数据库原理及应用 Access版 第3版 教学课件 吴靖 第3章 数据库和表

第3章 数据库和表Access概述Access是是Microsoft公司开发的关系型数公司开发的关系型数据库管理系统产品。作为据库管理系统产品。作为Office套件的组成部套件的组成部分，分，Access具有与具有与Word、Excel、PowerPoint等软件类似的操作界面和使用环等软件类似的操作界面和使用环境，应用很广泛。境，应用很广泛。Access的特点完备的数据库窗口完备的数据库窗口lAccess数据库窗口由三个部分组成：功能区、数据库窗口由三个部分组成：功能区、Backstage视图和导航窗格视图和导航窗格。应用主题实现了专业应用主题实现了专业设计设计使用主题工具可以快速设置、修改数据库外使用主题工具可以快速设置、修改数据库外观，以制作出美观的窗体界面、表格和报表。观，以制作出美观的窗体界面、表格和报表。Access的特点更高的更高的安全性安全性l提供了经过改进的安全提供了经过改进的安全模型模型，其中包括新的加密技其中包括新的加密技术和对第三方加密产品的支持术和对第三方加密产品的支持。强大的网络强大的网络功能功能l可以使用可以使用Access和和SharePoint设计和发布设计和发布Web数据库，用户可以在数据库，用户可以在Web浏览器中使用浏览器中使用Web数据库。加强了信息共享和协同工作的能力。数据库。加强了信息共享和协同工作的能力。Access的特点新的数据类型和新的数据类型和控件控件l新增了计算新增了计算字段字段、多值字段和添加附件字段；、多值字段和添加附件字段；备注备注字段允许存储格式文本并支持修订历史记录；提供字段允许存储格式文本并支持修订历史记录；提供了用于选取日期的日历了用于选取日期的日历。强化的智能强化的智能特性特性lAccess的智能特性表现在各个方面，其中表达式的智能特性表现在各个方面，其中表达式生成器表现更为突出，用户不需要花费时间来考虑生成器表现更为突出，用户不需要花费时间来考虑有关的语法和参数问题，在输入时，表达式的智能有关的语法和参数问题，在输入时，表达式的智能特性为用户提供了所需要的所有信息特性为用户提供了所需要的所有信息。Access的特点更方便的宏更方便的宏设计设计lAccess提供了一个全新的宏设计器，可以更加高提供了一个全新的宏设计器，可以更加高效地工作，减少编码错误，并轻松地组合更复杂的效地工作，减少编码错误，并轻松地组合更复杂的逻辑以创建功能强大的应用程序。重新设计并整合逻辑以创建功能强大的应用程序。重新设计并整合宏操作，通过操作目录窗口把宏分类组织，使得运宏操作，通过操作目录窗口把宏分类组织，使得运行宏操作更加方便。行宏操作更加方便。Access的启动与退出启动启动Access关闭并退出关闭并退出Accessl无论何时退出无论何时退出Access，系统都将自动保存对数据，系统都将自动保存对数据的更改。的更改。Access数据库的结构Access数据库对象共有数据库对象共有6类不同的子对象，类不同的子对象，它们分别是表、查询、窗体、报表、宏和模块它们分别是表、查询、窗体、报表、宏和模块。表表是数据库的核心与基础，存放着数据库是数据库的核心与基础，存放着数据库中的全部数据；报表、查询都是从数据表中获中的全部数据；报表、查询都是从数据表中获得信息，以满足用户特定的需求；窗体可以提得信息，以满足用户特定的需求；窗体可以提供良好的用户操作界面，通过它可以直接或间供良好的用户操作界面，通过它可以直接或间接地调用宏或模块，实现对数据的综合处理。接地调用宏或模块，实现对数据的综合处理。表对象表表是数据库中用来存储数据的对象，是整个是数据库中用来存储数据的对象，是整个数据库系统的基础。数据库系统的基础。Access允许一个数据库包允许一个数据库包含多个表，通过在表之间建立含多个表，通过在表之间建立“关系关系”，可以将，可以将不同表中的数据联系起来，以供用户使用不同表中的数据联系起来，以供用户使用。在在表中，数据以行和列的形式保存。表中，数据以行和列的形式保存。查询对象通过通过查询，可以按照一定的条件或准则从一查询，可以按照一定的条件或准则从一个或多个表中筛选出需要的字段和记录，并将它个或多个表中筛选出需要的字段和记录，并将它们集中起来，形成动态数据集，这个动态数据集们集中起来，形成动态数据集，这个动态数据集将显示在虚拟数据表中，以供用户浏览、打印和将显示在虚拟数据表中，以供用户浏览、打印和编辑。编辑。窗体对象窗体窗体是用户和数据库联系的一种界面，它是是用户和数据库联系的一种界面，它是Access数据库对象中最具灵活性的一个对象，数据库对象中最具灵活性的一个对象，其数据源可以是表或查询。可以将数据库中的表其数据源可以是表或查询。可以将数据库中的表链接到窗体中，利用窗体作为输入记录的界面，链接到窗体中，利用窗体作为输入记录的界面，或将表中的记录提取到窗体上供用户浏览和编辑或将表中的记录提取到窗体上供用户浏览和编辑处理；可以在窗体中使用宏，把处理；可以在窗体中使用宏，把Access的各个的各个对象方便地联系起来；还可以在窗体中插入命令对象方便地联系起来；还可以在窗体中插入命令按钮，编制事件过程代码以实现对数据库应用的按钮，编制事件过程代码以实现对数据库应用的程序控制。程序控制。报表对象报表报表是用打印格式展示数据的一种有效方式。是用打印格式展示数据的一种有效方式。在在Access中，如果要打印输出数据或与数据相中，如果要打印输出数据或与数据相关的图表，可以使用报表对象。利用报表可以将关的图表，可以使用报表对象。利用报表可以将需要的数据从数据库中提取出来，并在进行分析需要的数据从数据库中提取出来，并在进行分析和计算的基础上，将数据以格式化的方式发送到和计算的基础上，将数据以格式化的方式发送到打印机。打印机。宏对象宏宏的意思是指一个或多个操作的集合，其中的意思是指一个或多个操作的集合，其中每个操作都可以实现特定的功能。宏可以使需要每个操作都可以实现特定的功能。宏可以使需要多个指令连续执行的任务能够通过一条指令自动多个指令连续执行的任务能够通过一条指令自动完成，而这条指令就被称为宏。完成，而这条指令就被称为宏。模块对象模块模块是将是将VBA的声明和过程作为一个单元进的声明和过程作为一个单元进行保存的集合，即程序的集合。设置模块对象的行保存的集合，即程序的集合。设置模块对象的过程也就是使用过程也就是使用VBA编写程序的过程。尽管编写程序的过程。尽管Access是面向对象的数据库管理系统，但其在是面向对象的数据库管理系统，但其在针对对象进行程序设计时，必须使用结构化程序针对对象进行程序设计时，必须使用结构化程序设计思想。每一个模块由若干个过程组成，而每设计思想。每一个模块由若干个过程组成，而每一个过程都应该是一个子程序（一个过程都应该是一个子程序（Sub）过程或一）过程或一个函数（个函数（Function）过程。）过程。Access用户界面Access2010的用户界面主要由三个部件的用户界面主要由三个部件构成：功能区，是一个包含多组命令且横跨程序构成：功能区，是一个包含多组命令且横跨程序窗口顶部的带状选项卡区域；窗口顶部的带状选项卡区域；Backstage视图，视图，是功能区的是功能区的“文件文件”选项卡上显示的命令集合；选项卡上显示的命令集合；导航窗格，是导航窗格，是Access程序窗口左侧的窗格，程序窗口左侧的窗格，可以在其中使用数据库对象。可以在其中使用数据库对象。功能区功能功能区是替代区是替代Access之前的版本中存在的之前的版本中存在的菜单和工具栏的主要功能。它主要有多个选项卡菜单和工具栏的主要功能。它主要有多个选项卡组成，这些选项卡上有多个按钮组。功能区选项组成，这些选项卡上有多个按钮组。功能区选项卡含有：将相关常用命令分组在一起的主选项卡、卡含有：将相关常用命令分组在一起的主选项卡、只在使用时才出现的上下文选项卡，以及快速访只在使用时才出现的上下文选项卡，以及快速访问工具栏。问工具栏。Backstage 视图Backstage视图是视图是Access2010中的新中的新功能。它包含应用于整个数据库的命令和信息功能。它包含应用于整个数据库的命令和信息（如（如“压缩和修复压缩和修复”），以及早期版本中），以及早期版本中“文件文件”菜单的命令（如菜单的命令（如“打印打印”）。）。在在Backstage视图中，可以创建新数据库、视图中，可以创建新数据库、打开现有数据库、通过打开现有数据库、通过SharePointServer将数据库发布到将数据库发布到Web，以及执行很多文件和数，以及执行很多文件和数据库维护任务。据库维护任务。导航窗格导航导航窗格可用于组织归类数据库对象，并且窗格可用于组织归类数据库对象，并且是打开或更改数据库对象设计的主要方式是打开或更改数据库对象设计的主要方式。在在导航窗格中，数据库按类别和组进行组织。导航窗格中，数据库按类别和组进行组织。可以从多种组织选项中进行选择，还可以在导航可以从多种组织选项中进行选择，还可以在导航窗格中创建自己的自定义组织方案。窗格中创建自己的自定义组织方案。选项设置默认文件格式的设置Access默认的文件格式是默认的文件格式是ACCDB。默。默认的文件格式是认的文件格式是Access2007，如果需要，如果需要更改文件的默认格式，可以通过更改文件的默认格式，可以通过“Access选选项项”对话框来进行设置对话框来进行设置。在在“常规常规”选项卡下可设置数据库的文件选项卡下可设置数据库的文件格式和默认保存位置。格式和默认保存位置。数据表外观定义在在“Access选项选项”对话框的对话框的“数据表数据表”选项选项卡中，可以定义数据表的外观效果，如网格线显卡中，可以定义数据表的外观效果，如网格线显示方式、单元格效果及默认字体等示方式、单元格效果及默认字体等对象设计器定义在在“对象设计器对象设计器”选项卡中，可以更改用于选项卡中，可以更改用于设计数据库对象的默认设置。如表设计时的默认设计数据库对象的默认设置。如表设计时的默认字段、文本字段和数字字段的大小等；查询设计字段、文本字段和数字字段的大小等；查询设计时，是否显示表名称、是否自动联接、查询的字时，是否显示表名称、是否自动联接、查询的字体等；窗体和报表等模板的使用体等；窗体和报表等模板的使用等等。帮助系统使用使用帮助帮助的方法的方法l从目录中，选择帮助主题，逐步进入查看帮从目录中，选择帮助主题，逐步进入查看帮助内容；助内容；l在在帮助窗口的关键字搜索栏中输入要搜索的帮助窗口的关键字搜索栏中输入要搜索的关键词，通过搜索找到相关的帮助信息；关键词，通过搜索找到相关的帮助信息；l在在某个对象窗口，选中要查看帮助的关键字，某个对象窗口，选中要查看帮助的关键字，然后按然后按F1键，打开帮助窗口，显示搜索的帮键，打开帮助窗口，显示搜索的帮助信息。助信息。示例数据库在在Access2010中，带有多个示例数据库，中，带有多个示例数据库，其中有代表性的有：罗斯文数据库和慈善捐赠其中有代表性的有：罗斯文数据库和慈善捐赠Web数据库，它们是非常好的帮助示例。在帮数据库，它们是非常好的帮助示例。在帮助系统中，很多示例都来自于这两个数据库。初助系统中，很多示例都来自于这两个数据库。初学者可以通过学习它，掌握学者可以通过学习它，掌握Access数据库的相数据库的相关概念，通过模仿，可以掌握关概念，通过模仿，可以掌握Access的相关操的相关操作方法。作方法。创建数据库Access创建数据库有两种方法：一种是创创建数据库有两种方法：一种是创建空白数据库，另一种是使用模板创建数据库。建空白数据库，另一种是使用模板创建数据库。打开数据库双击数据库文件双击数据库文件在在Access中通过工具栏的中通过工具栏的“打开打开”按钮或按钮或“文件文件”菜单的菜单的“打开打开”命令命令关闭数据库单击数据库窗口的单击数据库窗口的“关闭关闭”按钮按钮；单击单击“文件文件”菜单的菜单的“关闭关闭”命令；命令；双击数据库窗口的控制按钮双击数据库窗口的控制按钮；关闭关闭Access工作窗口；工作窗口；按按Alt+F4组合键。组合键。创建数据表数据表数据表是是Access数据库的基础，是存储数据数据库的基础，是存储数据的地方，它在数据库中占有重要的地位的地方，它在数据库中占有重要的地位。数据表数据表包括两个部分：表结构和表内容。包括两个部分：表结构和表内容。Access数据类型在在设计数据表结构时，需要定义表中字段所设计数据表结构时，需要定义表中字段所使用的数据类型。使用的数据类型。Access常用的数据类型有：常用的数据类型有：文本、数字、日期文本、数字、日期/时间、货币、自动编号、是时间、货币、自动编号、是/否、备忘录、否、备忘录、OLE对象、超级链接、附件、计对象、超级链接、附件、计算等。算等。文本文本数据类型所使用的对象是文本、数字和其文本数据类型所使用的对象是文本、数字和其他可显示的符号及其组合他可显示的符号及其组合。文本数据类型是文本数据类型是Access系统的默认数据类型，系统的默认数据类型，默认的字段大小是默认的字段大小是50，最多可以容纳，最多可以容纳255个个字符。字段的最多可容纳字符数可以通过设置字符。字段的最多可容纳字符数可以通过设置“字段大小字段大小”属性来进行设置。属性来进行设置。备忘录备忘录数据类型可以解决文本数据类型无法解备忘录数据类型可以解决文本数据类型无法解决的问题，用于存储长文本和数字的组合或具决的问题，用于存储长文本和数字的组合或具有有RTF格式的文本格式的文本。备忘录数据类型字段最多可存储备忘录数据类型字段最多可存储65535个字个字符；以编程方式输入数据时最大存储为符；以编程方式输入数据时最大存储为2GB的字符。的字符。数字数字数据类型可以用来存储需要进行算术运算数字数据类型可以用来存储需要进行算术运算的数据类型的数据类型。数字数据类型可以通过数字数据类型可以通过“字段大小字段大小”属性来进属性来进行进一步的设置。系统默认的数字类型是长整行进一步的设置。系统默认的数字类型是长整型，但型，但Access可以对多种数据类型进行可以对多种数据类型进行设置设置。数字数据数字数据类型表型表数字类型数字类型值范围值范围小数位数小数位数字段长度字段长度字节字节0255无1字节字节整型整型-3276832767无2字节字节长整型长整型-2 147 483 6482 147 483 647无4字节字节单精度单精度-3.410383.4103874字节字节双精度双精度-1.79734103081.7973410308158字节字节小数小数有效数值位为有效数值位为18位位8字节字节日期/时间日期日期/时间型数据类型是用于存储日期、时间时间型数据类型是用于存储日期、时间或日期时间组合的。日期或日期时间组合的。日期/时间字段的长度为时间字段的长度为8字节。字节。日期日期/时间型数据可以在时间型数据可以在“格式格式”属性中根据属性中根据不同的需要进行显示格式的设置。可设置的类不同的需要进行显示格式的设置。可设置的类型有常规日期、长日期、中日期、短日期、长型有常规日期、长日期、中日期、短日期、长时间、中时间和短时间等。时间、中时间和短时间等。货币货币数据类型是用于存储货币值的。在数据输货币数据类型是用于存储货币值的。在数据输入时，不需要输入货币符号和千分位分隔符，入时，不需要输入货币符号和千分位分隔符，Access会自动显示相应的符号，并添加会自动显示相应的符号，并添加2位位小数到货币型字段中。小数到货币型字段中。货币型字段的长度为货币型字段的长度为8字节。在计算期间禁止字节。在计算期间禁止四舍五入。四舍五入。自动编号自动编号数据类型是一个特殊的数据类型，用自动编号数据类型是一个特殊的数据类型，用于在添加记录时自动插入的唯一顺序（每次递于在添加记录时自动插入的唯一顺序（每次递增增1）或随机编号）或随机编号。自动编号型字段的长度为自动编号型字段的长度为4字节，保存的是一字节，保存的是一个长整型数据。每个表中只能有一个自动编号个长整型数据。每个表中只能有一个自动编号型字段。型字段。是/否是是/否数据类型是针对只包含两种不同取值的否数据类型是针对只包含两种不同取值的字段而设置的字段而设置的。是是/否型字段数据常用来表示逻辑判断的结果。否型字段数据常用来表示逻辑判断的结果。字段长度为字段长度为1位。位。OLE对象OLE对象数据类型是指字段允许链接或嵌入其对象数据类型是指字段允许链接或嵌入其他应用程序所创建的文档、图片文件他应用程序所创建的文档、图片文件等等。链接是指数据库中保存该链接对象的访问路径，链接是指数据库中保存该链接对象的访问路径，而链接的对象依然保存在原文件中；嵌入是指而链接的对象依然保存在原文件中；嵌入是指将对象放置在数据库中将对象放置在数据库中。OLE对象字段最大长度为对象字段最大长度为1GB，但它受磁盘，但它受磁盘空间的限制；以编程方式输入数据时为空间的限制；以编程方式输入数据时为2GB的字符存储的字符存储。超级链接超级链接数据类型用于存放超级链接地址。超超级链接数据类型用于存放超级链接地址。超级链接型字段包含作为超级链接地址的文本或级链接型字段包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。以文本形式存储的字符与数字的组合。附件附件用于存放图片、图像、二进制文件、附件用于存放图片、图像、二进制文件、Office文件等。是用于存放图像和任意类型文件等。是用于存放图像和任意类型的二进制文件的首先数据类型。的二进制文件的首先数据类型。对于压缩的附件，最大为对于压缩的附件，最大为2GB；未压缩的附件，；未压缩的附件，最大容量约为最大容量约为700KB。计算计算字段用于显示计算结果，计算时必须引用计算字段用于显示计算结果，计算时必须引用本表里的其他字段。本表里的其他字段。可以使用表达式生成器来创建计算字段。计算可以使用表达式生成器来创建计算字段。计算字段的字段长度为字段的字段长度为8字节。字节。查阅向导查阅向导用于为用户提供一个字段内容列表，查阅向导用于为用户提供一个字段内容列表，可以在组合框中选择所列内容作为字段内容可以在组合框中选择所列内容作为字段内容。查阅向导可以显示如下两种数据来源：查阅向导可以显示如下两种数据来源：l从已有的表或查询中查阅数据列表，表或查询中的从已有的表或查询中查阅数据列表，表或查询中的所有更新均会反映到数据列表中；所有更新均会反映到数据列表中；l存储一组不可更改的固定值列表。存储一组不可更改的固定值列表。创建表在在Access中，常用的创建数据表的操作方法中，常用的创建数据表的操作方法有如下几种：有如下几种：l直接插入一个空表；直接插入一个空表；l使用设计视图创建表；使用设计视图创建表；l从其他数据源导入或链接到表；从其他数据源导入或链接到表；l根据根据SharePoint列表创建表。列表创建表。表规范属性属性最大值最大值属性属性最大值最大值表名的字符个数表名的字符个数64表中的索引个数32字段名的字符个数字段名的字符个数64索引中的字段个数10表中字段个数表中字段个数255有效性消息的字符个数255打开表的个数打开表的个数2048有效性规则的字符个数2048表的大小表的大小2 GB 减去系统对象需要的空间表或字段说明的字符个数255文文本本字字段段的的字字符符个个数数255字字段段属属性性设设置置的的字字符符个个数数255字段名命名规则由由字母、汉字、数字、空格及其他非保留字符字母、汉字、数字、空格及其他非保留字符组成，不得以空格开头。保留字符包括：圆点组成，不得以空格开头。保留字符包括：圆点（.）、惊叹号（）、惊叹号（!）、方括号（）、方括号（）、重音符）、重音符号（号（）和）和ASCII码值在码值在031的控制字符；的控制字符；字段名字段名长度不得超过长度不得超过64个字符；个字符；同同一个数据表的字段名称不能相同。一个数据表的字段名称不能相同。利用数据表视图创建表如果如果新建一个空白数据库，当数据库创建成新建一个空白数据库，当数据库创建成功后，系统将自动进入数据表创建视图；如果在功后，系统将自动进入数据表创建视图；如果在一个已创建的数据库中创建一个新的数据表，即一个已创建的数据库中创建一个新的数据表，即可切换到可切换到“创建创建”功能选项卡，在功能选项卡，在“表格表格”组中组中单击单击“表表”命令按钮，即可在数据表视图下创建命令按钮，即可在数据表视图下创建一个新的数据表。一个新的数据表。利用设计视图创建表设计设计视图是显示表结构的常用视图，在该视图是显示表结构的常用视图，在该视图下，可以看到数据表的字段构成，同时视图下，可以看到数据表的字段构成，同时还可查看各个字段的数据类型和相应的属性还可查看各个字段的数据类型和相应的属性设置。设计视图是最常用也是最有效的表结设置。设计视图是最常用也是最有效的表结构设计视图。构设计视图。利用利用设计视图创建数据表的操作，可在设计视图创建数据表的操作，可在“创建创建”选项卡的选项卡的“表格表格”组中单击组中单击“表设计表设计”按钮进入。在表设计视图下创建数据表，按钮进入。在表设计视图下创建数据表，需要对表中每一个字段的名称、数据类型和需要对表中每一个字段的名称、数据类型和它们各自的属性进行设置。它们各自的属性进行设置。通过导入创建表数据共享数据共享是加快信息流通，提高工作效率的是加快信息流通，提高工作效率的要求。要求。Access提供的导入和导出功能即是通过提供的导入和导出功能即是通过数据共享来实现的。在数据共享来实现的。在Access中，可能通过导中，可能通过导入用存储在其他位置的信息来创建表，如可以导入用存储在其他位置的信息来创建表，如可以导入入Excel工作表、工作表、ODBC数据库、其他数据库、其他Access数据库、文本文件、数据库、文本文件、XML文件和其他类型的文文件和其他类型的文件。件。查阅向导的使用在在创建数据表时，对于一些字段的输入值范创建数据表时，对于一些字段的输入值范围是固定的，为了统一数据关系，常常通过定义围是固定的，为了统一数据关系，常常通过定义字段的输入数据列表的方式来保证数据的输入有字段的输入数据列表的方式来保证数据的输入有效性，在效性，在Access中可采用中可采用“查阅向导查阅向导”的方式的方式来实现来实现。注意注意：查阅向导是用于在数据输入时产生数：查阅向导是用于在数据输入时产生数据列表的，所产生的字段的数据类型与数据列表据列表的，所产生的字段的数据类型与数据列表的类型有关。的类型有关。计算字段Access在早期版本中无法将计算字段的数在早期版本中无法将计算字段的数据保存在数据表中，只能通过查询来实现数据表据保存在数据表中，只能通过查询来实现数据表中多字段的计算，在中多字段的计算，在Access2010中，可以将中，可以将计算字段保存在该类型的字段中。计算字段保存在该类型的字段中。字段属性字段大小规定字段中最多存放的字符个数或数值范围，规定字段中最多存放的字符个数或数值范围，主要用于文本或数字型字段。主要用于文本或数字型字段。格式规定数据的显示格式，格式设置仅影响显示和规定数据的显示格式，格式设置仅影响显示和打印格式，不影响表中的实际存储的数据。打印格式，不影响表中的实际存储的数据。对于数字型、货币型、日期对于数字型、货币型、日期/时间型和是时间型和是/否否型字段，型字段，Access提供了预定义的格式设置，提供了预定义的格式设置，可以选择适合的数据格式进行显示可以选择适合的数据格式进行显示。预定义格式请见教材预定义格式请见教材P49文本格式的自定义符号：占位符，表示一个字符，若有字符则显：占位符，表示一个字符，若有字符则显示字符，若无字符则显示空格示字符，若无字符则显示空格&：若有字符则显示字符，若无字符则不显示：若有字符则显示字符，若无字符则不显示：转换为大写字符：转换为大写字符：转换为小写字符：转换为小写字符!：若无叹号，则：若无叹号，则所代表的字符缺失时，在所代表的字符缺失时，在字符的左边填充空格，若有字符的左边填充空格，若有!则在右边填充则在右边填充空格空格字段标题标题是字段的显示名称，在数据表视图中，它标题是字段的显示名称，在数据表视图中，它是字段列标题显示的内容，在窗体、报表中，是字段列标题显示的内容，在窗体、报表中，是字段标签显示的内容。如果在字段属性中未是字段标签显示的内容。如果在字段属性中未设置标题，字段标题即为字段名称，否则，显设置标题，字段标题即为字段名称，否则，显示所设置的标题。示所设置的标题。输入掩码为了减少数据输入时的错误，为了减少数据输入时的错误，Access还提供还提供了了“输入掩码输入掩码”属性对输入的个数和字符进行属性对输入的个数和字符进行控制。只有文本型、日期控制。只有文本型、日期/时间型、数字型和时间型、数字型和货币型字段有货币型字段有“输入掩码输入掩码”属性属性。掩码字符及功能表见教材掩码字符及功能表见教材P51表表3.4小数位数只有数字型、货币型字段有只有数字型、货币型字段有“小数位数小数位数”。若。若“小数位数小数位数”属性设置为属性设置为“自动自动”，默认保留，默认保留两位小数。两位小数。单精度单精度类型的数据，整数和小数部分的有效数类型的数据，整数和小数部分的有效数字最多字最多7位，双精度时，有效数字位数最多位，双精度时，有效数字位数最多15位位。对于货币型字段对于货币型字段，小数，小数位数超过位数超过4位时，只保位时，只保留留4位有效数字，其余位显示位有效数字，其余位显示0。默认值字段的默认值即为在新增记录时尚未输入数据，字段的默认值即为在新增记录时尚未输入数据，就会出现在字段时的值。通常会是表中大多数就会出现在字段时的值。通常会是表中大多数记录都使用的值。如果不需要该值，可以修改。记录都使用的值。如果不需要该值，可以修改。输入法模式输入法模式可以设置为：随意、开启、关闭和输入法模式可以设置为：随意、开启、关闭和其他特殊的输入法状态。当设置为其他特殊的输入法状态。当设置为“开启开启”时，时，数据输入时切换到该字段时，系统会自动打开数据输入时切换到该字段时，系统会自动打开中文中文输入法输入法。有效性规则和有效性文本在在数据时，为了防止输入错误，可进行数据时，为了防止输入错误，可进行“字字段有效性规则段有效性规则”属性的设置。有效性规则使用属性的设置。有效性规则使用Access表达式来描述，有效性文本是用来配合表达式来描述，有效性文本是用来配合有效性规则使用的。在设置有效性文本后，当输有效性规则使用的。在设置有效性文本后，当输入的数据违反有效性规则时，就会给出明确的提入的数据违反有效性规则时，就会给出明确的提示性信息。示性信息。必填字段在在数据表中，对于所设置的字段，如果要求数据表中，对于所设置的字段，如果要求某些字段的信息是必须要获取的，则可将该字段某些字段的信息是必须要获取的，则可将该字段的的“是否必填字段是否必填字段”属性设置为属性设置为“是是”，这样在，这样在输入数据时，系统要求必须输入字段的值，否则输入数据时，系统要求必须输入字段的值，否则不能进入后面的操作。这样就保证了该字段的数不能进入后面的操作。这样就保证了该字段的数据不会被漏填。据不会被漏填。索引创建创建索引，可以提高记录的查找和排序的速索引，可以提高记录的查找和排序的速度。用于对数据表中的数据按照字段的值排序记度。用于对数据表中的数据按照字段的值排序记录，方便数据的查找。录，方便数据的查找。字段字段的索引属性有三类：无、有（有重复）的索引属性有三类：无、有（有重复）和有（无重复）。和有（无重复）。Unicode压缩当当属性值为属性值为“是是”时，表示字段中数据可以时，表示字段中数据可以存储和显示多种语言的文本，使用存储和显示多种语言的文本，使用Unicode压压缩，还可以自动压缩字段中的数据，使得数据库缩，还可以自动压缩字段中的数据，使得数据库文件变小。文件变小。修改表结构表结构表结构的修改通常可以在的修改通常可以在“设计视图设计视图”和和“数据表视图数据表视图”两种视图中完成。两种视图中完成。更改字段名更改字段名可以在以下两种视图中完成：更改字段名可以在以下两种视图中完成：l数据表视图数据表视图l表设计视图表设计视图增加或删除字段在表设计视图或数据表视图下，均可增加或删在表设计视图或数据表视图下，均可增加或删除数据表字段。除数据表字段。修改字段类型表表设计好后如果发现字段的类型不合适，可设计好后如果发现字段的类型不合适，可进行修改。字段类型的修改必须在表设计视图下进行修改。字段类型的修改必须在表设计视图下实现，即在设计视图下，将插入光标置于要修改实现，即在设计视图下，将插入光标置于要修改类型的字段行的类型的字段行的“数据类型数据类型”框中，单击下拉按框中，单击下拉按钮，在打开的列表中选择正确的数据类型，保存钮，在打开的列表中选择正确的数据类型，保存数据表即可。数据表即可。输入数据数据表数据表设计好后，就需要往表里添加数据，设计好后，就需要往表里添加数据，数据的录入有两种方式，一种是在数据的录入有两种方式，一种是在“数据表视图数据表视图”状态下直接输入数据，还有一种是批量导入数状态下直接输入数据，还有一种是批量导入数据。据。修改数据数据表中数据的修改必须在数据表视图下完成。数据表中数据的修改必须在数据表视图下完成。l增加增加记录记录l删除删除记录记录l修改单元格中的数据修改单元格中的数据获取外部数据Access在输入数据时，可以从其他已存在的在输入数据时，可以从其他已存在的数据文件中获取数据，操作方式与利用外部数据数据文件中获取数据，操作方式与利用外部数据创建表的方式是相同的，只是在创建表的方式是相同的，只是在“选择数据源和选择数据源和目标目标”时，选择时，选择“向表中追加一份记录的副本向表中追加一份记录的副本”选项，并选中目标表，即可完成数据的导入操作。选项，并选中目标表，即可完成数据的导入操作。索引索引是按索引字段或索引字段集的值使表中的索引是按索引字段或索引字段集的值使表中的记录有序排列的技术。索引有助于快速查找和记录有序排列的技术。索引有助于快速查找和排序记录排序记录。如符合下列所有条件，可以考虑建索引如符合下列所有条件，可以考虑建索引l字段的数据类型为文本型、数字型、货币型或日期字段的数据类型为文本型、数字型、货币型或日期/时间型；时间型；l常用于查询的字段；常用于查询的字段；l常用于排序的字段。常用于排序的字段。单字段索引在在字段属性列表中有一个字段属性列表中有一个“索引索引”属性，设属性，设置为置为“有（有重复）有（有重复）”和和“有（无重复）有（无重复）”，则，则该字段就设置了索引。该字段就设置了索引。多字段索引如果经常需要同时搜索或排序两个或更多个字如果经常需要同时搜索或排序两个或更多个字段，可以为该字段组合创建索引段，可以为该字段组合创建索引。多字段索引的操作方式是在表设计视图中，单多字段索引的操作方式是在表设计视图中，单击击“设计设计”功能卡的功能卡的“显示显示/隐藏隐藏”组的组的“索索引引”按钮，打开按钮，打开“索引索引”对话框对话框来实现的。来实现的。主键一个数据表中只能有一个主键。一个数据表中只能有一个主键。Access中可以定义三种主键：中可以定义三种主键：l“自动编号自动编号”主主键键l单字段主单字段主键键l多字段主键多字段主键建立表之间的关系建立数据表之间的关系是在数据库的建立数据表之间的关系是在数据库的“关系关系”面板中实现的面板中实现的。l建立主关键字，对要建立关系的数据表建立设定主建立主关键字，对要建立关系的数据表建立设定主关键字。关键字。l将要建立关系的数据表添加到将要建立关系的数据表添加到“关系关系”窗口中，即窗口中，即通过通过“数据库工具数据库工具”选项卡的选项卡的“关系关系”功能组功能组“关系关系”按钮，打开按钮，打开“关系关系”窗口窗口。l创建关系创建关系参照完整性与相关规则数据表之间的约束性规则包括如下三种情况：数据表之间的约束性规则包括如下三种情况：（1）建立关系后未实施）建立关系后未实施参照完整性参照完整性（2）建立参照完整性但未实施级联更新和级）建立参照完整性但未实施级联更新和级联删除规则联删除规则（3）建立参照完整性并实施了级联更新和级）建立参照完整性并实施了级联更新和级联删除规则联删除规则调整表的外观调整调整表的外观是为了使表更清楚、美观，便表的外观是为了使表更清楚、美观，便于查看。调整表的外观改变字段的次序、调整字于查看。调整表的外观改变字段的次序、调整字段的显示宽度和高度、改变数据的字体、调整网段的显示宽度和高度、改变数据的字体、调整网格线和背景颜色、隐藏和冻结列等。格线和背景颜色、隐藏和冻结列等。数据的查找与替换Access可以帮助用户在整个数据表中或某个可以帮助用户在整个数据表中或某个字段中查找数据，并可将找到的数据替换为指定字段中查找数据，并可将找到的数据替换为指定的内容或数据，或将找到的数据删除。数据的查的内容或数据，或将找到的数据删除。数据的查找与替换操作是在数据表视图下进行的。找与替换操作是在数据表视图下进行的。通配符及其功能表通配符及其功能表通配符通配符用法用法示例示例*匹配任意字符串，可以是0个或任意多个字符hi*，可以找到，可以找到hit、hi和和hill#匹配一个数字符号20#8，可可 以以 找找 到到 2008、2018，找不到，找不到20A8?匹配任何一个字符w?ll，可可以以找找到到wall、well，找不到找不到weell、wll匹配括号内任何一个字符taell，可可以以找找到到tell和和tall，找不到，找不到tbll!匹配任何不在括号内的字符f!bcll，可可以以找找到到fall和和fell，找不到，找不到fbll和和fcll-匹匹配配指指定定范范围围内内的的任任何何一一个个字字符符，必必须须以以递递增增排排序序来来指指定定区区域域（A-Z）ba-cd，可可 以以 找找 到到 bad和和bed，找不到，找不到bud记录排序排序的规则如下：排序的规则如下：（1）西文字符按）西文字符按ASCII码值顺序排序，英码值顺序排序，英文字符不区分大小写；文字符不区分大小写；（2）中文按拼音字母的顺序排序；）中文按拼音字母的顺序排序；（3）数值按数字的大小排序；）数值按数字的大小排序；（4）日期和时间字段按日期的先后顺序排序，）日期和时间字段按日期的先后顺序排序，日期在前的小，日期在后的大。日期在前的小，日期在后的大。记录筛选当当数据表中存在大量记录时，如果希望只显数据表中存在大量记录时，如果希望只显示部分符合条件的记录，而将不符合条件的记录示部分符合条件的记录，而将不符合条件的记录隐藏起来时，可采用筛选方式来实现。隐藏起来时，可采用筛选方式来实现。Access提供的筛选方法有：按选定内容筛选、内容排除提供的筛选方法有：按选定内容筛选、内容排除筛选、按窗体筛选、筛选目标筛选和高级筛选几筛选、按窗体筛选、筛选目标筛选和高级筛选几种方法。种方法。数据表的更名在在数据库窗口的表对象卡中，单击选中要更数据库窗口的表对象卡中，单击选中要更名的数据表，再单击表名处，打开快捷菜单，单名的数据表，再单击表名处，打开快捷菜单，单击击“重命名重命名”命令，即可进行表名的更改。命令，即可进行表名的更改。数据表的复制按住按住Ctrl键，用鼠标拖动和利用剪贴板，均可键，用鼠标拖动和利用剪贴板，均可实现数据表的复制。实现数据表的复制。Access提供三种粘贴方式：提供三种粘贴方式：l仅结构：此方式复制的是表的结构，不含数据；仅结构：此方式复制的是表的结构，不含数据；l结构和数据：实现的是表结构和数据的复制；结构和数据：实现的是表结构和数据的复制；l将数据追加到已有的表：实现的是将数据追加到已将数据追加到已有的表：实现的是将数据追加到已存在的数据表的尾部。存在的数据表的尾部。数据表的删除如果如果数据库的数据表不再需要，可单击选中数据库的数据表不再需要，可单击选中后按后按Del键删除。在执行删除操作时，系统会提键删除。在执行删除操作时，系统会提示对删除操作进行确认，示对删除操作进行确认，“是是”则删除，则删除，“否否”则放弃删除操作。则放弃删除操作。