档案和档案工作课件

v第一节档案和档案工作v第二节档案的收集与鉴定v第三节档案的整理、保管与检索v第四节档案的编研与利用服务v第五节档案信息化1谢谢观看2019-7-11谢谢观看谢谢观看2019-7-1v1007企业档案工作规范.docv1企业档案管理规定.docv2国企归档办法.docv杨冬权局长签署国家档案局第八号令发布机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定.htm2谢谢观看2019-7-12谢谢观看谢谢观看2019-7-1第一节第一节 档案和档案工作档案和档案工作一、档案档案二、档案工作二、档案工作三、我国档案工作的三、我国档案工作的 基本原则基本原则四、企业档案工作四、企业档案工作总则、组总则、组织、制度与基本经验织、制度与基本经验3谢谢观看2019-7-1第一节第一节档案和档案工作档案和档案工作3谢谢观看谢谢观看2019-7-1一、档案档案v保存备查的原始记录。v办理完毕、仍有价值并集中保存的文件。v国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案工作基本术语.htm4谢谢观看2019-7-1一、档案一、档案4谢谢观看谢谢观看2019-7-1文件：v组织和个人在办理事务过程中直接形成的记录和传递信息的工具。v国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。档案工作基本术语.htmv信息材料文献文件档案5谢谢观看2019-7-1文件：文件：5谢谢观看谢谢观看2019-7-1电子文件（电子文件（Electronic RecordsElectronic Records）指指在在数数字字设设备备及及环环境境中中生生成成，以以数数码码形形式式存存储储于于磁磁带带、磁磁盘盘、光光盘盘等等载载体体，依依赖赖计计算算机机等等数数字字设设备备阅阅读读、处处理理，并并可可在在通通信信网网络络上上传传送送的的文文件件。电电子子文文件件归归档档与与管管理理规规范范（GB/T 18894-2002GB/T 18894-2002）3.13.1电子文件的概念电子文件的概念 6谢谢观看2019-7-1电子文件（电子文件（ElectronicRecords）电子文件的概）电子文件的概 归归档档电电子子文文件件（Archival Archival Electronic RecordsElectronic Records）：）：指指具具有有参参考考和和利利用用价价值值并并作作为档案保存的电子文件为档案保存的电子文件(3.1)(3.1)。归档电子文件的概念归档电子文件的概念 7谢谢观看2019-7-1归档电子文件（归档电子文件（ArchivalElectronic档案的本质属性v原始记录性历史的原始记录性v备以查考性v历史再现性v保存备查性与原始记录性的统一8谢谢观看2019-7-1档案的本质属性档案的本质属性8谢谢观看谢谢观看2019-7-1档案的一般作用v行政管理的查考凭据v生产建设的参考依据v科学研究的可靠资料v宣传教育的生动素材v维护国家、集体和个人权益的法律书证9谢谢观看2019-7-1档案的一般作用档案的一般作用9谢谢观看谢谢观看2019-7-1档案的价值形态（基本、双重）v凭证价值与参考价值（基本价值）v第一价值与第二价值v工具价值与文化价值v现实价值与历史（未来）价值10谢谢观看2019-7-1档案的价值形态（基本、双重）档案的价值形态（基本、双重）10谢谢观看谢谢观看2019-7-1v档案作用的时效律和扩展律v档案机密性递减律和社会性递增律v档案行政作用弱化律和科学文化作用强化律v实现档案价值的条件律lA、档案利用实践lB、社会发展水平lC、社会档案意识lD、档案管理水平11谢谢观看2019-7-111谢谢观看谢谢观看2019-7-1社会档案意识：v社会各方面的人们对档案和档案工作的认识。v对档案性质、特点、价值和运动规律的认识。v对档案工作性质、地位、作用、原则、制度、内容、方法及其规律的认识。12谢谢观看2019-7-1社会档案意识：社会档案意识：12谢谢观看谢谢观看2019-7-1v档案意识是一种社会文化意识，是社会文明程度的重要标尺之一。v企业档案是企业文化的重要载体。v现行文件和当代档案是现代文明的传声筒，历史档案则是传统文化的沉淀与结晶。v未来之花只能绽放在现代文明与传统文化这两种酵母融和、混生后所滋养的沃土之上。13谢谢观看2019-7-113谢谢观看谢谢观看2019-7-1企业文化 是指企业在长期的实践活动中所形成的并且为企业成员普遍认可和遵循的具有本企业特色的价值观念、经营理念、管理制度、行为规范和思维模式的总和。可以包括精神、制度、物质三个层面。14谢谢观看2019-7-1企业文化企业文化是指企业在长期的实践活动中所形成的并且是指企业在长期的实践活动中所形成的并且二、档案工作：v管理档案和档案事业的活动。v管理档案并提供档案和档案信息为用户服务的工作。（狭义即档案管理）档案管理的主要环节：v收集、整理、鉴定、保管、编目（检索）、编研、利用服务和统计v基础工作与利用工作15谢谢观看2019-7-1二、档案工作：二、档案工作：15谢谢观看谢谢观看2019-7-1 档案工作实行统一领档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。社会各方面的利用。档案法档案法.doc统一、分级二稿统一、分级二稿.doc三、我国档案工作的三、我国档案工作的 基本原则基本原则16谢谢观看2019-7-1档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与第第十十四四条条 行行政政机机关关不不得得公公开开涉涉及及国国家家秘秘密密、商商业业秘秘密密、个个人人隐隐私私的的政政府府信信息息。但但是是，经经权权利利人人同同意意公公开开或或者者行行政政机机关关认认为为不不公公开开可可能能对对公公共共利利益益造造成成重重大大影影响响的的涉涉及及商商业业秘秘密密、个个人人隐隐私私的的政府信息，可以予以公开。政府信息，可以予以公开。政府信息公开条例政府信息公开条例 17谢谢观看2019-7-1第十四条第十四条行政机关不得公开涉及国家行政机关不得公开涉及国家 国家秘密：是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只 限 一 定 范 围 的 人 员 知 悉 的 事 项。保密法商业秘密：是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。反不正当竞争法.doc18谢谢观看2019-7-1国家秘密：是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定国家秘密：是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定 七、在刑法第二百五十三条后增加一条，作为第二百五十七、在刑法第二百五十三条后增加一条，作为第二百五十三条之一：三条之一：“国家机关或者金融、电信、交通、教育、国家机关或者金融、电信、交通、教育、医疗等单位的工作人员，违反国家规定，将本单位在履医疗等单位的工作人员，违反国家规定，将本单位在履行职责或者提供服务过程中获得的公民个人信息，出售行职责或者提供服务过程中获得的公民个人信息，出售或者非法提供给他人，情节严重的，处三年以下有期徒或者非法提供给他人，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处罚金。刑或者拘役，并处或者单处罚金。“窃取或者以其他方法非法获取上述信息，情节严窃取或者以其他方法非法获取上述信息，情节严重的，依照前款的规定处罚。重的，依照前款的规定处罚。“单位犯前两款罪的，对单位判处罚金，并对其直单位犯前两款罪的，对单位判处罚金，并对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依照各该款的接负责的主管人员和其他直接责任人员，依照各该款的规定处罚。规定处罚。”中华人民共和国刑法修正案（七）中华人民共和国刑法修正案（七）2009-02-28中中华华人人民民共共和和国国刑刑法法修修正正案案（七七）（主主席席令令第第十号）十号）19谢谢观看2019-7-1七、在刑法第二百五十三条后增加一条，作为第二百五十三条之一七、在刑法第二百五十三条后增加一条，作为第二百五十三条之一4档案工作总则41企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。4.2企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。四、企业档案工作总则、组织、制度四、企业档案工作总则、组织、制度 与基本经验与基本经验 20谢谢观看2019-7-14档案工作总则档案工作总则四、企业档案工作总则、组织、制度四、企业档案工作总则、组织、制度l4.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。l4.4企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。21谢谢观看2019-7-14.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信5.1.1档案工作领导企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。5.1.2档案机构设置企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。5 档案工作组织档案工作组织5.1 组织系统建设组织系统建设22谢谢观看2019-7-15.1.1档案工作领导档案工作领导5档案工作组织档案工作组织5.1组织系组织系l5.1.3档案人员配备l企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。l5.1.4档案工作体系l企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。23谢谢观看2019-7-15.1.3档案人员配备档案人员配备23谢谢观看谢谢观看2019-7-1 民营企业内部的档案工作体制 以统一管理，分级负责为宜；即母公司除对公司本部的档案工作进行统一管理外，还应对其子公司的档案工作进行指导和监督，层层落实，分级负责。在此基础上，视本企业实际，对档案实行相对集中或部门分别保管。广东省民营企业档案管理工作指引.PDF对民营企业档案工作统一领导，档案相对集中管理体制的讨论。24谢谢观看2019-7-1民营企业内部的档案工作体制民营企业内部的档案工作体制24谢谢观看谢谢观看2019-7-1关于促进民营企业档案工作发展的意见关于促进民营企业档案工作发展的意见 25谢谢观看2019-7-1关于促进民营企业档案工作发展的意见关于促进民营企业档案工作发展的意见25谢谢观看谢谢观看201第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：（一）贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制订本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。企业档案管理规定.doc26谢谢观看2019-7-1第五条第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列企业负责档案工作的部门依法履行下列l5.4档案部门职责l5.4.1统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。l5.4.2负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。27谢谢观看2019-7-15.4档案部门职责档案部门职责27谢谢观看谢谢观看2019-7-1l5.4.3指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。l5.4.4监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。l5.4.5依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。28谢谢观看2019-7-15.4.3指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累l5.5档案人员要求l5.5.1档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。l5.5.2档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。l5.5.3档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。l5.5.4档案人员应定期接受档案业务培训。29谢谢观看2019-7-15.5档案人员要求档案人员要求29谢谢观看谢谢观看2019-7-1广东省民营企业档案管理工作指引.PDF关于促进民营企业档案工作发展的意见.pdf30谢谢观看2019-7-1广东省民营企业档案管理工作指引广东省民营企业档案管理工作指引l6.2管理制度l621文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。l6.2.2档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。31谢谢观看2019-7-16.2管理制度管理制度31谢谢观看谢谢观看2019-7-1l6.2.3档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。l6.2.4档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。l6.2.5档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。32谢谢观看2019-7-16.2.3档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、l6.2.6档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。l6.2.7电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。l6.2.8档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。33谢谢观看2019-7-16.2.6档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档7.1.1企企业业档档案案工工作作是是企企业业各各项项业业务务和和活活动动的的有有机机组组成成部部分分，应应纳纳入入企企业业领领导导工工作作议议事事日日程程，纳纳入入企企业业规规章章制制度度及及工工作作流流程程，纳纳入入企企业业部部门门和和有有关关人人员的经济责任制或岗位责任制。员的经济责任制或岗位责任制。7.1.2企企业业档档案案部部门门或或档档案案人人员员应应参参加加产产品品鉴鉴定定、科科研研课课题题成成果果审审定定、项项目目验验收收、设设备备开开箱箱验验收收等等活活动动，负负责责检检查应归档文件的完整、系统。查应归档文件的完整、系统。7.1 企业档案工作与业务活动34谢谢观看2019-7-17.1.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分l7.1.3企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。l企业档案管理的基本经验：三纳入、四参加、四同步（前端控制与全程管理）35谢谢观看2019-7-17.1.3企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要四四川川省省档档案案工工作作规规范范化化管管理理办办法法.doc.doc四川规范化企业标准四川规范化企业标准.doc.doc 36谢谢观看2019-7-136谢谢观看谢谢观看2019-7-1一、档案的收集档案的收集二、档案的鉴定二、档案的鉴定第二节第二节 档案的收集与鉴定档案的收集与鉴定 37谢谢观看2019-7-1一、档案的收集第二节一、档案的收集第二节档案的收集与鉴定档案的收集与鉴定37谢谢观谢谢观2国企归档办法.doc7.2文件的形成、积累7.2.1文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。722文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。一、档案的收集38谢谢观看2019-7-12国企归档办法国企归档办法.doc一、档案的收集一、档案的收集38谢谢观看谢谢观看2019-7国企归档办法国企归档办法.doc.doc0606新新保保管管期期限限.doc.doc 杨杨冬冬权权局局长长签签署署国国家家档档案案局局第第八八号号令令 发发布布机机关关文文件件材材料料归归档档范范围围和文书档案保管期限规定和文书档案保管期限规定.htm.htm归档制度归档制度39谢谢观看2019-7-1归档制度归档制度39谢谢观看谢谢观看2019-7-1v第三条 企业应建立文件材料归档制度，明确企业文件材料的归档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统。v第四条 企业文件材料归档工作应纳入企业各项工作计划，纳入企业领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制。v第六条 企业应建立文件材料归档责任追究制度。不按要求归档的应由有关单位追究当事人或部门的责任。v2国企归档办法.doc 40谢谢观看2019-7-1第三条第三条企业应建立文件材料归档制度，明确企业文件材料的归档范企业应建立文件材料归档制度，明确企业文件材料的归档范l7.3.2文件归档范围l7.3.2.1企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发20044号文件要求。l1007企业档案工作规范.doc（附录A）41谢谢观看2019-7-17.3.2文件归档范围文件归档范围41谢谢观看谢谢观看2019-7-1第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。杨冬权局长签署国家档案局第八号令发布机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定.htm42谢谢观看2019-7-1第三条第三条机关文件材料归档范围是：机关文件材料归档范围是：（一）反映本机（一）反映本机l7.3.2.2归档文件的主要来源有：l本企业形成的文件；l本企业引进项目、外购设备等接收的文件；l所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；l本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；l本企业执行、办理的外来文件。43谢谢观看2019-7-17.3.2.2归档文件的主要来源有：归档文件的主要来源有：43谢谢观看谢谢观看2019以我为主，兼顾上下左右。关于正本、存本、定稿和重要文件历次修改稿的选留问题。归档文件一般应该是原件。平时收集工作的重点：一、零散文件：前期、特殊、灾变时期的文件；二、账外文件：会议、领导亲启、内部文（信）件；三、专业文件和特殊载体文件。44谢谢观看2019-7-1以我为主，兼顾上下左右。以我为主，兼顾上下左右。44谢谢观看谢谢观看2019-7-1归档工作程序：1.制定文件分类表或立卷类目；2.平时归类（卷）；3.调整定位（卷）；4.编制基本目录（归档文件目录或者卷内文件目录和案卷目录）；5.移交归档。45谢谢观看2019-7-1归档工作程序：归档工作程序：45谢谢观看谢谢观看2019-7-1l7.3.3文件归档时间l7.3.3.1经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。l7.3.3.2科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。46谢谢观看2019-7-17.3.3文件归档时间文件归档时间46谢谢观看谢谢观看2019-7-1l7.3.3.3产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。l7.3.3.4会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。l7.3.3.5电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。47谢谢观看2019-7-17.3.3.3产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知l7.3.3.6磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。l7.3.3.7更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。48谢谢观看2019-7-17.3.3.6磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文逻辑归档logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3.1)的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档 physical filing指把电子文件(3.1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。49谢谢观看2019-7-1逻辑归档逻辑归档logicalfiling指在计算机网络上进行，指在计算机网络上进行，l2.0.9在线式归档在线式归档on-linefilingl通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。l2.0.10离线式归档离线式归档off-linefilingl将应归档的电子文件及相关数据存储到可脱机存储的载体上向档案部门移交的过程。50谢谢观看2019-7-12.0.9在线式归档在线式归档on-linefiling50谢谢谢谢l7.3.4文件归档要求l7.3.4.1企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。l7.3.4.2归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。51谢谢观看2019-7-17.3.4文件归档要求文件归档要求51谢谢观看谢谢观看2019-7-1l7.3.4.3归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。l7.3.4.4非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。l7.3.4.5归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。52谢谢观看2019-7-17.3.4.3归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭l7.3.4.6两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。l7.3.4.7文件形成部门应就归档文件填写档案交接登记表(见附录B表B1)。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。53谢谢观看2019-7-17.3.4.6两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议二、档案的鉴定杨冬权局长签署国家档案局第八号令 发布机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定.htm 54谢谢观看2019-7-154谢谢观看谢谢观看2019-7-1(一一)决定档案保存价值的因素决定档案保存价值的因素(二二)鉴定档案的原则鉴定档案的原则(三三)鉴定档案价值的标准鉴定档案价值的标准(四四)关于鉴定档案的方法论问题关于鉴定档案的方法论问题档案保管期限表档案保管期限表10071007企业档案工作规范企业档案工作规范.doc.doc 直接鉴定法与间接鉴定法的互补直接鉴定法与间接鉴定法的互补 整合档案鉴定理论与方法的若干思路整合档案鉴定理论与方法的若干思路.doc.doc 论档论档案价值鉴定的三组关系案价值鉴定的三组关系.doc.doc 鉴定档案的原则和标准鉴定档案的原则和标准55谢谢观看2019-7-1(一一)决定档案保存价值的因素决定档案保存价值的因素(二二)鉴定档案的原则鉴定档案的原则(三三)鉴鉴l7.7档案鉴定工作l7.7.1企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。l7.7.2档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。56谢谢观看2019-7-17.7档案鉴定工作档案鉴定工作56谢谢观看谢谢观看2019-7-1l7.7.3档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行会计档案管理办法。l7.7.4永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。会计档案管理办法.htm06新保管期限.doc1007企业档案工作规范.doc57谢谢观看2019-7-17.7.3档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的l7.7.5定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。l7.7.6企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册(参见附录B表B3)，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。58谢谢观看2019-7-17.7.5定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一一、档案的整理二、档案的保管三、档案的检索第三节 档案的整理、保管 与检索 59谢谢观看2019-7-1一、档案的整理第三节一、档案的整理第三节档案的整理、保管档案的整理、保管一、档案的整理企业档案分类.doc四川省档案局关于征求对.doc60谢谢观看2019-7-1一、档案的整理一、档案的整理60谢谢观看谢谢观看2019-7-1v坚持历史主义，再现历史联系是档案管理理论的灵魂与核心原则。v保持历史联系，利用原有基础，便于保管利用。只要“有规可循，有目可查”，就不要反复折腾。61谢谢观看2019-7-161谢谢观看谢谢观看2019-7-11 1、分类的意义和要求、分类的意义和要求2 2、分类的一般方法、分类的一般方法3 3、普通档案常用的分类方法、普通档案常用的分类方法4 4、复式分类法的选择和分类方案、复式分类法的选择和分类方案的编制的编制5 5、多种门类档案的综合分类、多种门类档案的综合分类6 6、人物全宗内档案的分类、人物全宗内档案的分类企业档案分类企业档案分类.doc.doc 全宗内档案的分类全宗内档案的分类 62谢谢观看2019-7-11、分类的意义和要求、分类的意义和要求2、分类的一般方法、分类的一般方法3、普通档案常用的、普通档案常用的1、关关于于印印发发关关于于企企业业执执行行科科学学技技术术档档案案案案卷卷构构成成的的一一般般要要求求和和归归档档文文件件整整理理规规则则的的意意见见的的通通知知.htm执执行行科科档档案案卷卷和和整整理理规规则则的的意意见见.doc2、归档文件整理规则归档文件整理规则.doc3、中中华华人人民民共共和和国国国国家家标标准准科科学学技技术档案案卷构成的一般要求术档案案卷构成的一般要求.pdf 63谢谢观看2019-7-11、关于印发关于企业执行科学技术档案案卷构成的一、关于印发关于企业执行科学技术档案案卷构成的一 4.4.国家重大工程建设项目文国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范件归档要求与档案整理规范.pdf.pdf建设项目文件归档要求与档案整理规范建设项目文件归档要求与档案整理规范.pdf.pdf 5.5.建设工程文件归档整理规范建设工程文件归档整理规范.htm.htm 6.6.会计档案管理办法会计档案管理办法.htm.htm 7.7.公文处理办法公文处理办法.doc.doc 8.8.文书档案案卷格式文书档案案卷格式.doc.doc 64谢谢观看2019-7-14.国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范.将归档文件以件为单位将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序号、编目、装盒，使之有序化的过程。化的过程。归档文件整理规则归档文件整理规则.doc归档文件整理归档文件整理65谢谢观看2019-7-1将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编归档文件的整理单位。一般以归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可册（本）为一件，来文与复文可(各各scsc）为一件。）为一件。件件 66谢谢观看2019-7-1归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件 归档文件应按件装订。装归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在为一件时，复文在前，来文在后。后。装订装订67谢谢观看2019-7-1归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正归档文件可以采用年度归档文件可以采用年度-机构（问题）机构（问题）-保管期限或保管期限或保管期限保管期限-年度年度-机构（问题）机构（问题）等方法进行分类。同一全宗等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。应保持分类方案的稳定。分类分类 68谢谢观看2019-7-1归档文件可以采用年度归档文件可以采用年度-机构（问题）机构（问题）-保管期限保管期限归档文件应在分类方案归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。性文件可集中排列。排列排列 69谢谢观看2019-7-1归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由归档文件应依分类方案和排归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项并可设置机构（问题）等选择项。编号编号70谢谢观看2019-7-1归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件号包括室编件号和馆编件件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从级类目内，按文件排列顺序从11开始标注。馆编件号按进馆要求开始标注。馆编件号按进馆要求标注。标注。件号：文件的排列顺序号。件号：文件的排列顺序号。71谢谢观看2019-7-1件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整案卷组合方法：按问题、作案卷组合方法：按问题、作者、文种、时间以及地区和者、文种、时间以及地区和收发文机关立卷的方法收发文机关立卷的方法文书档案案卷格式文书档案案卷格式.doc.doc立卷立卷 72谢谢观看2019-7-1案卷组合方法：按问题、作者、文种、时间以及地区和收发文机关立案卷组合方法：按问题、作者、文种、时间以及地区和收发文机关立产品、科研课题、基建项目、设备仪产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段等器方面的科技文件材料按其结构或阶段等分别组卷。分别组卷。引进项目中的成套科技文件材料可引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷不拆散组卷一个单位保存一套相关的通用图、一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。图的图号。科技文件材料的组卷方法科技文件材料的组卷方法 73谢谢观看2019-7-1产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技底图以张为单位单独保存和管理。底图以张为单位单独保存和管理。产品更新换代或更换零部件时，保留产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。原产品案卷之后。设备维修中形成的科技文件材料单设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。单独组卷。科技文件材料的组卷方法科技文件材料的组卷方法 74谢谢观看2019-7-1底图以张为单位单独保存和管理。科技文件材料的底图以张为单位单独保存和管理。科技文件材料的产品类案卷按产品开发设计（含产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序或按加工制造、生产定型等工作程序或按其产品系列、结构排列。其产品系列、结构排列。科研类案卷按课题准备立项阶段、科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。申报奖励和推广应用等阶段排列。案卷和案卷内科技文件材料的排列案卷和案卷内科技文件材料的排列 75谢谢观看2019-7-1产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设基建类案卷按项目依据性材料、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。工程监理、工程竣工验收等排列。设备类案卷按设备依据性材料、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排文件材料、设备运行、设备维护等排列。列。案卷和案卷内科技文件材料的排列案卷和案卷内科技文件材料的排列 76谢谢观看2019-7-1基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工案卷内管理性科技文件材料按问案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程序排列。题、时间或重要程序排列。案卷内科技文件材料排列应文字案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料在前，图样在后。有译文的外文资料在前，原文在后。在前，原文在后。案卷和案卷内科技文件材料的排列案卷和案卷内科技文件材料的排列 77谢谢观看2019-7-1案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要1工程文件可按建设程序划分为工工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件，施工程准备阶段的文件、监理文件，施工文件、竣工图、竣工验收文件文件、竣工图、竣工验收文件5部分；部分；2工程准备阶段文件可按建设程序、工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；专业、形成单位等组卷；3监理文件可按单位工程、分部工监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；程、专业、阶段等组卷；工程文件的立卷可采用如下方法：工程文件的立卷可采用如下方法：78谢谢观看2019-7-11工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文4施工文件可按单位工程、分部工施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；程、专业、阶段等组卷；5竣工图可按单位工程、专业等组竣工图可按单位工程、专业等组卷。卷。6竣工验收文件按单位工程、专竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。业等组卷。工程文件的立卷可采用如下方法：工程文件的立卷可采用如下方法：79谢谢观看2019-7-14施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段建设工程项目：经批准按照一个总体设计建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。所组成。单位工程：具有独立的设计文件，单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。组成部分。分部工程：单位工程中可以独立分部工程：单位工程中可以独立组织施工的工程。组织施工的工程。80谢谢观看2019-7-1建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，1归档的工程文件应为原件。归档的工程文件应为原件。2工程文件的内容及其深度必须符工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。监理等方面的技术规范、标准和规程。3工程文件的内容必须真实、准确，工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。与工程实际相符合。归档工程文件的质量要求归档工程文件的质量要求 81谢谢观看2019-7-11归档的工程文件应为原件。归档的工程文件应为原件。归档工程文件的质归档工程文件的质4工程文件应采用耐久性强的书写材工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5工程文件应字迹清楚，图样清晰，工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。图表整洁，签字盖章手续完备。6工程文件中文字材料幅面尺寸规格工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为宜为A4幅面幅面(297mmX210mm)。图纸宜采。图纸宜采用国家标准图幅。用国家标准图幅。82谢谢观看2019-7-14工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨7工程文件的纸张应采用能够长期保工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。印件。8所有竣工图均应加盖竣工图章。所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括：竣工图章的基本内容应包括：“竣工竣工图图”字样、施工单位、编制人、审核人，字样、施工单位、编制人、审核人，技术负责人、编制日期、监理单位、现场技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。监理、总监。83谢谢观看2019-7-17工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、1 1、档号的含义和编制原则、档号的含义和编制原则2 2、档号的结构和编制方法、档号的结构和编制方法A.A.全宗号全宗号-案卷目录号案卷目录号-案卷案卷号号-件或页（张）号件或页（张）号B.B.全宗号全宗号-类别号类别号-案卷号案卷号-件或页（张）号件或页（张）号 档号档号 84谢谢观看2019-7-11、档号的含义和编制原则、档号的含义和编制原则2、档号的结构和编制方法、档号的结构和编制方法A.全宗全宗1 1、档案库房管理档案库房管理八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害 气体、防虫、防光、防尘、防盗。气体、防虫、防光、防尘、防盗。温度：温度：14 14 20 20 相对湿度相对湿度:50%:50%65%65%电子文件：温度：电子文件：温度：17 17 20 20 相对湿度相对湿度:35%:35%45%45%2 2、全宗卷全宗卷二、档案的保管二、档案的保管 85谢谢观看2019-7-11、档案库房管理二、档案的保管档案库房管理二、档案的保管85谢谢观看谢谢观看2019l9.1档案库房l9.1.1档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。l9.1.2档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。l9.1.3档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。l设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。86谢谢观看2019-7-19.1档案库房档案库房86谢谢观看谢谢观看2019-7-11 1、档案检索与档案著录档案检索与档案著录中华人民共和国行业标准中华人民共和国行业标准 档案著录规则档案著录规则DAT18_1999.pdfDAT18_1999.pdf中华人民共和国行业标准档案著录规则续中华人民共和国行业标准档案著录规则续.pdf.pdf 2 2、档案标引档案标引3 3、常常用用档档案案检检索索工工具具及及其其编编制制方方法法档案管理软件功能要求暂行规定档案管理软件功能要求暂行规定.htm纸质档案数字化规范纸质档案数字化规范.htm三、档案的检索三、档案的检索 87谢谢观看2019-7-11、档案检索与档案著录三、档案的检索档案检索与档案著录三、档案的检索87谢谢观看谢谢观看21.1.建立多角度检索的档案目录数据库建立多角度检索的档案目录数据库；2.2.文本信息全文检索文本信息全文检索；3.3.多多媒媒体体信信息息检检索索即即基基于于内内容容的的多多媒媒体检索体检索；4.4.搜索引擎搜索引擎。紫晶系统紫晶系统.doc.doc成都市档案局成都市档案局(馆馆)-)-服务中心服务中心-紫晶简介紫晶简介.htm.htm四四川川省省电电子子文文档档管管理理系系统统OAOAOAOA一一一一体体体体化化化化软软软软件件件件演演演演示示示示盘盘盘盘（自自自自动动动动）.ppt.ppt.ppt.ppt OAOAOAOA一体化软件演示盘（手动）一体化软件演示盘（手动）一体化软件演示盘（手动）一体化软件演示盘（手动）.ppt.ppt.ppt.ppt dz30setup.exedz30setup.exedz30setup.exedz30setup.exe 全面应用数字信息检索技术88谢谢观看2019-7-11.建立多角度检索的档案目录数据库；建立多角度检索的档案目录数据库；全面应用数字信息检索技全面应用数字信息检索技一、一、档案的编研档案的编研二、二、档案的利用服务档案的利用服务079档案编研1.2.ppt079档案编研3.ppt079编研讲稿.doc第第四节四节 档案档案的的编研与利用服务编研与利用服务 89谢谢观看2019-7-1一、一、档案的编研第四节档案的编研第四节档案的编研与利用服务档案的编研与利用服务89谢谢（一）档案编研工作的内容和要求（一）档案编研工作的内容和要求（二）档案文献汇编和（二）档案文献汇编和 档案文摘汇编的编纂档案文摘汇编的编纂（三）档案参考资料的编写（三）档案参考资料的编写一、一、档案档案的的编研编研 90谢谢观看2019-7-1（一）档案编研工作的内容和要求一、（一）档案编研工作的内容和要求一、档案的编研档案的编研90（一）档案提供利用的 途径与方法（二）开放档案 0710开发利用档案.ppt政府信息公开条例.doc二、二、档案档案的的利用利用服务服务 91谢谢观看2019-7-1（一）（一）档案提供利用的二、档案提供利用的二、档案的利用服务档案的利用服务91谢谢第五节档案信息化l档案信息化archivalinformationizationl运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式92谢谢观看2019-7-1第五节第五节档案信息化档案信息化92谢谢观看谢谢观看2019-7-1l8.1档案信息化目标与原则档案信息化目标与原则l8.1.1企业档案信息化应以促进、完善企企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。总目标。l8.1.2企业档案信息化应坚持技术与管理企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。并重、与企业信息化协调和同步的原则。l8.1.3企业各信息系统的开发与实施应充企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。分考虑档案管理的要求。电子文件归档与管理规范.htm纸质档案数字化技术规范.doc93谢谢观看2019-7-18.1档案信息化目标与原则档案信息化目标与原则93谢谢观看谢谢观看2019-7-18.2.1电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。8.2.2企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。8.2 电子文件的归档电子文件的归档94谢谢观看2019-7-18.2.1电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业8.2.3归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GBT18894第6章。8.2.4电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GBT176781和GBT18894。8.2.5加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。8.2.6文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。关于加强企业档案信息化建设的意见.pdf95谢谢观看2019-7-18.2.3归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文纸质档案数字化规范纸质档案数字化规范.htm总088电子文件管理.ppt电子文件的双套制和纸质档电子文件的双套制和纸质档案的数字化案的数字化 96谢谢观看2019-7-1纸质档案数字化规范纸质档案数字化规范.htm电子文件的双套制电子文件的双套制 加加快快馆馆（室室）藏藏档档案案数数字字化化，这这是是全全面面、系系统统、深深度度开开发发的的一一个个基基础础条条件件，也也是是真真正正面面向向社社会会、面面向向公公众众开放档案的前提条件。开放档案的前提条件。数数字字化化，才才能能真真正正把把静静态态的的馆馆（室室）藏藏档档案案转转化化为为方方便便开开发发、现现实实效效益益显显著著的的档档案案信信息息资