用友ERP系统岗位责任制度h操作指南

第第 1 1 章章 ERP ERP 系统作业流程及岗位责任管理制度（修改）系统作业流程及岗位责任管理制度（修改）1.11.1总则总则MRPMRP：Material Requirement Planning是“物料需求计划物料需求计划”的简称,依据主生产计划或客户订单及需求预测,利用物料清单资料，同时考虑现有库存量信息、以及有效订单（如请购单、采购订单、生产订单、委外订单等）供应量,以计算物料净需求并提出新的供应计划，这一过程称为物料需求计划。SRPSRP：Singlematerial Requirement Planning是“单项物料需求计划单项物料需求计划”的简称,按照新收到的单个销售订单展开计算出物料需求计划，是一种补充计划,如当前的供应计划已经可以满足接收到的销售订单的物料需求，不会产生新的供应计划，如当前的供应计划不能满足接收到的销售订单的物料需求,会在现有计划基础之上产生新的供应计划；主要用于处理插单，即在已经运算好的 MRP 上增加一个订单，是一种净改变式重排 ERP.BRPBRP：Batch-material Requirement Planning是“批量物料需求计划批量物料需求计划”的简称,即将预测订单或客户订单通过其 BOM 的直接展开，得到各阶物料的毛需求，以毛需求来计划采购、委外、自制订单等。第一条 为规范公司企业资源规划（以下简称 ERP）系统的管理，特制定本制度。第二条 ERP 系统各岗位人员的职责管理除公司有特殊规定外，皆按本制度执行。第三条 ERP 系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司的绩效考核体系.第四条 我司 ERP 系统分为财务会计、供应链、生产制造和人力资源四大类模块,供应链包括销售管理、采购管理、库存管理、存货核算，质量管理 5 个子模块,生产制造成包括物料清单、需求规划、生产订单三个子模块，财务会计包括总帐，应收款管理，应付款管理三个子模块，人力资源包括人事管理和薪资管理两个子模块,每个模块对应一个部门主管，为该模块总负责人。根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定,共分解出如下岗位：模块系统设置管理销售管理采购管理库存管理存货核算职能部门行政部业务部采购部仓库财务部数据输入员系统维护员业务员采购员仓库记账员财务会计数据审核员系统工程师业务主管采购主管成本会计财务部主管北京用友软件股份有限公司*分公司第 1 页 共 39 页ERP 咨询实施部质量管理物料清单需求规划生产订单总账品质部工程部生产部生产部财务部品质文员工程文员生管生管财务会计品质主管工程部经理生产经理生产经理财务部主管财务部主管财务部主管行政经理行政经理系统工程师及公应付款管理财务部财务会计应收款管理财务部财务会计人事管理行政部人事薪资管理行政部人事系统维护综合部第五条 ERP 项目实施小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP司领导层组成,对整个 ERP 项目的实施负总责。其 ERP 系统工程师负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供技术支持和保障；第六条 各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络ERP系统工程师解决本模块最终操作，用户提出的与系统有关的所有问题。第七条 各部门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。第八条 最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管和系统工程师解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。第九条 ERP 系统是一项管理的系统工程,具有高度上下级的关联性,ERP 系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，对上层数据，如发现错误必须及如发现错误必须及时向相关人员报告并暂停与此有关的工作时向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确;同时做好自己这部分数据,为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，将错就错，使错误扩散。使错误扩散。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；第十条 ERP 系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块站点，同时避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果.ERP 系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当.第十一条ERP 系统各岗位人员离开工作岗位时，主管领导应及时上报系统管理员，以便冻结其账号，避免账号被他人使用.如因此而造成数据错误，视为主管失误，并承北京用友软件股份有限公司*分公司第 2 页 共 39 页ERP 咨询实施部当一切后果。第十二条ERP 系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定.1.2 岗位说明1。2。1 系统设置管理模块（行政部）系统设置管理模块-系统总负责人主要职责：1负责系统的总体运行;2负责系统流程的制定、维护和根据实际业务需要进行流程变更；3协调各部门的工作，确保流程畅通;4审核并确认所有作为 ERP 系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、订单编码规则文件等；系统日常管理系统维护员（行政部）主要职责：1.监督系统数据（物料出入库数据、物料清单数据、存货档案及各类订单）的正确性和及时性，发现错误及时指导纠正，确保系统有效运行；2.监督系统文件的执行情况；3.负责系统日常故障的及时处理；4.负责系统数据备份管理;5.系统新增客户权限的分配；6.系统用户权限的分配和管理；7.负责系统使用员考核数据的提供。1.2。2 销售管理模块（业务部，生产部)销售管理模块业务部主管主要职责：1.审核并确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括客户编码、客户资料等；2.如有特殊情况或订单变更时，应及时通知生管;3.指导、监督各业务人员的工作，检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性；北京用友软件股份有限公司*分公司第 3 页 共 39 页ERP 咨询实施部4.跟踪销售订单执行情况,如有错误或异常情况及时指导纠正；销售业务员主要职责：1.接到客户订单之后必须在一个小时内输入 ERP 系统，在审核确认销售订单的同时告知生管。2.如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问，应及时通知相关人员要求在限期内处理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反应并等候相关指示；3.保证数据的及时性、准确性，所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理；4.跟踪订单执行情况，监督、催促下游环节及时处理订单,以免延误，并及时将情况反馈给部门主管；1.2.3 生产制造管理模块（工程部、生产部）物料清单及存货数据主管（工程经理）主要职责：1.监督物料清单及存货档案录入的正确性；2.监督常规产品物料清单及存货档案的维护情况；3.监督整个体系中物料的标准化工作（名称、规格型号、单位等的一致性）；4.负责监督例外情况下 BOM 清单中替代料的及时处理。物料清单及存货数据录入(工程文员）1.系统新增物料的录入及旧物料的维护；2.BOM 清单的维护、新产品 BOM 清单的及时录入,及依据生产部提供的资料设置原材料的物料替代；3.保证物料 BOM 与实际工艺清单的一致性,在收到清单或工艺修改书面通知后，及时修改物料清单并及时知会相关部门；4.新产品的完整 BOM 在接到数据提供员提供的完整数据后，必须在 2 个小时内完成录入确认工作（含新物料在存货档案中的录入）.5.当收到采购部、生产部的物料数据错误置疑通知后,应在提出置疑部门要求的时间内查清情况,如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门,并说明情况；生管北京用友软件股份有限公司*分公司第 4 页 共 39 页ERP 咨询实施部1.负责检查计划物料 BOM、关键物料清单的完整性、准确性;2.负责 BRP 运算，并调整和下发生产计划、采购计划。3.负责定期运行 BRP 物料需求运算,计算前应检查销售订单、物料 BOM 是否有遗漏或错误的，订单是否有逾期现象存在,如发现问题必须马上向相关部门反映并要求更新，待数据正确无误后再进行 BRP 运算；4.计划有变动时，及时调整并维护,重运行 BRP 物料需求计划，并将调整结果向下游用户作正式的文字通知；5.当收到下游采购部、生产统计人员反馈的运算单据错误质疑通知后，必须在第一时间积极配合要求部门查清问题，如有误马上协助解决；6.根据生产实际，按客户订单数量进行自制件及采购件的余量控制。生产统计主要职责：1.根据计划数据管理员BRP计算生成的生产任务单,负责对任务单调整及完善,在确定无误后下达生产任务单；2.当天生成的生产任务单必须当天内完成下达，跟踪生产任务单执行情况明细；3.发现上游 BRP 生成的生产任务单有错误或疑问的，生产任务管理员有义务向其相关人员提出，并要求在限期内配合解决;4.出现无法正常领料时，必须通知仓库进行原因查找并解决,仓库不能解决时需立即通知系统管理员进行处理;5.生产领料员凭生产部下发的生产指令单到仓库领料，在领料单上须注明所领物料的物料编码、物料名称，对应的产品规格名称、数量及生产部下以的生产指令单号.涉及到退料时，在退料单上也须注明物料编码、物料名称，对应的产品规格名称、数量及生产部下达的生产指令单号；生产未用完的料在订单结束后应立即按对应的订单办理退库手续;6.生产在入库时必须遵守先进先出原则，按最早的订单办理入库；7.涉及到材料不良或废品时，生产统计须及时按领料时对应的生产订单号办理退库手续,由于未及时办理退库造成帐物不符时,生产统计将承担相应的责任。1.2.4 采购管理模块(采购部)采购管理模块-采购部主管北京用友软件股份有限公司*分公司第 5 页 共 39 页ERP 咨询实施部主要职责:1.审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件,包括供应商编码、供应商资料等;2.分配、指导、监督采购订单处理员的工作，检查审核供应商数据、采购订单的正确性，发现错误及时指导纠正;3.跟踪采购订单执行情况,发现问题及时指导纠正；采购员主要职责：1.负责根据采购计划编制采购订单并输入、修改、打印以及传送到供应商；2.跟踪采购订单执行情况,对于不再执行的订单和应及时关闭，对于逾期的订单应及时变更交货期；3.不能按计划指令所要求的规格采购物料时，需报经生产部同意后方可执行替代料采购；4.如发现生产部下发的采购计划不正确或有疑问，应及时通知计划部配合解决，如没有得到解决，应书面向部门主管报告,在有关错误解决后才能进行下一步工作；5.如发现本层采购订单有错误,马上更正并以书面通知供应商。1.2。5 仓库管理模块（物料部）库存管理模块物料部主管主要职责：1.负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理权限分配表；2.审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括仓库资料、库存调整原因、库存事务处理权限文件等；3.确保物流畅通,提高库存效率，降低库存成本；4.负责分配、指导、监督仓储数据管理员的工作,确保库存数据的准确、确保出入库控制的及时性和准确性;仓库记账员主要职责：1.据部门主管签发的仓库资料文件，输入、更新系统仓库基础数据,当仓库基础数据发生改变时，应及时通知各相关部门；北京用友软件股份有限公司*分公司第 6 页 共 39 页ERP 咨询实施部2.负责采购到货的收货工作，包括物料名称、数量、规格型号的确认、并录入系统,经检查无误后打印出到货单；当天输入到 ERP 系统中.3.将打印出的到货单传送到检验员处，并跟踪.作好办理正式入库的准备；4.严格按采购订单上的物料名称和数量收货，不得超订单收货。5.品质检验完成（良品处理单，不良品处理单）做外购入库单及其他入库单,并确认审核；当天输入完成.6.接到经生产或其他使用部门签字确认的生产领料单、退料单后，当日输入完成(蓝字、红字）生产发料单、其他出库单并审核；7.及时办理产成品的入库手续,并确认审核、不能因延误影响销售出库；8.发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；9.有操作须在接到通知后半日内执行，不能影响各项出入库业务，造成公司经济损失；10.发现仓储基础数据、物料基础数据、发货通知单、采购订单、生产领料单、退料单不正确或有疑问，应及时通知相关人员，如没有得到解决,应书面向部门主管或系统管理员反应,不能知错不报、将错就错,进一步造成下层结果错误。11.负责每月月初核对实际库存与系统库存，发现错误应根据库存历史数据各仓库管理员提供的上月库存历史数据和仓库进出资料，找出原因记录备案并报告部门主管；12.照各个物料的盘点周期，仓库管理员定期对各仓库进行盘点,仓库数据记账员在遵照系统盘点作业流程盘点前审核所有仓存单据备份帐存数据，列印盘点表交仓管员物料盘点;13.严格按生产部下发的生产指令单号办理物料的出入库工作，不得超生产指令单发料，保持谨慎、负责、热情的工作态度和工作作风，确保系统各项库存的准确性。1.2。6 品质管理模块 品质部)品质管理模块品质部主管主要职责:1.审核并确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括检验标准，检验项目,检验指标，检验设备仪器，检验方案等基础。2.指导、监督本部门人员的工作，审核检查检验单的正确性,发现错误及时指导纠正。3.制定不良品处理单的处理结果，审核。品质文员：北京用友软件股份有限公司*分公司第 7 页 共 39 页ERP 咨询实施部主要职责：1.负责来料检验单，产成品检验单的输入工作，保证数据的准确及时,每天的单据，当天必须完成。1。2.7 财务管理模块(财务部）总账管理员财务部主管主要职责：1.负责总账模块的科目维护更新，分帐设置管理；2.检查每日事务处理，并将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账；3.结算会计期间，打印资产负债表、损益表等财务报表；4.指导其他岗位的日常操作，检查错误日志，和系统管理员解决问题；5.就生产、采购、销售过程中的数据问题提出意见，与相关部门保持有效沟通以达到解决问题的目的;应付账款管理员主要职责：1.负责审核采购订单的价格，并维护系统物料采购单价；2.及时跟进采购员和收货部门处理已收货的记录；3.每月至少一次检查系统中收货金额是否已被正确过帐至财务事务处理；4.月结时跟进采购员和收货部门出具已处理的收货单、未处理但已收货的收货单报告;5.及时检查收货记录处理后数据集成的正确性,及时录入已处理的收货记录对应的进项税暂估；6.检查对各供应商应付账余额，确保能反映真实的往来.应收账款管理员主要职责：1.负责审核结算单的单价、金额等，发现错误及时通知销售订单处理员，并指导纠正;2.及时打印销售发票，间隔期不超过 1 天；3.及时处理已交货的销售订单;4.过账集成销售数据至财务子系统；5.及时处理应收账款：根据客户汇款,输入客户回款，并及时分配回款至各销售发票，不能因自己的延误造成销售订单被冻结;发票管理，销售更正处理，保证客户余额北京用友软件股份有限公司*分公司第 8 页 共 39 页ERP 咨询实施部的准确性；6.每日对帐并存档,发现问题及时解决、纠正；7.如发现财务基础数据不正确或有疑问，应及时通知系统理员，如没有得到解决，应书面向项目组反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。1。2。8 人力资源（行政部）人事管理行政经理主要职责1.负责制定本模块作为系统输入依据的系统文件，包括公司信息，部门档案,职务档案，岗位档案，人员编码等信息2.指导、监督本部门人员的工作，审核人员档案，人事变动信息的正确性，发现错误及时指导纠正 人事专员：主要职责1.负责本部门基础档案的输入和维护工作，包括公司信息，部门档案，职务档案,岗位档案，确保所输入的资料的正确性，及时性，2.负责新进员工的资料输入工作，确保资料的准确性，及时性，当天新增的员工,资料当天必须完成3.负责人事变动资料的输入，确保资料的准确性，及时性，当天离职,普升，降职，调职灯信息,当天必须输入，薪资考勤行政经理主要职责:1.审核薪资系统中工资项目,计算公式的正确性2.审核考勤信息的正确性，发现错误及时指导相关人员及时纠正3.审核员工工资的正确性，发现错误及时指导及时纠正 人事专员:主要职责：1.负责输入和维护薪资的项目和计算公式，确保正确，发现错误及时向部门主管或系统管理员反应，并跟踪2.每月统计各员工的考勤数据，并导入到系统中，确保数据的正确性，发现错误及时北京用友软件股份有限公司*分公司第 9 页 共 39 页ERP 咨询实施部向本部门主管反映，并跟踪3.负责薪资的试算，并核对每一位员工的工资，确保其正确性1。2.7 系统管理ERP 工程师主要职责：1.负责系统权限分配；2.负责系统日常管理、维护和备份;3.负责解答其它用户按程序提交的技术性问题；4.协助其它部门主管制定各种方案、制度；5.负责协调公司内部资源,控制项目进度，配合各部门主管推进系统实施;1.3 危机预防及应急办法第一条 数据备份:系统管理员必须定期进行相关数据备份，每天做一次增量备份、每星期做一次完整备份、每月一次归档备份并验证备份数据的正确性;完全备份和归档备份资料必须和系统分开存放；第二条 系统管理员定期检查服务器等关键设备运行情况，做好运行日志记录，发现问题要及时处理；保证系统稳定运行及数据安全；第三条 在发生系统故障或突发事件发生时，系统管理员必须在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各有关部门采取措施降低由此造成的影响和损失；同时根据当时具体情况制定计划尽快恢复系统运行；第四条 各相关职能部门在收到系统管理员故障或突发事件通知后，必须组织本部门相关人员就有关事项做出安排，手工解决与系统有关单据处理，待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统；第五条 涉及其他如操作流程调整、业务流程重组等情况，必须首先保证内部各环节的正常运转,特别是不能让生产线停工待料;然后由系统管理员牵头组织各相关部门会议讨论决定相关解决办法并实施。1。4 考核办法第一条 各岗位以一百分为基数进行考核，最终得分为 ERP 考核分数乘以 ERP 考核占 KPI 考北京用友软件股份有限公司*分公司第 10 页 共 39 页ERP 咨询实施部核的权重的值;第二条 各岗位人员不按操作规则执行而造成错误的,每次扣 10 分；第三条 各岗位人员因操作时不仔细、不认真而造成错误的每次扣 5 分；第四条 各岗位人员由于没有按规定对系统数据进行检查而导致错误没有及时被发现的每次扣 5 分；第五条 各岗位人员如发现其他人员提供的数据错误却没有反馈到相关人员或项目组，导致错误延续的，每次扣 5 分；第六条 出现异常情况或例外情况没有及时处理，每次扣 5 分;第七条 系统帐与实际发生业务不一致时，每出现一张单扣 2 分；第八条 同一事故连续出现2 次或一个季度内连续出现3 次作停止工作再培训处理；培训机会仅一次，培训后再出现类似情况作调离岗位处理；第九条 对所有被处罚当事人的直接领导按以上分值的 50%处罚。第第 2 2 章章 用友用友 ERP-U8ERP-U8 系统业务操作指南系统业务操作指南2。1 企业总体业务流程图合同管理销售合同需求规划物料清单销售管理销售管理产品预测单 BOM 销售订单发货（单)需求规划库存管理MRP 计划生成 MRP 计划生成 MRP 计划生成销售出库（单)生产计划采购计划委外计划生产订单采购管理生产订单自动生成采购订单委外管理委外订单生产订单采购管理生产订单处理(审核)采购到货(单）委外管理是否采购到货(单）修改库存管理采购入库（单)委外管理北京用友软件股份有限公司*分公司第 11 页 共 39 页ERP 咨询实施部委外入库（单）已审核订单修改不良生产订单生产订单生产完工库存管理材料出库（单）生产订单生产订单处理库存管理产成品入库（单）总体流程说明 特别说明：企业的存货（产成品、半成品）MRP 运算的“供需政策”均采用“LP方式；由于“供需政策”均采用“LP”方式和令单不合并的方式,系统中的任何一项业务的发生，都与“销售订单”相对应，可以在单据或报表上查询到业务数据所对应的“销售订单号及其所在订单中的行号。企业的存货（原材料)MRP 运算的“供需政策”均采用“PE”方式;由于“供需政策”均采用“LP方式,原材料采购会按一定期间汇总净需求一次性供应,即合并生成一张计划订单,进行采购.企业总体流程：从“BOM”、“销售订单”、“产品预测单开始，通过 MRP 运算后，系统自动生成“生产计划”和“采购计划”、“委外计划，然后根据“生产计划”和“采购计划”、“委外计划”分别生成“生产订单”和“采购订单”、“委外订单”，生产部门根据“生产订单进行领料及安排生产,并按“生产订单”进行产品入库；采购部门根据“采购订单”联系供应商进行采购，并按“采购订单进行收货入库;委外部门根据“委外订单联系委外供应商进行加工,并按“委外订单进行发料、收货入库。特别说明：存货档案中属性为“自制”的 MRP 运算后，系统生成“生产计划，存货档案中属性为“外购”的 MRP 运算后，系统生成“采购计划”，存货档案中属性为“委外”的 MRP 运算后,系统生成“委外计划；如果存货档案中属性同为“自制”和“委外时，MRP 运算后，系统默认生成“生产计划”，如果要外发加工，则在“委外管理”模块中新增委外订单时，点击鼠标右键，然后选择“生产转委外,即可将生产计划转为委外计划,并同时生成委外订单.流程说明:北京用友软件股份有限公司*分公司第 12 页 共 39 页ERP 咨询实施部1 企业的业务流程的源头是从“BOM”、“销售订单、“产品预测单”开始，技术部门将确定要投入生产的产品在系统的“物料清单模块中录入“BOM”，销售部门将最终确认的销售合同、协议或电话、传真等需求信息在系统“销售管理”模块录入为“销售订单”，并审核确认。如果企业需要备货，生产计划部门则在系统的“需求规划”模块中录入“产品预测单”，作为备料的需求。2 系统以“销售订单加“产品预测单”的数量之和乘以“BOM”中子件的“基本用量”，作为“产品、半成品”及“原材料、辅料、包材”等的毛需求。由生产计划部门通过系统的“需求规划”模块的“MRP 计划生成”(MRP 运算）后，系统产生“生产计划”和“采购计划”、“委外计划，计划部门根据“生产计划”生成“生产订单”,采购部门根据“采购计划”生成“采购订单。委外部门根据“委外计划”生成“委外订单”。如果“生产订单的子件用量或子件编码不要修改,则可立即根据“采购计划”生成“采购订单，向供应商订购材料；可立即根据“委外计划”生成“委外订单”，向委外商订购发料，同时根据“生产订单”进行“材料及半成品”领用(假定有料可领)，然后进行生产。3 如果“生产订单”的子件用量或子件本身需要修改(比如使用替代料）,则应该对已审核过的“生产订单的子件的“应领用数量”或子件本身（比如使用替代品，或修改子件的应领用数量)进行修改，待修改后再重新在“需求规划 模块执行“MRP 计划生成”（MRP 运算）操作,系统根据修改后的“子件及其“应领用数量”生成新的“委外计划”和“采购计划”。然后采购部门才能根据“采购计划”生成“采购订单”，向供应商订购材料;委外部门根据“委外计划”生成“委外订单”，向委外商进行发料.生产部门才能根据“生产订单”进行领用“材料及半成品”（假定有料可领），然后进行生产。4 物料部根据“生产订单为生产完工后的产品办理入库，生产二部将需要发货的产品，按客户、按订单在“销售管理”模块中录入“发货单”，并进行审核,自动生成“销售出库单”到仓库办理出库手续；5 材料到货后,由物料部在“采购管理”模块中录入“采购到货单”，同时报检通知质检员进行检验；对合格和让步接收物料办理入库手续，对不良物料通知采购部门退回供应商，同时在“采购管理”模块中录入“到货退回单”，并将不良物料退回供应商.6 委外业务,物料部门在“库存管理模块中依据“委外订单”录入“材料出库单”发材料给委外供应商进行加工，委外部门收到加工商的成品时,物料部门在“委外管理”模块依据“委外订单”开“委外到货单，进行质检，对合格和让步接收物料办理入库手续,北京用友软件股份有限公司*分公司第 13 页 共 39 页ERP 咨询实施部对不良物料通知委外部门退回供应商,同时在“委外管理”模块中录入“到货退回单”，并将不良物料退回供应商。7 针对于采购入库、产成品入库、委外入库、材料出库、委外出库、销售出库等业务库存管理模块录入单据审核增加现存量，在存货核算模块增加出入库成本，在存货核算系统记账生成凭证进入总账。8 针对于物流带动资金流,采购入库对应的是“采购发票”挂应付账款；委外入库对应的是“委外发票”挂加工费;销售出库对应的是“销售发票”挂应收账款。对于涉及到的供应商、委外商、客户的应付/应收账款全部进行应收/应付系统核算，生成凭证传入总账。9 由上述可以看出，企业的业务流程，是各个职能部门共同协作来完成的，任何一个部门或任何一位操作人员的失误，将导致系统数据的错误，后果难以预料。ERP 对每一位员工的工作质量提出了更高的要求.2。2 各部门操作流程图2.2.1 物料部 ERP 系统操作流程图2。2。1.1 采购物料入库采购入库分采购到货和采购物料经检验合格后入库 采购到货进入库存管点击采购入点 击 菜 单 栏发表头“到2.2.1。2 采购物料退货理模块，选在弹出的过滤条件点击鼠标右键，选择点 击 菜 单 栏库单“新增”按钮货单号”栏择入库业务窗口中输入采购订“拷贝采购订单”“新增”按钮分采购到货后检验不合格和检验合格后在生产线上发现不良而退货单号后点击确定 采购入库进入采购管理模块点击采购到货点击采购到货单 采购到货后检验不合格退货核对入库数量、在“单据号”选择“采购到货输 入 对 应 的进入采购管点击点击新增，并名称无误后保存栏输入到货检验合格入库后的退货单”并确认采 购 订 单 号在弹出的生单选单列核对到货数量、名称无误理模块点击到货按鼠标右键选并审核单号后过滤后过滤表中选择所到货的物后点击保存并审核，选择“采 购 到退回择“拷贝采购先按“采购到货后检验不合格退货流程做“到货退回单”，然后再按下述流程作“红料点击确定，完成退货流程。货”子菜单单采购订单”字的采购入库单”对应的模板打印到货单点击“采购入库单”子菜单点击“新增”按钮，选中表头栏中的“红字”核对数量、名称、进入“库存管理模块”点击“入2.2。1.3 委外入库库业务”规格型事情等无误后点击保存并北京用友软件股份有限公司*分公司第 14 页 共 39 页ERP 咨询实施部在弹出的到货单列在弹出的窗口中审核，打印中 的选 择 表 头表窗口中输入对应生单来源选择“采“到货单号栏”委外入库分委外到货和委外物料经检验合格后入库 委外到货进入委外管理模块点击委外到货点击委外到货单 委外入库进入库存管在弹出的过滤条件点击采购入2。2。理模块，选1。4 委外物料退货订窗口中输入委外库单择入库业务单号后点击确定点击鼠标右键，选择点 击 菜 单 栏“拷贝委外订单”“新增”按钮点 击 菜 单 栏点击表头“到“新增”按钮货单号”栏分委外到货后检验不合格和检验合格后在生产线上发现不良而退货核对入库数量、在“单据号”选择“委外到货在弹出的生单选单列核对到货数量、名称无误进入委外名称无误后保存栏输入到货输入对点击点击新增，核 对 数单”并确认 检验合格入库后的退货表中选择所到货的物后点击保存并审核，选择管理模块并审核单号后过滤应的委到货并 按 鼠 标量、名称、先按“委外到货后检验不合格退货”流程做“到货退回单”料点击确定退回,然后再按下述流程作点击“委外订单右 键 选对应的模板打印到货单择规格型号“红字的采购入库单”，完成退货流程。外到货”号后过单“拷 贝 委无误后过子菜单滤外订单”滤保存 委外退回货入库后发料到生产线上，发现不合格经返修再发委外流程进入“库存管理点击“新增”按点击“采购入库模块”点击“入钮，选中表头栏生产单位按订单退料（入不良品仓）单”子菜单注：退回产品不合格原因由我方导致，委外商不承担责任.库业务”中的“红字”委外到货后检验不合格退货2。2。1.5 生产发料库管员以“其他出库单”方式将料发给返修单位在弹出的到货单列在弹出的窗2口中进入库存管（物料编码不变，特征码仍为“”）选 择 表 头 中 的点击材料出点 击 菜 单 栏点击表头“订表窗口中输入对应生单来源选择“委理模块，选2.2.1。6 生产退料“到货单号栏”库单“新增”按钮单号”栏的“到货单号”过滤外到货单”并确认择入库业务产品返修合格后，生产单位办理入库，库管员以“其进入“库存管理点击“新增”按点击“材料出库注:a.不良品退库时仓库选不良品仓，废品退库时仓库选废品仓他入库单”将产品进入到半成品仓。模块”点击“出钮，选中表头栏单”子菜单b。在退货时出现子项没有显示出来的情况，则可能是该物料在系统中没有发货1”）“订单生单列表”在弹出的父项过库业务”中选（物料编码特征码变为“中的“红字”核对退货的数量、名择所要发放物料的父项，滤 窗 口 中 输 入在弹出的生单来源称、规格无误后保存2。同时点击左下角2。2 采购部 ERP 系统操作程序“显示表“单据号”栏输窗口中选择“生产订并审核体”，则可看到对应的子入生产订单号后单”并确认在弹出的父项过滤在弹出的窗口中生库管员按新的委外订单号将料出给委外商选择表头中的“订2。2.2.1 采购订单项在表中罗列出来（物料编码不变，特征码仍为“过滤“生产订2”条件窗口中输入对单来源选择）单号”栏应的“生产订单号”单”并确认过滤2.2.2.2 委外订单进入采购管理模块点击采购订货点击采购订单进入委外管理模块点击委外订货点击委外订单注：采购合同有多种模板,采购员需对照具体业务选择相应的打印模板.在子项罗列表中选择所核对发料的数量、名需的物料，双击鼠标左在“订单生单列表”中在子项罗列表中在弹出的过滤条件点击鼠标右键，选择点 击 菜 单 栏称、规格无误后保存核对退货2.2.3 市场部 ERP 系统操作流程键，选中后会出现一个选择所要发放物料的选择所需的物料，窗口中输入过滤条“拷贝 MRP 计划”“新增”按钮并审核的数量、在弹出的过滤条件点击鼠标右键，选择点 击 菜 单 栏名符号。选完后点击确定父项，同时点击左下角双击鼠标左键，选件后点击确定称、规格无窗口中输入过滤条“拷贝委外计划单”“新增”按钮“显示表体”，则可看中后会出现一个2.2。3。1 销售订单误后保存件后点击确定到对应的子项在表中符号。选完后点并审核罗列出来击确定在弹出的生单选单列核对订货数量、名称无误表中选择本订单所需点击日常操作后点击保存并审核，选择在右边弹出的菜单中点击新建。合同设在弹出的生单选单列核对物料数量、名称、价模块中的合同对应的模板打印订单的物料点击确定置中编码选“销售合同”，然后点确定进入合同管理模块表中选择所需委外的格无误后点击保存并审导航物料点击确定第 15核，选择对应的模板打印北京用友软件股份有限公司*分公司页 共 39 页ERP 咨询实施部2。2.3。2 销售退货仓库选机械不良品仓，核对数量、名称、价格无误后点击保存、审核并打印退货单进入销售管理的销售发货模块，点击退货单点击表头“新增”按钮，在弹出的“选择订单”列表中输入客户和销售订单号，点击显示在列表中选择所要退货的物料后点击确定2。2。3。3 销售发货销售发货流程为：先从机械成品二仓中将产品调拔到机械成品仓，然后再从机械成品仓中将产品发出.进入库存管理入库业务，点击其他入库单，对上一审核调拔步单时自动产生的其他入库单进行审核核对数量、名称、价格无误后点击保存并审核，系统将自动生成其他入库单和其他出库单进入库存管理模块，点击调拔业务中的调拔单点击表头的新增按钮转出部门选物料部，转入部门选市场部，转出仓库选机械成品二仓，转入仓库选机械成品仓，出库类别为调拔出库，入库类别为调拔入库在表体中输入所要调拔的物料对应的编码、数量按照类似步骤对其他出库单进行审核进入销售管理的销售发货模块，点击发货单核对数量、名称、价格无误后点击保存、审核并打印发货单在列表中选择所要发货的物料后点击确定点击表头“新增”按钮，在弹出的“选择订单”列表中输入客户和销售订单号，点击显示2。2。4 计划部 ERP 系统操作流程2.2。4。1 MRP 运算操作点击业务模块弹出日历维护点新增进注:1 在进行 MRP 计划参数维护时要注意冻结日期的设置为当天时间，还有是否考虑进入设置模块的基础档案进入工作日历行工作时间维护替换料的设置。点击物料清单的物进入业务模块,点击点击生产制造北京用友软件股份有限公司ERP 咨询实施部料清单维护进行物*分公司生产制造第 16 页 共 39 页进行时栅资料料低阶码推算2.MRP 计划前稽核作业模块里可以进行库存的异常状况查询(在此可以查询到某一个物料的库存情况但不能为负数)。在进行定单异常状况查询时(可以查询到所有定单的逾期情况包括自制、采购、委外)。3.ERP 计划生存后进入 MRP 计划维护(在此可以进行自制、委外、采购的选项资料维护）在。自动规划错误信息表（MEP）里可以查询到所有的错误信息。2。2。4.2 已审核生产订单数量修改进入生产订单中的“生产订单处理”模块点击“已审核生产订单修改”模块点击表头的修改按钮，在表体中输入要修改的数量后点击保存2。2.4.3已审核生产订单物料增减修改进入生产订单中的“生产订单处理”模块点击表头“弃审”按钮点击“生产订单处理”模块在列表中选中修改物料所在行，点击对应“选择”列，将“否”改为“是”在生产订单处理的表头中输入所要修改物料对应的生产点击表头的订单号后点击过滤“修改”按钮进入生产订单中的“生产订单生成”模块点击生产订单手动输入，然后点击表头“定位”按钮在弹出的生产订单手动输入定位表中输入生产订单号，点击过滤2.2.4.4 ERP 系统替代料处理流程图计划部下发采购指令采购物料能否按计划执行采购采购员按修改后的指令执行采购采购部按计划指令编制采购计划通过生产订单手动输入表头中的增行、删行来进行物料的增减修改2.2。4。5 生产订单中替代料的处理流程进入生产制造模块中的生产订单子模块点击生产定单处理下的已审核定单修改N弹出“已审核定单修改子件”，选中所要替上报计划部进行替代料处理代的子件，按鼠标右键，在弹出的小方框中点击“替代料处理”点击标题栏的修改,然后选择所要修改的行，再点击标题栏的子件Y弹出表格,在标题栏点击定位，在弹出的表单中输入生产定单号后点过滤北京用友软件股份有限公司*分公司第 17 页 共 39 页ERP 咨询实施部计划部通知技术部对 BOM 清单进行替代料处理在新的表体中输入2。2.4.6 物料需求产生来源查询处理流程替代物料的规格和替代比例，点击保存进入到 MRP 计划维护子模块，点击表头的“过滤”按钮进入生产制造模块中需求规划的计划作业子模块点击“供需资料查询物料”子模块在起始物料和结束物料中输入要查询的物料，然后点击表头的查询按钮（见图 1）双击查询结果便可看到需求产生来源（图 2、图 3）如果需求来源中有系统规划产生的，则需进一步查询，退回到生在弹出的过滤条件窗口中，物料属性和来源均选产制造主菜单（图 3）“全部”，然后在订单号码栏中输入系统产生的“GEN”开头的订单号码，点击过滤后便可查到来源（物料编码和物料属性）（图 4、图 5）具体图示如下:图 1图 2图 3图图 4 4：图图 5:5:图图 6 6：再进入“供需资料查询物料”子模块，输入上一步查到的物料编码，点击过滤便可查到来源（图 6、图 7、图 8）图图 7 7：图图 8 8：2。2。5 BOM 清单中替代料处理流程点击“物料清单资料维护”，然后点击表头的“修改”按钮北京用友软件股份有限公司*分公司第 18 页 共 39 页ERP 咨询实施部进入生产制造模块中的物料清单模块选中所要进行替代料处理的物料所在行，然后按鼠标右键，在弹出的小方框中点击“替代料“替换料”列选“否”，2。2.6 财务操作流程然后点击保存2。2。6。1 财务存货核算管理应用方案在弹出的“物料清单替代料资料维护”表格中输入可替代料编码及替代比例 基于业务的应用方案基于业务的应用方案应用方案业务流程图流程说明：当月收到委外发票，在委外管理录入，在应付系统审核。先做核销再结算;跨月结算时，选择入库单日期范围注意更改;存货科目设置时,设置相对应发出商品科目；可先核销操作,再记账，当存货系统对委外材料出库单记账并能获取价时，系统自动寻找这些出库单所关联的委外核销单,并回写核销单中出库单行的单价及核销金额=核销数量单价。特殊业务处理办法销售分期收款业务处理流程说明:（1）科目设置：库存商品科目分两个下级科目公司仓库和客户仓库;（2）销售选项选择“分期收款业务”如下图所示:销售订单及发货单“业务类型选择分期收款业务存货科目设置如下所示:存货对方科目设置如下所示：发货单及发票生成凭证记录如下所示：暂估业务处理业务类型业务描述模块处理在存货中进行业务核算暂估成本录入暂估入库单（未报销)记账,生成凭证借：存货贷：应付账款-暂估应付款不需处理采购结算：本月的采购发票余上月的采购入库单结算，处理时，结算的日期范围默认为本月日期范围，需要手工调整为暂估月份至到票月份。进行暂估处理,生成红字回冲单制单借:存货红字贷：应付账款暂估应付款红字生成蓝字回冲（报销）单制单借：存货贷：应付账款暂估处理时，如果结算单对应的暂估入库单本月已生成红字回冲单,则根据结算数量、结算单价、结算金额生成已结算的蓝字回冲单.期末处理时，根据暂估入库数与结算数的差额生成未结算的蓝字回冲单,即作为暂估入库单。暂估业务下月1 种情况采购业务先到货，发票未到,本月处存货理采购业务先到货，存货发票未到采购下月2 种情况发票到，与采购入库单完全结算存货下月3 种情况发票到，与采购入库单部分结算存货北京用友软件股份有限公司*分公司第 19 页 共 39 页ERP 咨询实施部 系统配置方案相关基本档案存货科目/对方科目：财务资料。需要维护。存货科目设置建议（可修改）仓库名称材料仓半成品仓成品仓原材料半成品库存商品科目对方科目设置建议(可修改）类别入库采购入库采购退货委外完工入库委外退货半 成 品入库产品完工入库样品入库商品采购入库委外发料调入委外退料调入盘盈入库出库材料领料委外发料非生产材料领料销售出库盘亏出库名称在应付中生成凭证在应付中生成凭证委托加工物资在应付中生成凭证生产成本生产成本生产成本在应付中生成凭证不生成凭证不生成凭证待处理生产成本委托加工物资制造费用主营业务成本待处理对方科目应付暂估款暂估科目参数配置参数核算方式核算方式暂估方式销售成本核算方式零成本出库选择入库单成本选择红字出库单成本控制方式仓库是否检查权限部门是否检查权限操作员是否检查权限按仓库核算不可修改单到回冲不可修改销售出库单-有条件修改手工输入可修改手工输入可修改手工输入可修改不选择可修改不选择-可修改不选择可修改设置北京用友软件股份有限公司*分公司第 20 页 共 39 页ERP 咨询实施部说明：其他没有说明的选项，按系统默认选择。期初数据录入每个仓库每个存货的期初数量和金额(包括现场仓/委外仓的期初数），先设置好存货科目,系统会自动带出来对应科目.*录入完成后先进行记账,然后再单击对帐与库存系统对帐，在单击财务核算中的与总账系统对帐*2 2。2.6.22.6.2 财务应收财务应收/应付应用方案应付应用方案 基于业务的应用方案应用方案业务流程图应收应付系统:录入每个客户/供应商的期初余额，通过系统中的应收单操作。先发货后开票，分期的必须开发票才结算成本。发票一般是待货款全部收齐后再开.整机方面才有订单，配件等方面没有做订单，售后等做无订单销售。很少开普票。折扣很少用，除非一些收不回来的货款，财务做折扣处理.特殊业务处理办法：关于销售科目：考虑到销售最终要跟财务接口，而财务相关核算的科目包括“销售收入、销售成本”两个科目，所以先考虑客户对科目的设置,再定义相关的销售设置。现有的科目体系：5101 主营业务收入5401主营业务成本（明细与收入对应)5102 其他业务收入510201 维修收入510202 其他收入“出库类别”：将现有的“销售出库”明细，取消“分期商品”的出库类别(该项无意义，均为销售出库,而且仓库可能不知道是正常销售还是分期商品销售出库)203 销售出库20301 整机内销出库:与销售类型“01”对应，自动带出成本科目（54010101）20302 配件内销出库：与销售类型“02对应,自动带出成本科目（54010102)20311 外销出库：与销售类型“11”对应，自动带出成本科目（540102）20321 维修出库：与销售类型“21”对应关于其他科目暂估款项：建议将其放在“应付账款”的二级科目存在，即：2121 应付账款212101应付款项21210101应该人民币21210102应付美元212102暂估款项 系统配置方案应收应付北京用友软件股份有限公司*分公司第 21 页 共 39 页ERP 咨询实施部初始科目设置：财务资料。需要维护付款条件：财务资料。需要维护应收应付参数设置：参数常规应收帐款核销方式单据审核日期依据汇兑损益方式坏帐处理方式代垫费用类型应收帐款核算类型受控科目制单方式非控科目制单方式控制科目依据销售科目依据月末结账前是否全部制单方向相反分录是否合并凭证核销是否生成凭证预收冲应收是否生成凭证红票对冲是否生成凭证是否根据单据报警是否根据信用额度自动报警是否包含信用额度为零按单据单据日期月末处理应收余额百分比其他应收单详细核算明细到客户明细到客户按客户按存货选中可修改不选中可修改不选中可修改选中-可修改选中-可修改不选中可修改不选中可修改不选中-可修改设置说明：其他没有说明的选项,按系统默认选择。2。2。6。3 固定资产管理应用方案 基于业务的应用方案应用方案业务流程图固定资产业务描述：用户可自由设置卡片项目。提供固定资产卡片批量打印的功能.提供资产附属设备和辅助信息的管理.提供按类别定义卡片样式，适用不同企业定制样式的需要。提供固定资产卡片批量复制、批量变动及从其他账套引入的功能,极大地提高了卡片录入效率。提供原值变动表、启用记录、部门转移记录、大修记录、清理信息等附表.可处理各种资产变动业务，包括原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值(率）调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整等.提供对固定资产的评估功能，包括对原值、使用年限、净残值率、折旧方法等进行北京用友软件股份有限公司*分公司第 22 页 共 39 页ERP 咨询实施部评估。提供固定资产盘点单功能：先到“卡片管理”把卡片清单打印出来，把盘点结果往固定资产盘点。系统配置方案固定资产类别编码：2-11-2固定资产编码：自动编码“类别编码+序号”；固定资产对帐科目:1501累计折旧对帐科目：1502对帐不平不允许月末结账 不选业务发生后立即制单 固定资产缺省入账科目：1501累计折旧缺省入账科目：1502登录系统时显示资产到期提示表：选中2.2.6。4 财务总账系统应用方案 基于业务的应用方案应用方案业务流程图系统配置方案（相关基本档案)会计科目：财务资料。需要维护外币汇率：财务资料。需要维护凭证类别:财务资料。需要维护结算方式：财务资料。需要维护项目档案：财务资料。需要维护2.参数配置参数凭证制单序时控制支票控制赤字控制允许修改、作废他人填制的凭证凭证编号方式出纳凭证必须经由出纳签字凭证必须经由主管会计签字可查询他人凭证自动填补凭证断号打印包含科目编码汇率方式其他选项说明:其他没有说明的选项,按系统默认选择.选中-可修改选中可修改选中-可修改.资金及往来科目选中可修改系统编号可修改不选中-可修改不选中-可修改选中可修改选中可修改选中-可修改固定汇率可修改不选择可修改设置总账系统：录入每个科目的期初余额,应收账款、应付账款科目的期初余额可以通过“引入”菜单，从应收应付系统中把期初数据引入到总账系统，录入完之后进行试算平衡。月末，所有业务处理完毕后，对所有业务凭证进行记账。北京用友软件股份有限公司*分公司第 23 页 共 39 页ERP 咨询实施部当发现凭证错误或者需要修改凭证时，如果凭证已经记账，需要进行反记账处理:在总账模块的期末作业中选择对帐功能界面，点击“CTRL+H键，激活恢复记账前状态功能,在凭证功能中进行反记账作业。关于项目核算，利用系统“存货项目”的特点，让“库存商品、自制半成品、主营业务收入、主营业务成本”科目，自动带出存货项目。2 2。2.62.6。5 5 系统月末处理方案系统月末处理方案 月末处理的应用方案月末处理流程图各系统月末结账流程如上图所示：采购,销售必须先结账，其他模块才能结账。委外管理必须先结账，库存和存货方可结账。库存管理模块结账，存货核算模块才能进行期末处理，结账。所有结账后,总账才能结账。物料需求计划及 UFO 报表模块不需月结.各系统反结账注意事项:遵循上图的逆过程,即反结账要从总账开始，一直到采购，销售.在 总 账 中 进 行 反 结 账 的 操 作：在 期 末 作 业 功 能 中 选 择 结 账 功 能,点 击“CTRL+SHIFT+F6”键。委外管理、存货管理、固定资产模块反结账:必须在结账月下月才能进行.其他模块在结账界面即可进行反结账。2。3 静态数据设置2.3。1 存货档案需要注意的参数:1）MRP 参数：供需政策：采用 PE。供应期间：外购零件和材料需录入供应期间数据30.变动提前期、变动基数:成品和生产周期较长的零件，需根据产能情况，录入变动提前期和变动基数。规定变动提前期录入为1，变动基数则为每天的产量。2）固定提前期：对外购属性的存货档案设定固定提前期。固定提前期是指从采购订单下达到到货的时间。2.3。1.1 存货属性系统为存货设置了 13 种属性。同一存货可以设置多个属性，但当一个存货同时被设置为自制、委外和（或）外购时，MPS/MRP 系统默认自制为其最高优先属性而自动建议计划生产订单；而当一个存货同时被设置为委外和外购时，MPS/MRP 系统默认委外为其最高优先属性而自动建议计划委外订单。北京用友软件股份有限公司*分公司第 24 页 共 39 页ERP 咨询实施部销售：具有该属性的存货可用于销售。发货单、发票、销售出库单等与销售有关的单据参照存货时，参照的都是具有销售属性的存货.开在发货单或发票上的应税劳务，也应设置为销售属性,否则开发货单或发票时无法参照。外购：具有该属性的存货可用于采购。到货单、采购发票、采购入库单等与采购有关的单据参照存货时,参照的都是具有外购属性的存货。开在采购专用发票、普通发票、运费发票等票据上的采购费用，也应设置为外购属性，否则开具采购发票时无法参照。生产耗用生产耗用:具有该属性的存货可用于生产耗用。如生产产品耗用的原材料、辅助材料等。具有该属性的存货可用于材料的领用，材料出库单参照存货时,参照的都是具有生产耗用属性的存货。自制：具有该属性的存货可由企业生产自制。如工业企业生产的产成品、半成品等存货。具有该属性的存货可用于产成品或半成品的入库，产成品入库单参照存货时，参照的都是具有自制属性的存货。（自制属性，必需定义 BOM)应税劳务：指开具在采购发票上的运费费用、包装费等采购费用或开具在销售发票或发货单上的应税劳务。应税劳务属性应与自制”、在制、生产耗用”属性互斥。(系统不涉及）计划品：具有该属性的存货主要用于生产制造中的业务单据，以及对存货的参照过滤。计划品代表一个产品系列的物料类型，其物料清单中包含子件物料和子件计划百分比。可以使用计划物料清单来帮助执行主生产计划和物料需求计划。与”存货”所有属性互斥。（系统不涉及)委外：具有该属性的存货主要用于委外管理。委外订单、委外到货单、委外发票、委外入库单等与委外有关的单据参照存货时,参照的都是具有委外属性的存货。ATO：指面向订单装配，即接受客户订单后方可下达生产装配。ATO 在接受客户订单之前虽可预测,但目的在于事先提前准备其子件供