如何提高工作效率—时间管理课件

12时间管理的理论与原则时间管理的理论与原则时间管理的步骤与方法时间管理的步骤与方法时间管理的工具介绍时间管理的工具介绍345一年有365天；其中双休日共_天；法定假日_天；公司带薪休假_天；带薪病假_天；实际工作_天，共_小时;假定有效工作时间为_%；全年有效工作时间为_小时。6一年有365天；其中双休日共_104_天；法定假日_11 _天；公司带薪休假_10_天；实际工作约240_天，共_1920_小时;假定有效工作时间为_20-30_%；全年有效工作时间为_384-576_小时。71.优先顺序不明确2.电话打扰3.缺乏目标计划4.贪多嚼不烂5.不速之客6.无效授权7.桌面杂乱无章/找不到东西8.缺乏自律/拖延9.不会说“不”10.低效的会议8时间管理中最根本的要素?-事件时间管理的实质是什么?-事件的选择与管理910理论的演进理论的演进特点特点优点优点缺点缺点第一代 时 间 管第一代 时 间 管理理备忘录型备忘录型应变力很强没有压力应变力很强没有压力随意忽略整体规随意忽略整体规划划第二代 时 间 管第二代 时 间 管理理计划导向型计划导向型追踪约会事件达成率追踪约会事件达成率比较高比较高产生安排的习惯产生安排的习惯第三代 时 间 管第三代 时 间 管理理目标导向型目标导向型重视目标重视目标忽略了自然法则忽略了自然法则缺乏远见缺乏远见第四代 时 间 管第四代 时 间 管理理团队导向型团队导向型关注团队关注团队忽视个体忽视个体第五代 时 间 管第五代 时 间 管理理自然法则和罗盘导向自然法则和罗盘导向型型工作生活均衡工作生活均衡效果效率 -做正确的事情目标计划 -书面界定结果计划行动 -缜密思考策划排序罗列 -优先高于一切 20 80 -保证少数重点集中分散 -专注整块时间 人 事 -投资情感帐户罗盘时钟 -平衡工作生活1112时间管理的理论与原则时间管理的理论与原则时间管理的步骤与方法时间管理的步骤与方法时间管理的工具介绍时间管理的工具介绍明确角色、职责与目标 列出事件清单排定事件次序制定时间计划表言行一致地执行调整和改善 131、明确角色、职责与目标 公私兼顾：工作+家庭 价值为先：以价值观为依据14【案例】1953年，美国耶鲁大学对应届毕业生做了一项研究调查，他们发现有3%的同学还没有毕业就设定了他们人生的目标，20年后，也就是1973年，这3%的同学比其他97%的同学更显得富裕。这3%的同学，他们做了7件事情：他们曾经很确实地写下了他们想做的事情；他们列出了达成目标所得到的好处；他们列出达成目标要克服的障碍；他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息；他们列出了达成目标需要共同协力的团队、人员或者组织；他们总结出一套行动计划；他们写出了达成目标的具体时间。另外97%的人他们没有去设定目标。原因在于：他们对目标不了解；他们不知道如何去设立目标；对失败有一种恐惧感；害怕被拒绝；自我形象不佳；他们对自己缺乏热忱。要想在你的一生或者未来实现你的梦想，你必须做一件事情，那就是设定目标。要想在你的一生或者未来实现你的梦想，你必须做一件事情，那就是设定目标。1516nSpecificSpecific具体的；具体的；nMeasurableMeasurable可以计量的；可以计量的；nAttainmentAttainment可以达到的；可以达到的；nReasonableReasonable合理的；合理的；nTimeTime有时间性的有时间性的17181 1、具体的：、具体的：有人说：“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的，比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：每天一定要背十个单词、一篇文章。有人曾经做过一个试验，他把人分成两组，让他们去跳高。两组人的个子差不多，先是一起跳过了1米。他对第一组说：“你们能够跳过1.2米。”他对第二组说：“你们能够跳得更高。”经过练习后，让他们分别去跳，由于第一组有具体的目标，结果第一组每个人都跳过1.2米，而第二组的人因为没有具体目标，所以他们中大多数人只跳过了1米，少数人跳过了1.2米。这就是有和没有具体目标的差别所在。2 2、可衡量的：、可衡量的：任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准，你的目标愈明确，就能提供给你愈多的指引。比如你要买一栋房子，先要在心里有个底。房子要多大，是几层楼？需要多少卧室？要木头砌还是钢筋水泥的？要多少平方？座落地点呢？你的预算呢？有了这些明确的标准，你才有可能顺利地盖好你的房子。3 3、可达到的：、可达到的：不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。多年前在美国进行了一项成就动机的试验。15个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒，给每个人几个绳圈套到木棒上，离木棒的距离可以自己选择。站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上，而且很快地就泄气了；有的人站得太远，老是套不进去，于是很快就泄气了；但有少数人站的距离恰到好处，不但使游戏具有挑战性，而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机，他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。4 4、相关的：、相关的：目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。5 5、基于时间的：、基于时间的：任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如你说：“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？2、列出事件清单主动性任务-帮你实现工作目标应对性任务-不太重要却不可缺少19每日计划每日计划T P Task List7891011121314151617181920会见会见13-11-20003、排定事业次序 根据：工作的重要程度(重要的工作需要安排足够的时间处理）工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理）204、制定时间计划表 计算事件时间长度 保证为重要工作预留整块时间 适当预留弹性215、言行一致地执行 有序工作 有效授权1)排除干扰222324 该扔则扔 不要移师暗处 不放无关物品，将物品放在固定地方。建立良好的文件管理系统 让文件在面前只流通一次 下班最后一件事-收拾办公桌2526雪 莉 吾 友：我 俩 是 多 年 老 朋 友 了，共 渡 过 许 多 好 时 光 但 一 个 月 前 你 说 了 些 令 人 难 受 的 话 上 两 星 期 你 又 没 来 参 加 我 办 的 宴 会 后 来 27雪 莉 吾 友：我 恨 你！因 为 28 建建 构构 从从 结结 论论 说说 起起 的的 风格风格Governing thought中 心 思 想 Key line support支 撑 思 想 的 主 要 理 由 Support支 撑 理 由 Support支 撑 理 由 管理是通过他人将事情办妥。授权就是将分内的若干工作委托部属履行。主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。授权不卸责。2930沟通技巧不佳沟通技巧不佳令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控）令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控）干扰部属的工作干扰部属的工作过分挑剔细节过分挑剔细节纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息的紧迫性纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息的紧迫性管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍：要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控 31哪项任务？由谁负责？如果派他，她/他能胜任吗？需要多长时间培训，她/他才能胜任工作？制定培训计划。32提供必要的支援关键处把关，监督工作进展336、调整和持续改善 每日调整与应变1)阶段自我评估与改善34定角色和职责(明确价值观)公私兼顾,价值为先列出事件清单按照主动性与应对性分类排定事件优先次序以重要性和紧急性来排定制定时间计划表预留弹性,保证重点言行一致地执行排除干扰,有效授权调整和改善自我评估,持续改善 3536时间管理的理论与原则时间管理的理论与原则时间管理的步骤与方法时间管理的步骤与方法时间管理的工具介绍时间管理的工具介绍工作日历法：年时间规划季度时间规划周时工作日历法：年时间规划季度时间规划周时间规划日时间规划间规划日时间规划；工作日历表 时间资源表37 信息系统工具：信息系统工具：BLOG 协同办公脑图软件日程管理软件视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石）视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑）视时间为神物：忘记时间视时间为奴隶：工作狂3839 让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。设定最后期限，合理安排事情的进展。将大项目分解，逐步完成。高效运用自己的黄金时段 奖励自己，始终保持积极进取的态度。40 授权或分派出这些活动，节约自己的时间。降低自己的标准，不要追求完美。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。将它们汇总，集中时间处理。做正确的事比正确的做事更重要做正确的事比正确的做事更重要41知知 识识(做什么做什么,为何做为何做)知识知识（做什么、为何做）（做什么、为何做）意意 愿愿(想要去做想要去做)技技 能能(怎么做怎么做)习习 惯惯424344谢谢大家谢谢大家