浅谈工程竣工后的档案整理与移交

浅谈工程竣工后的档案整理与移交摘要：工程档案在企业档案中占有重要的地位，而工程档案的移交又是企业档案管理的一个重要环节。长期以来，相当一局部的工程工程，是由施工单位、监理、建设单位工程管理人员在工程竣工后，分别将工程档案直接送交档案室。本文分析了工程竣工后的档案整理和移交，提出了加强整理和移交的措施。关键字：工程档案；移交；工程竣工；档案整理引言：工程竣工资料，是工程建筑物的结构、尺寸及施工情况的真实记录，是对工程进行使用、养护、维修、改建、扩建的根本依据。建设工程档案移交是建设工程活动的一个重要组成局部,是搞好根本建设工作的一个重要环节。一、工程竣工后的档案整理要想保证竣工档案的质量，实现竣工档案完整、准确、系统这一根本要求，就必须首先做好竣工文件材料的形成、积累和管理工作。为了保证竣工文件的质量必须做好以下4个方面工作。1、以建设施工程序和有关标准、标准为依据，实行建设工程全过程的检查监督工程建设工程的建设施工程序和有关的标准、标准，是进行工程工程建设的各项工作及施工、监理必须遵循的，是进行工程工程建设的依据。它规定了工程工程建设施工的阶段、步骤和整个过程，规定了每个阶段、每个步骤的工作任务和相应形成的竣工文件，规定了各种竣工文件表述和编制方法。因此，工程工程建设施工程序和有关标准、标准，既是工程建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等进行建设施工的根本依据。又是竣工文件材料形成的根本依据。2、抓住薄弱环节，做好竣工文件形成、积累的管理工作工程工程建设的前期准备阶段和结束阶段，往往是竣工文件形成和积累的薄弱环节。这是因为工程工程的前期准备阶段，如立项选址、工程可行性研究、评估、初步设计等项工作，往往是由交通行业主管部门进行的，或因机构未建立，或因人员不稳定，或因工作缺乏根底，或因制度不健全等原因，常常不大注意或无暇顾及竣工文件形成积累的管理工作；工程结束阶段，人员流动较大，有的这条路的工作没有完全结束，又调到新的工程去工作，造成竣工文件无人过问或推诿的局面。应该明确，工程建设工程的前期准备阶段，是竣工文件形成和积累工作的开始，而且这个阶段形成的竣工文件往往是很重要的，如各种依据性文件、各种根底性文件等；工程结束阶段，是竣工文件形成和积累的最后阶段，这时竣工文件将全部形成、归总，进行系统整理、归档，这个阶段是竣工文件形成和积累最关键的阶段，是出成果的阶段。3、实行三纳入，使竣工文件的形成和积累制度化对竣工文件的形成和积累实行有效的管理，最根本的措施是实行“三纳入，就是把竣工文件的形成和积累纳入建设方案、纳人工作程序、纳入有关单位和人员的岗位职责。“三纳入的实质，是从加强管理人手，将竣工文件的形成和积累制度化。4、科学管理，细化分工竣工文件管理与整理归档也应遵循“统一领导、分级管理的原那么，工程建设单位(业主)及勘察设计、科研和新技术应用单位、工程施工、工程监理、工程质量检验检测评定等单位各司其责，分别负责本身形成的竣工文件材料的管理与整理。交工验收和通车后，由工程建设公司(业主)收集、接收全部竣工档案归档，工程竣工验收之后移交管理营运单位。竣工文件的形成、管理与整理的分工。二、工程竣工后的档案移交1、重视档案工作、提高档案意识是做好档案工作的根本。重视工程档案工作首先应从领导做起,由上至下,层层带动,有制度、有方案、有责任。如一些高校领导非常重视建设工程的档案管理,由分管根本建设的校长直接负责管理,学校把建设工程档案的形成、积累、整理、立卷归档工作纳入根本建设规划、方案、管理制度中,在基建工程的目标中,提出对档案材料的要求,并将其纳入基建人员职责范围之中,实行集中统一管理,做到专人负责管理;同时要求基建部门要有一位负责人分管建设工程档案工作,并配备专职档案管理人员,形成网络,责任到人,这样才能加大依法治档力度,保证建设工程档案工作的提高。档案工作人员必须解决好自身的档案意识,充分理解建设工程档案的重要性。有些工作人员对档案工作的不重视,根本原因是其对档案的重要性缺乏正确的认识。从宏观上来说,建设工程档案是一个单位历史开展的真实写照,建设档案记载着单位总体布局和远景规划;从微观上来说,建设工程档案记载着根本建设工程的规划、设计、施工和使用的根本情况,记载着每栋建筑物、构筑物以及地上、地下管线等的布局情况,是对建设工程进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据。加强工程档案工作的宣传、教育力度,让所有人感受到档案的重要性、必要性。档案部门应定期搞一些档案工作宣传活动,让大家了解档案工作、关注档案工作,营造一个重视档案、保护档案的气氛,从而增强档案工作人员对自己的工作的责任感、自豪感。在根本建设过程中,多数人对档案是不太重视的,比方一些变更的施工资料,很多施工人员在竣工图中并没有表达出来。其实,档案在后期使用时是非常重要的,一旦图纸与现状有不同情况,很可能利用档案时会出现重大偏差,很可能造成重大失误和损失。制定工程档案的奖罚制度,调开工程档案工作人员的积极性。要使工程竣工档案到达完整、准确、系统,还应采取奖罚手段,坚决执行归档制度,做到有规可循,将基建工程工程文件材料形成、积累、整理、归档纳入基建部门工程技术人员及档案资料管理人员的职责范围,明确作为本职工作的组成局部,并作为业务考核的依据,工作好的有关人员应给予表扬或奖励,工作不负责任的有关人员,应通过协调限期整改,否那么应给予批评或处分,从而保证竣工档案到达完整准确系统。2、利用各方力量,采取有效措施,保证档案完整、准确、标准。在建设工程招标时即将施工档案的移交列入招标文件,作为招标的一个条件,在投标文件中明确归档方案,收集整理移交的措施。中标的施工单位须把档案移交的押金交财务处,档案完整归档前方可退还押金,从而取得档案管理的主动权。充分利用监理的力量来监督档案的移交。建设工程工程档案工作是整个建设工程管理的重要组成局部,也是监理工作的一项重要内容,监理单位要对档案原始材料的形成、积累、整理进行检查和监控,确保原始材料的真实可靠。从档案的形成阶段就要抓好原始资料的收集工作。基建部门从工程的前期工作开始就要一步一个脚印的做好档案收集,基建部门的工程档案必须是专人保管,有专门的档案存放处,有用的档案资料应立即放到存放处并分类登记,资料拿走了应记录去向,同时应选择细心的并经过档案知识培训的人做档案员,在档案收集上应形成一个信息员网络,与档案有关的人员均应承担一定的责任。为保证工程档案在移交时能完好无损,在资料收集时应采取有效的措施防止图纸等资料的丧失、污染和破损,如在施工前可留出一至二份完整的图纸,留作为竣工图使用。对一些图形文件可做成光盘供利用者检索,可以减少原件的损坏程度。建设单位可将档案工作纳入建设工程质量验收体系,在施工过程中,建立建设工程档案的质量评估体系,并将档案材料列入质量评估中,在工程竣工验收时,档案材料的完整情况也作为验收的标准。3、健全档案移交制度,及时整理、移交工程档案。建设单位在工程建设初期就应按照国家档案管理的有关规定,结合实际情况,制定相应的档案管理制度,同时明确建设单位、勘察设计单位、招标代理机构、施工单位、监理单位等工程管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责,标准档案资料的收集、整理,以保证工程档案的顺利移交。建设工程的档案可以分段移交,尤其是周期很长的大型工程,更应分期移交,否那么时间过长档案整理归档很困难。基建部门可按照工程的分段情况移交档案,有的工程即使某方面的验收未通过,也可以先归档。建设部门如需要使用已归档的资料,可以利用档案的形式再拿回来使用,这样既解决了大型工程档案保存困难的问题,也保证了工程中对原始资料的查阅利用。档案工作重在日常积累,基建部门的档案工作者要有强烈的档案意识,时时牢记获得所有有价值的档案,应以保证不遗失一切有用的资料为宗旨,有了资料就应保存,是否有价值可待归档时再区分。一个工程结束了就应抓紧整理成册,尽快移交,不等待,不拖拉,管理学有一句名言“:时间允许时工作随之膨胀,档案工作者应力求把档案的保存整理、移交做在前面,很多东西拖到后来可能一切都晚了。4、加强工程建设与档案管理的结合,实现档案管理一体化。坚持档案部门与基建部门相结合,齐抓共管做好建设工程竣工归档工作,要抓好“三个到位即:明确工程档案工作的分管领导到位,指定工程专(兼)职档案人员到位,落实工程施工、安装编制竣工技术资料、图纸的人员到位。建设工程档案工作人员要对档案的总体工作心中有数,何时涉及哪些资料,资料如何获取都要心中有数,到了时间应有意识地去获得,必须坚持工程工程建档工作与工程建设、竣工验收同步。把建设工程档案工作与工程建设方案、检查、总结、验收各个环节的工作相联系,做到工程进度到哪个阶段,档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。学校档案部门要与基建等其他相关职能部门及时联系、及时沟通,建立完善的建设工程档案接收制度和机制,实施档案质量的全程控制。在建设工程工程立项时,就将档案工作纳入到工程的各个阶段,使档案部门相关人员参与工程工程设计、施工、竣工验收以及监理等环节,并具体落实到人。三、总结总之，竣工资料整理工作是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作，要保证工程竣工档案资料的完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程，就必须不断加强建设、监理和施工单位的管理水平，从而保证高质量竣工资料档案的形成。参考文献1赵波浅析如何做好竣工结算工作J山西建筑，2022，33(36)：2712732石丽萍.重视工程档案的验收、移交工作J.兰台内外,2022,(02).3石晓波.工程档案管理中的实践创新J.浙江档案,2022,(09).4倪云萍.简论工程档案的现状与管理J.浙江档案,2022,(10).5孙建华.建设工程档案移交存在的问题分析及对策研究J.兰台世界,2022,(24)