人事档案管理制度hr13.

1.0 目的:为规范员工人事档案管理，特制定本规定。为规范员工人事档案管理，特制定本规定。2.0 使用范围：人事档案管理员人事档案管理员3.0 职责3.13.1 集团人力资源部门负责管理类、关键岗位、财务岗位员工和集团本部所有集团人力资源部门负责管理类、关键岗位、财务岗位员工和集团本部所有员工的人事档案收集、管理工作；员工的人事档案收集、管理工作；3.23.2 下属下属公司人力资源部门负责本公司公司人力资源部门负责本公司技术类、专业类、工勤类人员技术类、专业类、工勤类人员的人事档的人事档案收集、管理工作，并协助集团收集本公司管理类、关键岗位和财务岗位案收集、管理工作，并协助集团收集本公司管理类、关键岗位和财务岗位员工的人事档案；员工的人事档案；3.33.3 各级人力资源部门须指定专人管理人事档案，建立人事档案台帐，并每月各级人力资源部门须指定专人管理人事档案，建立人事档案台帐，并每月及时更新，集团有权随时抽查下属公司的档案管理工作。及时更新，集团有权随时抽查下属公司的档案管理工作。4.0 材料归档4.14.1 人事档案材料包括员工档案表、面试审批表、个人简历、身份证复印件、毕人事档案材料包括员工档案表、面试审批表、个人简历、身份证复印件、毕业证复印件、职称证复印件、离职证明、体检表、劳动合同、任免表、转正业证复印件、职称证复印件、离职证明、体检表、劳动合同、任免表、转正定级表、奖惩记录等。定级表、奖惩记录等。4.24.2 材料须由档案管理员收集齐备后于次月材料须由档案管理员收集齐备后于次月 1515 日前归档并在人事档案台帐里予日前归档并在人事档案台帐里予以更新。材料不齐的档案管理员可要求相关责任人予以补齐，否则不予归以更新。材料不齐的档案管理员可要求相关责任人予以补齐，否则不予归档。档。5.0 档案保管、存放办法5.15.1 各级档案管理员须建立档案台帐，并每月及时更新。该台帐内容须包括：各级档案管理员须建立档案台帐，并每月及时更新。该台帐内容须包括：所属公司、部门、姓名、职位、入职日期、档案内容、借阅情况、备注等。所属公司、部门、姓名、职位、入职日期、档案内容、借阅情况、备注等。5.25.2 人事档案须统一编号，用专用档案柜保管，并按次序排放，不得随处堆放。人事档案须统一编号，用专用档案柜保管，并按次序排放，不得随处堆放。6.0 档案转递6.16.1 因员工跨公司调动引起的档案转递，应由调动员工持员工调动（借调）因员工跨公司调动引起的档案转递，应由调动员工持员工调动（借调）1 1 1通知书至调出公司档案管理员处办理。具体程序如下：通知书至调出公司档案管理员处办理。具体程序如下：（1 1）调出公司档案管理员取出员工人事档案密封后交该员工签收）调出公司档案管理员取出员工人事档案密封后交该员工签收（2 2）调出调出公司档案管理员在档案台帐上注销公司档案管理员在档案台帐上注销（3 3）按约定时间将人事档案交调入公司档案管理员）按约定时间将人事档案交调入公司档案管理员（4 4）调入公司档案管理员查收无误后存档，并在档案台帐上更新。）调入公司档案管理员查收无误后存档，并在档案台帐上更新。7.0 档案借阅7.17.1 借阅权限：借阅权限：管理二类及以上员工或因公司业务须用到人事档案的，管理二类及以上员工或因公司业务须用到人事档案的，可予借阅。可予借阅。7.27.2 借阅手续：借阅人填写人事档案借阅审批表借阅手续：借阅人填写人事档案借阅审批表，经相关人力资源部门领导，经相关人力资源部门领导审批后，档案管理员借出相关人事档案，要求借阅人签收，并在档案台帐审批后，档案管理员借出相关人事档案，要求借阅人签收，并在档案台帐上予以备注。借阅的时间最长为上予以备注。借阅的时间最长为 7 7 天，到期应归还或办理延期手续。档案天，到期应归还或办理延期手续。档案管理员及时归档并更新档案台帐。管理员及时归档并更新档案台帐。7.37.3 借阅规定：借阅人对所借阅档案须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、借阅规定：借阅人对所借阅档案须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放或借他人使用，以免遗失或泄密。污损、划线等，更不能随意乱放或借他人使用，以免遗失或泄密。8.0 离职员工档案处理档案管理员在每月档案管理员在每月 1515 日前对上月离职员工人事档案进行日前对上月离职员工人事档案进行清理清理，并在档案台，并在档案台帐中消除记录，帐中消除记录，离职员工档案另外归类管理备查，保存期至少二年。离职员工档案另外归类管理备查，保存期至少二年。9.0 档案保密规定档案管理员及相关借阅人员须严格保守档案秘密，秘密外泄的，按奖惩档案管理员及相关借阅人员须严格保守档案秘密，秘密外泄的，按奖惩制度追究相关人员责任。制度追究相关人员责任。10.0 本规定自 2008 年 1 月 1 日起执行，原相关规定同时废止。附：人事档案借阅审批表人事档案借阅审批表 员工调动（借调）通知书员工调动（借调）通知书2 2 13 1