秘书理论与实务－事务管理－时间管理

,事务管理 有效时间管理,学习重点 如何夸越时间陷阱 运用时间表进行管理 编制并管理本人和上司的工作日志,1. 要事第一,ABCD法则 办事的优先次序,2. 以终为始,是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？,3. 学会说“NO！”,1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长 3显示慎重. 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定,3. 学会说“NO！”（续）,6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝,4.如何对付不速之客,1. 不要采行无条件的门户开放政策 2. 授权秘书对约会事宜作初步之安排 3. 授权秘书甄别并拦截来客。 4. 规定接见部属之时间。,4.如何对付不速之客（续）,6. 在办公室外接见外界不速之客。 7. 站立会客。 8. 让秘书控制会谈时间。 限时面谈。 10. 宁可提早上班，但不要延迟下班。 11. 定期与部属会面。,5如何减少冗长会议,会议前 会议中 会议后,6办公桌上的“5 S”运动,整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理 整理 整顿 清扫 清洁 修养,5S管理起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，这是日本企业独特的一种管理办法。“5S”是整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seikeetsu）和素养（Shit- suke）这5个词的缩写。因为这5个词日语中罗马拼音的第一个字母都是“S”，所以简称为“5S”，开展以整理、整顿、清扫、清洁和素养为内容的活动，称为“5S”活动。,5S管理的含义,它的具体类型内容和典型的意思就是倒掉垃圾和仓库长期不要的东西。 整理 就是区分必需和非必需品，现场不放置非必需品： 将混乱的状态收拾成井然有序的状态 5S管理是为了改善企业的体质 整理也是为了改善企业的体质 整顿就是能在30秒内找到要找的东西，将寻找必需品的时间减少为零： 能迅速取出 能立即使用 处于能节约的状态 清扫 将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态， 清扫的对象： 地板、天花板、墙壁、工具架、橱柜等 机器、工具、测量用具等 清洁 将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化；管理公开化，透明化。 修养 对于规定了的事，大家都要认真地遵守执行。 典型例子就是要求严守标准，强调的是团队精神 养成良好的5S管理的习惯,四、时间管理矩阵图,不紧急,紧急,重要,不重要,A,B,C,D,五、时间管理的工具,工作中,有哪些工具可以用来管理时间?,1、时间表 2、闹钟 3、效率手册 4、商务通 5、值班表,时间表有哪些种类呢？（电子表格 ）,年度计划表 月度计划表 季度计划表 周计划表 日程表 工作日志,编制日程表时应注意以下事项： 1、注意轻重缓急 2、预约 3、留有余地 4、内外兼顾 5、行踪保密 6、提高效率 7、领导同意,日程安排表,工作条理性训练,周一上班,行政助理小李需要完成以下工作: 1、给某客户打电话，与对方联系自己的领导下周四将与他约会的事宜； 2、为下午部门经理会议复印所要讨论的报告及会议日程表，每人一份（8人，每份10页） 3、向人资部门写报告，申请今年的休假。 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件 6布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡 7、为上司预定周末去天津的火车票 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅 9、做这些事的同时，他还接待了3位访客，接了数个电话 他迅速地开始工作，弄得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。你帮他出出主意，该如何处理这种情况？,编制时间表的注意事项,1、尽可能归为一页，并标出时间段 2、表内包括日期、时间、活动内容、地点、备注等 3、当计划变动时，应及时变更计划表 4、认真细致、主动沟通、留有余地 5、领导一份、本人留存一份 6、用简明的文字将信息填入表格，包括内容等,2006年6月5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：2016：20在本公司礼堂举行，下午13：3015：00）；检查实验大楼的建设情况（15：2016：20在工地现场）；晚餐在17：0019：00举行（地点同中午）。请列出工作日志。,实战演练,管理日志,星期三,工作日志的管理（秘书个人）,1、提前了解上司工作和活动的信息，并填入日志，第二天一早再次确认 2、填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，可用彩笔做记号 3、信息完整，标明活动的时间、地点、姓名、联络等。 4、及时更新，并告知上司变化。 5、提醒上司执行计划。,2、工作日志填写的信息内容（秘书） 上司的各项活动需要秘书协助的准备的事宜：发言稿、会议议程、订机票；草拟的合同和订餐 上司交办的工作：签字仪式联系地点、媒体 自己职责中应做的工作、活动：工作总结、参加值班,1、工作日志填写的信息内容（上司个人） 上司参加的内部会议、活动情况：记清时间、地点、内容 接待人员：来访者的姓名、单位、时间 上司参加的外部会议和活动：时间、地点、细节、对方的联络方式 上司的个人安排：看病等 上司私人的信息：亲属的生日，并提醒,实战演练,完成P148的工作实务题3,工作日志 2005年4月15日 星期三,工作日志 2005年4月15日 星期三,秘书实务题,天地公司销售部经理第三季度会议较多,七月的前两周要在上海开会;八月的第二周要去香港参加5天会议;每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议;八月最后一个星期三要参加公司的办公会议,七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神,八月第一周的星期一还要面试三个营销员;九月的前两周希望安排休假,请你帮助天地公司的秘书钟苗,为她的上司制定一份会议时间表,第二季度会议时间表（2005.79）,实务题,请同学们帮钟苗起草一份周时间表。表内内容可虚拟,钟苗现在把周安排表列出来了，看，就这么简单 周工作计划表 年 月 日,制表人：钟苗,约会安排,安排约会时的注意事项： 1、周未或节假日时不安排约会 2、周一早晨或周五下午少安排约会 3、上司出差刚回，避免马上安排约会 4、上司出门前，再次确认约会是否有变更 5、约会时，务必弄清所有相关信息,谢 谢！,电子工作日志学会使用Outlook对时间进行管理,秘书办公室： 钟苗正在忙着安排下周的会议事宜,这时电话响了 孙总：“钟苗，我下周事太多，帮我列个表出来，而且要具体到每天；另外，到五一虽然还有一段时间，你先列一个五一七天值班表出来，也好让大家提前有个准备。”,实训题,帮钟苗编写一份“五一”七天值班表。 要求：1，值班人员中要有负责人和具体值班人；人员姓名自拟； 2，值班地点标明清楚。 3，值班时间必须是全天的，要清楚明白，一目了然。 4，简单写明值班内容，结合该公司性质自拟。,3，值班工作与值班表 （1）值班工作内容：电话、接待、值班日记记录，要尽量详细；信息传递，既将重要或需紧急处理的信息向有关人员通报。 （2）值班工作制度：岗位责任制度、交接班制度、信息处理制度、保密制度。,（3）编制值班表 值班人员：负责人或带班人； 值班人；替班人。 值班时间：值班的期限和具体值班时间。 值班地点：应写清指定地点。 值班内容：应简单标明。,（4）值班工作注意事项 不能间断，必须保持其连续性； 值班表编制完成后应与相关人员协商并报主管领导审定后执行。,值班日志表,人员值班安排表,