要事第一的时间管理.ppt

OHP- 要事第一 的时间管理 2 培训内容 1. 你的时间管理有问题吗？ 2. 时间管理不当的后果 3. 如何高效管理自我的时间 4. 时间管理的两个有效工具 5. 如何高效管理他人的时间 6. 时间管理的八大要决 7. 制定个人行动计划 3 培训内容 1. 你的时间管理有问题吗？ 2. 时间管理不当的后果 3. 如何高效管理自我的时间 4. 时间管理的两个有效工具 5. 如何高效管理他人的时间 6. 时间管理的八大要决 7. 制定个人行动计划 4 为什么我们在这里 ? 时间管理的原因： 1、 时间是企业最稀缺的资源之一； 2、 有效的时间管理能够以最高的效率完成 重要的事情； 3、 有效的时间管理可以减少加班时间 ， 提 高个人生活品质 。 5 认识时间管理 时间是什么 ? 时间管理中最根本的要素 ? 时间管理的实质是什么 ? 6 培训内容 1. 你的时间管理有问题吗？ 2. 时间管理不当的后果 3. 如何高效管理自我的时间 4. 时间管理的两个有效工具 5. 如何高效管理他人的时间 6. 时间管理的八大要决 7. 制定个人行动计划 7 录像片段 1: 10分钟 要求 :观看录像时请尽量多地找出这 个经理做得有问题的地方 ,将观察到 要点及时记录下来 研讨 :你发现他的问题有哪些 ? 8 全球调查结果：时间管理无效的原因 1.优先顺序不明确 2.电话打扰 3.缺乏目标计划 4.贪多嚼不烂 5.不速之客 6.无效授权 7.桌面杂乱无章 /找不到东西 8.缺乏自律 /拖延 9.不会说 “ 不 ” 10.低效的会议 9 录像片段 2: 10分钟 要求 :观看录像时请尽量找 出这个经理做得有问题的 地方 ,将观察到要点及时记 录下来 小组研讨 :你发现他的问题 还有哪些 ? 10 培训内容 1. 你的时间管理有问题吗？ 2. 时间管理不当的后果 3. 如何高效管理自我的时间 4. 时间管理的两个有效工具 5. 如何高效管理他人的时间 6. 时间管理的八大要决 7. 制定个人行动计划 11 录像片段 3: 10分钟 要求 :观看录像时，请观察这个 经理是如何管理自我的时间 ,将 要点及时记录下来 小组讨论 :管理自我的时间的要 点是什么？ 12 时间管理的核心步骤 1. 定角色和职责 (明确价值观 ) 2. 列出事件清单 3. 排定事件次序 4. 制定时间计划表 5. 言行一致地执行 6. 调整和改善 13 时间管理的核心步骤 第一步 1、 定角色和职责 (明确价值观 ) 1) 公私兼顾：工作 +家庭 2) 价值为先：以价值观为依据 14 时间管理的核心步骤 第二步 2、 列出事件清单 主动性任务 -帮你实现工作目标 应对性任务 -不太重要却不可缺少 每日计划 T P Task List 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 会见 13-11-2000 15 时间管理的核心步骤 第三步 3、 排定事件次序 根据工作的重要程度 (重要的工作需要 安排足够的时间处理） 工作的紧急程度（紧急的工作需要马 上着手处理） 16 时间管理矩阵图 重 要 不 重 要 紧急 不紧急 象限 危机 急迫的问题 有限期的任务，会议， 准备事项 象限 准备及预防工作 计划，休闲 建立人际关系 培训，授权，创新 象限 干扰，一些电话 一些会议 一些紧急 *事件 凑热闹的活动 象限 细琐的工作 * 浪费时间的闲聊 不关紧要的信件 看太多的电视 偏重不同时间象限上的不同结果 紧急 不紧急 重要 压力 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局 有远见 平衡 纪律 自制 少有危机 不重要 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，抱怨 人际关系浮泛，破裂 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构 维生 18 重要， 紧急 重要， 不紧急 重要 紧急 I 不重要， 紧急 不重要， 不紧急 扩大 减少 避免 缩小 时间管理基本策略 19 为第二象限预留时间 花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源 为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限 预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度 确认和消除不能帮助实现目标的活动 20 小组作业 :给张经理安排一天的任务 任务清单 主动性 / 应对性 重要性 (4-1) 紧迫性 (4-1) 排序 制定明天时间计划 主动性 4 2 2 接待一个老同学 应对性 2 4 5 向总经理汇报季度工 作 主动性 3 1 4 举行办公会议 主动性 2 3 6 给外地客户打电话 主动性 3 3 3 与同事聊一部电影 应对性 1 1 7 到门诊部看病 主动性 4 4 1 “ 15分钟 ” 21 时间管理的核心步骤 第四步 4、 制定时间计划表 1) 计算事件时间长度 2) 保证为重要工作预留整 块时间 3) 适当预留弹性 22 时间管理的核心步骤 第五步 5、 言行一致地执行 1) 排除干扰 2) 有效授权 23 如何对付影响工作的打扰者 先打断他的话； 站起来； 把握好时间； 把握好谈话内容； 态度要友善。 要做到：对待他人，时间 上要苛刻，态度上要和气 24 时间管理的核心步骤 -第六步 6、 调整和持续改善 1) 每日调整与应变 2) 阶段自我评估与改善 25 时间管理的核心六步骤 1. 定角色和职责 (明确价值观 ) 公私兼顾 ,价值为先 2. 列出事件清单 按照主动性与应对性分类 3. 排定事件优先次序 以重要性和紧急性来排定 4. 制定时间计划表 预留弹性 ,保证重点 5. 言行一致地执行 排除干扰 ,有效授权 6. 调整和改善 自我评估 ,持续改善 26 培训内容 1. 你的时间管理有问题吗？ 2. 时间管理不当的后果 3. 如何高效管理自我的时间 4. 时间管理的两个有效工具 5. 如何高效管理他人的时间 6. 时间管理的八大要决 7. 制定个人行动计划 27 推荐两个时间管理的好工具 周工作计划 /小结表 效率记事本 (每日事件安排表 ) 28 月 周工作计划 /小结表 ( 月 日至 月 日 ) (模板 ) 排序 时间投入 百分比 工作任务 /项目 计划完成情况 /标准 实际完 成情况 未完成 原因 29 5月第 3周工作计划 /小结表 (5月 17日至 5月 21日 ) (样表 ) 排序 时间投 入百分 比 (%) 工作任务 /项目 计划完成情况 /标准 实际 完成 情况 未完成 原因 A+ 40 分公司总经理后备人才 梯队培养项目 回收与审核确认第一期参训后备总经理名 单 ; 撰写考核方案草案并与领导沟通 A 20 井岗山经理夏令营项目 召开筹建小组第一次会议 ; 干部文化整理方案与专家进行培训式研讨 (周三下午 ); A- 15 USS内训讲师第一期培 训通知 第二期杭州培训准备与实施 (22-25日 ); 辅导班主任 (李伟民 /周江 ) B+ 10 招聘培训主管 第二轮招聘面试 3人 ; 确定最终人选 B 10 培训与辅导员工 高级培训技巧训后内容分享； 检查小严培训人才八步法的学习效果 C 5 其他培训项目管理 (周 江落实 ) MIT项目各部门计划公布 ; 新员工培训安排 (黑吉 /中南区 /北方区 /总 部 ); 30 每日时间安排表 A.M P.M 7:00 13:00 7:30 13:30 8:00 14:00 8:30 14:30 9:00 15:00 15:30 10:00 16:00 10:30 16:30 11:00 17:00 11:30 17:30 12:00 18:00 12:30 18:30 13:00 19:00 工作要事 生活要事 19:30 A 健康 : 20:00 B 人际 : 20:30 C 学习 : 21:00 心灵 : 21:30 22:00 22:30 23:00 31 培训内容 1. 你的时间管理有问题吗？ 2. 时间管理不当的后果 3. 如何高效管理自我的时间 4. 时间管理的两个有效工具 5. 如何高效管理他人的时间 6. 时间管理的八大要决 7. 制定个人行动计划 32 录像片段 4:10分钟 要求 :观看录像时请尽量找出经理做 得有问题的地方 ,将观察到的要点及 时记录下来 小组研讨 :你发现他的问题还有哪些 ? 33 管理者授权的两个障碍 管理者要学会如何授权，必须先要 克服两个障碍： 要舍得把自己喜欢的工作，分派 给别人去做 克服恐惧心理，不要害怕工作局 面失控 34 推荐两个管理他人时间的好工具 开好周例会 甩猴子的技巧 猴子是什么 ? 35 培训内容 1. 你的时间管理有问题吗？ 2. 时间管理不当的后果 3. 如何高效管理自我的时间 4. 时间管理的两个有效工具 5. 如何高效管理他人的时间 6. 时间管理的八大要决 7. 制定个人行动计划 36 时间管理的八大秘决 1. 效果 效率 2. 目标 计划 3. 计划 行动 4. 排序 罗列 5. 20 80 6. 集中 分散 7. 人 事 8. 罗盘 时钟 1. 做正确的事情 2. 书面界定结果 3. 缜密思考策划 4. 优先高于一切 5. 关注少数重点 6. 专注整块时间 7. 投资情感帐户 8. 平衡工作生活 37 平衡发展的生命之轮 To live:生理 To love: 社交 /人际 To learn: 心智 To leave: 心灵 38 平衡发展的四个方面 生理 我们通过适当的营养 、 运动 、 休息及压力管理强身健体 。 心智 我们在阅读 、 写作及思考中增进智慧 。 心灵 我们通过阅读催人上进的文学作品 ， 沉思冥想 ， 与心中的神 对话 ， 或回归自然来保持心灵的健康 。 社交 /情感 在重要的人际关系情感帐户中每日持续存款 ， 将会让我们的 人际关系更加牢固 ， 情感也日趋成熟 。 39 提高时间管理能力独门暗器 Exchange 40 培训内容 1. 你的时间管理有问题吗？ 2. 时间管理不当的后果 3. 如何高效管理自我的时间 4. 时间管理的两个有效工具 5. 如何高效管理他人的时间 6. 时间管理的八大要决 7. 制定个人行动计划 41 知识 （做什么，为何做 ) 习惯的培养 技能 （怎么做 ) 意愿 （想去做 ) 习惯 42 培训内容 1. 你的时间管理有问题吗？ 2. 时间管理不当的后果 3. 如何高效管理自我的时间 4. 时间管理的两个有效工具 5. 如何高效管理他人的时间 6. 时间管理的八大要决 7. 制定个人行动计划 43 时间管理推荐书目 走在时间前面的七条捷径 80/20法则 一生的计划 别让猴子跳回背上 要事第一 44 把握今天 想象有一家银行每天早上都在你的帐户里存入 86,400， 可是每天的帐户余额都不能结转到明天， 一到结算时间， 银行就会把你当日未用尽的款项全数删除。 这种情况下你会怎么做？ 当然， 每天不留分文地全数提领是最佳选择。 你可能不晓得， 其实我们每个人都有这样的一个银行， 她的名字是时间 (TIME)。 每天早上时间银行总会为你在帐户里自动存入 86,400秒； 一到晚上， 她也会自动地把你当日虚掷掉的光阴全数注销， 没有分秒可以结转到明天， 你也不能提前预支片刻。 如果你没能适当使用这些时间存款， 失掉的只有你自己会承担。 没有回头重来，也不能预提明天， 45 把握今天（续） 你必须根据你所拥有的这些时间存款而活在现在。 你应该善加投资运用， 以换取最大的健康、快乐与成功。 时间总是不停地在运转，努力让每个今天都有最佳收获。 想要体会一年有多少价值，你可以去问一个失败重修的学生。 想要体会一月有多少价值，你可以去问一个不幸早产的母亲。 想要体会一周有多少价值，你可以去问一个定期周刊的编辑。 想要体会一小时有多少价值，你可以去问一对等待相聚的恋人。 想要体会一分钟有多少价值，你可以去问一个错过火车的旅人。 想要体会一秒钟有多少价值，你可以去问一个死里逃生的幸运儿。 想要体会一毫秒有多少价值，你可以去问一个错失金牌的运动员。 请珍视你所拥有的美好时光， 特别是你可以和一些值得付出的人来分享这些时光。 别忘了时间不等人。 昨天以成为历史， 明天则摇不可知， 而今天是一个礼物， 所以英文把现在称为 Present， 请珍惜这份礼物（译者按 Present别义为礼物） 46 昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 今天则是随时可运用的现金 Put First Things First!