息询问管理层并检查证明这些控制完成情况的文件可能向未经批准的供应商采购处理之前，计算机自动与供应商主文档中每一份订购单比对。将不符事项记录于例外报告中复核例外报告并解决问题。绕过控制的人工处理经恰当审批检查复核例外报告的证据，以及批准僭越控制的人工处理的恰当签名采购可能由未经授权的员工执行访问控制只允许经授权的员工处理订购单，菜单层面的控制授权限定至单个员工复核正式的授权级别并定期修订，采购人员有权在限额内进行采购或处理某些类型的支出。僭越控制的、人工接受的订购单，需经采购主管或高级管理层批准询问、检查授权批准和授权越权的文件。检查订购单并确定其是否在授权批准的范围之内订购的商品或劳务可能未被提供计算机自动对所有发出的订购单事先编号，并与随后的采购入库通知单和供应商发票进行比对。比对不符的订购单被单独打印长期未执行的订购单被记录于未执行订购单的文件上，并采取跟进行动询问并检查文件，以证实对未执行的订购单的跟进情况采购与付款交易的风险、控制与控制测试风险计算机控制算机控制人工控制人工控制控制控制测试订购商品和商品和劳务采购订购单的项目或数量可能不准确计算机将订购单上的产品摘要和存货代码与存货主文档明细进行比对。当再订货数量超过存货主文档记录的再订货数量，或者现有的存货项目数量超过再订货水平时，生成订货例外报告由采购部门复核例外报告，取消订购单或经过恰当授权后处理检查例外报告，证实问题已被适当处理收到商品和收到商品和劳务收到商品可能未被记录当商品接收仓库索取订购单以核对所收货物时，计算机生成一份事先编号的采购入库通知单。定期打印未完成订购单由采购部门复核和追踪未完成订购单报告。定期将报表余额调整至应付账款余额检查打印文件并追踪未完成订购单。检查应付账款的调整，并重新执行这些程序，以获取其是否正确的证据收到的商品可能不符合订购单的要求或可能已被损坏收货人员将收到的商品的情况、实际收货数量录入采购入库通知单，将采购入库通知单与订购单上的具体信息进行比对，并就比对不符商品的情况和数量生成例外报告清点从供应商处收到的商品的情况、收货数量与订购单进行核对。检查货物的状况。复核例外报告并解决所有差异询问、观察商品实物并与订购单进行核对。检查打印文件以获取复核和跟进的证据采购与付款交易的风险、控制与控制测试风险计算机控制算机控制人工控制人工控制控制控制测试记录采采购和和应付付账款款收到的商品可能未被计入采购由计算机打印一份没有相应发票记录的采购入库通知单的完整清单。在一些计算机系统中，可能会根据订购单上的采购价格在临时文档中生成一份预开单据，当实际收到供应商发票时，再按发票金额转账由会计部门人员追踪遗失的发票询问、检查例外报告和其他文件，以追踪商品已收到但发票未到、未作采购记录的情况对发票已到，但商品或劳务尚未收到的可能作采购记录，或者可能重复作采购记录由计算机比对订购单、采购入库通知单和发票，只有比对一致后，采购才能被记录至总分类账；对比对不符和重复的发票生成例外报告。在分批次处理系统中，由计算机控制各采购入库通知单金额的总额，并与相应的供应商发票金额比对，对出现的差异打印成例外报告由会计部门的人员追踪例外报告中提及的供应商发票与订购单或采购入库通知单比对不一致问题或重复问题询问和检查例外报告，并追踪已收到但比对不符的发票采购与付款交易的风险、控制与控制测试风险计算机控制算机控制人工控制人工控制控制控制测试记录采采购和和应付付账款款采购发票可能未被记录于正确的会计期间由计算机将记录至采购的日期和采购入库通知单上的日期进行比对，如果这些日期归属不同的会计期间，应生成打印文件由会计人员输入必要的分录，确保对计入当期的负债的核算是恰当的询问和检查打印文件并重新执行截止程序记录的采购价格可能不正确由计算机将供应商发票上的单价与订购单上的单价进行比对，如有差异应生成例外报告复核例外报告，并解决问题询问和检查打印文件，以及解决差异的证据。通过对照发票价格与订购单上的价格，重新执行价格测试供应商发票可能未被分配至正确的应付账款账户由计算机将订购单和采购入库通知单上的代码与发票上的供应商名称和代码进行比对，并将其与应付账款账户明细核对由会计部门人员追踪例外报告上供应商名称和代码比对不符的情况询问和观察例外报告，以及解决例外情况的证据。重新执行分配费用支出的测试采购与付款交易的风险、控制与控制测试风险计算机控制算机控制人工控制人工控制控制控制测试记录采采购和和应付付账款款发票可能未分配至个人客户的账户，或者再更新时使用了错误的应付账款文档更新后，由计算机将应付账款期初余额合计数，加上本期购货，减去本期支付，得到应付账款期末合计数，与应付账款总分类的期末余额进行比对。每次更新前，由计算机检查日期和更新前的版本号。每次更新后，应付账款主文档会注明日期或顺序编号由适当的会计人员执行连续运行总额调节。复核并重新提交未分配采购发票的例外报告。利用外部文件标签和整理功能来标明使用哪一版本的主文档检查连续运行控制总额的打印文件。询问对IT程序的一般控制，以确保应付账款主文档使用正确的版本在记录或处理采购发票时可能出现错误在处理运行过程中检查发票计算的准确性；检查商品数量，将数量乘以单价与发票总额核对，并计算得出应收的折扣每月根据供应商对账单调整应付账款金额，编制汇款通知单并邮寄给供应商。询问处理供应商付款的人员是否与记录采购发票的人员职责分离。应付账款明细账合计数应调节与应付账款总分类账一致询问、检查并重新执行应付账款总分类账的调节程序采购与付款交易的风险、控制与控制测试风险计算机控制算机控制人工控制人工控制控制控制测试记录采采购和和应付付账款款购买的商品或劳务可能未被记录于正确的费用或资产账户由计算机将订购单、采购入库通知单和发票上的账户代码与总分类账上的账户代码进行比对。定期（如按周或按月）打印采购交易中费用和资产的分配复核交易打印文件的合理性询问和检查打印文件，以获取经管理层复核的证据。询问对于发现的错误是否采取了改正措施上述所有风险由管理层根据关键业绩指标复核实际业绩。例如：实际采购、计划采购及月度趋势分析；实现的毛利率；应付账款的周转天数检查用于证明已经识别和解决与关键业绩指标不符的实际业绩问题的文件。询问管理层针对这一问题采取的措施。重新执行复核和跟进程序记录开具的支票和开具的支票和电子子货币转账支付支付开具的支票和电子货币转账支付凭证可能未被记录在开具支票过程中，由计算机生成事先顺序编号的支票。对空白支票实施接触控制，只有得到授权的员工才能接触。由支票支付系统打印所有开具的支票如果支票是手工开具的，应控制尚未签发的事先顺序编号的支票表；由高级员工开具支票；按顺序检查支票编号；调节银行存款余额询问并观察实物控制和接触控制。重新执行顺序检查和调节银行存款余额的程序采购与付款交易的风险、控制与控制测试风险计算机控制算机控制人工控制人工控制控制控制测试记录开具的支票和开具的支票和电子子货币转账支付支付电子货币转账支付可能由未经授权的人员执行只有得到授权、掌握密码的员工才能接触电子货币转账专用终端机授权执行电子货币支付交易的人员，根据支付次数多少，按月、按周或按日复核电子货币支付清单打印文件，以发现不正常或未经授权的支付询问、观察实物控制和接触控制可能向不正确的供应商银行账户进行电子货币转账支付对于为处理电子货币转账支付而从银行下载的供应商的银行账户详细信息，实施严格的控制只授权高级员工出于处理电子货币转账支付的目的，在银行记录中变更或增加供应商银行信息。详细信息由供应商书面提供，并在供应商文档中保存。依靠银行的安全控制对此进行监督询问和检查经恰当授权签字的记录开具的支票和电子货币转账支付凭证可能未被及时记录或分配到正确的应付账款账户付款被自动记入相关应付账款或费用账户和银行存款账户。每一次开具发票后，及时调节相关总分类账的变动定期进行银行存款调节。按月根据银行存款余额调节表对应付账款账户余额进行调节检查并重新执行调节程序采购与付款交易的风险、控制与控制测试风险计算机控制算机控制人工控制人工控制控制控制测试记录开具的支票和开具的支票和电子子货币转账支付支付可能就虚构或未经授权的采购开具支票和电子货币转账支付凭证由计算机比对订购单、采购入库通知单和发票，以及经批准的供应商主文档上的供应商账户代码和名称，打印例外报告如果支票由人工开具，由支票开具人员检查所有支持性文件，包括支票开具前供应商的应付账款调节表和汇款通知。由管理层复核应付账款明细表和采购交易明细表以发现非正常的支付询问和观察支票开具流程。检查例外报告并追踪问题的解决可能重复开具支票和电子货币转账支付由计算机将付款金额和应付账款余额进行比对，并就支付金额超过应付金额的情况生成例外报告支持性凭据应该注明“已付讫”标记以防止重复支付。复核例外报告并检查例外事项的处理检查例外报告，以确定任何付款额超过应付余额的情况是否已得到解决。检查已注明“已付讫”标记的凭据开具支票和电子货币转账支付的金额可能不正确由计算机比对订购单、采购入库通知单、发票以及在每一应付账款记录中的供应商账户代码和金额如果支票由人工开具，由支票开具人员检查所有支持性文件，包括支票开具前供应商的应付账款调节表和汇款通知询问和观察支票开具流程，并重新执行调节程序采购与付款交易的风险、控制与控制测试风险计算机控制算机控制人工控制人工控制控制控制测试记录开具的支票和开具的支票和电子子货币转账支付支付上述所有风险管理层的监控主要涉及以下方面：日常零用现金或现金支付清单应该反映分摊到应付账款、费用或资产总分类账户的金额，并就异常的金额对供应商进行询问；定期复核应付账款的账龄分析，并调整应付账款总分类账；追踪异常的余额或不熟悉的供应商名称；监控关键业绩指标询问、观察管理层的复核程序以及对任何异常的事项的追踪。重新执行复核和追踪程序三、采购与付款循环的实质性程序（一）采购与付款交易的实质性程序采购与付款交易的主要重大错报风险：低估费用和应付账款 高估利润、粉饰财务状况 本应资本化的予以费用化采购的商品、资产被错误分类 本应费用化的予以资本化对于付款交易,还应关注被审计单位是否存在未经授权或无效的付款，是否将应计入费用的付款有意无意地冲销了不相关的应付账款。三、采购与付款循环的实质性程序（一）采购与付款交易的实质性程序实质性分析程序1、根据对被审计单位的经营活动、供应商的发展历程、贸易条件和行业惯例的了解,确定应付账款和费用支出的期望值。2、根据本期应付账款余额组成与以前期间交易水平和预算的比较，确定采购和应付账款可接受的重大差异额。3、识别需要进一步调查的差异并调查异常数据关系。4、通过询问管理层和员工，调查重大差异额是否表明存在重大错报风险，是否需要设计恰当的细节测试程序以识别和应对重大错报风险。5、形成结论。三、采购与付款循环的实质性程序（一）采购与付款交易的实质性程序采购与付款交易和相关余额的细节测试1、交易的细节测试（1）应从被审计单位业务流程层面的主要交易流中选取样本,检查其支持性证据。（2）对主要交易流实施截止测试。2、余额的细节测试（1）复核供应商的通知，与供应商对账，获取发票遗漏、未计入正确的会计期间的证据。（2）询问并检查对往来付款有争议的信函。三、采购与付款循环的实质性程序（二）应付账款的实质性程序1、应付账款的审计目标表：审计目标与认定对应关系表审计目目标财务报表表认定定存在完整性权利和义务计价和分摊与列报和披露相关的认定资产负债表中表中记录的的应付付账款是存在的款是存在的所有所有应当当记录的的应付付账款均已款均已记录 资产负债表中表中记录的的应付付账款是被款是被审计单位位应当履行的当履行的现时义务 应付付账款以恰当的金款以恰当的金额包括在包括在财务报表中，表中，与之相关的与之相关的计价或分价或分摊已恰当已恰当记录 应付付账款已按照企款已按照企业会会计准准则的的规定在定在财务报表中作出恰当的列表中作出恰当的列报 三、采购与付款循环的实质性程序（二）应付账款的实质性程序2、应付账款的实质性程序（1）获取或编制应付账款明细表;（2）根据被审计单位实际情况,选择适用方法对应付账款执行实质性分析程序；（3）函证应付账款；（一般情况下，并非必须）（4）检查应付账款是否计入正确的会计期间，是否存在未入账的应付账款；（5）针对已偿付的应付账款，追查原始凭证，检查是否在资产负债表日前真实偿付；（6）分析异常或大额交易及重大调整事项的真实性、合理性；（7）检查被审计单位与债权人进行的不同债务重组方式下的会计处理是否正确；（8）标明应付关联方的款项，执行关联方及其交易审计程序；（9）检查应付账款是否已按照企业会计准则的规定在财务报表中作出恰当列报。三、采购与付款循环的实质性程序表：审计目标与审计程序对应关系表审计目标审计目标可供选择的审计程序可供选择的审计程序1.检查债务形成的相关原始凭证，如供应商发票、验收报告或入库单等，查找有无未及时入账的应付账款，确定应付账款期末余额的完整性（原始凭证-账簿记录）2.检查资产负债表日后应付账款明细账贷方发生额的相应凭证，关注其购货发票的日期，确认其入账时间是否合理3.获取被审计单位与其供应商之间的对账单，并将对账单和被审计单位财务记录之间的差异进行调节，查找有无未入账的应付账款，确定应付账款金额的准确性4.针对资产负债表日后付款项目，检查银行对账单及有关付款凭证，询问被审计单位内部或外部的知情人员，查找有无未及时入账的应付账款（拖延入账？）5.结合存货监盘程序，检查被审计单位在资产负债日前后的存货入库资料（验收报告或入库单），检查是否有大额货到单未到的情况，确认相关负债是否计入了正确的会计期间审计目目标可供可供选择的的审计程序程序6.选择应付账款的重要项目函证其余额和交易条款，对未回函的再次发函或实施替代的检查程序（函证不能实现“完整性”目标）7.针对已偿付的应付账款，追查至银行对账单、银行付款单据和其他原始凭证，检查其是否在资产负债表日前真实偿付8.针对异常或大额交易及重大调整事项（如大额的购货折扣或退回，会计处理异常的交易，未经授权的交易，或缺乏支持性凭证的交易等），检查相关原始凭证和会计记录，以分析交易的真实性、合理性9.获取或编制应付账款明细表10.对应付账款执行实质性分析程序11.被审计单位对债权人进行债务重组的，检查不同债务重组方式下的会计处理是否正确12.检查应付关联款项的真实性、完整性13.检查应付账款是否按照企业会计准则的规定在财务报表中作出恰当列报（续表）