《文档的编辑和排版》PPT课件.ppt

第二章 文档的编辑和排版 2.1 编辑文档 文档的建立不但要输入文字，还要插入图片，还要进行格式设置，最 后才能取得图文并茂的效果。整个过程都是在编辑状态下进行的。当文 档输入完毕，为了美化往往还需对文档进行编辑，以达到更好的效果。 2.1.1选定文本 在文本编辑过程中经常需要对一些文本进行编辑和操作，但必须遵 循这样一个原则“先选定，后操作”。选择文本的方法有多种，以下 我们分别介绍使用鼠标和键盘的两种方式。 一、 使用鼠标 鼠标指针选定文本块的第 1个字符，按住左键直接拖曳到文本块 的最后一个字符处，释放。这时所选定的文本块呈反白显示，表示选 中。 单击 “ 编辑 ” 菜单中的 “ 全选 ” 命令，选择全文。 单击文本区左端的隐含的选定栏，选中一行。 双击文本区左端的隐含的选定栏，选中一段。 三击文本区左端的隐含的选定栏，选中全文。 按住 Ctrl键同时，在一个句子的任意位置处单击，选择该句。 按住 Alt的同时，按住鼠标左键拖曳，选中矩形块。 二、 使用键盘 鼠标指针定位到文本块首部，同时按住 Shift键和按上、下、左 、右光标键，选中一个文本块或一个字。 按住 Ctrl+A功能键，选中全文。 2.1.2移动或复制文本 可以将文本从一个位置移动到另一位置来重新组织文档，在文档中有 些文字需要多次重复，这就需要在 Word中对这些内容进行移动或复制。 一、 使用鼠标 在打开的文档中选定要移动或复制的内容，将鼠标指针移动到选定的内 容上，此时鼠标指针变成左上斜箭头，直接拖曳该选定的文档内容，一 直到文档的新位置处释放鼠标，此时完成的是文档内容的移动；按住 Ctrl键再拖曳，是文档内容的复制。 二、 使用剪贴板 可以有三种方式将选定的内容送剪贴板： 1 按住 Alt+PrintScreen键将当前打开的活动窗口送剪贴板 2 直接按住 PrintScreen键将整个屏幕内容送剪贴板 3 先选定内容，然后单击“复制”和“剪切”按钮，将选定内容送剪贴板 选定要移动或复制的内容，单击 “编辑” 菜单下的 “剪切” 命令或直 接单击工具栏上的“剪切”按钮，或按下 Ctrl+X快捷键，此时被选定的 文本被删除，然后将插入点移至新的位置，再单击“编辑”菜单中的 “粘贴”命令或直接单击工具栏上的“粘贴”按钮，或按下“ Ctrl+V” 快捷键，这时被剪切掉的文本被插入到文档的新位置处，完成了文本的 移动操作。 如果要复制选定的内容，则单击 “编辑” 菜单中的 “复制” 命令或直 接单击工具栏中的“复制”按钮，或按下 “ Ctrl+C”快捷键，这时被选 定的文本仍然存在。然后将插入点移至新的位置，再单击 “编辑” 菜单 中的 “粘贴” 命令或直接单击工具栏上的“粘贴”按钮，或按下 “ Ctrl+V”快捷键，这时在新的位置处复制了一个文本的副本，完成了 文档的复制操作。 Office2000中剪贴板 最多可粘贴 12次信息 。（如图 2-1 剪贴板） 如图 2-1剪贴板 一旦将内容送入剪贴板中，可多次复制，直至剪贴板中内容被更新。 还可以单击鼠标右键，打开快捷菜单，从中选择“剪切”、“复制”、 “粘贴”命令，完成相应的操作。 2.1.3插入和删除文本 可以从文档中删除不再需要的文本，也可以在文档中添加 一些新内容。 将光标移至需删除的文字前面， 按 Del键 ，或将插入点移至 要删除文字的后面， 按 Backspace键 ，如选定的是文本块，按 Del键，则选定的文本块将全部被删除。 如要添加新内容，光标移至想要插入新内容位置处，直接 输入文本，现有的文本将会向后移动，以便为添加的文本留 出空间。在想 插入空白行处 按 Enter键 ，将插入一个新空行。 在插入文本时需注意，屏幕的 右下角处显示“改写”按钮 时，这时输入的文本将替换原有的内容，而 不是插入文本 。 可以在 “工具” 菜单中的 “选项” 命令对话框中的 “编辑” 选项卡中取消 “改写模式” 即可。 2.1.4 恢复删除文本 Word将记住用户对文档进行的最近几次更改并有一个更 改列表，如果不小心错误的删除文本，可以 使用撤消特性 来恢复文本 。还可以用 Ctrl+Z快捷键来 恢复被删除的文本 。 单击 “编辑” 菜单中的 “撤消命令” ，或单击工具栏上的 撤消按钮，撤消刚才的操作。也可以打开更改列表从中选 择，每次取消一个更改，或者一次取消多个更改。 需要注意的是，在恢复被删除文档时，必须在删除文本后 立即选择“撤消清除”命令，中间不能执行任何其他操作 ，否则将不能被恢复。 2.1.5 查找和替换文本 一、 查找 Word的查找功能可以在文档中快速查找用户指定的内容，并定位到 文本出现的位置。单击“编辑”菜单中的“查找”命令，或按 Ctrl+F快 捷键，打开“查找与替换”对话框。（如图 2-1查找与替换对话框）在 “查找”选项卡中的“查找内容”文本框中输入要查找的文本内容，但 最多不能超过 255个字符。单击“查找下一处”按钮，开始查找，直至 全部查找结束为止， Word将提示用户查找结束。按“取消”按钮，关 闭对话框。（如图 2-2查找和替换对话框） 图 2-2查找和替换对话框 二、 替换 一般来说，查找的目的就是替换。替换文本是指将查找到的指定文字 用其他的文字或格式替代。 单击“编辑”菜单中的“替换”命令，或按 Ctrl+H快捷键，在打开“ 查找与替换”对话框中的“查找内容”文本框中输入要查找的内容，在 “替换为”文本框中输入要替换的内容。如果单击“高级”按钮，可以 设置替换内容的格式要求，也可以选择“搜索范围”下的“全字匹配” 、“使用统配符”，以及“格式”按钮中的“字体”、“样式”、“突 出显示”以及一些特殊要求。单击“全部替换”按钮，一次将所有搜索 到的指定文字全部替换为指定的字符和格式。单击“替换”，则替换当 前文字，单击“查找下一处”，则不替换该文字，跳到下一处继续搜索 。 2.1.6语法和拼写检查（自习） 现在的拼写检查工具能识别更多的人名、组织和公司的名称、城市 和国家及地区、 Internet和文件地址等信息。 Word的拼写检查特性将文 档中每个单词与词典中的单词进行比较，以找出拼写错误。语法检查 特性会找出如大写、标点符号错误和使用错误单词这样的错误。并提 供更有效，更便于用户使用的语法和重新书写建议。同时 Word2000增 加了对中文语法拼写的校对功能。 单击“工具”菜单中的“选项”命令，在打开的选项对话框中的“ 拼写和语法”选项卡中，选中“键入时检查拼写”和“键入时检查语 法”两个复选框，清除“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的 语法错误”复选框，（如不清除这两个选项，将隐藏显示拼写和语法 错误的下划波浪线），单击“确定”按钮。这时，在输入文档时， Word使用红色波浪下划线表示可能的拼写错误，用绿色波浪下划线表 示可能的语法错误。 如果要更正错误的语法和拼写，只需用鼠标右键单击文档中带有下 划波浪线的文字，在打开的快捷菜单上提供的正确内容来更正错误。 （如图 2-3拼写和语法对话框）也可以用自动更正功能修正拼写错误。 “自动更正”在自动更正常见拼写错误方面拥有更强大的功能。（必 须在设立检查语法和拼写设置之后）。单击“工具”菜单中的“自动 更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中的“自动更正选项卡” 中，（如图 2-4自动更正对话框）选中“键入时自动替换”选项。这以 后输入的文本会被立即更正。 图 2-3拼写和语法对话框 图 2-4自动更正对话框 2.1.7 自动识别功能 （略） Word 2000 有一项功能，它能够自动检测出 Word 文档 中亚洲的文字。但是，一些 Word95/6.0 文档是在装有中 文界面的英文 Word95/6.0 中创建的，如果用户没有为这 些文档设置一种中文字体， Word 2000 就不能识别其中的 中文文字并错误地将中文显示为扩展西文字符。如果遇到 了这种问题并且确信要打开的文档是在英文 Word95/6.0 中创建的，且包含有中文字符，你可以单击 “ 工具 ” 菜单 中的 “ 选项 ” 命令，再单击 “ 常规 ” 选项卡，然后在 “ 英 文 Word 6.0/95 文档 ” 下的列表框中选择 “ 包含中文文字 ” 。 2.1.8 简繁体转换 Word提供的简繁体转换，可以方便地进行简繁体之间的转换。 先选定需转换的文本，单击“工具”菜单中的“语言”子菜单中的“中 文简繁转换”命令，在打开的对话框中，选择“简体中文转换为繁体中文 ”复选框，并选定“转换时包括词汇”，反之选择“繁体中文转换为简体 中文”复选框，则将繁体字转换为简体字。（如图 2-5中文简繁转换对话框 ） 图 2-5中文简繁转换对话框 2.2字符格式化 字符格式化功能主要是对文字、段落、项目符号等内容进行操作。字符 格式化功能包括对各种字符的大小、字体、字型、颜色和字间距等进行定义 。 简体中文版的 Office 2000 中附带了 14 种中文字体 。 这些中文字 体都是 TrueType 字体 。 采用 “ 典型 ” 安装方式 （ 这是默认的安装方式 ） 时 ， 将安装以下 9 种字体： l STZhongsong（华文中宋） GBK l STXihei （华文细黑） GBK l Lisu（隶书） GBK l SimYou（幼圆） GBK l STXingkai（华文行楷） GB2312 l STXinwei（华文新魏） GB2312 l STCaiyun（华文彩云） GB2312 l FZYaoTi（方正姚体简体） GB2312 l FZShuTi（方正舒体简体） GB2312 采用 “ 典型 ” 安装方式时 ， 不会安装以下 5 种字体 ， 但在 “ 自定义 ” 安装 方式中可以进行安装 。 若要安装这些字体 ， 可以选择 “ 自定义 ” 安装 ， 或者 在已经安装了 Office 2000 的情况下 ， 双击 “ 控制面板 ” 中的 “ 添加 /删除 程序 ” 图标 ， 然后从列表中选择 Microsoft Office 2000 并单击 “ 添加 /删 除 ” 命令 ， 进入维护模式 。 单击 “ 添加或删除功能 ” 按钮 ， 展开 “ Office 工 具 ” 中的 “ 字体 ” ， 然后单击 “ 附加字体 ” 前的图标 ， 选择 “ 在本机上运行 ” 选项 。 l STSong（华文宋体） GBK l STKaiti（华文楷体） GBK l STFangsong（华文仿宋） GBK l STLiti（华文隶书） GB2312 l STHupo（华文琥珀） GB2312 请注意 ， 这里的 “ GBK”是继简体中文 Windows3.2 之后的简体中文 Windows 所使用的 Windows 代码页 ， 它包含了 Unicode 的所有 20902 个中文字符以 及中国国家标准化组织添加的大约 80 个中文字符 。 “ GB-2312”是简体中文 Windows 3.2 的代码页 ， 仅含有 6763 个汉字 。 “ GBK” 包含了 “ Big5”的繁 体中文字符和 “ GB2312”中的简体中文字符 。 除了 YouYuan（ 幼圆 ） 和 LiShu（ 隶书 ） ， 其余的 GBK中文字体都支持大部 分西欧语言和欧元符号 。 当在 “ 语言设置工具 ” 中启用了日文、繁体中文或朝鲜语进行编辑之后， 除了得到相应的语言支持外，还可以安装日文、繁体中文和朝鲜语字体。也 可以在 Office安装程序中安装这些字体。 2.2.1 字体和字号 单击“格式”菜单中的“字体”命令，（必须先选定文本），在打开的 字体对话框中的字体选项卡中“中文字体”下拉列表框中选择一种字体。 （如图 2-6字体对话框）如宋体、楷体、仿宋体等；在“字型”列表框中选 择如粗体、倾斜等字体的修饰，在“字号”下拉列表框中选择字体的大小 。如四号、小四等。 或者直接单击工具栏中的“字体”、“字符大小”、字型按钮进行设置 。还可以在“字体颜色”下拉列表框中选择一种颜色，在“下划线”下拉 列表框中选择一种下划线的样式，在“效果”选项下选择一种特殊效果， 如空心、阴影、上标、下标等等，增强文本的外观效果。 图 2-6字体对话框 2.2.2 字符间距的缩放 在 “ 字体对话框 ” 中的 “ 字符间距 ” 选项卡中，（如图 2-7字符间距 对话框）选择字符的间距是 “ 加宽 ” 或 “ 紧缩 ” 程度，或者选择字符 的缩放比例（或直接单击工具栏上 “ 显示比例 ” 按钮右边的下拉箭头 ，选择缩放倍数，大于 100%表示加宽，小于 100%表示缩小）。但需要 注意的是，字符间距调整是对字符之间距离的加宽或紧缩，而字符 “ 缩放 ” 是对字符本身进行加宽或紧缩。 图 2-7字符间距对话框 2.2.3 文字效果 为了使文档增加一些动画效果， Word添加了文字效果选项。单击字 体对话框中的“文字效果”选项，可以选择如“礼花绽放”、“七彩霓 虹”等文字效果。（如图 2-8文字效果对话框） 图 2-8文字效果对话框 2.2.4 字符单位 在简体中文版的 Word 2000 中 ， 引入了一种新的测量单位 字符 单 位 。 这样 ， 我们将可以以字符为单位 测量一些段落格式设置 ， 如缩进 、 页 边距 、 行距 、 字符间距等等 。 这对于中文文字的处理特别有用 ， 因为许多 人在日常写作中有在段落起始处缩进两个字符的习惯 。 如果以字符为单位 ， 就不必担心因改变了字体 、 字号等造成格式上的混乱 。 我们提供了 一种特殊的样式 正文 （ 首行缩进两字 ） ， 也就是在段落 的 首行缩进两个字符 。 默认情况下 ， 这种样式不出现在样式列表框中 。 调整样式： “ 格式 ” “样式 ” （ “ 列表 ” 框的 ） “ 所有样式 ” “正文 （ 首 行缩进两字 ） ” 只需单击该选项 ， 再单击 “ 应用 ” 按钮 ， 此样式就会应用于选定的段 落 。 对于包括简体中文版 Office 2000 在内的远东版本的 Office 2000， 我们将字符单位设置为默认的测量单位 。 打开 /关闭字符测量单位： “ 工具 ” “选项 ” “常规 ” 选项卡 清除 “ 使用字符单位 ” 复选框 。 默认情况下该复选框处于选中状态 。 2.2.5 突出显示文本 为了标记文本中标题或重要信息，需要突出显示文档中的文本， Word提供了 几种颜色来突出显示文本 (字块底色 ) 。 “ 视图 ” “工具栏 ” “审阅 ” 选项， 注意： 打开审阅工具栏 ，这时只要 先选定 要突出显示的 文本 ，再 单击 审阅工具栏 中 的 ” 突出显示 ” 按钮 ，在下拉箭头显示出来的各种颜色中，选择一种颜色来突 出所选择的文本。 隐藏文档中突出显示的文本 ， “ 工具 ” “选项 ” “视图 ” 选项卡中，取消 突出显示选项即可。（如图 2-9视图选项卡对话框） 取消突出显示 ，则在 颜色中选 “ 无 ” ，或单击 “ 撤消 ” 按钮。 图 2-9视图选项卡对话框 2.2.6 复制字符格式 在文档中，无论字符格式是如何设置的，或者是由几种格式同时设 定的，都可以使用 Word的 “ 格式刷 ” 按钮方便地将字符中的多种字符 格式复制到其他选定的文字中。 格式复制操作： 先 选定已经格式化后的文本 ，再 单击 工具栏上的 “ 格式刷 ” 按钮 ， 此时鼠标指针变成带有格式刷形状的指针，再 拖曳需格式化的文本 ， 即可复制完毕。如要复制多次，则要双击 “ 格式化 ” 按钮，此时，光 标指针变成一个刷子形状，再选中需复制的文档，该文档的格式立即 改变。直至全部复制完毕后，再单击 “ 格式刷 ” 一次，鼠标指针恢复 原样。 即：复制已有格式 拖刷待格式的字符 单击格式刷，只能复制一次 双击格式刷，可多次复制 2.2.7 查看字符格式 打开一个文档，想知道某一部分采用的是什么格式，可以单击 “ 帮助 ” 菜单中的 “ 这是什么 ” 命令，或直接单击 工具栏中的 “ 帮助 ” 按钮 ，或按下帮助的 快捷键 Shift+F1，这时鼠标指针变成一个问号箭头，移动鼠标指针到要查看的字符上，单击 鼠标左键，屏幕上显示出 “ 段落格式 ” 信息框，列出有关段落的字符格式的编排方式 （如图 2-10段落格式信息对话框）， 查阅完字符格式后，按 Esc键 ，或再次单击工具 栏上的 “ 帮助 ” 按钮，或按 Shift+F1键，恢复鼠标指针原形状，返回文档原来状态。 图 2-10段落格式信息对话框 2.3 段落格式化 在编辑文档时，按下回车键，表明前一个段落的结束，后一个段落的 开始。并产生一个段落标记。可以通过工具栏中的 “ 显示 /隐藏 ” 按钮 来显示或隐藏段落标记，在 段落标记中存储了该段落的所有格式编排 。 Word提供灵活方便的段落自动格式化功能。 段落格式化，主要是指段落的对齐方式和行间距 。 2.3.1 段落的对齐方式 段落的对齐方式是指段落中的文本在页面中的水平或垂直方向的排列 方式， Word提供了 五种对齐方式：左对齐、右对齐、居中、两端对齐和 分散对齐 。 操作： 在文档中 选定要对齐的段落或将鼠标指针移至该段落中 。并且在选择 文本时，包括段落符。 单击 “ 格式 ” 菜单中的 “ 段落 ” 命令，在打开的段落对话框中的 “ 缩 进和间距 ” 选项卡中的 “ 对齐方式 ” 下拉列表框中选择一种对齐方式 。 但实际上，段落对齐一般直接单击工具栏的对齐按钮更为方便。（如图 2-11段落对话框） 图 2-11段落对话框 2.3.2 段落缩进 段落缩进所包含的内容 主要是指：段落的左右 边距、首行缩进的方式。 除此以外，还可在同一 个对话框中对段落之间 的距离、行之间的距离 进行调整，以达到美化 文本的效果。 操作： 若是调整 一个段落 ，则 可将 插入点定位 在该段 落中；若对 多个段落 调 整，则应 选取 这些段落。 “格式” 菜单中选 “段 落” ， 选择 “缩进” 、 “特殊 格式” 等进行设置 2.3.3 复制或取消段落格式 在对整个段落设置完格式后，该段的 段落格式都存储在该段落标记 中 ，复制段落格式，实际是复制和粘贴该段落标记。 复制操作： 在文档中 选定 含有要复制的格式的 段落 ， 或只选定 该段落的 段落标 记 。再 利用 “ 格式刷 ” 按钮 ，拖曳要进行格式编排的段落标记，选定 段落的格式即改变。 或用 快捷键 CtrL+Shift+C复制格式，然后再选定要更改格式的段落 按 Ctrl+Shift+V键。 取消操作： 单击工具栏上的 “ 撤消 ” 按钮（或按快捷键 Ctrl+Z）。 如果希望 取消当前段落 中所有的直接在该段落上做的段落 格式 ，只 留下段落样式格式 ，按住快捷键 Ctrl+Q， 而使用 Ctrl+Shift+N键，则 删除当前段落的样式格式 ，而将 Word默 认的 “ 正文 ” 样式 格式用于该段落。 2.3.4 边框和底纹 Word 提供了 150 多种新增的边框样式，包括三维 (3-D) 样式以及 几种适于出版印刷的样式（此样式允许多线条边框）。 有时希望将文档中某段文章用边框在四周围起来，或为了突出文档的 效果，用背景色填充一个段落。 一、设置边框 操作： 先 选定文本 ，单击 “ 格式 ” 菜单中的 “ 边框和底纹 ” 命令。在打开的 对话框中 “ 边框 ” 选项卡 中 “ 设置 ” 选项框中选择一种边框样式；（如 图 2-12边框和底纹对话框）在 “ 线型 ” 选项中 ，选择一种线条样式；在 “ 颜色 ” 下拉列表框中选择一种颜色；在 “ 宽度 ” 下拉列表框中选择线 型的宽度；在 “ 应用范围 ” 下拉列表框中选择 “ 段落 ” 还是 “ 文本 ” ， （如选择文本，则将对文本加边框） 这时在 “ 预览 ” 框中可以看到设置 的效果。 图 2-12边框和底纹对话框 一般添加的 边框与正文之间的距离是 系统 默认值 。如果要 重新设 置这个值 ，可单击 “ 选项 ” 按钮 ，在 “ 选项 ” 对话框中的 “ 距正文 ” 选项框中设置 “ 上 ” 、 “ 下 ” 、 “ 左 ” 、 “ 右 ” 各文本框中的值，以 定义边框的上、下、左、右各边框距正文之间的距离。 注意：该项功能仅对段落边框有效。 二、设置底纹 给段落加底纹，就是用背景色填充一个段落。无论该段落有边框还是 无边框，其效果都是一样的。 对于不同字符格式的文档，应采用不同的 底纹 。一般来说，字符使用的 字体越小，底纹就应越浅 。 操作： 先 选定文本 ，单击 边框和底纹 对话框中的 “ 底纹 ” 选项卡 。（如图 2- 13底纹选项卡对话框）在 “ 填充 ” 选项中的颜色列表框中，选择底纹的 背景颜色；在 “ 图案 ” 选项框中，单击 “ 式样 ” 下拉列表框中选择一种 底纹样式，在 “ 颜色 ” 下拉列表框中选择一种颜色，在 “ 应用范围 ” 下 拉列表框中选择 “ 段落 ” 或 “ 文本 ” 选项，（如选择文本，则将对文本 加底纹）单击 “ 确定 ” 按钮，关闭对话框。 图 2-13底纹选项卡对话框 三、设置页面边框 在 “ 边框和底纹 ” 的 “ 页面边框 ” 选项卡中，（如图 2-14页面边框对话框） 可以对页面加边框， 除了新增的 150 多种边框线条样式之外， Word 还提供了 160 多种五彩缤纷的艺术边框样式（这些样式来自 Microsoft Publisher）， 作为页面边框。此外，您还可以在很大程度上自定义页面边框。在页面的四周 或某一侧加边框。页面边框的应用范围是整个页面，或者是节的首页或其他页 面等等。 图 2-14页面边框对话框 2.3.5 项目符号和编号 我们可以根据实际需要给段落加上项目符号和编号，这样可以使 文档更加新颖别致，段落的层次和顺序清晰明了，而且更加突出重 点段落。 操作： 先 选定 需要添加项目符号或编号格式的 段落 ，单击 “ 格式 ” 菜单 中的 “ 项目符号和编号 ” 命令，在打开的对话框中的 “ 项目符号 ” 选项卡中单击所需的符号框，（如图 2-15项目符号对话框）也可以 单击 “ 自定义 ” 按钮，选择其他的项目符号的字符样式；或者单击 “ 图片 ” 按钮，选择图片作为项目符号标记。 图 2-15项目符号对话框 项目符号和编号的扩充说明 单击 “ 编号 ” 选项卡或 “ 多级符号 ” 选项卡，可以给选定的段落 加上 编号或大纲式的多级符号 。 对段落 设置或取消项目符号、编号也可以通过工具栏上的 “ 项目符号 ” 、 “ 编号 ” 按钮来完成。 通过插入编号域的办法可以在同一段文字中，进行内部编号。将 光标 移到要编号的地方 ，单击 “ 插入 ” 菜单中的 “ 域 ” 命令，在打开的 “ 域 ” 对话框中（如图 2-16域对话框）的 “ 类别 ” 列表框中选择 “ 编号 ” 或 “ 全部 ” 项，在 “ 域名 ” 列表框中选择 “ List Num”项，重复以上过程 ，即可在文档中插入任意编号。 在实际排版中，有时 需要让几段不相邻的文字进行逐层编号 ，先 选中 要顺序编号的第一段文字 。在 “ 编号 ” 选项卡中按以上要求设置好编号 式样， 再选中要顺序编号的下一段文字 ，在打开的 “ 编号 ” 选项卡中的 选中 “ 继续前一列表 ” 复选项的单选按钮，单击 “ 确定 ” 按钮，选中的 段落即会和前面选中的段落顺序一致。 如果要 删除其中已设置好的段落符号 ，可选中该段落， 单击工具 栏上的项目符号或编号按钮 ，即可取消该段落的编号或项目符号。 图 2-16域对话框 2.4 文档格式化 Word文档的四层结构 :字符、段落、节和文档，其中节是用来格式化 文档的重要一层。 2.4.1 设置节格式 每个 文档开始时只包含一个节 。 节可以是整个文档或是多个段落 。当处理 的文档比较长或比较复杂时，需要将文档分成若干节，然后对各节分别处理 。 Word文档用分节符分开每一个节，并且将节的所有格式说明，如页边框、 页码以及页眉和页脚等，都 存储在节末尾的分节符中 。 如果我们要为新文档设置节格式，可先将 插入点移到 要设置新节的位置， 单击 “ 插入 ” 菜单中的 “ 分隔符 ” 命令，（如图 2-17分隔符对话框）在打开 的对话框中 “ 分节符类型 ” 选项框中，选定 “ 下一页 ” 单选项，将在分节符 处进行分页，新节在下一页顶端开始；选定 “ 连续 ” 单选项，则不分页紧接 前一节后开始新的节；选定 “ 偶数页 ” 或 “ 奇数页 ” ，则将在下一个偶数或 奇数页开始新节。单击 “ 确定 ” 按钮， Word在文档的插入点的上方插入 一条 双点线来标记出所设置节的末尾 。（ 在普通视图下，或单击 “ 段落符号 ” 显 示按钮才可看见。 ） 图 2-17分隔符对话框 如果要删除某分节符，只需选定它，然后按 Delete键删除。这时该 分节符上的文本所应用的节格式也将被删除，这些文本即成为后面节 的一部分，并且应用其后面节的格式。 2.4.2 设置分栏 我们常常将一个文档分成两栏或多栏格式进行排版， Word允许这样 的分栏方式。先将文档分成多个节，分别对每个节设置多栏格式。 Word以节为单位进行分栏。 先 选定需要分栏的文本 ，或直接将插入点移至需要分栏的位置。单 击 “ 格式 ” 菜单中的 “ 分栏 ” 命令，（如图 2-18分栏对话框）在打开 的分栏对话框中 “ 预设 ” 选项框中，选定一种分栏样式（如两栏、偏 左、偏右等样式）；在 “ 应用范围 ” 选项框中选定要分栏的文档范围 ； 在 “ 宽度和间距 ” 选项框中，设置不同的栏宽和栏间距（但必须取 消 “ 栏宽相等 ” 选项）；选择 “ 分割线 ” 复选项，将在分栏间设置分 割线。如果选中 “ 栏宽相等 ” 选项，所有的栏都将设置成相等的栏宽 。这时在 “ 预览 ” 框中就可以看到 Word以节来设置分栏的效果。并且 Word将在选定文本的开头和结尾处自动插入分节符。 分栏的实际效果可以在页面视图和打印预览视图模式下查看 。在普 通视图窗口中只能显示一栏，不能显示多栏效果。 图 2-18分栏对话框 分栏时，有时为了达到特殊效果，需要人为的插入分栏符。分栏 符的作用类似于分页符。将插入点移至须人工分栏的地方，单击 “ 插 入 ” 菜单中的 “ 分隔符 ” 命令，（如图 2-17分隔符对话框）在打开的 分隔符对话框中，选中 “ 分栏符 ” 单选按钮，按 “ 确定 ” 按钮后，分 栏符就会将插入点后的内容另起一栏。 2.4.3 首字下沉 在书刊和杂志中我们常常看到，文章的第一段中的第一个字母或汉 字，占据了很大的位置。我们称之为 “ 首字下沉 ” 。 通常首字下沉为一个字母或一个汉字 ，如果 需要多个字母或文字的 下沉，则必须选定段落开头可需下沉的前几个字母或汉字 。 将 插入点移到 准备要首字下沉的段落处，单击 “ 格式 ” 菜单中的 “ 首字下沉 ” 命令，在打开的 “ 首字下沉 ” 对话框中，选择 “ 位置 ” 选 项框中的 “ 下沉 ” （或者 “ 悬挂 ” ）选项；在 “ 字体 ” 选项文本框中 ，设置首字下沉的字体；在 “ 下沉行数 ” 选项文本框中选择下沉的行 数；在 “ 距正文 ” 选项文本框内选择下沉字母或汉字距正文的位置。 （如图 2-19首字下沉对话框）单击 “ 确定 ” 按钮即可 图 2-19首字下沉对话框 如想取消段落中首字下沉，可以直接选定文本中首字下沉的文字 ，并在其边框上单击鼠标右键，打开 “ 首字下沉 ” 对话框，在 “ 位置 ” 选项卡中选择 “ 无 ” 选项即可取消首字下沉。 2.4.4 中文版式 一、双行合一 有时由于特殊需要，我们可能会把两行文字合为一体，特别是在全 文的标题或结尾处用得更多。如 “ 上海大学计算中心 ” ，利用 Word的 “ 双行合一 ” 功能来实现这一特殊需要。 选定 需要双行合一的汉字，单击 “ 格式 ” 菜单中的 “ 中文版式 ” 命 令。在打开的子菜单中单击 “ 双行合一 ” 命令，在打开的 “ 双行合一 ” 对话框中，在 “ 字符 ” 文本框中编辑或输入双行合一的汉字，在 “ 预览 ” 框中查看显示效果。单击 “ 确定 ” 按钮，即可实现 “ 双行合一 ” 设置（如图 2-20双行合一对话框） 如要删除双行合一功能的方法是在 “ 双行合一 ” 对话框中，单击 “ 删除 ” 按钮，即可取消双行合一。 图 2-20双行合一对话框 二、拼音指南 (下次开始 ) 在实现文字编排中，我们可能会遇到为某个汉字加上拼音注释，在 Word中，新增加了为部分或全部汉字增加拼音的功能，这种功能可以 使得拼音和汉字浑然一体。 选定 需要加注拼音的汉字，单击 “ 格式 ” 菜单中的 “ 中文版式 ” 命 令，在打开的子菜单中单击 “ 拼音指南 ” 命令，在打开的 “ 拼音指南 ” 对话框中，在 “ 拼音文字 ” 文本框中的拼音对应 “ 基准文字 ” 文本 框中的汉字，（如图 2-21拼音指南对话框）也可以单击 “ 组合 ” 按钮 ，把单个汉字变成词组形式（如图 2-22组合词组拼音对话框）单击 “ 单字 ” 按钮，则可以取消 “ 组合 ” 形式。 图 2-21拼音指南对话框 图 2-22组合词组拼音对话框 单击 “ 对齐方式 ” 文本框，选择拼音的对齐方式。同样，在 “ 字体 ” 选项的文本框中选择拼音的字体；在 “ 字号 ” 选项的文本框 中选择拼音的字号。这时可在 “ 预览 ” 框中看到所设置的效果。 取消 “ 拼音 ” 的设置，只需在 “ 拼音指南 ” 对话框中，单击 “ 全部删除 ” 按钮，即可取消以上的设置。 三、纵横混排 该功能 主要应用于竖排文字 时，可使版式更为丰富。 先要 选定竖排的文字 ，单击 “ 格式 ” 菜单中的 “ 文字方向 ” 命令， 选择一种竖排的样式，单击 “ 确定 ” 按钮 ，即可 （但要注意的是， 选择此命令后，应用的对象是整篇文档，假如要使文档中某一段文字 竖排，必须加入 “ 文本框 ” ，才能实现） 。再选择其中需要横排的文 字，单击 “ 格式 ” 菜单中的 “ 中文版式 ” 命令中的 “ 纵横混排 ” 命令 ，在打开 “ 纵横混排 ” 的对话框中（如图 2-23纵横混排的对话框）， 选中 “ 适应行宽 ” 复选项，单击 “ 确定 ” 按钮即可。用该功能可以很 方便地对一本书的书脊的文字进行排版。 图 2-23纵横混排的对话框 四、给汉字加圈 在中文书写的习惯中，有时会给汉字加圈，增加排版的效果。 选定 要 加圈的汉字，单击 “ 格式 ” 菜单中的 “ 中文版式 ” 命令中的 “ 带圈字符 ” 命令，在打开的 “ 带圈字符 ” 对话框中（如图 2-24带圈字符对话框） ，选择一种带圈的样式和圈的形状。单击 “ 确定 ” 按钮即可。 但该功能 每次只能为一个字加圈，所以一次只能选定一个字进行设置 。重复以上 操作，直至全部设置完毕为止。 图 2-24带圈字符对话框 2.4.5 改变文档页边距 文档的页边距就是文档文本区到页边界的距离，也称为页边空白。 纸张的顶部、底部、左右边缘都有页边距， Word默认设置是顶部和底 部的页边距设置为 2.54厘米（ 1英寸），而将左右页边距设置为 3.17厘 米（ 1.25英寸）。 增加页边距的大小将会增大页面上的空白空间。这可以使文档更容 易阅读。减少页边距的大小可以使更多的信息显示在页面上。但 大多 数打印机无法打印页面的边缘，要求在每条边上使用至少 6.35毫米（ 0.25英寸）的页边距。 我们 可以为整个文档设置页边距，也可以为文档的一个节或多个节 设置 ，所设置的对象取决于在执行格式化命令时文档的插入点所在位 置或我们事先所选定的范围。 图 2-25页面设置对话框 选定要改变页边距的文本，或将插入点设置在要改变页边距的节中 。要想只更改文档中的某些页面，可以将文档分成多个节， Word将以 节为单位设置。单击 “文件” 菜单中的 “页面设置” 命令。在“页面 设置”对话框中的“页边距”选项卡中，“上”、“下”、“左”、 “右”选项的文本框中输入页边距尺寸，在“应用于”选项中，选定 要应用新页边距的文档范围。如果要将新的页边距设置作为 Word默认 设置，可以单击“默认”按钮， Word将新的默认设置保存在文档所基 于的模板中，以后基于该模板的每一个新文档将自动使用这一新的页 边距。（如图 2-25页面设置对话框） 在 Word的普通视图显示模式下，我们不能看到页边空白，必须切换到 页面 视图模式下或打印预览模式下，才能看到与打印结果完全一样的页边空白效果 。 而且可以在该模式下的水平标尺和垂直标尺下，（如图 2-26打印预览对话框）用 拖动页边顶线的方法来设置新的页边距。也可以在“页面视图”中，直接用鼠 标拖动标尺上的页边距线来调整页边距。 并且当鼠标指针变成一个双箭头时， 会显示相应的页边距名称。 图 2-26打印预览对话框 2.5 样式 样式就是 用有意义的名称保存的段落格式和字符格式的集合 ，样式 中包含字符和段落样式，只需先创建一个这种格式的样式，即可重复 编排格式。 同时，样式还便于改变所有应用同一样式的段落和字符，如需对他 们的格式进行变动，只需对他们的样式进行修改，而各个段落或字符 的格式修改则会由 Word自动完成。 一、 创建样式 Word自带了许多样式，可以很容易将它们应用在自己的文字编排中 。先 选定 所需格式化的文本，单击 格式工具栏上的样式命令 （如图 2- 27样式对话框）选择一种样式名，则所选取的文本将会按照样式重新 格式化。 图 2-27样式对话框 如果在内置样式中没有所需要的样式，必须自己创建新样式。新 样式应包括创建字符类型样式和段落类型的样式。 选择段落 ，单击 “格式” 菜单中的 “样式” 命令，单击 “新建”按钮 ，在打开的新建 样式对话框中的 “名称”文本框中输入新的样式名 ，单击 “格式”按 钮 来重新设置新的段落、字符、编号等格式 。最后单击“确定”按钮， 保存新的样式。新建字符样式方法和新建段落样式的步骤一样。只是 在“样式类型”下拉列表框中将“段落”改为“字符”即可。 二、 更改样式 有时会遇到格式非常相似的情况，为了节省时间，对样式的属性情况 稍作修改就可达到令人满意的效果。单击 “格式” 菜单中的 “样式” 命 令，在打开的样式对话框中，单击 “更改” 按钮，然后单击“格式”按 钮，对“字体”、“编号”、“段落”等进行更改，直至更改结束，单 击“确定”按钮。如果选中 “自动更新” 和 “添至模板” 复选项，那么 Word将自动对文档更新样式，并将此样式格式添加至样式模板中。 三、 删除样式 如取消自己创建的段落样式， Word首先对带有此样式的段落应用正文 样式，然后从模板中取消此样式的定义。 先选定要取消样式的段落或字符，单击“格式”菜单中的“样式”命 令，在打开的样式对话框中单击“样式”框中所要取消的样式，单击“ 删除”按钮，出现“确认”对话框，单击“是”按钮，即可删除所选取 段落的样式，并改回为默认的正文样式。 习 题 1如何选定、插入和删除文本 2复制和剪切有什么不同？ 3如何查找和替换文本？ 4若不小心对文档进行了误删除，如何来恢复？ 5什么是节？节有什么作用？如何来分节？ 6段落标记的作用是什么？如何来显示或隐藏段落标记？ 7简述分节符、分栏符的概念？ 8字符格式化的方法有那些？ 9如何对段落进行格式化？ 10如何对页面进行格式化？ 11样式是什么？样式和模板的差别在那里？ 12如何在文档中应用中文版式？ 实验一 文档的创建 一、实验目的 1掌握文档中文本的输入、修改、删除等操作。 2掌握文档的创建、打开、关闭等方法。 3掌握保存文档的几种方法。 二、实验内容 1新建一个文档，文档名为 jobW1.doc，保存在 A盘根目录下。 2在 jobW1.doc文档中输入以下内容： 机电集团迎新春新闻发布会 一九九八年机电集团公司各项工作了取得了新成绩，呈现出生产发展、改革深入、管 理加强、效益提高、队伍稳定、活力增强的大好局面。 1.1各项生产经营指标圆满完成 全年新增的机电产品， RQ电机、电器、控制柜、电钻设备均超额完成国家经委及机电控 股集团的年度计划，并争取九九年利率超 2个百分点。 1.2现代企业制度试呈稳步推进 进一步理顺了机电集团的开发管理体制；推行了物业管理， 5个住宅小区达到市级以上 标准；推行了资产经营责任制，对分公司落实了资产保值增值责任；股份制改革、企业 兼并重组工作取得进展；深化了三项制度改革。 3新建第二个文档，文档名为 jobW2.doc，存在 A盘根目录下。 4在 jobW2.doc文档中输入以下内容： 要辨证地看待“基金黑幕” 对“基金黑幕”要辨证地看待，因为这张“黑幕”的“织就”是一系列元素复合作用的 结果，是我国资本市场内在制度缺陷在市场上的综合反映。 首先，我国的证券投资基金从诞生的那一天起，就没有真正植根于市场经济的基础之上。 从益鑫泰发行新股开始，管理层就定向给基金配股，而且随着时间的推移，配售的比例 越来越大，配售的量也越来越多。由于我国股票发行制度存在严重的制度缺陷，一、二 级市场股票价格存在巨大的利润空间。因此，给基金配股，实际上就等于给基金“注” 利润。这不但违背了市场经济的公平和公正原则，而且也违背了证券投资基金本身的 “机构投资、专家理财”的宗旨，使证券投资基金从设立之初就形成了对政府而不是对 市场的依赖。 其次，证券投资基金在信息披露上经历了一个由明到灰的过程，这种转变为基 金做庄和种种不规范行为创造了条件。证券投资基金设立之初，基金管理公司 基本上是每周公布一次持仓情况和投资状况，如果基金运作始终在这样一个透 明的市场环境下进行，那么 基金黑幕 中所披露的各种不规范操作虽然不能 完全避免，但难度会是相当高的。但不知从何时开始，也不知基于何种原因， 基金管理公司的信息披露制度悄悄地发生了重大改变：信息披露的时间越拉越 长，信息披露的内容越来越空，以至于这种信息披露已经不能对基金管理公司 的做庄行为和不规范行为形成有效的制约。这样，就在制度上为“黑幕”行为 打开了“缺口”并“创造”了条件。 “基金黑幕”事件以及最近一个时期我国证券市出现的一系列事件给人们一个 最重要的启示和教训是：靠个人意志决定的发展方式已经不适应现代社会发展 和体制变革状况了。必须进一步考虑我国证券市场特别是股票市场的总体发展 战略，进一步从整体上推进从政策调整到制度创新的转变过程，否则，在制度 不健全的大背景下，就不可能建立起一道能有效防止各种违规违法行为的“防 护墙”，也不可能在整体上提高市的有序化程度，进而提高资源的配置效率。 5新建第三个文档，文档名为 jobW3.doc，保存在 A盘根目录下。 6在 jobW3.doc文档中输入以下内容： 1.3静夜思 （李白）五言绝句 床前明月光， 疑是地上霜。 举头望明月， 低头思故乡。 柳宗元 江雪 孟浩然 春晓 实验二 文档的编辑 一、实验目的 1掌握字符格式的设置。 2掌握段落格式的设置。 3掌握基本编辑方法，替换、恢复、中文版式等功能。 4掌握文档格式的设置、节和分栏方法。 5了解样式和模板。 二、实验内容 将第一次实验保存在 A盘中的 jobW1.doc和 jobW2.doc文档打开作如下的修改： 1 将 jobW1.doc文档中 1.2的内容与 1.1的内容互换。 2 设置标题为：机电集团，宋体、二号、红色带波浪下划线。 3 文章中的“机电集团”替换为“电机控股”，并带下划线，红色。 4 将第二段内容复制后，作为最后一段。 5 文档中的第一自然段设置为：楷书、四号、斜体、蓝色，并增加字间距。 6 将文档中的“ 1.2各项生产经营指标圆满完成”设置为：隶书、三号、粗体，并增加 阴影和动画效果。 7 将文档中的第四段中“ RQ电机”中的 Q设置为上标。 8 将文档第一自然段设置为：首行缩进 1厘米，右缩进 1厘米，左缩进 0.5厘米，并将行 间距设置为 1.5倍行距，两端对齐。 9 将第一自然段和“ 1.1现代企业制度试点稳步推进”之间的距离设置为 12磅。 10 将最后一段分成等宽二栏。并将结果以 jobW1new.doc保存在 A盘中。 11 将 jobW2.doc文档中所有“基金”替换成：红色、突出显示。 12 将全文中所有段落首行缩进 0.75厘米，段前段后间距为 6磅，并将最后二段位置交换 。 13 将第三段落首字下沉 2行，加 25%底纹，并将该段分成偏左两栏。 14 设置标题，“要辨证地看待”设置为：宋体、小初号、加粗、空心、下划线、字间 距加宽 5磅；“基金黑幕”设置为：黑体、一号、加粗、礼花绽放的动态效果。 15 给第一、第二、第三段加带阴影边框。并将结果以 jobW2new.doc保存在 A盘中。