财务成本管理 基本概念

财务成本管理财务成本管理 基本概念基本概念目 录前言.一、SAP FI/CO 模块设置二、SAP R/3 财务基本概念及集成性浅释-主数据概念篇2。1 总账主数据2。2 供应商主数据2。3 客户主数据2.4 商品主数据2.5 固定资产主数据三、SAP R/3 财务基本概念及集成性浅释-总帐等概念篇3。1 科目表的建立及分配3.2 统驭科目3.3 凭证的输入规则3。4 凭证的类别3。5 记帐码3.6 凭证号码的产生3.7 记帐期间变式,会计年度与特殊期间3。8 初级成本要素与次级成本要素3.9 分配与分摊3.10 统驭科目3.11 SAP 的凭证类别3。12 特殊总帐标记3。13 税类型3.14 成本控制范围3。15 成本要素3.16 次级成本要素3。17 成本中心3.18 内部订单3.19 内部订单的常规类型3。20 内部订单主数据3.21 作业类型3。22 作业价格3。23 统计指标3。24 利润中心3。25 费用分摊3。26 成本中心费用计划3。27 成本中心作业量计划3。28 物料主数据3.29 物料清单（BOM)3。30 工艺路线3。31 产品成本核算四、三类凭证的产4。1 GR/IR（分为购销与代销）4。2 MM 物料管理模块4.3 SD 销售与分销模块五、SAP 零售模块存在的问题5。1 代销的结算5.2 退货单价的确定（退还供应商）5.3 分录借贷顺序5。4 收入的提早确认5。5 特殊期间较难与资产负债表日后事项协调5。6 利用利润中心产生负债表5。7 现金流量表的编制六、FI 财务会计-事务码七、备注前言SAP 公司成立于 1972 年，总部位于德国沃尔多夫市,是全球最大的企业管理和协同化商务解决方案供应商、全球第三大独立软件供应商。目前，在全球有120 多个国家的超过 24,450 家用户正在运行着 84，000 多套 SAP 软件.财富 500 强 80%以上的企业都正在从 SAP 的管理方案中获益。SAP 在全球 50 多个国家拥有分支机构，并在多家证券交易所上市，包括法兰克福和纽约证交所。SAP 早在八十年代就开始同中国的国营企业合作，并取得了成功经验。1995 年在北京正式成立 SAP 中国公司,并陆续建立了上海、广州、大连分公司.作为中国市场绝对的领导者,SAP 早在八十年代就开始同中国的国营企业合作,并取得了成功经验。1995 年在北京正式成立 SAP 中国公司，并陆续建立了上海、广州、大连等分公司.10 年间,SAP 本着将国际先进的管理知识同中国企业的实际相结合的宗旨,充分满足了中国企业追求管理变革的要求.SAP 以信息技术为核心不断推出适应企业管理需求和符合企业行业特点的商务解决方案，并汇同合作伙伴帮助中国企业进行管理改革，增强竞争力。作为中国 ERP 市场的绝对领导者，SAP的市场份额已经达到 30，年度业绩以 50以上的速度递增。SAP（ERP）德文：systeme,anwendungen，produkte in der datenverarbetung英文：systems,applications,and products in data processing中文：数据处理中的系统、应用、产品的简称SAP Business Suite当前 SAP 公司的主力产品包，里面包含了 mySAP ERP，mySAP CRM,mySAP SCM。.。几乎是 SAP 的所有东东.如果购买的是此种许可证，就意味着几乎可以用 SAP 的所有产品的功能某些特定行业的特定引擎（Engine）除外.mySAP ERP 主要就是以前的 SAP R/3 加上 SAP 最新的集成平台 SAP Netweaver.mySAP CRM之所以叫 mySAP CRM 而不是 SAP CRM，就是为了突出SAP 的 CRM 产品是以客户为中心的、灵活可配置的所以叫”my*“，mySAP CRM 主要就是包括 SAP 的 CRM产品功能包（Logic Box）再加上 SAP 最新的集成平台 SAP Netweaver.SAP Netweaver 是 SAP 最新的集成应用平台，一方面SAP 用这么一个平台来集成 SAP 与非 SAP（Oracle,Siebel，。.。）应用系统；另一方面SAP 把一些各个系统都可以通用的功能放入此平台中，如 SAP 门户(SAP Portal）可以访问各种 SAP 应用系统(ERP，CRM.。)及非 SAP 系统、SAP 商务智能（SAP BI）可以对来自各种系统的数据进行分析mySAP.com 这是前几年 SAP 为了迎合网络风潮而给自己的产品包改的名字，它跟http：/ http：/ SAP Business Suite。SAP R/3 以前 SAP 公司的主力产品，包括大家非常熟悉的SD,MM，FI,CO,PP.。等模块。但从今年起SAP 已经不再单独出售 R/3 的许可证，代之以mySAP ERP。也就意味着客户无论选择 SAP 的何种产品（mySAP ERP，mySAP CRM。.）都会得到SAP Netweaver,其中包括了 SAP Portal 与 SAP BW 的使用许可。SAP Allin One（SAP A1)在 SAP R/3 的基础上，SAP 做了一些预配置，然后按不同行业交给咨询合作伙伴,由他们再加一些预配置，然后以咨询合作伙伴的名义将加了预配置的系统销售给用户。内含mySAP CRM 的部分功能。SAP Business One(SAP B1）在 SAP 收购的另一家公司的产品基础上改造而成，优点是价格低廉，并且由于数据结构相同可以无缝地将系统升级至SAP A1，SAP Business Suite。SAP B1 中有 CRM 功能，但远不及 mySAP CRM 系统中的那么强大。SAP Release 版本之间的差异和关系：版本 4.6C 以前是所谓传统的 r3 系统，建立在SAP Basis 的基础上；版本4。70 以后,改为 R3Enterprise，最大的变化是 SAP WEB AS 取代了传统的 Basis，核心业务功能模块也作了划分；R3 Enterprise 之后改称为 mySAP ERP2004,基础平台演变成 SAP NetWeaver，并产生 SAP ECC(ECC=ERPCentral Component），作为 Enterprise 的替代，并集成了BW,SEM 和 ITS；2005 第 4 季度开始 mySAPERP2005 的准备，最大的变化将是全面转向ESA 体系（基于消息机制的企业应用体系）,并引入了新的功能模块，比如PLM 和 SRM。一、一、SAP FI/COSAP FI/CO 模块设置模块设置1。一般设置货币定义货币换算的换算率增加换算率：M（标准兑换）EUR(欧元)RMB(人民币）-比率2。一般设置货币输入汇率增加汇率：M（标准兑换）从 EUR-到 RMB直接报价-开始生效日期3.企业结构定义财务会计定义公司维护公司名称、详细信息（地址、语言、国家、货币)4。企业结构定义财务会计定义信贷控制范围建立维护信贷控制范围,5。企业结构-定义-财务会计定义、复制、删除，检查公司代码-复制，删除，检查公司代码拷贝建立一个公司代码,删除现有的公司代码，检查公司代码的一致性6。企业结构定义财务会计定义、复制、删除，检查公司代码编辑公司代码数据维护公司代码的名称、城市、国家、货币、语言7。企业结构分配财务会计给信贷控制区分配公司代码为公司代码指定一个已经定义的信贷控制范围8。财务会计总帐会计总帐科目主记录准备-编辑科目表清单新建或拷贝会计科目表，维护科目表说明、语言、成本控制集成9.财务会计-总帐会计总帐科目主记录准备给科目表分配公司代码为公司代码指定一个已经定义的科目表10.财务会计总帐会计-总帐科目主记录-准备-定义科目组科目表创建或拷贝不同的帐户组,指定帐户组名称、科目范围11。财务会计总帐会计总帐科目主记录-准备定义留存收益科目设置自动结帐科目,业务:BIL 结转余额，损益表科目类型：X 科目：31410100 利润分配未分配利润12.财务会计财务会计全局设置公司代码输入全局参数设置公司代码的全局性数据：会计组织：会计科目表、公司、信贷管理范围、会计年度变式处理参数：字段状态变式、记帐期间变式地址：标题、名称、地址、邮箱、通讯、搜索等13。财务会计财务会计全局设置-会计年度-维护会计年度变式维护财务期间设定，一般选用的是K4-12 个记帐期间 4 个特别期间14。财务会计财务会计全局设置会计年度向一个会计年度变式分配公司代码为公司代码指定一个会计年度变式,一般使用 K415。财务会计财务会计全局设置-凭证过帐期间定义未结清过帐期间变式定义一个过帐期间变式的代码16.财务会计财务会计全局设置凭证过帐期间未清和关帐过帐期间修改不同变式不同帐户类型的科目的可用期间17。财务会计财务会计全局设置凭证过帐期间将变式分配给公司代码为公司代码指定过帐期间变式18。财务会计财务会计全局设置凭证凭证号范围定义凭证号范围查看和指定不同公司代码下的凭证范围.间隔:指定不同的凭证号码段；状态：查看当前分配到的号码19.财务会计财务会计全局设置-凭证凭证抬头-定义凭证类型定义平整类型代码以及说明文字20。财务会计-财务会计全局设置凭证凭证抬头-定义凭证的文本标识维护文本表示号以及含义21。财务会计财务会计全局设置凭证行项目控制-定义记帐码维护记帐码:代码、名称、借贷、帐户类型、销售相关、特别总帐、冲销记帐码、支付交易维护不同记帐码的字段状态：不同行项目字段的显示和输入状态22。财务会计-财务会计全局设置凭证行项目控制维护字段状态变式增加或维护字段状态变式23。财务会计财务会计全局设置凭证行项目控制向字段状态变式分配公司代码为公司代码分配一个字段状态变式24。财务会计财务会计全局设置凭证行项目定义雇员的容差组不同公司代码下记帐的上限（凭证总额、未清帐户项目、现金折扣）25。财务会计财务会计全局设置-凭证-行项目定义行项目文本维护行项目文本标识及文本内容26.财务会计-财务会计全局设置-凭证凭证处理缺省值缺省值定义不同事务码的凭证类型和记帐码27。财务会计财务会计全局设置销项/购置税基本设置检查计算程序访问队列：定义访问队列标识和名称定义条件类型：定义条件类型及相关数据定义过程：过程代码及描述28。财务会计财务会计全局设置-销项/购置税基本设置-检查和更改税务处理设置税收处理设置：代码、描述、税类型、过帐标识29.财务会计财务会计全局设置-销项/购置税基本设置-向计算程序分配国家指定不同国家代码下的计算过程:CNTAXCN30。财务会计财务会计全局设置销项/购置税计算定义销售/采购税代码不同税码下各处理代码的比例或数值31。财务会计财务会计全局设置销项/购置税记帐定义税务科目不同事物下的税务科目设置MWS（销项税）：21710705 应交税金-增值税-销项税VST（进项税)：21710704 应交税金-增值税-进项税32.财务会计财务会计全局设置信函定义信函类型定义信函类型代码、类型名称、一般数据、日期细目33。财务会计-财务会计全局设置信函为信函类型分配程序定义不同信函类型对应的程序名称和变式34.财务会计-财务会计全局设置信函-定义信函打印的格式名称定义不同信函打印程序所使用的表格35。财务会计总帐会计总帐科目行项目行项目显示确定行项目的标准排序定义排序码、说明、排序字段36.财务会计总帐会计-业务往来总帐科目过帐总帐科目过帐满意定义总帐科目过帐的过帐码采用默认的 40 和 5037.财务会计-总帐会计业务往来未结清项目结清定义结清过帐码清帐过程的各项过帐码的设置38。财务会计总帐会计-业务往来结算-重组-定义 GR/IR 结清的调整科目定义不同事务下的结清科目,例如：GNB（已交货但未开发票）:统驭科目 12010000GR/IR，调整科目 12010900GR/IR 调整,目标科目 21210900 应付帐款调整39。财务会计总帐会计-业务往来结算编制凭证定义会计报表版本会计报表的名称、语言、会计科目表定义会计报表项目（各科目的分类）40.财务会计总帐会计业务往来集成物料管理为物料管理定义科目定义不同事务的科目BSV(库存帐户变化）：1251000 委托加工物资BSX(存货记帐）：根据不同评估级别指定科目,例如 3000（原材料）12110100(原材料-原料）GBB(库存记帐冲销)KBS（客户发票采购定单)PRD（成本价格差额):3000（原材料）-12320200(材料成本差异原料）UMB（来自重估损益)：3000（原材料）-12320200（材料成本差异原料）WRX(已收货物/已收发票清算科目)-12010000（GR/IR)41.财务会计-总帐会计业务往来-集成销售和分销准备收入科目确定V（销售/分销)KOFI(实际决定)COA(会计科目表)-S001（销售机构）-ERL（收入)51010000(主营业务收入）V（销售/分销）KOFI（实际决定)COA（会计科目表）-S001(销售机构）-ERL(销售扣减)-51010300（销售折扣与折让)42.财务会计-总帐会计业务往来信息系统细分报告(总帐科目）表格定义表格定义修改报表的格式(科目排列、计算、汇总）43.财务会计总帐会计业务往来信息系统细分报告（总帐科目)报表定义报表定义报表名称、特性、变量、输出类型44.财务会计总帐会计业务往来-信息系统细分报告(总帐科目）定义全局变量定义报表全局变量,变量名、类型、字段名等45.财务会计应收帐目和应付帐目客户帐户主记录创建客户主记录的准备定义带有屏幕格式的帐户组（客户）根据不同客户类型添加帐户组46.财务会计应收帐目和应付帐目-客户帐户主记录创建客户主记录的准备创建客户帐号编号范围定义客户号码范围和查看当前号码状态47。财务会计应收帐目和应付帐目客户帐户主记录-创建客户主记录的准备对客户帐户组分配编号范围为不同的客户组分配编号范围48。财务会计-应收帐目和应付帐目-供应商帐户-主记录供应商主记录创建准备-创建供应商帐号编号范围定义供应商号码范围和查看当前号码状态49。财务会计应收帐目和应付帐目供应商帐户主记录-供应商主记录创建准备对供应商帐户组分配编号范围为不同的客户组分配编号范围50。财务会计应收帐目和应付帐目业务交易收进发票/贷项凭证维护支付条件维护付款条件的文本、帐户类型、付款期限、百分比51。财务会计-应收帐目和应付帐目业务交易收款收款的全局设置为授予现金折扣定义会计科目设置现金折扣科目:11330910(折扣待清）52.财务会计应收帐目和应付帐目业务交易-收到的预付款定义客户预付款的统驭科目帐户类型：D（消费者）特殊总帐标识：A（预付定金)统驭科目：11310000（应收帐款）特别总帐科目:21310000（预收帐款)53.财务会计应收帐目和应付帐目业务交易-已付的预付款定义预付款的备选统驭科目帐户类型：K（供应商)特殊总帐标识:A（预付定金）统驭科目：21210000(应付帐款）特别总帐科目：11410000(预付帐款）54。财务会计应收帐目和应付帐目业务交易结算重组-根据到期日定义应收/应付帐款的调整科目定义不同到期的应收和应付帐款的调整科目55。财务会计-应收帐目和应付帐目信用管理业务往来：贷项监控定义不带信贷管理更新的统驭科目若启动了信用管理，将不需要做信用控制的统驭科目加上,并勾上“无信用管理更新”56。财务会计银行会计业务往来汇票业务-应收汇票请求应收汇票定义应收汇票的备选统驭科目定义特殊总帐标记下的统驭科目G/L：W(汇票银行接收）统驭科目:11310000（应收帐款）特别总帐科目:11110000(应收票据）57。财务会计-银行会计业务往来-汇票业务应付汇票创建应付汇票-定义应付汇票的备用统驭科目定义特殊总帐标记的统驭科目G/L:W(汇票银行接收)-统驭科目：21210000(应付帐款）特别总帐科目：21110000（应付票据）二、二、SAP R/3SAP R/3 财务基本概念及集成性浅释主数据概念篇财务基本概念及集成性浅释主数据概念篇ERP 是英文 Enterprise Resources Planning的缩写，意思为企业资源计划。在企业中，存在各种各样的资源，如财务资源、人力资源、信息资源、供应商资源、客户资源等等，如何将这些资源进行合理规划，实现资源的最优化的配置，从而提高企业整体的经营能力与经营效率是企业管理者孜孜以求的目标.经济学上有一个著名理论:短边效应.也就是说，有长短不一的木块(表示各种各样的资源)，做成一个木桶，其装水容量的多寡不是由最长木块决定的,而是由最短的木块决定的。过去几十年来,由于电信技术、计算机技术及应用软件开发的滞后，大型企业为提高管理效率而进行的各种各样探索都难以得到最终的实现，其重要原因就在于信息的不能及时传递。人们通常所说的企业内部各个部门都是一个“信息孤岛”，指的就是信息（包括财务、人力等方面)的不能及时传递与处理，由此带来管理上的效率损失及机会成本的上升。随着我们国家市场化改革进程的不断加快及全球经济的一体化，各个行业内部的竞争加剧是不可避免的一个趋势，竞争的加剧对企业管理提出了更高的要求，正如莎士比亚所说的，“是生存还是死亡,这真是一个问题”。要提高企业管理水平，首先必须突破信息传递及处理这个“瓶颈”.70 年代以来，国外企业为突破这个“瓶颈”,就陆续开始了企业资源计划的尝试。至 90 年代初期，已经获得很大的成功，这主要应归功于相关技术，如电信、计算机及应用软件等得到了空前的发展。实施ERP，至少有三个方面的好处：1各种信息能够得到即时的处理与传递。如有非常及时性的财务数据及库存数据，这对于大型企业是非常必要的。2可以打破企业管理者的管理边界，同时不会造成效率上的损失。传统的分工理论形成的每个管理人员的管理边界，超出次边界将是不经济的,但实施 ERP,如上问题可以轻松得以解决，因为ERP 的精髓就是要信息的及时处理与传递。信息的及时传递及处理可以使管理的边界得以突破。正如和光商务股份有限公司的总经理刘铁所说:实旌 ERP 可以将管理的需求“一竿子捅到底”1 3 可以降低企业内部的交易费用，同时也有利于企业组织结构的再造.实施了 ERP,各项交易、业务流程都变得透明，信息也得到了及时的处理与传递，带来的结果是内部交易费用的降低,机构的设置也将变的简单、高效，原来“金字塔型”的组织结构变成了“扁平型的组织结构。毫无疑问，如上种种好处，将会使成功实施ERP 的企业在激烈的市场竞争中获得极大的优势，具体地说，将会使企业降低费用、提高资金的运用效率,提供决策的准确数据、降低机会成本等。支持实施 ERP 的管理软件有非常之多，如SAP R3、Oracle、PeopleSoft 等。本文着重介绍 SAP R3 软件就是其中集成性最好、功能最强的管理软件。为什么SAPR3 软件集成性最好并且能够及时处理并传递信息，主要是有赖于主数据的有关设置。以下开始本文有关 SAPR3 软件中与财务有关的介绍。主数据主数据(主记录主记录)第一次接触 SAP R3 软件的人，当看到主数据这样的字眼时，肯定不知所云.在 SAPR3 软件中，主数据相当是该软件的识别及自动后续处理系统。比如人的大脑，当我们见到资产负债表中的有关科目时，如长期投资，我们的大脑马上就会这样的反应：它是属于资产类的科目，期末应将余额予以结转;核算时,当其投资对被投资单位有控制、共同控制或重大影响时，应采用权益法进行核算,否则应采用成本法核算等。又如对于销售收入，我们马上就知道这是损益类科目，期末应将其结转至本年利润，而后转至未分配利润等.我们的大脑为什么有这些知识，就是因为我们经过了长期的财务知识方面的训练，所以就会有这样的识别及核算能力.对于软件系统,它不具有像人类一样的大脑，所以软件开发人员就开发了一套适合系统并使其能够像人脑一样的识别及处理财务数据。这就是 SAPR3 软件的主数据.因此，当我们要做各项交易之前，必须到相应的主数据中去创建它（当然这个创建是按照主数据中的固有格式进行的)，这样系统才能认可它、自动处理它.通常我们叫这个过程为“去报个到，取个号”。与财务有关的主数据包括有总账主数据、供应商主数据、客户主数据、商品主数据、固定资产主数据、成本及利润中心主数据等六大类。下面分别阐述.2 2。1 1 总账主数据总账主数据总账主数据，它起到统驭整个财务的作用。不同的会计科目在总账主数据中创建会应用到不同的“字段(英文单词为 field），通过这些不同“字段的组合，就会形成系统能够识别并能够为我们现行会计核算所接受的会计科目。如下例举几个重要的科目予以说明。号码 10010101 10030101 10040101公司代码 KHl0 KHl0 KHlO类别 资产负债表科目 资产负债表科目 资产负债表科目账户组 现金银行类 其他资产类 其他资产类描述 现金 应收账款一国内贸易款 库存商品统驭科目类型 X D X未清项目管理 X X X行项目显示 X X字段状态组 G001 G067 G001号码 10050101 20010101 20020101公司代码 KHl0 KHl0 KHl0类别 资产负债表科目 资产负债表科目 资产负债表科目账户组 固定资产类 负债权益类 负债权益类描述 固定资产一房屋建筑物 短期借款 应付账款一国内贸易款统驭科目类型 A K K未清项目管理 X X X行项目显示 X X X字段状态组 G007 G001 G067号码 20060101 20070101 20080101公司代码 KHl0 KHl0 KHl0类别 资产负债表科目 资产负债表科目 资产负债表科目账户组 负债权益类 负债权益类 负债权益类描述 购销 GRIR 代销 GRIR 实收资本统驭科目类型 X X X未清项目管 X行项目显示 字段状态组 G001 G001 G001号码 50010101 50020101 50040101公司代码 KHl0 KHl0 KHl0类别 损益表科目 损益表科目 损益表科目账户组 损益类 损益类 损益类描述 销售收入-购销 销售成本一购销 管理费用一电费统驭科目类型 X X X未清项目管理 X X X行项目显示 字段状态组 G029 G030 G004仅允许自动记账 几个重要的会计科目，其余科目即可举一反三，知其所以然.在所列示的科目中，科目号码是根据企业会计制度一会计科目名称和编号规定的前四位数加上后四位而成，在创建时须手工填入（即非系统产生).科目类别仅分成两类：即为资产负债表科目或为损益表科目。账户组分为六项：现金银行类、固定资产类、其他资产类、负债权益类、损益类、转移数据类.描述项既可按需创建的科目进行字面的描述，又可分为长文本与短文本描述。损益类帐户的特征损益类帐户的特征：在会计科目表中创建损益类科目之前，需要确定损益结转入的留存收益科目。系统设计了一特殊程序将损益类帐户的损益金额自动结转入该科目。因此,必须在系统中定义留存收益科目的号码。每一个损益类科目都需要分配给一个留存收益科目.统驭科目类型分为三类统驭科目类型分为三类：供应商类别(K）、客户类别(D)、固定资产类别（A），主要是针对应收账款、应付账款、固定资产等模块过入的金额,他们的交易是不通过总账模块进行的,但在各自模块完成的同时，会将相应的金额过入总账。未清项目管理未清项目管理主要是用于须清账的科目,如 GRIR，银行的过渡科目、工资的清算等。激活了未清项目管理，必须同时激活行项目显示的功能，但在总账主数据的设置中，应收、应付、固定资产等是不能激活未清项目管理及行项目显示功能.未清项管理未清项管理指一个帐户的项目可被该帐户的其他项目结清或核销掉。在清帐或核销过程中涉及到的项目的合计金额必定为零。因此该帐户的余额总是等于未清掉的项目的合计金额。行项目显示即表示，设置此项时，系统会有向下挖掘（Drilldown）的功能，当我们在查看总账的某个科目时，若对某金额有怀疑，可将鼠标对准该金额连续点击两下，系统可显示明细账的金额，再对准明细账的金额连续点击两下,系统会显示某凭证的金额。字段状态组字段状态组，表示若某个总帐科目选用了不同的字段状态组,其将来在凭证输入时，需要填入不同的字段，如对于其他业务收入科目，其选用的字段状态组为G029,当我们输入一个分录借:现金贷：其他业务收入时，系统会要求再输入一个利润中心的字段，否则该张凭证不能够产生.又如当我们输入一个分录借:管理费用一电费贷：现金时,系统会要求我们输入一个成本中心的字段.仅允许自动记账表示，该总账科目必须由其他模块自动过入，不用手工输入凭证，如销售收入一购销，因为该总账科目是在销售及分销模块完成“出具发票”功能时自动产生的，所以仅允许自动过账.创建完总账的主数据后，手工输入的总账科目将得到系统的确认与认可。如传统的分录录入方式为借：现金贷：其他业务收入,在系统中将变成：借：10010101 贷:50100101(假设为其他业务收入）。系统在总账分录输入后，将会自动将相关金额过入至总账及更新会计报表。排序码排序码在会计凭证的供应商行项目中，系统对定位字段的缺省值。也决定供应商行项目的排列顺序.如果该供应商主要发生与采购订单有关的业务，一般选择014-采购订单号+行项目号，其它情况选择记帐日期+凭证号。帐户组帐户组为简化会计科目的创建，避免错误，确定录入会计科目的屏幕和科目号区间，对科目进行的分组称做帐户组。帐户组针对每一套会计科目表进行定义，确定会计科目所需的字段状态。当创建会计科目表中的一条主记录时，必须指明一个帐户组。自动过帐自动过帐系统中，某些业务是自动生成记帐凭证,自动记帐的。例如：存货的出入库业务、增值税的销项税和进项税等.某一科目是否为自动过帐，是在帐户主记录中设定的。参考凭证参考凭证是用来过帐到会计凭证的一种参考性质的凭证，使用它可以实现快速录入，会计凭证或样本凭证能被用作参考凭证使用凭证类型凭证类型由两位英文字母组成,是凭证的分类，控制凭证的整体信息,如:凭证编号、帐户类型等等。2 2。2 2 供应商主数据供应商主数据当我们与一个供应商发生交易之前，应当在供应商主数据内创建该供应商，以使系统能够识别它并处理它。这仍然是“去报个到，取个号，但这是到供应商主数据中去报到并取号。下面将创建供应商的有关过程做一个介绍.供应商编号：除类别为地点是以手工方式输入号码外，其余皆为系统自动生成的号码。供应商类别：包括有国内贸易供应商、进口贸易供应商、关联供应商、一次性供应商、无库存供应审、招商供应商、地点等。在创建供应商时，只须在其中选择一项即可。描述：与供应商有关的信息如公司名称、地址等输入相应的字段即可。购货方号码：若某一供应商既是供应商又是客户，须做自动清账账务时，应在此处填写在客户主数据中生成的号码。会计信息：此处应填的是统驭科目,该统驭科目首先应在总账主数据中创建好。检查双重发票：此处是指检查收货凭证与发票的校验，为必输的字段。打勾即可。付款条件:指的是付款的期限，系统已设定好各种类型的付款期限，选择即可。选择好后，该系统会自动计算对该供应商的欠款是否已到期，有利于资金周转的筹划。付款方式：如现金、支票、银行转账等。也是在系统内选择即可.将来做自动付款业务时，系统会根据自动付款方式的参数选择是否支付该款项。结算客户:此处是与购货方号码相关联的，欲做自动清账账务，必须在此处打勾。（结合以上购货方(客户）项目使用)如上主数据的内容填写完毕后，系统即会自动产生一个供应商的编号(除地点的类别是手工方式输入外)，如 10100001,该编号代表了与供应商有关的各种信息及后续处理的功能.并且在分录的输入上也与传统的有所不同了。如传统的分录方式为：借:营业费用一电费 贷：应付账款一 XX 供应商，但在系统中的分录录入方式变为:借：营业费用一电费(这将也有一个总科目号码）贷：10100001（与该供应商有关的交易金额将会由系统自动过入至创建该供应商主数据选定的统驭科目,同时在总账层次中的该统驭科目也得到了自动的更新).另外，对于不同类别的供应商，创建完毕后，会产生不同号码范围段的编号。如国内供应商的号码范围段为 101 开头的 8 位数，国外供应商其号码范围段为18 开头的 8 位数。熟悉后，看着供应商的编码范围即可知道，该供应商是属于何一类型的供应商。2.32.3 客户主数据客户主数据与供应商主数据一样，有新的客户与我们发生交易时,应当创建客户主数据。客户编号：除类别为“地点”客户编号须手工输入外，其余类别的客户编号皆由系统自动产生。客户类别:国内个人客户、国内批发客户、关联客户、租赁客户、地点、其他等六大类（零售企业)描述：即为对客户的一般情况进行描述，如公司名称、地址、邮编、联系人等。统驭科目:此处输入在总账主数据中已创建好的应收账款统驭科目，如应收账款一国内个人客户(11310101），应收账款一国内批发客户（11310201）等。零售企业的大部分客户都是个人客户，因此只须创建一个一次性的客户，而后通过修改有关描述性的字段即可.付款期限：此处是指客户付款给单位的付款期限，由于主要以零售为主，付款期限定为立即付款，但可针对个别客户(如在合同中规定的收款期限）另行设定。系统已设置各种的付款期限。通过此处的设置,将来做催款程序时，系统会根据设置的参数自动计算应收账款的账龄及打印催款函。付款方式：可以有现金、支票等方式。催款程序:选择催款程序，可以产生催款函件。与创建供应商主数据一样，当创建完毕客户主数据时,系统会自动产生一个客户的编号(如 500000001),该编号代表了该客户的相关信息及后续功能。凭证输入方式上，将与传统的手工方式有很大的不同.如传统的凭证为借：应收账款一 XX 客户贷：其他业务收入一租金,在系统中将变为借:500000001 贷:其他业务收入一租金（这将也有一个总科目号码），交易金额自动会过入统驭科目如11310101 的应收账款一国内个人客户，同时也即时更新总账中的统驭科目。同样，不同类别的客户，其创建完主数据后产生的编号是不一样的，如国内个人客户，其编号范围为 500000000-599999999，国内批发客户其编号范围为3 10000000-3 19999999 等.这将便于我们区分不同类别的客户。2 2。4 4 商品主数据商品主数据商品数据的内容较为复杂,主要由主数据组负责创建，对于财务人员需要了解的内容主要有以下几项：描述：即对商品一般性的描述，如品名、类别、供应商等。评估类:主要有两类 3100 与 3600,其中 3100 代表该商品为购销类商品，决定了系统自动生成的 GRIR 为购销类的 GRIR；3600 代表该商品为代销的商品,决定了系统自动生成的 GRIR 为代销类的 GRIR。价格控制类型：SAP 中有两种价格控制类型，一为标准成本法，二为加权移动平均法，该两种方法用于存货的发出时结转销售成本用。移动平均价：由系统自动计算得出。系统会根据每批次的采购单价及数量对目前的库存商品发出单价进行移动平均计算出作为结转销售成本用的单价。总库存量：是指目前的库存总量。销售价格：由系统根据一定的毛利要求并结合有关细节得出。此销售单价将成为创建销售订单时的单价，若有打折,系统会根据打折比例算出最终销售价，这也将成为计算销售收入的单价(系统会自动将增值税计出后并从收入中剔除)。利润中心:主要是为创建利润中心的损益表而用。若该商品维护的层次到某个门店，则将来销售确立时,收入与成本将为转入总账层次与利润中心层次。商品主数据创建完毕后,系统会产生一个商品号，该号码代表了如上有关的信息及计入某个总账科目如库存商品、受托代销商品的要求。2.52.5 固定资产主数据固定资产主数据同样的,当财务上要做一件与固定资产有关的交易，如购置，首先必须在固定资产主数据中去创建它，然后才能在财务上开始与之相关的业务。如下是创建固定主数据的一些重要内容。在系统中,对于固定资产的大部分业务是系统自动完成的，所以如下的内容是有必要的.类别:在传统的会计核算中，通常可以将一个企业的固定资产分为几大类:房屋建筑物、机械设备、交通工具、办公设备、其他等。在系统中，也是遵循这样一种分类方法，但为了便于系统区分固定资产折旧时所应计入的科目,如管理用的固定资产折旧费用应计入管理费用一折旧科目及营业或生产用固定资产折旧费用应计入营业费用-折旧或制造费用一折旧，在系统中，将固定资产的分类进一步细分,分成房屋建筑物（总部)、房屋建筑物（门店)、机械设备（总部）、机械设备（门店）、交通工具(总部）、交通工具（门店）、办公设备(总部)、办公设备(门店）、其他(总部）、其他(门店）等，同时在SAP 系统中,在建工程、无形资产(商标、土地使用权、著作权、商誉等)也属于固定资产模块的核算范畴。因此，当我们欲创建某个固定资产的主数据时，如总部用的服务器,就应选择总部办公设备这一类型，随后系统会自动确定相应的科目定位码。描述：即对应创建的固定资产进行如名称类别等描述.科目定位码：是与系统设定的固定资产类别紧密地联系在一起的.该科目定位码实际上起到了统驭科目的功能.如在本次设定中，总部的房屋建筑物的科目定位码为1010,门店的房屋建筑物的科目定位码为1020,但这两定位码同时会与总账科目固定资产房屋建筑物联系起来，如当财务增加一个固定资产时，就会通过科目定位码使总账科目固定资产_谤屋建筑物金额相应增加。成本中心:这是与控制模块有关的设置。如总部用的服务器,就应选择与总部某个部门有关的成本中心.若该服务器的折旧费用应由不同的成本中心分担，可以该成本中心为基础，在控制模块内采用分摊或分配的功能进行划分.分析用途：分为一次性或分期购入、是否抵押、是否保险四类，这是为区分各个不同固定资产的状态而设的。如若想了解有多少固定资产已经被抵押,则可以在查看报表时,选择是否抵押的功能，系统就会将所有已抵押的固定资产列示出来。折旧年限:分为账面折旧与税务折旧,账面的折旧年限与折旧率会计入总账，税务的折旧年限与折旧率则会作为调整递延税款所用。如某固定资产的账面折旧年限为3年，年折旧额为 10000 元，税务折旧年限为 5 年，年折旧额为 8000 元，则系统会将 10000 元作为总账的折旧金额并计入相关费用,但系统也会算出税务的折旧额为8000 元,但这 8000 元只是便于我们做递延税款的手工调整。创建完某个固定资产的主数据后,系统会自动产生一个该固定资产的号码，如11 11 11 11 11，我们在财务输入分录时，借:1111111111 贷:10010101（现金），交易金额会自动过入至总账层次。在固定资产模块中，折旧是系统自动运行的，不需手工计算。并会过入相应的总账科目.2 2。6 6 利润中心主数据、成本中心主数据利润中心主数据、成本中心主数据利润中心主数据、成本中心主数据的内容应属于控制模块中的主要功能，在建立主数据方面相对而言较为简单，关键在于企业内部对于利润中心及成本中心的如何划分,也就是说对管理深度要求到什么水平。三、三、SAP R/3SAP R/3 财务基本概念及集成性浅释财务基本概念及集成性浅释-总帐等概念篇总帐等概念篇3.13.1 科目表的建立及分科目表的建立及分配配在 SAP 中,科目表的层次较公司代码高，也就是说先创建好科目表，然后可以分配给不同的公司使用。在同一集团范围内，为了使各个集团范围内的公司使用的科目表都能一致，通常是先创建一个虚拟的公司及科目表，然后集团范围内公司都可从其拷贝。科目表中的科目就是在总帐的主数据中分别创建的.这里值得一提是,在 SAP 中的科目表与传统的手工方式在科目体系中有了很大的不同。传统的帐务体系将会计科目分为 1 级科目、2 级科目、3 级科目等。但在 SAP 已没有这样分法了.除了应收、应付、固定资产等统驭科目外，所有的明细或2、3 科目上升为总帐科目（当然在使用之前,应进行有关主数据的设置），如传统的银行存款工商银行XX 支行 XX 帐号，这只是银行存款的一个子科目，但在SAP 中，此时已设置为一个总帐科目了，科目代码是根据企业会计制度中的有关编码扩充至8 位编码,如一个企业有许多银行存款，在 SAP 中就变成了有许多总帐科目。在总帐层次显示时,是分别显示的，但到报表层次时，则根据所有银行科目中的前四位代码汇集成一个科目银行存款进行披露。管理费用也一样,在 SAP 中有非常多管理费用的总帐科目（如工资、奖金、津贴等）。但在总帐还包含有从其他模块中过入的金额，如统驭科目，统驭如应付/收及固定资产的明细科目,因此在 SAP 的总帐科目表中，我们看到的就不是目前的五、六十个科目,而是将近五百个的总帐科目。由于应收、应付、固定资产有各自独立的模块，所以有各自的明细帐。但反映在总帐及报表层次时，分别为细分的统驭科目（如应收帐款可根据企业管理的需要分为应收国内的款项与应收国外的款项等）.SAP 所有的财务信息都是即时的,当记录一笔总帐分录时，相应的总帐、报表都已生成，当应收明细帐生成时，通过统驭科目就可即时过入总帐与报表。也就是说，在SAP 的帐务里，任何时点都会产生新的总帐与新的报表(注意该总帐与报表并不完全体现法人的资产负债损益情况，尚有折旧、预提待摊因素要考虑）.总帐科目主数据分为两个层次：a）会计科目表层:会计科目表可以为一个或多个公司代码使用。这一层次包括适用于所有使用该会计科目表的公司代码的主记录的信息。b)公司代码层：该层次包括适用于一个公司代码的会计科目的特有信息。它因公司代码的不同而不同.会计科目可以分两个层次分别维护,也可以集中维护。3 3。2 2 统驭科目统驭科目统驭科目（reconciliation account）指的就是将明细科目归集起来的意思。前面我们说到，系统总帐科目表中包括统驭科目，该统驭科目是与应收模块、应付模块、固定资产模块有关的，其中长、短期借款运用了应付模块的功能,也成为了统驭科目。在实际业务过程,我们可能会发生统驭科目选用错误，此时就要用到统驭科目的变更功能.如客户 A 的统驭科目被误选为 11310101，并有一笔分录输入，假设为1000 元,此时的总帐科目 11310101 就有 1000 元余额，事后发现用错统驭科目，为此在此客房的主数据中更改统驭科目假设为113102101（注意这并不会更改已过入11310101 的 1000 元），更改完毕后，至月末（假设本月只有一笔分录及余额为1000 元)运行客户重组程序，系统会产生借:11310299(系 11310201 的调整科目，但非统驭科目）1000 贷：11310199（系 11310101的调整科目，但非统驭科目）1000，在报表层次上11310101 与 11310199 被安排在一行后余额变为 0，11310201 与 11310299 被安排在一行后余额变为1000，这样在报表层次就将由于选错统驭科目而产生的错误纠正了。第二个月初，系统会自动运行相反的调整分录，借：11310199(系 11310101 的调整科目，但非统驭科目)1000贷：11310299（系 11310201 的调整科目，但非统驭科目)1000。直到选错统驭科目的金额被支付出去后,才不需运行上述程序。3 3。3 3 凭证的输入规则凭证的输入规则在 SAP 中,总帐科目在输入分录是需要遵循传统的记帐方法，“有借必有贷，借贷必相等”。但对于应收、应付的发票输入（即作会计分录)单边则可，如在应付模块作发票输入,填入供应商的号码，日期、金额后，其次填写行项目，此时的行项目的字段中已经默认了借方，用户只需选择适当的总帐科目（如管理费用-XX）、金额、成本中心即可。产生的分录即为借贷皆具的双边分录了。应收模块的发票输入也同样。在应收、应付模块中除了后勤模块的“发票校验程序”及销售模块的“出具发票程序”自动过入应付、应收帐款外，尚有许多处如“过帐”、“清帐”也具有半自动生成会计分录的功能.另外，在 SAP 中，凭证具有较宽泛的意义,如后勤模块的产生的收货单据，在 SAP 中也称为凭证，发票也称凭证,因此财务人员在实际操作中应注意区别。3 3。4 4 凭证的类别凭证的类别传统的会计核算中，将凭证的类别分为收、付、转三类或直接就是一类记帐凭证。SAP 对凭证的分类基本上也遵循收、付、转三类的原则，即总帐凭证(类似转帐凭证）SA，与供应商有关的凭证（类似于付款凭证）：KR（应付供应商的凭证)、KG（供应商转来的红字发票，SAP 称为贷记凭证）、KZ（付款给供应商的凭证），与客户有关的凭证(类似于收款凭证）：DR（开具发票给顾客的凭证）、DG（开具红字发票给顾客的凭证)、DZ（向顾客收款的凭证），与固定资产交易有关的凭证AA等.3.53.5 记帐码记帐码在手工的会计核算过程中，我们通过用记帐符号“借”与“贷”来描述资产、负债的增、减。但在 SAP 中，却变得有些复杂了，比如，对于总帐科目的凭证，用符号40 来表示总帐的借方，用 50 来表示总帐的贷方，分录例示如下：40：10010101（现金)50：50150101（营业外收入）；对于与供应商发票有关的凭证输入,主要与应付帐款有关的借贷方就比较复杂了,如贷方用 31、32、33、34、35、36、37、38、39，借方用 21、22、23、24、25、26、27、28、29,如供应商发票输入分录为:40：50100101(营业费用电费）31：10100037（表示通过主数据创建的供应商编号）.对于与应收帐款有关的，其应收帐款的借贷方所用的记帐码：用01、02、03、04、05、06、07、08、09 表示借方，用 11、12、13、14、15、16、17、18、19 表示贷方，如输入一笔与客户发票有关的分录：01：客户有关的号码 50：其他业务收入。与固定资产有关的业务，用 70 表示借方，用 75 表示贷方,假设通过应付模块采购固定资产，70：固定资产号码 31：10100037。与存货有关的业务，用89 表示借方，用 99 表示贷方，如 89：存货贷：50：GR/IR，退货时，40:GR/IR 99：存货(与存货有关的会计业务，大部分是系统自动产生的，因此少了一道麻烦！）。记帐码在 SAP 中实际上起到如下的作用：在行项目中决定可输入的科目的类别；行项目是以借方或贷输入；决定其他字段的状态。记帐码：记帐码用于确定行项目记帐的方向借记或货记，同时确定记帐科目的类型（总分类帐科目或明细分类帐帐户）和记帐数据输入的屏幕格式。SAP 系统提供多种过帐码的定义，用户在处理会计凭证录入时，宜尽量使用系统默认之过帐码.业务处理通常使用之过帐码如下：过帐码类型 DC（借贷）说明01 C客户 D借发票09 C客户 D借特别总帐借方11 C客户 C贷贷方凭证15 C客户 C贷收款19 C客户 C贷特别总帐贷方21 V供应商 D借贷项凭证25 V供应商 D借付款29 V供应商 D借特别总帐借方31 V供应商 C贷发票39 V供应商 C贷特别总帐贷方40 G总分类帐 D借借方分录50 G总分类帐 C贷贷方分录70 A资产 D借借方资产75 A资产 C贷贷方资产3.63.6 凭证号码的产生凭证号码的产生在 SAP 中，凭证号码可以由系统产生也可由手工产生，但系统产生的凭证号是连续的,手工产生的号码难免会产生跳号等失误，因此对系统设置时采用的凭证号码是由系统自动产生的。同时，对不同类别的凭证，系统对其产生的号码的范围不尽一致，如输入供应商发票产生的凭证号在19000000001999999999 之间，付款给供应商的的凭证产生的凭证号在15000000001599999999，与固定资产有关的凭证产生的凭证号在 01000000000199999999 之间，开具发票给客户产生的凭证号在16000000001699999999 之间等等！尚有其他号码范围,可参照总帐蓝图中的有关叙述。当然，号码范围是与年度有关的，即开始新一个会计年度时，号码区间又会被重新选用，从而避免号码被用尽的可能。3.73.7 记帐期间变式，记帐期间变式，会计年度与特殊期间会计年度与特殊期间记帐期间变式是较难理解的一个内容。通过手工的做法是，在某一期间内所有交易都必须在同一时点结帐,以便总帐及财务报表的生成.但在系统中，由于每一时点都可以产生一个即时会计报表，因此某些类型的凭证可以在期间结束时予以关帐，而某些却又可以继续开着,即某些类型凭证可在 8 月份入七月份的帐.当然从严格的角度说,这是不合适的。这就是记帐期间变式.特殊会计期间，在系统中，会计期间基本上分为12 个期间，这与正常手工核算无二，但由于在年度的会计期间结束后(此时 12 月 31 日会计报表已产生），仍然存在应当调整的事项，如审计时发现有些费用的确认不尽合理,有些交易金额必须重新确认（如某些资产负债表日后事项)，这时的调整就在特殊期间进行。SAP的特殊会计期间分为 4 个，即 13-16 期间。但有些资产负债表业务却又难以在特殊期间实现，如资产负债后日后发生的上一年度的退货，由于这涉及到集成的业务，所以在 SAP 较难实现（具体参见后述）。3 3。8 8 初级成本要素与次级成本要素初级成本要素与次级成本要素初级成本要素与次级成本要素。SAP 除总帐的及时集成外，它的另一个特点是与控制模块的及时集成。在 SAP 中所有的总帐中的费用科目都被要求创建成为初级成本要素.这样，当输入一个总帐的费用分录时,系统会要求输入一个成本中心，即表示此时系统已将该初级成本要素分配给了某一成本中心。即通过一个分录就将总帐与控制模块的要求同时满足，这就是 SAP 的无缝集成。当然控制模块中只有该要素的金额，而不是像总帐的记录是通过双边分录来实现的，因此某成本心的费用报表是各个初级成本要素总汇。次级成本要素是指，某一成本中心的费用要素可整理成为次级的费用要素（项目），并将其通过一定的比例分摊给不同的成本中心。控制模块就是通过这两个要素反映了企业内外部间的资金流动情况。在 SAP 中，初级成本要素就类似于科目表，它可以分配给任何一个成本中心，包括法人间的成本中心,即不同的成本中心可能包括的初级成本要素是一模一样的，但金额却不尽相同。3.93.9 分配与分摊分配与分摊分配与分摊对于成本要素的来说是一个很重要的功能。并且这功能就类似于固定资产折旧一样,一月只能执行一次。分配的功能是与初级成本要素相关的,分摊的功能是与次级成本要素的功能相关的.这两个功能同样都可用到计划(预算）与实际发生额中。如可创建一个循环，将某成本中心(可超过一个以上）的初级成本要素（可超过一个以上），按一定的比例分配给其他成本中心(可超过一个以上）,当然也将这循环分为几个段,各段间相应的要求可以不一样，这样每月末执行时，就可以很好地反映初级成本要素的流向情况。同样的，也可创建一个分摊循环，将某成本中心（可超过一个以上）的初级成本要素（可超过一个以上)重新组合成为一个次级成本要素，然后再将其按一定的比例分配给其他成本中心（可超过一个以上），当然也将这循环分为几个段，各段间相应的要求可以不一样，这样每月末执行时，就可以很好地反映次级成本要素的流向情况.分配与分摊的区别在于,分配是将某一成本中心的初级成本要素分给另一成本心,被分配的初级成本要素会与被分配的成本中心的相同的初级成本要素一并反映，而分摊则是将次级成本要素分摊到另一成本中心，与被分摊的成本中心的初级成本要素一同反映，这样有利于区分本成本中心的发生的费用与分摊过来的费用的界限。需要说明的是，同一利润中心下的成本中心的分配或分摊，并不影响该利润中心的利润额，但跨利润中心进行分配或分摊,则影响了不同利润中心的利润额,两种方法产生（分配或分摊的规则相同时）的影响一致。3.103.10 统驭科目是连接分类账的总帐科目统驭科目是连接分类账的总帐科目.应收应付和资产相关科目一般设置成统驭科目(有分类账的总帐科目）在创建 GL 主数据的时候指定当你在创建客户或供应商主数据的时候，都会提示输入特别总帐标准，就会用到统驭科目，与会计科目表中的应收、应付、预收、预付形成对应关系，起到连接总帐和分类帐之间的关系。正如顶楼所说到的，是连接分类帐的总帐科目.因为在应收和应付模块中，做凭证时输入的都是客户