外贸ERP系统操作说明

郎诺通科技外贸ERP基于外贸流程编写的专业软件，兼容强大，界面友好，功能完善BY TECPRIMOL2013-12-1目录1.系统首页51.1系统登录51.2系统首页61.2.1左侧菜单61.2.2右侧功能区71.2.3右上角功能111.3系统设置111.3.1公司抬头111.3.2系统参数121.3.3系统配置171.3.4商品类别181.3.5部门管理191.3.6港口管理191.3.7汇率设置191.3.8国别管理201.3.9计量单位201.3.10角色管理211.3.11员工资料与权限211.3.12审批设置231.3.13单据产品属性设置242.基础资料262.1产品管理262.1.1新建产品262.1.2查看产品272.1.3产品列表312.1.4客户产品342.2配件管理352.2.1新建配件352.2.2查看配件352.2.3配件列表362.3客户管理362.3.1客户列表372.3.2新建客户382.3.3客户查看392.4供应商管理402.4.1供应商列表412.4.2新建供应商412.4.3供应商查看423.样品管理443.1打样申请443.1.1 新建打样申请443.1.2 查看打样申请453.1.3 打样申请列表463.2采样管理473.2.1 打样管理（采购员）473.2.2 新建采样单473.2.3采样单列表483.2.4采样单查看494.销售管理514.1报价单管理514.1.1报价单列表514.1.2新建报价单524.1.3查看报价单534.2外销订单管理554.2.1外销订单列表554.2.2新建外销订单564.2.3查看外销订单575.采购管理605.1 PI生成采购订单605.2采购订单管理615.2.1采购订单列表615.2.2新建采购订单625.2.3查看采购订单645.3质检跟单管理665.3.1新建质检单665.3.2质检单列表665.3.3查看质检单676.单证管理696.1出运计划单696.1.1新建出运单696.1.2出运单列表706.1.3查看出运单716.2单证单据726.2.1单证单据列表736.2.2订舱/报关/结汇746.3核销管理796.3.1核销管理列表796.3.2核销操作806.4放单申请836.4.1新建放单申请836.4.2放单申请列表836.4.3放单申请查看857.资金管理867.1费用支付申请867.1.1新建费用支付申请867.1.2费用支付申请列表877.1.3费用支付申请查看887.2采购货款申请897.2.1新建采购货款申请897.2.2采购货款申请列表917.2.3采购货款申请查看927.3收汇管理（水单）937.3.1新建银行水单937.3.2银行水单列表937.4订单收款管理957.5采购付款管理977.6开票通知987.6.1新建开票通知987.6.2开票通知列表998.财务管理1018.1应收账款1018.2应付账款1029.综合功能1049.1快件管理1049.1.1新建快件管理1049.1.2快件管理查看1059.1.3快件管理列表1069.2审批中心1069.3统计分1079.3.1销售统计1079.3.2采购统计1099.4文件云存储11010.邮件管理11410.1进入邮件11410.2邮箱设置11510.2.1邮箱账号设置11510.2.2黑名单11610.2.3个性签名11710.2.4信纸11710.2.5模板11810.2.6过滤器11810.3邮件功能区域11910.3.1 基本操作区11910.3.2 左侧邮箱信息12010.3.3 中间邮件信息12210.3.4 右侧邮件内容12410.4写邮件12510.5客户模式1281.系统首页1.1系统登录在浏览器输入登录地址，进入登录界面，如图1.1.1：图1.1.1 登录界面输入账号、密码之后，点击登录，进入软件系统，也可以勾选【直接登录邮箱】进入邮件管理模块，如图1.1.2和图1.1.3；图1.1.2 业务管理图1.1.3 邮件管理1.2系统首页输入正确的账号密码登录到系统首页，显示系统首页界面，如图1.2.1：图1.2.1 系统首页1.2.1左侧菜单系统的左侧显示的是菜单功能模块，根据不同的部门角色，每个人显示的模块可能不一样，点击菜单上方的公司LOGO可以“隐藏/显示”菜单栏，如图1.2.2：图1.2.2 左侧菜单1.2.2右侧功能区菜单右侧的功能区分为：个人资料、快捷菜单、待办事项、系统消息和新邮件，如图：1.2.3图1.2.3 系统首页功能区个人资料：在系统首页显示登录用户的头像和中文名以及个人签名，点击图片可以修改自己的资料，修改头像、签名、密码、快捷菜单、个人资料等，如图1.2.4：图1.2.4 个人资料如果需要修改密码，勾选【修改密码】框，会有新密码输入框；可以设置菜单置顶，把需要显示在快捷菜单位置的模块设置好；个性签名不设，则为系统默认签名，如果设置则显示自定义签名。快捷菜单：快捷菜单区显示5个设置好的快捷功能菜单，其中邮件管理是系统固定的，其余4个位置在个人资料修改的时候自定义设置，一般设置自己最常用的几个功能，如图1.2.5。图1.2.5 快捷菜单待办事项：显示需要做的事情，包括需要审批的单据、需要付款的单据、需要确认的单据等，可以点击消息中的单据编号直接查看该单据，决定是否审批或者确认操作，如图：1.2.6：图1.2.6 待办事项待办事项区域右上角有两个按钮，前面一个是刷新，后面一个是查看更多，点击之后进入日程管理界面，如图1.2.7：图1.2.7 日程管理日程管理是设置以及查看日程安排的管理，进入默认显示按周来显示。上方是功能按钮，包括新建、显示模式以及语言选择。新建日程：点击可以创建新的日程，如图1.2.8：图1.2.8 新增日程新增日程时输入主题，时间，还可以设置在日程时间到达前多少分钟进行提醒，新增完成之后点击上方保存，就会在具体的日期显示该日程，如图1.2.9：图1.2.9 按月模式下查看日程上方的功能按钮下面是具体的时间界面，在对应的每一天可以看到需要做的事情和他人提交的一些审批，点击空白的地方来新增日程，点击已存在的日程来查看日程，如图1.2.10：图1.2.10 查看日程如果是审批申请，可以直接点击单据名称，会跳出具体的单据查看界面，进行查看和审批。另外，可以单击选中一个日期，拖动选中一段日期，来新建日程，如图1.2.11：图1.2.11 新建日程系统消息：显示单据的审批状态、付款状态的消息，如图：1.2.8：图1.2.8 系统消息新邮件：显示邮件管理中最新收到的15封邮件，如图：1.2.9：图1.2.9 新邮件在邮件列表前面的圆点，灰色代表已读，蓝色代表未读；圆点之后的方括号内是发件人，发件人之后是邮件主题，点击主题可以查看邮件的详细信息，如图1.2.10,；图1.2.10 邮件内容新邮件列表最后显示的是邮件收到的时间；在新邮件区域的右上角，有两个按钮，前一个是刷新，后一个是查看更多邮件，点击之后会跳转到邮件管理模块。1.2.3右上角功能在系统右上方，包括【我的资料】【系统设置】【退出登录】3个功能按钮。点击我的资料，会弹出个人资料编辑界面，功能和上面“右侧功能”的个人资料是一样的，如图1.2.4；系统设置中包含系统常用参数的设置、权限、审批设置等，这块功能在后面介绍；点击退出登录，就返回到登录界面，如图1.2.11；图1.2.11 登录界面1.3系统设置系统设置中主要包括业务流程中常用的参数数据、权限设置、审批设置等功能，点击右上方的系统设置会出现下拉菜单，再点击需要设置功能进入相应模块。系统设置包括：公司抬头、系统参数、系统配置、商品类别、部门管理、港口管理、汇率设置、国别管理、计量单位、角色管理、员工资料与权限、审批设置、单据产品属性设置。1.3.1公司抬头公司抬头是设置系统使用中的自己公司的抬头信息，可以设置一个或多个抬头，但是只允许有一个默认抬头，在列表可以对抬头进行新建、删除或者修改，如图：1.3.1：图1.3.1 公司抬头列表点击【新增公司抬头】，输入公司中英文名称、地址、联系方式、银行信息等，再录入公司的LOGO、销售和采购的盖章图片，其中图片必须按照系统要求的大小和格式，还需要透明格式的图片，如图1.3.2和图1.3.3。注意：公司抬头必须在开始业务的时候先设置好，否则可能出错。图1.3.2 编辑公司抬头输入了公司信息和银行信息，可以点击开票资料右边的【自动生成】来生成开票资料信息。图1.3.3 公司抬头的银行信息1.3.2系统参数系统参数主要设置单据中经常使用的数据，在系统参数中设置的数据在单据中可以直接下拉选择，如图1.3.4：图1.3.4 系统参数系统参数左侧是列表菜单，单击选中，在右侧显示具体的内容，可以进行新增、修改、删除。目前系统参数可以设置的内容包括：客户类别、客户级别、客户区域、客户来源、供应商性质、供应商级别、供应商区域、职位设置、产品分组、订单价格条款、订单收汇方式、业务费用类别、客户跟进方式、客户跟进目的、销售机会、质检状态、销售订单条款、采购合同条款、样品类型、合同评审状态、采样状态。客户类别、客户级别、客户区域、客户来源是用于【客户管理】中，主要用于设置客户的一些属性，用于对客户的筛选、分类和统计，如图1.3.5：图1.3.5 客户属性供应商性质、供应商级别、供应商区域是用于【供应商管理】中，主要用于设置供应商的一些属性，用于对供应商的筛选、分类和统计，如图1.3.6：图1.3.6 供应商属性职位设置是用于【个人资料】的使用，设置每个人员的职位，如图1.3.7：图1.3.7 员工资料产品分组是用于【产品管理】中，对产品进行分组，方便产品的查找和管理，如图1.3.8：如图1.3.8 产品分组设置订单价格条款和订单收汇方式主要用于【报价单】、【外销订单】、【采购订单】等单据中，一般是常用的一些方式，如图：1.3.9和图1.3.10：图1.3.9 价格条款图1.3.10 收汇方式业务费用类别是用于【费用支付申请】中，用于记录费用的类别，如图1.3.11：图1.3.11 费用类别客户跟进方式、客户跟进目的、销售机会是用于【客户管理】中的沟通记录中，用于记录跟客户沟通的记录时使用，如图1.3.12：图1.3.12 客户跟进记录质检状态是用于【质检跟单管理】，记录采购合同中产品的检验状态，如图1.3.13：图1.3.13 质检管理销售订单条款和采购订单条款分别用于【外销订单管理】、【采购订单管理】中，用于设置一些常用的合同条款，在做合同的时候选择，进行少量修改，而不需要每次输入重复的合同条款内容，如图1.3.14：图1.3.14 采购合同条款样品类型是用于【打样申请】和【采样管理】中的样品类型选择，如图1.3.15：图1.3.15 打样申请合同评审状态是用于【外销订单管理】列表界面设置该外销订单的评审状态，有些重要的外销订单需要公司进行评审之后才能进行下一级操作，在这里设置一个评审状态，如图1.3.16：图1.3.16 外销订单评审采样状态用于【采样管理】列表标记该采样单的进行状态，方便跟进采样进度，如图1.3.17：图1.3.17 采样状态1.3.3系统配置系统配置用于开启和关闭一些可选功能，包括邮件的审批和客户产品的开启、单据编号生成方式、定制功能的开启、老数据处理，如图1.3.18：图1.3.18 系统配置常用功能包括启用客户产品、设置产品查看默认显示页面、设置潜在客户数量和转为公共客户天数；产品管理分为公司产品和客户产品，在这里设置是否启用客户产品，默认启用客户产品（公司产品和客户产品在后续详细介绍）。在产品查看时，默认显示【给客户】界面，如果勾选产品查看页面初始化显示图片，则在点击查看产品时默认显示【产品图片】界面。潜在客户最大数量是设置每个登录用户可新建的客户数量，因为每个人的精力有限，在这里设置新客户创建的上线，最大数量不做限制。转为公共客户天数是设置多少天不联系客户，该客户会自动变为公共客户；编码/单号是设置单据的编号生成方式，手动或者自动，以及自动的几种编码规则可以选择，可以按照自己的需要来选择，如图1.3.19；图1.3.19 编码规则定制模块是用于客户特殊功能需求的开启，目前是启用配色配码功能，默认不开启。处理数据是用于处理产品管理的老数据图片。1.3.4商品类别商品类别是用来设置产品的分类，可以设置自动生成货号，在产品管理处新建产品使用，方便分类管理产品数据，类别最多建立3级目录，如图1.3.20：图1.3.20 商品类别设置点击每个类目右侧的绿色加号进行添加类别，每个类别都可以设置在【产品管理】新建的时候是否需要自动进行编号，设置了需要自动编号，在新建产品时就只能按照设置好的规则自动生成产品货号，如果不设置自动生成，则需要手动输入产品货号，如图1.3.21：图1.3.21 新建商品类别1.3.5部门管理在创建员工的时候“部门”是必填的，所以需要先设置好部门，如果需要设置部门负责人来管理各部门的审批、单据可以勾选【允许负责人管理部门员工(单据)】，如图1.3.22：图1.3.22 部门管理1.3.6港口管理港口管理是用于对国内的装运港口和国外的目的港口的管理，系统会默认输入一部分港口，如果有些没有的港口可以自己进行添加，如图1.3.23：图1.3.23 港口管理1.3.7汇率设置汇率设置是设置人民币对外币的一个参考汇率，如图：1.3.24：图1.3.24 汇率设置1.3.8国别管理国别管理是用于管理世界上各个国家和地区，系统会默认输入所有国家，如果有其他需要的可以自己新增，如图1.3.25：图1.3.25 国别管理1.3.9计量单位计量单位是设置单据中使用的体积、重量、数量单位，根据自己公司的产品来设置不同的单位信息，如图：1.3.26：图1.3.26 计量单位1.3.10角色管理角色管理是用在一个部门的员工设置权限的时候使用，比如：业务部有10个人，拥有的权限都一样，如果一个个的设置会比较麻烦，可以在角色管理中设置一个【业务员】角色，设置好角色的权限，在之后的员工资料的时候选择一下角色为【业务员】，就自动分配好了权限，如图1.3.27和图1.3.28：图1.3.27 角色权限设置图1.3.28 员工资料设置1.3.11员工资料与权限员工资料与权限是设置员工的档案信息、登录名以及使用的权限，也可以如果员工离职了，就可以把员工设置为离职状态;如果员工密码忘记了，管理员可以修改员工资料，重置一个密码, 如图1.3.29:图1.3.29 员工基础资料设置新建员工档案之后，可以给员工分配权限，分配权限的方法有两种，一种是在员工资料里面选择员工角色，如图1.3.28；另一种方式在员工资料与权限列表的权限进入设置，设置权限包括菜单权限、操作权限、邮件管理权限3部分，菜单权限是设置让操作员能看到左侧菜单有哪些模块可以看到，如图1.3.30：图1.3.30 菜单权限设置操作权限是设置操作员可以进行哪些操作，如图1.3.31：图1.3.31 操作权限设置邮件管理权限是设置操作员能否管理其他人的邮件，例如部门经理可以勾选自己部门的员工，在邮件管理可以直接查看到选择员工的邮件，如图1.3.32：图1.3.32 邮箱管理权限设置1.3.12审批设置审批设置是用来设置各个单据分别由谁来审批，每个单据的审批可以设置多级审批环节，每个环节可以设置多人审批，如图1.3.33：图1.3.33 审批设计设置方法是，先下拉选择单据类别，例如上图的外销订单，再点击“新增审批环节”会在下面的表中添加行，审批环节中下拉选择由哪个职务来审批，审批人员中选择由具体人员审批，设置完成之后点击上方【保存设置】。注：其中【审批环节】中的“部门经理审批”和“自动审批”不需要设置具体审批人员，部门经理审批是在【部门管理】中设置好部门负责人，各个部门负责人会收到自己部门员工的审批请求；自动审批是有些不需要审批的单据，提交之后系统会自动进行审批，如图1.3.34：图1.3.34 审批环节1.3.13单据产品属性设置单据产品属性设置是用来显示或隐藏单据中“产品”属性的字段，现在可以对报价单、外销订单、采购订单3个单据进行设置，勾选完成之后保存，在对应单据的产品信息中就会相应的变化显示内容，如图1.3.35：图1.3.35 单据产品属性设置图1.3.36 外销订单产品信息2.基础资料基础资料分为产品管理、配件管理、客户管理、供应商管理4个模块。2.1产品管理产品管理分为公司产品和客户产品，公司产品是公司的原型产品，客户产品是在公司产品基础上衍生出的专门针对某个客户产生的改动之后出现的产品。2.1.1新建产品进入产品列表，点击上方的【录入产品】，会弹出新建产品界面，其中“产品类别”“货号”是必填项，货号必须唯一，如图2.1.1：图2.1.1 录入产品产品编辑界面分为4个步骤，包括产品参数、配件信息、供应商与价格、上传图片，每一步输入完成之后点击右下角的蓝色按钮到下一步操作；产品参数是输入产品的主要信息，包括产品类别、货号、中英文名称、中英文描述、起订量、装箱信息、包装信息等；配件信息(BOM)是输入该产品的配件信息，配件信息是下拉选择的，需要在配件管理中预先录入好，如果没有可以直接下一步，如图2.1.2：图2.1.2 配件信息供应商与价格是记录该产品的采购价格，可以记录多个供应商的采购价格，点击上方蓝色按钮【添加供应商】来添加行，下面根据汇率计算一个参考的外币价格，默认的采购价和外销价会在产品列表显示，如图2.1.3：图2.1.3 供应商与价格上传图片用于存放产品的图片，包括图片、图片类型和图片描述，其中图片类型包括缩略图、包装图、完整图、证书图、侧面图等多种格式，如图2.1.4：图2.1.4 上传图片上传的图片最好是以正方形的样式上传，太窄的图片显示可能不太美观。图片上传完成之后可以点击右下角蓝色按钮保存产品，保存之后自动跳转到产品查看界面。在每一步操作的时候右上方都有一个【临时保存】按钮，用于在编辑的时候随时保存，以免不小心关闭造成数据没保存。2.1.2查看产品点击左侧菜单的产品管理，进入产品管列表，产品的主要信息都显示在产品列表，如图2.1.5：图2.1.5 产品列表点击产品图片（或者货号、中英文品名）都可以进入产品查看界面，如图2.1.6：图2.1.6 产品查看给客户产品查看界面包括给客户、产品参数、图片详情、报价记录、外销记录、采购记录、出运记录、客户货号、文档附件。给客户界面显示的产品的英文介绍，包括公司抬头、logo和产品的介绍，3张图片分别是上方的缩略图、中间的包装图、下面的证书图，可以导出PDF发给客户，如图2.1.6。产品参数界面是显示该产品的所有中文信息及供应商信息，主要自己查看，如图2.1.7：图2.1.7 产品参数图片详情显示的是所有上传的图片信息，两张为一行，可以导出为PDF，如图2.1.8：图2.1.8 图片详情报价记录、外销记录、采购记录、出货记录显示该产品曾经做过哪些报价、下过哪些订单、什么时候采购、什么时候发货，并且可以按照时间筛选，如图：图2.1.9 报价记录图2.1.10 外销记录图2.1.11 采购记录图2.1.12 出货记录客户货号是该产品产生的客户产品的货号，可以点击客户货号直接查看客户产品（客户产品在后面详细介绍），如图2.1.13：图2.1.13 客户货号文档附件是对该产品的一些附件资料的上传，附件可以进行下载和在线预览，如图2.1.14：图2.1.14 附件2.1.3产品列表在产品列表上有对于产品的各种操作，包括录入、修改、删除、复制、导出、搜索、筛选、查看、生成客户产品等，是对于产品的整体操作，如图2.1.15：图2.1.15 产品列表录入产品就是新建产品，上面已经介绍过。每个产品最右边有修改和复制操作，修改是修改产品的信息，复制则是在创建类似的产品的时候可以把类似产品直接复制过来，简单修改保存，即可快速录入新产品。导出产品是用于把选择的产品按照需要的格式进行导出，系统默认提供的格式是完整格式和上传alibaba的格式，完整格式是把产品的所有信息都导出；上传alibaba格式是我们系统与阿里巴巴国际站的数据关联，与alibaba网站上传产品资料的格式是一致的，可以从系统中导出产品信息，直接上传阿里巴巴。其他的例如报价单、询价单等格式另外定制,如图：2.1.16：图2.1.16 导出产品刷新是刷新整个产品列表。删除是用于删除选中的产品，如果该产品已经生成过客户产品或者已经做过报价、订单则不能被删除，在删除的时候会有提示，如果要删除必须把做过的订单、客户货号全部删除才行，如图2.1.17：图2.1.17 删除产品搜索框中按照产品货号、中文品名描述、英文品名描述、详细英文描述、产品条码进行定位产品，所有搜索框内都是模糊搜索，点击放大镜或者按回车执行搜索，如图2.1.18：图2.1.18 按照产品条码搜索显示智能筛选是用于“显示/隐藏”产品类别、产品分组、产品库、供应商的筛选，如图2.1.19：图2.1.19 智能筛选智能筛选可以按照几种筛选方式进行产品查找，点击不同的选项来查找，也可以选择产品的供应商来查找。做报价是用于从产品快速做报价单的功能，勾选需要报价的产品，点击做报价，会跳转到报价单界面，把产品的基本信息都带入报价单，能很方便的做好一个报价单，如图：图2.1.20 选择产品做报价图2.1.21 做报价单显示模式的切换是产品数量的左侧两个方形按钮，左边的是列表模式，显示产品的主要参数介绍，右边的是图片模式，能很方便的看到产品图片，如图2.1.22：图2.1.22 图片模式2.1.4客户产品客户产品是在公司产品的基础上衍生出来的，专门针对客户的产品，在【智能筛选】处进行选择客户产品，在客户产品中，可以按照产品类别和客户名称来筛选，因为每个客户货号都对应到相应的客户，一个公司产品可以对应多个客户产品，如图2.1.23,：图2.1.23 客户产品客户产品在公司产品列表中的【客户产品】列中点击创建而成，可以分快捷模式和高级模式来生成，如图2.1.24：图2.1.24 创建客户产品快捷模式是客户不需要修改产品的属性，只是使用客户自己的货号，只需要选择客户名称并输入客户货号，点击确定，就直接保存了。高级模式是客户需要在公司产品的基础上修改产品的某些属性，从而生成一个新的产品，选择之后点确定会跳转到客户产品的编辑界面，需要选择客户名称、输入客户货号、修改产品属性之后再保存，如图2.1.25：图2.1.25 高级模式生成客户产品客户产品只能从公司产品创建过来，不能直接新建和复制；客户产品的修改、删除、查看、筛选操作都和公司产品一样。2.2配件管理配件作为产品的组成部分，和产品的内容大致一样，操作方法也一致，只是有一些属性有所差别，一些基本操作参照产品管理。2.2.1新建配件在配件管理列表上点击【新建配件】按钮，进入配件新建界面，新建配件界面内容比产品新建内容更少一些，都放在了一个界面上，如图2.2.1和图2.2.2：图2.2.1 新建配件图2.2.2 新建配件录入产品信息之后，供应商、图片之后，点击右下角保存，就会跳转到配件查看界面。2.2.2查看配件配件由于不作为直接报价和销售的产品，在查看界面只有配件信息、图片、采购记录和出运记录，并且配件的主要参数可以直接导出为PDF，如图2.2.3：图2.2.3 配件查看主要参数显示配件的基本信息；图片显示产品的所有图片；采购记录显示配件的采购记录；出运记录显示配件的出运信息；如图2.2.4：图2.2.4 采购记录2.2.3配件列表 配件的显示界面是配件的基本操作按钮，包括新建、删除、修改、复制、查看、搜索，操作方法都和产品管理相同，少了智能筛选和图片模式的功能，如图2.2.5：图2.2.5 配件管理2.3客户管理客户管理是用于管理客户的基本信息，以及客户做过的订单情况和联系记录。2.3.1客户列表 客户列表显示着客户管理的基本操作，包括新建、修改、删除、查看、搜索、公共客户，列表显示着客户的基本信息，包括客户编号、名称、联系人、区域等，如图2.3.1：图2.3.1 客户管理列表新建客户：点击之后弹出客户创建界面；刷新数据：刷新客户列表界面；公用客户：点击之后会跳转到公共客户库中。在客户列表中的操作有个【公共】按钮，例如一个业务员不想跟进这个客户，点击【公共】按钮，该客户就进入到公共客户库中，其他人可以到公共客户库中领用该客户，点击领用这个客户就是自己的了，如图2.3.2：图2.3.2 公共客户显示智能筛选：点击之后显示可以智能筛选的功能，包括感兴趣的产品类别、客户级别、客户区域、客户状态、客户类别，如图2.3.3：图2.3.3 智能筛选其中感兴趣的产品类别、客户级别、客户区域、客户类别都是在新建客户的时候自己选择的，客户状态是默认的两种方式，所有新建的客户默认为潜在客户，潜在客户下订单之后，审批通过之后会自动变为成交客户。搜索框：可以在搜索框中输入客户代码、名称、联系人和客户负责人来搜索；修改：点击修改客户的信息；删除：删除客户；公用：点击之后把客户归入公共客户库；查看：点击客户代码或者客户名称查看客户信息；2.3.2新建客户 点击客户列表的【新建客户】按钮，进入客户新增界面，如图2.3.4和2.3.5：图2.3.4 新建客户图2.3.5 新建客户新建客户中红色字体为必填信息；在输入客户名称时，会有提示相似的客户名称，以免不同人可能输入重复客户，如图2.3.6：图2.3.6 相似客户提示客户有负责人和使用人，其中负责人是可以对这个客户进行查看、修改等管理操作；使用人只能对客户进行查看和使用，不能进行修改，勾选共享设置所有人都可以使用这个客户，新建默认都是创建人。客户联系人可以输入多个，并且客户联系人的邮箱地址是用于沟通记录的统计，如果对该客户联系人的邮箱收发过邮件，系统会直接获取邮件信息到客户的【沟通记录】中，如图2.3.7：图2.3.7 客户联系人2.3.3客户查看 点击客户代码或者客户名称，进入客户查看界面，查看客户信息，如图2.3.8：图2.3.8 查看客户客户查看包括查看客户的基本资料、报价记录、订单记录、收款纪录、客户产品、沟通记录；基本资料：显示客户的所有资料；报价记录：显示对该客户的所有报价信息，点击报价单号查看具体报价信息，如图2.3.9：图2.3.9 报价记录订单记录：显示跟客户下过的订单记录，点击外销单号查看详情，如图2.3.10：图2.3.10 订单记录收款记录：显示该客户的所有收款情况；客户产品：显示该客户所有的客户产品；沟通记录：会自动获取在系统中跟该客户联系人的邮箱的收发邮件信息，也可以把其他方式的沟通记录手动输入，如图2.3.11：图2.3.11 沟通记录点击沟通记录右上角的号按钮，会跳出沟通记录编辑界面，如图2.3.12：图2.3.12 新建客户沟通记录上传附件：可以上传客户的附件资料，可以下载和在线预览；2.4供应商管理供应商管理是用于管理供应商的基本信息，以及供应商的采购和付款记录，供应商的基本操作和客户管理基本一致。2.4.1供应商列表 供应商列表显示着供应商管理的基本操作，包括新建、修改、删除、查看、搜索，列表显示着供应商的基本信息，包括供应商编号、名称、供应商性质、联系人、区域等，如图2.4.1：图2.4.1 供应商列表新建供应商：点击弹出新建界面，创建供应商；刷新数据：刷新供应商列表；智能筛选：按供应商产品类别、供应商级别、区域、性质进行筛选；搜索框：按照供应商代码、名称、联系人进行搜索；修改：点击修改供应商信息；删除：删除供应商；查看：点击供应商代码或者名称可以查看供应商的详细信息；2.4.2新建供应商 点击供应商列表的【新建供应商】按钮，进入供应商新建界面，如图2.4.2和图2.4.3：图2.4.2 新建供应商图2.4.3 新建供应商供应商负责人可以修改、使用供应商；供应商使用人只能查看使用供应商，可以勾选共享让所有人都使用该供应商。2.4.3供应商查看 点击供应商列表的供应商代码或者名称，进入供应商查看界面，如图2.4.4：图2.4.4 供应商查看供应商查看包括基本资料、采购记录、付款记录、上传附件。基本资料：包括供应商所有的录入信息，并且可以上传图片；采购记录：记录对该供应商下过的所有采购订单信息，点击采购单号查看详细的采购订单信息，如图2.4.5；图2.4.5 采购记录付款记录：记录对该供应商的所有采购货款的付款情况，点击采购合同号查看详细的付款信息，如图2.4.6；图2.4.6 付款记录上传附件：记录上传过该供应商的附件资料，可以下载和预览；3.样品管理样品管理是用于管理销售的打样申请以及采购的采购样品管理。3.1打样申请打样申请是销售员根据客户需求，来申请打样的单据，一般由销售来申请。3.1.1 新建打样申请点击打样申请列表的【打样申请】按钮，进入打样申请单新建界面，如图3.1.1和图3.1.2：图3.1.1 新建打样申请图3.1.2 新建打样申请打样申请单号可以在系统配置中设置为自动生成，也可以设置手动输入；其他红色字段为必填信息，上半部分为打样申请的主要信息，下面部分为产品信息，可以点击【选择产品】或者下拉框中搜索产品来选择需要打样的产品，如图3.1.3：图3.1.3 【选择产品】弹出框点击【选择产品】按钮，弹出可选产品信息，勾选或者在上方搜索框搜索产品之后再勾选，点击确定；，下拉框选择产品可以按照产品货号模糊搜索，搜索之后下拉选择货号进行选择确认，如图3.1.4：图3.1.4 下拉选择产品输入产品的要求、数量，如果需要客户付款则输入单价，在左下角合计处选择币别，然后点击【保存】即可，跳转到打样申请查看界面。3.1.2 查看打样申请点击打样申请列表上的打样申请单号，进入打样申请查看，如图3.1.5和：图3.1.5 打样申请列表的打样申请单号打样申请查看显示申请单的基本资料和上传附件功能，以及可【提交审批】按钮，如图：3.1.6：图3.1.6 打样申请查看可以直接在打样申请查看界面点击【提交审批】来申请单据的审批，对应的审批人也可以查看了采样申请的内容，确定没问题之后直接在上方点击【审批通过】或者【退回审批】，审批通过之后只有审批人可以退回审批，如图3.1.7：图3.1.7 单据审核中3.1.3 打样申请列表打样申请列表显示打样申请的基本操作以及已经创建的打样申请单，如图3.1.8：图3.1.8 打样申请列表在打样申请列表中，可以新建、修改、删除、查询打样单，还可以记录样品单的进度。新建：点击【打样申请】按钮进行新建；刷新数据：点击刷新打样申请列表数据；删除：删除打样申请单，已审批或者已提交审批的不允许删除，需要先退回审批；搜索：可以选择按照申请打样时间搜索，或者在搜索框输入单号和客户名称来搜索；查看：点击打样申请单号查看详细信息；修改：未提交审批、未审批的打样申请才能进行修改；在打样申请数据列表最右侧的【操作】中，有几种状态（一般由销售员修改）：1、 新建完成，还未提交审批，可以进行【修改】，是否寄样显示未寄样；2、 提交审批之后，操作显示的是【灰色的修改】，不能进行修改操作；3、 审批完成之后显示的是【等待采样】，不能点击；4、 采样完成之后，等待采样变成了【采样完成请寄样】，点击确定之后变为【客户收样】，同时是否寄样变成已寄样；5、 点击【客户收样】，是否寄样变成已收样，操作下方显示“-”，表示操作完成；3.2采样管理采样管理是采购员根据销售提出的打样申请要求来进行样品采购。3.2.1 打样管理（采购员）点击左侧菜单中的采样管理，进入打样管理（采购员）界面，显示的是采购员指定为登录用户的打样申请，进行【申请采样】操作，如图3.2.1：图3.2.1 打样管理（采购员）在上方可以按照时间、打样申请单号、客户名称进行搜索，未完成采样的点击操作下的【申请采样】，进入采样单的新建。3.2.2 新建采样单打样申请（采购员）列表界面右侧的【操作】下，点击【申请采样】，进入采样单新建，如图3.2.2：图3.2.2 点击【申请采样】新建采样单采样单新建界面，如图3.2.3和图3.2.4：图3.2.3 新建采样单的主要信息图3.2.4 新建采样单的产品信息在采样单的基本信息和产品信息中会获取到对应打样申请单中数据，采购员需要输入供应商信息和产品的采购数量和价格；在产品信息的每一行数据最前面的操作中，有一个修改图标，点击可以跳转到该产品在产品管理中的修改界面，如图3.2.5：图3.2.5 产品信息最下方的币别选择之后，后面会出现对应的汇率和折人民币价格。新建完采购单之后，点击右下角【保存】按钮，保存完成自动跳转到打样单查看界面。3.2.3采样单列表采样管理中，点击【打样管理（采购员）】右侧的【采样管理】，进入采样单列表，如图3.2.6：图3.2.6 采样管理列表采样管理列表上显示采样单数据和对采样单的基本操作。筛选：可以按照申请时间来搜索，也可以根据采样单号、供应商来模糊搜索；删除：删除采样单，已提交审批和已审批的不允许删除；修改：修改采样单，不能修改已审批和已提交审批的采样单；提交审批：把新建的采样单，提交给审批人审批；添加采样记录：点击可以添加采样过程中的步骤以及上传附件，如图3.2.7：图3.2.7 添加采样记录采样状态：记录采样单的进行状态，系统默认了【未开始】和【结束】两种状态，选择【结束】，表示该采样单完成采样，相应的在打样申请处状态变为采样完成请寄样，同时采样记录也不允许再添加了，如图3.2.8：图3.2.8 采样状态3.2.4采样单查看在采样单列表，点击【采样通知单号】，进入采样单查看界面，如图3.2.9：图3.2.9 采样单查看采样单查看包括采样单的基本资料和记录日志，在界面上方有【提交审批】以及对应的【审批通过】【审批退回】按钮， 如果采样状态为结束，则上方不显示任何按钮，如图3.2.10：图3.2.10 采样结束的采样单查看界面基本资料：显示采样单录入的所有信息，包括基本信息、供应商信息和产品信息；记录日志：查看添加的日志记录和附件信息，如图3.2.11：图3.2.11 记录日志点击记录日志界面右上角的“加号”，弹出新建记录日志界面，如图3.2.7，在记录日志左侧显示的文字记录，点击【查看采样报告】弹出附件查看，可以下载或者在线预览。采样结束之后，不允许再添加记录日志，如图3.2.12：图3.2.12 记录日志4.销售管理销售管理主要是对销售业务的管理，包括报价单和外销订单的管理。4.1报价单管理报价单管理是管理对客户的报价记录。4.1.1报价单列表报价单列表显示着报价单的数据信息和对报价单的操作功能，如图4.1.1：图4.1.1 报价单列表列表功能包括：新建、修改、删除、搜索、查看、提交审批、生成外销订单等功能。新建：点击【新建报价单】按钮，弹出新建报价单界面，来创建报价单；刷新数据：点击可以刷新报价单列表数据；删除：勾选报价单，删除数据，已审批和已提交审批的报价单不允许删除；搜索：可以选择报价时间区域来搜索，也可以在搜索框中输入报价单号、客户名称、报价人来进行模糊搜索；查看：点击报价单号来查看报价单；审批状态：点击等待提交审批来提交审批，或者点击撤销来撤销提交审批；生成外销订单：已审批的报价单可以点击【生成外销订单】来快速创建外销订单，如图4.1.2:；图4.1.2 报价单生成外销订单勾选要下订单的产品，点击【生成外销单】按钮，可以直接跳转新建外销订单的界面，并且把客户和产品信息都流转下去。如果公司产品没有客户货号，会在生成界面的客户货号下显示“生成客户货号”，点击“生成客户货号”，跳转到产品管理的公司产品库，并搜索到这条产品，点击创建完客户产品后，再到报价单生成外销订单界面点击下方的【刷新】按钮，再勾选产品，点击【生成外销单】，创建外销订单。修改：点击修改报价单的信息，已提交审批和审批通过的报价单不允许修改；4.1.2新建报价单有两种方式新建报价单，一种是从产品管理勾选产品，点击【做报价】来新建报价单（如图2.1.20）；另一种是在报价单列表点击【新建报价单】来创建报价单，如图4.1.3：图4.1.3 新建报价单报价单号可以在【系统设置-系统配置-编码/单号】中设置自动编号或者手动编号，如果自动编号则不显示报价单号字段。红色为必填属性，上方为客户以及报价单的基本信息，下面表格为报价的产品信息，点击【选择产品】按钮在弹出框的产品信息中选择，或者在按钮右边的输入框中模糊搜索之后下拉选择，输入产品之后编辑要报价的产品的价格等信息，点击保存报价单；在产品信息上方，有公司产品和客户产品两个选项，选中公司产品，则【选择产品】和选择框里面查找到的都是公司产品库中的产品，弹出框中的产品没有客户货号，如图4.1.4； 图4.1.4 选择公司产品来选择产品如果选中客户产品，则【选择产品】和选择框里面查找到的都是对应于报价单中选择的报价客户所对应的客户产品，如图4.1.5：图4.1.5 选择客户产品来选择产品4.1.3查看报价单新建的报价单保存之后会直接跳转到报价单查看界面，或者在报价单列表点击列表中报价单的单号，打开报价单查看界面。在报价单查看界面有修改、审批操作、通过邮件发送和设置提醒时间的功能按钮，如图4.1.6：图4.1.6 报价单查看修改报价单是未提交审批的报价单可以直接在查看界面进行修改操作，已审批和已提交审批的报价单在查看界面看不到【修改报价单】按钮；审批操作包括提交审批、审批通过、审批退回；通过邮件发送是选择一种打印格式，点击之后把报价单作为附件直接通过邮件发送给客户，省去了先下载再写邮件的操作，如图4.1.7和图4.1.8：图4.1.7 通过邮件发送图4.1.8 通过邮件发送设置提醒时间是可以对报价单的一个提醒，设置好要提醒的日期和时间，到时间会在电脑屏幕右下角弹出框提醒设置的提醒内容，如图4.1.9：图4.1.9 设置提醒时间报价单查看界面有几个页面，包括报价单信息、上传附件和打印格式3部分，报价单信息是显示录入的报价单的信息，如图4.1.10：图4.1.10 报价单信息上传附件是报价单的相应附件上传、下载、在线预览；打印格式是根据不同报价单格式来做的导出格式，可以导出PDF或者excel，如图4.1.11：图4.1.11 报价单导出4.2外销订单管理外销订单管理是管理客户下的外销合同，外销合同的新建、确认等。4.2.1外销订单列表外销订单列表显示着外销订单的数据信息和对外销订单的操作功能，如图4.2.1：图4.2.1 外销订单列表在外销订单列表上方有各种对外销订单的操作，包括新建、删除、搜索等。新建外销订单：点击弹出新建外销订单的界面；刷新数据：点击刷新外销订单列表；删除：删除勾选的外销订单，已审批和已提交审批的不能删除；筛选：可以按下单时间区域来搜索，按照合同状态下拉筛选，或者在搜索框中按照订单号、客户订单号、客户名称、业务员来模糊搜索，按回车执行搜索；查看：点击外销订单号会弹出界面查看外销订单的详细信息；审批状态：外销订单的审批状态分等待提交审批已提交审批审批通过/未确认审批通过/已确认，其中外销订单的确认是为了提供客户回传盖章合同的附件上传确认，点击未确认会弹出框提示，也可以不上传直接点击确定，如图4.2.2：图4.2.2 外销订单单据确认合同状态：是对合同的状态跟踪，在系统参数中设置，由业务员自己修改，如图4.2.3：图4.2.3 修改合同状态修改：修改外销订单，不能修改已提交审批和已审批的订单；复制：如果有类似的外销订单，可以点击复制把之前订单的所有信息都复制过来，例如一个客户在两个时间对同样的产品进行下订单，可以复制，然后修改时间、合同号等少量信息即可保持，方便快速制作合同；4.2.2新建外销订单新建外销订单有两种方式，一种是在外销订单列表点击【新建外销订单】来新建，另一种是在报价单列表上，审批通过的报价单可以点击【生成外销订单】来创建，如图4.2.4：图4.2.4 新建外销订单外销订单新建需要经过3步，包括订单条款、货物信息、抬头与资金确认，每一步完成之后可以点击右下角的【下一步】按钮，也可以点击上方步骤的名称。订单条款中输入外销订单的主要信息，包括外销订单号、客户名称、业务员、订单日期、价格条款、港口、条款等信息，红色为必填项，输入完成之后，点击下一步；货物信息中输入该客户对应的客户产品，选择之后，输入数量和单价，并且输入价格的时候会提示是否要更新到客户产品库，点确定则会更新客户产品库的外销价，如图4.2.5：图4.2.5 货物信息抬头与资金确认是对我方公司抬头信息和客户抬头信息以及订单总价的确认，如图4.2.6：图4.2.6 抬头与资金确认确认了双方抬头信息以及外销总价和币别，保存外销订单，就完成了订单新建（整个外销订单的币别选择是在抬头与资金确认的订单总金额后面进行下拉选择的）。4.2.3查看外销订单编辑好外销订单，点击保存即跳转到外销订单查看界面，或者点击外销订单列表下某个外销订单号，查看外销订单的详细信息，如图4.2.7：图4.2.7 外销订单查看界面在外销订单查看界面上方有修改订单、刷新数据、利润模拟器、通过邮件发送、审批操作、设置提醒时间的操作按钮；修改订单：未审批的订单可以在订单查看界面直接点击【修改订单】按钮进行修改，已审批和已提交审批的订单再订单查看界面不会显示出该按钮；刷新数据：点击之后刷新查看界面；利润模拟计算器：点击之后会弹出框，里面显示外销和采购订单的金额以及可以输入一些其他费用金额，再根据汇率、退税率等计算出这个订单的大致利润，如图4.2.8：图4.2.8 利润模拟分析通过邮件发送：选择一个导出模板，点击【通过邮件发送】，选择附件方式，会把该订单作为邮件的附件跳转写邮件，如图4.2.9：图4.2.9 通过邮件发送单据审批操作：如果没有审批的订单可以在订单查看界面点击【提交审批】，审批人可以对订单进行【审批通过】或者【审批退回】；设置提醒时间：可以对外销订单进行提醒，设置好要提醒的日期和时间，保存，到时间会在电脑屏幕右下角弹出框提醒设置的提醒内容，如图4.2.10：图4.2.10 设置提醒时间在功能按钮下方显示有3个页面，分别是订单信息、附件信息、模板导出。订单信息：显示外销订单的录入信息，包括客户信息、订单条款、产品信息，金额等；附件信息：用于对附件的上传、下载和预览，订单列表的确认时上传的附件也是在这边显示；模板导出：可以上传不同的合同模板，在模板右上角有导出PDF和excel两种导出方式的按钮，同时导出模板用于直接以邮件方式发送的附件；5.采购管理采购管理包括采购订单管理和质检管理，用于管理对于外销订单的采购情况。5.1 PI生成采购订单PI生成采购订单是用于给采购员看的，由于采购员不能直接看到客户的资料以及销售价格的信息，在采购管理加上这个模块，采购员可以看到订单的交货期、产品要求和数量，按照要求进行采购，如图5.1.1：图5.1.1 PI生成采购单PI生成采购订单列表主要包括刷新数据、搜索、查看外销订单、生成采购单等功能。搜索：可以选择时间区间来筛选，也可以根据外销订单号、客户订单号、业务员来模糊搜索；查看：采购员点击外销订单号查看外销订单的信息，不能看到客户信息和销售价，如图5.1.2：图5.1.2 采购查看外销订单信息点击外销订单号前面一列的加号，可以展开这个外销订单的采购情况，如果已采购可以点击采购订单号查看详细的采购信息，如图5.1.3：图5.1.3 采购情况生成采购单：采购员确认了外销订单的情况之后需要根据外销订单下采购单，只有审批通过的外销订单才能生成采购单，点击【生成采购单】，会弹出