公文写作中的常见问题

关于公文写作（处理）的几个问题在社会上，在机关里，很多人不重视公文。在他们看来，文学是文章之冠，新闻可居亚军，公文算 不了什么。就拿我们省计生委机关来说，也有不重视公文的现象。敬而远之者有之，畏而推之者有之， 忌而轻之者也有之。有的公文，经过了好几个人的手，起草人拟制了，处长核签了，相关处室也会签 了，送到办公室来核稿，我们却发现有明显的错误，甚至是原则性错误。起草者大意，核稿者没留意， 会签者随意，在这种情况下，办公室就应该高度注意，否则就会违背文件的原意，导致发文者和受文 者都不满意。为了帮助大家增强一点对公文的感受，提高一点对公文的认识，本人根据上级有关文件 的规定，并结合工作实际，就公文写作（处理）的几个问题，编了一点资料，写了一点意见，规定性 内容请照办，个人的意见供参考。一、公文及其种类公文随着文字的产生始于黄帝时代（后汉书祭祀志载“自五帝始有书契”）。我国的国家 公文产生于夏代，甲骨文是迄今发现的最早的原始公文和最早的原始国家公文。“公文”这一名称的 最早使用，至迟在东汉末年。最早出现“公文”一词的书是晋代陈寿撰写的三国志。公文作为具 有特定要求的公务文书的统一名称，是新中国成立以后才通用的。公文，即公务文书，又叫公务文件，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的格式，经过 一定的处理程序形成和使用的文字材料。公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规 章，施行行政措施，交流经验的重要工具。行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具 有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行政机关的公文种类与党的机关公文种类有所不同，主要有13 种，即：命令（令）、决定、公 告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党的机关公文种类主要有 14 种，与行政机关的公文种类相比，没有命令（令）、公告、通告、议案，另有决议、指示、公报、 条例、规定。各级计生委（局）作为同级政府的组成部门，属于行政机关，因此，应当按照国家行政机关 公文处理办法的要求处理公文。二、公文写作是真正的“经国之大业”曹丕在典论论文中写道：“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。”这里的“文章”指的 是当时流行的奏、议、书、论、铭、诔、诗、赋等文体。曹丕还写道：“盖奏议宜雅，书论宜理，铭 诔尚实，诗赋欲丽。”曹丕在此将公文奏、议列居“文章”首位，而且认为应以“雅”即符合规范为 宜。由此可见，“经国之大业，不朽之盛事”的“文章”首先指的就是公文。刘勰在文心雕龙章表中写道：“章表奏议，经国之枢机”。他比曹丕又前进了一步。曹 丕讲的还很笼统，刘勰讲的明确而具体，直接指明章、表、奏、议等公文是治理国家的纽带与关键， 一语就点出了公文作为治理国家、管理社会的文字型工具的性能与作用的本质，实在了不起。公文既然是“经国之枢机”，公文写作自然就是“经国之大业，不朽之盛事”了。事实上，公文从它产生的第一天起，就为社会管理工作所必需。它是人类为满足社会管理工作 的需要而创造出来，又反过来用之于社会管理工作的极为重要的文字型社会管理工具，是社会管理工 作每时每刻都离不了的工具。它对社会实行一定秩序的有效管理，以确保社会有序与稳定地发展。一 部拿破仑法典，对整个资本主义制度都起着直接或间接的巩固作用；一张中国人民解放军布告， 使新解放区人民迅速接受中国共产党的领导和拥护人民革命政权；一份中国共产党第十一届三中全会 公报，便宣告新中国进入了以经济建设为中心的新时期，使社会主义祖国沿着新的路线走向繁荣昌盛。 世界上还有什么写作成品有如此巨大的作用？当今世界，一切社会活动无不跟公文相联，无不在某种公文规定的轨道上运行。一旦公文统统 失效或废止，全社会就将在片刻间陷入混沌状态而走向崩溃。就拿人口与计划生育工作来说，如果我 们不以中共中央国务院关于加强人口与计划生育工作稳定低生育水平的决定（中发20008 号）、 中华人民共和国人口与计划生育法（以国家主席令颁布）、计划生育技术服务管理条例（以国务 院令颁布）、流动人口计划生育管理办法（以国家计生委令颁布）等作为工作指南，那么，可想而知，全国将是一种混乱的局面。公文这么巨大的作用，是其他任何写作成品都无法与之相比的!三、公文写作基本要求（一）符合政策法令（二）行文周密严谨（三）格式合乎规范关于公文写作要“符合政策法令”，比较好理解；要“格式合乎规范”，省计生委已根据上级 的规定印发了有关公文格式的文件，因此对这两个基本要求就不展开讲了，这里着重讲一讲公文写作 要“行文周密严谨”的问题。怎样做到“行文周密严谨”呢？1. 运用直笔表达公文表述，贵用直笔，忌用曲笔，慎用“画”笔。叙述事物，平铺直叙，来龙去脉，一清二楚 汇报情况，一是一，二是二，实事求是，切忌锦上添花；表明观点，提倡什么，反对什么，态度鲜明 提出要求，应当怎么办，不能怎么办，明确具体。公文要使人一看就懂，以利办理或遵行。好的公文， 都是明快清晰，直笔表述的，绝无拐弯抹角，堆砌辞藻的。2. 结构严谨自然公文的正文结构，一般分开头、主体与结尾三部分。正文开头，主要说明发文的根据、原由和 目的。应开宗明义、开门见山，“立片言以居要”。 正文主体，是公文的核心部分，表述公文的主 要内容。应观点鲜明，意见、措施得当，层次、段落安排有序。通常有“并列式”、“递进式”、“连 贯式”三种结构方式。正文结尾，主要表述发文机关对文件办理的要求，或要求执行，或请求批复， 或提出希望，首尾呼应，结束全文。3. 坚持一文一事除了综合性的报告外，一件公文一般只提出一个问题或解决一个方面的问题。尤其是报请性公 文，应特别注意这一点。如拟制“请示”，必须坚持“一文一事”或“一事一请”因为只有这样才便 于上级机关处理、批复，提高请示公文的效率。拟制“报告”，虽难以做到“一文一事”，但必须做 到“一文一个主旨、一个重点或一个明确范围”。4. 语气分寸得当对于不同的行文关系、行文方向，在语气上应有区别。上行文，要体现出组织观念，真诚地尊 重上级；反映情况，陈述意见，提出请求，都要实实在在，诚恳朴实。平行文，要体现平等协商，相 互体谅与支持；行文要谦虚平和，以诚相待。下行文，要体现对下属的领导与指导；行文严肃决断， 态度质直不傲，既坚持原则，又以理服人。四、数字的用法（一）总的原则凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形，可以灵活 变通，但应力求保持相对统一。（二）应当使用阿拉伯数字的两种主要情况1. 公历世纪、年代、年、月、日和时刻例：公元前8世纪；80年代；公元前440年；公元7年；1986年10月1日4时20分；4时3刻；下午3点；屈原（约公元前340前278）；杨雄（公元前53公元18）；鲁迅（1881.9.25 1936.10.19）。注：年份不能简写。如1980年不能写作80年，1950年1980年不能写作195080年。 星期几一律用汉字。如星期六。 夏历（阴历）和中国清代以前历史纪年用汉字。如正月初五；丙寅年十月十五日。 中国民国纪年和日本年号纪年使用阿拉伯数字。如民国38年（1949年）；昭和16年（1941年）。2记数与计量（含正负整数、小数、百分比、分数、比例等）以及代号、代码和序号例：413.02；12.03； 1/6； 4.5 倍；34.05%； 63%68%；1：500； 4000 克；12.5 平方米；21.35元；45.6万元；270美元；48岁10个月；60多公斤;HP 3000型计算机；21/22次特别快车； 8084602部队；国家标准GB 231280；国内统一刊号CN11 1399； 85号汽油；国办发19879 号；总第3147号。注：一个数字的书写形式要照顾到上下文。不是出现在一组表示科学计量和具有统计意义数 字中的一位数（一、二九）可用汉字，如一个人、三本书、四种产品、六条意见、读了九遍、五个百分点。 4位和4位以上的数字，采用国际通行的三位分节法。节与节之间空半个阿拉伯数字的位置。 非科技专业书刊目前可不分节。但用“，”号分节的办法不符合国际标准和国家标准，应该废止。 5位以上的数字，尾数零多的，可改写为以万、亿作单位的数。一般情况下，不得以十、百、 千、十万、百万、千万、十亿、百亿、千亿作单位（千克、千米、千瓦等法定计量单位中的词不在此 列）。如：345 000 000公里可改写为3.45亿公里或34 500万公里，不能写作3亿4500万公里或3亿4千5百万公里。 一个以阿拉伯数字书写的多位数不能分行。（三）应当使用汉字的两种主要情况1. 数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句例：一律；十滴水；八国联军；四氧化三铁；二O九师；二万五千里长征；第三世界；四书五 经；五四运动；五卅运动；七七事变；五一国际劳动节；“五二O”声明；“九一三”事件；“一 二 八”事变；“一二九”运动；“O”案件；“七”批示；十月革命；“七五”计划；五省一市；五局三胜制；二八年华；二十挂零；零点方案；零岁教育；中国工农红军第二方面军；上 海二商局；九三学社；第一书记；路易十六；某部五连二排六班；白发三千丈；七上八下；不管三七 二十一；相差十万八千里；第三季度；十三届四中全会。2邻近的两个数字（一、二九）并列连用，表示概数（连用的两个数字之间不应用顿号隔开）例：二三米；一两个小时；三五天；三四个月；十三四吨；一二十个；四十五六岁；七八十种； 二三百架次；一千七八百元；五六万套；十之八九。此外，有两种情况应使用汉字。带有“几”字的数字表示约数。如几千年；十几天；一百几 十次；几十万分之一；用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”等表示的约数。如这个协 会举行全国性评奖十余次，获奖作品有一千多件。协会吸收了约三千名会员，其中三分之二是有成就 的中青年。另外，在三十个省、自治区、直辖市还设有分会。如果文中出现一组具有统计和比较意义 的数字，也有用“多”、“余”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯 数字。如该省从机动财力中拿出1900万元，调拨钢材3000多吨，水泥2万多吨，柴油1400吨，用 于农田水利建设。（四）引文标注中版次、卷次、页码，除古籍应与所据版本一致外，一般均使用阿拉伯数字例：许慎：说文解字四部丛刊本卷六上，第九页。 许慎：说文解字中华书局1963年影印陈昌治本，第126页。 马克思、恩格斯：共产党宣言。马克思恩格斯全集第4卷，人民出版社1958年第1版， 第439页。（五）横排标题涉及数字时，可以根据版面实际需要和可能灵活处理。（六）提倡横排。确需竖排时，文中所涉及的数字除必须保留的阿拉伯数字外，应一律用汉字。五、标点符号的用法（位置）标点符号有句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号、冒号、引号、括号、破折号、省略号、着 重号、连接号、间隔号、书名号和专名号等 16 种。标点符号是书面语中不可缺少的部分，用来表示 停顿、语气以及词语的性质和作用。因此，必须重视标点符号的使用。（一）句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，通常不出现在一行 之首。（二）引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首。（三）破折号和省略号都占两个字的位置，中间不能断开。连接号和间隔号一般占一个字的位 置。在书写和印刷时，这四种符号上下居中。（四）着重号、专名号和浪线式书名号标在字的下边。竖排文稿标点符号的用法另有规定。六、主题词的标引主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。其标引方法是：（一）一份文件的标引，除类别词外最多不超过5 个主题词。（二）标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标 反映文件形式的词。如国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类别词“农业”，再标类属词 “水土保持”，最后标上“通知”。（三）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题 内容进行标引。如国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知， 先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反映第二 个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如国务院关于“九五”期间深化科学 技术体制改革的决定，可标“科技 体制 改革 决定”。（五）当主题词表中找不出准确反映文件内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。 同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“”以便区别。七、公文写作（处理）中常见的错误及有关要求以下内容，有的列出了具体错误，有的只对容易出错的地方讲了规范性要求，凡不符合规范性 要求的，都是错误。（一）认识错误仅以本人在机关所闻，就有以下几种情况（由于可以理解的原因，请允许我只用某些同志的话 基本上是原话列出，不作阐述）：1.“只要没错，就没关系嘛。”2. “错也错不到哪里去嘛。”3. “他们（指办公室）要看（指核稿），就给他们看吧。”4. “这个（指印发的大会材料中的原则性错误），人家一看就知道是没校对出来的印刷错误嘛。”5. “这么麻烦（指办公室反复核出问题过不了关），搞得我好烦。”6“先送XX领导（主要领导）签，是因为他是我们的分管领导嘛。”7. “（现在不符合要求），我们是先送办公室改了以后再回去搞好呢。”8. “差就差一点嘛，反正办公室要核稿的。”9. “耍笔杆子的人，就喜欢钻牛角尖。”10. “都是这样不负责，我们何苦要这么认真，没有政治错误就算了，让领导把关去吧。”（这 是我们核稿者面对众多的异议和粗制滥造的文稿心烦时发的感慨、讲的气话，其实从来没有这样做 过。）（二）特殊错误1. 将经办公室核过的文稿（一般是改动较大的）拿掉，重新打印，送领导去签发（可能是不好 意思或怕领导认为自己不认真）。这种做法既破坏了公文的原貌，又没尊重别人的劳动。从起草人拟 制，到领导签发，整个办文过程的原始资料，都必须完整地保存以备核查。如果送领导签发之前改动 较大，难以辨认，可以重新打印，但原稿必须附在其后。这样，既便于领导对比判断时参阅，又符合 档案保存的要求，也尊重了别人的劳动。2. 领导签发后再作改动。文件一经领导签发，就是定稿，原则上是不能改动的。除修改个别明 显属于领导签发时的笔误外，如特殊情况需要改动，必须报经签发人同意。3. 先阅文的主要领导已签明确意见，后阅文的分管领导意见不同（为所分管的部门说话）并要 求其非分管部门执行。这种事情虽然不妥，但我们不再探讨。我们倒应当注意另外一个问题，那就是 给领导阅文，一定要注意做到：凡收到有需要办理事项的公文和需要签发的公文时，先送有关分管领 导阅签，再送主要领导阅示，除非有关分管领导不在家。这样做，可以避免领导意见的不一致。因为 主要领导最后阅文，他既可以吸收、完善前面阅文领导的意见，也可以修正甚至改变前面阅文领导的 意见，他所作的批示，是结论性的意见，是本单位（系统）应当执行的意见，不存在意见不一的问题。 当然，呈送知照性公文，则可以先送主要领导阅再送其他领导阅或以领导方便为原则，哪位领导在家， 哪位领导方便，就先送那位领导阅。4. 现在的文件（内容是工作而不是其它诸于落实政策、补发工资等），安排过去的工作。在实际 工作中，我们遇到两个这样出自同一单位的文件。5. 你谱你的曲，我唱我的歌。2002年 3 月1 日，省计生委向各市、州计生委，机关各处室，各 直属单位发出了关于印发湖南省计划生育委员会公文格式细则的通知（湘计生发200216 号）， 规定从2002 年4 月 1 日起执行该细则。但是一些单位、一些人根本就没看，甚至不知道丢到哪里去 了。不按规定办，完全凭自己的“经验”、“理解”、“悟性”去做，什么都符合他的意志，就是不 符合规范要求。（三）文种错误 如向同级机关和不相隶属机关行文，使用的不是“函”，而是“请示”、“报告”，甚至使用 “请示报告”。有的处室（单位）起草的给省计委、省财政厅、长沙市人民政府的文件，就是这样的 他们认为这些机关权力大，你要求他，不用“请示”、“报告”不恭敬，办不成事，这是不对的。我 在核稿时曾经针对这种情况开过玩笑，我说照这样，“主送机关”要不要改成“XX厅父亲”呢？甚 至有的还不是文种使用错误的问题，而是根本上就不是文种。如XX工作要点、XX办法XX 规划XX制度等等。处理这种不是文种的文稿的办法是加一个关于印发这个文稿的通知。（四）格式错误 如标题标识、分层标识、附件标识、成文日期标识、页码标识、版记标识、字体、符号、排版 等方面的错误。标题：标题应在红色反线下空2行用2号小标宋体字分一行或多行居中排布；回行时要做到词 意完整，排列对称，间距恰当。但经常可以看到标题排列不美观、回行断开了词意的文稿。分层：公文结构层次序数，第一层为“一、”，一般用 3 号黑体标识；第二层为“（一）”， 一般用3号楷体标识；第三层为“1.”，一般用3号宋体标识；第四层为“（1）”，一般用3号仿 宋体加粗标识。附件：公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。附件的序号和名称 前后标识应一致。一般情况下，附件应同正文一起编页码、一起装订。特殊情况附件同正文不一起编 页码、不一起装订的，应在附件左上角第1 行顶格标识所属公文的发文字号并在其后标识附件（或带 序号）。成文日期：是指领导最后签发的日期，而不是起草文稿的日期，也不是印发文件的日期（但三 者有时是一致的）。要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；单一机关行文，成文日期右空4 字，两个单位联合行文，应将成文日期拉开，左右各空7 字，三个以上单位联合行文，成文日期右空 2字。提请注意的是，这个“O”，要从“符号”里去选，而且要选对。页码：用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4 号一字线，单面码居右空 1 字， 双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页（包括印有版记的那一面）不标识页码。版记：版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说，版记 是公文最末尾的部分。按规定公文实行双面印刷，因此，版记是不能置于单页的（即使该页有很多的 空白也不行）。公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后 一面，即使前一面完全空白也没有关系。版记中抄送机关之间用逗号，回行时与第一个抄送机关对齐， 在最后一个抄送机关后标句号。不再使用“抄报”式样。字体：公文各要素的标识，用什么字体、用几号字，都有明确的要求，凡使用不当的，都是错 误。字体一般使用小标宋体或宋体（发文机关标识、文件标题、正文中第三层标题、主题词词目）、 黑体（秘密等级、保密期限、紧急程度、正文中第一层标题、“主题词”）、楷体（编者按的内容、 签发人的姓名、文章的作者及标识其下的日期等主标题与正文或主送机关之间的内容、正文中第二 层标题）、仿宋体（发文字号、“签发人”、主送机关、正文、“附件”及其内容、成文日期、附注 版记中除“主题词”及词目以外的内容）。字号一般使用2号（主标题）、3号（秘密等级、保密期限、 紧急程度、发文字号、“签发人”及其姓名、主送机关、正文、附件及其内容、成文日期、附注、版 记中的内容）、4号（页码,表格中的有些字）、5号（表格中的有些字）。符号：除标点符号外，公文中容易标错的符号主要是将发文字号中的六角括号“ ”，标识 为“ ”。排版：主要要求是每面排22行，每行排28个字；版心内容左右都要对齐。有几个特殊的要求 空字（格）的地方请注意：上行文中，发文字号左空一字;签发人姓名右空一字。所有公文，成文日 期，单一机关行文，右空4字，两个单位联合行文，应将成文日期拉开，左右各空7字，三个以上单 位联合行文，右空2字；“抄送”左空一字；抄送单位回行时右空一字；印发机关左空一字；印发日 期右空一字；单页码右空一字；双页码左空一字。（五）数字使用不规范 主要错误是，应使用阿拉伯数字的却使用汉字，应使用汉字的却使用阿拉伯数字；不能拆开分 行的数字却拆开分行等。（六）标点使用不正确除了文中标点符号使用不对以外，主要是在标题中随意加标点符号，特别是在主标题中加书名 号“ ”；在行首和行末使用不能使用的标点符号；将不能拆开分行的标点符号却拆开分行；将 破折号断开成“”；破折号、省略号、连接号和间隔号的使用，不是上下居中标识等。（七）违背行文原则如在正常情况下越级行文，我委就有个别直属单位直接向省人民政府行文；“报告”中夹带请 示事项；不是一文一事，而是一文多事或一事多文等等。（八）违背办文程序如处室负责人不核稿签字，应会签的不送相关处室会签；不经办公室核稿就送领导签发；以领 导对初稿的修改作为领导对文件的签发；将公文直接呈送给领导同志个人；将公文到处呈送；将公文 先送给领导同志签批，再交办公室处理（即公文倒流现象）等等。（九）其他如不使用A4型纸；使用黑头文件（电报除外）；发文字号编为“第X号”或“00X号”；使 用“此页无正文”标识法；发文机关不是放在标题之前，而是放在成文日期之上；在“函”的首页标 识页码；在空白页及其以后的页标识页码；使用铅笔、元珠笔、红墨水笔、纯蓝墨水笔等阅处公文； 办文不急自己急别人，立等要取，不给核文者以应有的时间等等。最后，我引用省委副秘书长钟万民同志在全省市、州党委办文电（秘书）科长座谈会上的一段 讲话，与大家共勉：“政治上不成熟的人不能办文，事业心不强的人不能办文，业务技术不熟练的人 也不能办文。希望各级党委办公厅、室的领导和同志们加强自身政治素养的锻炼，提高自身业务水平， 把这项工作做得更好。”