会计电算化账务核算系统

第 6章 账 务 核 算 系 统6.1 概 述6.1.1 总 账 核 算 的 基 本 内 容1. 参 数 设 置2. 凭 证 管 理3. 账 表 管 理4. 出 纳 管 理5. 外 币 核 算6. 期 末 处 理 6.1.2 辅 助 管 理1. 个 人 往 来 账 管 理2. 部 门 辅 助 账 核 算3. 项 目 辅 助 账 管 理4. 客 户 、 供 应 商 往 来 账 管 理6.1.3 总 账 系 统 的 应 用 准 备1. 会 计 科 目2. 各 辅 助 核 算 目 录3. 自 定 义 项4. 期 初 余 额5. 银 行 对 账 期 初 6.2 系 统 初 始 化6.2.1 总 账 系 统 基 本 设 置1. 会 计 科 目 会 计 科 目 的 设 立 和 管 理 是 会 计 核 算 的 基 础 ， 建 立 完 整 的 会 计科 目 体 系 ， 是 账 务 处 理 必 须 首 先 进 行 的 环 节 。 主 要 包 括 ： 级 次 、科 目 编 码 、 科 目 名 称 、 科 目 类 型 、 助 记 码 、 账 页 格 式 、 辅 助 核 算 、科 目 性 质 （ 余 额 方 向 ） 、 外 币 核 算 、 数 量 核 算 。2. 凭 证 类 别 第 一 次 进 行 凭 证 类 别 设 置 ， 系 统 提 供 了 几 种 常 用 分 类 方 式 供选 择 ： 记 账 凭 证 ； 收 款 、 付 款 、 转 账 凭 证 ； 现 金 、 银 行 、 转 账 凭证 ； 现 金 收 款 、 现 金 付 款 、 银 行 收 款 、 银 行 付 款 、 转 账 凭 证 ； 自定 义 凭 证 类 别 。3. 外 币 及 汇 率 汇 率 管 理 是 专 为 外 币 核 算 服 务 的 ， 对 账 套 所 使 用 的 外 币 进 行 定 义 。 6.2.2 账 簿 选 项 账 簿 选 项 决 定 了 将 如 何 使 用 总 账 系 统 ， 如 果 希 望系 统 的 功 能 与 控 制 能 够 适 应 单 位 的 实 际 需 要 ， 最 好先 在 这 里 进 行 相 应 的 设 置 。 6.2.3 录 入 期 初 余 额 录 入 期 初 余 额2. 对 期 初 余 额 对 账3. 录 入 辅 助 核 算 科 目 期 初 余 额6.2.4 项 目 6.2.5 账 簿 清 理 当 年 初 建 完 账 后 ， 发 现 账 建 得 太 乱 或 错 误 太 多 ， 此 时可 能 希 望 将 该 账 冲 掉 ， 然 后 重 新 建 账 ， 这 时 执 行 “ 账 簿 清理 ” 后 系 统 将 已 建 好 的 账 全 部 冲 掉 ， 然 后 重 新 开 始 建 账 。账 簿 清 理 将 冲 掉 本 年 各 账 户 的 余 额 和 明 细 账 ， 并 将 上 年 的会 计 科 目 ， 部 门 目 录 、 个 人 目 录 、 客 户 分 类 、 客 户 目 录 、供 应 商 分 类 、 供 应 商 目 录 、 项 目 目 录 ， 凭 证 类 别 ， 常 用 摘要 ， 常 用 凭 证 转 入 本 年 。 若 本 年 为 账 套 启 用 年 ， 则 冲 掉 本年 各 账 户 的 余 额 和 明 细 账 ， 只 保 留 会 计 科 目 ， 部 门 目 录 ，客 户 目 录 ， 供 应 商 目 录 ， 项 目 目 录 ， 个 人 目 录 ， 凭 证 类 别 ，常 用 摘 要 ， 常 用 凭 证 。 执 行 账 簿 清 理 后 ， 应 重 新 调 整 科 目和 余 额 。 6.3 凭 证 处 理 凭 证 处 理 是 账 务 系 统 日 常 工 作 的 基 本 内 容 ，包 括 填 制 凭 证 、 出 纳 签 字 、 主 管 签 字 、 审 核 凭 证 、查 询 凭 证 、 打 印 凭 证 、 科 目 汇 总 、 记 账 等 的 账 务处 理 工 作 。 6.3.1 填 制 凭 证 记 账 凭 证 是 登 记 账 簿 的 依 据 ， 在 实 行 计 算 机 处 理 账 务 后 ，电 子 账 簿 的 准 确 与 完 整 完 全 依 赖 于 记 账 凭 证 ， 因 而 使 用 者 要确 保 记 账 凭 证 输 入 的 准 确 完 整 ， 在 实 际 工 作 中 ， 可 直 接 在 计算 机 上 根 据 审 核 无 误 准 予 报 销 的 原 始 凭 证 填 制 记 账 凭 证 （ 即前 台 处 理 ） ， 也 可 以 先 由 人 工 制 单 而 后 集 中 输 入 （ 即 后 台 处理 ） ， 采 用 哪 种 方 式 应 根 据 本 单 位 实 际 情 况 ， 一 般 来 说 业 务量 不 多 或 基 础 较 好 或 使 用 网 络 版 的 ， 可 采 用 前 台 处 理 方 式 ，而 在 第 一 年 使 用 或 人 机 并 行 阶 段 ， 则 比 较 适 合 采 用 后 台 处 理方 式 。 主 要 信 息 包 括 ： 凭 证 类 别 、 凭 证 编 号 、 制 单 日 期 、 附 单据 数 等 和 凭 证 每 一 笔 分 录 的 相 关 内 容 ： 摘 要 、 科 目 、 辅 助 信息 、 金 额 。6.3.2 修 改 凭 证 6.3.3 作 废 凭 证 如 果 填 制 的 凭 证 ， 出 现 错 误 ， 并 且 已 经 保 存 ，可 以 作 废 ， 账 务 不 进 行 处 理 。 6.3.4 凭 证 整 理 有 些 作 废 凭 证 不 想 保 留 ， 可 以 通 过 凭 证 整 理功 能 将 这 些 凭 证 彻 底 删 除 ， 并 对 未 记 账 凭 证 重 新编 号 。 6.3.5 常 用 凭 证 6.3.6 出 纳 签 字 出 纳 凭 证 涉 及 企 业 的 现 金 收 入 与 支 出 ， 应 加强 对 出 纳 凭 证 的 管 理 。 出 纳 人 员 可 通 过 出 纳 签 字 功 能 对 制 单 员 填 制的 带 有 现 金 银 行 科 目 （ 必 须 在 “ 科 目 设 置 ” 时 调用 编 辑 功 能 的 “ 指 定 科 目 ” ， 设 定 现 金 和 银 行 存款 科 目 ） 的 凭 证 进 行 检 查 核 对 ， 主 要 核 对 出 纳 凭证 的 出 纳 科 目 和 金 额 是 否 正 确 ， 审 查 认 为 错 误 或有 异 议 的 凭 证 ， 应 交 与 填 制 人 员 修 改 后 再 核 对 。 6.3.7 审 核 凭 证 审 核 凭 证 是 审 核 员 按 照 财 会 制 度 ， 对 制 单 员 填 制 的 记 账 凭 证 进 行检 查 核 对 ， 主 要 审 核 记 账 凭 证 是 否 与 原 始 凭 证 相 符 、 会 计 分 录 是 否 正 确等 ， 审 查 认 为 错 误 或 有 异 议 的 凭 证 ， 应 交 与 填 制 人 员 修 改 后 ， 再 审 核 。只 有 有 审 核 权 的 操 作 员 才 能 使 用 审 核 功 能 。 注 意 ： 审 核 人 除 了 要 具 有 审 核 权 外 ， 还 需 要 有 对 待 审 核 凭 证 制 单人 所 制 凭 证 的 审 核 权 ， 这 个 权 限 可 在 “ 明 细 权 限 ” 中 设 置 。 审 核 人 和 制 单 人 不 能 是 同 一 个 人 。 凭 证 一 经 审 核 ， 就 不 能 被 修 改 、 删 除 ， 只 有 取 消 审 核 签 字 后 才 可以 进 行 修 改 或 删 除 ； 取 消 审 核 签 字 只 能 由 审 核 人 自 己 进 行 。 采 用 手 工 制 单 的 用 户 ， 在 凭 单 上 审 核 完 后 还 须 对 录 入 机 器 中 的 凭证 进 行 审 核 。 作 废 凭 证 不 能 被 审 核 ， 也 不 能 被 标 错 。 已 标 错 的 凭 证 不 能 被 审 核 ， 若 想 审 核 ， 需 先 按 “ 取 消 ” ， 取 消 标 错 后 才 能 审 核 。 6.3.8 查 询 凭 证 在 日 常 操 作 中 ， 需 要 查 找 已 记 账 及 未 记 账凭 证 。 如 某 某 职 工 某 月 报 销 差 旅 费 的 业 务 ，现 需 要 了 解 具 体 的 报 销 情 况 ， 手 工 查 找 较难 ， 可 以 利 用 查 询 功 能 进 行 。 6.3.9 打 印 凭 证 利 用 打 印 功 能 可 打 印 已 记 账 及 未 记 账 凭 证 。 6.3.10 科 目 汇 总 科 目 汇 总 是 指 按 条 件 对 记 账 凭 证 进 行 汇 总并 生 成 一 张 科 目 汇 总 表 。 6.3.11 记 账 记 账 凭 证 经 审 核 签 字 后 ， 即 可 用 来 登 记 总 账 和 明 细 账 、 日 记 账 、部 门 账 、 往 来 账 、 项 目 账 以 及 备 查 账 等 。 系 统 对 记 账 采 用 向 导 方 式 ， 使 记账 过 程 更 加 明 确 。 注 意 ： 1) 记 账 过 程 一 旦 断 电 或 其 他 原 因 造 成 中 断 后 ， 系 统 将 自 动 调 用 “ 恢 复记 账 前 状 态 ” 恢 复 数 据 ， 然 后 再 重 新 记 账 。 另 外 由 于 某 种 原 因 ， 事 后 发 现本 月 记 账 有 错 误 ， 利 用 本 功 能 则 可 将 本 月 已 记 账 的 凭 证 全 部 重 新 变 成 未 记账 凭 证 ， 进 行 修 改 ， 然 后 再 记 账 。 2) 如 果 发 现 某 一 步 设 置 错 误 ， 可 单 击 “ 上 一 步 ” 返 回 后 进 行 修 改 。 如果 在 设 置 过 程 中 不 想 再 继 续 记 账 ， 可 单 击 “ 取 消 ” ， 取 消 本 次 记 账 工 作 。 3) 在 记 账 过 程 中 ， 不 得 中 断 退 出 。 4) 在 第 一 次 记 账 时 ， 若 期 初 余 额 试 算 不 平 衡 ， 系 统 将 不 允 许 记 账 。 5) 所 选 范 围 内 的 凭 证 如 有 不 平 衡 凭 证 ， 系 统 将 列 出 错 误 凭 证 ， 并 重 选记 账 范 围 。 6) 所 选 范 围 内 的 凭 证 如 有 未 审 核 凭 证 时 ， 系 统 提 示 是 否 只 记 已 审 核 凭证 或 重 选 记 账 范 围 （ 只 有 财 务 主 管 才 能 恢 复 到 月 初 的 记 账 前 状 态 ） 。 6.3.12 常 用 摘 要 在 日 常 填 制 凭 证 的 过 程 中 ， 因 为 业 务 的 重 复 性 发 生 ， 经 常会 有 许 多 摘 要 完 全 相 同 或 大 部 分 相 同 ， 如 果 将 这 些 常 用 摘要 储 存 起 来 ， 在 填 制 会 计 凭 证 时 可 随 时 调 用 ， 必 将 大 大 提高 业 务 处 理 效 率 。 调 用 常 用 摘 要 可 以 在 输 入 摘 要 时 直 接 输摘 要 代 码 或 按 F2 键 或 单 击 按 钮 参 照 输 入 。 “ 常 用 摘 要 ”功 能 可 以 录 入 编 号 、 摘 要 内 容 、 相 关 科 目 ， 这 些 信 息 （ 数据 ） 可 任 意 设 定 并 在 调 用 后 可 以 修 改 补 充 。 常 用 摘 要 的 编码 是 调 用 常 用 摘 要 的 依 据 ， 因 此 ， 不 能 重 复 输 入 ， 也 不 能为 空 。 如 果 某 条 常 用 摘 要 对 应 某 科 目 ， 则 可 在 “ 相 关 科 目 ”处 输 入 ， 在 填 制 凭 证 时 ， 在 调 用 常 用 摘 要 的 同 时 ， 也 被 调入 ， 提 高 凭 证 录 入 效 率 。 6.4 出 纳 管 理 出 纳 管 理 是 为 出 纳 员 进 行 资 金 管 理 提 供 各 种工 具 ， 包 括 现 金 日 记 账 、 银 行 存 款 日 记 账 、 资 金 日报 、 银 行 对 账 、 支 票 管 理 等 。 6.4.1 日 记 账 现 金 和 银 行 存 款 是 企 业 流 动 性 最 强 的 资 产 。 日记 账 是 为 了 加 强 现 金 、 银 行 存 款 而 设 置 的 账 簿 ，能 够 每 日 了 解 现 金 和 银 行 存 款 的 收 支 存 情 况 。 6.4.2 银 行 对 账1. 录 入 银 行 对 账 期 初 为 了 保 证 银 行 对 账 的 正 确 性 ， 在 使 用 “ 银 行 对 账 ” 功 能 进 行 对 账之 前 ， 必 须 先 将 日 记 账 、 银 行 对 账 单 未 达 项 录 入 系 统 中 。2. 银 行 对 账 单 银 行 对 账 单 是 平 时 用 于 录 入 银 行 对 账 单 业 务 ， 以 便 于 期 末 对 账 ，系 统 要 求 指 定 账 户 （ 银 行 科 目 ） ， 然 后 即 可 录 入 本 账 户 下 的 银 行 对 账单 。3. 银 行 对 账 银 行 对 账 采 用 自 动 对 账 与 手 工 对 账 相 结 合 的 方 式 。 自 动 对 账 是 计算 机 根 据 对 账 依 据 自 动 进 行 核 对 、 勾 销 ， 对 账 依 据 由 用 户 根 据 需 要 选择 ， 方 向 、 金 额 相 同 是 必 选 条 件 ， 其 他 可 选 条 件 为 票 号 相 同 、 结 算 方式 相 同 、 日 期 在 多 少 天 之 内 。4. 编 制 余 额 调 节 表 在 对 银 行 账 进 行 两 清 勾 对 后 ， 便 可 查 询 打 印 “ 银 行 存 款 余 额 调 节 表 ” ， 以 检 查 对 账 是 否 正 确 。 在 操 作 时 ， 屏 幕 显 示 所 有 银 行 科 目 的 账面 余 额 及 调 整 余 额 。 6.5 账 表 管 理6.5.1 科 目 账1. 总 账 总 账 查 询 不 但 可 以 查 询 各 总 账 科 目 的 年 初 余 额 、 各 月 发生 额 合 计 和 月 末 余 额 ， 而 且 还 可 查 询 所 有 二 至 六 级 明 细 科目 的 年 初 余 额 、 各 月 发 生 额 合 计 和 月 末 余 额 。2. 余 额 表 余 额 表 用 于 查 询 统 计 各 级 科 目 的 本 期 发 生 额 、 累 计 发 生额 和 余 额 等 。 传 统 的 总 账 ， 是 以 总 账 科 目 分 页 设 账 ， 而 余额 表 则 可 输 出 某 月 或 某 几 个 月 的 所 有 总 账 科 目 或 明 细 科 目的 期 初 余 额 、 本 期 发 生 额 、 累 计 发 生 额 、 期 末 余 额 ， 在 实行 计 算 机 记 账 后 ， 建 议 用 余 额 表 代 替 总 账 。 3. 明 细 账 明 细 账 功 能 主 要 是 平 时 查 询 各 账 户 的 明 细 发 生 情 况 ， 及按 任 意 条 件 组 合 查 询 明 细 账 。 在 查 询 过 程 中 可 以 包 含 未 记 账凭 证 。 有 三 种 明 细 账 的 查 询 格 式 ： 普 通 明 细 账 、 按 科 目 排 序明 细 账 、 月 份 综 合 明 细 账 。 普 通 明 细 账 是 按 科 目 查 询 ， 按 发生 日 期 排 序 的 明 细 账 ； 按 科 目 排 序 明 细 账 是 按 非 末 级 科 目 查询 ， 按 其 发 生 的 末 级 科 目 排 序 的 明 细 账 ； 月 份 综 合 明 细 账 是按 非 末 级 科 目 查 询 ， 包 含 非 末 级 科 目 总 账 数 据 及 末 级 科 目 明细 数 据 的 综 合 明 细 账 ， 使 对 各 级 科 目 的 数 据 关 系 一 目 了 然 。4. 日 报 表 用 于 查 询 输 出 某 日 所 有 科 目 的 发 生 额 及 余 额 情 况 （ 不 包括 现 金 、 银 行 存 款 科 目 ） 。5. 多 栏 账 6.5.2 辅 助 账 1. 个 人 科 目 余 额 表 2. 个 人 往 来 清 理 3. 个 人 往 来 催 款 单 4. 个 人 往 来 账 龄 分 析 6.6 期 末 处 理 期 末 账 务 处 理 是 主 要 是 进 行 月 末 结 账 、 结 转 下 月 的 工 作 ，利 用 计 算 机 可 以 简 化 会 计 月 末 结 转 账 的 处 理 。 6.6.1 自 定 义 转 账 设 置 自 定 义 转 账 可 以 完 成 期 末 的 转 账 业 务 ， 主 要 有 ： 费 用 分配 的 结 转 ， 如 工 资 分 配 等 ； 费 用 分 摊 的 结 转 ， 如 制 造 费 用 等 ；税 金 计 算 的 结 转 ， 如 增 值 税 等 ； 提 取 各 项 费 用 的 结 转 ， 如 提取 福 利 费 等 ； 部 门 核 算 的 结 转 ； 项 目 核 算 的 结 转 ； 个 人 核 算的 结 转 ； 客 户 核 算 的 结 转 ； 供 应 商 核 算 的 结 转 。 6.6.2 转 账 设 置 操 作 方 法1.自 定 义 转 账 设 置 期 末 的 转 账 处 理 ， 可 以 根 据 单 位 的 情 况 和 需 要 进 行 设 定 ，并 自 动 转 账 。 注 意 ： 转 账 科 目 、 部 门 只 能 录 入 明 细 级 科 目 、 部 门 。 如果 要 录 入 多 个 科 目 ， 且 这 些 科 目 有 同 一 上 级 科 目 ， 在 新 增 分录 时 ， 可 录 入 此 上 级 科 目 ， 当 录 入 完 这 一 行 后 ， 按 Enter键 ， 系 统 将 列 出 所 输 科 目 下 的 所 有 末 级 科 目 ， 可 选 择 所 需 的科 目 ， 系 统 将 自 动 生 成 这 些 科 目 的 转 账 分 录 。2.对 应 转 账 设 置 用 于 对 两 个 科 目 的 下 级 科 目 进 行 一 一 对 应 的 结 转 。 对 应结 转 只 允 许 输 入 两 个 科 目 ， 科 目 可 为 上 级 科 目 ， 但 其 下 级 科目 必 须 能 一 一 对 应 ， 如 有 辅 助 核 算 ， 则 两 个 科 目 的 辅 助 账 类也 必 须 一 一 对 应 。 3. 销 售 成 本 结 转 设 置 销 售 成 本 结 转 功 能 ， 是 将 月 末 商 品 （ 或 产 成 品 ） 销 售 数量 乘 以 库 存 商 品 （ 或 产 成 品 ） 的 平 均 单 价 计 算 各 类 主 营 业 务成 本 并 进 行 结 转 。4. 汇 兑 损 益 结 转 设 置 用 于 期 末 自 动 计 算 外 币 账 户 的 汇 兑 损 益 ， 并 在 转 账 生 成中 自 动 生 成 汇 兑 损 益 转 账 凭 证 ， 汇 兑 损 益 只 处 理 以 下 外 币 账户 ： 外 汇 存 款 户 ； 外 币 现 金 ； 外 币 结 算 的 各 项 债 权 、 债 务 ，不 包 括 所 有 者 权 益 类 账 户 ， 成 本 类 账 户 和 损 益 类 账 户 。5. 期 间 损 益 结 转 设 置 期 间 损 益 结 转 是 用 于 在 一 个 会 计 期 间 终 了 将 损 益 类 科 目的 余 额 结 转 到 本 年 利 润 科 目 中 ， 从 而 及 时 反 映 企 业 利 润 的 盈亏 情 况 。 6.6.3 转 账 生 成 在 定 义 完 转 账 凭 证 后 ， 每 月 月 末 只 需 执 行 转 账 生 成即 可 快 速 生 成 转 账 凭 证 ， 在 此 生 成 的 转 账 凭 证 将 自 动 追 加到 未 记 账 凭 证 中 去 了 。 6.6.4 对 账 对 账 是 对 账 簿 数 据 进 行 核 对 ， 以 检 查 记 账 是 否 正 确 ，以 及 账 簿 是 否 平 衡 。 它 主 要 是 通 过 核 对 总 账 与 明 细 账 、 总账 与 辅 助 账 数 据 来 完 成 账 账 核 对 。 6.6.5 结 账 单 击 系 统 主 菜 单 “ 期 末 ” 下 的 “ 结 账 ” ， 屏 幕 显 示 结 账 向导 一 、 二 、 三 、 四 直 至 结 账 。 注 意 ： 1) 上 月 未 结 账 ， 则 本 月 不 能 结 账 。 2) 上 月 未 结 账 ， 则 本 月 不 能 记 账 ， 但 可 以 填 制 、 复 核 凭证 。 3) 本 月 还 有 未 记 账 凭 证 时 ， 则 本 月 不 能 结 账 。 4) 已 结 账 月 份 不 能 再 填 制 凭 证 。 5) 结 账 只 能 由 有 结 账 权 的 人 进 行 。 6) 若 总 账 与 明 细 账 对 账 不 符 ， 则 不 能 结 账 7) 如 果 结 账 后 发 现 问 题 ， 可 进 行 反 结 账 ， 在 结 账 向 导 一中 ， 选 择 要 取 消 结 账 的 月 份 ， 按 Ctrl + Shift + F6键 ， 一 定 注 意 只 有 主 管 才 能 进 行 反 结 账 。 6.7 思 考 题 6.1 账 务 系 统 使 用 前 应 做 哪 些 准 备 工 作 ？ 6.2 账 务 系 统 初 始 化 设 置 主 要 包 括 哪 些 工 作 ？ 6.3 科 目 设 置 的 主 要 内 容 是 什 么 ？ 6.4 除 现 金 和 银 行 存 款 外 ， 其 他 科 目 是 否 可 记 日 记 账 ？ 如何 设 置 ？ 6.5 哪 些 记 账 凭 证 可 以 直 接 修 改 ？ 哪 些 记 账 凭 证 不 能 直 接修 改 ？ 应 如 何 修 改 哪 些 不 能 直 接 修 改 的 记 账 凭 证 ？ 6.6 如 何 利 用 计 算 机 的 数 据 处 理 功 能 进 行 期 末 业 务 处 理 ？ 6.7 计 算 机 账 务 处 理 系 统 中 ， 对 结 账 有 什 么 要 求 ？ 6.8 如 何 进 行 结 账 ？ 6.9 客 户 、 供 应 商 、 个 人 往 来 账 的 管 理 如 何 进 行 ？