ERP环境下如何改进会计基础工作规范

ERP环境下如何改进会计基础工作规范 摘 要：信息技术的飞速发展促进了传统的管理系统的改进，ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身。会计信息系统是该系统的重要组成部分，会计信息系统简化了会计工作，实现了会计无纸化操作，但是现在的会计工作规范有些部分难以适应ERP的要求，导致ERP的灵活性大大降低。本文将就现在会计基础规范中的一些不足进行分析，并提出改进的意见。 关键词：ERP环境；会计基础规范；一体化一、引言ERP系统是指建立在信息技术基础上，通过系统化的管理思想，为企业高级管理层及员工提供决策运行手段的管理平台。但是ERP并不是软件，只不过它所包含的管理思想需要通过计算机系统来运行。ERP系统包括多个模块，会计信息系统是其重要组成部分，会计信息系统由应收、应付模块、现金管理模块、固定资产核算模块、工资核算模块、成本模块、总账模块等构成。ERP为会计工作提供极大的便利，很多手工操作由计算机所替代，简化了会计工作，提高了会计工作的效率。ERP环境下会计信息系统具有整体优化性、实时动态性、集成协同性等特点。随着会计信息系统的不断改进，会计工作将更加高效，但是目前我国会计基础工作规范有些条款难以适应现在的会计无纸化操作，严重制约了会计信息系统的发挥，甚至影响ERP系统的运行效果。针对这一情况。本文从ERP系统的内在要求入手，通过对会计信息化过程中会计基础规范存在一些问题，如规范的机械性、滞后性等进行分析。提出有针对性的改进意见，提高会计信息系统的运行效率。二、ERP环境下会计基础工作规范存在的问题目前运用于会计信息系统的会计基础工作规范之所以存在很多问题，和其工作规范的滞后性有很大关系，现在使用的主要条例是在1996年由财政部颁布并实施的会计基础工作规范。当时的会计工作基本以手工操作为主，该规范是针对手工会计工作制定的，适用于传统的手工操作环境下，但是运用在ERP环境下却暴露出很多问题。1.岗位设置与分工不合理ERP环境下的会计岗位设置和员工分工与传统的手工会计环境下的要求有些区别，在1996年颁布的会计基础工作规范中，要求企业设置会计机构负责人、出纳、财产核算、成本核算、资金核算、工资核算、财务成果核算、总账报表、稽核和档案管理等岗位。传统的岗位设置是基于工作的性质，从人工会计工作的便利、岗位的监督角度出发设置的。但是在ERP环境，会计工作思路是先通过业务流程固化，然后进行完整的执行。在ERP环境下，会计数据的确认、采集等到进行不同科目的统计归集与输出，这是一个数据流程的整体行动，因而不能将整个系统进行割裂，然后由不同的员工各自管理一段，这不符合会计ERP的规则，如果进行这样的分工，会计信息系统无法进行高效的工作。另一方面，会计数据的无纸化，虽然方便了数据的储存于传输，但是安全隐患也高于传统的手工会计，如数据易被非法复制、篡改等，为了保证会计数据的完整、安全，需要允许企业根据自身具体情况设置规范之外的岗位，来对无纸化环境下的会计数据的安全性、可靠性进行管理。2.会计分期无法满足企业需要我国的会计期间划分是从公历1月1日开始至12月31日截止，按月划分为12个期间，但是在ERP环境下，企业出于调整信息和组织的考虑，有些情况下需要把会计期间设置多于12个期间，如企业为了审计调整等而预留4个会计期间，这时就是16个会计期间。目前市场中份额较大的财务软件如用友、金蝶软件都允许用户设置超过12个会计期间，用友软件最多可以设置20个会计期间。可见会计期间的要求已经难以适应会计信息系统的要求。3.记账凭证分类难以适应ERP环境通常情况下，会计记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，这适用于过去的手工会计，主要是为了方便会计的分类、汇总、查询。但企业ERP系统的集成化很高，会计系统和企业其他系统已经紧密联系在一起，会计凭证的源头甚至延伸到业务的发生时刻，实现了财务与业务的一体化。记账凭证的作用更加广泛，不再是只限于会计工作，还需要为企业的管理工作服务，会计信息需要转换为不同的格式，用于不同的管理部门。在此情况下，记账凭证不再只是过去的三种形式，有时多大十余种。4.记账凭证附加原始凭证要求不适用我国会计基础工作规范的第51条规定除了结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他的记账凭证必须附带原始凭证。但是这一规定难以在大型企业的ERP系统中适用，大型企业的业务范围通常很广泛，地域跨度也很大，有很多海外业务，但是在ERP系统中，所有的核算可能需要归集到总部进行。这给企业会计工作带来了很大的不便，主要原因是原始凭证很难归集到一个地方，即使能够把不同地区的原始凭证集中到总部，花费的成本也很大，还有原始凭证传送途中遗失的风险。例如，中石化在2003年便引入了ERP系统，是我国引入该系统比较早的公司，在2004年全面运行，已经运行了10年，是我国ERP技术比较成熟的企业。中石化的业务分部在全球，范围特别广，如果要求把每个分公司的原始凭证汇总在总部，这在短期几乎是不可能的。目前和中石化类似的公司还很大，可见在ERP环境下，原先的规范中关于原始凭证的要求难以适用。三、ERP环境下会计基础规范改进建议1.重新设置会计岗位对于信息化程度较高企业，允许这类公司的会计部门按照会计信息资源管理的流程设置岗位和职责，新增系统安全运行岗、流程设计维护岗、数据采集岗、数据输出岗、操作日志管理岗、会计信息分析岗、系统内部审计岗等新的岗位，并适当的取消一些原先手工会计流程下设置的岗位。岗位的权限也随着新增加的岗位而变动，根据权责分离和内部牵制的原则重新来设置每一个岗位的权限，使得系统模块与岗位职责协调一致。2.灵活进行会计期间划分 在不和税法等法律法规冲突的情况下，给予企业会计期间的划分一定的灵活性，允许企业根据自身的业务特点设置会计期间。但是并不意味着企业可以随意设置会计期间，如果企业随意在ERP系统中设置会计期间，可能会偷逃一些税款，因此，相关部门应该根据不同的企业类型制定相应的指引，引导企业合理的进行会计期间划分。3.企业自主设置会计凭证传统的“收付转”三大类会计凭证无法适应ERP环境下的会计工作，允许企业灵活的设置会计凭证可以提高企业的效率。目前ERP系统下的会计档案管理将会计凭证分为单项会计凭证、集成会计凭证和系统调整凭证三大类。（1）单项会计凭证分为19种类型，分别由总分类账、应收账款、应付账款、固定资产、电子银行和项目管理等模块录入生成，凭证类型主要有总账、冲销、清账、资产、折旧、项目等。（2）集成会计凭证主要是指由销售和物料模块自动集成的会计凭证，目前ERP系统中主要包括销售、发票检验、移库、入库、成本等5种类型。（3）系统会计凭证是指ERP系统自动生成的管理信息凭证。ERP环境下的这三大类会计凭证和传统的会计凭证存在明显的区别，允许企业自主设置会计凭证，给企业一定的灵活性是规范需要修改的重要部分。4.建立会计凭证快速溯源机制在ERP环境下对于会计凭证附属原始凭证不应做强制的要求，对于一些业务范围广的大型跨国企业，引导其建立会计凭证快速溯源机制，在这一机制下，可以对会计原始凭证进行快速的查找，效果等同于附属原始凭证。这一机制在ERP环境下的实施，将减少企业因指引对会计原始凭证的要求而带来的不便，更加有效的运行会计信息系统。四、结束语通过以上的分析探究，目前实行的规范中虽然在表面上发挥着控制作用，但是存在着多方制约ERP环境下会计工作的规范条款，随着ERP系统的不断成熟，如果这些规定不随之做出修改，将严重影响会计信息系统的运行效率，阻碍会计信息化的发展。希望财政部早日对会计基础工作规范进行调研修改，制定出更加适应ERP环境下会计工作的规范，促进我国会计信息化的发展。参考文献：1王凡林.关于ERP环境下会计基础工作规范的几点思考J.会计之友，2009，（04）.2曹志君.ERP环境下会计工作的问题与对策J.中国经贸，2013，（02）.3余刚.对ERP环境下企业会计基础工作的探讨J.经营管理者，2013，（14）.