行政公文写作概述

行政公文写作概述行政公文概述v行政公文是应用文的重要组成部分。它应用于国家行政机关实施行政管理，指导工作，规范行动，维系国家机器的运转。v行政公文是法定公文。它的种类、格式、行文规则、办理及管理，都有法的规定，即必须遵照国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法（2000年8月）执行。v行政公文不仅在国家各级行政机关通用，而且还通用于各类企业、事业单位和群众团体，使用范围非常广泛。v一 行政公文的性质和功能v（一)行政公文的性质v1 公务性v2 权威性vA 作者的法定性vB 内容的政策性vC 成文的监控性v3 公式化v（二）行政公文的功能v公文是各个行政机关、团体、单位处理和联系问题、工作的最重要、最常见的一种工具，不同种类的公文具有不同的功能。v二 行政公文的分类v1 从使用范围角度划分v政务公文 党务公文 司法公文 军务公文 外交公文 经济公文 教育公文等v2 从作用角度划分v知照性公文：发文方只希望收文方明白公文v 的内容即可。v成务性公文：不但有知照性，同时对收文方v 还提出一些具体要求和做法。v3 从行文方向角度划分v（1）上行性公文：下级向上级呈送的公文v行政公文中属于上行性公文的有三种：报告 请示 议案v上行性公文的行文情况：v逐级行文：向直接上级行文 v越级行文：向更高一级乃至国家和中央行文v（2）下行性公文：上级向下级递送的公文v行政公文种，属于下行性公文的有五种：v命令 决定 通报 批复 会议纪要v下行性公文的行文情况：v逐级行文：向直接下级行文v多级行文：向多个下级机关同时行文v越级行文：向非直属下级机关行文v（三）平行性公文：具有同级或不相隶属的v 机关、团体和单位之间v 的行文v单纯的平行文只有公告。v4 从行文目的的角度划分v问文v复文v平文v三 行政公文文种简介v行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法力效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。v 对于公文的文种，2000年8月国务院发布的通知规定，公文的种类确定为13种：命令 议案 决定 v意见 通报 通知 通告 公告 报告 请示 批复 函 会议纪要v（一）命令（令）v是国家高层权力机关及其主要负责人为处理重大或紧急事项而颁发的一种强制性公文。v适用于发布法规、宣布重大行动和举措，嘉奖有关人员等。v注意：个人发布命令时，必须代表组织，因此v 必须冠以职务名称；另外，党内不发命令。v（二）决定v适用于对重大事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。v（三）公告（平行文）v适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。v（四）通告v适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。v公告与通告的不同：v1 使用范围不同。通告使用限于一定的局部地区，v 公告则可以涉及国外，并且往往 v 侧重于国外。v2 公告的内容极为重大，多用于高层机关或组织；v 而通告的内容相对较小，各级机关组织均可使v 用。v3 通告有时可以在内部使用，不公开发布或张贴；v 而公告适用于平级或不相隶属地区和国家之间，v 都要公开发布，因此是一种平行性和普发性公v 文，无确定的主送机关或国家。v（五）通知v在一定系统内或个别范围内告知事项的一种公文。v适用于批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。v（六）通报v适用于表彰先进，批判错误，传达重要精神或情况。v（七）议案v适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会常务委员会提请审议事项。v（八）报告v适用于向上级机关回报工作，反映情况，答复上级机关的询问。v（九）请示v适用于向上级机关请求指示、批准。v（十）批复v适用于答复下级机关的请示事项。v（十一）意见v适用于对重要问题提出见解和处理办法。v（十二）函v适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关部门请求批准和答复审批事项。v（十三）会议纪要v适用于记载、传达会议情况和议定事项。国家行政机关公文格式v一 公文用纸要求v1 公文用纸幅面尺寸v公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm x 297mmv2 公文页边与版心尺寸v公文用纸天头（上白边）为：37mm v公文用纸订口（下白边）为：28mmv版心尺寸为：156mm x 225mm 37mm28mm210mm297mm156225公文用纸页边及版心尺寸（图一）v二 公文图文的颜色v未作特殊说明，公文中图文的颜色均为黑色。v三 公文的排版规格与印刷装订要求v1 排版规格v正文用3号仿宋体，一般每面排22行，每行28个字v2 印刷要求v双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。v3 装订要求v左侧装订v四 公文中各要素标识规则v根据位置，将公文的要素分为三部分：眉首、主体、版记。v（一）眉首部分v置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称为眉首。包括的要素有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。v1 公文份数序号v是将同一文稿印刷若干份时，每份公文的顺序编号。如需标识公文的份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。v公文的份数序号共7位数，头两位表示年份，第三、第四位表示当年的密件序号，后三位表示文件份数序号。v不加密级的文件，不印份数序号。v2 秘密等级和保密期限v如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一格；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用隔开。v文件的秘密等级分为绝密、机密、秘密三级，这三级文件需标识公文份数序号。v3 紧急程度v需要受文机关紧急处理的公文，应当标注紧急程度。紧急程度分为特级、急件两种。v如只需标识紧急程度，顶格标识在版心右上角第一行；如同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级在上，紧急程度在下。v4 发文机关标识v由“发文机关全称或规范化的简称”“文件”组成。v如“内蒙古自治区人民政府文件”，多用套红大字印刷。v发问机关标识的位置非常讲究，有三种常见情况：vA 对于上行文，发文机关标识上边缘距版心上边缘为v 80mm；vB 如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、v 紧急程度的，在以上内容下空2行，标注发文机关v 标识；vC 一般公文，发文机关标识上边缘距版心上边缘为v 25mm。0000001机密一年特 急X X X X X X 文件XXX20021号 签发人：xxx 关于xxxxxx通知XXXXX:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX图2 公文首页版式注：版心实线框仅为示意，在印刷公文时并不印出。v发文机关标识推荐使用宋体字，用红色标识。v联合行文时，主办机关名称在前，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。v5 发文字号v发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空两行书写发文字号，居中排布；年份、序号用阿拉伯署名标识；年份标全称，用六角括号括住；序号布编虚位，不加“第”字。v如：内财院办20053号v联合行文，标识主办机关的发文字号；v发文字号之下4mm处印一条与版心等宽（156mm）的红色反线。v6 签发人v上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1格，签发人姓名居右空1格。v如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起，在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之相距4mm。v（二）主体部分v置于红色反线以下，至主题词以上各要素的统称。v包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等7项内容。v1 公文标题v公文标题位于红色反线下空1行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。v题目力求简短扼要，一般不用标点符号，但标题中的法规类文件要加书名号。v如：内蒙古自治区人民政府v转发国务院关于发布国家行政机关v公文处理办法的通知v公文标题包括发文机关名称、文件主要内容、公文种类。v如：中共中央关于经济体制改革的决定v发文机关是“中共中央”，事由是“关于经济体制改革”，文种是“决定”。v公文标题的两种书写形式v（1）完全型v（2）非完全型vA 发文机关名称省略v如：关于物价大检查的通知vB 文件内容省略v如：内蒙古自治区人民政府公告v 国务院通知vC 二者全省v适用于普发性公文v如：通知、通告、公告v这类公文一般不立卷归档，重要公文不应使用这种形式的标题。v注意：任何情况下，公文标题中的具体文种都不能v 省略。v题注：标识在标题之下。它仅供会议讨论通过的公文使用，说明文件是何种会议讨论通过的情况，一般用圆括号括住，其形式为（xxxx年x月x日xx会议讨论通过），其中的年月日均为大写。v2 主送机关（俗称“抬头”或“上款”）v即公文的主要受理机关，应用全称或规范化的简称，置于公文标题之下空一行，正文之上，顶格书写。上行文，主送机关只有一个；平行文、下行文可有多个主送机关。v如有多个主送机关，名称按党、政、军、群的顺序排列，级别从高到低。同级并列用顿号，不同系统、不同级别用逗号。如：v各盟行政公署、市人民政府，自治区各委、办、厅、局，各大企业、事业单位：v没有抬头的文件，如有的命令、决定、通告、公告等，主送机关名称移到版记中的主题词之下，抄送机关之上，标识方法同抄送；如主送机关名称过多，而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移到版记中的主题词之下，抄送机关之上。v3 公文正文v主送机关名称下书写正文，每自然段左空2格，回行顶格书写；数字、年份不能回行。v正文结构层次序数分级标识方法：v第一层“一、”，第二层“（一）”，第三层“1.”，第四层“（1）”；规范性文件的结构层次序数可视需要分为章、条、款、项、目。v4 附件v是对公文内容所附有关材料或文件的交代。v附件的书写位置：v（1）公文如有附件，在正文下空1行，左空2字标识“附件：”两字，附件如有序号，使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。（见图一）v(2)如果附件较多，且独立成页时，应与公文正文一起装订，并在附件首页左上角第一行顶格标识“附件”，有序号的，也要标识序号。xxxxxxxxx。附件：1.xxxxxxxxx 2.xxxxxxxxxxx图一v(3)如果附件不能与正文装订在一起，应在附件首页的左上角第一行顶格标识文件的发文字号，其后再加“附件”两字。内政办20052号附件:1.Xxxxxxxxxx2.xxxxxxxxxxxxxxxv5 成文日期v用汉字将年月日标全；“零”写成“o”，如：二oo五年v6 公文生效标识v公文生效标识是证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名。v（1）单一机关发文：v单一机关制发的公文，在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期右空4格，日期上加盖印章，印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。v（2）联合机关发文：v A 当联合行文需要加盖两个印章时，应将日期拉 开，左右各空7格，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，两个印章之间互不相交或相切，相距不超过3mm；vB 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章的顺序，排列在相应位置，并使印章加盖其上；主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心（156mm），最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2格，标识成文日期。v7 附注v公文如有附加说明的内容,顶格标注在文件落款之下,版心左侧,并用圆括号括住。上行文应将联系人、联系电话置于附件的位置。v（三）版记v主题词及其以下部分的总称，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期三部分。v1 主题词v指经过规范化处理的用来标引公文主题内容的词语。v国务院公文主题词表v主题词的标引方法：vA 一份文件的主题词标引，最多不超过5个，主题词标在文件的抄送栏之上，居左顶格用3号黑体字标识，后标全角冒号，词目之间空1格；如：v主题词：xxx xx xxxxvB 主题词标引顺序：v先标类别词，再标类属词；在标引类属词时，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。v如：国务院关于加强水土保持工作的通知v主题词：农业 水土保持 通知vC 一份文件如有两个以上的主体内容，先集中对一个主体内容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。v如：听取全国财政税收工作会议情况和全国打击走私工作会议情况的会议纪要v抄送机关：v指应当了解文件内容的机关，按照党、政、军、群的顺序，由大到小排列；抄送机关过多，需要回行时，与“抄送：”冒号后的抄送机关名称对齐；在最后一个抄送机关名称后标句号；v向下级机关的重要行文，应当抄送直接上级；上行文没有抄送机关。v如主送机关移到主题词之下，标识方法同抄送。v 主送：自治区党委书记、副书记，自治区主v 席、副主席。v 抄送：自治区党委各部门，内蒙古军区。v3 印发机关和印发日期：v位于抄送机关之下（无抄送机关时，位于主题词之下）占一行位置，印发机关居左顶格，印发日期居右顶格。如：v内蒙古自治区政府办公厅秘书处 2005年5月4日印发v印发日期一般为送往印刷厂的日期，用阿拉伯数码标识。v在印发机关栏横线右下方标注印制份数。v4 版记中的反线：v版记中除印制份数外，各要素之下均加一条反线，宽度同版心。v版记应放置在公文最后一面，版记的最后一个要素放置在最后一行。v4 页码：v页码用4号半角阿拉伯数码标识，放置在版心下边缘的下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm,单页码居右空一格，双页码居左空一格。一58一一59一xxxxxxxxxx。附件：1.xxxxxxxxx 2.xxxxxxxxxxxx二00五年五月三日(xxxxxxxxxx)主题词：xx xxx xx 主送：xxxxx，xxxxx，xxxx。抄送：xxxxx，xxxxxxxxx。内财院办 2005年5月3日印发一2一公文末页版式公文文体写作v一 报告、请示和批复v（一）报告（上行文）v1概念：向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见v 或建议，答复上级机关询问的公文。v行文情况：逐级行文，只向本机关的直接上级行文v2 报告的种类：（从用途的角度分类）v（1）工作报告v用于汇报工作。v（2）情况报告v用于反映情况。辽宁省商业厅关于沈阳市百货大楼重大火灾事故的报告v商业部：v 1997年2月20日上午9点40分，我省沈阳市百货大楼发生重大火灾事故，市消防队出动15辆消防车，经过4个小时的扑救，火灾才被扑灭。这次火灾，除消防队员和群众奋力抢救除部分商品外，百货大楼三层楼房一燑及余下商品全部烧毁。时值开门营业不久，顾客不多，加之疏散及时，幸未造成人员伤亡。但此次火灾已造成直接经济损失792万余元。v 经查明，此次火灾是因电焊工XXX违章作业，在一楼电焊铁窗架时电火花溅到易燃货品上引起的。另外，市商业局领导对上级机关和公安消防部门的安全防火指示执行不力，百货大楼安全制度没落实，许多不安全隐患长期未得到解决，电焊加固铁窗，本应停止营业，为了利润，竟边营业边作业，忽视了安全工作，这也是造成火灾的原因之一。v 火灾发生后，省人民政府召开了紧急防火电话会议，严肃指出了沈阳市发生火灾的严重性，批判了沈阳市不重视安全工作的错误倾向。我厅XXX副厅长带领有关人员赶到现场调查处理；商业局领导在市委、市政府领导下，组织力量对财产进行清理；公机关对事故责任人已拘留审查，市委、市政府在分清责任的基础上，对有关人员也视责任的轻重进行严肃处理：给予专管安全工作的包伙大楼党委副书记、副总经理XXX撤销党内外职务、开除党籍、开除工职并交司法部门依法处理；撤销百货大楼党委书记、总经理XXX的职务；撤销百货大楼副总经理XXX、营业部经理XX的职务。v这一次火灾事故，是我省商业系统历史上最大的一次，损失严重，影响很坏，教训深刻。问题虽然发生在沈阳市，但也暴露了我省商业安全工作上还存在不少问题，有的地区安全制度不落实，检查不认真，隐患整改不力，缺乏针对性的防火措施。为了吸取教训，防止类似事故发生，用电报、电传、电话、通知各地引起注意，并定于4月20日召开全省商业系统安全工作会议，制定下一步安全工作方案，切实把我省商业系统安全工作抓紧、抓好。v 特此报告v v 一九九七年四月十五日v（3）建议报告v（4）答复报告（复文）v有所问才有所答。v意见与答复报告的区别：v1）意见一般是党内法定公文。v2)意见是下行文。v（二）请示（问文）v1 概念：是用于向上级机关请求指示、批准的呈请v 性、期复性公文。v请示是一种双向公文，下级有请示，上级必有批复。v请示与报告的区别：v1）行文目的不同。v报告是呈报性公文，请示是呈请性公文；v2）行文时间不同。v一是事后，一是事前；v3）收文处理不同。v报告和请示是两种不同的公文，两者功能不同，不能错用或连用“请示报告”。v2 请示的种类：v根据行文目的，可将请示分为请求指示性请示和请求批准性请示两种。v（1）请求指示性请示v是向上级要政策、要方法的请示。v对上级机关文件中规定的某些政策界限把握不准，而本机关又无权解释或不能擅自解决，需请求上级机关给予指示，这是要政策；v遇到了新情况、新问题，在本机关的职权内从未处理过、解决过，需请求上级给予指示，这是要办法。v这类请示要把请示的原因、请示的事项写清楚。如果是对政策、法规等理解上存在问题，原文也要一一引述清楚。v XX省财政厅关于v会计人员职权条例中“总会计师”是v行政职务不是技术职称的请示v财政部：v 国务院国发199812号通知颁发的会计人员职权条例规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种；其中总会计师既是行政职务，又作为技术职称。在执行中，工厂总会计师按条例规定，负责全工厂的财务会计事宜；可是每个工厂，尤其大工厂，授予总会计师职称的人有四五个，究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜，执行总工程师的职责和权限呢？我们认为宜将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职务，不再作为技术职称。比照最近国务院颁发的工程技术干部技术职称暂行规定，将条例第五章规定的会计人员职称中的“总会计师”改为“高级会计师”。v 以上认识是否妥当，请指示。v XXXX年XX月X日v（2）请求批准性请示v批准性请示的重点在请示的原因。在写清楚请示原因的基础上，再明确提出请示要求。v下面市一篇请求批准增设机构的请示：vXX市XX局v关于成立老干部办公室的请示通知和通报v一 通知v（一）概念：适用于批转下级机关的公文；转发上v 级机关和不相隶属机关的公文；发布v 规章；传达要求下级机关办理和有关v 单位周知或共同执行的事项；任免和v 聘任干部。v（二）通知的种类v1 规定性通知：v主要用于向下布置和安排工作。v如：国务院关于进一步深化城镇住房制度改革加快住房建设的通知v中共中央办公厅国务院办公厅关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知v2 会议通知：v由会议的主办单位向应该参加会议的有关单位发出的告知参加会议的有关事项。v会议时间：报到时间、正式开会时间、结束时间v会议地点：单位名称、具体路名、街道名和门牌号v 以及路线；v其他事项：会议的联系人、联系电话、住房标准、返程交通问题、会费以及食宿等v3 印发类通知：v主要用于印发规章。v印发类通知为复合体公文，其一是通知本身，其二是被印发、发布的规章制度。v印发语：包括印发内容和印发要求。v如：国务院办公厅关于发布国家行政机关v公文处理办法的通知v现将修订的国家行政机关公文处理办法印发给你们，自2003年1月1日起执行。v印发类通知的正文既包括通知本身，又包括随通知印发的规章，不能把规章列为此类通知的附件。v4 转发类通知：v转发类通知只写转发语，转发语同印发语类似。v转发类通知可根据被转发文件的来源分为批转性通知和转发性通知两种。v批转性通知：文件来源语下级机关。v转发性通知：文件来源语上级、平级或不相隶属机关