管理沟通与谈判课件

管理沟通与谈判（2011-2012下学期103文秘）前言v1、管理者必须注意的两个70%？v2、管理沟通的三个关键词：良好意愿，换位思考，可信度。v3、课程的三个层次和部分专题第一章 管理沟通基础知识v重点:管理沟通的定义；沟通要素；沟通障碍v一般:语言沟通和非语言沟通；正式沟通和非正式沟通v例：IBM第一节 管理与沟通v亨利法约尔：管理的功能(计划，组织，协调，领导，控制）v亨利明茨伯格:经理人员的三大类角色（人际角色，信息角色，决策角色）v彼得德鲁克：沟通是管理的基本职能v美国普林斯顿大学的调查分析：一个人的成功因素（智慧、专业技术、经验占25%，良好的人际沟通占75%）第二节 管理沟通概述v一、管理沟通的内涵 沟通是管理活动和管理行为中最重要的组成部分，也是企业和其他一切管理者最为重要的职责之一。管理沟通是指沟通者为了获取沟通对象的反应和反馈而向对方传递信息的全部过程二、管理沟通的过程v沟通者v信息v沟通渠道v听众v反馈v障碍v背景三、管理沟通的要素v1、沟通者指有信息并试图进行沟通的人v2、听众在接受携带信息的各种特定的音形符号之后，必须根据自己的经验将其译成所试图传达的知觉、观念或情感v3、信息指沟通者试图传递给别人的观念、情感或信息v4、渠道指沟通信息传达的方式、途径和媒介v5、背景指发生沟通的情境、环境等，它是影响沟通的一个因素，也是影响整个沟通的关键因素v6、沟通目标寻求的结果是什么v7、反馈反馈的作用是使沟通成为一个交互过程。四、管理沟通的障碍v1地位影响v2语义问题v3感觉失真v4文化差异v5环境混乱（外界干扰）v6信息渠道选择不当v7无反馈、第三节 沟通的类型v一、语言沟通和非语言沟通 根据信息载体不同，沟通分为言语沟通和非言语沟通v言语沟通建立在语言文字的基础上，细分为口头信息沟通和书面信息沟通两种形式v非言语沟通身体语言沟通、副语言沟通、物体的操纵二、正式沟通和非正式沟通v按照组织内沟通途径的不同，管理沟通可以分为正式沟通和非正式沟通。非正式沟通v非正式沟通是指正式组织途径以外的信息流通程序，一般由组织成员在感情和动机上的需要而形成。正式沟通v正式沟通指由组织内部明确的规章制度所规定的沟通方式，它和组织的结构信息相关，主要包括按正式组织系统发布的命令、指示、文件，组织召开的正式会议，组织内部上下级之间和同事之间因工作需要而进行的正式接触。第二章管理沟通基本策略v沟通者策略即分析沟通者自身如何明确沟通的目标，并在该目标的引导下，结合自身的身份地位、良好意愿、专业知识、外表形象和价值取向，选择相应的沟通策略。沟通者策略的内容包括：v1、沟通者的可信度受到沟通者的身份地位，良好意愿，专业技术，外表形象，共同价值五个因素的影响。沟通主体分析两个基本问题自我认知“我是谁”，自我定位“我在什么地方”目标确定的三个层次v2、目标确定的三个层次为v总体目标指沟通者期望实现的最根本结构v行动目标指导沟通者自身走向总体目标的具体的、可度量的、有时限的步骤。v沟通目标沟通者就听众对笔头、口头沟通起何种反应的期望v3、沟通者根据自己对沟通内容的控制程度和沟通对象的参与程度可以采取四种不同的沟通形式，即告知、说服（属于指导性）、征询和参与（咨询性策略）听众策略 v听众策略是指根据听众的需求和利益期望组织沟通信息、调整沟通方式的有关技巧听众策略的内容 v1、听众的范畴包括主要听众、v次要听众、v守门人、v意见领袖、v关键决策者；v可以将听众作为个人或作为团体来进行分析关注听众、分析听众v2、关注听众对背景资料的了解，对新信息的需求，听众的期望和偏好v3、分析听众的感觉时要考虑听众对信息感兴趣的程度、可能的偏好及信息的难易程度激发听众的途径v明确听众利益、v可信度、v信息结构激发听众第二章管理沟通基本策略v沟通者策略即分析沟通者自身如何明确沟通的目标，并在该目标的引导下，结合自身的身份地位、良好意愿、专业知识、外表形象和价值取向，选择相应的沟通策略。沟通者策略的内容包括：v1、沟通者的可信度受到沟通者的身份地位，良好意愿，专业技术，外表形象，共同价值五个因素的影响。v沟通主体分析两个基本问题自我认知“我是谁”，自我定位“我在什么地方”目标确定的三个层次v总体目标指沟通者期望实现的最根本结构v行动目标指导沟通者自身走向总体目标的具体的、可度量的、有时限的步骤。v沟通目标沟通者就听众对笔头、口头沟通起何种反应的期望沟通形式v3、沟通者根据自己对沟通内容的控制程度和沟通对象的参与程度可以采取四种不同的沟通形式，v即告知、v说服（属于指导性）、v征询、v参与（咨询性策略）听众策略 v听众策略是指根据听众的需求和利益期望组织沟通信息、调整沟通方式的有关技巧 听众策略的内容包括 v1听众的范畴包括主要听众、次要听众、守门人、意见领袖、关键决策者；可以将听众作为个人或作为团体来进行分析v2关注听众对背景资料的了解，对新信息的需求，听众的期望和偏好分析听众、激发听众v3、分析听众的感觉时要考虑听众对信息感兴趣的程度、v可能的偏好及信息的难易程度v4、激发听众的途径包括：v明确听众利益、v可信度、v信息结构激发听众信息策略 v信息策略是沟通策略的第三个重要环节，成功的沟通者在每次信息沟通发生之前，首先要思考如何完善沟通信息的组织结构。v它的制定关键在于解决好强调信息和组织信息两个问题 信息策略的内容v1、强调信息可以采用直接切入主题或间接靠入主题的策略v2、组织信息包括v确定目标，明确观点，v安排沟通内容，v信息结构三个方面沟通渠道策略 v沟通渠道的选择是指对传播信息的媒体的选择v分析沟通渠道选择策略时，要注意三个方面：书面沟通还是口头沟通渠道，正式还是非正式沟通渠道，个体还是群体沟通渠道文化策略 v文化策略的内容包括v1文化影响沟通者的沟通目标、沟通形式和沟通的可信度v2文化影响听众的选择和激发v3文化影响信息的强调和组织v4文化影响沟通渠道的选择第三章 倾听v倾听的重要性包括v1、倾听可以获取需要的信息v2、倾听可掩盖自身弱点v3、善听才能善言v4、倾听能激发对方的谈话欲v5、倾听能发现说服对方的关键v6、倾听可获得友谊和信任倾听和倾听对象v倾听是接收口头和非语言信息、确定其含义和对此做出反应的过程。v管理者的倾听对象包括内部的上下级、平级以及外部的客户等倾听中的环境障碍v倾听中的环境障碍会干扰信息传递过程，削减、歪曲信号，并且会影响沟通者的心境。v对环境障碍的分析可以从封闭性、氛围和对应关系三个方面考虑倾听者障碍v倾听者障碍包括：用心不专、急于发言、排斥异议、心理定势、厌倦、消极的身体语言、生理差异和选择倾向倾听中的反馈技巧 v努力树立自己的可信度，v把握适宜的反馈时机，v注意传达反馈的方式克服倾听者障碍的策略v避免粗心大意导致的沟通失误，v克服误解障碍。提高个人倾听效果的技巧v投入、v理解、v记忆、v反馈第四章 写作v写作的基本要则 v正确、v清晰、v完整、v简洁 书面沟通的写作过程 v收集资料、v组织观点、v提炼材料、v起草文章、v修改文稿商务信函的写作v商务信函的写作包括说明性信函、v肯定性信函、v负面性信函、v和劝说性信函的写作说明性信函基本结构：v1、陈诉主要观点。v2、提供背景资料。v3、例举有关细节。v4、结尾表明友善及乐意提供帮助肯定性信函写作v1、告知好消息，综述要点；v2、列出细节和背景材料；v3、积极地说出可能的消极因素；v4、阐明读者能得到的益处，v5、结尾充满友善、积极、关怀和期待负面性信函v1、缓冲语开头；v2、令人信服的理由；v3、明确而婉转的陈述；v4、有益的、友好的、积极的结尾劝说性信函v1、吸引注意力；v2、激发兴趣；v3、阐明益处；v4、明确行动步骤；v5、友善结尾报告写作的基本结构v报告写作的基本结构为：v标题，v概要，v目录，v主体部分（正文），v结论，v建议。简历和求职信的写作注意v简历和求职信的写作注意采用“留住对方目光”的技巧第五章第五章 演讲演讲v演讲是一个典型的双向沟通过程。演讲的要素主要包括：信息、演讲者和听众有效的演讲结构应当包括四个部分v1、开场白。具体策略包括：运用幽默、谈非同寻常之处、谈大家都熟悉的事、运用鼓动听众技巧v2、主要论点的预览明确阐述主要优点v3、明确阐述主要优点，包括：v严格遵循演讲预览，v限制主要论点的个数，v使用清晰的承接词，v做阶段性小结结束语v4、结束语。v具体策略包括：v做总结、v前后呼应、v以行动方案结尾、v谈谈对听众的好处演讲的语言表达应该：v准确精炼、上口入耳、形象生动。有声语言技巧包括：声音、重音、吐字、语气语调、停顿、节奏（轻快型、持重型、高扬型、复合型）、声音质量 身体语言的运用技巧包括：v姿势、v身体移动、v手势、v面部表情、v目光接触第六章第六章 谈判谈判v谈判是双方之间的一种会见形式，旨在就以下问题达成协议：v1、双方均认为重要的问题；v2、可能引发双方冲突的问题；v3、需要双方共同合作才能得以实现各自目标的问题谈判的要素包括：v谈判主体、v谈判客体、v谈判目标、v谈判结果 对抗性谈判v对抗性谈判是指谈判双方非常重视眼前的竞争所带来的利益，而不在意以后的关系，因此竭力争取己方最大利益谈判。对抗性谈判又叫“零和”谈判、竞争性谈判合作性谈判v合作性谈判是指谈判双方不但希望在谈判中得到各自所期望的利益，更希望通过这次谈判开拓长期的合作关系而进行的谈判。谈判结局往往对谈判双方都有利，又叫“双赢”谈判互利性谈判v互利性谈判策略有：精诚所至、v充分假设、v润滑剂策略、v游刃有余、v把握契机我方有利型谈判策略v我方有利型谈判策略有：v最后期限法、v声东击西、v疲劳策略、v得寸进尺、v既成事实讨价还价策略有：v投石问路、v有取舍的让步、v目标分解、v最后报价谈判中的沟通技巧包括v如题技巧v阐述技巧、v提问技巧、v答复技巧、v说服技巧第七章第七章 面谈面谈v面谈是指任何有计划的和受控制的、两个人（或更多人）之间进行的、参与者中至少有一个人是有目的并且在进行过程中互有听和说的谈话。面谈特征v面谈具有目的性、v计划性、v控制性、v双向性、v和即时性等特征v面谈主体应该考虑“如何准备面谈”和“如何实施面谈”两个基本问题。面谈准备、实施v1、面谈准备阶段应该：确立面谈目的、设计好的问题以鼓励信息共享、安排面谈结构、安排好环境以增进关系、预期问题并准备问题v2、面谈实施阶段包括面谈的开始、面谈主体内容的组织、面谈的结果。招聘面试的基本步骤包括：v工作分析、v明确目的、v编制面试问卷、v确定评价标准、v组成面试小组并实施面试招聘面谈的PEOPL原则 v面谈准备（prepare）、v面谈双方建立（establish rapport）、v获取应聘者信息（obtain information）、v提供面试方信息（provide information）、v有效的结尾（lead to close）、v结论性评价（evaluate）信息收藏面谈v信息收藏面谈是指与信息有关的面谈主体在数量上占了绝对多数比例的面谈形式，通常包括数字数据、客观事实、描述、主观评价和感受等内容。v信息发布面谈是以面谈者向被访者发送信息为主要内容的面谈形式v与解决问题有关的面谈主要包括v答评面谈、v纠正面谈、v咨询面谈第八章第八章 会议会议v会议具有群体沟通的一般特点。群体沟通的优点在于能够产生更多的承诺和更好的决策，缺点表现在时间与效率、群体压力、专家或领导压力以及推卸责任等方面会议目的 v信息共享、v动员激励、v信息传播、v问题解决v决策制定在确定与会成员的构成上，可以考虑三个方面的要素，v同质性和相异性的平衡，v竞争性和合作性的平衡，v任务导向和过程导向的平衡。会议主席的职责 v会议控制、v会议引导、v促进讨论、v处理不同意见、v作出决定一般与会者参加会议时应做到：v决定是否需要出席会议；v准备；v准时与会；v就某些疑点或模糊问题征询清晰解释；v给出信息时，力求精确切题；v倾听；v支持他人；v确保公平参与；v反对要有根据；v以能提高团队绩效的方式行事会议的组织准备工作 v确定会议主题和目标，v制定会议活动计划，v制定会议议程，v发布会议举办通知，v会场布置安排会议议程 v会议时间（开始时间、结束时间）和地点、v会议目的、v会议议题的顺序第九章第九章 危机沟通危机沟通v危机管理是一种应急性的公关关系。当意外事件发生时，组织陷于困境，所面临的公众压力处于极限状态，组织的公共关系处于应急状态。危机具有突发性、破坏性、不可预见性和舆论关注性等特征危机的类型 v可预测的和不可预测的、v人为的和非人为的、v突发性和潜伏性的、v自身造成和环境造成的 危机沟通 v危机沟通是指个体或组织为了防止危机的发生、减轻危机造成的破坏或尽快从危机中得到恢复而进行的沟通过程危机沟通的“三T”原则 v以我为主提供情况，v提供全部情况，v尽快提供情况。危机事前的沟通v危机事前的沟通需要考虑对人员的沟通训练和沟通方案的设计。v沟通训练人员包括：v分析人员、v管理决策人员、v新闻处理小组人员、v亲属联络小组人员、v发言人。沟通方案的设计v危机调查，v制定危机沟通方案的基本框架结构，v建立组织与政府、v媒体之间完备的沟通体系，v与顾客建立良好的沟通。v危机发生时的沟通需要考虑相关群体的选择及沟通内容，采用雄鹰政策v危机事后的沟通包括：与受危机影响的各方进行沟通；保持运营状态；制定计划以避免危机重来。第十章第十章 团队建设与沟通团队建设与沟通 v团队不同于群体，它通过其成员的共同努力能够产生积极协同作用，其团队成员努力的结果使团队的绩效水平远大于个体成员绩效的总和。根据团队的存在目的，可以将团队分为v问题解决型团队、v自我管理型团队、v多功能型团队。团队沟通 含义v团队沟通是指两名或两名以上的能够共同承担领导职能的成员为了完成预先设定的共同目标，在特定的环境中所进行的相互交流、相互促进的过程。团队沟通的要素v团队沟通的要素包括规范的制定、成员的角色及领导的素质v沟通在团队中的作用包括：v沟通能够解决团队冲突，v沟通促进团队成员间的信任，v沟通使团队智商大于个人智商，v沟通能促进团队的深度会谈，v沟通使得团队取得更高层次的共识。团队建设 含义v团队建设指的是一系列有计划的活动，通过这些活动能够帮助团队改进它们完成任务的方式，也可以帮助团队成员改善他们处理人际关系和解决问题的技巧。高效团队的主要特征 v清晰的目的，v相关的技能，v相互的信任，v一致的承诺，v良好的沟通，v谈判技能，v恰当的领导，v内部支持和外部支持。v团队发展包括形成期、凝聚期、激化期和成熟期四个阶段。v各阶段有不同的沟通目标和沟通策略：形成期v形成期是从混乱中理顺头绪的阶段。团队沟通的目标是要立即掌握团队，快速让成员进入状态，降低不稳定的风险，确保事情的进行。此阶段团队沟通表现为控制型；凝聚期v凝聚期是团队成员开始产生共识与积极参与的阶段。目标是挑选核心成员，培养核心成员能力，建立更广泛的授权与更清晰的权责划分。此阶段团队沟通表现为相互竞争型，领导者要部分授权，以及配合培训在此阶段很重要；激化期v激化期是团队成员可以公开表达不同意见的阶段。目标是要建立愿景，形成自主化团队，调和差异，运用创造力。此阶段团队沟通表现为和谐融洽型，领导者要创造参与的环境；成熟期v成熟期是品尝甜美果实的阶段。沟通目标是要保持成长的动力，避免老化。运用系统思考，纵观全局，并保持危机意识，持续学习，持续成长。这一时期的团队沟通表现为协作进取型。有效团队沟通的方法 v使团队成员在共享大量信息的前提下进行讨论和决策，v提供多种备选方案以丰富讨论，v创造共同目标，v运用幽默，v寻求有限度的共识团队沟通的过程中应注意三种力量：v权力、v冲突、v情绪 第十一章第十一章 变革变革 v变革可以分为解冻、变革、再冻结三个阶段v1、解冻阶段可以通过三种方式来实现：v一是增加推动力，v二是减少约束力，v三是同时增加推动力和减少约束力变革实施阶段的沟通v变革实施阶段的沟通包括：v制定沟通计划、v确定沟通渠道，v掌握沟通力度和分寸，v注意沟通的及时性。再冻结阶段的沟通v再冻结阶段的沟通需要注意：v固定的是岗位，v而不是岗位上的人；v明确工作流程规则，保证工作的顺畅进行；v冻结是相对的，变革是绝对的变革的沟通需要考虑内容v变革的沟通需要考虑员工、中层管理者和高层管理者对变革的不同理解。v变革中需要考虑内外部的沟通，v内部包括对不同层级人员的沟通，v外部包括与客户、新闻媒体等进行的沟通第十二章第十二章 企业伦理企业伦理v企业伦理又称商业伦理，是指蕴含在企业生产、经营、管理中的伦理关系、伦理意识、伦理准则与伦理活动的总和v企业伦理的特征包括：责任、整体视角、相互关系、超越法律、自律、价值观导向企业伦理建设的作用 v规范企业的经营行为，v维护企业的品牌和信誉，v调节和平衡各种关系企业伦理沟通的对象v企业伦理沟通的对象包括内部沟通对象和外部沟通对象。v内部沟通对象包括顾客、员工和股东，这些是和企业有直接利害关系的人员。v外部沟通对象又有特定外部沟通对象和一般外部沟通对象对内的伦理沟通主要有三个理由 v建立企业的完整的商业伦理准则；v在组织内进行商业伦理培训，宣传企业文化，规范道德行为；v设立伦理检查委员会或伦理主管企业对外伦理沟通v企业对外伦理沟通是企业与关键利益相关者的关系、价值观、遵纪守法以及尊重人、社区和环境有关的政策和实践的集合。v对外的伦理沟通要坚持“公众和顾客利益第一”的原则第十三章第十三章 冲突冲突v冲突时指由于某种抵触或对立状况而感知到的不一致的差异。因此，冲突是一种过程，这种过程始于一方感觉到另一方对自己关心的事情产生消极影响或将要产生消极影响对于组织冲突有三种不同的观点：v冲突的传统观点、v冲突的人际关系观点、v冲突的相互作用观点。人际冲突和组织冲突v人际冲突主要指两个以上个体互相作用时导致的冲突；v组织冲突是一种组织内部各种对立的力量综合作用下的产出冲突处理的基本原则 v将冲突引导到就事论事的具体事实上，v准备好多重解决方案，v创造出共同追求的目标，v多运用幽默感，v平衡彼此的权利结构，v不要强迫达成共识冲突处理的技能、策略v冲突处理的技能可以从评估冲突当事人和评估冲突源来把握v当冲突过于激烈时，管理者可以采用五种策略来减弱冲突，分别是：v回避策略、v平滑策略、v强迫策略、v妥协策略、v合作策略冲突管理中进行有效沟通的五部曲 v1、以倾听态度进行背景询问；v2、告知来龙去脉，让对方知道自己的处境、立场、难处；v3、针对对方的需要出发，提出双方都可以接受的要求；v4、提供两种务实方案供对方选择，通常是合作或不合作；v5、当机立断，进退合宜地采取行动