五星级秘书之会议管理

会议管理会议管理当今会议面面观当今会议面面观当今会议面面观当今会议面面观会议的意义会议的意义 1会议是一个集思广益的渠道会议是一个集思广益的渠道 如上图如上图:会议是一个会议是一个集合的载体集合的载体。通过会议使不同。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金金点子点子”。许多许多高水准的创意高水准的创意就是开会期间不同观念就是开会期间不同观念相互碰撞的产物相互碰撞的产物。会议的意义会议的意义 2 2会议显示一个组织或一个部门的存在会议显示一个组织或一个部门的存在.当今会议面面观当今会议面面观会议的意义会议的意义 3 3会议是一种群体沟通的方式会议是一种群体沟通的方式 开开会会很很少少是是一一对对一一的的沟沟通通，绝绝大大多多数数情情况况下下都都是是一一种种群群体体沟沟通通。随随着着科科技技的的迅迅猛猛发发展展，人人们们的的沟沟通通方方式式越越来来越越多多，现现在在人人们们可可以以通通过过-mail、多多媒媒体体等等种种种种形形式式进进行行沟沟通通，但但是是，群群体体沟沟通通，即即会会议议这这种种方方式式，是是任任何何其其他他沟沟通通方方式式都都无无法法替替代代的的。因因为为这这种种方方式式最最直直接接、最最直直观观，这这种种方方式式最最符符合合人人类类原原本本的的沟通沟通习惯。习惯。当今会议面面观当今会议面面观当今会议面面观当今会议面面观会议的目的会议的目的当今会议面面观当今会议面面观会议的种类会议的种类:会议可以按照会议可以按照人数人数、开会方式开会方式和和开会目开会目的的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。断发展密切相关。按人数分类按人数分类 按开会方式分类按开会方式分类 按开会目的分类按开会目的分类 团体会议 一对一会议 面对面会议 电话会议 视频会议 宣布人事安排、讲解政策的会议 当众表扬或批评别人的会议 临时处理突发事件的会议 固定的团队会议 集思广益的会议 当今会议面面观当今会议面面观会议的频率会议的频率 :每种会议都有其合理的发生频率，只有每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合掌握了合理的会议发生频率理的会议发生频率，才能更，才能更高效高效地利用各种会议地利用各种会议解决问题、达到目的。解决问题、达到目的。1.1.固定的部门会议固定的部门会议:当今会议面面观当今会议面面观会议的频率会议的频率 :2.2.全体会议全体会议:当今会议面面观当今会议面面观会议的频率会议的频率 :3.处理突发事件的会议处理突发事件的会议 当今会议面面观当今会议面面观会议的频率会议的频率 :4.一对一会议一对一会议:当今会议面面观当今会议面面观会会 议议 成成 本本 的的 计计 算算会议成本分为会议成本分为时间时间成本成本、直接会议直接会议成本成本和和效率损失效率损失成本成本3 3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。司的得失成败，因此万万不可等闲视之。当今会议面面观当今会议面面观会会 议议 成成 本本 的的 计计 算算2 2、直接会议、直接会议成本成本当今会议面面观当今会议面面观会会 议议 成成 本本 的的 计计 算算3.3.效率损失成本效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：种情况：当今会议面面观当今会议面面观1 1会议的通病会议的通病效率不高效率不高 当今会议面面观当今会议面面观很多公司往往由于以下原因，开会效率低很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：下：公公司司的的主主管管都都不不知知道道何何时时是是开开会会的的最最好好时时机机。许许多多重重要要的的会会都都安安排排在在周周五五下下午午开开，或或非非要要安安排排在在事事务务繁繁忙忙的周一开。的周一开。许许多多主主管管对对于于何何时时开开会会几几乎乎都都不不征征询询员员工工的的意意见见。这这使使得得员员工工疲疲于于奔奔命命，甚甚至至得得延延后后或或放放弃弃参参加加其其他他会会议。议。当今会议面面观当今会议面面观有有些些“必必须须到到会会”的的员员工工，因因为为已已经经与与重重要要客客户户或或政政府府官官员员有有约约在在先先，根根本本不不能能出出席席，这这使使得得会会议议讨讨论论很很难难进进行行。而而到到场场的的人人往往往往并并非非与与议议题题关关系系最最密密切切的的人人，所所以以准准备备不不充充分分或者根本来不及准备。或者根本来不及准备。时时下下有有一一句句很很流流行行的的话话“最最近近比比较较烦烦”，就就是是“会会议议常常在在毫毫无无章章法法的的状状况况下下进进行行，甚甚至至毫毫无无意意义义地地延延长长时时间间，即即使使有有决决议议，质质量量也也很很低低”，简简而而言言之之，会会议议效效率率不不高高。因因此此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。当今会议面面观当今会议面面观2 2会议效率不高的原因会议效率不高的原因 会议效率不高通常由以下会议效率不高通常由以下7 7种原因造成。在这种原因造成。在这7 7种原因中，种原因中，有有3 3种原因是会议的种原因是会议的“致命伤致命伤”，需要格外警惕。，需要格外警惕。这这3 3种原因是：种原因是：主持人的技能主持人的技能、会议的地点会议的地点以及以及会议的准会议的准备备工作工作 当今会议面面观当今会议面面观项项 次次 原因原因 具体表现具体表现（1）时间时间 会议安排在即将午餐午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目开会的原因、目的和结果的和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。会会议议受受阻阻的的七七大大要要点点：当今会议面面观当今会议面面观高效会议的八大特征高效会议的八大特征与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征大特征 会会 议议 规规 范范 1 1会议时间安排的规范会议时间安排的规范 会会 议议 规规 范范 2会议规范本身会议规范本身 会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。最适宜所有参会人的开会时间。超过超过1 1小时小时的会议应有的会议应有书面通知书面通知、议程表及相关资料。、议程表及相关资料。所有与会者都要准备在会上发言。所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束。准时开始，准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。会会 议议 规规 范范 2会议规范本身会议规范本身 所所有有与与会会者者应应知知道道维维护护别别人人的的尊尊严严，不不在在会会中中羞羞辱辱别人，这条规则最重要，需特别注意。别人，这条规则最重要，需特别注意。意意见见不不同同是是好好事事，议议论论才才能能面面面面俱俱到到，甚甚至至有有人人扮扮“黑脸黑脸”。会议会议结束结束2-32-3天后天后，所有与会者应，所有与会者应拿到会议记录。拿到会议记录。所有与会者应承担起对所有与会者应承担起对会议质量会议质量进行反馈的职责。进行反馈的职责。必要时请第三方监控，以保证会议质量。必要时请第三方监控，以保证会议质量。会会 议议 规规 范范 3固定的会议流程规范固定的会议流程规范会会 议议 规规 范范 固固定定的的会会议议流流程程规规范范主主要要包包括括一一个个中中心心、两两个基本点。个基本点。（1 1）一个中心）一个中心一个中心是指一个中心是指整个会议的议程整个会议的议程。一个中心包括：。一个中心包括：会会议议的的开开始始，具具体体包包括括：致致欢欢迎迎词词；阐阐明明会会议议目目的的；交交流流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。进进行行会会议议讨讨论论，可可以以分分为为不不同同的的议议程程，比比如如议议程程一一、议议程程二二、议议程程三三等等。具具体体包包括括：分分享享话话题题和和目目标标；交交流流信信息息；产产生生主意、做决定、确认行动；总结。主意、做决定、确认行动；总结。结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。会会 议议 规规 范范 固固定定的的会会议议流流程程规规范范主主要要包包括括一一个个中中心心、两两个个基基本点。本点。（2 2）两个基本点）两个基本点 两两个个基基本本点点是是指指会会议议的的一一头头一一尾尾，即即会会议议开开始始前前的的准准备备和和会会议议结结束束后后的的跟跟踪踪，这这两两个个基基本本点点是是最最容容易易被被忽忽视视的的。但但是是，它它们们却却是是保保证证会会议议成成败败的的关关键键。所所以以，一一个个规规范范的的会会议议流流程程必必须须包包含含会会前前的的准准备备工工作作与与会会后后的的跟跟踪踪工工作作。会会前前的的准准备备工工作作与与会会后后的的跟跟踪踪工工作作具具体体包包括括写写、发发备备忘忘录录，制制定定跟跟踪踪计计划划，以以及及安安排排下下次次做做汇汇报报的的人人选选等。等。会务的工作内容？会务的工作内容？开会前的准备工作开会前的准备工作 是否要开会是否要开会?开会前的准备工作开会前的准备工作 1 1无需开会的无需开会的“五个如果五个如果”开会前的准备工作开会前的准备工作 2 2必须开会的必须开会的“五个如果五个如果”开会前的准备工作开会前的准备工作 3 3明确明确1H 5W 1H 5W 开会前的准备工作开会前的准备工作 按排议题按排议题收集议题的收集议题的点渠道：点渠道：单位领导同志批示交办的或指定有关部门汇报单位领导同志批示交办的或指定有关部门汇报的问题的问题下级单位请求讨论的问题下级单位请求讨论的问题上级领导下达指示，需各部门贯彻执行的问题上级领导下达指示，需各部门贯彻执行的问题注：注：按排议题后部门内部按排议题后部门内部负责人负责人要进行要进行审核审核，最后要最后要由会议领导进行最后审定由会议领导进行最后审定开会前的准备工作开会前的准备工作 确定步骤确定步骤步骤主要包括：会议的步骤主要包括：会议的议程程议程程序日程序日程拟定与会人员范围或名单拟定与会人员范围或名单办理会议报批手续办理会议报批手续开会前的准备工作开会前的准备工作 发会议通知发会议通知发会议通知可用发会议通知可用书面书面或或电话电话、电报电报三种形式三种形式通知的内容包括会议名称，会议目的和主要内容、会期、通知的内容包括会议名称，会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员携带的材料和个人支付的费用，主办单位、地点、与会人员携带的材料和个人支付的费用，主办单位、联系人姓名和电话等。联系人姓名和电话等。重要的邀请对象应既可表示对受邀请者的尊重重要的邀请对象应既可表示对受邀请者的尊重准备会议文件和材料准备会议文件和材料开会前的准备工作开会前的准备工作 选择和布置会场选择和布置会场如果与会人员如果与会人员超过超过1010个，会场最好布置成个，会场最好布置成“”字型，主持人可字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论以站在会场中央，这样有利于协调讨论;如果是如果是全体会议全体会议，可以布置成，可以布置成阶梯教室阶梯教室的形式；的形式；5到到7人的会议，最好安排成人的会议，最好安排成圆桌型圆桌型，也就是半岛型。，也就是半岛型。开会前的准备工作开会前的准备工作谁能胜任会议记录者 开会前的准备工作开会前的准备工作 开会前的准备工作开会前的准备工作 主持人的准备工作SWOT是以上四个英文单词的缩合形式。其中，是以上四个英文单词的缩合形式。其中，“S”和和“W”代代表主持人自身具有的主持优势和劣势；而表主持人自身具有的主持优势和劣势；而“O”和和“T”则是指你则是指你所进行的这次会议主持工作对你周围的环境（也包括你自身）可所进行的这次会议主持工作对你周围的环境（也包括你自身）可能带来的机会或是威胁。能带来的机会或是威胁。2 2SWOTSWOT分析分析 开会前的准备工作开会前的准备工作 主持人的守则与责任1具体的守则与责任具体的守则与责任开会前的准备工作开会前的准备工作 主持人的守则与责任2 2主持人作为矛盾调停者的失败表现主持人作为矛盾调停者的失败表现开会期间的工作开会期间的工作 搞好签到工作热情接待会议成员开会期间的工作开会期间的工作 如何做开场白 传接电话开会前的准备工作开会前的准备工作 如何处理会议中的冲突暴力型。暴力型。暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。但是在一些特别紧马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。但是在一些特别紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。迁就型。迁就型。迁就型迁就型一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。回避型。回避型。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。协协作作型型。协协作作型型是是最最理理想想的的类类型型，可可以以做做到到既既满满足足自自己己的的需需求求，又又满满足足对对方方的的需需求求。发发生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。妥协型。妥协型。妥妥协型型处于坐于坐标的中的中间，属于，属于“和事佬和事佬”开会前的准备工作开会前的准备工作 如何掌握议事进度 掌掌握握议议事事进进度度对对一一次次会会议议的的成成功功可可谓谓至至关关重重要要。控控场场也也就就成成为为一一个个主主持持人人最最应应训训练练的的技技巧巧之之一一。掌掌握握议议事事进进度度主主要要包包括括2 2种种方方式式：语语言言方方式式与与非非语语言方式。言方式。1语言方式语言方式 语语言言方方式式是是指指主主持持人人用用一一些些比比较较有有技技巧巧的的话话语语来来控控制制会会议议的的议议事事进进度度。例例如如，面面对对一一些些非非常常容容易易滔滔滔滔不不绝绝的的发发言言者者，主主持持人人可可以以凭凭借借对对其其的的了了解解，让让其其先先发发言言，使使其其尽尽量量缩缩短短发发言言的的时时间间。具具体体做做法法如如：“能能不不能能用用3 3分分钟钟的的时时间间给给我我们们简简单单的的说说一一下下？”当当他他说说到到5 5分分钟钟的的时时候候，你你可可以以再再说说：“嗯嗯，已已经经5 5分分钟钟了了，你你说说的的正正是是我我们们需需要要的的。”或或者者可可以以采采用用一一带带而而过过的的方方法法，例例如如“你你刚刚才才说说的的内内容容非非常常好好，你你对对下下一一问问题题怎怎么么看看？”这这样样就就可可以以把把他他从从一一个个问问题题带带到到另另一一个个问问题题，或或是是可可以以转移说话对象，如转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？”通过以上这些话语，即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。通过以上这些话语，即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。开会前的准备工作开会前的准备工作 如何掌握议事进度 2.非语言方式非语言方式 更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式，即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了，或者是说得不够接着说等。比如主持人把目光转向别人，就可能是在提示正在说话的人可以停止说话了；不耐烦的敲桌子，也可以提示结束发言；用比较不礼貌的方式，如不停的看手表，也能达到同样的效果。语言和非语言这2种形式的合理运用，可以做到有效的控场，使会议既不会太短，也不会太长，准时开始，准时结束。会会 后后 跟跟 进进作为参会者的会后跟进作为参会者的会后跟进人们会以时间紧，任务急为借口，会后不再考虑开会过程中的各种人们会以时间紧，任务急为借口，会后不再考虑开会过程中的各种情形，对于那些认为与自己无关的会议则更是如此。其实，会后的情形，对于那些认为与自己无关的会议则更是如此。其实，会后的回顾能帮助自己反思并澄清一些事情，从会议中得到更多的收获，回顾能帮助自己反思并澄清一些事情，从会议中得到更多的收获，这是一种良好的习惯。这是一种良好的习惯。会后跟进会后跟进 作为主持人的会后跟进作为主持人的会后跟进 作作为一名会一名会议主持人，在具体工作中不能有任何主持人，在具体工作中不能有任何闪失。即使是会后的跟失。即使是会后的跟进工作，也要工作，也要环环相扣，一步一个相扣，一步一个脚印的脚印的认真完成，只有真完成，只有这样才能才能给自己和自己和别人不断人不断创造造新的机会新的机会 会后跟进会后跟进如何达成决议如何达成决议决策方式决策方式彼德彼德德鲁克决议法德鲁克决议法彼德彼德德鲁克是世界著名的管理大师，他通过多年的学习研究，总德鲁克是世界著名的管理大师，他通过多年的学习研究，总结出了达成协议的如下步骤。通过这些步骤的有效执行，能够顺利结出了达成协议的如下步骤。通过这些步骤的有效执行，能够顺利达成协议。达成协议。会后跟进会后跟进4种群体决策种群体决策 1 1权威决策权威决策权权威决策出威决策出现现于最高掌于最高掌权权者具有决策者具有决策权权和否决和否决权权，单单方面作出决定方面作出决定时时。适宜使用：适宜使用：当当组织组织授授权团队领导权团队领导人作最人作最终终决策并全决策并全权负责时权负责时。不宜使用：不宜使用：当当团队领导团队领导人希望人希望团队团队成成员员接接纳纳并支持某并支持某项项决策决策时时。优点：决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权力界限明显的地方最有效。优点：决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权力界限明显的地方最有效。缺缺点点：虽虽然然可可迅迅速速做做出出决决策策，但但实实际际支支持持和和执执行行建建议议也也不不易易；当当复复杂杂性性增增高高时时，权权威威决决策策的质量会由于考虑面不宽而受到影响。的质量会由于考虑面不宽而受到影响。会后跟进会后跟进4种群体决策种群体决策 2 2少数服从多数决策少数服从多数决策少少数数服服从从多多数数决决策策出出现现于于多多数数成成员员同同意意提提案案时时，它它以以民民主主原原则则为为基基础础。适宜使用：适宜使用：当当时间时间有限，而决策有限，而决策结结果不会果不会对对反反对对者造成消极影响者造成消极影响时时。注意：注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。优优点点：允允许许多多数数人人对对问问题题发发表表自自己己的的意意见见。保保证证大大多多数数人人获获胜胜。决决议可通过简单唱票，相对迅速和高效做出。议可通过简单唱票，相对迅速和高效做出。缺缺点点：在在小小集集团团内内，投投票票一一向向促促成成人人们们分分派派。这这种种竞竞争争会会影影响响一一项项决议的质量和执行。决议的质量和执行。会后跟进会后跟进4种群体决策种群体决策 3 3共识决策共识决策共共识识决决策策产产生生于于所所有有成成员员都都不不同同程程度度地地支支持持某某项项提提议议，每每一一团团队队成成员员均均有有否否决决权权。共共识识决决策策提提供供一一种种反反映映所所有有成成员员想想法法的的全全面面解解决决办办法法，能能够够提提高高成成员员实实施施决决策的策的积积极性，体极性，体现现平等之平等之风风。注注意意：如如果果决决策策时时间间有有限限，或或团团队队成成员员不不具具备备决决策策的的足足够够技技巧巧，决决策策就就难难以以形成。形成。优优点点：保保证证所所有有问问题题和和思思想想得得到到公公开开辩辩论论，每每个个团团队队成成员员有有机机会会发发表表意意见见。复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议。复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议。缺缺点点：达达成成一一致致需需要要相相对对长长的的时时间间，并并具具挑挑战战性性。而而且且需需要要大大量量的的沟沟通通、耐耐心心的的聆聆听听并并理理解解他他人人观观点点；为为确确保保所所有有团团队队成成员员有有机机会会发发表表意意见见和和分分享享其其见见解，必须进行有效的推动。解，必须进行有效的推动。会后跟进会后跟进4种群体决策种群体决策 4无异议决策无异议决策无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。注注意意：无无论论团团队队具具备备什什么么样样的的经经验验，无无异异议议决决策策都都很很难难达达成成。只只有有当当一一项项决决策策的的结结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。优优点点：确确保保团团队队每每个个人人都都认认为为所所达达成成的的决决议议是是最最佳佳的的，并并公公开开支支持持它它；意意见见不不和和和和冲突最低。冲突最低。缺缺点点：因因为为没没有有哪哪两两个个人人的的思思想想完完全全合合拍拍，达达成成无无异异议议决决策策也也许许会会花花费费很很长长的的时时间间。无异议决策常常难以做出。无异议决策常常难以做出。如何圆满结束会议如何圆满结束会议【本讲总结】【本讲总结】会议的成功需要高明的策略。从会议的开始直至会议的结束，每一会议的成功需要高明的策略。从会议的开始直至会议的结束，每一步都需要掌握得恰到好处，只有这样才能让会议的高效变得万无一步都需要掌握得恰到好处，只有这样才能让会议的高效变得万无一失。失。需需要要特特别别引引起起注注意意的的是是达达成成协协议议的的具具体体步步骤骤和和做做好好决决策策的的一一些些科科学学方方法法。策策略略是是决决定定会会议议成成败败的的关关键键因因素素之之一一，一一定定要要深深刻刻理理解解并并灵灵活运用成功会议的活运用成功会议的5种策略。希望你的每一次会议都硕果累累种策略。希望你的每一次会议都硕果累累!如何圆满结束会议如何圆满结束会议