11-第十一章 固定资产核算系统(新)

第十一章 固定资产核算系统学习目的及要求 1了解固定资产管理系统的任务及特点；掌握固定资产系统的业务流程以及该子系统的功能模块结构。2掌握固定资产系统基础设置；掌握固定资产增加、减少、变动和折旧的处理，掌握月末转账、对账和结账处理。第一节 固定资产核算系统概述一、固定资产核算系统的任务固定资产是企业的劳动手段，也是企业赖以生产经营的主要资产。它的管理和核算是企业经营管理和会计核算的一个重要组成部分,是改善企业经营管理的一个重要方面。由于固定资产在企业总资产中所占比重很大，数据结构规律性强，核算方法也比较规范，所以业务处理容易由计算机正确处理。（一）固定资产核算系统的特点固定资产核算系统与其他系统相比有三个明显的特点:1.数据存储量大。在一般企业中，固定资产不仅价值高，而且数量也比较多，同时反映每一项资产的信息项目也比较多，根据管理的需要为每项固定资产建立卡片，所以数据存储量大。2日常输入数据少。固定资产管理系统投入运行之后，一般只有在固定资产发生购入以及内部调动等情况下需要输入新数据。除此之外，需要输入的数据一般很少。这对于固定资产管理系统来说，减少了出错的可能性。3输出数据多。在固定资产管理系统中，系统日常输出的数据比日常输入的数据要多。由于使用的目的不同，往往同一项固定资产数据要反映在不同的账表上。在手工方式上，这种账表编制的工作量不仅很大，而且受手工条件的限制，容易出现数据不一致的差错。采用计算机进行处理后，输出的速度不但可以提高，且可以避免数据的不一致现象。（二）固定资产核算系统的任务固定资产核算系统的任务是：完成企业固定资产日常业务的核算和管理，生成固定资产卡片，按月反映固定资产的增加、减少、原值变化及其它变动，并输出相应的增减变动明细账，保证固定资产的安全完整并充分发挥其效能，同时按月自动计提折旧，生成折旧分配凭证，输出一些相关的报表和账簿。二、固定资产核算系统数据处理流程固定资产管理系统中资产的增加、减少以及原值和累计折旧的调整、折旧计提都要将有关数据通过记账凭证的形式传输到总账系统，同时通过对账保持固定资产账目与总账的平衡，并可以查询凭证。固定资产管理系统为成本管理系统提供折旧费用数据。UFO报表系统可以通过使用相应的函数从固定资产系统中提取分析数据。企业会计制度中，不同性质的企业，固定资产的会计处理方法不同。固定资产核算系统提供企业单位应用方案和行政事业单位应用方案两种选择。行政事业单位应用方案与企业单位应用方案的差别在于行政事业单位整个账套不提折旧。从操作流程来看，所有与折旧有关的操作环节在行政事业单位操作流程中均不体现。 年度最后一个会计期间月末结账后，该年工作结束。以新年度会计期间进入，在系统管理模块中完成结转上年操作，将上年的各项资料转入本年账套后，可对部分账套参数或基础设置信息进行调整，再开始日常处理工作。1.固定资产手工业务流程图如图111所示。固定资产变动凭证登记填制记账凭证记帐固定资产卡片备查账簿计提折旧折旧计算表填制记账凭证记账凭证记账凭证记账总账明细账图111 固定资产手工业务流程图 2.固定资产核算系统数据流程固定资产管理系统的数据流程图如图112所示。有关部门输入输出固定资产卡片文件计算折旧文件输出固定资产变动表固定资产明细账固定资产总账固定资产折旧计算表折旧记账凭证固定资产统计表图112 固定资产管理系统数据流程图三、固定资产核算系统基本功能结构固定资产核算系统账表设置处理卡片选项部门档案部门对应折旧科目资产类别增减方式使用状况折旧方法卡片项目卡片样式卡片管理录入原始卡片资产增加资产减少变动单批量变动资产评估工作量输入计提本月折旧折旧清单折旧分配表对账批量制单凭证查询月末结账我的账表账表数据接口管理重新初始化账套固定资产核算系统功能模块如图113所示。图113 固定资产核算系统功能模块1.设置（1）选项：包括在账套初始化中设置的参数和其他一些在账套运行中使用的参数或判断。（2）部门档案：主要用于设置企业各个职能部门的信息，部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定是实际中的部门机构，按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。最多可分5级，编码总长12位，部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息（3）部门对应折旧科目：固定资产计提折旧后必须把折旧归入成本或费用，根据不同使用者的具体情况按部门或按类别归集。当按部门归集折旧费用时，某一部门所属的固定资产折旧费用将归集到一个比较固定的科目，所以部门对应折旧科目设置就是给部门选择一个折旧科目，录入卡片时，该科目自动显示在卡片中，不必一个一个输入，可提高工作效率。然后在生成部门折旧分配表时每一部门按折旧科目汇总，生成记账凭证。在使用本功能前，必须已建立好部门档案，可在基础设置中设置，也可在本系统的【部门档案】中完成。（4）资产类别：固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产管理，及时准确作好固定资产核算，必须建立科学的固定资产分类体系，为核算和统计管理提供依据。企业可根据自身的特点和管理要求，确定一个较为合理的资产分类方法。（5）增减方式：包括增加方式和减少方式两类。增加的方式主要有：直接购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。减少的方式主要有：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。（6）使用状况：从固定资产核算和管理的角度，需要明确资产的使用状况，一方面可以正确地计算和计提折旧，另一方面便于统计固定资产的使用情况，提高资产的利用效率。（7）折旧方法定义：折旧方法设置是系统自动计算折旧的基础。系统给出了常用的五种方法：不提折旧、平均年限法（一和二）、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法。这几种方法是系统设置的折旧方法，只能选用，不能删除和修改。另外如果这几种方法不能满足企业的使用需要，系统提供了折旧方法的自定义功能，可以定义自己合适的折旧方法的名称和计算公式。2.卡片（1）卡片项目：是固定资产卡片上显示的用来记录资产资料的栏目，如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等卡片最基本的项目。用友ERP-U8固定资产系统给提供了一些常用卡片必须的项目，称为系统项目，如果这些项目不能满足对资产特殊管理的需要，可以通过卡片项目定义来定义需要的项目，定义的项目称为自定义项目，这两部分构成卡片项目目录。（2）卡片样式：指卡片的显示格式，包括格式（表格线、对齐形式、字体大小、字型等）、所包含的项目和项目的位置等。由于不同的企业使用的卡片样式可能不同，即使是同一企业内部对不同的资产也会由于管理的内容和侧重点而使用不同样式的卡片，所以本系统提供卡片样式自定义功能，充分体现了U8产品的灵活性。（3）卡片管理：是对固定资产系统中所有卡片进行综合管理的功能操作。通过卡片管理可完成卡片修改、卡片删除、卡片打印。（4）录入原始卡片：原始卡片是指卡片记录的资产开始使用日期的月份大于其录入系统的月份，即已使用过并已计提折旧的固定资产卡片。在使用固定资产系统进行核算前，必须将原始卡片资料录入系统，保持历史资料的连续性。原始卡片的录入不限制必须在第一个期间结账前，任何时候都可以录入原始卡片。（5）资产增加：即新增加固定资产卡片，在系统日常使用过程中，可能会购进或通过其他方式增加企业资产，该部分资产通过“资产增加”操作录入系统。当固定资产开始使用日期的会计期间=录入会计期间时，才能通过“资产增加”录入。（6）资产减少：资产在使用过程中，总会由于各种原因，如毁损、出售、盘亏等，退出企业，该部分操作称为“资产减少”。本系统提供资产减少的批量操作，为同时清理一批资产提供方便。（7）变动单：包括：原值增加, 原值减少, 部门转移, 使用状况变动, 折旧方法调整, 使用年限调整, 工作总量调整, 净残值（率）调整（8）批量变动：需批量变动的资产输入变动内容及变动原因后，可将需变动的资产成批生成变动单。（9）资产评估：随着市场经济的发展，企业在经营活动中，根据业务需要或国家要求需要对部分资产或全部资产进行评估和重估，而其中固定资产评估是资产评估很重要的部分。在本系统将固定资产评估简称资产评估，是本版新增的一个功能。本系统资产评估主要完成的功能是：将评估机构的评估数据手工录入或定义公式录入到系统；根据国家要求手工录入评估结果或根据定义的评估公式生成评估结果。本系统资产评估功能提供可评估的资产内容包括原值、累计折旧、净值、使用年限、工作总量、净残值率，可根据需要选择。3.处理（1）工作量输入：当账套内的资产有使用工作量法计提折旧的时候，每月计提折旧前必须录入资产当月的工作量，本功能提供当月工作量的录入和以前期间工作量信息的查看。（2）计提本月折旧：执行此功能后，系统将自动计提各个资产当期的折旧额，并将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目。（3）折旧清单：折旧清单显示所有应计提折旧的资产所计提折旧数额的列表，单期的折旧清单中列示了资产名称、计提原值、月折旧率、单位折旧、月工作量、月折旧额等信息。全年的折旧清单中同时列出了各资产在12个计提期间中月折旧额、本年累计折旧等信息。（4）折旧分配表：是编制记账凭证，把计提折旧额分配到成本和费用的依据。什么时候生成折旧分配凭证根据在初始化或选项中选择的折旧分配汇总周期确定，如果选定的是一个月，则每期计提折旧后自动生成折旧分配表；如果选定的是三个月，则只有到三的倍数的期间，即第3、6、9、12期间计提折旧后才自动生成折旧分配凭证。折旧分配表有两种类型：部门折旧分配表和类别折旧分配表，只能选择一个制作记账凭证。（5）对账：系统在运行过程中，应保证本系统管理的固定资产的价值和账务系统中固定资产科目的数值相等。而两个系统的资产价值是否相等，通过执行本系统提供的对账功能实现，对账操作不限制执行的时间，任何时候均可进行对账。系统在执行月末结账时自动对账一次，给出对账结果，并根据初始化或选项中的判断确定不平情况下是否允许结账。只有系统初始化或选项中选择了与账务对账，本功能才可操作。（6）批量制作单：在完成任何一笔需制单的业务的同时，可以通过单击制单制作记账凭证传输到账务系统，也可以在当时不制单（选项中制单时间的设置必须为不立即制单），而在某一时间（比如月底）利用本系统提供的另一功能：批量制单完成制单工作。批量功能可同时将一批需制单业务连续制作凭证传输到账务系统，避免了多次制单的烦琐。凡是业务发生当时没有制单的，该业务自动排列在批量制单表中，表中列示应制单而没有制单的业务发生的日期、类型、原始单据号，缺省的借贷方科目和金额、以及制单选择标志。4.账表用友U8ERP管理软件系列产品下属子系统的【账表】菜单项下都有【我的账表】子菜单项，对系统所能提供的全部报表进行管理。用户用鼠标点取【我的账表】，系统将弹出账表管理界面，从界面上我们可以看出，账表管理是通过账夹来对报表进行管理的。账夹，就是放置系统报表的夹子。它分为两种种：自定义账夹和新建账夹。所谓自定义账夹就是指系统已给定的账夹，如界面中的辅助明细表、科目备查资料。在自定义账夹里存放的是基本报表，即系统自动生成的报表，用户可以对其进行编辑和修改，但不能再保存，只能另存在某个新建账夹下。所谓新建账夹就是指用户自行新建的账夹，如界面中的新建公用账夹和新建专用账夹，新建账夹里放置的是用户自定义的报表和系统账夹下的基本报表经过编辑和修改后另存的报表，用户可以对新建账夹里的报表进行编辑和修改，并可直接保存。在新建账夹与新建账夹之间，用户可以将一份报表来回自由地拖放，实现报表的任意组合放置。但是对系统账夹而言，则不能对其下属的基本报表进行任何的拖放操作。必要时，只能先将基本报表另存到某个新建账夹下，再在新建账夹之间进行任意的拖放操作。5.维护（1）数据接口管理：即卡片导入功能，可以将已有的固定资产核算系统的资产卡片，自动写入到本系统中，可以减少手工录入卡片的工作量。（2）重新初始化账套：系统在运行过程中发现账错误很多或太乱，无法或不想通过反结账纠错，这种情况可以通过重新初始化账套将该账套的内容全部清空，然后从系统初始化开始重新建立账套。四、固定资产核算系统基本操作流程固定资产核算的基本操作流程，如图114所示系统初始化原始卡片录入基础设置月末处理日常操作 图 114第二节 固定资产核算系统基础设置固定资产系统基础设置是根据单位的具体情况，建立一个适合单位需要的固定资产子系统的过程。固定资产系统基础设置是使用固定资产系统管理资产的首要操作。一、建立固定资产账套包括约定与说明、启用月份、折旧信息、编码方式及账务接口等，这些参数在初次启动固定资产核算子系统时设置，其他参数可以在“选项”中补充。1.初次启动固定资产管理的参数设置第一次使用固定资产系统时，系统自动提示进行系统初始化，第一次启动固定资产系统则直接进入“固定资产初始化向导”，如图115所示。图115固定资产账套初始化提示（1）约定与说明如图116初始化设置约定和说明所示，其内容是该账套的基本信息和系统处理的一些基本原则，需要使用者认真检查、确认。单击【下一步】，进入建账向导二启用月份。如图117固定资产初始化向导启用月份所示。图116 初始化向导约定和说明（2）启用月份如果需要向总账系统传递凭证，则固定资产系统的启用月份不得在总账系统的启用月份之前。在启用日期确定后，在该日期前的所有固定资产都将作为期初数据进行处理。图117 固定资产初始化向导启用月份单击【下一步】进入建账向导三折旧信息，如图118固定资产初始化向导折旧信息所示。 图118 固定资产初始化向导折旧信息（3）折旧信息设置其目的是根据使用单位性质确定本账套计提折旧的性质，即选定本单位的应用方案。如果选用的是行政事业单位应用方案，则按照制度规定单位的所有资产不计提折旧，那么在“本账套计提折旧”的判断框中不打勾，表示本账套不提折旧，一旦确定本账套不提折旧，账套内与折旧有关的功能不能操作，该判断在初始儿设置完成后不能修改。折旧汇总分配周期是指企业在实际计提折旧时的时间间隔。其实企业不一定每个月计提一次，可能因行业和自身情况的不同，每季度计提一次或半年、一年计提一次，同时折旧费用的归集也按照这样的周期进行，如保险行业每3个月计提和汇总分配一次折旧。所以本系统提供该功能，使企业可根据所处的行业和自身实际情况确定计提折旧和将折旧归集入成本和费用的周期。系统具体的处理办法是，每个期间均计提折旧，但折旧的汇总分配按设定的周期进行，把该周期内各期间计提的折旧汇总分配，初始设置时折旧汇总分配周期只能从1、2、3、4、6、12中选择。一旦选定折旧汇总分配周期，系统自动提示第一次分配折旧，也是本系统自动生成折旧分配表制作记账凭证的期间，如选取的是6则提示下一次在第6期期末分配折旧。设置完折旧信息，单击【下一步】，进入建账向导四编码方式，如图119固定资产初始化向导一编码方式所示。图119 固定资产初始化向导一编码方式（4）编码方式设置在图中首先设置本账套中资产类别的编码方式，资产类别是根据单位管理和核算的需要给资产所做的分类，可参照国家标准分类，也可根据需要自己分类。本系统类别编码最多可设置4级、10位，可以设定级数和每一级的编码长度。系统推荐采用国家规定的4级6位（2112）方式。固定资产编号是资产的管理者给资产所编的编号，可以在输入卡片时手工输入，也可以选用自动编码的形式自动生成。如果选取择了“手工输入”，则卡片输入时通过手工输入的方式录入资产编号。如果选择了“自动编号”、可单击下拉框，从“类别编号序号”、“部门编号序号”、“类别编号部门编号序号”、“部门编号类别编号序号”中根据单位情况选择一种。自动编号中序号的长度可自由设定为1一5位，自动编号的好处一方面在于输入卡片时简便，更重要的是便于资产管理，根据资产编号很容易了解资产的基本情况。 经过以上设置，单击【下一步】，进入建账向导五账务接口。如图1110固定资产初始化向导账务接口所示。（5）账务接口设置这个部分的设置涉及到固定资产系统和账务系统对账的设置。如本系统要与账务系统对账，对账的含义是将固定资产系统内在用资产的原值、累计折旧和账务系统中的固定资产科目和累计折旧科目的余额核对，看数值是否相等。可以在系统运行中任何时候执行对账功能，对账如果不平，肯定是在两个系统中出现了偏差，应引起注意，予以调整，如果不想与账务系统对账，可不进行选择，表示不对账。建议勾选“在对账不平情况下允许固定资产月末结账”、然后单击【下一步】按钮。图1110 固定资产初始化向导账务接口设置该界面后，单击【下一步】，则屏幕将显示前面五项设置的内容，如检查正确，则可按【完成】按钮。这样可以正式启用固定资产系统了。如图1111、图1112所示。图1111 固定资产初始化完成图1112 固定资产建账完成提示2系统选项完成建账之后，当需要对账套中某些参数进行修改时，可在系统菜单 设置 选项中进行重新设置，选项中包括了账套初始化中设置的参数和其他一些账套在运行中用到的一些参数，选项内容分为可修改部分和不可修改部分。不可修改的选项主要是指企业的基本信息和本账套是否计提折旧以及本账套开始使用期间，可修改的选项主要包括与账务系统的接口、折旧信息以及其他信息。当发现某些设置（如：本账套是否计提折旧）错误而又不允许修改但必须纠正时，则只能通过“重新初始化”功能实现，但应注意重新初始化将清空对该子账套所做的一切工作。在系统选项中，可以对固定资产进行补充参数设置。 图1113 固定资产的选项设置二、基础设置1.部门目录设置部门档案可以在“企业门户”的“基础档案”中设置，也可在总账系统或固定资产核算系统中进行设置，其结果都可在各个模块中共享。具体操作步骤：（1）执行系统菜单 设置 部门档案命令项，即可进入如图1114所示的“部门档案”窗口，在部门设置中，可对企业的各职能部门进行分类和描述，以便确定资产的归属。（2）在【企业门户】后,执行 基础信息 基础档案 部门档案选项中的部门设置。点击【增加】按钮，部门档案窗口变成“可写入”状态，输入有关部门信息，如图1114所示。图1114 “部门档案”窗口 2固定资产类别设置固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产管理，及时准确做好固定资产核算，必须科学地对固定资产进行分类，为核算和统计管理提供依据。企业可根据自身的特点和管理要求，确定一个较为合理的资产分类方法。设置固定资产类别可以很方便地根据固定资产类别进行统计、查询等操作。在定义固定资产类别时，可以设置该类固定资产的折旧类型、常用折旧方法、预计使用年限、预计净残值率，定义了这些共性之后，在输入某项固定资产卡片时，系统自动将这些公共的项目复制到该项固定资产卡片中。当然，也可以对该固定资产的这些项目进行修改，以满足某项固定资产的实际需要。具体操作步骤如下：(1) 在固定资产子系统中，执行系统菜单 设置 资产类别 的 命令项，进入类别编码表，如图1115所示，系统中提供了资产类别的列表视图和单张视图两种显示方式。图1115 资产类别设置列表视图(2) 单击【增加】按钮,系统以单张视图的显示方式来输入增加的资产类别。如图1116所示。图1116 资产类别设置单张视图(3) 输入类别编码、类别名称、使用年限、净残值率、计量单位、计提属性、折旧方法、卡片样式等信息。(4) 单击【保存】按钮。 设置第二级类别时，应该先选中要添加上级的类别，如要添加“0201经营用设备”，则应该选中它的上级“02交通运输设备”。类别编码、名称、计量属性、卡片样式不能为空，其他各项内容的输入是为了以后输入卡片方便，可以为空。3.卡片项目定义卡片项目是资产卡片上要显示的用来记录资产资料的栏目，如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等是卡片最基本的项目。用友固定资产系统提供了一些常用卡片必须的项目，称为系统项目，但系统项目不一定能满足所有企业的需要，另外用户还可以通过卡片自定义项目来定义所需要的项目，所定义的项目则称为自定义项目，这两部分构成卡片项目目录。具体操作步骤如下：（1）在固定资产子系统下，单击系统菜单 卡片 卡片项目命令项，打开“卡片项目定义”对话框，如图1117所示。图1117 卡片项目设置（2）单击【增加】按钮，输入增加的卡片项目的各项内容。（3）单击【保存】，系统提示“数据成功保存！”，进行确认后返回。（4）当卡片项目有误，或无需再使用时，可以修改或删除卡片项目。对于已定义的系统项目或自定义项目，均不能修改数据类型。所有系统项目可以修改名称，卡片上相应项目名称随之改变，但该项目的含义不变。系统项目及已使用的自定义项目不能删除。4.折旧计算公式定义折旧方法设置是系统自动计算折旧的基础。系统提供了常用的六种折旧方法；不提折旧、平均年限法（一和二）、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法，并列出了它们的折旧计算公式。这几种方法是系统缺省的折旧方法，只能选用，不能删除和修改。另外可能由于各种原因，这几种方法不能满足需要，系统提供了折旧方法的自定义功能，可以根据实际情况定义合适的折旧方法的名称和计算公式。例如新增自定义折旧方法的计算公式为：月折旧率1/（预计使用年限已计提月份）；月折旧额月折旧率（月初原值月初累计折旧月初净残值）。具体操作步骤如下：（1）单击系统菜单 设置 折旧方法命令项，进入“折旧方法”窗口，窗口中显示系统自带的六种折旧方法及计算公式，如图1118所示。（2）单击“增加”按钮，打开“折旧方法定义”对话框。（3）在“名称”文本框中输入自定义折旧方法名称（4）利用系统提供的“折旧项目”列表和“数字符号编辑”工具栏，在“月折旧率”下的文本框中输入计算公式,如图1119所示。（5）单击“确定”按钮，完成公式定义。修改卡片已使用的折旧方法的公式，将使得所有使用该方法的资产折旧的计提按修改过的公式计算折旧，应慎重进行处理，但以前期间己经计提的折旧不变。自定义公式中所包含的项目只能是系统给定的项目。月折旧额和月折旧率公式定义时必须有单向包含关系，但不能同时互相包含。在进行计提折旧时，如果自定义的折旧方法的月折旧额或月折旧率出现负数，则将自动终止折旧计提。如果自定义的折旧方法中包含了与工作量相关的项目，则修改后不允许与其无关。正在使用的折旧方法（包括类别设置中已选用或录入的卡片）不允许删除。图1118折旧方法设置图1119 折旧方法定义5建立会计科目资产计提折旧后必须把折旧归入成本或费用，根据不同使用者的具体情况，可按部门进行归集，也可按类别进行归集。当按部门归集折旧费用时，在一般情况下，某一部门内的资产的折旧费用将归集到一个比较固定的科目，所以部门折旧科目的设置完成就是给部门选择一个折旧科目，录入卡片时，该科目名称自动生成在卡片中，不必一个个输入。由于在账务处理系统中，已经设置了部门档案，所以在固定资产系统只需设置部门的对应折旧科目即可。如果不进行部门对应折旧科目设置，则所有部门的折旧费用都只归为一个总的折旧科目，不利于以后的分析。因该系统录入卡片时，只能选择明细级部门，所以设置折旧科目也只有给明细级部门设置才有意义。如果对某一上级部门设置了对应的折旧科目，下级部门继承上级部门的设置（设置部门对应的折旧科目时，必须选择末级会计科目）。具体操作步骤如下：（1）在固定资产干系统中，单击系统菜单 设置 部门对应折旧科目命令项，进入“部门编码表”窗口，如图 1120所示。图1120 部门对应折旧科目列表视图（2）在“列表视图”选项卡界面中显示所有已设置的部门对应折旧科目。（3）在左侧的“固定资产部门编码目录”中选择“生产部”，单击工具栏上的“修改”按钮，系统自动打开“单张视图”选项卡界面，如图1121所示。图1121 部门对应折旧科目单张视图（4）在“折旧科目”中参照选择或直接输入科目编码“5501”，系统将自动显示出该科目所对应的名称。（5）单击“保存”按钮，弹出系统提示，如图1122所示图1122 部门对应折旧科目三、原始卡片录入 在使用固定资产系统进行核算前，除了前面必要的基础工作外，还必须将建账日期以前的数据录入到系统中，保持历史数据的连续性。原始卡片的录入不限制必须在第一个期间结账前，任何时候都可以录入。例如：按表1所示的原始资料输入固定资产卡片表1 固定资产原始资料卡片编号000100020003固定资产编号011000102100010310001固定资产名称办公楼机床车床类别编号011021031类别名称房屋机床车床部门名称厂办生产部生产部增加方式自建直接购入直接购入使用状况在用在用在用使用年限30年8年8年折旧方法平均年限法平均年限法平均年限法开始使用日期2000.3.52000.12.151999.12.24币种人民币人民币人民币净残值率256原值870000.0012000.0048000累计折旧134995570028200净值735005630019800对应折旧科目管理费用折旧制造费用折旧制造费用折旧具体操作步骤如下：（1）在固定资产子系统中，单击系统菜单 卡片 录入原始卡片命令项，系统弹出“资产类别参照”对话框，选择录入卡片所属的资产类别，以便确定卡片的样式，如图1123所示。图1123 选择固定资产类别（2）单击“确认”按钮，进入“录入原始卡片”窗口，如图1124所示。图1124 固定资产卡片录入卡片中的固定资产编号根据初始化或选项设置中的编码方式，自动编码或用户手工录入。录入人自动显示为当前操作员，录入日期为当前登录日期。在该界面中，除主卡的“固定资产卡片”外，还有若干的附属页签，附属页签上的信息只供参考，既不参与计算，也不进行回溯。在进行录入固定资产数据时，有些卡片项目需要直接手工录入，有些则可以进行选择。如单击卡片项目出现类似“类别编号”按钮，则单击按钮显示参照界面，选择需要的内容即可。（3）单击“固定资产卡片”选项卡页面，输入对应的卡片信息。在执行原始卡片录入或资产增加功能时，可以为一个资产选择多个使用部门，单击其中的“部门名称”项，如选择多部门使用，单击“确定”按钮，进入“使用部门”选择界面。单击“增加”按钮，新增一空记录行，单击参照图标选择使用部门、对应折旧科目和对应项目，并手工录入使用比例，单击“确定”返回“录入原始卡片”界面。当资产为多部门使用时，原值、累计折旧等数据可以在多部门间按设置的比例分摊。单个资产对应多个使用部门时，卡片上的对应折旧科目处不许输入，只能按使用部门选择时的设置确定。开始使用日期，必须采用YYYYMMDD的形式录入。其中只有年和月对折旧计提有影响，日不会影响折旧的计提，但是也必须录入。（4）附属设备选项卡页面。用来管理资产的附属设备，附属设备的价值已包括在主卡的原值中。附属设备可在资产使用过程中随时添加和减少，其价值不参与折旧的计算。（5）减少信息选项卡页面。资产减少后，系统根据输入的清理信息自动生成该页面的内容，该页面中只有清理收入和费用可以手工输入，其他内容不能手工输入。（6）大修理记录、资产转移记录、停启用记录、原值变动选项卡页面均以列表的形式来显示记录，第一次结账后或第一次做过相关的变动单后将根据变动单自动填写，不得手工输入（7）录入完成后，单击“保存”按钮，弹出系统提示“数据成功保存”，并自动显示新卡片以供录入。第三节 固定资产核算业务日常处理一、固定资产增加核算资产增加即新增加固定资产卡片，在系统日常使用过程中，可能会购进或通过其他方式增加企业资产，该部分资产通过资产增加操作录入系统。当固定资产开始使用日期的会计期间等于录入会计期间时，才能通过资产增加录入。例如某单位购置了一套办公大楼，2000年月日开始使用，入系统时是2008年1月日，该卡片需通过资产增加录入。具体操作步骤：1单击工具栏资产增加按钮或从【卡片】菜单中选择【资产增加】功能菜单；2选择要录入的卡片所属的资产类别。先选择资产类别是为了确定卡片的样式。如果在查看一张卡片或刚完成录入一张卡片的情况下，不提供选择资产类别，缺省为该卡片的类别。3录入或参照选择各项目的内容。一般录入固定资产名称、增加方式、使用状况、开始使用日期、原值、部门名称、使用年限、选择折旧方法、对应折旧科目。其他可根据情况录入，也可不用录入。累计折旧和净值是选择了折旧方法后自动计提的。如果是购买的已经使用过的固定资产，则必须录入已计提折旧月份，就是指已计提几个月，如图1125所示。图1125 固定资产增加新卡片第一个月不提折旧，折旧额为空或零。原值录入的一定要是卡片录入月月初的价值，否则将会出现计算错误。如果录入的累计折旧、累计工作量不是零，说明是旧资产，该累计折旧或累计工作量是在进入本企业前的值。已计提月份必须严格按照该资产在其它单位已经计提或估计已计提的月份数，不包括使用期间停用等不计提折旧的月份，否则不能正确计算折旧。二、固定资产减少核算资产在使用过程中，总会由于各种原因，如毁损、出售、盘亏等，退出企业，该部分操作称为资产减少。因此固定资产系统提供资产减少的功能，以满足该操作。本系统提供资产减少的批量操作，为同时清理一批资产提供方便。具体操作步骤：1单击【卡片】菜单，选择【资产减少】。2选择要减少的固定资产如果要减少的资产较少或没有共同点，则通过输入资产编号或卡片号，然后单击增加，将资产添加到资产减少表中。如果要减少的资产较多并且有共同点，则通过单击条件，屏幕显示的界面与卡片管理中自定义查询的条件查询界面一样。输入一些查询条件，将符合该条件集合的资产挑选出来进行减少操作。3在表入资产减少的信息：减少日期、减少方式、清理收入、清理费用、清理原因。如果当时清理输入和费用还不知道，可以以后在该卡片的附表清理信息中输入。如图1126固定资产减少。图1126 固定资产减少4单击确定，即完成该（批）资产的减少，如图图1127所示。图1127 固定资产减少所输入的资产的清理信息可以通过该资产的附属页签清理信息查看。若当前账套设置了计提折旧，则需在计提折旧后才可执行资产减少。查看已减少资产：根据会计档案管理规定，原始单据要保留一定时间供查阅，只有过了该期间的才可以销毁。本系统对已减少的资产的卡片提供查阅，并且在选项中您可以定义从系统将这些资料完全删除的时限。在卡片管理界面中，从卡片列表上边的下拉框中选择已减少资产，则列示的即是已减少的资产集合，双击任一行，可查看该资产的卡片。撤消已减少资产：资产减少的恢复是一个纠错的功能，当月减少的资产可以通过本功能恢复使用。通过资产减少的资产只有在减少的当月可以恢复。从卡片管理界面中，选择已减少的资产，选中要恢复的资产，单击【恢复减少】即可。如果资产减少操作已制作凭证，必须删除凭证后才能恢复。三、固定资产变动核算资产在使用过程中，除发生下列情况外，价值不得任意变动：根据国家规定对固定资产重新估价；增加补充设备或改良设备；将固定资产的一部分拆除；根据实际价值调整原来的暂估价值；发现原记固定资产价值有误的；本系统原值发生变动通过原值变动功能实现。原值变动包括原值增加和原值减少两部分。具体操作步骤：1选择【原值增加】菜单，显示固定资产变动单-原值增加界面，如图1128所示。图1128 固定资产变动2输入卡片编号或资产编号，资产的名称、开始使用日期、规格型号、变动的净残值率、变动前净残值、变动前原值自动列出。3输入增加金额，参照选择币种，汇率自动显示。并且自动计算出变动的净残值、变动后原值、变动后净残值。4如果缺省的变动的净残值率或变动的净残值不正确，可手工修改其中的一个，另一个自动计算。5输入变动原因。6单击保存，即完成该变动单操作。卡片上相应的项目（原值、净残值、净残值率）根据变动单而改变。7从【处理】菜单中单击【凭证】制作记账凭证。四、固定资产折旧处理自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。系统每期计提折旧一次，根据您录入系统的资料自动计算每项资产的折旧，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。执行此功能后，系统将自动计提各个资产当期的折旧额，并将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目。具体操作步骤：1从【处理】菜单中单击【记提本月折旧】，弹出系统提示“记提折旧后是否要查看折旧清单？”2单击【是】，系统再次提示，如图1129所示。图1129 计提折旧提示3单击【是】，稍候，系统计提折旧完毕，自动打开“折旧清单”，如图1129所示。图1129 固定资产折旧本系统在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧，不会重复累计。如果上次计提折旧已制单把数据传递到账务系统，则必须删除该凭证才能重新计提折旧。计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。如果自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数，自动中止计提。计提折旧凭证制作。选择制单，录入折旧科目，选择凭证类别，修改金额，也可修改任何科目，增加科目，最后保存即可。第四节 固定资产核算业务月末处理一、月末转帐这是针对固定资产模块跟帐务处理连在一起用的时候，所有业务完成后，就开始进行记帐、转帐，这里的转帐是指结转损益和业务的结转等业务。在定义完转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去了。具体操作步骤：1单击系统主菜单【期末】下的【转账生成】2选择要进行的转账工作（如：自定义转账、对应结转等）、要进行结转的月份和要结转的凭证。3选择完毕后，按确定按钮，屏幕显示您将要生成的转账凭证。4按首页上页下页末页可翻页查看将要生成的转账凭证。5若凭证类别、制单日期和附单据数与实际情况略有出入，可直接在当前凭证上进行修改即可。6当您确定系统显示的凭证是您希望生成的转账凭证时，按保存按钮将当前凭证追加到未记账凭证中。由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，请先将所有未记账凭证记账，否则，生成的转账凭证数据可能有误。如果您使用了应收、应付系统，那么总账系统中不能按客户、供应商进行结转。单击五种转账功能选项右侧的查询按钮，可调出相应的转账定义功能，对转账定义进行修改。图1130 月末转帐二、对帐对帐是固定资产和帐务处理进行对帐，如果结果不平衡，则不允许结帐。如果在初始化中选择了对帐不平的情况下允许结账，那么则可结帐，一般如果帐务系统和固定资产是连在一起的，则不必选择“对帐不平的情况下允许结帐，那么则可结帐”。系统在运行过程中，应保证本系统管理的固定资产的价值和帐务系统中固定资产科目的数值上等，而两个系统的资产价值是否相等，通过执行本系统提供的对帐功能实现，对帐操作不限制执行的时间，任何时候均可进行对帐。系统在执行月末结帐时自动对帐一次，给出对帐结果，并根据初始化或选项中的判断确定不平情况下是否允许结帐。图1131 月末转帐三、月末结帐在手工会计处理中，每月月底都要有结转的过程，电算化处理也应该体现这一过程，因此本系统提供“月末结帐”功能。月末结帐每月进行一次，结帐以后当期的数据不能修改。12月底结帐时系统要求完成本年应制单业务，也就是说必须保证批量制单表是空的才能结帐。具体操作方法：1从处理菜单中选择月末结帐，系统的几个提醒对话框后，系统自动进行一系列的处理，直至结帐完成。2结帐完成后，系统会提示你系统的的可操作日期已转成下一期间的日期，只有以下一期间的日期登录，才可对帐套进行编辑。图1132 固定资产月末结帐必须把登陆日期修改为要固定资产要反结帐的月份。必须先结固定资产，如果有其他模块也必须先结转其他模块，最后结帐务处理模块。固定资产模块的反结帐。如果要修改月末前的数据，可反结帐，如果有相对应的账务处理单据，也必须反结帐账务处理。图1133 固定资产反结帐思考题1图示固定资产核算系统的数据流程。2固定资产管理系统账套初始设置的内容有哪些?3简述固定资产的期初数据录入方法。4简述固定资产多部门使用的设置方法。5简述固定资产增、减变化的处理方法。6简述定义折旧计算公式的意义，如何定义折旧的计算公式。34