电子信息类论文：浅谈房产档案管理

电子信息类论文：浅谈房产档案管理【摘要】房产档案属于专业档案,是房地产管理部门在房地产管理活动中直接形成的具有保存价值的原始记录。本文从房产档案的根底业务、信息化建设和开发利用三个方面阐述房产档案管理工作。【关键词】房产档案数字化提供利用房产档案，是房地产行政管理部门在房屋登记工作中直接形成的历史记录，是城市房产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。如何让房产档案工作更好地为经济开展效劳，满足社会需求成为房产管理部亟待解决的问题。一、加强房产档案的根底业务工作1、做好房产档案的收集工作。收集工作是确保档案完整齐全的关键。房产档案来源分散，渠道多元，要求房产档案管理部门必须及时广泛地收集房产文件材料。首先，要制定房产文件材料归档范围及分类方案。制定房产档案归档制度及档案人员的岗位目标责任制。其次，要选派业务能力强的人员，深入到基层单位进行立卷业务指导，确保房产文件材料收集齐全完整，并协商有关房产档案的移交问题。再次，在收集房产档案时要严把质量关，认真检查档案移交目录、归档卷数及案卷质量，对于房产地址不清、材料不全、字迹不标准的坚决退回，要求重新整理，力求做到归档材料齐全完整，系统标准。2、做好房产档案的整理工作。房产档案的整理工作就是将收集来的房产材料进一步条理化、系统化，进行根本的分类、归档形成有序体系的过程。首先，房产档案管理部门必须对所收集的档案资料进行筛选整理，严格把关，并对重要的材料进行正确的保护管理。其次，必须严格按照档案管理规那么，对所收集的档案材料科学分类、合理排列，整齐装订。另外，为了使房屋状况在房产档案中更真实、更直观地表现出来，房产档案中最好附有房产照片，与原房产材料一并保存。3、做好房产档案的编目工作。编目工作是房产档案科学管理的重要步骤。编目是否科学，直接关系到房产档案的科学管理和开发利用。为了适应房产档案动态管理的需要，应解决档案管理动而不乱的问题。建设部明确指出：“档案排列应以房屋坐落的地方为序。这是有利于房产档案动态管理的科学方法。因为，同一地号的房产档案在不断增加或减少的情况下，其变化后的档案始终是依次排列在同一地号内。但是各地区也可根据实际情况进行科学编目管理，按照街道、办事处、路、巷、门牌号进行检索，以检索目录的形式进行登记，如遇产权变更时，档号不变，把变更的产权人写在原产权人的后面或备注栏，与原始档案存放在一起，并将封面上改为新产权人的姓名，使原始登记与变更登记合二为一。二、加快房产档案信息化建设进程1、提高对房产档案管理信息化建设的认识。以计算机及档案管理软件为主，利用计算机、扫描仪等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段开展的必然趋势。房产档案作为社会信息业的组成局部必须朝着现代化的方向开展，否那么就不能适应社会开展的要求。运用现代信息处理技术管理房产档案，必将极大地提高房产档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平提高。2、推进房产档案数字化进程。实现房产档案数字化是房产档案信息化建设的根底和前提。完善的数字房产档案可充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，从而提供高效、便捷的查询效劳。要注意的是，对于档案开放范围和权限问题应该设立相应的访问权限，对于可以对公众开放的档案，公众可在公共网上查询利用；而只可对内部人员开放的档案，只能通过内部局域网进行查询利用。3、完善房产档案信息归集系统。为了全面、准确地收集信息，一方面要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统。原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索等功能建立起完整准确的房产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动。4、建立房产档案数据分析系统。房产档案信息不仅要满足产权人的需要，也要为宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据分析系统，以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和开展趋势做出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使房产需求保持根本平衡、结构根本合理，到达科学决策、回避风险的目的。三、强化房产档案的开发利用工作1、树立为群众效劳的思想。所谓群众不仅包括房产管理内部机构和有关政府部门的利用者，同时也包括需要了解房产档案信息的所有人群。要建立档案用户信息资料，对一些重要的单位和个人定期收集，建立广泛的房产档案信息利用效劳网络，随时掌握房产档案利用者的动态。2、积极开发房产档案信息内容。档案信息的真实性和效劳内容的有效性是提高房产档案利用质量的核心。传统的档案管理只注意档案信息的原始收集、整理、检索等工作，不重视档案信息的开发利用，致使档案利用率下降。开发房产档案信息，其主要任务是寻找和获得较为集中或有特定价值的房产档案信息。具体来讲，就是在遵循档案信息收集根本准那么的前提下，针对社会的开展趋势和利用者的需求特点，鉴别、筛选、加工整序、编纂成用户需要的房产档案信息资料，以满足利用者更深层次的需求。3、创新房产档案利用效劳方式。房产档案利用程度直接取决于档案利用效劳方式。传统的档案利用效劳方式主要有档案阅览、外借、档案展览与陈列效劳，制发档案复本、档案证明、档案咨询效劳等。随着市场经济的进一步开展，在传统效劳方式的根底上，迫切需要不断创新效劳方式，只有积极地把档案推向市场，充分发挥其现实成效，才能取得良好的社会效益和经济效益。如主动到市场上寻找效劳商机，针对不同的人群进行专题性开发等。4、完善房产档案信息管理。首先是管理机制上的完善，引入目标管理。其次是管理内容上的完善，将管理重点放在加强房产档案信息的征集、保管和开发利用上。第三是管理系统流程的完善，房产档案从收集、整理、鉴定、保管到利用等全过程，都要有一套紧密相连的流程。参考文献：1玄艺兰.论房产档案室的数字化建设.中华教育周刊，202262郭晓光.房产处分和权属登记.理论与实践，202233林言明.档案管理及开发利用.承德学院学报，202212