归档文件整理规则课件

归档文件整理规则归档文件整理规则日照市档案局法规业务科1 1谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29归档文件整理规则日照市档案局法规业务科1谢谢观赏2019-8内容n n机关文件材料归档范围和文书档案保管期机关文件材料归档范围和文书档案保管期机关文件材料归档范围和文书档案保管期机关文件材料归档范围和文书档案保管期限限限限 规定规定规定规定(国家档案局国家档案局国家档案局国家档案局8 8 8 8号令）号令）号令）号令）n n归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则 2 2谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29内容2谢谢观赏2019-8-29第一节第一节 归档文件整理工作概述归档文件整理工作概述n n 归档文件整理的依据：归档文件整理的依据：归档文件整理的依据：归档文件整理的依据：国家档案局第国家档案局第国家档案局第国家档案局第8 8 8 8号令号令号令号令 机关文件材料机关文件材料机关文件材料机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定归档范围和文书档案保管期限规定归档范围和文书档案保管期限规定归档范围和文书档案保管期限规定已经已经已经已经2006200620062006年年年年9 9 9 9月月月月19191919日国家档日国家档日国家档日国家档案局局务会议审议通过。案局局务会议审议通过。案局局务会议审议通过。案局局务会议审议通过。n n归档文件整理是档案工作的重要组成部分。各单位档案部门把办归档文件整理是档案工作的重要组成部分。各单位档案部门把办归档文件整理是档案工作的重要组成部分。各单位档案部门把办归档文件整理是档案工作的重要组成部分。各单位档案部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理编目后，才算理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理编目后，才算理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理编目后，才算理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理编目后，才算完成了文件处理工作。归档文件移交单位档案室后，文件便由发完成了文件处理工作。归档文件移交单位档案室后，文件便由发完成了文件处理工作。归档文件移交单位档案室后，文件便由发完成了文件处理工作。归档文件移交单位档案室后，文件便由发挥现行效用转入备查参考，从现行文件运转过程转入档案管理阶挥现行效用转入备查参考，从现行文件运转过程转入档案管理阶挥现行效用转入备查参考，从现行文件运转过程转入档案管理阶挥现行效用转入备查参考，从现行文件运转过程转入档案管理阶段。段。段。段。3 3谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29第一节 归档文件整理工作概述 归档文件整理的依据：国家n n一、归档文件一、归档文件n n归档文件，是指各单位在其职能活动中形成的，办理归档文件，是指各单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。n n二、归档文件整理二、归档文件整理n n归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程序化的过程 。n n三、归档文件整理原则三、归档文件整理原则n n归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用 4 4谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29一、归档文件4谢谢观赏2019-8-29n n四、归档文件整理方法四、归档文件整理方法 目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。即改目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。今革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。今天，我们主要讲文件级整理方法。天，我们主要讲文件级整理方法。n n 文件级整理方法，就是将归档文件以文件级整理方法，就是将归档文件以“件件”为单为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。有序化的过程。n n件的定义：件是指归档文件的整理单位。件的定义：件是指归档文件的整理单位。n n1 1、一般情况下每份（单份）文件为一件。、一般情况下每份（单份）文件为一件。n n2 2、文件正本与定稿为一件。、文件正本与定稿为一件。n n3 3、正文和附件为一件。、正文和附件为一件。n n4 4、原件与复印件为一件。、原件与复印件为一件。n n5 5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。n n6 6、转发与被转发件为一件。、转发与被转发件为一件。n n7 7、正文与文件处理单为一件。、正文与文件处理单为一件。5 5谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29四、归档文件整理方法 目前，我国推行的归档文件整理方n n8 8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。件。n n9 9、一次会议或活动文件。一次会议或活动形成的文件，、一次会议或活动文件。一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作为一件来处理。为一件来处理。n n1010、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。n n1111、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。人的一套材料为一件。n n1212、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。族文本为一件。6 6谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-298、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。6谢谢观第二节 文件级整理程序 文件级整理程序文件级整理程序文件级整理程序文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致需要十三道程序，即收集一般情况下，文件级整理大致需要十三道程序，即收集文件文件区分归档范围区分归档范围修整文件修整文件装订装订分年度分年度分级分级别别分保管期限分保管期限分类别分类别排列文件排列文件编制件号编制件号编制编制归档文件目录归档文件目录装盒装盒 排列上架。排列上架。7 7谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29第二节 文件级整理程序 文件级整理程序，就是指归档文件按归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：收集文件收集文件区分归档范围区分归档范围修整文件修整文件装订装订分年度分年度分级别分级别分保管期限分保管期限分类别分类别排列文排列文件件编制件号编制件号编制归档文件目录编制归档文件目录装盒装盒 排列上架。排列上架。n n一、收集文件一、收集文件：就是根据党和国家的有关规定，通就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。文件材料，加以清交、聚集的工作。n n（一）收集文件的意义（一）收集文件的意义 收集文件是归档整理工作的首收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料要程序。整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。n n（二）收集工作的法律依据（二）收集工作的法律依据 中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法第十条规定：对国家规定的第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。得据为己有。8 8谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29归档文件整理步骤：收集文件区分归档范围修整文件装订n n山东省档案条例山东省档案条例山东省档案条例山东省档案条例第十三条、规定：第十三条、规定：第十三条、规定：第十三条、规定：“单位及其工作单位及其工作单位及其工作单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员集中管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档集中管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档集中管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档集中管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。9 9谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29山东省档案条例第十三条、规定：“单位及其工作人员在公务（三）收集工作的原则和内容n n齐全完整，是收集工作的基本原则。齐全是对整体而言，齐全完整，是收集工作的基本原则。齐全是对整体而言，齐全完整，是收集工作的基本原则。齐全是对整体而言，齐全完整，是收集工作的基本原则。齐全是对整体而言，把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来，谓之把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来，谓之把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来，谓之把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来，谓之齐全。完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，齐全。完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，齐全。完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，齐全。完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地都收集起来，谓之完印件与底稿等，不缺件，不少页地都收集起来，谓之完印件与底稿等，不缺件，不少页地都收集起来，谓之完印件与底稿等，不缺件，不少页地都收集起来，谓之完整。整。整。整。n n1 1、全面收集、全面收集 即不论是本机关制发的，还是上级党即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的，不管是单位保存的，还是单位机关、下级机关发来的，不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是图纸、报表、声像材料等，都要想方设法通过各种渠道图纸、报表、声像材料等，都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。进行全面收集。1010谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29（三）收集工作的原则和内容齐全完整，是收集工作的基本原则。齐n n2 2、重点收集、重点收集 从机构方面讲，本机关机要收发部门，从机构方面讲，本机关机要收发部门，各内部机构等是收集的重点。从个人方面讲，单位主要各内部机构等是收集的重点。从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员，内部机构负领导、办公室主任、秘书、机要收发人员，内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。从文件内容讲，记责人以及内勤人员等是收集的重点。从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点。重点。1111谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-292、重点收集 从机构方面讲，本机关机要收发部门，各内部机 n n 3 3、帐外文件的收集、帐外文件的收集、帐外文件的收集、帐外文件的收集n n“帐外文件帐外文件帐外文件帐外文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件。，指未经发文登记和打印、编号的文件。，指未经发文登记和打印、编号的文件。，指未经发文登记和打印、编号的文件。n n（1 1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。n n（2 2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。n n（3 3）上级机关批转、转发本机关的文件。）上级机关批转、转发本机关的文件。）上级机关批转、转发本机关的文件。）上级机关批转、转发本机关的文件。n n（4 4）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。n n（5 5）本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组）本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组）本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组）本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。以及领导班子民主生活会报领导人讲话稿等文件材料。以及领导班子民主生活会报领导人讲话稿等文件材料。以及领导班子民主生活会报领导人讲话稿等文件材料。以及领导班子民主生活会报告（一年两次）告（一年两次）告（一年两次）告（一年两次）1212谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29 3、帐外文件的收集12谢谢观赏2019-8-29n n（6 6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。n na a党员统计年报表党员统计年报表党员统计年报表党员统计年报表n nb b团员统计年报表团员统计年报表团员统计年报表团员统计年报表n nc c干部统计年报表干部统计年报表干部统计年报表干部统计年报表n nd d离（退）休干部统计年报表离（退）休干部统计年报表离（退）休干部统计年报表离（退）休干部统计年报表n ne e公务员统计年报表公务员统计年报表公务员统计年报表公务员统计年报表n nf f机构编制、人事年报表机构编制、人事年报表机构编制、人事年报表机构编制、人事年报表n ng g党政人才资源统计年报表党政人才资源统计年报表党政人才资源统计年报表党政人才资源统计年报表n nh h国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表n ni i党内统计年报表党内统计年报表党内统计年报表党内统计年报表1313谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29（6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。13谢谢观赏20n nj j工资统计年报表工资统计年报表工资统计年报表工资统计年报表n nk k劳动情况统计年报表劳动情况统计年报表劳动情况统计年报表劳动情况统计年报表n nl l保险福利费用构成情况年报表保险福利费用构成情况年报表保险福利费用构成情况年报表保险福利费用构成情况年报表n nmm国有资产统计年报表国有资产统计年报表国有资产统计年报表国有资产统计年报表n nn n财务决算报表财务决算报表财务决算报表财务决算报表n n0 0各类业务综合或单项统计报表各类业务综合或单项统计报表各类业务综合或单项统计报表各类业务综合或单项统计报表n np p纪检监察案件统计报表纪检监察案件统计报表纪检监察案件统计报表纪检监察案件统计报表n nq q审计结论。审计结论。审计结论。审计结论。1414谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29j工资统计年报表14谢谢观赏2019-8-29n n（7 7）领导干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。）领导干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。）领导干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。）领导干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。n n（8 8）领导干部个人收入申报的情况报告（一年两次）。）领导干部个人收入申报的情况报告（一年两次）。）领导干部个人收入申报的情况报告（一年两次）。）领导干部个人收入申报的情况报告（一年两次）。n n（9 9）本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监）本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监）本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监）本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。活动中形成的文件材料。活动中形成的文件材料。活动中形成的文件材料。n n（1010）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。料。料。料。n n（1111）本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、）本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、）本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、）本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册。（如干部职工的审批材料及党员、干部、职工名册。（如干部职工的审批材料及党员、干部、职工名册。（如干部职工的审批材料及党员、干部、职工名册。（如干部职工考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表等）核审批表、工资发放明细表等）核审批表、工资发放明细表等）核审批表、工资发放明细表等）1515谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29（7）领导干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。15谢谢n n（1212）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。作条例、岗位职责等。作条例、岗位职责等。作条例、岗位职责等。n n（1313）本单位财产、档案交接凭证。）本单位财产、档案交接凭证。）本单位财产、档案交接凭证。）本单位财产、档案交接凭证。n n （1414）本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。n n（1515）本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请）本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请）本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请）本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复。示与本机关的批复。示与本机关的批复。示与本机关的批复。n n（1616）本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。）本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。）本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。）本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。1616谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29（12）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位n n（17171717）本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成）本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成）本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成）本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料。的文字材料。的文字材料。的文字材料。n n（18181818）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。等。等。等。n n（19191919）本单位领导班子及成员的述职报告。）本单位领导班子及成员的述职报告。）本单位领导班子及成员的述职报告。）本单位领导班子及成员的述职报告。n n（20202020）政府采购过程中所形成的报告、标书、合同等。）政府采购过程中所形成的报告、标书、合同等。）政府采购过程中所形成的报告、标书、合同等。）政府采购过程中所形成的报告、标书、合同等。n n用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件；求的文件；求的文件；求的文件；n n招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；n n合同变更、设计更改、验收意见，合同执行报告、合同变更、设计更改、验收意见，合同执行报告、合同变更、设计更改、验收意见，合同执行报告、合同变更、设计更改、验收意见，合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。1717谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29（17）本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料。n n4 4、检查已归档文件材料的质量、检查已归档文件材料的质量n n（1 1）收文的正件与附件是否齐全完整。）收文的正件与附件是否齐全完整。n n（2 2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。n n（3 3）发文的定稿与印件是否齐全完整。）发文的定稿与印件是否齐全完整。n n计算机输出的定稿，一是要附发文处理签，二是要加计算机输出的定稿，一是要附发文处理签，二是要加盖骑缝章，避免弄虚作假，以维护文件的真实性和凭盖骑缝章，避免弄虚作假，以维护文件的真实性和凭证性，确实发挥文件的法定效用。证性，确实发挥文件的法定效用。n n（4 4）检查已归档的文件签发手续是否齐全，如印件）检查已归档的文件签发手续是否齐全，如印件是否盖有单位印章，定稿与印件是否残缺不全等，凡是否盖有单位印章，定稿与印件是否残缺不全等，凡手续不全或缺页的应补齐。手续不全或缺页的应补齐。n n（5 5）本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的）本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复是否齐全完整。如不完整，可依请示与本机关的批复是否齐全完整。如不完整，可依照下列方法处理。照下列方法处理。n n对有批复缺请示的处理。一般讲，有批复肯定有请示，对有批复缺请示的处理。一般讲，有批复肯定有请示，如缺请示文件，应认真查询。一是找承办请示事项的如缺请示文件，应认真查询。一是找承办请示事项的部门或个人查询，二是找发出请示的单位查询，找出部门或个人查询，二是找发出请示的单位查询，找出请示后与批复一起归档。对有请示缺批复的处理。请示后与批复一起归档。对有请示缺批复的处理。1818谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-294、检查已归档文件材料的质量18谢谢观赏2019-8-29n n有批复但未归档。一是有关申请添置固定资产、调有批复但未归档。一是有关申请添置固定资产、调拔经费的批复文件，一般习惯于由财务部门或业务部门拔经费的批复文件，一般习惯于由财务部门或业务部门直接用批复原件去办理划拔、添置手续；办理完后将批直接用批复原件去办理划拔、添置手续；办理完后将批复原件和凭证一起归入会计档案，对此，应明确要求其复原件和凭证一起归入会计档案，对此，应明确要求其在手续办理完毕后将批复原件交文书处理人员归档，并在手续办理完毕后将批复原件交文书处理人员归档，并提供批复复印件与会计凭证一并归档。二是批复文件未提供批复复印件与会计凭证一并归档。二是批复文件未经正式收文渠道传递，而由经办部门或经办人员直接取经正式收文渠道传递，而由经办部门或经办人员直接取回后留存。对此应要回原件归档。回后留存。对此应要回原件归档。n n电话批复、口头批复未形成文字，或未批复，但实电话批复、口头批复未形成文字，或未批复，但实际上已办理，即成事实。此类请示文件在归档之前，应际上已办理，即成事实。此类请示文件在归档之前，应由承办人员在请示文件上级注明办理的具体情况，并加由承办人员在请示文件上级注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。盖公章后归档。n n直接在请示原件上批复的，将此份请示直接归档即直接在请示原件上批复的，将此份请示直接归档即可。可。n n一个问题或一件事情，经多次请示才予批复的，将一个问题或一件事情，经多次请示才予批复的，将批复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几批复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几次请示文件可不归档。次请示文件可不归档。n n未批复也未办理的请示文件，属于正在办理过程中未批复也未办理的请示文件，属于正在办理过程中的文件，可暂不归档，但必须妥善保管，以备查找。如的文件，可暂不归档，但必须妥善保管，以备查找。如此类请示文件较多，已没有批复的可能，可单独整理。此类请示文件较多，已没有批复的可能，可单独整理。1919谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29有批复但未归档。一是有关申请添置固定资产、调拔经费的批复文归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：收集文件收集文件区分归档范围区分归档范围修整文修整文件件装订装订分年度分年度分级别分级别分保管期限分保管期限分类别分类别排排列文件列文件编制件号编制件号编制归档文件目录编制归档文件目录装盒装盒 排列上排列上架。架。n n二、区分归档范围二、区分归档范围二、区分归档范围二、区分归档范围n n区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。料区分开来。n n（一）归档文件材料的范围（一）归档文件材料的范围n n凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。料均属归档范围。n n1 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2020谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29归档文件整理步骤：收集文件区分归档范围修整文件装订分n n2 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；益等方面具有凭证价值的文件材料；n n3 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；材料；下级机关报送的重要文件材料；n n4 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。2121谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-292、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有（二）不归档文件材料的范围（二）不归档文件材料的范围n n1 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；供工作参考的抄件等；n n2 2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；材料，有关工作参考的文件材料；n n3 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；不需办理的抄送文件材料；n n4 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。抄报或越级抄报的文件材料。2222谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29（二）不归档文件材料的范围1、上级机关的文件材料中，普发性不归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：收集文件收集文件区分归档范围区分归档范围修整文件修整文件装订装订分年度分年度分级别分级别分保管期限分保管期限分类别分类别排列文排列文件件编制件号编制件号编制归档文件目录编制归档文件目录装盒装盒 排列上架。排列上架。n n三、修整文件三、修整文件n n为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。整。n n1 1、修裱破损文件、修裱破损文件n n使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱。使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱。n n2 2、复制字迹模糊或易褪变的文件、复制字迹模糊或易褪变的文件n n包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件。常用的复包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件。常用的复制方法是复印。制方法是复印。n n3 3、去除易锈蚀的金属物、去除易锈蚀的金属物n n4 4、超大纸张折叠、超大纸张折叠n n大于大于A4A4幅面的纸张要折叠成幅面的纸张要折叠成A4A4幅面。要注意尽量减少折幅面。要注意尽量减少折叠次数，折痕处尽量位于文字、图表字迹之外。叠次数，折痕处尽量位于文字、图表字迹之外。2323谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29归档文件整理步骤：收集文件区分归档范围修整文件装订分归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：收集文件收集文件区分归档范围区分归档范围修整文件修整文件装订装订分年度分年度分级别分级别分保管期限分保管期限分类别分类别排列文排列文件件编制件号编制件号编制归档文件目录编制归档文件目录装盒装盒 排列上架。排列上架。n n四、装订四、装订n n装订，是归档文件整理工作的基础环节。归档文件修整装订，是归档文件整理工作的基础环节。归档文件修整完毕，采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以完毕，采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以装订，以固定文件页次，防止散失，便于保管和利用。装订，以固定文件页次，防止散失，便于保管和利用。n n（一）装订要求：（一）装订要求：n n1 1、归档文件应以、归档文件应以“件件”为单位逐件进行装订。为单位逐件进行装订。n n2 2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。后。2424谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29归档文件整理步骤：收集文件区分归档范围修整文件装订分n n3 3、装订时，应将、装订时，应将“件件”内的各页按一定方式对齐。在左内的各页按一定方式对齐。在左上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，右侧与下上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，右侧与下侧（底边）对齐。侧（底边）对齐。n n（二）装订方法（二）装订方法n n1 1、粘贴法。、粘贴法。2-32-3页的文件采用此种方法，要求左、上侧页的文件采用此种方法，要求左、上侧对齐对齐n n2 2、使用不锈钢装订。、使用不锈钢装订。4-104-10页的文件的可采用此种方法，页的文件的可采用此种方法，要求左、上侧对齐。要求左、上侧对齐。n n3 3、线装法。、线装法。1010页以上的文件可采用此种方法，采用采页以上的文件可采用此种方法，采用采用用“三孔一线三孔一线”选择粗细适中的棉线进行装订，要求左、选择粗细适中的棉线进行装订，要求左、下侧对齐。下侧对齐。n n4 4、特殊情况，如装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于、特殊情况，如装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。可以不拆除。2525谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-293、装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。在左上角装订的归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：收集文件收集文件区分归档范围区分归档范围修整文修整文件件装订装订分年度分年度分级别分级别分保管期限分保管期限分类别分类别排排列文件列文件编制件号编制件号编制归档文件目录编制归档文件目录装盒装盒 排列上排列上架。架。n n五、分年度五、分年度n n（一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的（一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）落款日期）n n（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度n n1 1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。复的，归入请示年度。n n2 2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。机关）的文件，一并归入批转、转发年度。n n3 3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。归入表彰、考评、审计所专指的年度。n n4 4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。n n5 5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。2626谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29归档文件整理步骤：收集文件区分归档范围修整文件装订分n n6 6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。n n7 7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。入文件内容所针对的年度。n n8 8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。应视文件内容的主次来决定归档的年度。n n9 9、法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。、法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。n n1010、回顾、纪念性文章，归入定稿或发表年度。、回顾、纪念性文章，归入定稿或发表年度。n n1111、翻印的文件，归入原件的所属年度。、翻印的文件，归入原件的所属年度。n n1212、专业部门使用专门年度所形成的文件，按专门年度、专业部门使用专门年度所形成的文件，按专门年度立卷归档。如教学年度是每年的立卷归档。如教学年度是每年的9 9月月1 1日至次年的日至次年的8 8月月3131日为一个学年。日为一个学年。n n1313、为某项工作或会议收集的文件，一般不归档，如确、为某项工作或会议收集的文件，一般不归档，如确有必要，可归入使用年度。有必要，可归入使用年度。n n1414、非诉讼案件材料，归入结案年度。、非诉讼案件材料，归入结案年度。n n1515、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制成材料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。成材料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。2727谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-296、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。27谢谢观赏201归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：收集文件收集文件区分归档范围区分归档范围修整文件修整文件装订装订分年度分年度分级别分级别分保管期限分保管期限分类别分类别排列文排列文件件编制件号编制件号编制归档文件目录编制归档文件目录装盒装盒 排列上架。排列上架。n n六、分级别六、分级别 n n分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。批复等，不能为了分级别而将其分割开。n n1 1、上级机关普发的文件，放上级。、上级机关普发的文件，放上级。n n2 2、上级机关针对本机关机构设置，人员编制的文件，、上级机关针对本机关机构设置，人员编制的文件，放本机关。放本机关。n n3 3、上级机关针对本机关干部任免的文件放本机关。、上级机关针对本机关干部任免的文件放本机关。n n4 4、上级机关针对本机关工作人员奖惩的文件放本机关。、上级机关针对本机关工作人员奖惩的文件放本机关。n n5 5、上级机关通报本机关的文件，放本机关。、上级机关通报本机关的文件，放本机关。2828谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29归档文件整理步骤：收集文件区分归档范围修整文件装n n6 6、上级机关或领导人针对本机关工作的指示、讲话、上级机关或领导人针对本机关工作的指示、讲话、题词、调查报告，放本机关。题词、调查报告，放本机关。n n7 7、上级机关批转、转发本机关的文件，放本机关。、上级机关批转、转发本机关的文件，放本机关。n n8 8、上级机关的批复与本机关的请示，本机关的批复与、上级机关的批复与本机关的请示，本机关的批复与下级机关的请示一起放本机关。下级机关的请示一起放本机关。n n9 9、上级机关下达的工作、生产、经营计划和分配的物、上级机关下达的工作、生产、经营计划和分配的物资、设备、经费等指标文件，如文件内容是针对本机关资、设备、经费等指标文件，如文件内容是针对本机关的，放本机关；如是针对本系统、本行业，其中包括本的，放本机关；如是针对本系统、本行业，其中包括本单位的文件，放上级。单位的文件，放上级。n n1010、上级机关通报本系统或本行业工作情况，其中包括、上级机关通报本系统或本行业工作情况，其中包括本机关的文件，放上级。如文件内容主要是针对本机关，本机关的文件，放上级。如文件内容主要是针对本机关，并且是重大事项的放本机关。并且是重大事项的放本机关。n n1111、上级机关的内部刊物、简报，是本机关内容的，放、上级机关的内部刊物、简报，是本机关内容的，放本机关，如本机关无关的，放上级。本机关，如本机关无关的，放上级。n n1212、上级机关的会议文件，本机关的发言和本机关的典、上级机关的会议文件，本机关的发言和本机关的典型材料放本机关，其余文件放上级。型材料放本机关，其余文件放上级。2929谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-296、上级机关或领导人针对本机关工作的指示、讲话、题词、调查报n n1313、直属上级机关与有关机关的联发文件和共同召开的、直属上级机关与有关机关的联发文件和共同召开的会议文件，属于本机关内容的放本级，非本机关内容的会议文件，属于本机关内容的放本级，非本机关内容的放上级。放上级。n n1414、本机关起草，以上级机关名义发出的文件，印件和、本机关起草，以上级机关名义发出的文件，印件和底稿放上级，本机关只保存印件。底稿放上级，本机关只保存印件。n n1515、本机关与外机关协商问题的来往文书，放本机关。、本机关与外机关协商问题的来往文书，放本机关。n n1616、本机关与外机关的联发文件和共同召开的会议文件，、本机关与外机关的联发文件和共同召开的会议文件，放本机关。放本机关。3030谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-2913、直属上级机关与有关机关的联发文件和共同召开的会议文件，n n1717、本机关制发的文件，放本机关。、本机关制发的文件，放本机关。n n1818、下级机关报送的文件，放下级。、下级机关报送的文件，放下级。n n1919、本机关转发上级机关的文件，与被转发的原件，一、本机关转发上级机关的文件，与被转发的原件，一并放本机关；如被转发件属于政策法规性重要文件，则并放本机关；如被转发件属于政策法规性重要文件，则应与转发件分开，即转发件归入本机关，被转发件归入应与转发件分开，即转发件归入本机关，被转发件归入上级机关。上级机关。n n2020、本机关转发、批转下级机关的文件，与被转发、批、本机关转发、批转下级机关的文件，与被转发、批转的下级机关的原件，一并放本机关。转的下级机关的原件，一并放本机关。3131谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-2917、本机关制发的文件，放本机关。31谢谢观赏2019-8-归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：归档文件整理步骤：收集文件收集文件修整文件修整文件装订装订区分归区分归档范围档范围分年度分年度分级别分级别分保管期限分保管期限分类别分类别排列文排列文件件编制件号编制件号编制归档文件目录编制归档文件目录装盒装盒 排列上架。排列上架。n n七、分保管期限n n保管期限，就是文件材料的留存年限。划分保管期限，保管期限，就是文件材料的留存年限。划分保管期限，就是根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材就是根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。料存留的年限。n n根据国家档案局根据国家档案局关于机关档案保管期限的规定关于机关档案保管期限的规定，文，文书档案的保管期限为永久和定期两种。永久，即在正常书档案的保管期限为永久和定期两种。永久，即在正常情况下，无限期地保存；定期，分为情况下，无限期地保存；定期，分为1010年和年和3030年两种。年两种。n n（一）永久：凡是反映本机关主要职能活动和基本历史（一）永久：凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，都应定为永久。具体的保管期限要根据本机关的档案，都应定为永久。具体的保管期限要根据本机关的实际情况来制定文书档案保管期限表。的实际情况来制定文书档案保管期限表。3232谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29归档文件整理步骤：收集文件修整文件装订区分归档范围分永久保管的文书档案永久保管的文书档案n n1 1、本机关的党组、党委、局务会议、行政工作会议、本机关的党组、党委、局务会议、行政工作会议的记录的记录n n2 2、本机关的各项工作计划、总结、责任制、大事记、本机关的各项工作计划、总结、责任制、大事记、年鉴、规章制度年鉴、规章制度n n3 3、本机关召开的重要会议、（党代会、人代会、团、本机关召开的重要会议、（党代会、人代会、团代会、妇代会、职代会）代会、妇代会、职代会）n n4 4、本机关制发的方针、政策性和法规性文件、本机关制发的方针、政策性和法规性文件n n5 5、本机关的机构演变、启用、人事任免和奖惩文件、本机关的机构演变、启用、人事任免和奖惩文件n n6 6、本机关的录用、转正、调资、定级、离退休、抚、本机关的录用、转正、调资、定级、离退休、抚恤工作文件恤工作文件n n7 7、本机关干部职工、党员花名册和统计年报、本机关干部职工、党员花名册和统计年报n n8 8、本机关签定的合同、协议文件、本机关签定的合同、协议文件n n9 9、本机关重要的请示、报告、批复文件、本机关重要的请示、报告、批复文件n n1010、上级领导机关或领导对本机关的重要批示、上级领导机关或领导对本机关的重要批示n n1111、上级机关颁发需本机关贯彻执行的重要文件、上级机关颁发需本机关贯彻执行的重要文件3333谢谢观赏谢谢观赏2019-8-292019-8-29永久保管的文书档案1、本机关的党组、党委、局务会议、行政工作定期（30年）保管的文书档案n n1 1、本机关制发的一般性的文件、本机关制发的一般性的文件n