商务公文写作技巧与规范培训

Page:1 20091018商务公文写作技巧与规范培训商务公文写作技巧与规范培训Page:2 商务公文写作基础知识商务公文写作基础知识常用商务公文写作规范常用商务公文写作规范商务电函写作规范商务电函写作规范商务写作原则与技巧商务写作原则与技巧Page:3 一、商务公文写作基础知识一、商务公文写作基础知识 1.公文的定义公文的定义2.公文的特点公文的特点3.公文的种类公文的种类4.公文常用词汇公文常用词汇5.公文结构用语公文结构用语Page:4 公文定义 公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。集团发布的公文管理办法中的定义：集团公司实施管理和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是贯彻集团发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。Page:5 公文特点权威性权威性权威性首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。规范性规范性规范性公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。工具性工具性工具性公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。Page:6 公文种类从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。上行文上行文下行文下行文平行文平行文Page:7 公文种类 从具体的文种来看，根据2000年_月_日，国务院发布的国家行政机关公文处理办法 的规定，有下列13个文种：命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。Page:8 公文种类 根据_年集团公司发布的公文管理办法，公司目前涉及到的商务公文为九种：1、决定，适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。2、意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。3、通知，适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免人员。Page:9 公文种类4、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或者情况。5、报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。6、请示，适用于向上级单位请求指示、批准的事项。7、批复，适用于答复下级单位请示事项。8、函，不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。请求批准和答复审批事项。9、会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。Page:10 公文格式及常用的词汇 发文机关发文机关发文字号发文字号标题标题主送机关主送机关落款落款主题词主题词抄送机关抄送机关Page:11 发文机关发文字号标题落款抄送机关主送机关主题词Page:12 公文结构用语一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该；等等。Page:13 二、常用商务公文写作规范二、常用商务公文写作规范 1.请示请示2.报告报告3.通知通知4.函函5.会议纪要会议纪要Page:14 请示的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）正文 请示缘由+请示事项（一文一事）结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷）单位 成文时间Page:15 请示的范文请示的范文链接请示的范文链接Page:16 请示的结构、内容和写法撰写请示应注意的问题：一、要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中；二、要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；三、要理由充分，请示事项要明确、具体；四、要语气平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。Page:17 报告的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：公司上半年各类产品质量评比工作的报告主送机关（可以一个，也可多个）正文 开头：（交待缘由、目的、意义、依据）主体：（陈述说明报告事项）结语 （特此报告、专此报告、以上报告请审阅）单位 成文时间Page:18 报告的范文报告的范文链接报告的范文链接Page:19 报告的结构、内容和写法撰写报告应注意的问题：（）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告事项不得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理和解决。（）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。（）主旨鲜明。报告的内容，一般涉及的面宽而且复杂，很容易写的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。这就要求在撰写时，力求写的观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。Page:20 请示与报告的区别区别报告报告请示请示性质不同陈述性公文呈批性公文行文目的不同在于汇报工作，反映情况，提出意见和建议，回签上级机关询问为解决某一问题，请示某一问题，请示上级指示或批准行文时间不同工作结束后或进行中必须在事前行文，不得先斩后奏主送机关不同旨在为上级提供信息，允许多头主送是向上级请示批示或批准，只能写一个主送机关事项的多少不同可以是一件事，如专题报告，或多件事，如综合报告必须遵循“一文一事”的原则答复的形式不同不要求上级回复要求上级及时批复回文，给予明确答复。Page:21 Page:22 通知的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种）如：通 知 正文 （一般写法）通知的缘由、根据通知事项执行要求 结语 （特此通知）单位 成文时间 写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。Page:23 通知的结构、内容和写法通知种类印发、批转、转发性通知批示性通知知照性通知事务性通知任免、聘用通知Page:24 通知的范文通知的范文链接通知的范文链接Page:25 Page:26 函的结构、内容和写法1、标题：发函用关于XXXX的函 复函用关于XXXX的复函 正式公函，应在标题下方标注发文字号。2、主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。3、正文：开头发函说明缘由、目的，商洽工作、情况交代清；复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。主体-发函写清商洽、询问、请求的事项，明确具体；复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。结尾-发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达”复函用“特此复函”、“此复”4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。Page:27 函的结构、内容和写法撰写函件应注意的问题撰写函件应注意的问题函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。Page:28 请示和函的区别 请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。函：主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。如：关于购置*设备的请示*公司关于与*单位建立合作关系的函Page:29 函的范文函的范文链接函的范文链接Page:30 会议纪要的结构、内容和写法会议纪要的特点：1、会议纪要属于会议文件它需记录会议情况和议定事项，凡不属于会议内容不能写入会议纪要。撰写人要根据会议客观实际行文，不可以擅自增删会议内容。2、会议纪要与会议记录的区别第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。Page:31 会议纪要的结构、内容和写法会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。2、主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。Page:32 会议纪要的结构、内容和写法3、结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。另外，在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也有不同。n决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。n综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。Page:33 会议纪要的结构、内容和写法撰写会议纪要应当注意的两个问题：一是概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。二是要具备一定的分析、综合能力和表达能力。这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。工程公司会议纪要格式工程公司会议纪要格式会议纪要的范文链接会议纪要的范文链接Page:34 三、商务电函写作规范三、商务电函写作规范 1.商务电子邮件格式与写作要求商务电子邮件格式与写作要求2.商务传真格式及写作要求商务传真格式及写作要求Page:35 商务电子邮件结构、内容和写法 电子邮件，又称电子函件或电子信函。标准的电子邮件由以下几个主要要素组成的：收件人栏、抄送栏、密件抄送栏、主题栏、正文栏、附件栏Page:36 商务电子邮件实例 Page:37 商务传真的结构、内容和写法 标准传真主要组成如下：传真版头：传真发送的单位、部门或个人（To）发传真的日期（Date)、传真号（Fax No.）发传真的单位、部门或个人（From）页数（Page）、传真主题（Subject）传真正文：标题、称呼、正文、结束语、署名Page:38 商务电子邮件、传真的礼仪规范 1、主题要明确。一个电子邮件或传真，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件或传真一目了然了。2、语言要流畅。书写内容要便于阅读，就要以语言流畅为要。语气语调：真诚、直接、礼貌、简洁、精确，尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。3、内容要简洁。现代的商务人士时间极为宝贵，所以内容应当简明扼要，愈短愈好。若涉及内容较多，需要增加附件，应将重点内容归纳总结，在正文中引用，方便收件人阅读。Page:39 商务电子邮件、传真的礼仪规范 4、仔细填写收件人地址。收件人须与正文内容密切相关；若是邮件多为内部工作汇报，须发送至直属主管或相关人员；公司内部慎用群发功能（如：收件人：惠生公司全体、惠生工程全体）。若是传真必须将收件部门及个人填写清楚。5、邮件、传真必须使用公司统一模板。6、认真检查校对。邮件、传真写完之后，最基本是要确保拼写和语法正确，检查所提供的事实，数据等是否有错。7、回复应迅速及时，避免耽误工作。Page:40 四、商务写作原则与技巧四、商务写作原则与技巧 商务公文写作技巧商务公文写作技巧Page:41 商务公文写作技巧清晰(Clear)：所有的词句都应能够非常清晰明确地表达真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来截了当的告诉对方。具体内容具体明确，特别是要求对方答复或者对以后的交往产生影响的函电。体谅为对方着想，站在对方的立场。尤其是在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，多多使用对方较易理解的用语，沟通才会卓有成效。礼 貌文字表达的预期上应表现职业修养，客气而得体。最重要的礼貌是及时回复对方，坦诚以待。文章结束前，对收信人表达关心或感谢之意。HSE通报WP-HSGE700401C 项目HSE报告管理规定Page:42 商务公文写作技巧正确表达的用词用语及标点符号应正确无误，因商务公文的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错会造成不必要的麻烦。清晰所有的词句都应能够非常清晰明确地表达真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当的告诉对方。完整应完整表达所要表达的内容和意思，遵循5W原则（何人、何时、何地、何事，何种原因等）HSE通报WP-HSGE700401C 项目HSE报告管理规定简洁在无损礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。Page:43 Thank you！