团队领导的时间管理教材

团队领导培训时间管理 1团队领导培训时间管理课课 程程 规规 划划 图图p介绍与成果介绍与成果p你的时间管理有多好？你的时间管理有多好？p处理时间浪费因素处理时间浪费因素p节省时间的工具节省时间的工具p个人时间管理风格个人时间管理风格p个人风格练习个人风格练习p保持良好的时间习惯保持良好的时间习惯p个人发展计划个人发展计划p结论和概述结论和概述2团队领导培训时间管理学学 习习 成成 果果 在完成本课程后，参加者将能：在完成本课程后，参加者将能：p使用并分析时间日志使用并分析时间日志p处理常见的时间浪费因素处理常见的时间浪费因素p使用一些时间友好工具使用一些时间友好工具p识别你的个人时间管理风格识别你的个人时间管理风格p知道如何有效地利用你的个人时间管理风格知道如何有效地利用你的个人时间管理风格p保持良好的时间习惯。保持良好的时间习惯。3团队领导培训时间管理你的时间管理有多好？你的时间管理有多好？p 练习：练习：l测试一下你的时间测试一下你的时间管理状况？管理状况？l一周时间日志分析一周时间日志分析4团队领导培训时间管理每周时间的利用情况5团队领导培训时间管理处理浪费时间因数p三种主要的时间浪费因素是：三种主要的时间浪费因素是：l无效授权无效授权l意外的中断意外的中断l有个杂乱无章的办公室有个杂乱无章的办公室p无效授权的原因无效授权的原因l授授权太少权太少l授权太多授权太多l授权时没有清晰的沟通授权时没有清晰的沟通6团队领导培训时间管理如何有效地进行授权？p识别紧急和重要的任急和重要的任务。p选择合适的（即，有意愿、有知合适的（即，有意愿、有知识和有和有经验的）的）团队成成员。p通通过针对每个目每个目标给出指定的行出指定的行动和期限来和期限来阐明你的目明你的目标。7团队领导培训时间管理如何有效地进行授权？p清晰地沟通清晰地沟通p监控目控目标的的进展。展。p必要必要时提供指提供指导和支持。和支持。p评估估结果，果，给予回予回馈。8团队领导培训时间管理怎样关掉电话（1）p在你最忙的时间避免接听来电：在你最忙的时间避免接听来电：请别人帮你记下留言。启动电话的应答装置。摘下听筒，关闭你的手机。p缩短电话交谈内容缩短电话交谈内容询问是否可以在方便时才回电话。记下时间再回电话。9团队领导培训时间管理怎样关掉电话（2）p如果你接电话，接电话之前记下你正在忙的事如果你接电话，接电话之前记下你正在忙的事情，以便接完电话后继续工作。情，以便接完电话后继续工作。p让打出的电话更有效让打出的电话更有效把它们集中在一起将它们按优先顺序排列将与通话内容有关的资料放在手边。10团队领导培训时间管理怎样劝阻不速之客p让来人知道他们来的不是时候。让来人知道他们来的不是时候。p告诉他你只有告诉他你只有5 5分钟谈话时间。分钟谈话时间。p在他仍在讲话的同时开始慢慢地在他仍在讲话的同时开始慢慢地送他回去。送他回去。p不要在你办公室摆放多余的不要在你办公室摆放多余的椅子。椅子。11团队领导培训时间管理TRAF 技巧p丢弃丢弃p交办交办p实施实施p归档归档12团队领导培训时间管理办公桌的5S步骤步骤1Seiri 挑出不必要的挑出不必要的步骤步骤2Seiso清理清理步骤步骤3Seiton储存储存步骤步骤4Seiketsu设定标准设定标准步骤步骤5 Shitsuke维持标准维持标准13团队领导培训时间管理节省时间的工具节省时间的工具p目标设定目标设定p活动计划活动计划 p列出优先顺序列出优先顺序 p待办事项列表待办事项列表 p工作日志管理工作日志管理14团队领导培训时间管理目标设定目标就是我们为了愿景、目的或意图而目标就是我们为了愿景、目的或意图而努力的终点。努力的终点。实例实例目标：到目标：到6 6月月2525日废品减少日废品减少50%50%15团队领导培训时间管理SMART目标Specific)具体的具体的(Measurable)可衡量的可衡量的(Achievable)可实现的可实现的(Realistic)现实的现实的(Time-based)基于时间的基于时间的(16团队领导培训时间管理活动计划实例活活动计划划目目标：到：到 6 6月月2525日日废品减少品减少 50%50%活动：1收集废品的发生率、次数等有关数据。2召开解决问题的团队会议，确定根源，找出解决方案。3为方案的事实作计划并分配资源。4记录并监控结果。17团队领导培训时间管理帕累托定律帕累托定律一般来说，有一些（一般来说，有一些（20%）的人）的人起最大的（起最大的（80%）作用。）作用。18团队领导培训时间管理时间管理象限引自高效能人士的七个习惯Stephen Covey,Simon&Schuster,19921.重要和紧急的重要和紧急的如：危机，限期2.重要而不紧急的重要而不紧急的如：计划，预防，建立关系，培养生产能力3.紧急而不重要的紧急而不重要的如：中断，一些会议，一些报告，一些电话4.不紧急也不重要的不紧急也不重要的如：琐细的事，浪费时间的事，一些电话19团队领导培训时间管理如何有效地列出优先顺序识别并集中完成重要的任务（第一、二象限）识别并集中完成重要的任务（第一、二象限）自问自答以下问题，列出你重要活动的优先顺序：自问自答以下问题，列出你重要活动的优先顺序：项目有多紧急？项目有多紧急？这会使我更接近实现目标吗？这会使我更接近实现目标吗？还涉及谁？他们可以完成这项工作吗？还涉及谁？他们可以完成这项工作吗？我喜欢做什么样的工作我喜欢做什么样的工作现在把这些任务排序，如：现在把这些任务排序，如：A-1A-1、A-2A-2、A-3A-3等。等。将其余的活动按重要程度分为将其余的活动按重要程度分为A A、B B、C C三类。三类。20团队领导培训时间管理优先级列表实例优先级优先级活动活动象限象限B2B2为星期四星期四组织临时工工2 2A2A2更新更新VPMVPM板板1 1B3B3绘制制5 5S S审核核结果果图表表2 2B4B4预约安全培安全培训课程程2 2B1B1跟跟进行行动计划划2 2A1A1准准备解决解决问题会会议1 1C2C2预约汽汽车维修服修服务3 3C1C1撰写事故撰写事故报告告3 321团队领导培训时间管理待办事项列表实例优先级优先级活动活动/工作工作 A1准备解决问题会议准备解决问题会议A2更新更新VPM板板B1跟进行动计划跟进行动计划B2为星期四组织临时工为星期四组织临时工B3绘制绘制5S审核结果图表审核结果图表B4预约安全培训课程预约安全培训课程C1撰写事故报告撰写事故报告C2预约汽车维修服务预约汽车维修服务22团队领导培训时间管理五种基本时间管理风格五种基本时间管理风格下面介绍的五种基本的时间管理风下面介绍的五种基本的时间管理风格，每种风格都有各自的特点，根格，每种风格都有各自的特点，根据不同的情况，可以说都是有效的据不同的情况，可以说都是有效的你可能是其中一类或几类的组合你可能是其中一类或几类的组合五种基本的时间管理风格为大家选五种基本的时间管理风格为大家选择提供指导。择提供指导。23团队领导培训时间管理你属于哪种类型？你属于哪种类型？p 练习：练习：l测试一下你的时间测试一下你的时间管理风格属于哪种管理风格属于哪种类型？类型？24团队领导培训时间管理你的风格是。你的风格是。p大部分是大部分是A-A-你倾向于你倾向于“跳跃的袋鼠跳跃的袋鼠”风格风格p大部分是大部分是B-B-你倾向于你倾向于“挑剔的豹挑剔的豹”风格风格25团队领导培训时间管理你的风格是。你的风格是。p大部分是大部分是C-C-你倾向于你倾向于“勇敢的鹰勇敢的鹰”风格风格p大部分是大部分是D-D-你倾向于你倾向于“小心的变色龙小心的变色龙”风格风格p大部分是大部分是E-E-你倾向于你倾向于“活跃的冒失鬼活跃的冒失鬼”风格风格26团队领导培训时间管理时间管理案例分析时间管理案例分析课堂练习与讨论27团队领导培训时间管理小休片刻小休片刻（1010分钟）分钟）28团队领导培训时间管理 课程回顾课程回顾29团队领导培训时间管理A-跳跃的袋鼠p为什么你不能按时完成一项任务？为什么你不能按时完成一项任务？分心厌倦挫败焦虑解决挫败的两种处理方式？30团队领导培训时间管理A-跳跃的袋鼠（特点）p喜欢忙个不停喜欢忙个不停p喜欢做各种各样的事情，出于种种原喜欢做各种各样的事情，出于种种原 因，对手头的任务失去兴趣。因，对手头的任务失去兴趣。p还没有完成先前的任务就从一项工作跳到还没有完成先前的任务就从一项工作跳到下一项工作。下一项工作。31团队领导培训时间管理如何更好利用时间？“跳跃的袋鼠跳跃的袋鼠”必须确保他已经设定清晰的每日目必须确保他已经设定清晰的每日目标，并制定一个活动计划。标，并制定一个活动计划。32团队领导培训时间管理B-挑剔的豹(特点)p经常保持着不现实的完美主义，为了做好经常保持着不现实的完美主义，为了做好每一项工作让自己处于巨大的压力之下。每一项工作让自己处于巨大的压力之下。p你也期望其他人以和你相同的步伐和标准。你也期望其他人以和你相同的步伐和标准。p你很少会对结果满意。你很少会对结果满意。p当你感到工作量很大的时候，你也不请求当你感到工作量很大的时候，你也不请求忙。忙。33团队领导培训时间管理B-挑剔的豹p为什么你不能按时完成一项任务？为什么你不能按时完成一项任务？误解他人的标准讨好别人讨好别人（学会拒绝）34团队领导培训时间管理如何更好利用时间？“挑剔的豹挑剔的豹”需要变得更现实，认清他的能力范围，需要变得更现实，认清他的能力范围，另外他还需要学习如何有效地委派任务。另外他还需要学习如何有效地委派任务。35团队领导培训时间管理C-勇敢的鹰（特点）p你喜欢挑战而总是不坚持一种惯例你喜欢挑战而总是不坚持一种惯例p在处理一项任务时，你感到自信在处理一项任务时，你感到自信，想要尽，想要尽快完成这项任务。有些情况要求一个快速快完成这项任务。有些情况要求一个快速回答，有些任务需要在最短时间内完成。回答，有些任务需要在最短时间内完成。p你尝试集中精力在更大的画面，你不愿意你尝试集中精力在更大的画面，你不愿意停留在那些次要的细节上停留在那些次要的细节上36团队领导培训时间管理C-勇敢的鹰p为什么你不能按时完成一项任务？为什么你不能按时完成一项任务？你的工作对你的要求太多你的工作对你的要求太多你不得不在短时间内做许多事情你不得不在短时间内做许多事情 37团队领导培训时间管理如何更有效地利用时间？“勇敢的鹰勇敢的鹰”需要更加有条不紊，要把细节的跟进需要更加有条不紊，要把细节的跟进委派给他可以信赖的成员。委派给他可以信赖的成员。38团队领导培训时间管理D-小心的变色龙（特点）p采取行动或做出一个快速决定对你来说并非采取行动或做出一个快速决定对你来说并非易事，你发现你常常花费几个小时在担心次易事，你发现你常常花费几个小时在担心次要的决定上要的决定上p你害怕会做出错误的决定，最后担忧就常常你害怕会做出错误的决定，最后担忧就常常变成你头脑中唯一的现实变成你头脑中唯一的现实39团队领导培训时间管理D-小心的变色龙（特点）p当你确实知道你想要什么的时候，你发现符当你确实知道你想要什么的时候，你发现符合逻辑地列出任务的优先顺序十分困难你不合逻辑地列出任务的优先顺序十分困难你不知道从何处开始知道从何处开始p处理新的和未知的状况会让你感到不自在处理新的和未知的状况会让你感到不自在40团队领导培训时间管理D-小心的变色龙为什么不能按时完成一项任务？为什么不能按时完成一项任务？你不确信是否掌握了所有信息你不确信是否掌握了所有信息太多的选择太多的选择手头的任务对你来说是新的手头的任务对你来说是新的41团队领导培训时间管理如何更有效地利用时间？“小心的变色龙小心的变色龙”需要清晰的目标，并要根据那些目标列出行动的优先顺需要清晰的目标，并要根据那些目标列出行动的优先顺序。决定需要分成几个更小的步骤，以便它们不会显得序。决定需要分成几个更小的步骤，以便它们不会显得接受不了。接受不了。42团队领导培训时间管理E-活跃的冒失鬼（特点）p你常常活跃于有压力的情况下。当限期逼近的你常常活跃于有压力的情况下。当限期逼近的时候你才发挥得最出色。时候你才发挥得最出色。p有时你等到第十一个小时才开始做重要的任务有时你等到第十一个小时才开始做重要的任务或项目。商业压力最终迫使你完成那些工作或项目。商业压力最终迫使你完成那些工作p你对完成任务所需的时间没有准确的估计你对完成任务所需的时间没有准确的估计p你低估了当前的状况或手头的任务你低估了当前的状况或手头的任务43团队领导培训时间管理E-活跃的冒失鬼为什么不能按时完成一项任务？为什么不能按时完成一项任务？不准确地估计你的时间不准确地估计你的时间你对压力做出承诺，而不是对期限你对压力做出承诺，而不是对期限除了压力以外，你还需要认知来执行除了压力以外，你还需要认知来执行44团队领导培训时间管理如何更有效地利用时间？“活跃的冒失鬼活跃的冒失鬼”需要学习如何更准确地估计工作所需时间。需要学习如何更准确地估计工作所需时间。做出一个活动计划和好的时间表也会帮助做出一个活动计划和好的时间表也会帮助他及时地完成任务他及时地完成任务。45团队领导培训时间管理主要时间管理风格练习主要时间管理风格练习p 练习：练习：l时间管理技巧进时间管理技巧进行实践行实践46团队领导培训时间管理回答问题？你的时间管理风格的优点？你的时间管理风格的优点？如何利用技巧克服你的具体风格缺点如何利用技巧克服你的具体风格缺点你那种风格的待办事项列表有什么作用你那种风格的待办事项列表有什么作用？学习了多种风格后，你有问题吗？学习了多种风格后，你有问题吗？47团队领导培训时间管理保持良好的时间习惯p有耐心有耐心p 分析什么有用，什么没用分析什么有用，什么没用p 灵活变灵活变通。通。p 收集信息收集信息。48团队领导培训时间管理保持良好的时间习惯p积极处理焦虑和挫败积极处理焦虑和挫败p了解你的团队领导角色了解你的团队领导角色p管管理你的工理你的工作场作场p监监控中断控中断。49团队领导培训时间管理结论和概述结论和概述p个人发展计划个人发展计划p结论和概述结论和概述时间管理的秘密是管理你自己时间管理的秘密是管理你自己能够采取适当手段帮助自己更好利用时间能够采取适当手段帮助自己更好利用时间每天有意识地加以应用每天有意识地加以应用50团队领导培训时间管理时间管理总结时间管理总结 51团队领导培训时间管理p三种主要的时间浪费因素是：三种主要的时间浪费因素是：无效授权无效授权意外的中断意外的中断有个杂乱无章的办公室有个杂乱无章的办公室52团队领导培训时间管理p节省时间的工具有节省时间的工具有：目标设定目标设定活动计划活动计划 列出优先顺序列出优先顺序 待办事项列表待办事项列表 工作日志管理工作日志管理53团队领导培训时间管理p一个目标就是愿景、目的或意图的终点一个目标就是愿景、目的或意图的终点目标应该是目标应该是 SMARTSpecific(具体的)Measurable（可衡量的）Acheivable（可实现的）Realistic（现实的）Time-based（基于时间的）54团队领导培训时间管理目标计划p活动计划是一个人的目标分解成许多具体活动活动计划是一个人的目标分解成许多具体活动和任务和任务p按照任务的重要性来列出优先次序而不是按照按照任务的重要性来列出优先次序而不是按照它们的紧急程度它们的紧急程度p在拟定待办事项列表时，写下所有你需要做的在拟定待办事项列表时，写下所有你需要做的事情，事情，A-优先级第一，然后是优先级第一，然后是B，接着是，接着是C.p利用日志或时间表，你可以按照小时计划一天利用日志或时间表，你可以按照小时计划一天的工作。的工作。55团队领导培训时间管理时间管理象限引自高效能人士的七个习惯Stephen Covey,Simon&Schuster,19921.重要和紧急的重要和紧急的如：危机，限期2.重要而不紧急的重要而不紧急的如：计划，预防，建立关系，培养生产能力3.紧急而不重要的紧急而不重要的如：中断，一些会议，一些报告，一些电话4.不紧急也不重要的不紧急也不重要的如：琐细的事，浪费时间的事，一些电话56团队领导培训时间管理p五种基本的时间管理风格，你可能会属五种基本的时间管理风格，你可能会属于其中一类或几类的组合于其中一类或几类的组合跳跃的袋鼠勇敢的鹰挑剔的豹小心的变色龙活跃的冒失鬼57团队领导培训时间管理p要保持良好的时间管理习惯，必须：要保持良好的时间管理习惯，必须：有耐心有耐心分析什么有用，什么没用？分析什么有用，什么没用？灵活变通灵活变通收集信息收集信息积极处理焦虑和挫败积极处理焦虑和挫败了解你的团队领导角色了解你的团队领导角色管理你的工作站管理你的工作站监控工作中断监控工作中断58团队领导培训时间管理马上行动！马上行动！学以致用学以致用59