WI0620采购作业指南

1.0 请购1.1各各项材料料的请购购部门如如下：1.1.1常备备材料：生产管管理部门门1.1.2预备备材料：物料管管理部门门1.1.3非常常备材料：a.订货货生产用用料：生生产管理理部门b.其他他用料：使用部部门或物物料管理理部门2.0请请购单的的开立、递送、审批2.1请请购经办办人员应应依存量量管理基基准、用用料预算算，参酌酌库存情情况开立立请购单单，并注注明物料料名称、规格、数量、单位、交货日日期、用用途及其其它说明明，依请请购核决决权限呈呈核。若若请购物物料之规规格过多多，物物料请购购单不不足以填填写，可可列附表表随付。而请购购单空白白栏要注注明“以下空空白”或划上上斜线。2.1.1物料请请购单（内购）一式三三份，采采购部门门、物料料管理部部门、自自留各一一份。使用部部门先将将物料料请购单单递交交采购部部，使用用部门自自留（白白色单）一份。而而剩余之之两份（粉红与与黄色单单）由采采购部查查核后，上呈经经理室审审批。浸浸染部的的物料料请购单单也可以由采购购部代编编写，然然后交一一联（白白色单）给浸染染部。若若请购单单被否决决，采购购部将会会通知回回复请购购单申请请人。2.1.2若各各部门以以E-mmaill形式所所申请批批签之物物料请购购，由各各部门或或采购部部编写物料请请购单递交审审批。2.1.3（外购购）采购购申请单单由生产产管理部部门以电电子邮件件的方式式开立，依请购购核决权权限呈核核。采购部部对采购购申请单单进行编编号后以以电子邮邮件传给给香港营营业部、公司报报关员、公司物物料管理理部门各各一份。2.2紧紧急请购购时，由由请购部部门于物料请请购单上加注“紧急采采购”或“急”等相关关说明字字样。2.3庶庶务用品品由物料料管理部部门按月月依耗用用状况，并考虑虑库存情情况，填填制物料请请购单提出请请购。3.0免免开请购购单部分分3.1下下列总务务性物品品免开请请购单，并可以以委托总总务部门门办理，其列举举如下：3.1.1贺、祭用物物品：花花篮、礼礼物等。3.1.2待用用品：饮饮料、香香烟等。3.1.3书报报(含技技术性书书籍、定期刊刊物及宣宣传图片片等)。 3.22 公司司食堂使使用之菜菜、米、油、盐盐、酱、醋、糖糖等食物物免开请请购单。3.3外外发加工工产品及及服务采采购免开开请购单单。4.0 请购核核决权限限.请购购金额预预估在50000元以以下者，由由行政经经理核决决。.请购购金额预预估在550000元至110万元元者，由由总经理理核决。.请购购金额预预估在110万元元以上者者，由董董事长核决。5.0 请购案案件的撤撤销5.1请请购案件件的撤销销应立即即由原请请购部门门通知采采购部门门停止采采购并解解释撤销销原因，采购部部于物料请请购单上加盖红色色“CANNCELLLEDD”的印章或者者“取消”字样。5.2采采购部门门办妥撤撤销后，依下列列规定办办理：5.2.1.采购购部门于于原请购购单加盖盖 CCANCCELLLED 章或者者“取消”字样后，送回原原请购部部门。5.2.2.原物料请请购单已送物物料管理理部门待待办收料料时，采采购部门门应通知知撤销，并由物物料管理理部门据据以将原原请购单单退回原原请购部部门。5.2.3.原原请购单单未能撤撤销时，采购部部门应通通知原请请购部门门。6.0 采购部门门的划分分、作业业方式、作业处处理期限限6.1采采购部门门的划分分6.1.1内购购：由国国内采购购部门负负责办理理。6.1.2外购购：由国国内采购购部门向向香港营营业部发发出(外购购)采购购申请单单，香香港营业业部负责责办理采采购业务务，国内采采购部门门负责跟跟催，其其进口庶庶务由报报关人员员办理。6.1.3总经经理或采采购主任任对于重重要材料料的采购购，可直直接与供供应商或或代理商商议价。专案用用料，必必要时由由总经理理或采购购主任指派派专人或或指定部部门协助助办理采采购作业业。6.2采采购作业业方式，除一般般采购作作业方式式外，采采购部门门可依材材料使用用及采购购特性，选择下下列一种种最有利利的方式式进行采采购：6.2.1集中中计划采采购：凡凡具有共共同性的的材料，须以集集中计划划办理采采购较为为有利者者，可核核定材料料项目，通知各各请购部部门依计计划提出出请购，采购部部门定期期集中办办理采购购,如劳保保、清洁洁用品等等。6.2.2长期期报价采采购：凡凡经常性性使用，且使用用量较大大宗的材材料，采采购部门门应事先先选定厂厂商，议议定长期期供应价价格，呈呈准后通通知各请请购部门门依需要要提出请请购，如如五金工工具、标标准零配配件、电电子零配配件、办办公用品品、包装装用品等等。6.2.3选择择合格供供应商采采购：对对于重要要的原材材料、成成品及半半成品（如不锈锈钢线、高碳钢钢线、冷冷轧铁片片、锰钢钢片、粉粉末涂料料、丝带带、胶粒粒、胶俐俐、油漆漆、染料料、助剂剂、洗线物物料、磷磷化物料料、电镀镀材料、以及半半成品胚胚扣、合合金扣等等，称为为A类物物资）以以及一些些重要的的物资（如包装装纸箱、胶袋、模具材材料、模模具等，称为BB类物资资）的采采购，采采购部门采购时时均在合合格供应应商中选选择。6.2.4借料料：如果果向本集集团公司司的其它它单位借借料，应应填写借料申申请单，交部部门经理理审批交交给借出出单位负负责人。6.3采采购作业业处理期期限6.3.1 采采购部门门应依采采购地区区、材料料特性及及市场供供需，分分类制定定材料采采购作业业处理期期限，通通知各有有关部门门以便参参考，遇遇有变更更时，应应立即修修正。7.0 A类及及B类物物资的供供应商的的选择、评价、重新评评价： 7.1须须符合下下列条件件之一者者，报经经理审批批后，均均可成为为本公司司A、BB类物资资的合格格供应商商：7.1.1采购购部对有有意向合合作的供供应商进进行函调调或实地地考察，并要求求供应商商填写供应商商调查表表，评评估合格格者。7.1.2采购购部或生生产部联联系到新新的供应应商，其其样品需需根据原原材料而而选择以以下相应应的品质质测试：QA部部门根据据不同的的原材料料而作相相应的内内部测试试；同时时，交公公证行作作指定的的环保测测试项；使用部部门试用用并填写写新样样品试用用（测试试）报告告。品品质测试试经确认认合格，再进行行询价。新供应应商在报报价时，应附营营业执照照、税务务登记证证复印件件、开户户银行和和帐号等等相关资资格证明明文件。7.1.3获IISO认认证、OOko-Texx Sttanddardd 1000认证证或REEACHH预登记记等，或或其他有有效认证证，或签签署证明明产品符符合Okko-TTex Staandaard 1000环保标标准且保保证不含含有APPEO和和PFOOS的环环保协议议，以及及在同行行业者有有良好口口碑的供供应商。7.1.4采购购部及各各部门将将符合上上述条件件者填写写供应应商资格格认可表表报经经理审批批。7.1.5采购购部及各各部门每每年1月月份对合合格供应应商重新新进行资资格认可可，对上上一年内内没有合合作的合合格供应应商不需需要重新新进行资资格认可可；如需需重新合合作，则则须对其其重新评评估，并并由采购购部及各各部门提提交供供应商资资格认可可表报报经理审审批，方方可继续续成为合合格供应应商。7.2 对于合合格供应应商向本本公司提提供新的的原材料料（A、B类），应由由采购部部向供应应商索取取样品，经使用用部门试试用并填填写新新样品试试用（测测试）报报告确确认合格格后，方方可确定定为新材材料的合合格供应应商。7.3采采购部依依据经理理批准的的供应商商名单登登记在合格供供应商一一览表中，并并于每年年1月份份根据更更新的供应商商资格认认可表重新更更新合格格供应商商名单。7.4采采购部每每六个月月依据下下列标准准，对物物料的合合格供应应商进行行一次考考核，填填写合合格供应应商考核核表报报经理核核准处理理方法。供应商商的核定定等级以以以下四四类考核核的最低低等级为为其考核核结果，获A、B级的的供应商商继续业业务合作作，获CC级的供供应商减减少业务务量，获获D级的的供应商商取消合合作资格格。7.4.1品质质等级：优优、良、较差差、差物料或或服务批批次合格格率为995%-1000%者者为优。物料或或服务批批次合格格率为990%-95%者为良良。物料或或服务批批次合格格率为880%-90%者为较较差。物料或或服务批批次合格格率为880%以下为为差。7.4.2交期期等级：准准确、及时时、延误、严严重延误误完全在在交货期期内完成成为准确确。虽有超超期完成成，但没没有对本本公司造造成不良良后果为为及时。超期完完成，造造成本公公司相关关工作完完成时间间推迟，经与客客户沟通通取得认认可为延延误。超期完完成，造造成本公公司相关关工作无无法在允允许时间间内完成成，经与与客户沟沟通无法法取得认认可的为为严重延延误。7.4.3价格格等级：合合理、较合合理、不合合理、很不不合理。低于或或等于市市场调查查价为合合理。高于或或等于市市场调查查价为较较合理。高于或或等于市市场调查查价为不不合理。高于或或等于市市场调查查价为很很不合理理。7.4.4协调调性等级级：很好、一一般、较差差、差。沟通良良好能主主动配合合本公司司需求者者为很好好。可以沟沟通并能能配合本本公司需需求者为为好。可以沟沟通经常常不配合合本公司司需求者者为较差差。无法沟沟通又经经常不配配合本公公司需求求者为差差。7.5采采购部负负责人应应在管理理评审会会议中提提交一份份供应商商表现的的综合报报告。7.5.1根据据供应商商品质、交期、价格、协调性性的核定定等级分分数得出出供应商商考核结结果。 品质质等级：40分分；交期期等级：25分分；价格格等级：15分分；协调调性等级级：200分。 核定定等级：A级占占比例1100% B级级占比例例80% C级级占比例例60% D级级占比例例40% 考核核结果：90分分以上被被评为AA级 8980分分被评为为B级79660分被被评为CC级 559分以以下被评评为D级级7.6 本公司司的生产产部门不不得绕过过采购部部门直接接与合格格的A类类及B类类物资供供应商进进行业务务联系；合格的的A类及及B类物物资供应应商亦不不可绕过过采购部部门直接接与生产产部进行行业务联联系，否否则将取取消合格格供应商商资格。8.0外外发加工工供应商商的考核核：8.1外外发电镀镀、外发发热处理及成成品供应应商考核核依据77.4及及7.55进行。8.2上上粉扣外外发QCC、花仔仔外发加加工、蛇蛇骨外发发包头、钢圈外外发加工工等人员员的考核核由各相相关部门门负责人人进行。8.2.1建立立合格格外发加加工人员员档案表表。8.2.2对于于新的外外发加工工人员，由各相相关部门门负责人人对其进进行培训训。经现现场考核核合格后后才有资资格成为为本公司司合格外外发加工工人员。8.2.3对于于外发加加工产品品频繁出出现返工工（或无无故推迟迟交货）的加工工责任人人，各相相关部门门负责人人应考虑虑取消其其外发加加工的资资格。8.2.4所有有外发加加工户不不得借用用已没有有参与外外发加工工的旧加加工户名名，以获获取加工工资格;8.2.5采购购部对外外发加工工户实行行年度资资格认证证：外发发加工户户本人于于每年11月155日前携携带身份份证正本本前来各各部门进进行登记记审核，一经发发现虚报报，取消消其加工工资格。9.0国国内采购购作业处处理9.1进进行采购购的人员员安排9.1.1采购购部文员员接获物料请请购单后应将采采购资料料分类录录入电脑脑，以便便随时跟跟踪；录录入资料料后将物料请请购单交给采采购部负负责人安安排人员员进行采采购。9.1.2原则上上，重要要的原材材料（如如不锈钢钢线、高高碳钢线线、冷轧轧铁片、锰钢片片、粉末末涂料、丝带、胶俐、油漆、染料、助剂、洗线物物料、磷磷化物料料、电镀镀材料等等）以及及一些重重要的物物资（如如包装纸纸箱、胶胶袋、模模具材料料、模具具等）由由采购部部人员亲亲自办理理采购业业务。其其它专业业性质较较强的设设备及物物料（如如部分机机械设备备、电脑脑设备、测量设设备、运运输设备备、安全全设备等等）的采采购可由由总经理理或采购购主任委委托专业业人士协助助办理采采购业务务。成品品及半成成品（半半成品胚胚扣、合合金扣等等）由总总经理委委托生产产车间办办理采购购业务，但每月月要将供供应商的的表现交交采购部部汇总。9.1.3 外发发加工服服务（包包括电镀镀服务，上粉扣扣发外QQC服务务，花仔仔发外加加工，蛇蛇骨、钢钢圈发外外加工服服务，弹弹簧钢扣扣外发热热处理等）的采购购由各生生产部派派专人负负责。其它外外发加工工之零件件或物料料都须递递交采购购部进行行审阅及及采购（保全部部之外发发加工零零件须递递交采购购部存档档，由保保全部安安排外发发加工。）9.2询询价、比比价、议议价9.2.1采购购员依请请购案件件的缓急急，并参参考市场场行情及及过去采采购记录录，对于于非长期期报价采采购的重重要物资资，除电电话询价价之外，有条件件的需精精选三家家以上的的供应商商的报价价资料进进行比价价或经分分析后议议价。9.2.2若厂厂商报价价的规格格与请购购材料规规格略有有不同或或属代用用品者，采购经经办人员员应检附附资料并并于“物料请请购单”上予以以注明，由使用部部门或请请购部门门签注意意见后呈呈核。9.2.3属于于买卖惯惯例超交交者(如如最低采采购量超超过请购购量)，采购经经办人员员于议价价后，应应于物料请请购单中注明明，经采采购部负负责人签签认后呈呈核。9.2.4采购购部门接接到请购购部门以以电话联联络的紧紧急采购购案件，采购部负负责人应应立即指指定经办办人员先先行询价价、议价价，待接接到物料请请购单后，按按一般采采购程序序优先办办理。9.3呈呈核及核核决9.3.1采购购经办人人员询价价完成后后，递交交询价价单经经采购部部负责人人审核，并依请请购核决决权限呈呈核。如如有两个个或两个个以上的的供应商商报价，采购部部于询价记记录表上详填询询价或议议价结果果及拟订订供应商商“交货期期限”与“报价有有效期限限”经采购部部负责人人审核，并依请请购核决决权限呈呈核。9.4采采购9.4.1采购购经办人人员接到到经核决决的物料请请购单后，对于于重要的的原材料料及物资资应以采购单向供应商商订购，并以电电话或传传真确定定交货(到货)日期；对于日日常用品品以及工工具和零零配件等等，可电电话通知知供应商商送货；其它专专业性质质较强的的设备及及物料的的采购则则委托专专业人士士协助办办理采购购业务。9.4.2若属属分批交交货者，请购部部门需于于物料料请购单单上加加注“分批交交货”字样加加以识别别，采购购经办人人员于采购单单上注注明；如无加加注“分批交交货”字样，采购经经办人员员应与供供应商协协商是否否需分批批交货，双方以以电话或或传真确确定。9.4.3采购购经办人人员使用用暂借款款采购时时，应填填写用用款申请请单由由行政经经理审批批后，到到财务部部领取现现金用于于物料采采购。9.5进进度控制制及事务务联系9.5.1国内内采购部部门应分分询价、订购、交货三三个阶段段，以采采购进度度控制表表控制采采购作业业进度。9.5.2采购购经办人人员未能能按既定定进度完完成作业业时，应应将异常原原因及预预定完成成日期通通知采购购部负责责人，核核实后告知请购购部门，依请购购部门意意见拟订订对策处处理。9.5.3采购购的物品品交仓管管员凭送送货单据据验收，对验收收合格的的物品直直接入库库，对验验收不合合格的物物品（如如型号不不对、数数量不符符、运输输不当造造成物品品损坏等等），仓仓管员应应填写采购物料料不合格格报告交总经经理或采采购主任任审核，再交由由采购部部对供应应商进行行投诉及及办理退退货等事事宜。9.5.4使用用部门在在使用过过程中如如发现采采购的物物料不合合格，由由使用部部门主任任填写采购物料料不合格格报告交总经经理或采采购主任审核，再交由由采购部部对供应应商进行行投诉及及办理退退货等事事宜。9.6 外发加加工服务务采购 各部门针针对外发发加工服服务制定定相关作作业指导导书予以以跟进。10.00整理付付款10.11物料管管理部门门应按照照物料请请购单及供应应商的发货清清单办妥收收料手续续，并将将供应商商的发货清清单送采购购部门，经与发发票核对对无误后后，在发票票背面签签名确认认。10.22采购经经办人员员于发票背背面签名名确认后后连同物料请请购单及供应应商的发货清清单（若以以E-mmaill所批簽簽，則須須列印此此E-mmaill附上）送行政经经理签名名确认，在由采采购经办办人员递递送财务务部门办办妥付款款手续。11.00 境外外采购作作业处理理11.11境外采采购作业业由香港港营业部依依照(外购购)采购购申请单单进行物物料采购购。11.22采购部文员员接获生生产管理理部门开开立的(外购购)采购购申请单单电子邮邮件后应应将采购购资料分分类录入入电脑，以便随随时跟踪踪。11.33采购部部文员应应根据物物料库存存情况对对已经下下订单的的，由香香港营业业部负责责采购的的物料进进行跟催催。并将将采购进进度及时时反馈给给生产管管理部门门。对于于库存量量低于物料库库存警戒戒线的原材料料，应及及时知会会总经理理是否需需要补充充。11.44装船通通知及提提货文件件的提供供：香港营业业部接到到供应商商通知有有关装船船日期及及提货文文件时，应立即即将有关关资料分分别通知知公司采采购部、公司报报关员、物料管管理部门门及有关关部门。11.55关务员员收到(外购购)采购购申请单单后，应于于货物抵抵达之前前办妥进进料合同同等相关关手续，以备随随时进料料。12.00 采购购流程图图12.11国内采采购流程程图金额 5000元，由行政经理审批。金额5000100000元,行政经理或生产经理审批后,由采购部上呈总经理审批。采购主任采 购 部采 购 部使用部门提交物料请购单国内采购员不合格（退货或或让步接接受）金额超过100000元, 行政经理或生产经理审批后, 由采购部上呈董事长审批。合格国内供应商仓管验收将采购之物料移交或将信息反馈给请购单位入仓采购主任生产经理审批12.22境外采采购流程程图香港营业部采 购 部总经理核准采购部编制（外购）采购申请单采 购 部使用部门提出采购申请（电邮方式），或采购部门根据材料库存及未完成之采购单情况提出申请。（反馈）不合格境外供应商仓管验收合格入仓将采购之物料移交或将信息反馈给请购单位13.00货物入入仓及结结算流程程采购经办员于发票背面签名，将发票连同请购单送货单（若以E-mail所批簽，則須列印此E-mail附上）交由经理室核签后，到财会部门结算。 133.1送送货连同同开发票票（收据据）情况况：仓管员验收、入仓，于送货单（两联）上签收，并在发票背面签名确认，之后将送货单及发票交到采购部。采购员发出采购信息给供应商供应商送货，开两联送货单和发票 133.2送送货月结结开发票票（收据据）情况况：采购员发出采购信息给供应商供应商送货，开两联送货单。仓管员依送货单内容验收、入仓，于送货单（两联）上签名，之后将送货单交到采购部。采购部收到月结发票，与送货单对数准确后于发票背面签名，将发票交仓管核对准确后于发票被面签名。采购员将发票连同请购单送货单交由经理室核签后，到财会部门结算。14.00质量记记录记录名称称最小保存存期负责人地点编目供应商调调查表至更新采购主管管（主任任）采购部合格供应应商一览览表至更新采购主管管（主任任）采购部合格供应应商考核核表至更新采购主管管（主任任）采购部供应商资资格认可可表至更新采购主管管（主任任）采购部采购单3年采购主管管（主任任）采购部编号（外购）采购申申请单3年采购、生生产部（主任）采购部编号合格外发发加工人人员档案案表至更新各生产部部主管（主任）各部门借料申请请单6个月使用部门门主管（主任）各部门编号物料请购购单3年使用部门门主管（主任）各部门编号询价记录录表6个月采购主管管（主任任）采购部编号采购物料料不合格格报告6个月采购、仓仓管、生生产部（主任任）采购部编号送货单3年采购主管管（主任任）采购部日期新样品试试用（测测试）报报告12个月月使用部门门主管（主任）采购部编号