现代企业综合档案管理标准讲义

综合档案管管理标准准 19998发布布 119988实施施公司发布公司管理标标准综合档案管管理标准准1、主题内内容和适适用范围围本标准规定定了综合合档案管管理原则则与管理理体制，档档案的收收集、档档案的鉴鉴别、档档案的整整理、档档案的保保管、档档案的利利用，库库房、档档案、销销毁管理理，图样样的更改改、补充充管理，档档案图书书借阅管管理，档档案的统统计工作作管理办办法。2、引用政政策规定定中华人民民共和国国档案法法3、职责4、综合档档案管理理原则管管理体制制4.1综合合档案管管理涉及及生产、经经营、科科研、工工程等各各部门、各各公司归归本公司司经理分分工领导导，由本本公司办办公室归归口管理理，并列列入企业业领导议议事日程程，作为为考核企企业有关关领导人人政绩的的一部分分。4.2本公公司档案案工作，实实行统一一领导，分分级管理理原则，本本公司设设综合档档案室，配配备专职职档案人人员，它它是档案案、资料料的贮存存基地和和利用中中心，并并负责监监督、指指导、统统筹、协协调、组组织、管管理本公公司各部部门、各各公司档档案、资资料工作作。各部部门、各各公司由由负责人人指定配配备专、兼兼职档案案员，负负责档案案、资料料收集、整整理立卷卷、案卷卷管理。5、综合档档案的收收集管理理5.1收集集范围5.1.11产品生生产方面面：有产产品设计计、工艺艺、工装装的图样样和技术术文件、原原材料检检验、产产品生产产过程和和生产调调度工作作过程中中形成的的各种文文件、材材料等。5.1.22经营销销售方面面：有企企业经营营决策和和经营管管理的各各种记录录、文件件、合同同、协议议等文件件材料、市市场经济济信息、广广告宣传传和用户户服务工工作中形形成的文文件材料料等。5.1.33设备仪仪器方面面：有设设备仪器器的图样样和技术术文件，设设备仪器器安装，调调试和验验收过程程中的技技术性，凭凭证性文文件材料料，设备备仪器的的运行、维维修记录录、设备备改进、改改装和报报废的文文件材料料等。5.1.44技术管管理方面面：有质质量管理理、技术术引进、技技术改造造和标准准、计量量、能源源、环保保、科技技情报等等所形成成的各种种文件材材料等。5.1.55科技研研究方面面：有科科技研究究准备、研研究实验验、总结结鉴定、成成果奖励励，推广广应用等等各阶段段工作形形成的计计划、记记录、报报告及技技术性往往来文件件资料等等。5.1.66物资供供应方面面：有物物资、原原材料外外协件采采购、训训存保管管、供应应和工具具管理中中形成的的各种文文件材料料。5.1.77人事劳劳资方面面：有定定额、定定员和劳劳动调配配以及劳劳动工资资、安全全生产、劳劳动保护护等工作作中形成成的各种种文件材材料，教教育培训训方面，有有干部、职职工教育育和技术术培训、人人事的文文件材料料等。5.1.88财务管管理方面面（包括括计划、财财会、统统计）：有财务务管理中中的各种种帐册、报报表、凭凭证和文文件等。5.1.99工程建建议方面面：有工工程依报报性，基基础性的的文件材材料、工工程设计计、施工工、验收收等文件件材料。5.1.110声像像实物方方面：有有产品、科科研、设设备、基基建项目目：市以以上领导导开临检检查指导导工作等等重大活活动、本本公司重重大活动动所拍摄摄的照片片、录像像（底片片），录录音、录录像带，还还有奖旗旗、奖状状、奖杯杯、奖章章、证书书、奖品品、赠品品等材料料。5.1.111综合合、后勤勤方面：办公用用品和生生活用品品、用房房、保卫卫治安、通通讯设备备、环境境绿化等等过程中中所成的的文件材材料。5.1.112党、工工、团、妇妇方面：在各项项工作中中形成的的文件材材料。5.2收集集时间5.2.11凡生产产、经营营、设备备、技术术、计划划统计、物物资、劳劳动工资资、工事事保卫、教教育培训训、行政政等工作作中形成成的文件件材料，由由各部门门、各公公司兼职职档案保保管负责责收集整整理立卷卷，经各各部门、各各公司负负责人审审定后，在在第二年年第一季季度，向向综合档档案室归归档。5.2.22科研、工工程建设设，在工工程或项项目通过过鉴定投投产后，三三个月内内由部门门指定专专人负责责，将档档案材料料整理立立卷，由由工程或或项目负负责人审审定后，向向综合档档案归档档。5.2.33声像实实物在各各项活动动后，由由有关部部门整理理好随时时归档。5.2.44财务档档案，要要在第二二年第二二季度前前，由财财务部门门负责立立卷，装装订成册册，统好好案卷目目标，由由财会部部门保管管一年后后，由立立卷人写写好说明明，再由由部门负负责人审审定后，向向综合档档案室归归档。5.3文件件材料收收集要求求。5.3.11收集的的文件材材料必须须完整、准准确、齐齐全、字字迹端正正禁用贺贺珠笔、铅铅笔，要要用墨水水书写，传传真件必必须做到到及时复复印、层层次分明明，符合合其形成成规律。5.3.22收集图图样及技技术文件件要完整整性审查查签字程程序执行行。5.3.33收集文文件材料料中，应应当将每每份文件件的正件件与附件件、印件件与定稿稿、批复复与请示示、转阅阅文件与与原件、多多种文字字形成的的同一文文件，不不得分开开，分别别要立在在一起，文文电应合合一立卷卷。5.3.44不同年年度的文文件一般般不得归归入同一一卷内,但跨年年度的请请示与批批复,归归入复文文的年度度内立卷卷,没有有复文的的,归入入请示的的年度内内立卷，跨跨年度的的规划放放在针对对的第一一年立卷卷。非诉诉讼案件件放在结结案年立立案。其其它文件件材料立立卷，按按有关规规定执行行。5.3.55收集时时，各部部门、各各公司应应由兼职职档案人人员填写写档案移移交目录录，一式式三份，经经综合档档案室专专职档案案人员验验收签章章后，双双方各执执一份，另另一份作作检索用用。5.3.66产品试试制定型型，科研研成果鉴鉴定，基基建工程程竣工验验收，必必须由档档案部门门参加。收收集文件件材料完完整、准准确、统统一。6、档案的的鉴别6.1各种种文件收收集，按按档案案法规规定与实实际利用用价值，编编制档案案保管期期限表，档档案期限限分永久久、长期期、短期期三种，由由本公司司主管副副经理、专专业技术术人员和和档案人人员等相相关人员员参加鉴鉴别小组组确定。7、档案的的整理根据一定的的原则和和方法，将将经过鉴鉴别的材材料，以以档案材材料分类类为特征征，装订订成内容容条理、系系统的专专门案卷卷，并不不断地对对档案的的内容进进行补充充。7.1档案案的分类类7.1.11档案分分类就是是根据档档案材料料的性质质、内容容和名称称等属性性，把性性质相同同、内容容和名称称等属性性，把性性质相同同、内容容上互有有联系的的集中在在一起，不不同的区区别开来来，使档档案成为为一个条条理清晰晰、内容容系统的的有机体体系。7.2档案案的技术术加工7.2.11在管理理过程中中形成的的一些材材料，不不但其书书写形式式的不符符合，档档案工作作的要求求，而且且其规格格和外形形也很不不规则，作作为档案案不便于于保存，因因而在档档案材料料整理的的过程中中必须进进行必要要的技术术加工，使使其符合合档案管管理的要要求。7.3档案案材料的的排列、编编目和装装订7.3.11档案材材料的排排列就是是将各类类型的材材料按照照一定的的顺序排排列起来来，其作作用在于于通过排排列，使使每一份份文件都都有一个个固定的的位置，使使之更条条理、更更系统地地反映各各类内容容，更进进一步地地体现分分类的作作用。7.3.22所谓编编目就是是编制目目录。目目录是所所保管的的档案材材料的清清单，是是著录案案卷或文文件内容容成分并并按一定定次序编编排的一一览表。它它对档案案材料所所在的位位置起固固定和指指引作用用。7.3.33装订是是固定档档案整理理成果的的重要一一环，必必须做好好。8、档案的的保管8.1凡国国家正式式批准或或本公司司主管副副经理以以上领导导划定的的各项密密级文件件档案。凡凡本公司司经营重重大决策策，重要要科研成成果、工工程建设设，产品品的工艺艺、底图图、财务务、人事事、合同同、协议议书中提提出保管管的部分分，均属属密级档档案范围围。8.2凡查查阅密级级的档案案，须经经本公司司主管副副经理以以上领导导批准后后，限在在档案室室内查阅阅，不得得复印或或摘抄。8.3由综综合档案案室统一一保管的的文件材材料，任任何部门门和个人人不得私私自提供供赠送或或出卖给给外单位位及个人人，不得得任意带带出本单单位，违违者严肃肃处理。8.4档案案人员要要严格执执行保管管纪律，对对密级档档案要重重点保管管，严格格档案借借阅手续续，并不不得随便便谈论档档案中秘秘密资料料，以防防失密，发发现泄密密现象，按按情节轻轻重，予予以处理理。9、档案的的作用9.1档案案信息开开发利用用要重点点服务于于改善企企业经营营管理，提提高产品品质量、降降低物资资消耗和和增加经经济效益益等方面面。9.2编制制和交流流档案资资料目录录，在内内部逐步步实行扩扩大开架架范围。9.3在档档案资料料进行加加工整理理、汇编编专题资资料或编编制产品品科研成成果，基基建工程程简介，文文摘和数数据手册册，图表表手册，市市场信息息，用户户反映，国国内外同同行生产产情况介介绍等。9.4档案案开发利利用必须须严格执执行档案案保密管管理规定定。9.5档案案利用是是档案管管理的根根本目的的，综合合档案室室应编制制必须的的检索工工具（目目录、索索引、卡卡片）为为查找利利用创造造条件，做做到调卷卷迅速准准确。10、库房房、档案案、销毁毁管理10.1非非档案管管理人员员不得擅擅自进入入库房。需需要进入入时，必必须由档档案管理理人员陪陪同下方方可进入入。10.2库库内资料料、柜架架、设备备必须摆摆放整齐齐、排列列科学、不不得在库库内抽烟烟、饮食食、喧哗哗及发生生其他违违反管理理规定的的行为。10.3库库内应保保持整洁洁、空气气流通、光光线充足足、温湿湿度适宜宜、定期期打扫卫卫生、在在场地许许可的情情况下，尽尽量做到到办公室室、查阅阅室分开开。10.4库库房保持持做好七七防(防防火、防防水、防防盗、防防光、防防污染、防防有害气气体、防防有害生生物)。10.5定定期安全全检查，发发现不安安全因素素，及时时汇报并并采取措措施，消消灭事故故隐患，确确保库房房安全。10.6要要定期进进行库藏藏档案的的清理核核对工作作，做到到帐、物物相符，对对破损或或载体变变质的档档案，要要及时进进入修补补和复制制，以延延长档案案使用期期。10.7坚坚持文明明管理，档档案分类类清楚、检检索明确确，做到到查阅调调卷迅速速，归卷卷上架及及时，确确保卷本本完整。10.8对对超过保保管期限限的档案案，由综综合档案案室定期期列出清清册，提提出销毁毁申请，经经鉴定小小组通过过，由本本公司主主管副经经理批准准，方可可进行。并并应报请请保卫部部门人员员参加监监毁。11、图样样的更改改、补充充管理11.1更更改内容容较小时时，可直直接在图图画“杠改”、 “刮改”，应在在更改处处做“更改标标记”。11.2更更改内容容较多时时，应另另出新图图代替，原原来图样样作废。新新图列入入原图样样目录，并并且注明明新代替替的原图图号。作作废的图图样注明明新图的的编号，根根据需要要另行保保管。11.3整整个保管管单位内内图样作作废，由由新图代代替时，应应重新编编制保管管单位，并并且注明明保管单单位编号号。原保保管单位位标注新新保管单单位的编编号后，根根据需要要另行保保管。12、档案案图书借借阅管理理12.1综综合档案案是本公公司生产产、经营营、科技技、基建建等活动动中积累累的文件件材料，是是今后生生产经营营发展的的重要依依据，是是科技和和设计工工作的必必要条件件，所以以企业员员工不得得擅自查查阅。12.2凡凡本公司司人员，因因工作需需要，经经公司副副总经理理以上批批准，并并办理登登记手续续，均可可向综合合档案室室查阅。12.3查查阅档案案只限室室内查阅阅、查阅阅时不得得任意更更改、涂涂划、拆拆散、剪剪挖、转转借、携携带外出出，如有有违反，档档案管理理员有权权停止使使用，情情节严重重者，报报请主管管领导，严严肃处理理。12.4归归还档案案时需经经档案管管理员检检查无误误后，方方能签收收。12.5查查阅档案案确需外外借（不不包括密密级档案案），须须经档案案主管部部门批准准，一般般限三天天内交还还，如需需延期，要要办理延延期手续续。12.6借借阅图书书时，应应办理借借阅手续续，当面面清点，借借期不得得超过半半月，科科技图书书仅供专专业人员员借阅，每每人不得得超过二二本，借借期半月月，凡超超期不补补办手续续者，一一律停止止借阅。13、档案案统计工工作管理理建立健全现现有库藏藏档案概概况：档档案资料料开发利利用概况况。图样样和技术术文件更更改情况况。各种种图样、文文件资料料复制情情况。上上级档案案业务普普查与年年报。档档案管理理“五率”（归档率、完整整率、准准确率、查查准率、查查全率）的的专业统统计工作作。13.1建建立健全全档案归归案，档档案查阅阅，利用用效果反反馈登记记，做好好各类档档案数量量，档案案利用人人次，利利用效果果登记，各各型号图图样晒发发单，图图样技术术文件更更改等原原始记录录，确保保专业统统计数据据准确、可可靠。13.2档档案管理理人员，应应不断加加强业务务学习，明明确档案案统计范范围与区区划，如如实填写写登记，完完善统计计汇总，确确保统计计质量。14、检查查与考核核14.1本本标准由由本公司司行政办办公室归归口管理理，每年年进行一一次全面面检查贯贯彻执行行情况，并并将检查查结果写写成总结结，除报报有关部部门外，反反馈给企企管办。14.2本本标准的的执行情情况，结结合检查查考核有有关部门门，有关关人员的的部门工工作标准准及个人人工作标标准一并并检查考考核。附加说明：本标准由本本公司企企管办提提出。本标准由本本公司企企管办归归口管理理。