数字园区办公自动化系统详细设计说明书

数字园区办公自动化系统详细设计说明书文件编号作者张利文档版本V1.0最后修改日期2010613国家新媒体产业基地数字园区办公自动化系统详细设计说明书版本号1.0编 写 人： 九艺同兴 编写时间： 2010-613 修订控制页编号文档版本修订章节修订原因修订日期修订人 12345678910目 录1引言41。1编写目的41。2产品概述及目标41.3定义51.4参考资料52总体设计52.1需求概述52.2设计原则62。3运行环境72。3.1硬件环境72.3.2软件开发环境72.3.3使用要求82.3。4界面要求92。3.5提示帮助功能要求92。4技术要求92.5性能要求102.5。1精度102。5。2时间特性要求102.5.3灵活性102.6安全性要求102。7兼容性要求112.8软件质量要求112。9易用性要求113功能需求设计113.1我的办公桌001123.2工作流002303.3公共事务003363.4信息交流004563。5人力资源005603。6CRM管理006684数据结构设计715故障处理设计721 引言1.1 编写目的本文档是在前期“国家新媒体产业基地OA办公系统需求规格说明书”的基础上，结合使用中的需求变更，描述OA办公系统的需求，提供项目设计参考之用，也是技术人员开发OA系统所参照的技术文档。如OA办公系统的市场需求有变更时，此文档应随时根据市场需求文档的变更做出调整,以保证OA办公系统的协调性和一致性.1.2 产品概述及目标本期项目在国家新媒体产业基地整体框架内建成一个高速、安全、稳定可靠、经济实用、方便操作的办公自动化平台，全面实现国家新媒体产业基地办公自动化、信息资源共享化、决策智能化。在日常工作的各个领域和各个环节中广泛采用现代信息技术，以建设和整合统一高效的网络平台为基础、以使用和服务为核心,以办公资源管理系统及业务使用系统开发为重点，以信息安全保障为前提，推动基地职能转变和信息公开,提高工作效率和服务水平，增强基地监管和服务能力,建成办公使用体系整体框架。 办公自动化系统建设要达到如下目标：OA办公系统为公司各部门办公业务提供全面的综合办公服务，实现各职能部门办公业务的公文流转无纸化、文档管理电子化，资料信息和办公业务动态信息的共享，功能包括个人办公、公文流转、行政办公、公共信息、信息报送系统等，并以各种现代化的通讯手段使公务员间的协同办公成为可能。 建立稳固、强大的企业级通讯基础设施； 利用信息技术发展的契机,加强企业文化建设； 迎接知识经济时代的到来，加强知识管理； 行政指令上传下达畅通，响应迅速； 加强协作，提高企业整体工作效率，增加基地在市场竞争中的活力； 充分利用信息资源，提高决策效率和准确度； 加强和外界交流,把握市场动态，提高企业应变能力；1.3 定义办公自动化系统（OA)、Internet、Intranet、防火墙、信息共享、电子邮件、公文流转、电子签名、Linux、java、视图、表单、导航器、域。1.4 参考资料 实用软件工程-清华大学出版社 软件工程导论-清华大学出版社 软件工程 -电子工业出版社2 总体设计2.1 需求概述办公自动化系统是企业信息系统的重要组成部分，办公信息在管理信息系统中占相当大比重，办公信息的有效管理、控制和使用，能大大地提高办公效率，解决我国目前存在的办公效率低的状况。办公信息和业务信息之间是相互关联不可分割的，二者的有机结合能充分发挥出各方面信息的价值，有效地为各项业务及决策服务，使管理信息系统的使用效果得到充分发挥。办公自动化的发展经过以下几个发展阶段：最初是先进的办公设备的（如传真机、打字机、复印机等）使用,解放办公人员的手工劳动。随后计算机进入办公室使办公自动化技术得到迅速的提高，计算机自动排版、电子表格技术等减少了工作人员大量的排版和数字核算工作。计算机网络技术的发展给计算机在各方面的使用带来了无限的生机,同样也为办公自动化带来了新的概念，人们可以通过网络、电子邮件和其他人员进行信息交换、协同工作,这是由个人办公到协同工作的质的飞跃。Internet技术的迅猛发展使人们可以在世界任意地方进行交流、协作，彻底改变了人们对办公自动化的认识。目前,办公自动化技术的内涵及外延都发生了彻底地改变，在企业信息系统中各种综合技术的引用使办公人员可以综合处理业务和办公信息,根据业务分析形成公文文档和报告或根据办公流程中的公文信息形成或修改业务系统信息。因此，在企业信息系统的建设过程中，要改变以往以业务数据为主的管理信息系统(MIS）的观念及陈旧的办公自动化的概念，使用先进的网络计算技术,群件及工作流技术，构造一个在企业信息系统中不可或缺的高效的办公自动化系统。2.2 设计原则基地OA办公系统的建设应体现先进性、可靠性、实用性、安全性、易使用性、开放性、有限开源性、可扩展性、可维护性等原则。1. 先进性：采用当今主流技术，既要考虑使用平台和工具的先进，更要考虑系统结构和使用设计的先进性,以适应宏观上业务管理、发展规划和微观上事务办理的需求.2. 可靠性：系统设计采用成熟、稳定、可靠的软件技术，保证系统在大数据量、高并发的情况下长时间不间断地安全运行.3. 实用性:根据业务需求和业务流程,从方便用户使用的角度进行系统设计、功能和模块划分.工作流程设计要求简捷流畅，能适应工作流不稳定和突发事件等各种现实情况.4. 安全性：系统建设要符合用户对信息安全管理的要求，建立完善可靠的安全保障体系，对非法入侵、非法攻击和网络计算机病毒应具有很强的防范能力,确保系统具有严格的身份认证功能，并有相应的技术手段对数据安全和操作安全加以保护。5. 易使用性：主要体现在两个方面：一是使用界面简捷、直观，尽量减少菜单的层次和不必要的点击过程，使用户在使用时一目了然,便于快速掌握系统操作方法,特别是要符合工作人员的思维方式和工作习惯，方便非计算机专业人员的使用；二是应提供联机的或脱机的帮助手段。6. 开放性：为了使系统具有较强的生命力和开放性，应遵循已有的国际标准和国内标准，以利于采用多种先进技术和产品。7. 有限开源性：随着业务逻辑的改变,需要对系统进行维护、微调或二次开发。对该系统的非核心代码，应该开放。并提供规范的数据库设计，接口规范。8. 可扩展性:该办公系统是一个不断发展中的使用系统,在系统设计时要考虑到新技术，新产品出现时对本系统的兼容性;当业务需求、外部环境发生变化时，可以扩展系统的功能和性能。软件设计要简明，各功能模块间的耦合度小,以适应业务发展需要,便于系统的继承和扩展.9. 可维护性：系统应具有良好的结构，各个部分应有明确和完整的定义,使得局部的修改不影响全局和其他部分的结构和运行。2.3 运行环境2.3.1 硬件环境最低配置:服务端: CPU：Pentium 300以上内存:64M以上硬盘：至少 100M可用空间客户端： CPU：Pentium166以上内存：32M以上建议配置:服务端： CPU：Pentium 1G以上内存：256M以上硬盘:2G可用空间以上客户端： CPU：赛扬 500以上内存：128M以上2.3.2 软件开发环境服务端： WINDOWS 2000(SP4以上 ) WINDOWS 2003(SP1以上 ) WINDOWS XP（SP1以上） WINDOWS VISTA WINDOWS NT4 SP6，推荐使用 WINDOWS 2003 SERVER. Linux客户端：Windows ME/NT/2000/XP/2003/VISTA操作系统浏览器：IE6。0，IE7。0，firefox，IE8.0及以上版本的浏览器（部分界面分隔需 IE7以上支持）中间件系统：中间件服务器采用严格遵循J2EE规范和标准，能够提供消息服务、事务处理、组件、负载均衡、安全性、使用支持等方面强大的功能，支持EJB、Servlet、JSP、JMS、JNDI、JCA、JACC、HTML、Web Services、XML。系统必须能在任何符合J2EE规范的中间件服务器间平滑移植。数据库系统：系统透明支持MS SQL SERVER、MYSQL、ORACLE等主流数据库系统。2.3.3 使用要求公文流转和会签该系统应具备公文流转和文件会签功能，用户可以方便地定义流程，支持手写笔全文批录、痕迹保留等。文件传递用户可以把文件发送到指定机构的文件柜中,实现网上文件传递工作；用户也可以直接把文件发给指定文件接收人，而不需要通过文件柜进行传递。公共信息发布主要实现各种公共信息的内部网上Web发布功能.电子邮件该系统可以实现基地上下级人员之间的电子邮件交换，并实现各个部门和系统外部的电子邮件交换。文档管理对基地内部的各种文档进行有效管理,对文档进行分类存储和组织，同时为内部用户提供多种文件检索浏览方式，摒弃原有文档手工查阅模式。实现真正意义上的内部电子档案馆功能.个人办公该系统可以构建个性化的个人办公小环境（电子桌面),如个人的电子邮件、资料管理、名片夹、日程安排、文件起草等。移动办公支持用户移动办公模式，用户在外地可使用拨号上网方式登录系统进行日常办公工作权限设置及安全机制该系统应具备口令验证、加密、电子签名等安全机制，具有多层次的用户工作权限设置，可以将数据访问及读写权限控制在每一个操作对象（如：数据库、文档、视图、表单、域等）。系统管理使用系统管理员应可以方便地看到和管理每个用户对每个模块的权限、或每个模块里每个用户的权限2.3.4 界面要求图形化界面、操作简单是办公管理系统最基本的要求之一.*市政府办公自动化系统要遵循这一原则，采用用户十分熟悉的全Web化界面，使得操作和维护都十分简单方便，普通用户客户端不再需要一一手工安装，系统的升级工作也只需要在服务器端进行即可,这样可以大大减少系统的部署时间及用户培训时间和费用。用户在系统中的操作环境（如表单）和在原来手工作业下的环境（如发文稿纸、签报）几乎一样，因此,用户可以对新系统有很好的适应性。为了增加系统的可操作性，系统的操作环境在设计时尽量简化操作步骤的同时，可提供多种输入方法,如手写笔、鼠标、键盘等，力求尽量满足不同层次用户的输入要求。在界面设计方面，要力求简洁方便，界面、菜单和操作按钮菜单的意思明确,便于用户理解，甚至还可以记录用户经常使用的词句,进行重复使用，确保即使是计算机基础很差的用户经过简单的培训后，都能很快地熟练操作.2.3.5 提示帮助功能要求用户操作过程中要提供便捷的提示帮助功能，每执行一步操作，都能方便的找到对应的提示帮助,以便基地领导以及工作人员可以最快的适应操作步骤。2.4 技术要求 优先采用J2EE的平台架构，必须保证系统具有开放的体系和接口，能支持跨平台运行.方案特别优秀时，也可以采纳Domino/Notes、ASP、PHP、.NET技术，并遵循相关的技术规范. 采用B/S结构,客户端为浏览器形式,只允许使用自动下载安装客户端组件，不能采用C/S结构程序。 采用面向对象开发技术。 遵循EJB技术规范。 采用模块组件的嵌入设计模式。 基于XML标准的数据接口的技术实现数据交换和共享传输. 基于业务基础平台构建使用系统。 采用可靠的基于PKI的安全技术。 2.5 性能要求办公自动化系统必须能长期稳定运行,尤其是在运行一定时期后累积大量数据后仍然需要保证优越的性能。2.5.1 精度 数据采集率：90 动态信息及时率:90% 静态信息全面率:90% 信息准确率：90% 2.5.2 时间特性要求在硬件和网络条件满足的前提下，实时页面的响应时间不超过3秒，有控件加载的页面的响应时间不超过7秒。 2.5.3 灵活性本项目采用J2EE架构，因此可以在不同的异构平台上正常运行，由于J2EE架构的高度可扩展性,因此在需求变化和系统集成商具有很大的灵活性。2.6 安全性要求1. 提供严格的控制能力和高效的审核手段，实现更加安全的工作和管理机制； 2. 使用用户角色来配置权限,任何人访问信息都需要用户ID和口令； 3. 必要时可以采用数据加密技术，对比较重要的用户数据实行加密，从而保证这些数据的保密性、完整性和有效性; 4. 必须提供完整的事务处理能力，保证数据的完整性。2.7 兼容性要求OA系统必须具有操作系统平台兼容性；浏览器IE6IE7IE8、FIREFOX兼容性。2.8 软件质量要求1. 软件的功能实现必须遵循国家规定的办文、办事、办会的规范和原则； 2. 使用系统的重点是简单的操作.让使用者没有障碍地使用信息系统; 3. 系统不仅需要涵盖所有相关的事务，也需要清晰地规划使用职能和共享信息。使用者 所面对的应当只是自己需要处理的事务； 4. 要求可配置性强,便于管理人员对进行扩充、维护和管理； 5. 具有协同办公功能； 6. 能够有效地控制文档并能有效地控制整个办公处理过程； 7. 采用可行、合理、高效的方式进行开放性的设计和实现; 8. 系统具有很强的适应能力，并且便于维护和升级，不仅能够很好地满足OA建设的需求，而且还必须为建设后期工程提供很好的扩展和维护接口.2.9 易用性要求1. 操作要简单，不要太复杂； 2. 对于领导办公信息，放置领导办公区域中。领导登录内网就能处理和自己相关的办公事宜。3 功能需求设计总体需求设计：OA可选功能模块标准功能我的办公桌工作流公告、新闻、投票日程、日志查询管理简报工作计划办公用品固定资产管理图书管理资源、会议、车辆单位通讯簿内部讨论区超级论坛网络会议和聊天室文件柜、网络硬盘图片浏览人力资源客户关系管理系统管理附件程序政策法规库事务提醒可选组件OA精灵、即时通讯手机短信协同项目管理自定义报表系统档案管理在线测试培训管理OA知道工作流表单签章工作流版式文件签章互联互通网络传真视频会议安全公文组件协同财务进销存3.1 我的办公桌001“我的办公桌”是把菜单中几项比较常用的功能，醒目的列在主操作区上，方便用户操作.用户登录后，主操作区上默认显示“我的办公桌”的内容。具体操作说明详见相应的模块说明，如下图:桌面可以进行个性化定制，管理员可于“系统管理/界面设置/桌面模块设置”中设置用户必须显示或者可选显示的模块，每个用户可在桌面右上角的“控制面板”中选择自己需要的模块显示.3.1.1 电子邮件3.1.1.1 内部邮件内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理.如果有未读邮件，进入邮箱时自动进入未读邮件列表.写邮件界面如图所示：a。 添加收件人：点击“添加按钮，弹出一个窗口，可按部门和角色或者自定义组选择收件人，点击被选的收件人，可自由删除任意指定的一个人或几个人，点击“关闭按钮退出该窗口.个人自定义组的设置和使用请查看“控制面板自定义用户组，公共自定义组定义请见“系统管理/部门管理/公共自定义组”。b。 邮件写完之后,可以随邮件带任意多个附件，并允许在线编辑要发送的office 文档附件。c. 可以通过内部邮件对Internet 发送邮件,在“外部收件人”中填入外网的邮箱（如果多个可以用逗号隔开)，并在Internet 邮箱中选择在Internet 邮件中已经配置好的邮箱.d. 如果想提醒收件人查收，可以选中“使用短信息提醒收件人”，若有手机短信模块，可以选择“使用手机短信提醒收件人。e. 选择此邮件的重要程度，在收件人收到邮件后可以看见重要程度.f。 如果不想立即发送，可以点击“保存到发件箱，在想发送该邮件时可以到“发件箱里找到该邮件进行发送。发给多人的邮件如果保存到发件箱中只显示一条记录，并可以编辑发件箱中的邮件收件人、正文和附件（附件可删除、新增、编辑），如有图片需插入正文，请先作为附件上传，并点击右下角“插入正文”，如此图片就插入正文中光标所在位置.g。 如果需要重新填写邮件，可以点击“重填”，刚写好的内容都会被清掉，重新回到写新邮件的状态。h. 邮件箱管理允许用户自定义邮箱.i。 发送后的邮件会在已发送邮件箱显示，在已发邮件箱中可以删除对方已删除的邮件和删除所有收件人未读邮件。群发邮件在系统内只占用一封邮件的空间，空间使用率大为提高.j. 收件箱中可将邮件导出。发送完毕，可以查看已发送邮件箱，如图：邮件的状态，包括对方未阅读“ 、对方已阅读“ ”和对方已删除“ ”三种状态。其中,对于收件人没有查看的邮件，发件人还可以编辑修改或删除。所有的邮件都可以导出为“.eml”和Excel 格式备份，可节省服务器上空间，而且可以同时选择多个邮件实现导出.对于对方已经删除的邮件无法再实现编辑.点击“再次发送”，则进入邮件编辑状态，并可以重新发送。收件箱中如下图：收件箱中能看到邮件的主题、状态、重要程度和附件等信息（附件信息必须要在邮件查阅完毕后才能显示出来)，状态显示了新邮件和已读两种状态，重要程度则是发件人选择，在此处可见.邮件附件可直接实现转存,如图所示：邮件查询提供对内部邮件的查询，可以通过邮箱、邮件状态、时间、主题、内容以及附件所包含的关键词进行查询，其中内容最多可以选择三个包含关键词，如下图所示:a。 选择邮箱（如收件箱),输入邮件主题包含文字（如：输入“a)或者按照日期、发件人等条件；b. 点击查询，则列出收件箱中所有邮件主题包含“a的邮件；注：内部邮件有智能存储优化功能,发送的邮件和对方接收的邮件只占用1 份磁盘空间；另外，在群发有附件的邮件时，所占的服务器空间并不会加倍,只会占用一个附件的磁盘空间.邮件可由指定人员监控，具体设置在“系统管理系统资源管理系统资源监控。3.1.1.2 INTERNET邮件进入Internet 邮件后先配置邮箱，即输入邮箱的pop3 和smtp 地址，以及选择账户格式，请参考所租用邮箱的相关说明,或参考Outlook 的设置，其中“默认邮箱”设置，如果被选择，则该邮箱将作为内部邮件外发的默认邮箱。如图：当用户填写电子邮件地址时，下面的接收服务器和发送服务器会自动填写。用户登录格式分为“仅用户名”和“用户名主机名”两种，用户根据邮箱提供商自行选择。配置好以后，点击邮箱名称,输入登录密码，即可进入邮箱管理界面。注意：说明:请关闭OA 服务器的瑞星邮件发送、接收监控，以免引起误报。3.1.2 短消息“短信息”位于主菜单“我的办公桌”下,也分为内部短消息和手机短信。进入短信息模块，首先看到“未提醒短信”，罗列着用户未接收的短信息。1、 发送内部短信的界面如下，在“收件人”中选择添加系统的用户名，在“短信内容”中输入将要发送的短消息内容，如若需要作为预定时间发送消息,则可以修改短消息发送时间，系统将在用户指定的时间将消息发送出去。收信人很快可以收到短信,其屏幕上会弹出一个提示窗口，提示查看短信，如下图,收件人如果已看过该短信，点击“已阅”则不再提醒，点击“回复则该短信可直接回复,点击“查看详情”则可直接进入短信页面或进入发出该提示短信的工作页面中，如果同时收到多条提醒短信会集中在同一个显示页面中弹出。注:在批量发送大量提醒短信时（如公告提醒）,可自动分批延迟发送，从而提高性能可在oa_config。php 中设置是否启用,默认每批60 条，延迟60 秒。个人短信不延迟。短信刷新时间在oa_config.php中可以修改。该文件可以修改包括短信刷新时间、在线刷新时间和附件以及数据库路径配置等。需要注意的是，缩短短信刷新时间虽然能使短信的接收时间缩短，但也会增加系统的负担，请慎重均衡考虑。在左侧导航栏中,有“短信”，点击可查看当前已收和已发的最近5 条短信，可批量删除当前页面的短信内容。也可直接点击短信中的“查看详情”进入提醒模块页面。查看短信时，将鼠标光标停在发送人的名字上时，可以看到发送人的部门。在点击进入“已收”后，所有未接收的短信都会被设置为不再提醒。在“已接收短信”中，可以看到如下界面：点击“组织”栏可以看到所有在线用户的列表,鼠标悬停在某个用户名字上就会出现短信和邮件，可方便的给该用户发送短信。在“已发送短信”中，会显示出已经发送的短信息的状态等，如果删除对方未阅读的信息,那么对方将接收不到这个消息.在“已发送短信中，具备快捷操作,如可以批量删除已提醒的或者其他类型的短信息。可以使用短信查询功能，查看历史短信。2、手机短信：手机短信模块为可选模块，实现由OA 系统向手机发送短信的功能。首先选择收件人内部员工（也可群发），填好内容,点击发送按钮。如果需要向外部人员（或者是个人资料中未填写手机号码者）发送短信，可在收件人外部号码中填写相应号码即可发送。OA 发出的手机短信，手机可直接回复（前提是该手机号码为OA 内部员工），回复格式为:系统管理员：xxxxxx冒号前面为将要发送对象的用户名，冒号后面即为将要发送内容。非管理员不能给自己发送手机短信。3.1.3 公告通知“我的办公桌”下的“公告通知”是“公告通知”的查看功能，分为全体通知和部门通知两种,发布公告通知的方法详见“公共事务”下的“公告通知管理.进入公告通知查看页面，可直接以公告通知的类型或者发布时间为条件进行查询,或直接点击转到别的页码。有“公告通知管理”这个模块权限的用户,进入公告的查看后会出现“转发”按钮，点此按钮可直接进入编辑该公告，并重新选定发布范围。在左下角有“快捷操作”，可直接标记所有公告为已读状态.对于使用“MHT”格式编排的公告通知，所见到的公告显示应为MHT 格式附件的全部内容.对于用户没有阅读过的公告通知，标题后会有个“new图片标记。对于带附件的公告，若附件设置为允许下载,则可以看到“转存选项，将文档转存至个人文件柜。如果附件为office 文档，点击“阅读”则直接打开文档可以实现阅读.公告通知查询功能，能对自己接收到的公告通知进行查询，方便用户对自己的公告进行管理。公告通知的查询，能查询到自己权限范围内的已终止和未终止的所有公告。3.1.4 新闻对新闻和公告比较类似，如下图为所显示的已经发布的新闻，新闻具备评论功能（评论是否可以匿名发表，由发布该新闻的人设定），点击量和个人所发表的评论都可以查阅。发表的新闻在桌面上或者点击“我的办公桌新闻”可以列出。点击“评论”即可进行新闻评论。3.1.5 投票投票在“公共事务投票管理”中发布和设置，在我的办公桌下的投票，可以查看已经发起的投票，点击标题即可进入投票。选择其中的一项或几项,然后点击“投票”，并可以查看投票结果:3.1.6 个人考勤对“个人考勤位于“我的办公桌”下，包括5 个部分：a。 今日上下班登记上下班登记只需点击一下鼠标，如下图，具体排班设置（上下班时间设置)说明详见“系统管理/公共事务/考勤管理/排班管理”。考勤后出现增加已考勤字样,并可以添加备注。b. 今日外出登记外出登记，需要填写相应申请项目，如下图。申请人填好后点击“申请外出,“批准人”会收到一条短信息提示。“批准人执行了“批准或“不批准”操作之后，申请人也会收到一条短信息提示。登记时还可以帮指定人外出登记，仅oa 管理员有此权限。填好之后，点击“申请外出”，然后需要等待领导批示,在领导批准之前可以撤销申请，界面变成下图所示。如果领导不批准，界面自动刷新，需要申请人自己手动删除申请。如果领导批准,归来的时候点击“外出归来就可以了.领导批示的操作说明详见“人力资源”下的“考勤管理”。c. 请假登记“请假登记的界面和操作和“外出登记的界面比较类似，请假的历史一般能显示如下界面：领导批准方式和外出申请的批准一致，但假期结束后，需做申请销假.点击“申请销假”按钮，即完成销假。在批准销假时显示提交申请销假的时间，并可以指定实际销假日期.销假被批准后，点击“请假历史记录”，就可看到以前请假的信息。支持年休假管理，并和考勤请假挂钩。至于年假的日期，在人力资源模块下人事档案管理中，可以在每个人的档案中找到如下图所示的“年休假选项，在此填入年休假数量。d. 出差登记“出差登记”的界面和操作和“请假登记”基本相同,不同之处在于“出差登记”不需要指定“批准人”，只是作一个登记即可.出差登记可以修改结束日期。e。 上下班记录查询“上下班记录查询”的界面如下，输入自己想要查看的日期，即可显示本人的上下班记录.3.1.7 日程安排“日程安排位于“我的办公桌”下，日程安排可以日、周和月历的形式显示在界面上，如下图为周列表，将每日自7 点到23 点以表格列出,双击某个空白处，可直接新建该时间段的日程安排。点击“新建事务”，进入日程安排管理界面，选择要新建的日期，可以新建该日的工作或个人事务。如果选择私人事务,则该事务在员工日程安排查询中就查询不到。查询员工日程安排功能在“公共事务/日程安排查询”。用户可以制定周期性事务，并采用短信提醒，对于长期从事的相同工作，可以避免每日的重复设置，方便用户的使用。在我的任务里，可建立个人工作任务，并以不同颜色标识其重要性.点击新建“我的任务时，可设定该任务的个性状态，并设定任务优先级，可用不同颜色进行指定。任务应该是有起始时间和结束时间，任务也可以进行编辑，标注完成情况和当时时间。日程安排查询功能主要实现了对于个人在一段时间内的日程安排的查询和统计，并可以将查询结果导出为EXCEL。3.1.8 工作日志“工作日志” 位于“我的办公桌下,是一个非常实用的记事工具,日志采用Html 编辑器,具备一定的文字排版效果。a. 点击“新建按钮可以新建当天的日志，每天可记录多篇日志，分为工作日志和个人日志,个人日志在“员工工作日志查询”模块中是查询不到的。新建工作日志时,可自定设定共享范围。b. “最近的10 篇日志列出了最近的10 篇日志，日志以列表的方式按时间排列，用户可以编辑自己的日志内容。在日志中，可以方便的看到目前该日志是否有人做过点评,可以点击查看点评的内容。c. 日志可以由别人点评,点评者必然是角色权限高于本人，并管理范围包含本部门的人员,用户可在“最新点评”中看到近期有人做出的点评。d。 “日志查询可以迅速找出符合条件的日志,最多可以输入3 个关键词，系统进行模糊查询，找出所有符合条件的日志，并可导出为Excel 格式.3.1.9 通讯薄“通讯簿位于“我的办公桌”下，提供分组、按姓氏索引，导入、导出等功能.1、管理分组“通讯簿”支持Outlook 和Foxmail 通讯簿格式,点击左边的“管理分组”卷标,则在右边显示管理分组的页面，可以对分组进行编辑、删除、添加和打印操作，方便对通讯簿的使用、管理和携带。如下图：2、索引（按姓氏)点击任意索引,则列出姓氏拼音以该字母开头的所有人员的列表，如下图：3、联系人分组可以编辑、删除、新建以及查看联系人的详细信息。如下图：4、查找（关键字)“查找(关键字）”，输入查询关键词，系统进行模糊查询。3.1.10 个人文件柜“个人文件柜”位于“我的办公桌”下，用于存放自己的文件。用户先建立自己的文件夹，然后在文件夹里增加文件。个人文件柜具有对文本和Word 文档全文检索、文件和文件夹移动等功能。个人文件夹中，对于有些文件夹，可以设置成为共享文件夹。设置共享文件夹的方法是，选定一个文件夹，点击右下角的“共享此文件夹”选项，如下图示:在共享范围中,点击添加按钮就可以添加可以共享的人员名单.修改权限的备选人员是共享范围内的人员，即具备修改权限的备选人员首先必须是共享范围内的人员。个人文件柜中，还可以实现全局检索的功能，点击“全局检索按钮,可以看到如下功能：可按不同关键字进行文件检索，节省翻阅查找时间,如上图所示。3.1.11 控制面板“控制面板”位于“我的办公桌下,包括界面主题、快捷菜单组、个人资料、自定义用户组等11 个部分。A、界面主题用户可以根据使用习惯设置界面主题和菜单图标、登录选项、内部短信、天气预报等显示内容。B、快捷菜单组设置显示在菜单快捷组的项目,可以把经常使用的菜单项选择并添加到左侧的列表框，点击按钮保存设置.保存后的快捷菜单,会显示在我的桌面上方横栏处。C、自定义桌面桌面的自定义功能，是指针对管理员在“系统管理-界面设置”中设定的“用户可选”桌面模块，用户可以选择这些模块是否显示达到个性化定制桌面的作用。用户也可以通过在桌面拖动来调整项目显示的位置.在自定义桌面里有自定义桌面背景的功能，选择图片路径然后点击“保存”即可.这里所修改的仅为用户自己的桌面背景图片.桌面中的模块按照两列显示，用户可以点击桌面模块的“设置按钮，来设定左右两派的比例、每个模块显示的条目数和列表是否设置成为上下滚动效果，达到美观效果。D、Windows 快捷组给常用的Windows 使用程序建立快捷方式以方便OA 用户随时调用。E、个人网址“个人网址可以编辑和添加、删除个人收藏的网址链接，按序号升序排列,在桌面上可以显示.直接点击该收藏网址即能登陆。F、个人资料“个人数据”用于填写用户的个人信息，主要是详细联系方式，其它用户可以在“组织机构设置”中的“用户信息查询”中查阅。其中设置手机短信号码的功能主要是针对“短信组件”使用,在个人资料中填写手机号码的，系统将可以直接给该用户名发送手机短信，而不用另外指定手机号码。其中的手机号码可选择为不公开，此号码在手机短信模块使用的时候能直接调用,并和机主信息对应。G、昵称和头像设置用户本人在讨论区显示的昵称、头像,还可以上传自定义的头像.头像必须为像素为20*20 的“.jif”格式文件.H、自定义用户组自定义用户组里自定义的是用户在选择人员时所罗列的人员列表的组合。用户可以自定义多个组,对应经常需要交流的人员名单。点击设置用户，可以选择不同部门的不同用户组合成为一个用户组。I、我的帐户在此每个用户可以看到自己所拥有的别名和权限，包括:用户的主角色、辅助角色和管理范围。在此设定的别名，可以作为和用户名一样的登陆用名。J、修改密码经常使用修改密码功能是保证自己密码安全的有效手段之一，并且在这个页面中可显示最近十次该用户修改密码的纪录。K、安全日志安全日志主要显示用户登录并做过的一些主要操作，并作为纪录保存下来。3.2 工作流0023.2.1 新建工作新建工作流，可以看到用户有新建权限的所有工作流程以及相应的分类。如上图，点击其中一个分类,能够看到该分类下用户能新建的工作流程名称，点击其中一个,显示该流程的文号以及流程步骤和步骤列表。如果用户在工作流的步骤设计中，并没有某一个流程的第一步骤地经办权限，则在新建工作这个模块中不显示此流程，相应的,如果用户对于某一个分类的流程都没有第一步骤地经办权限，就看不到该分类显示。如果用户在所有的流程中第一步骤都无经办权限，则此用户点击新建工作时，将提醒该用户无该模块使用权限。如下图，点击新建或“常用工作流程”中的“向导”就可以进入流程的办理：工作流区分固定流程和自由流程两种，固定流程新建工作时,其流程步骤的属性已经由管理员在“系统管理工作流设置中设计完毕，流程使用人员只需按照已固定的步骤进行办理和转交。自由流程的概念就是，管理员设定流程的基本属性和管理权限，并不负责流程步骤的设定.流程的步骤可以由开始办理流程的人进行预设，具体设置是在流程建立并办理后，转交下一步时，点击“增加下一预设步骤”，就可以设置第三、四等步骤地流程经办人和主办人.被预设的步骤主办人无法更改该流程的下一步骤经办人。以下为新建工作后进入流程表单中办理的页面,控件显示为灰色的，在本步骤该控件为不可写。主办人办理完毕后,点击转交下一步，进行下一步主办人和经办人员的选择，并可选择用短信或邮件提醒。在表单的下面是公共附件区和会签意见区，公共附件可以上传文档附件和对Word 和Excel 文档进行在线编辑.在会签意见区可以保存自己的签办意见，不论经办人或者主办人都可以在此签办并且保存。如果有人进行点评,点评也会在会签意见区中显示,并有“点评”字样标志.流程转交时，如果同时转交给多个步骤并行，则需要分别给所选择步骤设置经办人员和主办人员。如果用户目前无法办理，可以选择“委托”,即委托给该步骤的经办人员之一，该流程步骤即转为由该人员主办。可以使用内部短信息或者手机短信息提醒本流程发起人和本流程所有经办人。如果流程在设置时,该步骤曾经设置了转交时邮件自动通知，则被设置为接收通知邮件的人员，可以在内部邮箱中收到来自流程该步骤主办人发送的标题为“xxx 流程”的内部邮件，邮件中包含表单和当前的流程图等信息。流程新建后，就进入待办工作中，所有未接收或者已接收的流程都在该模块中显示.3.2.2 待办工作新建工作流后，将进入待办工作，显示流程的名称、文号以及步骤和目前的状态.尤其在主办这个框内，如果出现“主办”字样，说明用户在当前步骤为主办人员，如果出现“会签字样，则说明该用户目前只是经办人员，可以签办意见，却不能修改、保存表单和转交下一步骤。待办工作中区分罗列“未接收”、“办理中和“已办结”三种，如果流程设计时对某个步骤有时限的限制,则在超出时限后会出现红色警示.在“已办结”中，出现“收回字样，是因为下一步骤的主办人未接收办理，若点收回,那么流程则重新回到这个步骤。点办理进入流程办理，主要是对表单的签办和保存。如果有人选择关注该流程，在进入流程办理时，会提醒“此工作已被下列人员关注的标示.点击主办界面中的“关注情况，也会出现相同提示。待办工作将会显示在桌面上的“待办事宜一栏中。3.2.3 工作查询对于已经完成的流程，或正在进行的流程，如果用户是该流程的经办人员或者具备查询权限的人员，就可以实现多种范围、多种流程的查询，包括快速查询和工作流高级查询两种。点击工作查询首先出现以下界面:如果选择某个流程进入详细查询, 按照流程查询的时候，需要选择某一个流程，可以进行多种形式的针对具体表单项目的查询。可以在查询时，自由选择该流程表单中的字段,用以生成统计HTML 或EXCEL 格式的报表，便于保存和统计。查询时,用户可以根据工作流的状态或者文号或者时期以及公共附件的名称来查询工作流，或者按照“表单数据条件”来选择。表单数据指的是该工作流所使用表单中的各个控件的名称,该查询可以按照任意一个控件的值来查询，查询条件包括“大于”、“小于”等多种。3.2.4 工作监控工作监控模块主要是针对具有某个流程监控权限的用户,如上图显示，监控人可以查看表单并将流程转交下一步和流程目前大概的办理时间和进度。监控人员的权限在工作流设计中设定。流程的监控人，具有强制转交下一步、删除当前流程、强制委托和进行超时流程催办的权限。进度中出现“超时xx 小时”，说明这个流程的步骤中设置了完成时限，在工作监控的右上角有“催办超时流程”的按钮。3.2.5 超时统计超时统计可以生成超时记录的统计报表。3.2.6 工作委托在工作中，经常会遇到某个用户不在岗位上,但是有工作急需此人办理的情况，这个时候，可以使用工作委托的功能。工作委托的功能，就是可以让一个用户将自己某个流程的主办或者经办权限转移委托至别的用户，则当有流程设定为该用户办理时，流程自动转由该用户所委托的用户接收并办理。在办理委托时,选择一个需要委托的流程,或者选择全部流程，选择被委托的人，并选择该委托的有效期限,然后点击添加即可生效。委托者，可以随时启用或者关闭该委托。3.2.7 工作销毁工作流程被删除后，还需经过工作销毁，该流程才真正被删除.在工作销毁模块里，可以实现对被删除的流程进行彻底“销毁”或者“还原”。如下图所示：选择一个需要被销毁或者还原的已删除工作流程,可以按照发起人、起止时间或流水号、关键字等来进行查询，查询到该流程时,进行销毁和还原操作。或者，在指定范围内,进行统一的销毁或还原操作，选定范围进行销毁需谨慎。3.2.8 流程日志查询工作流的流程日志查询记录了所有的流程操作，具备菜单权限的用户，在该菜单中皆可以查询到详细的查询记录。流程日志查询的意义在于，在流程中某些用户因转交、委托、删除、销毁、还原或修改日志等操作产生错误时,在流程日志查询中可明确查询到该处理人的处理记录。记录可导出作为历史存档数据，查询得到结果如下：3.3 公共事务0033.3.1 公共通知管理“公告通知管理位于主菜单“公共事务”下，公告通知主要实现单位内部公共告示的作用，是单位内部不可缺少的信息发布和共享的功能。其操作界面如下图所示：这里显示的公告通知为用户自己发布，或用户具备的“管理范围”内的部门公告。点击标题可查看通知的详细情况，点击查阅情况可查看查阅过该通知的用户：“我的办公桌”上就有“公告通知模块,如果一个公告通知状态是“生效，而且新建公告的时候选择了“使用短信息提醒员工”，那么发送范围内的用户都会收到这条公告通知，并且会在收到通知的同时收到一条提醒短信.新建公告的时候可以选择该公告的审批人，发布后由审批人审批，审批通过则可以被客户看到，若不通过则被拒绝发布。“新建公告通知的界面如下图：新建公告通知的时候有多种选择，首先就是格式。目前可供选择的格式有“普通格式”、“MHT 格式”和超级链接三种,MHT 格式和超级链接无需输入，只要在附件区上传“。mht”格式的文件或输入网络链接即可，公告通知查看时就能直接显示该格式的文件。公告通知的类型，这个类型是在“系统管理/系统代码设置”中“公告通知”中添加的，可以由系统管理员自行定义，用户只要在此选择相应的类型即可。不同类型在发布的公告通知的标题开头处有不同提示。公告通知的发布范围是有三种选择的，分别为：部门、角色和人员。按照三种不同的方式选择,可以将公告通知发布精确至个人。如果按照部门发布，则只有被选择的部门人员才能看到发布的公告通知，相应的角色和人员也是一样.公告通知可以选择相应的有效期限，利用日期控件可以选择生效日期和失效日期。公告在达到失效日期以后自动会转为失效状态。同时，公告通知的发布可以选择是否用内部短信和手机短信发送。公告通知的附件是可以在发布的时候直接在线编辑的，如果上传的附件为office 文档，则可以直接点击编辑进行修改。如果上传为“.mht格式的附件,在查看时可以直接显示.发布公告通知的时候要选择此公告的附件是否是可以被人下载和打印的，软件默认是可以下载。点击“修改进入修改公告通知界面，您可以对公告通知的各项内容进行修改，如果所带的附件是Office 文档，还可以对Office 文档进行在线编辑。关于“MHT”格式的公告通知的发布，见下图：“MHT”格式的公告通知可实现图文混编，可以由各种文档或者网页保存为以“。mht”结尾的文件，并以此作为附件上传.查阅时，直接显示附件的内容。超级链接方式，直接输入链接地址，该通知自动显示该地址所在页面内容.点击“附件”后的“编辑”按钮,进入Office 文档在线编辑页面，实现快捷、方便的在线编辑功能。除了Office 固有的菜单功能外,我们还加入了手写签名、电子印章等功能，所有模块的附件只要是Office 文档，就可以实现在线编辑.公告通知的查询功能，能实现对公告通知的查询或删除.3.3.2 公共通知委托公告通知发布时，选定审批人，在该审批人的“公告通知审批模块中即可见到如下图所示的待批公告列表，审批人点击“批准”或“不批准”完成审批。点击“标题即可进入公告详细内容。上图为点“不批准”时出现的页面,审批人可在“审批意见一栏中输入意见，并点击“不批准”完成审批，系统即刻发送短信至公告通知发布人短信箱中。在收到的短信通知中,明确列出审批人关于该公告未能通过的审批意见详情。3.3.3 新闻管理新闻管理界面如下图，点击标题可查看新闻的详细情况，点击“修改”可编辑新闻内容，点击“管理评论可以进入评论管理。新建一个新闻,新建新闻可以上传附件，上传后可直接对Office 附件进行在线编辑，如果附件为图片，可将上传的图片附件插入正文光标所在位置。“新闻具有查阅情况和评论功能，点击“评论”按钮，可评论新闻。3.3.4 投票管理投票管理模块实现了针对某些议题进行投票的功能,点击进入，可以看到“投票管理”和“新建投票”两个功能.1.新建投票。点击“新建投票按钮,建立一个新的投票项目，选择发布范围，并可使用短信提醒，详见下图。2.投票管理。投票管理针对已发起的投票进行管理，包括对投票项目的增删和修改，也可查看已发起的投票情况。投票一般可设定于桌面上。新建后在管理投票中可以查看到如下界面：新建的投票，需要设定投票的选项，点击上图中的“投票选项来增加设计好的投票项目。增加项目后的新建投票可以正式进入投票。3.3.5 日程安排查询“日程安排查询可以查看每一位员工的日程安排和任务安排,如果员工的日程安排类型是个人事务，在这里将查询不到.在这里，选择日列表进入，权限比较高的角色可以给人员安排工作，双击人名之后的空白处，就可给该员工安排该时间段的日程。日程安排查询中也能显示员工的任务，并显示该任务从何时开始，将于何时结束.3.3.6 工作日志查询“工作日志查询”中，可以查看员工的工作日志。员工的工作日志查询是按照:在用户的管理范围内，角色权限排序比较高的用户可以查看角色权限排序比较低的用户的工作日志，同级不能查看.除查询外，可以对员工的工作日志进行点评.3.3.7 管理简报管理简报可作为管理人员对员工进行工作状况监控的简要统计，如图所示，在选定相应时间段和部门后，点击“统计便可看到员工的内部邮件的收发状况、日程安排中的完成情况、工作日志的数量以及工作流主办和会签的完成情况.是管理者能快速获得员工工作状态的数据，提升企业办公效率.3.3.8 工作计划“工作计划”分为“工作计划查询、“工作计划管理”和“工作计划类型设置三部分。3.3.8.1 工作计划查询可查询今日计划、本周计划、本月计划，也可按照任何指定条件查询.显示的都是目前正在进行中的计划，界面如下图所示：该计划的参和人员可以点击“进度日志”来进行对该计划的进度情况，并且可以添加进度日志，参和人和负责人可以添加进度日志,包括完成的百分比和完成情况的描述，如需要附件，也可以上传以供参阅。进度日志添加时，可以同时写入个人的工作日志中，作为工作日志的补充,方便快捷。工作日志的发布人和负责人可以修改工作计划，同时添加进度日志可以选择以短信的方式提醒该计划的所有参和人和负责人，进度日志界面如下：对进度的添加可以在“进度图”中看到纪录，点击进度图中的“工作计划详情”可把该工作计划的详细信息以页面方式显示。领导、负责人和创建人可以做批注：3.3.8.2 工作计划管理模块主要为部门和单位负责人制定,拥有该模块使用权限的用户可新建和管理自己管辖范围内的工作计划。工作计划的发布范围可指定多个部门，提交后发布人仍可修改工作计划内容。3.3.9 办公用品管理3.3.9.1 办公用品信息查询办公用品信息查询主要实现对办公用品已有信息的查询功能，在如上界面中，在下拉菜单里选择不同的办公用品类别，输入名称和描述，点击查询,生成相应的查询清单,每一个办公用品都具备当前库存、供应商、创建人和管理人等描述项。3.3.9.2 办公用品信息管理进入办公用品信息管理,在这里具有增加新的办公用品的功能，左边列表中显示着目前已有的办公用品类型，点击“新建物品类别”可以新建类别。办公用品的信息可以批量导入，以“CSV”格式导入。另：办公用品类别，点击下拉菜单后面的铅笔图标,即可增加，已增加的类别如果需要重新编辑或者删除,可在“系统管理/自定义代码设置”中编辑.办公用品的新建，应选择将办公用品归入某个类别中,输入办公用品的名称和描述，并设置相应计量单位.这里需要对该办公用品的警戒库存进行设置。在新建办公用品时，可以设定该办公用品的登记权限和登记部门,即:哪些个人或者部门有权对该办公用品进行登记管理。3.3.9.3 办公用品登记管理办公用品登记管理：选择登记类型：采购入库、领用、借用、归还、报废.其中采购入库需要输入单价、办公用品类别、办公用品名称、数量和备注。领用、借用、归还需要选择进行领用、借用或者归还的人员名，其余和登记入库的操作一致。报废时不需要选择报废人，其余操作一致。今日操作查看，对今日的操作结果进行查看和修改误操作，放弃操作(删除操作库存回滚）.办公用品登记查询：选择登记类型，如“采购入库”、“领用”等类型,选择相应的办公用品类型和办公用品名称，并可以选择一个时间段进行办公用品登记信息的查询。需要说明的是,办公用品管理的查询,也是具备该用品的管理权限或在该办公用品归属部门范围内人员才能查询相应的办公用品登记信息.查询结果包含办公用品的登记类型、使用者、数量、单价和操作日期等详细信息.具备管理权限的人可以对这些信息进行修改和删除。办公用品登记报表：办公用品登记报表,能将办公用品的登记信息以报表的形式罗列出来。选择相应的办公用品类别和办公用品名称，并输入相应的时间段，在报表类型中点击某一个报表类型，就可以生成该办公用品在某时间段内的报表形式登记信息明细。3.3.10 固定资产管理固定资产管理模块位于公共事务菜单下,该模块主要实现对企业固定资产登记、折旧、维护和查询等管理，使用