如何成为一名出色的秘书

一名出色的秘书具有良好的专业技能提高公司的工作效率减轻上司的工作负荷享受更多的工作乐趣 秘书的工作职责接待来访客人接听各类电话文档资料管理起草或协助起草各类文件帮助上司安排工作行程，并及时记录和提醒各种会务安排及会议记录处理往来信函和传真上司和部门同事出差安排办公设备和物品的购置 Follow Up 秘书的素质保守机密良好的文字处理能力时间管理个人形象主动性和可靠性准确随机应变认同不同个性冷静处事 Follow Up 秘书的重要现今社会, 一名出色的秘书不再仅限于做上司的助手, 他/她已经承担着一个部门沟通、协调的任务，成为整个机构中不可缺少的角色。 保守机密 Secret Secretary ( 保守机密的人）不向任何人透露所见所闻的公司机密信息：如财务报表、人事变动、内部策略、销售数据等, 包括自己的家人和朋友。英文保密标识：Confidential Private 良好的文字处理能力熟练使用电脑掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint中、英文文字使用能力熟悉各种办公文案格式 时间管理你一直都觉得很忙吗？你能在被要求的时间内准时完成工作吗？你怎样去处理紧急与重要的事情？ 个人形象员工所制造的印象就是公司的广告外人会从雇员的表现对机构下判断每个人只有一次机会给人第一印象个人形象内容： 容貌、声音、衣着、 动作、表情 主动性和可靠性主动完善与工作相关的各种技能：如电脑、速记、写作等主动承担更多的工作责任不断寻求更有效的工作方法面对困难和问题，能独立思考并找到相应的解决方案把自己的时间、想法和精力贡献给团队 准确无误我们工作的准确性会影响： 工作的进程 上司对我们工作能力的评估 上司和同事的信任 工作效率 随机应变寻找不同的方法去适应成长中的变化不断改进个人的工作习惯以适应工作需要对不期而至的改变要有充分的思想准备 认同不同个性学会与各种个性的人打交道尊重他人的观点及工作态度与人和睦相处不要对别人要求过高容忍别人的不足 冷静处事始终保持平和的心态勇于面对困难和挫折从不以喜、恶示人乐于助人 Follow Up一件事情有始有终跟综事件的进程和结果这是秘书工作的重要方法和习惯 你想成为怎样的秘书？A、“打印这个文件”、“复印那个文件”、 “把这些文件存档”；B、“这个文件要打印吗？”“需要我去复印 吗？”“需要我去复印吗？”C、“我准备去打印这个文件”、“我要改变 这种存档方式”D、 她已完全知道怎样安排自己的工作，上司已 不用去过问她的工作细节E、 她已成为上司的得力助手，能帮助上司管理 好一切“后勤”支持工作 秘书工作服饰规范服装质地要更讲究款式端庄大方、稳重高雅，不要太时髦更多地选择裙装服装色彩不能太艳上下班服装有别袜子的搭配要注意颜色避免平底和超高跟鞋 秘书工作形象必要的化妆化妆的高明与否会直接影响外界对你的评价学会微笑 秘书举止规范站立行走就座回头下蹲见面握手介绍交谈 有效接听电话声音和语气迅速接听应答方式代人留言准确、有效地转接电话不要让对方长久等待帮上司接听来电 处理往来信函传真： - 收到传真时查看内容是否齐全 - 一份传真同时抄送给几个人时 - 有关人员出差在外时 - 传真中没有注明收件人姓名 - 发完一份传真要注明“已发”字样 - 发传真时要留意“C.C”字样，以免遗漏其他发 送对象 - 记住使用标准的传真文件格式 处理往来信函来往信件： - 如发现信封上注有“PrivateConfidential Personal”字样，应将信件交予本人 - 及时发送对外信件 - 发送信件前对地址、姓名和邮编进行核 对， 以防有误 - 在寄发平信、国内外特快专递时，应对所有发 送信息进行记录 处理往来信函内部MEMO（文告） - 通过MEMO增进部门与部门间的沟通 - 当收到其它部门MEMO时，秘书应将 MEMO内容及时告诉本部员工，可采用 “Circulation Slip”签字的办法 处理往来信函 注意事项： - 将每天收到的传真、信件和内部文件 按 重要和紧急性分 类呈送给上司 - 所有往来信函除机密信件外，秘书应 大致了解内容，并提醒上司或同事及 时回复 使用标准文件格式传真信件内部通知文具订购单新员工物品清单公用财产记录休假单 待客礼仪规范仪容整洁，并先整理好房间和接待用品重要客人应提前在门外迎接介绍和名片的使用引导客人就座茶、水接待客人时，不要经常看手表当客人起身告辞时，再起身相送送客送到电梯口或大门口，代按电梯， 电梯关闭或客户上车后再离开 会议安排会议前的准备： - 会议日程表 - 场地的勘查和准备 - 准备会议所需一切设备与物品： 文具、白板、白纸、笔、投影系统、影响系统 多备一些会议日程表 如是月/季的会议，应备有上次会议记录 来宾签到处的安排 会议安排会议日程表： - 会议的日期、地点、目的和内容，必要的地方还要有 文字说明 - 会议涉及的讲座和发言内容需在日程表中列明 - 有时需将与会人的名单列于日程表中 - 会议日程表应于开会前两周通知让与会者有充分的时 间准备 - 如是公开报名性质的会议，除将日程表发送外，应同 时附有报名表或回执 会议安排会议中： - 提前到达开会现场，仔细检查是否按计 划准备好 - 检查现场投影、麦克风效果 - 照顾签到处客人入座，并确保提供客人饮用水 - 带好开会所需的文件，当需要是及时提供 - 做好会议记录 - 协调开会时可能发生的紧急事件 会议组织安排会议结束后： - 检查现场，确保公司的财产和物品都带 回公司 - 准备会议记录，并将由上司签字认可的 会议记录发送给有关人员 - 将开会所用任何文件及资料存档，方便 以后查询 会谈/会见的安排会谈： - 场地布置为谈判式 - 主、宾座位安排会见： - 主、宾座位 - 翻译或记录员座位 文档资料管理两种类型的文件夹： - 普通型（厚/薄）：对每个档案名略作 注释 - 悬挂式文件夹首先应与你的上司商量选用哪种文件夹存档 存档方式按AZ的顺序来分：人事档案按内容和主题来分：需保留一份档案索引按地域来分：如销售报告按数字来分：1 X，同样需要一份档案索引按时间先后次序来分：如会议记录、工资评定等“其它文档”：一些没有特别实用价值，但可以作参考的文件可以存放于此。 文档资料管理中央文档（ Central Filing )文档资料借阅制度帮助上司和同事做好文档资料管理用悬挂式文件夹来放置日常文件存档文件柜应靠近你的办公区域，以便及时寻找文件 出差安排机票预定 - 联系旅行社预定最佳路线及价格的机票 - 与上司确定一个后备的订票时间，以防第一选择时间的机票已满 - 特价机票的限制条件要告诉你的上司和同事，在得到确认后再出票 - 如果是出国旅行，切记时间差问题 - 在行程确定的最后一刻出票，以防行程改变 - 拿到机票后，仔细核对航班号、客人姓名及舱 位情况 出差安排 Thing to bring list: 提醒上司和同事勿忘应带的物品： - 身份证件和机票 - 入住酒店的名称及地址 - 参加会议的日程表 - 开会用的文件资料 - 整个出差行程安排 - 如是海外会议，更应提供每程转机行程 出差安排用标准传真格式，通过酒店销售部预定房间：包括 公司名称、客人姓名、入住时间、入住天数、付款情况、房型要求、特别要求与上司或同事确定接机安排，同时要确认费用 出差安排公司出差政策： 应熟悉公司的出差政策，特别留意针对不同级别员工入住酒店、预定机票的规定。 如何与你的上司及同事相处成功秘书的共同优点： - 知道如何将对立转为合作 - 永远知道自己的上司和同事下一步需要 什么，将要做什么 - 合理安排时间，懂得轻重缓急处理上司 或同事交待的工作 - 会控制自己的情绪，在工作时间内永远保持 专业的形象 与上司相处了解你的上司与上司沟通他/她的期望每天工作前，与你的上司碰个头或开个短会常向上司征求意见和对你工作的评价如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与上司确认，这是有效防止你做错事的好方法 与其他主管和同事当你同时支持两个或以上部门时，可以遵循以下原则做好你的工作： - 自己的上司优先 - 先来后到原则 - 共同商量 - 良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表 用适合的方式表示“拒绝”仔细听清对方的请求，并表示同情和理解讲明原因，说出不能立即去做的理由为对方出主意，找到其它解决办法永远不说“不” Questionnaire你需要与你的上司讨论以下这些问题 有关电话： - 当你的上司在开会或见客时，如有电话找你 的上司，你可以打断他吗？ - 当你的上司外出时，他/她愿意将其它联络 电话交给你吗？他/她会告诉你何时回公司吗？ - 当你的上司外出时，有客户因急事找他/她， 你可以将他/她的联络电话告诉客人吗？如果 不可以，你应该怎么办？ Questionnaire 有关来往信件： - 当收到传真或信件时，你的上司需要你 帮他/她按内容重要程序分好吗？ - 你的上司是否允许你帮他/她拆开私人 信件？ Questionnaire 有关文档资料管理 - 哪些文档你的上司需要你来整理？哪些 文件你的上司希望自己来整理？ - 哪些文档需要放在你的文件柜内？哪些文件 需要放在你上司的文件柜内？ - 你的上司喜爱哪种存档方式？ Questionnaire 有关时间安排： - 谁来安排他/她的工作时间表 - 如果你的上司自己安排他/她的工作时间表， 请他/她给你一个复印件，以便了解你上司的 工作行程 - 每天花一些时间确认上司的时间表 - 事先将你的休假和不在办公室的时间告诉你的 上司，并提前做好安排 Questionnaire有关出差： - 与你的上司确认他/她喜爱的航空公司、 机型和乘坐时间 - 他/她喜欢的座位，靠窗或靠走道 - 他/她喜爱的酒店 时间管理办法列出当天必须完成的每一项工作排出每项工作的优先顺序每项工作争取一次性处理完毕每天中午将已完成的工作从“to-do-list”划去，看余下的工作是否可以做完寻求伙伴、分工合作有效地委托给别人多问问自己，“我这样安排时间合理吗？”发现问题及时调整 时间管理紧急重要AB CD 时间管理的“黄金法则”了解时间的价值设定每一天的工作目标个人的长、短期目标列出“to-do-list”合理分配每天的时间随机应变学会“拒绝”做好工作计划不要吹毛求疵请求帮助 个人发展职业技能+积极的工作态度积极的态度包括： 承担责任 乐于助人 积极主动 擅于沟通 渴望学习 接受挑战 个人发展了解自己： - 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验 吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会 - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？ PRIDE的含义 P personality 个性 R responsibility 责任 I in 投入 D development 技能发展 E excellence 追求卓越 The End