外文翻译---中小型企业基于功能驱动的商业程序管理 中文

东北大学毕业设计（论文） 附录 英语翻译附录：英语翻译中小型企业基于功能驱动的商业程序管理中国机械工程学报 2004年第4期 P265270 中国杭州浙江大学制造工程学院摘要：基于对商业程序管理方法论的一般限制因素以及中小型企业需求的分析，一种被称为BPM方法论的功能构造应运而生。它是中国SMEs(中小型企业)的一种6阶段的关于产品及其操作过程的功能驱动BPM方法论。对一个中小型企业在程序管理方面的案例研究，证明实施这种方法论是成功的。关键词：企业程序管理；程序管理方法论；程序功能；功能驱动；中小型企业。0. 简介很多企业现在逐步认识到商业程序管理对提高商业程序功能是一种广泛而有效的方法。BPM是一种客户瞩目的方法，它强调系统分析、最优化、调配、计量和企业所有程序的管理。以此通过功能交叉的团队工作和雇员受权来提高企业功能。BPM是一个广泛的概念，它包括了商业程序从不断提高到基本再管理的组织策略，以企业程序再管理为特征。然而，很多证据显示这些方法中没有一个能够把成功上升到一个新的高度。部分原因就是因为缺少一个可执行的方法论来操纵这个（管理）工具。一个关于企业文化的调查就能够发现已经建立了相当数量的BPM方法论。例如：Kettinger提出的6阶段商业程序管理方法论；Povey提出的14步最佳应用BPI方法论；Harrington提出的程序激进方法论；Davenport提出的程序创新方法论等等。但是关于这些方法论的分析显示，它们之中的大部分追求的是一种简易的途径，并且在主要领域存在着共同点。几乎上面所有的方法论都是不系统的。他们所强调的是着手于经验和案例的研究，而不是广泛的调查。现存方法论所存在的约束因素可以概括如下：（1） 功能计量的排斥。很多方法论停留在推行阶段，管理者不知道是否该进一步深化以及深化什么。相比之下，新的方法论好与旧的方法论。（2） 万能性。如果不强制的话，那么设计一个通用的方法论来符合所有企业的所有程序是极其困难的。但是很多人认为方法论应该达到这种程度。那仅仅是通常的指标，目的是为了满足所有组织的要求。（3） 面向专家。很多方法论都是专家运行的，然而在企业中想要实施BPM的确是真正意义上的用户。（4） 面向大型企业。现今方法论采用了拥有大量资源的大型企业设置，致力于大规模的企业再管理变化。这篇文章，提出了一种着眼于中小型企业产品和操作过程的功能驱BPM方法论。这个新的焦点会消除很多上述的限制因素。1.实行新方法论的SMEs特点1.1SMEs特点中国的SMEs在产品和操作程序中有其自身的特点。如果采用常规的BPM，则至少会在下面5个不同的方面出现很多问题。（1） 管理透视。对于BPM的实行有有利的管理因素，也有不利的管理因素。有利于BPM应用的管理因素包括小的管理范围，高凝聚力，及时决策的指定，决策和变革在企业的应用等等。不利于BPM的因素有：不科学的管理方法，不规范的管理系统，日常事务管理的随机化等等。这些不利于管理的因素阻碍了SMEs对BPM的接受以及BPM在SMEs的实施。（2） 组织结构透视。SMEs的管理层通常比较简单，并且行政级别比较少。因此，管理者在进行他们的日常活动时不会受到很多干扰。这样使得BPM的实施更加便利。然而不稳定的部门关系以及不明确的权利分配对BPM在SMEs中的实施带来负面影响。（3） 领导人员透视。SMEs的领导者对企业的控制通常是绝对的。那就意味着领导者通常会抵制那些危及到他们统治的改革。但是这种统治对推进BPM的实施而言是一种需要的，巨大的支持力量。（4） 资源透视。SMEs不能提供大量人员全日制地进行BPM规划，那样会阻碍BPM的运行机能。因此需要一名咨询员。然而大量的咨询费用对SMEs来说也是一个较重的负担。除咨询费用以外还有IT费用。BPM规划通常使用先进的IT来促进最优化和商业程序的发展。这些巨额IT费用对很多SMEs而言也是比较困难的。（5） BPM结果透视。与大型企业相比，SMEs所寻求的经过短周期便可获利的项目比经过长周期才能获得利润的项目多。但是对长周期项目也有一定程度的期待。因此新的方法论应该满足这种小周期项目与大周期项目的平衡。所有的这些问题和限制因素显示当前的BPM方法论对SMEs是不适合的，SMEs需要一种不同的特殊设计的BPM方法论。1.2想象中的BPM方法论基于BPM方法论文化的回顾和研究以及上面对SMEs特点的分析，可以想象一种新的为SMEs服务的BPM方法论应该如下：（1） 追求可行性与可操作性。新的方法论应该成为管理者和个人可在他们的企业独立实施的BPM规划。（2） 强调功能计量。这种方法一方面应该（通过功能计量）使企业策略具体化来实现“作正确的事”，另一方面（通过信息反馈）监管和控制商业程序。（3） 平衡一个工程的长短周期回报。（4） 由集成软件系统支持，能够操纵BPM规划实施以及提供必要工具。1.3为什么功能驱动企业为了生存和维持良好的竞争能力来变革他们的商业程序，一个企业不仅要使它的用户满意，更要使它的股东、雇员、政府、社会满意。优良的功能对所有用户及股东是一个综合表现。在这个新提出的方法论中，“功能驱动”之所以被强调，原因如下：（1） BPM被定义为一种功能改进的结构方法，同时也是一种改进和（再）设计商业程序以在功能竞争中达到优势的优先权。因此，追求良好的性能是BPM方案的目的和使命。（2） 功能是BPM本源的操纵者。Armisted采用BPM的操纵者是：全球化，技术变革，法规，保险人的活动，商业边界的破坏。这些操纵因素中，一种普遍、核心、根本的思维就是一个组织吸引和保持良好能力的本领受到威胁。正是这些威胁，促使企业采取措施来保证良好的功能。（3） BPM应该与策略舆论一致。商业程序功能计量是把企业策略变成程序活动的一种很有效的媒介。（4） 没有认识到功能计量的重要性是BPM项目高失败率的一个主要原因。2.功能驱动BPM方法论通常BPM方法论包括诸如映象、分析、再设计以及供给等任务。在新提出的功能驱动方法论中，新增了三种与功能计量有关的任务。这三种任务如下所示：保险人的意愿和企业策略成为一组细节的功能计量及其目标价值。（表1中的任务7、8、16）；当前目标程序的功能被看成是发展的基线。（表1中任务9）；新程序是衡量标准。新的程序功能是判断项目目标是否完成的标准。2.1准备工作为达到BPM的成功需要大量的准备工作，最重要的任务就是得到管理高层的支持。来自高层管理人员的承诺和支持对于一个公司建立更多的复杂程序创新模型是十分重要的。也就是说，这个企业以新的组织结构、新的计算机系统、新的商业程序进行重建。前景、任务和策略应该与高级管理层进行讨论并说明，此外项目范围也应该被说明。下一步，一系列的准备工作在高级管理人员的承诺下开始执行，包括建立和培训BPM小组，明确目标程序，指定短期和长期活动日程表。BPM小组是由高层管理人员选定的承担整个开发项目的一个团体。这个小组包括多样性的人员与技术。例如：理解并且能够熟练使用当前程序的人员，以及工作贴近用户的人员。团队成员的人数最好在312人之内。团队的第一项任务是明确BPM的任务目标，并且在这些目的的基础上定义一个目标程序。一个程序之所以被选中是因为一些SMEs拥有可利用的资源对其所有的商业程序进行分析和改进。企业中的每一个程序都需要单独评定判断是否需要改进，并标出其所在环节。最重要的而功能最差的程序就是目标程序。下一步，BPM小组需要制定一个项目计划，这个计划应该详细说明活动、花费、日程、重大事件以及资源。项目管理软件对制定现行的日程及文件是非常有用的。每一个BPM都是独一无二的。制定一个项目规划就是使BPM小组明确在哪些地方有良好的机会制定一个普通的BPM方法论来适应一个项目的特殊要求。这是可以确定的。例如，项目相当一部分是不需要细节实施。工作环节任务使用方法准备工作1从管理者得到承诺和支持，阐明前景、策略，项目目标；依据劝说2建立程序管理小组；组建3确定BPM项目目标；调查会议4确定目标程序；功能/重要性矩阵分析5制定项目规划；项目时间规划6培训小组成员；培训建立商业程序测试系统7识别目标程序的影响因素，及其要求；影响因素识别分类技术，调查8建立程序功能测试并设定目标价值；程序功能测试引出技术9测试目标程序并行功能；程序功能测试技术理解分析目标程序10理解并建立目标程序模型；IDEF0,IDEF311分析、诊断目标程序；程序FEMA重新设计目标程序12将股东的意愿转化为程序设计选项；QED13设计多项可选程序；IDEF0,IDEF314分析每一可选程序的费用、利润、弊端；模拟，费用/利润/弊病分析15选择一个选项作为新的程序，并从细节设计；IDEF0,IDEF316程序功能测试及其目标价值；程序功能测试引出技术新程序实施17新程序实施；项目管理18员工培训；培训新程序测试19新程序测试；程序功能测试技术20进一步深化改进；TQM技术2.2 建立一个商业程序功能计量系统 任何一个商业程序的目的都是为了实现商业策略，实现企业的目标以最大程度地满足股东，因此，BPM必须设计出一种商业程序来达到甚至超过股东的意愿。“一个股东在一个组织里不是集合的而是独立的，但能够影响企业目标的成功， 同时也被企业目标的成功所影响”。一个程序可以有不止一位股东，如果有多位股东，那么就很难满足他们每一个人的意愿。因此，重要的股东应该被首先识别出并且满足他们。Mitchell认为可以通过三个特征，即权利，正统性，紧迫性来辨别每个股东重要与否，拥有这三个特征的股东是起决定作用的股东，他们的要求应该首先被满足。 程序功能测试对股东的意愿而言是非常重要的尺度，然而，没有一个普遍的方法来建立一个程序功能测试系统。我们建议用一种由Kueng提出的程序功能方法。在这种方法中，高标准的程序目标首先依据股东意愿以及企业策略来制定，总目标被分成若干份目标。下一步，功能测试就从这些目标 /分目标派生而出。一个程序功能测试的目标价值也是非常重要的，没有目标价值，就会缺少激发性的效果，程序执行者也将失去明确制定目标的工作机会。此外，由于未来价值观的缺乏，将会很难测试价值功能。现实的具有挑战性的目标价值来源于以下途径：市场调查，股东问询，品牌竞争，模拟和实验。 这一节的最后一个任务就是以定义的功能测试来衡量当前的程序功能，程序功能测试分析当前程序状况，并给出一个发展底线。2.3 理解并分析目标程序设计新程序时，理解现存的目标程序是非常重要的，第三节的目的就是向BPM小组阐明目标程序，增进对目标程序的理解，了解程序是如何执行的，以及理解和分析目标程序通常使用的工具就是程序模型，程序模型是由现存目标程序构造组成的。这个目标程序显示了在产品生产过程中活动，人员，数据，目标之间的关系。IDEF是一种有效的图解建模方法。IDEF程序建模不仅促进BPM工作组成员的交流，而且为BPM小组提供分析和识别程序存在问题的必要方案，以便在新（改进的）的程序中去除。通过IDEF程序建模，BPM小组能够理解，分析，模拟，再设计以至最终改进程序。第二种方法是程序故障模拟应力分析。它能够分析一个程序来认识这个程序存在的问题，这些问题的严重性以及引起这些问题的根源。2.4 目标程序再设计目标程序再设计的任务如下：，将股东的要求转化为程序设计的选择。，设计多个可选择项促进目标程序改进。，分析这些选项，并且选择一个程序实施。，根据新的程序，修改功能测量和目标价值。为了开发多个可选项来促进目标程序改进，注意力应集中以下几个方面。，对新技术提供的新潜能作彻底的研究。所谓新技术是指：均衡各个目标进程的具体目标，把握使用新方法完成这些目标的必要性。，样本，即其它公司操作相同进程时所采用的方法，往往大可借鉴。在设计目标程序过程中，程序选项的最优化及进化是普遍的抽象事物模拟是一种有效的分析技能。这种技能可以产生无限的效用，费用/利润/弊病分析也是一种分析可选项并决策的游泳方法。2.5 新程序实施新程序的实施包括新程序决定性的效用及新程序在整个企业的传达。这包括采办和安装工具设备，训练人员以达到新程序的正确运行。新程序的实施应该由一个 项目规划来管理。这个项目规划包括：资源，费用：决策事件，附属物。培训对于新程序的正确执行以及排除由于程序变革给员工带来的恐慌（如失业等）和疑问都是非常重要的。培训可以是在职的，或是在一个形式上的教室通过自学亦或是二者的结合。2.6 新程序测试测试在整个BPM过程中都是非常重要的。在这一小节中，改进的结果通过测试来检测其是否达到所要求的程度，测试包括搜集程序数据，应用第二节中定义的方程来计算性能，将计算结果与目标价值做比较，将最后的功能报告上交管理人员。有时，一次变革调节可能达不到目标，小的更改对改进变革，以适应新程序的功能标准是必要的。此外，这些努力的结果会给商业程序的连续改进提供思路，如果这个程序在整个组织持续下去，那么这个组织最后在工业界将达到一流的功能标准。3，案例分析3.1 背景这个案例调查由Holley Nisco Electronics Ltd (HN)发起，它是一个电能测量器生产商，隶属于父公司Holley集团，无论在新产品的开发还是产品销售，HN都是没有责任的，这两项功能是由Holley集团中的HE和HS掌管的，他们之间的关系如图所示： HN是有利可图，但得面对来自用户的关于产品质量不好，送货时间长以及雇员为达到产品要求而加班的抱怨。HN已经尝试了很多方法来提高产品质量，降低产品成本，对用户要求做出快速响应，然而，这三个目标中的任何一个也没有达到，最后，在第二部分中提出的方法论被建议用来解决这个问题。HNHEHSHS分部新产品设计文件用户产品任务产品任务Holley 集团图1 Holley 集团三个组织之间的功能分布3.2 HN 的BPM3.2.1准备 在集团中掌管生产的 Holley集团常务经理，在HN，HE，HS 多位管理人员的支持下，保证并交托BPM与HN。下一步，在浙江大学制造工程学院的支持下，由领导者召开一个会议来讨论并建立BPM小组，指定项目规划和任务。BPM小组由6名人员组成，他们是：Holley集团Q.C.部门经理、Holley集团Q.C.部门秘书、HN分区Q.C.部门经理、HN分区Q.C.部门秘书以及本篇文章的两位作者。然后，开始为功能驱动BPM方法论培训BPM小组。HN BPM 目标。所建立的目标是：1，改进现有产品和操作程序以提高用户满意度。2，减少员工抱怨。3，减少（费用）成本。现在目标制定结束，下一个任务是组织一次小组会议考察分析相关目标，相关程序。根据他们的功能和重要性确定优先级，结果建立功能/重要性矩阵如图所示。这个矩阵揭示了接受任务程序实际上是这个项目的目标程序。继这个任务之后，BPM 小组需要将注意力集中在目标程序中的股东及他们的要求。1接受任务程序2新产品开发程序3新产品实验产品程序4制造程序5外购程序6售后服务程序7购买制造设备程序8制造设备维修程序3.2.2 建立一个商业程序功能测试系统目标程序影响因素。BPM小组为目标程序识别重要影响因素，识别过程需要以下一些活动；1，列出所有影响因素。2，根据权利，迫力，正统性对股东分类，三个关键的影响因素及他们急切的要求调查如下：关键因素主要意愿用户短的交货时间商品的高品质对需求变化的快速响应雇员工作不加班股东利润表2. HN公司的影响因素项目构造关键如何测试。为使程序改进环节能够测试，BPM 小组建立了两个构思。1，根据公司策略及SH要建立功能测试接受任务这一程序。2，进行一个基准研究来建立一个仅揭示两个测试的功能目标价值。仅用两个量度的原因是收集数据的困难性。这些困难就是任务完成时间和成本费用系数，他们的价值目标被设定为7天和0.1%，现行的测试价值作为改进程序的基线。3.2.3 理解并分析目标程序通过IDEF建立目标模型，如图所示用来理解这些问题，通过分析已建立的模型，BPM小组可以揭示程序各部分之间的关系，很明显，程序活动变革后才能够更有效地满足Stakeholder的要求。小组计划下一步工作要求原理效用分析。目标程序的原理效用分析揭示了使变革调节成为必须的根本原因是：1，落后的快速变更产品设计的能力；2，传递生产任务的混乱程序。正是落后的快速变更产品设计能力导致对客户要求响应迟钝并最终导致延长任务完成时间，后者不仅导致时间浪费，也使信息流失。3.2.4 目标程序再设计我们的东道主Holley集团不知道由于什么原因不赞成快速变更产品设计的研究。因此，BPM 小组只能着眼于另一条进行研究传递生产任务的过程。BPM小组成员组织他们的思路，提出了两个解决办法，如图所示。在第一种解决方案中（图4），程序从根本上进行了重新设计，HS被剥夺了任务管理功能。此外，这种解决方案要求产品设计能力及产品实际程序要有较大的改进，然而这些要求对HE在短期内实现是极其困难的，在第二种解决方案中（图5）程序仅仅轻微变动一些，但都是以两种结构作为标准，这两种结构来自于使信息传递标准化的媒介和详细说明任务的记录。第一种结构就是技术可行性认可结构，在第2步中应用。第二种结构就是HS的任务结构，在第6步中应用。若考虑到第一种方案（在用户的立场）实施的困难，第二种方案合适。但是第一种方案仍然作为一个备用方案，一旦实施的难度降低，第一种方案便可执行，也就是，HE的产品设计能力和产品程序改进。3.2.5 实施目标程序Holley集团建立了一个强有力的工业标准，不仅使接受任务程序细节标准化，而且阐明了如何实施新程序，这个标准在整个集团强制实施来保证新程序的全面执行。3.2.6 目标程序测试项目小组与东道主同意进行一个为期三个月的测试，以判断功能是否被改进，表3所示的结果是新程序执行前后的对照情况。 从上面的测定结果可以看出，在两个功能测试中，操作功能明显提高了，但是发现销售人员，HS，HN 之间的传真/电话费用提高了很多，为解决这个问题，建设制定一个基于网络的任务传递系统。这个传递系统可以集成为Holley集电子交流系统（从属结构）的一部分。废品费用率(w/%)任务完成时间(t/d)程序实施前5月007106月002107月05810平均02210程序实施后8月00279月003610月0026平均00263表3. 新程序实施效果4.结论 一个致力于SMES生产和执行程序的功能驱动BPM方法论被提出。功能测试是将Stakeholder的要求，公司策略转换为程序活动的桥梁，在提出的方法论中有三个重要的测试任务1：商业程序测试系统的建立2，现存商业程序的功能测试3新商业程序的功能测试。对HN程序管理的案例研究证明在中国SMES中这种方法论的正确性。 感谢：最后作者感谢 Anderson Richard 先生多次有利的讨论以及对本篇文章的仔细校订。参考文献：1 Zairi M ；商业程序管理：当代竞争的边缘科学；商业程序管理期刊；1997，3（1）：6480；2 Kettinger W J，Teng J T C ，Guha S，商业程序变革：方法论、科学技术及工具研究；MIS季刊；1997，21（1）：5580；References 1 Zairi M Business process management：a boun daryless approach to modern competitivenessBusiness Process Management Journal 1997，3f 1 1：64-80 ，2 Kettinger W J，Teng J T C，Guha S Business process change：a study 0f methodologies，techniques an d toolsMIS Quarterly,1 997，2 l(1)：55-80 3 Povey BTh e development of a best practice methodology improvement东北大学毕业设计（论文） 附录 英语翻译methodologyBenchmarking for Quality Management & Technology 1998，5(1)：244 4 Melnyk S AChristen,sen R Valuedriven process management：using value to improve processes .Hospital Material Management Quarterly,2000,22(1):5967