项目二会议议程

项 目 二 会 议 议 程知 识 目 标 ：1 了 解 会 议 议 程 的 特 点2 理 解 会 议 议 程 的 程 序 原 则技 能 目 标 ：1 能 熟 练 掌 握 会 议 议 程 的 写 作 技 能 项 目 二 会 议 议 程n 一 、 概 念n 会 议 议 程 是 对 讨 论 议 题 的 步 骤 和 次 序 所 作 的 安排 ， 经 会 议 讨 论 通 过 后 生 效 ， 成 为 议 事 程 序 的根 据 和 制 定 会 议 日 程 的 根 据 。n 撰 写 会 议 议 程 时 要 求 做 到 用 语 简 洁 ， 条 理 清 晰 。 n 通 常 秘 书 草 拟 了 会 议 议 程 后 ， 交 给 上 司 审 阅 、修 改 、 批 准 ， 在 会 前 复 印 分 发 给 与 会 者 。 二 、 结 构 与 写 法n 结 构 ： 标 题 +题 注 +正 文n 简 单 的 会 议 议 程 只 需 将 会 议 的 步 骤 逐 一 分 条 列出 即 可 。n 详 细 的 会 议 议 程 应 包 括 各 种 程 序 （ 讲 话 、 审 议 、选 举 、 表 决 等 ） ， 且 应 逐 日 （ 按 时 刻 ） 精 心 编排 。n 会 议 议 程 是 对 会 议 议 题 的 顺 序 安 排 ， 一 般 冠 以序 号 将 其 清 晰 地 表 达 出 来 。 二 、 结 构 与 写 法n （ 一 ） 标 题n 会 议 名 称 加 “ 议 程 ” 。n （ 二 ） 题 注 （ 根 据 实 际 情 况 选 择 ） n 标 题 下 居 中 ， 用 圆 括 号 扩 入 。n 法 定 性 会 议 议 程 说 明 该 议 程 通 过 的 日 期 、 会 议名 称 ； 一 般 性 会 议 议 程 注 明 会 议 的 起 讫 日 期 。 （ 三 ） 正 文n 简 要 概 括 地 说 明 会 议 每 项 议 题 和 活 动 的 顺 序 ，用 序 号 标 注 ， 句 末 一 般 不 用 标 点 。n 包 括 时 间 、 内 容 、 责 任 者 （ 讲 话 人 、 主 持 人等 ） 、 会 址 、 方 式 和 注 意 事 项 等 。 大 中 型 会 议 的 议 程 一 般 安 排 如 下 ：n 1 开 幕 式 ： 上 司 和 来 宾 致 词n 2 主 要 发 言 人 做 报 告n 3 分 组 讨 论n 4 参 观 或 其 他 活 动n 5 会 议 总 结 ， 宣 读 会 议 决 议n 6 闭 幕 式 （ 三 ） 正 文n 如 果 有 多 个 议 题 ， 议 程 的 设 计 一 般 遵 循 以 下 原 则 ：n 按 习 惯 顺 序 和 有 关 规 定 安 排 会 议 议 程 。n 按 议 题 的 轻 重 缓 急 编 排 处 理 会 议 议 程 。n 尽 量 将 同 类 性 质 的 问 题 排 列 在 一 起 。n 保 密 性 较 强 的 议 题 ， 一 般 放 在 后 面 。n参考：议程的一般顺序n先主后次 n先次后主n报告审议表决n总结表彰交流 注 意 ：n 议 程 的 编 制 应 在 前 ， 一 旦 确 定 ， 就 不能 变 更 。n 议 程 编 制 出 后 ， 必 须 经 主 管 领 导 审 核才 能 实 施 。 三 、 写 作 要 求n 1 按 轻 重 缓 急 原 则 编 排 会 议 议 程 。n 2 用 语 简 洁 、 准 确 ， 条 理 清 晰 。 四 、 相 关 知 识 拓 展n 编 排 会 议 议 程 应 考 虑 的 因 素 ：n (1)对 将 要 讨 论 的 问 题 要 求 提 前 考 虑 。n 对 问 题 的 解 决 或 处 理 ， 有 哪 些 看 起 来 是 行 得 通 的 ?n 所 要 讨 论 的 问 题 其 最 后 结 果 可 能 意 味 着 什 么 ?n (2)如 果 时 间 允 许 ， 把 会 议 参 加 者 的 建 议 合 并 到 暂 定 议 程里 ， 提 前 分 发 ， 以 征 求 补 充 意 见 。 n (3)提 前 向 与 会 者 简 明 介 绍 会 议 的 目 的 ， 并 要 求 他 们 做 一些 具 体 工 作 ， 例 如 抽 样 调 查 员 工 意 见 ， 汇 集 统 计 数 字 ，或 搜 集 背 景 资 料 等 。 四 、 相 关 知 识 拓 展n (4)可 能 的 话 ， 把 议 程 的 话 题 限 制 在 同 一 个 主 题 范 围 内 。 这既 有 助 于 从 容 进 行 ， 同 时 也 使 必 须 参 加 企 业 会 议 的 人 数 减到 最 少 。 假 如 议 程 中 有 不 同 主 题 ， 可 以 分 别 安 排 为 两 个 小会 议 进 行 。n (5)假 如 这 些 主 题 之 间 没 有 关 系 ， 则 应 力 求 少 安 排 一 些 话 题 。因 为 要 使 与 会 者 从 他 很 感 兴 趣 的 问 题 转 移 到 兴 趣 不 高 的 问题 上 ， 而 又 始 终 全 神 贯 注 ， 是 很 困 难 的 。n (6)设 法 将 议 程 话 题 限 制 为 一 个 主 要 的 讨 论 项 目 ， 辅 之 以 不需 大 量 准 备 的 次 要 项 目 。 n (7)提 前 分 发 每 一 项 议 程 话 题 的 附 件 ， 以 节 省 开 会 时 间 。 这样 就 可 以 确 定 每 一 项 拿 到 会 上 讨 论 的 话 题 在 会 前 都 已 向 与会 者 简 明 介 绍 。 这 是 一 种 利 用 以 前 会 议 记 录 实 际 可 行 的 方法 。 四 、 相 关 知 识 拓 展n (8)在 议 程 上 要 标 明 会 议 开 多 长 时 间 。 与 会 者 知 道 会 议 不允 许 超 过 时 间 后 ， 就 会 更 加 积 极 。n (9)对 那 些 非 常 有 争 议 的 、 极 为 复 杂 的 或 小 组 完 全 不 熟 悉的 话 题 ， 要 安 排 充 分 的 时 间 。n (10)要 记 住 注 意 力 的 持 续 时 间 是 有 限 度 的 。 对 一 位 实 业 家来 说 ， 有 效 的 会 议 一 般 持 续 一 个 小 时 ， 当 会 议 进 行 了 一 个半 小 时 时 ， 就 接 近 效 果 递 减 的 临 界 线 了 。 n (11)假 如 会 议 必 须 开 到 两 小 时 以 上 ， 应 安 排 中 间 休 息 时 间 。n (12)假 如 可 能 ， 要 留 出 会 后 交 谈 和 娱 乐 的 时 间 。