界老年旅游大会会务服务招标方案

首届世界老年旅游大会会务服务招标方案一、大会概况为了贯彻落实党的十九大精神，满足人民群众对美好生活的需求，深化旅游的宣传营销，推动入境旅游发展，打造老年旅游国际品牌，扩大我省在国际上的知名度、美誉度和影响力。首届世界老年旅游大会将是一场全球性的盛会，预计将吸引中外嘉宾800余人，其中包括世界旅游组织专家,20多个国家的老年大学校长、国际美食学校校长，国际旅游目的旅行商，国际葡萄酒组织专家，国际美食美酒作家等国际嘉宾约500名。大会拟由国际老年大学协会、中国老年大学协会、省发展和改革委、省旅游发展委、烟台市人民政府作为主办单位,山东省老年大学协会、烟台市旅游发展委员会、烟台天马维拉斯老年大学为承办单位。大会期间，将组织开展大会开幕式、国际老年旅游研讨会、国际美食美酒图书大赛及颁奖典礼、山东省老年艺术比赛等多项活动，会后将组织部分国际嘉宾分组对山东老年旅游资源和游学旅游产品进行实地考察。我们希望能把世界老年旅游大会办成品牌性、年度性、周期性的国际盛会，在山东打造国际老年文化交流基地和国际老年游学基地，借助这两个平台，整合全省老年旅游资源,把山东建设成国际老年旅游目的地，成为全国甚至世界老年旅游产业发展的领头军。二、参加人员及人数国际嘉宾及国内主要嘉宾100人；国内老年大学代表200人（省内100人，省外100人），国内外旅游业和媒体代表100人，共约计400人。三、招标服务内容通过公开招标方式确定服务商，中标供应商应提供2018年5月23日至6月1日首届世界老年旅游大会期间的相关服务，包括大会开幕式及相关活动的策划与实施，大会相关食宿交通及会后考察的组织与实施，大会相关服务人员配备及资料印制服务等。（一）会务组织成立首届世界老年旅游大会会务组，专职工作人员很多于7人，并派专人驻场工作，向招标方直接汇报，与招标方及与大会相关各方保持高效联络和沟通。（二）大会策划与咨询1、根据山东省省直机关外宾接待经费管理办法，制定首届世界老年旅游大会接待服务总方案，供招标方审核，并按照招标方的要求对方案进行修改。2、依据招标方审核通过的首届世界老年旅游大会接待服务总方案，制定大会开幕式及相关活动方案、住宿餐饮方案、用车方案、会后考察方案、医疗保健方案、安全保障方案等分方案，供招标方审核，并按照招标方的要求对分方案进行修改。3、提供以保证活动顺利进行的突发性安全事件应急处理预案包括但不限于：社会安全紧急处理方案、突发灾难性事件紧急预案等。4、制定首届世界老年旅游大会代表手册，供招标方审核，并按照招标方的要求进行修改。（三）大会开幕式及相关活动具体要求1、开幕式1.1场地要求：场地面积不小于1000平方米，酒店要求四星级以上酒店或者同级别的国际品牌酒店。1.2场地布置：LED大屏幕：尺寸很多于10x6米，每组分辨率不低于P3;舞台、演讲台搭建：舞台尺寸很多于20mxl2m,需为专业的晚会活动舞台；演讲台要求带有好客山东logo和大会主题logOo灯光音响：配备专业灯光、音响等相关设备。展览展示：根据需要，为大会设计制作特效视频、PPT、海报、图片展览、展架等。启动仪式：策划设计新颖的启动仪式，并配备球烟雾机、彩虹机等效果设备。会场布置：策划设计并布置嘉宾通道异型门及宣传板、主题签到板、主题欢迎板、大会行程背板、椅背贴、地贴、指示牌、席签、会场鲜花、绿植等。人员：提供同声传译服务，租赁同传设备，同声传译人员很多于2人；聘请专业中英主持人。2、相关活动2. 1欢迎餐叙场地面积：能够满足400人以上同时用餐，酒店要求四星级以上酒店或者同级别的国际品牌酒店。场地布置：配备背景板、专业灯光、音响等相关设备。人员：提供专业中英文主持人，配备翻译人员。宣传片：山东老年旅游宣传片制作剪辑（5分钟）。晚餐标准严格按照山东省省直机关外宾接待经费管理办法执行。2.2相关会议场地面积：会议场地不小于1000平方米（使用时间：2.5天），酒店要求四星级以上酒店或者同级别的国际品牌酒店。茶歇：提供很多于400人次茶歇服务，很多于三次。物料制作：包括会议手册、PPT、签到背景板、舞台、讲台、设备租赁等人员：提供同声传译服务，租赁同传设备，同声传译人员很多于2人；聘请相关专家主持研讨会。3、服务要求大会导视系统：提供很多于30套路牌、150面道旗。礼仪：提供很多于8人的大会礼仪服务团队负责嘉宾服务、签到、引领、舞台服务等工作；安保：提供很多10人的安保服务团队负责现场所有安全保障服务工作；提供很多于10人的大会辅助服务团队负责协调大会现场所有协调服务工作；VIP嘉宾接待：包括贵宾室、会见室等VIP嘉宾接待服务；接送站：负责国内外所有嘉宾抵达的接送站服务，接站服务人员很多于20人。前期踩线：针对会后老年游学产品踩线工作须很多于1次的提前踩线安排。（四）大会食宿及交通1、住宿按照大会日程，提供大会期间（5月23日-5月26日）国外主要嘉宾、维拉斯团队在烟台的四星级酒店住宿，住宿费严格执行山东省省直机关外宾接待经费管理办法。房型及房间数量根据实际人数而定。按照大会日程，提供大会期间（5月23日-5月26日）国内主要嘉宾、重点客源地旅行商在烟台的住宿，住宿费严格执行山东省省直机关差旅费管理办法。房型及房间数量根据实际人数而定。按照大会日程，提供大会期间（5月23日-6月1日）随团媒体记者、翻译、导游、司机及其他相关工作人员在山东省内的住宿，住宿费严格执行山东省省直机关差旅费管理办法。房型及房间数量根据实际人数而定。2、餐饮按照大会日程，提供大会期间（5月23日-5月26日）国外嘉宾在烟台的餐饮，餐饮标准严格执行山东省省直机关差旅费管理办法。用餐人数根据实际人数而定。按照大会日程，提供大会期间（5月23日-5月26日）国内嘉宾、重点客源地旅行商在烟台的餐饮，餐饮标准严格执行山东省省直机关差旅费管理办法。用餐人数根据实际人数而定。按照大会日程，提供大会期间（5月23日-6月1日）随团媒体记者、翻译、导游、司机及其他相关工作人员在山东省内的餐饮，餐饮标准严格执行山东省省直机关差旅费管理办法。用餐人数根据实际人数而定。3、旅游专家、国内旅行商和媒体代表往返交通等相关费用协助邀请并组织符合大会要求的旅游专家、国内旅行商和媒体代表参会，并承担往返交通等相关费用。4、接待用车按照大会日程，提供大会在山东举办期间（5月23日-6月1日）的用车服务，车型含小车、商务车、50座豪华大巴，各车型用车数量据实际需求而定。另外，用车服务包括与酒店对接，接送站服务，组织参会代表上下车及行李搬运等。接待和考察用车具有正规运营资质的车辆，且活动前必须经过相关的车辆安全监测，确保活动期间安全用车。（五）会后考察活动1、策划及实施。根据招标方确定的考察地点，策划设计考察线路及考察日程，并组织实施。2、人员导游：每辆大巴车配备1名中级以上专业导游员，（含中英文导游）负责接待、讲解工作。翻译：活动期间外宾乘坐的大巴车每车配备2名随车翻译人员。医护：配备随队保健医生2名，保健护士2名。医生要求现就职于三级甲等及以上医院。具备副主任医师及以上职称；护士要求现就职于三级甲等及以上医院。具有三年以上工作经验。（六）保险为全体参会嘉宾及工作人员购买意外事故保险，保额不低于100万元人民币。（七）会务材料大会统一手提袋、会议资料、大会手册、雨伞、笔、笔记本、嘉宾证、海报、接站牌、大会纪念T恤、工作人员服装，大会特效视频、PPT、海报、图片展览、展架等的设计、制作、印刷、翻译。（八）报告聘请专家撰写具有政策性、可行性的山东省老年旅游市场发展研究报告。活动结束后，须提供履约总结报告书，其内容需包含活动情况、活动图片、活动效果分析等。（九）其他其他未尽事宜，根据合同履行过程中实际情况，双方妥善协商处理。四、采购方式釆用预釆购公开招标方式五、项目预算项目总预算200万元人民币。六、投标人资质条件1、符合中华人民共和国政府釆购法第二十二条规定。2、具有接待入境游客3年及以上经验的国际旅行社。3、具有组织和接待大型外宾团队（单个团队100人以上）的成功经验，拥有成熟的接待执行团队。4、具有承办大型国际性会议的成功经验，拥有成熟的会议策划和组织团队。5、本项目不接受联合体投标。七、保证金为确保大会各项活动有序进行，中标单位需在中标后向招标单位缴纳中标金额10%的履约保证金，保证金将于合同履行完成后10个工作日内无息返还。八、付款方式合同生效后15个工作日支付合同金额的50%,大会开幕（5月23日）前支付合同总金额的40%,完成全部工作并验收无误后支付剩余款项。中标方应于招标方每次付款前15个工作日，提供正规发票。九、评分细则评分细则如下：评分项目分值评审因素服务商报价20分满足招标文件实质性要求且最终报价最低的供应商报价作为评审基准价，其价格分为满分，其他投标人的价格分统一按照下列公式计算：投标报价得分二（评标基准价/投标报价）X40X100%项目方案及服务承诺50分1、根据服务商项目设计方案的创新性、独特性，整个活动的完整性、可行性情况等，能否最大程度满足釆购人需求，酌情得：0-20分；2、根据供应商的服务机制、服务保障措施以及服务团队投入情况、支持方案等是否完善、是否能充分保障项目需求等酌情得：0-12分；3、在项目执行过程中因不可抗力因素导致服务项目临时调整，供应商有提前告知机制及优惠补偿方案，由评委根据方案优劣横向比较进行评分，酌情得：0-8分。企业荣誉20分综合考虑企业实力、行业影响、品牌价值等，根据财务报表、合同案例、荣誉奖励证书等酌情得：0-10分。现场述标7分根据服务商对项目整体构思、策划设计思路、实施方案说明等现场解说或投影演示内容酌情得：0-7分。响应文件的规范性3分根据响应文件制作规范性，对技术要求的响应情况等综合考虑，酌情得0-3分。