行政管理制度培训讲义

建立完善行政管理系统 提高企业整体运转效率-建 龙 控 股 人 事 行 政 部 2004年 7月 一、制度出台的背景 1、制度建设（控股公司正式成立以后尚未出台相关制度）填补空白,完善和统一 2、推进提高行政效率课题用制度界定责任、锁定流程、明确时限 二、关于提高行政效率问题（1）现状（2）原因（3）行政效率问题的系统解决方案及目前进展 二、关于提高行政效率问题（1）现状文件传递慢制约工作进展；管理决策(会议)效率低、质量不高工作有序性差；无效管理多大量重复性劳动，管理有效性差；整个行政管理过程长、不透明行政效率考核难，瓶颈不易被发现 （2）行政效率低的原因分析行政效率从根本上讲就是领导的效率中层以上干部是解决问题的瓶颈； 行政效率从根本上讲是由行政办公系统的建设水平决定的行政文秘人员是解决问题的关键，责无旁贷（催化剂、增效剂、润滑剂）； 行政效率就是行政办公流程各环节的平均效率找准并解决效率最低的环节是解决问题的根本措施； 行政效率最突出的问题是无效管理提高制度建设水平，尽最大可能消除无效管理 提高文书处理及沟通效率文书管理制度、重要信息逐级报告制度（经过严格讨论制发程序后已下发执行）（3）行政效率问题的系统解决方案 及 目前进展提高决策及执行效率会议管理制度（已经下发开始执行） 提高有效管理水平，减少无效管理制度建设管理规定（已完成初稿起草工作）（3）行政效率问题的系统解决方案 及目前进展提高行政效率的透明度，改善办公系统强力推行网上办公，对全部行政效率改进成果用网络技术进行锁定（正在调研，和有关方面探讨建设方案） 三、网上办公设想： （一）模块构想1、文书处理（文书处理中心）2、会议管理3、知识管理（知识库、档案库、案例库、专家库）4、总务管理5、信息管理6、个人事务（日程管理） 三、网上办公设想： （二）实施步骤 1、制定行政工作流程并检验其合理性（6月、7月、8月）2、制定网上办公系统建设方案3、系统软件设计4、试运行阶段5、全面实现网上办公（2005年7月） 三、网上办公设想： （三）保证措施 网络沟通与电话联系相结合领导重视与秘书协助相结合行政督办与效率监察相结合 四、制度培训 （一）文书管理制度 第四条 控股公司文件种类落实要求：增强控股公司红头文件的严肃性,不重要的事情不发红头文件,发红头文件的必须坚决贯彻执行;子公司的文件种类可以有所区别,但红头文件、会议纪要是必须有的，而且红头文件用途必须基本一致 四、制度培训 （一）文书管理制度 第六条 公文种类。落实要求：必须严格按制度规定使用正确的文种 四、制度培训 （一）文书管理制度 1、请示：一事一请示逐级请示不要多头请示对请示领导必须签署意见对请示上级机关应根据领导批示意见起草批复(或将领导批示转请示部门)（1）请示领导“我们想这么干行不行”不是问“领导我们怎么做”（2）以上请示妥否，请批示。 （3）子公司向总部请示必须经子公司总经理把关并用红头文件上报；控股公司各部门向董事长请示，必须各部正部长把关并加盖部门公章上报 四、制度培训 （一）文书管理制度 2、报告：工作汇报对报告领导不一定签署意见（1）先结果后过程（2）要分类报告，不要流水帐（3）现将有关情况报告如下： 四、制度培训 （一）文书管理制度 3、通知：（1）要素要全：时间、地点、人员、事件（做什么）、其他要求（2）“现将有关事项通知如下”、“特此通知” 四、制度培训 （一）文书管理制度 4、会议纪要：（1）非常清晰地逐条记录议定事项（区别于政府的纪要）（2）每件事都要求做到“四个明确”，即责任人或责任单位要明确、完成时限要明确、完成目标要明确、特别重大事项考核也要明确 四、制度培训 （一）文书管理制度 第七条 公文格式3、公文字号：（1）分四大类“政管字”、“生管字”、“经管字”、“工管字”（2）建控发、唐建发、吉建发、承建发、黑建发、宁建发、矿业发、化工发、自动化发、水泥发 四、制度培训 （一）文书管理制度 第七条 公文格式6、排版：（1）不许用word套用格式（2）宋二加黑黑加黑、宋加黑、楷加黑、仿宋不加黑（正式文件正文一律用三号字）（3）主题词表 四、制度培训 （一）文书管理制度 第七条 公文格式7、用章：骑年盖月，方方正正，专人盖章（印章管理制度）部门章视同部长签字同意控股公司章视同董事长签字同意 四、制度培训 （一）文书管理制度 第三章 请示、报告、报表管理 关键：除日常专业对口上报信息外一律报控股公司人事行政部政务组，将来各种信息都经过政务组文书处理中心 四、制度培训 （一）文书管理制度 第四章 上级文件及外来文管理关键：把握好五种单子的统一使用 四、制度培训 （一）文书管理制度 第五章 子公司文书管理第十九条第5款：控股公司与子公司制度衔接问题通过控股公司出台管理制度与子公司出台实施细则的方式来实现对接、避免冲突 四、制度培训 （一）文书管理制度 第六章 文书处理时限 关键：各部兼职文秘人员要及时提醒部长处理公文,缩短各部门文书处理时间,提高总部的文书处理效率成效:据统计,由于各部重视,6月份文书处理效率比5月份明显提高 ,文件平均停留时间缩短近一半,以后每月还要统计,并对文件平均停留时间最长部门做工作 四、制度培训 （一）文书管理制度 第九条 文件落实与检查 责任单位：文件起草部门负责文件落实的督导与检查，不允许只管出文件不管执行，或对不能执行的文件也不及时修改或废止; 接收文件的部门或子公司领导应签署本部门落实意见及落实责任人。 四、制度培训 （一）文书管理制度 第十九条 第六款子公司文件抄送控股公司后，人事行政部将转对口部门及相关领导，主要是便于各部门及时掌握子公司专业管理动态，监督子公司管理行为是否符合总部要求 四、制度培训 （二）重要信息逐级报告管理制度 第二章：日常信息报告管理关键：子公司关键是及时、准确、规范、统一； 控股公司关键是去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里、内外结合、高度综合、专业分析、暴露问题、明确方向、改进提高、良性循环每月形成专业分析报告 四、制度培训 （二）重要信息逐级报告管理制度 第三章：重大事项报告管理关键：子公司和各部门要把握适度、报告及时、渠道畅通、资源共享、快速反应、防止事态扩大成效:各子公司请示报告明显增多,上下沟通意识在增强 四、制度培训 （三）内部出差接待管理制度第二章 用车第六条 核心是到各子公司出差时不许要求对方接送站 同时对各子公司办公室提出要求,会提供找出租车的服务,车辆允许时也不是绝对不能接送 四、制度培训 （三）内部出差接待管理制度第三章 住宿第七条、第八条：子公司关键是要明确本公司宿舍接待的标准及住宿接待的审批流程及台帐建立控股各部员工要自觉服从各子公司的接待安排,不要讲吃、讲住、讲排场 四、制度培训 （三）内部出差接待管理制度第四章 就餐 第九条、第十条：关键是内部出差不许要求对方到外部接待用餐 四、制度培训 （三）内部出差接待管理制度第五章 办公条件 第十一条、第十二条：除宁波建龙外各子公司明确了两间办公室，以及这两间办公室日常管理责任人和管理工作标准。控股员工到子公司如需要办公条件可与办公室联系，尽量减少总部人员对子公司工作的干扰 四、制度培训 （三）内部出差接待管理制度第六章 附则 第十三条：关键是子公司要印制与总部格式相似的介绍信并真正使用起来;各部部长内部出差时,各部应该有人及时与人事行政部政务组联系,以便由政务组通知对方做好接待准备;各部员工出差一定要到人事行政部政务组开介绍信（介绍信要注明员工身份） 四、制度培训 （四）会议管理制度第一章 总则 第三条：主要适用于控股公司总部（总部要带好头，总部的制度自己都不执行，就会在子公司中失去威信）；子公司出台实施细则（总部做的好，子公司就会学，上下一致起来，就会形成统一的企业文化） 四、制度培训 （四）会议管理制度第二章 会议类型 第四条：分综合性会议和专业性会议第五条：实行例会制度。（例会不是要增加会议，目标是精减会议，如果企业步入轨道，应该是除了例会基本不开会，如果会议多,不是例会设计有问题，就是企业管理有问题,例会制度的方向肯定是正确的） 四、制度培训 （四）会议管理制度 第三章 控股公司综合性例会对四种例会的时间、地点、参加人员、主要内容都进行了初步锁定。 四、制度培训 （四）会议管理制度第四章 控股公司专业性例会对七个专业的11种例会的时间、地点、参加人员、主要内容都进行了锁定。由于这些例会在设计时对会议形式和会议地点并没有完全锁定，专业例会实际上每月都存在变数，所以每月1日请各部门将本月的例会安排报人事行政部政务组房国军一份，以便汇总报董事长阅知并有选择地参加部门例会。 四、制度培训 （四）会议管理制度第五章 会议组织的程序会议组织责任分工：专业会议专业组织、综合会议办公室组织 四、制度培训 （四）会议管理制度关于会议组织程序的几点说明： 1、提前三天将上会讨论文件下发参会领导是为了提高会议效率和效果，需要各部门部长特别是部长们的配合。（会议管理专业线的日历表） 2、制度要求参加会议的领导必须会前阅完会议文件必要时组织本部门相关人员研讨，并带着自己的意见上会，这样才能保证会议时间和会议效果。 3、如果部长与子公司总经理不能到会，对提前收到的会议文件应研究并将自己的意见以书面形式或请代替参会人员带到会上讨论。 四、制度培训 （四）会议管理制度第六章 会议纪律可以概括成“五不准”：不准迟到早退、不准会上随意走动、不准让手机响铃、不准会上吸烟、不准打扰会议进行（指有事递纸条）。 四、制度培训 （四）会议管理制度第七章 会议落实与督导第二十一条 例会都要先通报上次会议议定事项完成情况；会后都要形成纪要提示相关人员落实会议决议。 四、制度培训 （四）会议管理制度第八章 子公司会议管理关键：就是要建立例会制度，而且在时间安排上要与总部的例会时间不冲突。 四、制度培训 （五）制度建设管理规定 题外话:“两严三细”与制度建设(精细化管理是实现上下和谐的保证)第一章 总则第二条 制度建设责任界定：人事行政部负责全公司制度建设的统一管理；各专业部门负责出台、管理本专业的制度并督导执行。子公司办公室负责本公司制度建设统一管理,子公司专业部门制定专业制度实施细则或出本公司专业制度。 四、制度培训 （五）制度建设管理规定第二章 制度的制定 第四条 制度制定的流程（图） 调研起草征求意见上会讨论通过制发文件征求意见时,各部必须部长签字各子公司必须是与制度执行相关的分管副总及中层单位正职签字;重要制度应该组织研讨后反馈意见第五条 制度都以章、节、条、款列示。 四、制度培训 （五）制度建设管理规定第三章 制度的督导执行 几个时间概念：1、收到制度一周内要组织学习传达贯彻到应该知道的所有员工2、起草制度部门在制度下发一个月内要对下一级执行部门及相关人员组织培训 四、制度培训 （五）制度建设管理规定几个时间概念：3、起草制度部门在制度下发一个月后要对下一级单位执行制度情况进行专项检查，并要连续三个月4、起草制度部门在制度下发三个月后要对制度形成评估报告，并且以后每个季度至少检查一次执行情况；半年后审计部要对制度执行情况进行专项审计。5、起草制度部门随时做好制度建设全过程相关资料归档工作，对每个制度都要建立制度建设档案 四、制度培训 （五）制度建设管理规定第四章 制度的管理 1、有效制度清单2、建立制度档案 四、制度培训 （六）办公用品管理制度第二章 办公用品的分类及配备标准 四、制度培训 （六）办公用品管理制度第四条 把办公用品分为三类管理：A类：属于固定资产的办公用品（实际是要接受财务的固定资产管理和办公用品管理的双重管理）B类：属于领一次可以用较长时间、不是消耗品的办公用品，叫管制品类（关键是杜绝重复领用）C类：属于耗材类的办公用品（关键是在部门费用限额内领用） 四、制度培训 （六）办公用品管理规定 第五条 配备标准（附表）:子公司要有自己的标准 第三章 控股公司办公用品预算管理第六条 办公用固定资产实行年度度预算管理 四、制度培训 （六）办公用品管理规定 第七条 预算外固定资产购置要严格审批程序第八条 B、C类全部实行月预算、月计划控制第四章 控股公司办公用品采购、发放、收回、 转移 四、制度培训 （六）办公用品管理规定 第九条 办公用品实行集中采购。各部门自己购置不予报销费用。第十条 流程：各部门报计划人事行政部汇总计划 采购供应部采购人事行政部发放第十一条-第十七条 建立办公用品台帐和办公用品登记卡(登记卡样表) 四、制度培训 （六）办公用品管理规定 第五章 办公用品管理责任界定人事行政部：制定制度、审核预算、分部门建立台帐、审核汇总计划、组织发放到部门各部兼职文秘人员：汇总审核本部门计划、领取发放本部门办公用品到员工个人、建立办公用品支领台帐、填写并管理本部门员工办公用品登记卡员工：使用并保管好自己领用或代管的A、B类办公用品 四、制度培训 （六）办公用品管理规定 第六章 子公司办公用品管理统一分类办法、统一管理对口部门、统一办公用品台帐及办公用品登记卡的管理，允许创新（如增加考核内容等）。第七章 附则（略） 谢 谢 大 家 ！