企业文书业务培训讲座

企业文书业务培训讲座企业文书业务培训讲座企业文书业务培训讲座企业文书业务培训讲座二零零九年九月二零零九年九月二零零九年九月二零零九年九月为什么要举办本次培训班为什么要举办本次培训班p 企业不断发展壮大，需要建立规范化、制度化、流程化的管理模式，企业不断发展壮大，需要建立规范化、制度化、流程化的管理模式，作为信息传递的重要枢纽，综合管理和文书人员发挥着关键作用；作为信息传递的重要枢纽，综合管理和文书人员发挥着关键作用；p 然而，现实存在着较大差距，主要有：然而，现实存在着较大差距，主要有：1.1.因为文书岗位人员经常变动，导致在其岗却不熟悉其业务；因为文书岗位人员经常变动，导致在其岗却不熟悉其业务；2.2.各单位文件起草质量参差不齐，有的基本是文理不通、格式混用，各单位文件起草质量参差不齐，有的基本是文理不通、格式混用，既影响了工作，也有损企业的对外形象；既影响了工作，也有损企业的对外形象；3.3.有些文书对不同类型文件的传递流程不熟悉，影响了工作效率。有些文书对不同类型文件的传递流程不熟悉，影响了工作效率。基于现状与目标的差距，所以要举办这次文书业务培训班。基于现状与目标的差距，所以要举办这次文书业务培训班。2 2主要内容主要内容第一部分第一部分 常用文件传递流程常用文件传递流程第二部分第二部分 应用文写作知识应用文写作知识3 3第一部分第一部分 文件传递流程文件传递流程1.1.部门签报收发流程部门签报收发流程2.2.部门发文流程部门发文流程3.3.红头文收发流程红头文收发流程4.4.领导干部请假流程领导干部请假流程4 41.部门签报收发流程部门签报收发流程发签报发签报收签报收签报5 5注意事项注意事项适用范围适用范围注意事项注意事项签报收发签报收发流程流程向上级请示向上级请示跨部门协调跨部门协调p主送部门项不能缺省，一事一报；主送部门项不能缺省，一事一报；p发签报时，无论是直接发到办理部门，还是向发签报时，无论是直接发到办理部门，还是向公司领导请示，文书都必须点击公司领导请示，文书都必须点击“会签会签”按钮，按钮，而不是而不是“提交提交”按钮；按钮；p接收部门反馈意见时，文书必须点击接收部门反馈意见时，文书必须点击“部门反部门反馈馈”按钮，反馈到起草部门，而不是按钮，反馈到起草部门，而不是“提交提交”到到其它部门；其它部门；p需要公司领导审批时，必须主送需要公司领导审批时，必须主送“潍柴集团或潍柴集团或潍柴动力潍柴动力”，而不是，而不是“办公室办公室”；p需要公司领导审批时，起草部门须先需要公司领导审批时，起草部门须先“会签会签”公司领导，领导反馈后再公司领导，领导反馈后再“会签会签”办理部门。办理部门。6 62.部门发文流程部门发文流程7 7注意事项注意事项适用范围适用范围注意事项注意事项部门发文部门发文流程流程一般通知一般通知调查报告调查报告简报等简报等p主送部门不能缺省；主送部门不能缺省；p如果联合下发或公司领导审批，须点击如果联合下发或公司领导审批，须点击“会签会签”按钮，相关部门点击按钮，相关部门点击“部门反馈部门反馈”反馈意见；反馈意见；p选择公司领导审批时，主送部门必须是选择公司领导审批时，主送部门必须是“潍柴潍柴集团或潍柴动力集团或潍柴动力”p若既要联合下发，也须公司领导审批，要先与若既要联合下发，也须公司领导审批，要先与联合部门会签，再经公司领导审批后下发。联合部门会签，再经公司领导审批后下发。8 83.红头文收发流程红头文收发流程发文发文收文收文9 9注意事项注意事项适用范围适用范围注意事项注意事项红头文收发红头文收发流程流程向上级部门请示向上级部门请示重要文件下发等重要文件下发等p职能部门具有该项权限；职能部门具有该项权限；p发红头文时，要首先选择集团发文、动力发红头文时，要首先选择集团发文、动力发文或重机发文，然后再选择类别；发文或重机发文，然后再选择类别；p主送部门不能缺省，落款要与发文机关相主送部门不能缺省，落款要与发文机关相同，不能落二级单位名称；同，不能落二级单位名称；p如果须抄送和抄报，必须写明如果须抄送和抄报，必须写明。抄报对应。抄报对应上级单位，抄送对应平级单位；上级单位，抄送对应平级单位；p“会签会签”、“部门反馈部门反馈”与前面相同。与前面相同。10104.领导干部请假流程领导干部请假流程1111注意事项注意事项适用范围适用范围注意事项注意事项领导干部请假领导干部请假流程流程助理以上领导助理以上领导干部请假干部请假p领导干部请假一律通过领导干部请假一律通过OA系统；系统；p可由请假人本人发起申请，也可由单位文书可由请假人本人发起申请，也可由单位文书代行；代行；p要规范填写要规范填写外出事务报告单外出事务报告单，特别是起，特别是起回程时间、目的地、事由，一定要填写准确；回程时间、目的地、事由，一定要填写准确；p请假后，要主动与分管领导沟通，以免审批请假后，要主动与分管领导沟通，以免审批延误。延误。1212第二部分第二部分 企业应用文写作企业应用文写作 一、应用文概述一、应用文概述 二、公文格式介绍二、公文格式介绍 三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 四、应用文结构和语言四、应用文结构和语言 五、常见问题举例五、常见问题举例1313一、应用文概述一、应用文概述 1414一、应用文概述一、应用文概述 1.概念概念 应用文是指日常工作和生活中经常使用的、为某种具体的实用目的而写的文体。因此，它是完成具体工作或事情的一种工具。在所有的文体中，应用文是使用频率最高的。政府部门、企业用它来上传下达、办理公务，普通人用它来交流思想。因此，应用文又称为实用文体。1515一、应用文概述一、应用文概述 2.特点特点 实用性实用性实用性实用性即“应用”，是为使用目的而写作，具有实用工具的作用。规范性规范性规范性规范性形体、格式、语体及操作方式要符合严格的规范要求，具有很强的规范性。以解决实际问题为目的，为现实需要而写作，内容具有真实性。真实性真实性真实性真实性平实性平实性平实性平实性要求语言简朴、表达明确。1616一、应用文概述一、应用文概述 3.功能功能 管理指导管理指导管理指导管理指导对下级进行领导和指导，政府和企业各项方针、政策的贯彻，各项任务的完成，离不开应用文。信息交流信息交流信息交流信息交流方便、快捷，用于与上下左右联系，沟通情况，指导工作，处理问题。是指导工作的重要依据，在工作完毕之后，文件存档又具有重要的凭证作用。凭证依据凭证依据凭证依据凭证依据1717一、应用文概述一、应用文概述 4.分类分类 按适用领域划分，应用文可分为8种：行政类行政类司法类司法类外交类外交类经济类经济类命令、议案、决定命令、议案、决定公告、通告、通报公告、通告、通报通知、请示、报告通知、请示、报告批复、意见、函批复、意见、函会议纪要、计划会议纪要、计划调查报告、简报等调查报告、简报等起诉书、答辩状起诉书、答辩状判决书、庭审笔录判决书、庭审笔录法院公告等法院公告等照会、国书、条约照会、国书、条约备忘录、协定等备忘录、协定等意向书、投招标书意向书、投招标书合同、说明书合同、说明书经济预测报告经济预测报告经济活动分析报告经济活动分析报告市场调查报告等市场调查报告等科技类科技类新闻类新闻类礼仪类礼仪类事务类事务类学术论文、学术报学术论文、学术报告、实验报告、可告、实验报告、可行性报告、设计说行性报告、设计说明书等明书等新闻、通讯新闻、通讯广播稿、演讲稿广播稿、演讲稿解说词等解说词等请柬、致辞、讣告请柬、致辞、讣告唁电、悼词、生平唁电、悼词、生平等等书信、电报、聘书书信、电报、聘书申请书、倡议书申请书、倡议书启事、海报、大事启事、海报、大事记、会议记录等记、会议记录等1818一、应用文概述一、应用文概述 5.公文分类公文分类 公文是公务文书的简称，是最重要的应用文，它是党和国家机关，社会团体，企事业单位行使职权、处理公共事务的文字材料。a.按机密程度划分：按机密程度划分：绝密文件绝密文件绝密文件绝密文件内容涉及重要机密，在一定时间内需要绝对保密的公文。机密文件机密文件机密文件机密文件不涉及重大核心机密，但在一定时期、一定范围内需严格保密的公文。虽不涉及重大机密事项，但却有一定保密要求的公文。秘密公文秘密公文秘密公文秘密公文不涉及机密事项的公文，即普法文。普通公文普通公文普通公文普通公文1919一、应用文概述一、应用文概述 5.公文分类公文分类 b.按处理时限划分：按处理时限划分：紧急公文紧急公文紧急公文紧急公文特急件，通常2小时内办复。急办公文急办公文急办公文急办公文急件，通常半日内办复。平件，通常1-3天内办复。常规公文常规公文常规公文常规公文上行文上行文上行文上行文发往上级机关、单位的公文。平行文平行文平行文平行文发往平级或不相隶属的机关、单位之间的公文。发给下属机关、单位的公文。下行文下行文下行文下行文 c.按行文方向划分：按行文方向划分：2020二、公文格式介绍二、公文格式介绍 2121二、公文格式介绍二、公文格式介绍1.1.外形格式外形格式公文用纸公文用纸A4型（长型（长297mm,宽宽210mm），对外公布性的公文，如公告、通告等，），对外公布性的公文，如公告、通告等，视实际需要确定。视实际需要确定。页页 边边 距距上下：上下：37mm1mm；左右：；左右：28mm1mm。根据根据实际情况，可作适当情况，可作适当调整。整。装装 订订公文一律在左侧装订，装订位置以不太靠边和内不压字为原则。要求公文一律在左侧装订，装订位置以不太靠边和内不压字为原则。要求不缺页、不重页、页码序号正确。不缺页、不重页、页码序号正确。2222二、公文格式介绍二、公文格式介绍2.2.眉首格式眉首格式发文机关发文机关标识标识即版头，它是文件的门面，位于公文首页居中偏上位置。由发文单位即版头，它是文件的门面，位于公文首页居中偏上位置。由发文单位名称（全称或规范简称）名称（全称或规范简称）+“文件文件”二字组成。二字组成。发文字号发文字号由发文单位代字由发文单位代字+发文年度发文年度+发文序号组成发文序号组成。发文文单位代字如：位代字如：潍柴集柴集团办字、字、潍柴集柴集团人字等；人字等；发文年度用阿拉伯数字文年度用阿拉伯数字标全称，外用六角全称，外用六角中括号，如中括号，如 2009；发文序号在发文年度之后，用阿拉伯数字表；发文序号在发文年度之后，用阿拉伯数字表示。示。反反 线线为一条细实红线，反线下为公文的主文格式。党内公文在反线正中间为一条细实红线，反线下为公文的主文格式。党内公文在反线正中间缀一红色五角星，行政公文没有。缀一红色五角星，行政公文没有。密密 级级标识在版心右上角第一行。国家秘密的标识为标识在版心右上角第一行。国家秘密的标识为“”，”前为前为密级，密级，“”后标保密年限。后标保密年限。紧急程度紧急程度标在密级下方位置，无密级的文件，标注在公文首页右上端适当位置。标在密级下方位置，无密级的文件，标注在公文首页右上端适当位置。2323二、公文格式介绍二、公文格式介绍3.3.主文格式主文格式标标 题题公文题目，应简要、准确地概括公文的主要内容，一般以不超过公文题目，应简要、准确地概括公文的主要内容，一般以不超过30个个字为宜。字为宜。由发文机关、事由、文种三部分组成，发文机关、事由可以由发文机关、事由、文种三部分组成，发文机关、事由可以省略，文种不可省略，一般不用标点符号。省略，文种不可省略，一般不用标点符号。大标题用小大标题用小2号宋体，潍柴多年习惯为小号宋体，潍柴多年习惯为小2号黑体；文内小标题和正文号黑体；文内小标题和正文一般用一般用3号仿宋体。号仿宋体。主送单位主送单位即受文单位，也即即受文单位，也即”抬头抬头“，写在标题之下，正文之前，写在标题之下，正文之前，顶行，顶行，字体字体同正文。同正文。决定、决议不写主送单位。决定、决议不写主送单位。正正 文文主送单位至落款前的部分，是公文的主要部分，要求：主送单位至落款前的部分，是公文的主要部分，要求：思想原则要表达全面、概念表达具体明确、文字力求准确简练、语言思想原则要表达全面、概念表达具体明确、文字力求准确简练、语言通俗易懂、文字切忌冗长。通俗易懂、文字切忌冗长。附附 件件可选项，不是每个公文都有附件。附件写在正文之下，空两格书写，可选项，不是每个公文都有附件。附件写在正文之下，空两格书写，必须把附件名称和件数写全。附件名称不加书名号，末位也不用标点必须把附件名称和件数写全。附件名称不加书名号，末位也不用标点符号。如：附件：符号。如：附件：1.2.2.2424二、公文格式介绍二、公文格式介绍3.3.主文格式（续表）主文格式（续表）落落 款款成文日期成文日期位于主文的右下方，包含发文单位和日期两部分，上下排列。位于主文的右下方，包含发文单位和日期两部分，上下排列。日期用汉字书写，年、月、日必须齐全，不能省略数字，年份日期用汉字书写，年、月、日必须齐全，不能省略数字，年份不得略写，不得略写，最后一个字与图文区右边沿有最后一个字与图文区右边沿有4个字的距离。个字的距离。印印 章章是公文生效的凭证，印章盖是公文生效的凭证，印章盖在成文日期之上正中位置，上不压在成文日期之上正中位置，上不压正文，下压年月日。正文，下压年月日。2525二、公文格式介绍二、公文格式介绍4.4.版记格式版记格式主主 题题 词词规范化的用以表示公文中心内容的词，位于抄送机关标识域之上。每规范化的用以表示公文中心内容的词，位于抄送机关标识域之上。每个主题词之间空一个汉字，最后一个主题词必须是文种。个主题词之间空一个汉字，最后一个主题词必须是文种。抄送单位抄送单位位于主题词之下，印发机关、日期之上，字体同正文。位于主题词之下，印发机关、日期之上，字体同正文。印发单位印发单位日日 期期印发单位指发文单位的办公部门；印发日期指接到定稿后的起印日期，印发单位指发文单位的办公部门；印发日期指接到定稿后的起印日期，一般写成一般写成”办公室公室年年 月月 日印日印发“。印发机关与印发日期中间略有间隔。印发机关与印发日期中间略有间隔。2626三、常用公文介绍三、常用公文介绍 2727三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 在工作中，企业常用的应用文种主要有：在工作中，企业常用的应用文种主要有：通知、请示、通报、报告、决议、决定、函会议纪要、调查报告、简报、致辞、介绍信证明信、启事等。更多资料在资料搜索网()海量资料下载2828三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 1.1.通知通知概概 念念适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。分分 类类指示性通知、批转性通知、告知性通知、会议通知、任免聘用通知等。指示性通知、批转性通知、告知性通知、会议通知、任免聘用通知等。结结构构与与写写法法标题标题由发文机关、事由、文种组成，如由发文机关、事由、文种组成，如中共中央关于在全范围内实行夏时制中共中央关于在全范围内实行夏时制的通知的通知，有时可以省略发文机关和事由，直接就是通知。，有时可以省略发文机关和事由，直接就是通知。注意：注意：要在标题中把各种通知的性质体现出来。往往在要在标题中把各种通知的性质体现出来。往往在“关于关于”后面标明后面标明“颁布颁布”、“印发印发”、“发布发布”、“批转批转”、“转发转发”等字样。等字样。发文发文字号字号按标准的公文格式书写。按标准的公文格式书写。如：潍柴集团办字如：潍柴集团办字 2009 6号。注：一般非红头文通知可以省略此项。号。注：一般非红头文通知可以省略此项。2929三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 1.1.通知（续表）通知（续表）结结构构与与写写法法主送主送单位单位不能缺省，比如：公司直属各单位等不能缺省，比如：公司直属各单位等正文正文1.指示性通知：指示性通知：首先写出本通知的依据和目的，其次写通知的具体任务和要首先写出本通知的依据和目的，其次写通知的具体任务和要求。要写清楚处理问题的原则、具体措施或方法。求。要写清楚处理问题的原则、具体措施或方法。2.批转性通知：批转性通知：正文比较简单，句式比较固定。要写明对所批转或转发的文正文比较简单，句式比较固定。要写明对所批转或转发的文件的意见或评价，标明批转、转发的目的，如要求：件的意见或评价，标明批转、转发的目的，如要求：“参照执行参照执行”、“遵照遵照办理办理”、“认真贯彻执行认真贯彻执行”等。同时还可在其中作出具体的指示性的意见。等。同时还可在其中作出具体的指示性的意见。3.告知性通知：告知性通知：需写清楚告知的事项，即通知的事项、意义和重要性、希望需写清楚告知的事项，即通知的事项、意义和重要性、希望和要求等。和要求等。4.会议通知：会议通知：写明会议的名称、时间、地点、内容、参加人、要求等。写明会议的名称、时间、地点、内容、参加人、要求等。5.任免通知：任免通知：只需写明任免的依据和内容，包括时间、单位、人员、具体职只需写明任免的依据和内容，包括时间、单位、人员、具体职务等。务等。落款落款执行标准公文格式。执行标准公文格式。举举 例例关于全力做好甲型H1N1流感防控工作的通知指示性通知3030三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 2.2.请示请示概概 念念适用于向上级单位请示指示、批准。适用于向上级单位请示指示、批准。特特 点点1.一文一事；一文一事；2.不能多头请示；不能多头请示；3.一般不能越级请示，如果情况特殊，必须越级时，则应同时抄报被超越一般不能越级请示，如果情况特殊，必须越级时，则应同时抄报被超越的单位。的单位。分分 类类请求批示的请示、请求批转的请示请求批示的请示、请求批转的请示结结构构与与写写法法标题等标题等标题、发文字号、主送单位书写，执行标准公文格式。标题、发文字号、主送单位书写，执行标准公文格式。正文正文1.请求批示的请示：请求批示的请示：首先交代请示的目的、原因、背景情况等，其次写出首先交代请示的目的、原因、背景情况等，其次写出具体意见、建议，最后用具体意见、建议，最后用“如无不当，请批复如无不当，请批复”、“当否，请批示当否，请批示”等结等结束全文束全文2.请求批转的请示：请求批转的请示：内容与请求批示的请示相同，最后结束语用内容与请求批示的请示相同，最后结束语用“以上意以上意见如无不妥，请批转各部门贯彻执行见如无不妥，请批转各部门贯彻执行”等常用语结束。等常用语结束。落款落款执行标准公文格式。执行标准公文格式。举举 例例关于退休职工遗属纳入社会统筹有关问题的请示3131三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 3.3.通报通报概概 念念适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。特特 点点1.典型性：典型性：内容具有典型性，在工作中有普遍意义；内容具有典型性，在工作中有普遍意义；2.及时性：及时性：及时处理工作中的新情况，表彰先进，推动工作顺利进行；批及时处理工作中的新情况，表彰先进，推动工作顺利进行；批评错误，避免更大的错误。评错误，避免更大的错误。分分 类类表彰性通报、批评性通报、情况通报。表彰性通报、批评性通报、情况通报。结结构构与与写写法法标题等标题等标题、发文字号、主送单位执行标准公文格式。标题、发文字号、主送单位执行标准公文格式。正文正文1.表彰性通报：表彰性通报：首先介绍先进事迹或经验，其次分析先进事迹或经验产生首先介绍先进事迹或经验，其次分析先进事迹或经验产生的原因，最后写做出表彰的决定。的原因，最后写做出表彰的决定。2.批评性通报：批评性通报：首先写错误的基本情况，再分析错误发生的原因，最后写首先写错误的基本情况，再分析错误发生的原因，最后写处理决定。处理决定。3.情况通报：情况通报：首先写通报的情况，其次分析评价，最后提出希望和要求。首先写通报的情况，其次分析评价，最后提出希望和要求。落款落款执行标准公文格式。执行标准公文格式。举举 例例关于大学生管理工作的情况通报3232三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 4.4.报告报告概概 念念适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。特特 点点1.汇报性：汇报性：主要是反映情况；主要是反映情况；2.陈述性：陈述性：用叙述性的语言反映实际情况。用叙述性的语言反映实际情况。分分 类类按作用、内容划分，分为呈报性报告和呈转性报告。按作用、内容划分，分为呈报性报告和呈转性报告。结结构构与与写写法法标题等标题等标题、发文字号、主送单位执行标准公文格式。标题、发文字号、主送单位执行标准公文格式。正文正文1.呈报性报告：呈报性报告：首先写报告的原因和目的，其次写报告内容，最后用首先写报告的原因和目的，其次写报告内容，最后用“请请审阅审阅”、“请查收请查收”、“特此报告特此报告”等常用语结尾。等常用语结尾。2.呈转性报告：呈转性报告：首先写明报告的原因，其次具体阐述工作安排的有关规定、首先写明报告的原因，其次具体阐述工作安排的有关规定、措施和方法，最后常用措施和方法，最后常用“以上报告如无不妥，请予批转执行以上报告如无不妥，请予批转执行”等结束全文。等结束全文。落款落款执行标准公文格式。执行标准公文格式。举举 例例关于上报国有资本经营预算的报告3333三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 5.5.决议决议概概 念念是经过会议讨论通过，对某些重大事项、重大问题作出决策、并要求贯彻是经过会议讨论通过，对某些重大事项、重大问题作出决策、并要求贯彻执行的公文文件。执行的公文文件。特特 点点具有无可辩驳的集体性、权威性、规范性。具有无可辩驳的集体性、权威性、规范性。分分 类类公布性决议、批准性决议、阐述性决议。公布性决议、批准性决议、阐述性决议。结结构构与与写写法法标题等标题等标题、发文字号执行标准公文格式。决议不写主送单位，但要在标题下小标题、发文字号执行标准公文格式。决议不写主送单位，但要在标题下小括号内注明会议名称及通过时间，也可只写年月日。括号内注明会议名称及通过时间，也可只写年月日。正文正文1.公布性决议：公布性决议：首先写通过决议的那次会议及其作出公布议案的简单理由，首先写通过决议的那次会议及其作出公布议案的简单理由，次写公布内容，最后写注意事项及处理办法。次写公布内容，最后写注意事项及处理办法。2.批准性决议：批准性决议：首先写什么会议审议了某个议案，依据什么理由，决定批首先写什么会议审议了某个议案，依据什么理由，决定批准否，再写对被审议案的具体评价，最后以准否，再写对被审议案的具体评价，最后以“指出指出”、“认为认为”之语引出之语引出号召。号召。3.阐述性决议：阐述性决议：先概述某一事实，然后加以理论分析，最后是评断。先概述某一事实，然后加以理论分析，最后是评断。落款落款执行标准公文格式。因已注明通过时间，此处可以不落时间。执行标准公文格式。因已注明通过时间，此处可以不落时间。举举 例例潍柴党委抗震救灾决议3434三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 6.6.决定决定概概 念念适用于对重要事项或重大行动作出安排。适用于对重要事项或重大行动作出安排。特特 点点1.规定性：规定性：决定的内容明确，具体；决定的内容明确，具体；2.权威性、强制性：权威性、强制性：必须执行，不得违抗；必须执行，不得违抗；3.适用范围广：适用范围广：各种团体和单位都可以使用。各种团体和单位都可以使用。分分 类类知照性决定、指挥性决定。知照性决定、指挥性决定。结结构构与与写写法法标题等标题等标题、发文字号执行标准公文格式。决定不写主送单位，如果是会议作出标题、发文字号执行标准公文格式。决定不写主送单位，如果是会议作出的决定，要在标题下小括号内注明会议名称及通过时间，也可只写年月日的决定，要在标题下小括号内注明会议名称及通过时间，也可只写年月日正正 文文1.知照性决定：知照性决定：写出决定的根据与决定的具体内容即可。写出决定的根据与决定的具体内容即可。2.指挥性决定：指挥性决定：先写明决定的依据、必要性、目的和意义，后写决定的事先写明决定的依据、必要性、目的和意义，后写决定的事项。如果是干部处分的决定，要写明针对的当事者及针对的事实，分析问项。如果是干部处分的决定，要写明针对的当事者及针对的事实，分析问题的性质、产生的原因、应当吸取的教训等，最后写处理意见和要求。题的性质、产生的原因、应当吸取的教训等，最后写处理意见和要求。落落 款款执行标准公文格式。经过会议通过的，并注明了通过时间，此处不落时间执行标准公文格式。经过会议通过的，并注明了通过时间，此处不落时间举举 例例关于表彰2008年度先进基层党组织优秀共产党员优秀党务工作者的决定3535三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 7.7.函函概概 念念适用于不相隶属单位相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管请求批适用于不相隶属单位相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管请求批准等。准等。特特 点点1.行文自由：行文自由：使用时没有严格的上下级别约束；使用时没有严格的上下级别约束；2.用途广泛：用途广泛：商洽工作，询问和答复问题等都可以用函；商洽工作，询问和答复问题等都可以用函；3.灵活多样：灵活多样：写作方式灵活，行文灵活。写作方式灵活，行文灵活。分分 类类商洽函、询问函、答复函、请示函、周知函。商洽函、询问函、答复函、请示函、周知函。结结构构与与写写法法标题等标题等标题、发文字号、主送单位执行标准公文格式。标题、发文字号、主送单位执行标准公文格式。正正 文文1.发函：发函：首先写明发函的理由，其次写明需要商洽、询问、告知、催办、首先写明发函的理由，其次写明需要商洽、询问、告知、催办、请求的具体事项，最后用请求的具体事项，最后用“特此函询，望予函告特此函询，望予函告”、“请予研究复函请予研究复函”等等结尾。结尾。2.复函：复函：首先概述来函内容作为复函依据；其次写明对来函作出回答；最首先概述来函内容作为复函依据；其次写明对来函作出回答；最后用后用“特此函复特此函复”、“专此函复专此函复”等结尾，个人复函可以用祝福语结束。等结尾，个人复函可以用祝福语结束。落落 款款执行标准公文格式。执行标准公文格式。举举 例例回天大书记函3636三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 8.8.会议纪要会议纪要概概 念念适用于记载和传达会议情况和会议事项。适用于记载和传达会议情况和会议事项。特特 点点1.概括性：概括性：对会议记录的综合、归纳、提炼；对会议记录的综合、归纳、提炼；2.及时性：及时性：大多要求在会后即整理出来；大多要求在会后即整理出来；3.指导性：指导性：对工作具有重要指导作用，可作为开展工作的依据。对工作具有重要指导作用，可作为开展工作的依据。结结构构与与写写法法标题等标题等标题：会议名称标题：会议名称+纪要；发文时期：一般放在标题之下，用圆括号括起来纪要；发文时期：一般放在标题之下，用圆括号括起来正正 文文第一部分：第一部分：会议概况，包括会议时间、地点、与会人员和主持者、目的、会议概况，包括会议时间、地点、与会人员和主持者、目的、会议的议程和议题等。会议的议程和议题等。第二部分：第二部分：会议主要精神，研究的问题，讨论的意见，提出的任务要求。会议主要精神，研究的问题，讨论的意见，提出的任务要求。写写 法法1.概述式：概述式：把会议的发言或讨论情况概括地叙述出来，多用于一般日常会把会议的发言或讨论情况概括地叙述出来，多用于一般日常会议，议论的问题比较集中、意见比较一致。议，议论的问题比较集中、意见比较一致。2.问题归纳式：问题归纳式：最为普遍，适用于规模较大、议论问题较多、涉及方面较最为普遍，适用于规模较大、议论问题较多、涉及方面较广的工作会议，需要把问题和意见整理归纳。广的工作会议，需要把问题和意见整理归纳。3.发言记录式：发言记录式：按照发言顺序，把每个发言人的主要意见写出来。按照发言顺序，把每个发言人的主要意见写出来。举举 例例船机市场调研汇报会会议纪要船机市场调研汇报会会议纪要3737三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 9.9.调查报告调查报告概概 念念对某项工作、某个事件或某个问题，经过深入细致的调查后，将调查中搜对某项工作、某个事件或某个问题，经过深入细致的调查后，将调查中搜集到的材料加以系统整理，分析研究，并概括出规律和本质，提出对策与集到的材料加以系统整理，分析研究，并概括出规律和本质，提出对策与观点的书面报告。观点的书面报告。特特 点点1.典型性：典型性：通过典型事例说明问题，具有代表性和说服力；通过典型事例说明问题，具有代表性和说服力；2.准确性：准确性：报告中事实真实准确，不能虚假伪造；报告中事实真实准确，不能虚假伪造；3.指导性：指导性：把新经验、新典型介绍给大家，用于指导实际工作。把新经验、新典型介绍给大家，用于指导实际工作。结结构构与与写写法法标标 题题1.直述式标题：直述式标题：直接写出调查内容或对象，如直接写出调查内容或对象，如”虚假广告何时了虚假广告何时了“；2.公文式标题：公文式标题：由调查对象由调查对象+内容内容+文种组成；文种组成；3.复合式标题：复合式标题：主、副标题结合主标题点明调查结论或核心问题，副标题主、副标题结合主标题点明调查结论或核心问题，副标题点明调查内容与对象。点明调查内容与对象。主主 体体1.前言：前言：一般是用一段话概括全文写作背景、主要内容，目的是为了让读一般是用一段话概括全文写作背景、主要内容，目的是为了让读者对全文有一个总的印象。者对全文有一个总的印象。2.正文：正文：详细叙述调查研究的具体情况、做法和经验。详细叙述调查研究的具体情况、做法和经验。3.结语：结语：总结全文的主要观点，进一步深化主题。总结全文的主要观点，进一步深化主题。落落 款款执行标准公文格式。更多资料在资料搜索网()海量资料下载3838三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 10.10.情况简报情况简报概概 念念是企事业单位为指导工作、沟通情况、反映问题、交流意见而单独编发的是企事业单位为指导工作、沟通情况、反映问题、交流意见而单独编发的一种内部公文。一种内部公文。特特 点点1.及时性：及时性：及时、准确地反映重要信息；及时、准确地反映重要信息；2.真实性：真实性：简报中事实真实准确，不能虚假伪造；简报中事实真实准确，不能虚假伪造；3.简练性：简练性：材料选择和语言表达力求简明扼要；材料选择和语言表达力求简明扼要；4.具体性：具体性：反映实际工作中的具体问题。反映实际工作中的具体问题。分分 类类1.内容：内容：工作简报、会议简报；工作简报、会议简报；2.时间：时间：定期简报、不定期简报；定期简报、不定期简报；3.性质：性质：综合简报、专题简报。综合简报、专题简报。报报 头头包括简报的名称、期号、密级、编印单位、印发日期等内容。包括简报的名称、期号、密级、编印单位、印发日期等内容。结结构构与与写写法法主主 体体1.标题：标题：要求以简介的词句概括全文的核心内容，具体形式多样。要求以简介的词句概括全文的核心内容，具体形式多样。2.导语：导语：叙述简报的主要内容，提出全文的中心或主要事实。叙述简报的主要内容，提出全文的中心或主要事实。3.正文：正文：主要是反映情况、成绩，提出问题。主要是反映情况、成绩，提出问题。4.结尾：结尾：重申观点，揭示意义，发出号召。重申观点，揭示意义，发出号召。报报 尾尾位于简报最后一页下方，要写明发送范围和印刷份数。位于简报最后一页下方，要写明发送范围和印刷份数。举举 例例办公室情况简报办公室情况简报2009年第年第2期期3939三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 11.11.致辞致辞概概 念念在某种公关场合为表示勉励、感谢、祝贺等所作的礼仪性讲话。在某种公关场合为表示勉励、感谢、祝贺等所作的礼仪性讲话。分分 类类1.祝词：对正在进行中的事件或相关人物表示祝贺的即席发言。祝词：对正在进行中的事件或相关人物表示祝贺的即席发言。2.贺词：是对已经取得的成功表示祝贺。贺词：是对已经取得的成功表示祝贺。结结构构与与写写法法标标 题题一般由致辞活动名称、致辞人姓名和文种三部分组成，也可直接写文种。一般由致辞活动名称、致辞人姓名和文种三部分组成，也可直接写文种。称称 谓谓在正文前定格写对出席者的称呼，注意尊敬用语在正文前定格写对出席者的称呼，注意尊敬用语正正 文文1.表示问候、欢迎、感谢等；表示问候、欢迎、感谢等；2.简要回顾双方的关系发展情况；简要回顾双方的关系发展情况；3.展望双方的未来情况；展望双方的未来情况；4.表示祝福、感谢等。表示祝福、感谢等。结结 尾尾写清单位名称、时间等，有的可以省略。写清单位名称、时间等，有的可以省略。举举 例例公司领导在潍柴控股集团欢迎宴会上的祝酒词公司领导在潍柴控股集团欢迎宴会上的祝酒词4040三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 12.12.介绍信介绍信（一般公文纸书写）（一般公文纸书写）概概 念念为联系工作、了解情况、学习经验、参加会议等给本单位人员外出所开具为联系工作、了解情况、学习经验、参加会议等给本单位人员外出所开具的一种专用书信。的一种专用书信。结结构构与与写写法法标标 题题第一行居中用较大字体写上第一行居中用较大字体写上”介绍信介绍信“三个字。三个字。称称 谓谓顶格写收信单位名称或收信人姓名，后加冒号。顶格写收信单位名称或收信人姓名，后加冒号。正正 文文1.被介绍人的姓名、人数、年龄、职务，如果是党、团事务类的，要写清被介绍人的姓名、人数、年龄、职务，如果是党、团事务类的，要写清楚政治面貌；楚政治面貌；2.要接洽的事务及对收信者的要求（请求）等，最后以要接洽的事务及对收信者的要求（请求）等，最后以“请请为盼盼”；3.祝愿和敬语，一般用祝愿和敬语，一般用“此致敬礼此致敬礼”。落落 款款在结尾下一行的偏右方写上单位的名称，再下一行写日期，并加盖公章。在结尾下一行的偏右方写上单位的名称，再下一行写日期，并加盖公章。注意事项注意事项1.要填写持介绍信者的真实姓名、身份，不得冒名顶替；要填写持介绍信者的真实姓名、身份，不得冒名顶替；2.接洽和联系事项要写得简明扼要，办什么事就写什么事；接洽和联系事项要写得简明扼要，办什么事就写什么事；3.要经过领导过目或在存根上签字，以示慎重负责；要经过领导过目或在存根上签字，以示慎重负责；4.重要的介绍信要留有存根或底稿，内容和正文完全一样，以备查考。重要的介绍信要留有存根或底稿，内容和正文完全一样，以备查考。举举 例例介绍信介绍信4141三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 13.13.证明信证明信（以组织名义发出）（以组织名义发出）概概 念念是以组织和单位凭借确凿的证据，证明某人的身份、经历，或证明有关事是以组织和单位凭借确凿的证据，证明某人的身份、经历，或证明有关事件的真实情况的专用书信。件的真实情况的专用书信。结结构构与与写写法法标标 题题第一行居中用较大字体写上第一行居中用较大字体写上“证明信证明信”三个字，也可以写为公文形势的标三个字，也可以写为公文形势的标题，如题，如“关于关于问题的的证明明”。称称 谓谓顶格写明需要证明单位的名称，后加冒号。顶格写明需要证明单位的名称，后加冒号。正正 文文1.另起一行，空两格写；另起一行，空两格写；2.如证明一个人的历史问题，写清人名、时间、地点及所经历的事情；如证明一个人的历史问题，写清人名、时间、地点及所经历的事情；3.如证明的是一件事，要写清参与者的姓名、身份及在此事件中的地位、如证明的是一件事，要写清参与者的姓名、身份及在此事件中的地位、作用和事件本身的前因后果。作用和事件本身的前因后果。结结 尾尾可接着正文或另起一行空两格写上可接着正文或另起一行空两格写上“特此证明特此证明”四个字。四个字。落落 款款在末行右下方写上证明单位的名称，再下一行写日期，并加盖公章。在末行右下方写上证明单位的名称，再下一行写日期，并加盖公章。注意事项注意事项1.要严肃认真，实事求是，言之有据；要严肃认真，实事求是，言之有据；2.语言要准确，不能随意夸饰，不可模棱两可；语言要准确，不能随意夸饰，不可模棱两可；3.不能用铅笔、红笔书写，不能涂改；不能用铅笔、红笔书写，不能涂改；4.对于随身携带的证明信，一般要在结尾注明有效时间和对于随身携带的证明信，一般要在结尾注明有效时间和“过期无效过期无效”字字样样举举 例例证明信证明信4242三、常用应用文介绍三、常用应用文介绍 14.14.启事启事概概 念念“启启”是是“陈述陈述”的意思，的意思，“事事”即即“事项事项”。启事是机关、团体或个人，。启事是机关、团体或个人，把需要说明或希望大家协助办理的某些事情简要地写出来，具有广告性质把需要说明或希望大家协助办理的某些事情简要地写出来，具有广告性质和信息传递的作用的短文。和信息传递的作用的短文。分分 类类征招类、提醒类、寻找类征招类、提醒类、寻找类标标 题题在第一行居中位置用较大字号写在第一行居中位置用较大字号写“启事启事”，或者在前加修饰语，如，或者在前加修饰语，如“招聘招聘启事启事”。如果。如果“启事启事”的内容紧迫，可在前面加上的内容紧迫，可在前面加上“紧急紧急”二字。二字。结结构构与与写写法法正正 文文1.招聘启事：招聘启事：首先要写明招聘的目的，然后说明用人的单位、部门、业首先要写明招聘的目的，然后说明用人的单位、部门、业务、对象、条件、待遇、询问事宜、联系办法、联系时间等项内容；务、对象、条件、待遇、询问事宜、联系办法、联系时间等项内容；2.征文启事：征文启事：要写明征文的目的、主题、范围、要求、征文起止时间，以要写明征文的目的、主题、范围、要求、征文起止时间，以及设立奖项等，最后加上欢迎应征的礼貌语；及设立奖项等，最后加上欢迎应征的礼貌语；3.招领启事：招领启事：要写明所拾物品的时间、地点、物品的名称，让失主在什么要写明所拾物品的时间、地点、物品的名称，让失主在什么时间、到什么地点认领等，不能说明物品的数量、特征，以防冒领。时间、到什么地点认领等，不能说明物品的数量、特征，以防冒领。结结 尾尾正文后可以写上正文后可以写上“此启此启”或或“特此启事特此启事”的结束语，也可以略而不写。的结束语，也可以略而不写。落落 款款写明发启事的单位或个人姓名，最后注明启事的日期。写明发启事的单位或个人姓名，最后注明启事的日期。举举 例例招聘启事招聘启事4343四、应用文结构和语言四、应用文结构和语言 更多资料在资料搜索网()海量资料下载4444四、应用文结构和语言四、应用文结构和语言 1.1.结构结构（层次与段落）（层次与段落）概概 念念是应用文内部的组织和构造，又称谋篇、布局、章法等。是应用文内部的组织和构造，又称谋篇、布局、章法等。层层次次与与段段落落层层 次次是应用文内容的表现次序及论述展开的步骤，通常有三种形式：是应用文内容的表现次序及论述展开的步骤，通常有三种形式：1.递进式：递进式：一层进一层步步深入，通知、决定、指示多采用；一层进一层步步深入，通知、决定、指示多采用；2.并列式：并列式：各层次之间是并列关系，报告、讲话、会议纪要等多采用；各层次之间是并列关系，报告、讲话、会议纪要等多采用；3.总分式：总分式：各个层次之间的关系是由各个层次之间的关系是由“总总”到到“分分”。有的先总述后分述，。有的先总述后分述，有的先提出问题，然后一一分析，最后得出结论。有的先提出问题，然后一一分析，最后得出结论。段段 落落概念：是文章的自然段，它是表现层次的一种形式。概念：是文章的自然段，它是表现层次的一种形式。划分段落应掌握的原则：划分段落应掌握的原则：1.要保持段落的单一性、完整性，一段只能说一个意思而且要说完整，不要保持段落的单一性、完整性，一段只能说一个意思而且要说完整，不能把互不相干的意思混在一起；能把互不相干的意思混在一起；2.要做到段与段之间意思贯通，衔接自然。要做到段与段之间意思贯通，衔接自然。分段方法：分段方法：1.按条款分段：按条款分段：通知、通报、指示、条例等多采用；通知、通报、指示、条例等多采用；2.篇段合一：篇段合一：多用于批转、转发性的通知及内容简略的公文；多用于批转、转发性的通知及内容简略的公文；3.小标题分段：小标题分段：用简要的话把本段意思概括出来。用简要的话把本段意思概括出来。4545四、应用文结构和语言四、应用文结构和语言 1.1.结构结构（开头与结尾）（开头与结尾）开开头头与与结结尾尾开开 头头四种写法：四种写法：1.概述式：概述式：用叙述的方法，概括地写出基本情况、问题或过程；用叙述的方法，概括地写出基本情况、问题或过程；2.目的式：目的式：以简明的语言说明应用文的目的，或开头概述情况，而后引出以简明的语言说明应用文的目的，或开头概述情况，而后引出主旨；主旨；3.缘由式：缘由式：以上级文件、领导指示或有关法规、规定作为行文的依据和出以上级文件、领导指示或有关法规、规定作为行文的依据和出发点，多用于通知等；发点，多用于通知等；4.直述式：直述式：开宗明义，直接切入主题。开宗明义，直接切入主题。结结 尾尾四种写法：四种写法：1.自然结束：自然结束：一份应用文要阐明的问题说完了，全文也就自然结束；一份应用文要阐明的问题说完了，全文也就自然结束；2.提出请求：提出请求：用于上行文，请示、报告等文件常用，如用于上行文，请示、报告等文件常用，如“以上意见妥否，以上意见妥否，请批示请批示”；3.指出方向：指出方向：在结尾提出努力方向，发出号召，多用于通知、会议决议；在结尾提出努力方向，发出号召，多用于通知、会议决议；4.提出要求：提出要求：在结尾时就贯彻执行中的有关事项提出要求，多用于通知、在结尾时就贯彻执行中的有关事项提出要求，多用于通知、通报等下行文。通报等下行文。4646四、应用文结构和语言四、应用文结构和语言2.2.语言语言总体总体要求要求1.准确：准确：避免产生歧义，如在招聘启事中，避免产生歧义，如在招聘启事中，“大专以上学历大专以上学历”要说明是否含大要说明是否含大专；专；2.简明：简明：简洁明了，通俗易懂；简洁明了，通俗易懂；3.庄重：庄重：庄严、持重，礼貌得体，避免使用口语词、方言词。庄严、持重，礼貌得体，避免使用口语词、方言词。专用专用语言语言1.引述词语：引述词语：“近接近接”、“收悉收悉”、“悉悉”等；等；2.称谓词语：称谓词语：“你（贵）公司你（贵）公司”、“你（贵）委你（贵）委”等；等；3.常用开头语：常用开头语：“按照按照”、“根据根据”、“遵照遵照”、“据反映据反映”、“兹因兹因”、“由于由于”、“为了为了”等；等；4.请示词语：请示词语：“请请”、“特请特请”、“恳请恳请”、“希望希望”、“望望”等；等；5.综合词语综合词语：“鉴于鉴于”、“为此为此”、“据此据此”、“总之总之”、“综上所述综上所述”等；等；6.询问词语：询问词语：“当否当否”、“可否可否”、“妥否妥否”、“是否可行是否可行”、“是否妥当是否妥当”等；等；7.表态词语：表态词语：“同意同意”、“拟同意拟同意”、“准予备案准予备案”、“遵照执行遵照执行”、“按照按照执行执行”等；等；8.结尾用语：结尾用语：“特此报告特此报告”、“专此报告专此报告”、“特此通告特此通告”、“此复此复”、“为为要要”、“为盼为盼”、“为荷为荷”等。等。4747五、常见问题和对策五、常见问题和对策 4848 Phase 2问问 题题1发文发文字号不规范字号不规范 五、常见问题举例五、常见问题举例表表 现现1.把单位的简称直接作为把单位的简称直接作为机关代字使用，致使文号机关代字使用，致使文号太长；太长；2.发文字号的年份用圆括发文字号的年份用圆括号号“（）（）”括入，而不是括入，而不是用规范的六角括号用规范的六角括号“”；3.对于字号和字体，有的对于字号和字体，有的用小用小3号；有的用小标宋号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有体字，有的用楷体，也有的用黑体。的用黑体。4949 Phase 2问问 题题2文种使用不当文种使用不当 五、常见问题举例五、常见问题举例表表 现现1.把要求上级机关投资补把要求上级机关投资补助的上行文，应用助的上行文，应用“请示请示”文种错用为文种错用为“报告报告”文文种，无法得到上级机关的种，无法得到上级机关的“批复批复”；2.将对下级单位的将对下级单位的“批复批复”错用为错用为“函函”的文种。的文种。5050 Phase 2问问 题题3公文标题不规范公文标题不规范 五、常见问题举例五、常见问题举例表表 现现1.标题中滥用符号，标题标题中滥用符号，标题中使用了多种标点符号，中使用了多种标点符号，较多的是使用顿号和书名较多的是使用顿号和书名号；号；2.在公文标题的拟制上，在公文标题的拟制上，冗长繁琐，标题中冗长繁琐，标题中“事由事由”概括得不简要，转发概括得不简要，转发（批转）性文件，标题照（批转）性文件，标题照搬照抄，层层照转，一个搬照抄，层层照转，一个词组套一个词组，冗长臃词组套一个词组，冗长臃肿。肿。5151 Phase 2问问 题题4引用文号不规范引用文号不规范 五、常见问题举例五、常见问题举例表表 现现将其顺序前后倒置。将其顺序前后倒置。有的先引文号后引标题，有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。有的只引标题不引文号。例：例：“根据铁道部铁办根据铁道部铁办200712号文号文关于关于的通知的通知”，是不符，是不符合规定的，正确的引用方合规定的，正确的引用方式应为式应为“根据铁道部根据铁道部关关于于的通知的通知（铁办（铁办200712号）号）”更多资料在资料搜索网()海量资料下载5252 Phase 2问问 题题5结构层次序数使用不规范结构层次序数使用不规范 五、常见问题举例五、常见问题举例表表 现现 规范的结构层次序数要规范的结构层次序数要求，第一层为求，第一层为“一、一、”，第二层为第二层为“（一）（一）”，第，第三层为三层为“1”，第四层，第四层为为“”。在使用中常出现的问在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒即下位序数与上位序数倒置；二是层次跳跃，或在置；二是层次跳跃，或在“（一）（一）”、“”后加后加顿号，写成顿号，写成“（一）、（一）、”或或“、”等等5353 谢谢大家！更多资料在资料搜索网()海量资料下载5454