职场教育“时间管理”.ppt

时间管理 走在时间的前面 2013年 2月 4号 你有这样的烦恼吗？ 你是否同时进行着多项工作，又无法全部完成？ 你是否因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前 该做的事？ 如果工作被外因中断，你是否会不愉快？ 你是否曾经回家的时候感觉很累，但却又觉得好 象有什么事没有做完？ 你是否觉得完成了很多事情，但是每一件都完成 得不好？ 学习目标 找出时间失控的原因 掌握时间管理的基本方法和技巧 课程题纲 一、时间管理的概念 二、时间管理的误区 三、时间管理的基本准则 四、时间管理的方法和技巧 时间管理 ,是指能正确的了解 “ 时间 的特性 ” ,而作 “ 自我管理 ” 。 时间管理的含义 一、时间管理的概念 时间的特性 供给毫无规律 无法积蓄 无法取代 均等 思考 如果银行每天早晨向你的帐号拨款 8.64 万元。你在这一天可以随心所欲，想用多 少就用多少，用途也没有任何的规定。条 件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再 用，也不能节余归自己。前一天的钱你用 光也好，分文不花也好，第二天你又有 8.64 万元。请问： 你如何用这笔钱？ 每天我们有 24小时，每小时由 60分钟组成， 每分钟由 60秒组成，总计就是 8.64万秒。拥 有这样的一笔财富，我们怎么可以视而不 见？又怎么可以随意处臵？这个问题恐怕 需要我们花点时间来考虑。 提示 时间管理是自我管理 自我管理是 改变个人习惯 , 令自己更富 绩效。 把事情很快地做完 , 叫做效率 把事情很快又很对地做完 , 叫做绩效 时间 管理的 问题 本身不在 于时间， 而是在 于 自己如何善用及分配你自己的 时间。 要么做时间的主人，要么就被时间管理。 误区一：工作缺乏计划 试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是应该立 刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少 许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再 进行抢救？ 目标是行动的导航灯 ! 二、时间管理的误区 导致拖延的原因 ? 不知道如何 做或从何入手 不知道为什么要做 不喜欢去处理 没有迫切性 过分忧虑 误区二：时间控制不够 ，拖延 改善拖延方法？ 建立自信 ，相信自己 一定 可以 做到 设立目标 及完成期限 自我奖励 时刻提醒自己事情的重要性 有充分的准备 , 才会把事情做好 误区三：进取意识不强 安于现状，得过且过 ，盲目工作。 举例： 300条鲸鱼突然死亡的报道 300条鲸鱼在追逐沙丁鱼时，不知不觉被困在一 个海湾里，导致死亡。报道上说： “ 这些小鱼把 海上巨人引向死亡。鲸鱼因为追逐小利而暴死， 为了微不足道的目标而空耗了巨大力量 。 ” 原则一：明确目标 原则二：分清工作的轻重缓急 原则三：合理地分配时间 原则四： “ 4D”原则 三、时间管理的基本原则 为什么需要明确目标？ 成功就等于目标，其他的一切都是这句话 的注解。 美国潜能大师伯恩 崔西 哈佛大学有一个非常著名的 25年跟踪调查：对 象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调 查发现 ： 27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标 举例： 25年后 27%的人没有目标 社会的最底层，抱怨整个 世界 60目标模糊 社会的中下层面，安稳地生活与工作 10清晰但较短期的目标 成为各行业的专业人士 3清晰且长期的目标 成为社会各界的顶尖人士 命中是偶然的，打不 中是必然的！ 如果没有目标 长期目标 短期目标 每日目标 中期目标 10年以上 10年规划 5年规划 每天 目标金字塔 终极目标 原则二：分清工作的轻重缓急 紧 急 不紧急 重 要 不 重 要 干扰、电话 信件、报告 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做规划、计划 人际关系的建 立 提升自己的能 力 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件 逃避性活动 闲聊天 紧急状况 限期完成的工作 计划好的工作 时间管理矩阵 第一优先：做 “ 重要且紧迫 ” 的事 第二优先：做 “ 重要但不紧迫 ” 的事 第三优先：做 “ 不重要但紧迫 ” 的事 第四优先：做 “ 不重要也不紧迫 ” 的事 时间管理矩阵告诉我们正确的做事顺序是： 区分事情重要与否的标准 处理事情优先次序的判断依据是事情的 “ 重要 程度 ” 。所谓 “ 重要程度 ” ，即指对实现目标的贡献 大小。 能直接为实现目标服务 能为实现目标创造条件 能为预防危机服务 原则三：合理地分配时间 19世纪末期与 20世纪初期的意大利经济学家和社 会学家维费烈度 柏瑞图提出了 “ 重要的少数与琐碎 的多数原理 ” ，即 80 20原理。它的意思是， 在任何 特定的群体中，重要的因素通常只占少数，而不重 要的因素则占多数，因此，只要能控制具有重要性 的少数因素就能控制全局。 巴列特定律（也称作 80/20原理） 举例说明 20%的人重视经验 -80%的人重视学历 20%的人认为行动才有结果 -80%的人认为知识就是力量 20%的人我要怎么做才有钱 -80%的人我要有钱我就怎么做 20%的人爱投资 -80%的人爱购物 20%的人有目标 -80%的人爱瞎想 20%的人在问题中找答案 -80%的人在答案中找问题 20%的人明天的事情今天做 -80%的人今天的事情明天做 20%的人记笔记 -80%的人忘性好 20%的人受成功的人影响 -80%的人受失败人的影响 20%的人状态很好 -80%的人态度不好 20%的人相信自己会成功 -80%的人不愿改变环境 20%的人永远赞美、鼓励 -80%的人永远漫骂、批评 20%的人会坚持 -80%的人会放弃 20%的人敢于面对困难 -80%的人逃避现实 解析 1：如何处理高价值活动 高价值活动优先处理 处理高价值工作时排除外界干扰 运用黄金时段做高价值活动 委托或指派出这些活动 降低标准 ， 不追求完美 放弃既没有价值 ， 又浪费时间的事 将它们汇总 ， 集中时间处理 解析 2：如何处理低价值活动 “4D”原则 Do it now（立即做） ： 不能丢掉不管、不能拖一拖再办、 不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。 Delegate it（授权） ： 学会授权，将能派出去的事尽量派 给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。 Do it later（稍后再办） ： 把一些偏离目标的精神情绪活 动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待 有空时再去处理。 Dont do it（不做） ： 把一些与目标无关的事，无效益的 事，应酬的事丢掉不管。 方法一、妥善接待不速之客 方法二、学会说“不” 方法三、简化案头工作 方法四、做好“时间日志” 四、时间管理的方法和技巧 方法一、妥善接待不速之客 判断你的不速之客是否有临时的麻烦 或必须迅速处理的问题，若有，给予 帮助，若无，有技巧的拒绝。 如果你必须会见不速之客，放下你的 工作之前一定要记下你中断的地方， 问题解决后迅速回到原处。 方法二、学会说 “ 不 ” 明确为什么要说 “ 不 ” 。有助于坚持自己 的决定并避免内疚。 学习对非首要事情说 “ 不 ” 。列出你正在 处理的事务清单，请提出要求的人在给你 增加新工作时决定各项事务的轻重缓急。 方法三、简化案头工作 努力做到文件只处理一次，或回 复、归档、传递，或扔掉。 避免在你回复的邮件上签署“ 再 行讨论 ”的意见，直接设定一个 见面的具体时间。 备忘录和宣 传品放在电 脑上 重要联系人 名单贴在电 脑上 电话机被纸 张淹没了 废纸溢出未 清理 废纸撒落在 地上 阅读文件塞 入文档中被 遗忘了 文件数量在 膨胀，却未 随时更新 文件柜中充 斥着无关的 资料 整理 从办公桌开始 只打开正在 使用的文件 发函文件 经常清理 只保留当前 的来函文件 文件都是最 新的 最频繁使用的文 档极易拿到 电话伸 手可及 常用文档靠 近办公桌 无用的东西 及时清除 整理 从办公桌开始 方法四、做好 “ 时间日志 ” 搜集： 记录自己的工作完成时间的周期。 得到的工作任务迅速记录至自己的工作录， 并标注纳期和重要性。 分析： 对时间使用情况进行分析和总结， 发现自己在时间管理方面所存在的问题。 寻找对策： 制定计划，并养成习惯；注意 出现概率大的事件，寻求简化的方法。 学以致用，请马上行动！