党政公文文修订版

第二章第二章 法定行政公文法定行政公文第一、二节第一、二节 公文概述及格式公文概述及格式 一、法定行政公文概念一、法定行政公文概念 二、法定行政公文的种类和特征二、法定行政公文的种类和特征 三、法定行政公文格式三、法定行政公文格式一、公文的含义一、公文的含义 公文，公务文书的简称，在我国，公文是党公文，公务文书的简称，在我国，公文是党和国家机关在领导党的事业和治理国家方面表达和国家机关在领导党的事业和治理国家方面表达意志、传递政令的文字工具和手段。意志、传递政令的文字工具和手段。“党政机关公文，是党政机关实施领导、履党政机关公文，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”法定行政公文是行政管理的重要工具。如其法定行政公文是行政管理的重要工具。如其他工具一样，法定行政公文也不是一层不变的。他工具一样，法定行政公文也不是一层不变的。他因行政管理而产生，随行政管理的需要而不断他因行政管理而产生，随行政管理的需要而不断变化。变化。20002000年年8 8月国务院发布月国务院发布国家行政机关公文处国家行政机关公文处理办法理办法，其中规定行政机关公文文种计，其中规定行政机关公文文种计1313种，即：命令（令）、种，即：命令（令）、决定决定、公告、通告、公告、通告、通知、通报通知、通报、议案、议案、报告报告、请示、批复请示、批复、意意见见、函、会议纪要。函、会议纪要。19961996年年5 5月中共中央办正式颁布月中共中央办正式颁布中国共产党中国共产党机关公文处理条例机关公文处理条例，其中确定文种，其中确定文种1414种即种即：决议、：决议、决定决定、指示、指示、意见意见、通知、通报通知、通报、公报、公报、报告、请示、批复报告、请示、批复、条例、规定、条例、规定、函函、会议纪要。、会议纪要。“为来了适应中国共产党机关和国家行政机关为来了适应中国共产党机关和国家行政机关工作需要，推进党政机关公文处理工作科学工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化化、制度化、规范化”，20122012年年4 4月月1616日，中日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合下发了共中央办公厅、国务院办公厅联合下发了党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例，其中规定党，其中规定党政机关公文的文种有政机关公文的文种有1515种，即：种，即：决议决议、决定、决定、命令（令）、命令（令）、公报公报、公告、通告、通知、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、会议纪要。20122012年年6 6月月2929日，国家质量监督检验检疫总局日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准委员会发布了与之相配套的、国家标准委员会发布了与之相配套的20122012版版格式格式，20122012版条例及其配套版条例及其配套格式格式均自均自20122012年年7 7月月1 1日起施行。日起施行。政府行政结构政府行政结构国务院国务院 省、自治区、直辖市（下级政府）省、自治区、直辖市（下级政府）各部委（职能部门）各部委（职能部门）市、县（下级政府）市、县（下级政府）厅局（职能机关）厅局（职能机关）司局级机关司局级机关 处级机关处级机关乡镇乡镇 科局科局 处级机关处级机关 （职能机关）（职能机关）二、行政公文种类和特点（一）种类（一）种类1、按适用范围划分：、按适用范围划分：党政机关公文处理工作条党政机关公文处理工作条例例从适用角度，将行政公文划分为从适用角度，将行政公文划分为1515种；种；2 2、按行文方向划分：有上行文、下行文、平行、按行文方向划分：有上行文、下行文、平行文、泛行文文、泛行文上行文上行文：是下级机关或其职能部门向上级领导机关或上级业是下级机关或其职能部门向上级领导机关或上级业务主管部门发送公文。常使用文种：请示、报告等；务主管部门发送公文。常使用文种：请示、报告等；下行文下行文：是指上级领导机关向其下级机关、上级业务是指上级领导机关向其下级机关、上级业务主管部门向对口下级业务主管部门发送的公文。常主管部门向对口下级业务主管部门发送的公文。常用文种：命令、决定、通知、通报、批复等；用文种：命令、决定、通知、通报、批复等；平行文平行文：是指同级机关或不相隶属机关之间发送的是指同级机关或不相隶属机关之间发送的公文。主要使用公文文种：函。公文。主要使用公文文种：函。泛行文泛行文：即泛向行文，指发文机关为达到广泛周知即泛向行文，指发文机关为达到广泛周知的目的而制发的行文方向广泛、各级机构与各方人的目的而制发的行文方向广泛、各级机构与各方人士一体周知的公文。公告是法定行政公文中典型文士一体周知的公文。公告是法定行政公文中典型文种。种。3 3、按紧急程度划分：、按紧急程度划分：有紧急公文和常规公文，紧有紧急公文和常规公文，紧急公文中包括急公文中包括特急、加急特急、加急；电报应当应当分别标注电报应当应当分别标注：特提、特急、加急、半急特提、特急、加急、半急4 4、按照秘密等级划分：、按照秘密等级划分：有秘密公文和非秘密公文有秘密公文和非秘密公文，其中秘密公文包括，其中秘密公文包括绝密件绝密件、机密件机密件和和秘密秘密件件（二）公文特征（二）公文特征 国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法指出：指出：“行政机关（包括电报，下同），是行政机行政机关（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成关在行政管理过程中形成 的具有的具有法定效力法定效力和和规范体式规范体式的文书，是依法行政和进行公务的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。活动的重要工具。”作用的策令性；作用的策令性；运行的程式性；运行的程式性；作者的法定性；作者的法定性；体式的规范性。体式的规范性。三、党政公文格式三、党政公文格式 1、公文用纸和排版：公文用纸和排版：用纸用纸：采用国际标准采用国际标准A4A4型纸，型纸，其幅面尺寸为其幅面尺寸为210mm210mm297mm297mm排版排版：用纸天头（上白边）：用纸天头（上白边）：3737左右左右用纸地脚（下白边）：用纸地脚（下白边）：35mm35mm左右左右用纸订口（左白边）：用纸订口（左白边）：28mm28mm左右左右用纸翻口（右白边）：用纸翻口（右白边）：26mm26mm左右左右版心尺寸：版心尺寸：156mm156mm225mm225mm（不含页（不含页码）码）正文正文：用用3 3号仿宋体字，一般每面号仿宋体字，一般每面 排排2222行，每行行，每行2828字字装订装订：应左侧装订，不允许散页明：应左侧装订，不允许散页明顶。顶。2 2、党政公文各要素编排规则、党政公文各要素编排规则 本标准将版心内的公文格式各要素划本标准将版心内的公文格式各要素划分为：分为：版头、主体、版记版头、主体、版记三部分。置于三部分。置于首页红色分割线（宽度同版心，即首页红色分割线（宽度同版心，即156156 ）以上的各要素统称版头；置于红色分）以上的各要素统称版头；置于红色分割线（不含）以下公文末页首条分割线割线（不含）以下公文末页首条分割线（不含）以上的部分称主体；置于公文（不含）以上的部分称主体；置于公文末页首条分割线以下、末条分割线以上末页首条分割线以下、末条分割线以上的部分称版记。的部分称版记。A A、版头：包括、版头：包括 公文公文份数份数序序号号、秘密等秘密等级级和和保密期保密期限、限、紧紧急程度、急程度、发发文机文机关标识关标识、发发文文字字号号、签发签发人人与与红红色反色反线线a a、公文份数序号：、公文份数序号：简称简称“份号份号”，是指依据同一文稿印制若干份，是指依据同一文稿印制若干份时每份文件的顺序编号时每份文件的顺序编号 ，也是每份文件在总印数中，也是每份文件在总印数中的次序号。通过份号分配、登记，可以准确掌握公文的次序号。通过份号分配、登记，可以准确掌握公文的印制份数以及分发范围、对象，使文件的发放、借的印制份数以及分发范围、对象，使文件的发放、借阅、清退等工作都可对号进行，便于查清责任、利于阅、清退等工作都可对号进行，便于查清责任、利于公文管理。公文管理。如需如需标注份号，一般用标注份号，一般用6 6位位3 3号阿拉伯数码顶格标号阿拉伯数码顶格标识在公文首页版心左上角第一行。份号数字前要编虚识在公文首页版心左上角第一行。份号数字前要编虚位号，编号从位号，编号从1 1开始，连续编号，如开始，连续编号，如“000001000001”、“000002000002”。涉密公文应当标注份号。涉密公文应当标注份号。b b、秘密等级和保密期限：、秘密等级和保密期限：秘密等级简称秘密等级简称“密级密级”，是发文机关根据文件，是发文机关根据文件内容上级秘密的程度而确定的文件秘密程度的等级内容上级秘密的程度而确定的文件秘密程度的等级。凡涉及党和国家秘密的公文都应当表明密级。凡涉及党和国家秘密的公文都应当表明密级。我国现行公文的秘密等级分三级，从高到低依我国现行公文的秘密等级分三级，从高到低依次为：绝密、机密、秘密。保密期限按照：绝密级次为：绝密、机密、秘密。保密期限按照：绝密级事项事项3030年，机密年，机密2020年，秘密年，秘密1010年认定。保密期在年认定。保密期在1 1年级年级1 1年以上以年计，年以上以年计，1 1年内，以月计。年内，以月计。如需标注密级和保密期限，一般用如需标注密级和保密期限，一般用3 3号黑体，号黑体，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注用阿拉伯数字标注 如只需标注份号、密级，表达密级的两字如只需标注份号、密级，表达密级的两字之间空之间空1 1个字；如需同时标注份号、密级和保个字；如需同时标注份号、密级和保密期限，表达密级的两个字之间不空格，密密期限，表达密级的两个字之间不空格，密级和保密期限之间用级和保密期限之间用“”隔开。隔开。c c、紧急程度：、紧急程度：也称也称“缓急程度缓急程度”，是对公文送达和办，是对公文送达和办理上的时限要求。标识紧急程度就与其他公理上的时限要求。标识紧急程度就与其他公文有所区别，能引起公文传递与处理人员注文有所区别，能引起公文传递与处理人员注意，从而保证急件优先、避免延误。公文紧意，从而保证急件优先、避免延误。公文紧急程度从高到低分：急程度从高到低分：“特急特急”和和“加急加急”两种两种 。如需标准紧急程度，一般用如需标准紧急程度，一般用3 3号黑体字，号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。列。如只标注紧急程度，则紧急程度在第一行如只标注紧急程度，则紧急程度在第一行，表达紧急程度的两个字之间空一个字。如只，表达紧急程度的两个字之间空一个字。如只标注份号、紧急程度，则紧急程度在第二行，标注份号、紧急程度，则紧急程度在第二行，表达紧急程度的两个字之间空一个字。如同是表达紧急程度的两个字之间空一个字。如同是标准份号、密级、紧急程度，则紧急程度在第标准份号、密级、紧急程度，则紧急程度在第三行，表达紧急程度的两个字之间空一个字。三行，表达紧急程度的两个字之间空一个字。发文机关标识发文机关标识”即通常所说的即通常所说的“红头红头”，一般，一般由发文机关全称或规范化简称后加由发文机关全称或规范化简称后加“文件文件”二字组二字组成。如成。如“湖北省人民政府文件湖北省人民政府文件”字样置于公文首页字样置于公文首页，居中排布，上边缘之版心上边缘，居中排布，上边缘之版心上边缘35mm35mm，推荐使，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。一些特定公文可只标识发文机关全称或规为原则。一些特定公文可只标识发文机关全称或规范化简称，如范化简称，如“函函”：“命令（令）命令（令）”。当发文机关名称较长，一行难于容纳时，可分当发文机关名称较长，一行难于容纳时，可分置两行标识，但后加的置两行标识，但后加的“文件文件”二字应在第二行后二字应在第二行后的居中处标识，字号略大于发文机关名称的居中处标识，字号略大于发文机关名称.d d、发文机关标识：、发文机关标识：发文机关标识发文机关标识 联合行文时，应使主办机关名称在前，联合行文时，应使主办机关名称在前，“文件文件”二字置于二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，可缩小发文机关字号、行距，从而保证公文显示正文。可缩小发文机关字号、行距，从而保证公文显示正文。什么情况下加什么情况下加“文件文件”二字？什么情况二字？什么情况下不加下不加“文件文件”二字？二字？第一种：有发文字号的下行文带第一种：有发文字号的下行文带“文件文件”二字；二字；第二种：有发文字号的上行文不带第二种：有发文字号的上行文不带“文件文件”二字；二字；第三种：信函式格式用于平行文（有发文第三种：信函式格式用于平行文（有发文字号或者没有发文字号），或用于没有字号或者没有发文字号），或用于没有发文字号的上行文、下行文。发文字号的上行文、下行文。红头版式包括：通常文件格式、信函格式、命令（令）格式、纪要格式。以上各格式在以上各格式在“公文的特定格式公文的特定格式”中分析：中分析：通常文件格式，发文机关标志由发文机关全称通常文件格式，发文机关标志由发文机关全称或规范化简称后加或规范化简称后加“文件文件”二字组成，适用二字组成，适用于有发文字号的上行文或下行文。于有发文字号的上行文或下行文。信函格式，发文机关标志由发文机关信函格式，发文机关标志由发文机关全称或规全称或规范化简称组成，后不加范化简称组成，后不加“文件文件”二字。二字。第一，有发文字号，属于上行文或者下行文，除了下行文中需要使用命令（令）、纪要格式，采用通常文件格式；第二，有发文字号，属于平行文，采用信函格式，不能使用通常文件格式；第三，只要没有发文字号，不论上行文、下行文，还是平行文，就必须以信函格式发文。e e、发文字号、发文字号简称文号。便于统计发文数量，便于指代检索简称文号。便于统计发文数量，便于指代检索引用公文，便于处理保管公文。引用公文，便于处理保管公文。发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成。联合行文时，使用主办机关发文字号。成。联合行文时，使用主办机关发文字号。如如“国发国发200720071212号，即国务院在号，即国务院在20072007年年发的第发的第1212号文件，其中号文件，其中“国国”是国务院的代是国务院的代字，字，“20072007”表年份，表年份，“1212”是是20072007年的发文年的发文序号。序号。文号构成要素文号构成要素：代字：代字：对于地方行政机关来說对于地方行政机关来說:首先是所在行政区域代字首先是所在行政区域代字。必须使用某一地域。必须使用某一地域的规范化简称，如北京用的规范化简称，如北京用“京京”、上海用、上海用“沪沪”，等，等，地方行政机关文件的文号不可缺少这一项。，地方行政机关文件的文号不可缺少这一项。其次是机关代字其次是机关代字。机关代字可由一个层次组。机关代字可由一个层次组成，如成，如“津政发津政发200920091 1号号”，“津政津政”为发文机为发文机关天津市人民政府的代字，关天津市人民政府的代字，“20092009”为年份，为年份，“1 1号号”为序号，指天津市人民政府在为序号，指天津市人民政府在20092009年所发的第年所发的第1 1号文号文件。件。机关代字常由两个层次组成机关代字常由两个层次组成，第一层次是发文机关，第一层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门代字。如代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门代字。如“津政津政办发办发200920091 1号号”，“津政津政”是第一层次，是第一层次，“办办”是第二层是第二层次，即发文机关主办文件的部门次，即发文机关主办文件的部门“办公厅办公厅”代字，发文字号即代字，发文字号即天津市人民政府办公厅在天津市人民政府办公厅在20092009年所发第年所发第1 1号文件。号文件。发文形式或称发文类型代字发文形式或称发文类型代字。目前除。目前除了信函式公文在机关代字后标注了信函式公文在机关代字后标注“函函”外外，其余发文一般都用，其余发文一般都用“发发”作为总的发文作为总的发文类型代字。有些地区增设了类型代字。有些地区增设了“报报”“”“呈呈”“”“请请”等发文类型代字嵌入上行文的发等发文类型代字嵌入上行文的发文字号，如贵州省人民政府的发文代字为文字号，如贵州省人民政府的发文代字为“黔府发黔府发”，其请示的发文代字为，其请示的发文代字为“黔府黔府呈呈”。至于上行文是否必须使用单独的发。至于上行文是否必须使用单独的发文类型代字，目前尚无统一规定，但不少文类型代字，目前尚无统一规定，但不少机关在文号中是以机关在文号中是以“发发”“”“呈呈”“”“函函”三三字分别作为下行文、上行文、平行文的发字分别作为下行文、上行文、平行文的发文类型代字的。文类型代字的。年年份份:文号中年份必须要用阿拉伯数字标全公元文号中年份必须要用阿拉伯数字标全公元纪年并用六角括号纪年并用六角括号“”括入，不可用括入，不可用“”。公元年份四位数字不能简化，以便于。公元年份四位数字不能简化，以便于有价值文件的保管与调阅有价值文件的保管与调阅。序序号号：文号中的发文序号是发文机关每年同一文号中的发文序号是发文机关每年同一发文类型代字的文件按发出时间顺序编排的流发文类型代字的文件按发出时间顺序编排的流水号。序号必须用阿拉伯数字标识，且不编虚水号。序号必须用阿拉伯数字标识，且不编虚位（即不编为位（即不编为001),001),序号前通常也不加序号前通常也不加“第第”字，体现字，体现“简明实用简明实用”原则原则。通常文件格式发文字号位置：通常文件格式发文字号位置：下行文下行文：3 3号仿宋体，标注位于发文机关标识下号仿宋体，标注位于发文机关标识下空空2 2行（即行（即2020 ）红色反线之上）红色反线之上4mm4mm处，居中处，居中排布；排布；上行文上行文：位于发文机关标识下空：位于发文机关标识下空2 2行，居左空行，居左空1 1字。字。信函格式的文件信函格式的文件：发文字号置于版头武文线（发文字号置于版头武文线（由上粗下细的两条直线构成的横隔线）行，由上粗下细的两条直线构成的横隔线）行，靠近版心右边缘顶格标注。靠近版心右边缘顶格标注。发文字号：位置标识发文字号：位置标识命令的发文字号命令的发文字号：标注在命令标题下边缘空行的标注在命令标题下边缘空行的居中位置，令号下空行标印正文。居中位置，令号下空行标印正文。其他无版头的公文：其他无版头的公文：如通过媒体发布或者公开张贴的公如通过媒体发布或者公开张贴的公告、通告等，如标文号应该在公文标题下方居中位置告、通告等，如标文号应该在公文标题下方居中位置。联合行文联合行文：只标一个机关的发文字号。行政机关之间联：只标一个机关的发文字号。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；行政机关与其他合行文，标注主办机关的发文字号；行政机关与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前的机关的发文机关联合行文，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可协商确定。总之，联合行文职能标注一个字号，也可协商确定。总之，联合行文职能标注一个文号。文号。f、签发人（会签人）：、签发人（会签人）：签发人签发人：指最后审定公文文稿并签字印发的行文：指最后审定公文文稿并签字印发的行文机关负责人。上行文应当注明签发人、会签人机关负责人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。用姓名。用3 3号仿宋字体，后标全角冒号，冒号后号仿宋字体，后标全角冒号，冒号后用用3 3号楷体字标识姓名。号楷体字标识姓名。位置位置：与发文字号居于同一水平线上，平行排列：与发文字号居于同一水平线上，平行排列在发文字号右侧，居右空在发文字号右侧，居右空1 1字。字。联合上报公文联合上报公文：出现多个签发人时，按照发文机：出现多个签发人时，按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。一个签发人姓名对齐。g、红色分隔线：、红色分隔线：标识在发文字号之下标识在发文字号之下4 4处，为为处，为为1561561 1，其长度与版心宽度相，其长度与版心宽度相等。等。如有三个及以上签如有三个及以上签发人，则红色分隔线随发人，则红色分隔线随之下移。之下移。B B、主体：公文主体包括公文标题、主、主体：公文主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注个要素。公文生效标识和附注个要素。a a、公文标题：公文的命名、公文标题：公文的命名位置位置：位于红色分隔线线下空位于红色分隔线线下空2 2行，用行，用2 2号小标宋体号小标宋体，可分，可分1 1行或多行居中排布，回行要做到词意完整行或多行居中排布，回行要做到词意完整，排列对称，间距恰当。，排列对称，间距恰当。三元素标题三元素标题：一般公文标题应为三元素式，即一般公文标题应为三元素式，即“发发文机关文机关+事由事由+文种文种”，如，如国务院办公厅关于国务院办公厅关于20082008年部分节假日安排的通知年部分节假日安排的通知 双元素标题双元素标题：一是一是“事由事由+文种文种”如如关于关于20082008年部年部分节假日安排的通知分节假日安排的通知、中华人民共和国人民中华人民共和国人民币管理条例币管理条例、国家行政公文处理办法国家行政公文处理办法等，等，前者是事由，表示范围和内容，后者如通知、条前者是事由，表示范围和内容，后者如通知、条例、办法等是文种；二是例、办法等是文种；二是“发文机关发文机关+文种文种”，如，如国务院令国务院令b b、主送机关：指公文的主要受理机关或单位、主送机关：指公文的主要受理机关或单位 标识标识：公文应标识主送机关的全称、规范化简称公文应标识主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称，如，如国务院关于发布（国家行政机关公文处国务院关于发布（国家行政机关公文处理办法）的通知理办法）的通知的主送机关是的主送机关是“各省、自治各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构机构”，用统称。，用统称。通常情况下通常情况下：上行文（如请示、报告等）、特指上行文（如请示、报告等）、特指性下行文（如批复）、平行文（如函）只写一性下行文（如批复）、平行文（如函）只写一个主送机关；普发性下行文（如决定、通知、个主送机关；普发性下行文（如决定、通知、通报、意见等）写同类型机关的统称通报、意见等）写同类型机关的统称 ；周知性；周知性公文（如公告、通告等）可不送主送机关。公文（如公告、通告等）可不送主送机关。主送机关：主送机关：位置位置：位于标题下空位于标题下空1 1行，左侧顶格，行，左侧顶格，3 3号仿宋体字标识号仿宋体字标识，回行时仍然顶格。，回行时仍然顶格。其标点符号的用法是其标点符号的用法是：通常是同级同类机关之间用顿号：通常是同级同类机关之间用顿号，同级不同类别机关间用逗号，主送机关结束之后标，同级不同类别机关间用逗号，主送机关结束之后标全角冒号。全角冒号。联合行文时联合行文时：主送机关名称按党、政、军、群的性质主送机关名称按党、政、军、群的性质顺序排列。如主送机关过多、应必须保证公文首页有顺序排列。如主送机关过多、应必须保证公文首页有正文，可将主送机关名称移至版记中的主题词之下，正文，可将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送机关之上，标识方法同抄送机关的标法。抄送机关之上，标识方法同抄送机关的标法。c c、公文正文公文正文：公文的主：公文的主体和核心内容体和核心内容 。位于。位于主送机关下主送机关下1 1行，行，3 3号仿号仿宋体字标识，文中小标宋体字标识，文中小标题用题用3 3号小标宋体或黑号小标宋体或黑体。正文每自然段左空体。正文每自然段左空2 2字，回行顶格。正文字，回行顶格。正文中数字和年份用阿拉伯中数字和年份用阿拉伯数码，不能回行。数码，不能回行。d d、附件、附件 定义定义：附件是公文的组成部分，是附属于正文随文发附件是公文的组成部分，是附属于正文随文发送的文件、报表和有关材料。对正文具有说明、印送的文件、报表和有关材料。对正文具有说明、印证和参考等作用，如图表、名单等证和参考等作用，如图表、名单等说明说明：公文如有附件，应在正文下空公文如有附件，应在正文下空1 1行、左空行、左空2 2字、字、用用3 3号仿宋体字标识号仿宋体字标识“附件附件”，后标全角冒号和附件，后标全角冒号和附件名称。如不止一份，则用阿拉伯数码编列序号，上名称。如不止一份，则用阿拉伯数码编列序号，上下排布；附件名称后不加标点符号。附件应与公文下排布；附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订，并在附件左上角第一起装订，并在附件左上角第1 1行顶格标识行顶格标识“附件附件”，有序号时标识序号；附件序号与附件名称前后标，有序号时标识序号；附件序号与附件名称前后标识应一致。附件不能与公文正文一起装订时，应在识应一致。附件不能与公文正文一起装订时，应在附件左上角第附件左上角第1 1行顶格标识公文的发文字号，并在其行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。后标识附件（或带序号）。e e、成文日期：公文的生效时间、成文日期：公文的生效时间 是公文生效的重要标志。如无生效时间，是公文生效的重要标志。如无生效时间，从某种意义上说，公文就是一纸空文。成文日从某种意义上说，公文就是一纸空文。成文日期一般以会议通过或领导机关负责人签发的日期一般以会议通过或领导机关负责人签发的日期为准。期为准。成文日期用阿拉伯数字标全年、月、成文日期用阿拉伯数字标全年、月、日；年份应标全称，月、日不标虚位（即日；年份应标全称，月、日不标虚位（即1 1不不编为编为0101）。）。日期中的数字用日期中的数字用3 3号仿宋体字。号仿宋体字。f f、公文生效标识、公文生效标识 证明公文效力的表现形式，包括发文机证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名。除了特定公文需标识关印章或签署人姓名。除了特定公文需标识签署人姓名外，一般公文均不需要标识签署签署人姓名外，一般公文均不需要标识签署人姓名，只需加盖印章。公文除人姓名，只需加盖印章。公文除“会议纪要会议纪要“和以电报形式发出的文件以外，均应加盖和以电报形式发出的文件以外，均应加盖印章。印章。加盖印章的公文：加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期；、居中下压发文机关署名和成文日期；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、剧中下压发文机关署名，最后一个对应、端正、剧中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应上距正文（两端不得超出版心，首排印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字，如成文日期长于文机关署名首字右移两字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。余发文机关署名依次向下编排。g、附注、附注 附注附注：附带说明，用来表明文件的阅读、附带说明，用来表明文件的阅读、传达范围和与行文有关的事项，如传达范围和与行文有关的事项，如“此此件发至省军级件发至省军级”或或“此件发至县团级，此件发至县团级，口头传达到群众口头传达到群众”。有的公文根据需要。有的公文根据需要可注明可注明“此件可登报、广播此件可登报、广播”等。使用等。使用“请示请示”时应在附注处标明发文机关联时应在附注处标明发文机关联系人的电话和姓名（联系人：系人的电话和姓名（联系人：，电话：，电话：）。如有附注，用）。如有附注，用3 3号仿宋体字，居左号仿宋体字，居左空空2 2字加圆括号标识在成文日期下字加圆括号标识在成文日期下1 1行。行。C C、版记、版记：公文：公文文尾，包括抄文尾，包括抄送机关、印发送机关、印发机关和印发日机关和印发日期、版记中的期、版记中的分隔线、页码分隔线、页码。a、版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐），中间的分隔线用细线（推荐高度为高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。最后一面的版心下边缘重合。b、抄送机关 抄送机关:指除主送机关之外而需要执行或知晓指除主送机关之外而需要执行或知晓公文内容的其他机关，应使用全称或规范化简公文内容的其他机关，应使用全称或规范化简称抄送机关之间用逗号或顿号隔开称抄送机关之间用逗号或顿号隔开。如有抄送，用如有抄送，用4 4号仿宋体字，在印发机关和印发号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送抄送”两字后后标全角冒号和抄送机关名称，回行时两字后后标全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关后标与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关后标句号，以防止私自加入其他抄送机关。如主送句号，以防止私自加入其他抄送机关。如主送机关过多，需移至主题词下，抄送机关上时，机关过多，需移至主题词下，抄送机关上时，标识方法同抄送机关一样。标识方法同抄送机关一样。c、印发机关和印发日期 指公文的印制主管部门和公文的付印日期指公文的印制主管部门和公文的付印日期。标识印发日期是为了准确反映公文生。标识印发日期是为了准确反映公文生成时效。成时效。机关和日期同占机关和日期同占1 1行，位于行，位于“抄送抄送”之下（之下（无抄送机关在主题词之下），印发机关无抄送机关在主题词之下），印发机关左空左空1 1字，印发日期右空字，印发日期右空1 1字，机关用字，机关用4 4号号仿宋体字标识，日期用阿拉伯数字标识仿宋体字标识，日期用阿拉伯数字标识。印发机关字数过多可自行简化，不可。印发机关字数过多可自行简化，不可与日期分处两行。与日期分处两行。e e、页码编写格式、页码编写格式 页码采用页码采用4 4号半角白体阿拉伯数字标识，置号半角白体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下于版心下边缘之下1 1行，数码左右各方一行，数码左右各方一条条4 4号一字线，一字线距离版心下边缘号一字线，一字线距离版心下边缘7mm7mm。单页码居右空。单页码居右空1 1字，双页码居左空字，双页码居左空1 1字。空白页和空白页以后的页不标识页字。空白页和空白页以后的页不标识页码，以防止在空白页私自加文字。码，以防止在空白页私自加文字。公文格式小结：公文格式小结：公文各要素中的必备要素（任何一份正式文件都必须具备的）：发文机关标识、发文字号、公文标题、正文、发文机关标识、发文字号、公文标题、正文、成文日期和生效标识（会议纪要略有不同）成文日期和生效标识（会议纪要略有不同）其他可选择要素其他可选择要素：秘密等级秘密等级不需保密的文件如公告、通告、公布令等，无需标注密级。不需保密的文件如公告、通告、公布令等，无需标注密级。紧急程度紧急程度在传递和处理方面没有特殊加快要求的文件，不必标注紧急在传递和处理方面没有特殊加快要求的文件，不必标注紧急程度；程度；公文分数序号公文分数序号根据根据办法办法要求，绝密与机密文件要标份号，公文并要求，绝密与机密文件要标份号，公文并非都具有这两等密级，也就不必都标份号；非都具有这两等密级，也就不必都标份号；签发人签发人办法办法规定上行文必须在公文首页注明签发人姓名，下行文规定上行文必须在公文首页注明签发人姓名，下行文、平行文则不必。、平行文则不必。主送机关主送机关许多文件都有，但也有文件，如会议纪要、周志兴公文等，许多文件都有，但也有文件，如会议纪要、周志兴公文等，没有此项；没有此项；版记四项版记四项实际工作中，如一些通过登报、张贴、汇集成公报等形式发实际工作中，如一些通过登报、张贴、汇集成公报等形式发布的公文，不标注版记部分；布的公文，不标注版记部分；公文中字体字号的规律公文中字体字号的规律：正文、发文字号、正文、发文字号、“签发人签发人”三字、主送机关、附三字、主送机关、附件说明、成文日期中的数字、附注都用号体字件说明、成文日期中的数字、附注都用号体字标印；标印；抄送机关、印发机关和印发日期的抄送机关、印发机关和印发日期的“年月日年月日”用用4 4号仿宋体字；号仿宋体字；秘密等级和保密期限、紧急程度以及秘密等级和保密期限、紧急程度以及“主题词主题词”三三字用号黑体；字用号黑体；签发人姓名用号楷体；签发人姓名用号楷体；发文机关标识用小于（高宽发文机关标识用小于（高宽）的小标宋体；）的小标宋体；公文标题用号小标宋体；公文标题用号小标宋体；文种小标题可用号小标宋体或号黑体。文种小标题可用号小标宋体或号黑体。发文字号、印发日期、印制发文字号、印发日期、印制份数、成文日期中的数字及公文份数、成文日期中的数字及公文份数序号、页码，都使用阿拉伯份数序号、页码，都使用阿拉伯数字数字。案例分析案例分析黎明大学黎明大学黎学黎学09第号第号黎明大学严格执行黎明大学严格执行“考场纪律考场纪律”的通知的通知各系,处：我校即将进入期末考试周，根据教学安排，各系、处均有教师、干部参与工作，监考人员要严格执行“考场纪律”，对违纪行为要及时发现、及时制止，并报学校处理。黎明大学教务处 二零零九年一月一日