【建筑工程论文】建筑工程档案资料管理优化分析

【建筑工程论文】建筑工程档案资料管理优化分析摘要：建筑工程档案资料是工程建设项目从立项开始，经过工程施工到最终工程质量评定及竣工验收整个过程，形成的有保存价值的各种形式的工程资料，其记录了整个项目的建设过程，也是工程技术交底及工程竣工结算的重要参考依据。因此，确保档案资料管理工作质量，对于工程整体建设具有重要意义。但就实际情况来看，建筑工程档案资料管理中仍然存在一些问题，对工程和企业有一定的影响。基于此，针对建筑工程档案资料管理意识薄弱、管理质量有待提升、缺少完善的管理机制三个主要问题，提出强化工程档案资料形成过程的监督与控制、强化档案资料管理人员的职业意识并规范日常工作行为、注重工程技术资料编写的质量管控三个方面的优化管理路径，以期可以为相关人士提供参考，助力企业发展。关键词：建筑工程；档案管理；意义；问题；优化路径建筑工程档案资料管理工作较为繁杂，档案管理人员需要以规范化、系统化的要求为基础，做好工程档案的收集、整理，并做好签证以及工程材料合格报告的同步收集工作。在做好数据记录工作的同时，还要记录好工程技术、进度等，并配合影像与照片等方式，将整个工程建设更加系统地呈现出来1。同时，建筑工程档案资料也是一些工作环节所需要的重要凭证，要为工程信息的查询提供重要参考。比如项目管理人员在开展各项工作的时候，可以通过工程档案资料，查询相关信息，以此开展工程管理工作。由此可以看出，建筑工程档案资料管理内容繁复，但每一环节都对工程项目有着重要作用，因此应该加强档案资料收集、编制、管理、利用等各个环节的管理工作，及时发现存在的问题，进行优化改进，有效保障工作质量，助力工程项目建设。一、优化建筑工程档案资料管理的重要意义对建筑工程档案资料管理进行优化，能够有效弥补以往粗放管理中存在的不足，使档案管理工作得以有序开展，保证资料的准确性、有效性和可延续性，为建筑工程及时提供所需的档案资料，使各项施工工序以及所花费的成本都有章可循，为后续工程提供相关参考依据。可见，建筑工程档案资料管理是保障性的基础工作，优化建筑工程档案资料管理工作不仅对于这项工作本身，对于工程项目整体和企业利益都具有积极意义。二、建筑工程档案资料管理存在的主要问题1.档案管理意识薄弱。由于很多建筑企业、施工单位的管理人员认为档案管理是一个不重要的环节，无法创造出更高的经济利润，所以投入的物力、人力较少，甚至还有许多管理人员觉得没有规范化的档案管理机制，不会对整个建筑工程建设质量产生影响，导致相关人员工作不积极，档案的日常收集、整理、保管工作比较混乱，出现问题时相互推诿，严重影响档案资料的管理质量2。2.档案资料管理质量有待提升。在施工各个环节中形成的资料文件，都属于工程档案的管理范围，内容繁多，需要有效地分类收集整理，许多建筑施工企业常常注重档案数量的收集，缺少专业的甄别鉴定，导致出现许多实用性、安全性较低的材料，长期下去，会对相关部门的档案保管工作产生较大的影响。另外，对于许多重要的签字资料与文件的保管，相关管理人员比较随意，容易发生档案资料缺少、丢失等问题，直接影响整个工程档案资料的保存质量和意义，影响后续的施工建设活动，导致整体管理效率不高，影响企业的经济效益与社会效益。3.缺少完善的监督管理机制。建筑工程档案管理质量无法保障，根本原因在于建筑单位常常没有行之有效的监督管理机制，相关人员的行为得不到约束，责任心不强，工作效率不高，导致工作质量低下，归档工作走形式。只有深刻认识到这方面的问题，加快监督管理机制的建设，配合奖惩机制，制定详尽的考核条例和内容，才是解决问题的有效办法。但从实际情况来看，很多建筑单位在这方面都有待加强3。三、建筑工程档案资料管理的优化路径1.强化工程档案资料形成过程的监督与控制。想要有效优化建筑工程档案管理，首先要强化意识，真正意识到建筑工程资料管理的重要性和对工程项目的重要意义，改掉往日粗放的管理模式，才能从根本上达到优化的目的。项目开建之初，要根据地方与行业的规范管理办法，编制自己的归档标准、内容和范围，对设计、监理、总包、施工单位进行资料交底，提出并要求实现资料规范化、标准化和系统化的管理目标，将档案资料纳入考核目标进行奖罚，以保证档案管理的效率和质量。在建设过程中，制定完善的规章管理制度，将资料收集与施工同步，渗透到每一个环节。以某地区的标志性建设项目举例，在项目建设之前，与施工单位、监理单位等进行沟通，增强与其资料管理人员、技术人员的合作，做好建筑工程档案的交底工作4。在整个施工过程中，做好档案管理业务的指导工作，逐步强化工程档案资料形成过程的监督与控制，保质保量做好各相关部门的档案归档工作。2.强化档案资料管理人员的职业意识，规范日常工作行为。档案资料的收集、整理和编制是由人完成的，提高档案管理人员的素质至关重要。在加强宣传的基础上，对档案管理人员应经常开展职业教育培训，组织内外部的参观、交流与学习，保证相关人员都能建立良好的档案资料管理意识和职业素养，不断提升其自身综合能力与管理素质。编制岗位职责，使各级管理人员，明确自身的基本工作程序与目标，以规范其日常工作内容与行为。要求在施工建设活动开工之前，做好统一表格、标准等准备工作，做好施工过程中进度计划制订与调整工作，并在开工后的施工管理过程中，监督检查档案资料记录与整理情况。在此基础上，现场的管理人员要实现工程建设档案资料的登记工作，定期检查相关部门工作完成情况，做好施工管理登记工作，对施工单位的建设资料完成情况进行检查5。与此同时，档案资料管理人员需要与企业进行沟通，协助工程管理人员，与设计单位进行沟通，及时了解设计变更的情况，并做好标准文件与图集的保管工作。对于管理性的文件，需要根据项目的基础、依据与实践等，做好文件的整理组卷工作，并对验收记录进行检查。资料管理人员发放的图纸资料，需要与清单一起整理并存档，做好工程资料的整理与汇总，以此保证整体的工程质量和后续需求。3.注重工程技术资料编写的质量管控。第一，统一建筑工程技术资料的表格形式。在项目筹备建设的过程中，结合工程的具体特点，根据当地行政管理部门与档案管理部门的要求，编制可行性强的工程资料表格，并为参建单位整理与编辑资料尽可能提供方便，避免出现表格形式不规范的问题发生。第二，做好施工物资的资料收集工作。由于在建筑工程施工过程中，使用的物资会受到许多因素的影响，如水泥、钢材等，经常出现材料检验报告没有与原材料一起到达施工现场的情况。如果资料收集人员没有将复试结果收集到位，就可能会出现没有检验报告的材料进入到施工现场被使用的情况，可能会对工程的质量和整体进度产生影响。因此，需要安排专门的负责人员，对资料的整理与收集进行动态化跟踪，并且分批对到达现场的原材料进行检查，还需要检查和整理原材料的试验报告与合格证。第三，为了做好竣工结算的编制工作，确保竣工结算工作的顺利进行，要更加广泛地收集与结算相关的资料，包括工程施工合同、工程招标文件、工程竣工图、设计变更通知、签证资料等，收集和取证时必须注意有效性，还要尽可能减少因为结算导致的矛盾问题的发生。所以，施工单位需要更加注重资料的收集，收集与建筑工程项目施工相关的记录资料，如现场进度照片等；要结合定额标准与费用支出情况，加强信息资料的管理。第四，保证建筑工程技术材料的完善性。建筑工程档案资料的管理工作，主要就是结合施工过程中采用的技术以及信息进行记录，为以后的工程提供参考。例如，工程资料中的施工小结与竣工报告等内容，都会给工程建设提供相关的数据信息，是学习与借鉴的重要内容，为后续的工程建设提供重要的参考依据，以此不断提升整体的施工质量。只有保证技术材料的完整性，才能系统化地将工程施工质量与整个过程进行展示，为投资活动管理、质量管理、进度管理等工作的开展奠定稳固的基础。总之，工程档案是工程建设最真实的反映，是检验工程质量的重要依据，及时发现管理过程中的问题，制定完善有效的管理人才培养体系和奖惩制度，不断总结经验和教训，提高整体档案管理水平，对企业借鉴成果、提高质量、增收效益有着重要意义。我们应该积极借鉴国内外先进管理经验，扬长避短，不断优化管理制度和体系，让建筑工程档案管理持续适应新形势的发展要求，更好地为企业发展和国家经济建设服务。参考文献：1尤丽红.建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析J.城市建设理论研究：电子版，2015，(12)：49-50.2沈慧珍.建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析J.城市建设理论研究，2016，(2)：316-317.3黄艳.建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施探究J.住宅与房地产，2019，(9)：116.4孙加顺.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施J.城市周刊，2018，(49)：66.5蒋馥蔚.建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施J.新丝路：中旬，2019，(4)：1.