某房地产开发有限公司行政管理手册

房地产开发企业全面管理体系（GMS）文件湖北人信房地产开发有限公司行 政 管 理 手 册受控文件版 本：A审 核：批 准： 持有人：编 号：HBRX-GMS-02 2005年 月 日发布 2005年 月 日实施目 录1 手册说明22 行政管理32.1 低值易耗与办公用品管理办法32.2 会议管理制度52.3 工作环境管理办法72.4 档案管理办法92.4.1 工程档案管理细则122.4.2 文书档案管理细则162.4.3 声像档案管理细则192.4.4 实物档案管理细则212.4.5 档案档号说明222.5 工作服与胸卡管理规定242.6 车辆和驾驶员管理规定262.7 职工食堂管理办法283 信息管理303.1 信息管理办法303.2 保密管理办法333.3 文件管理制度353.4 公文行文规范393.5 计算机及网络使用规定434 危机管理44危机事件处理办法441 手册说明第一条 手册内容本手册依据公司章程和公司的实际情况编制而成，包括：公司行政事务管理的范围，公司关于行政事务管理的所有制度、办法文件。第二条 适用范围本手册适用于公司的行政事务管理工作。第三条 手册管理本手册为公司的受控文件，由总经理批准颁布执行。手册管理的所有相关事宜均由总经理办公室统一负责，未经总经理批准，任何人不得将手册提供给公司以外的人员。手册持有者调离公司时，应将手册交还总经理办公室办理核收登记。手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司。在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到总经理办公室。总经理办公室应定期对手册的适宜性、充实性和有效性进行评审；必要时对手册加以修改。第四条 本手册的解释权在总经理办公室。2 行政管理2.1 低值易耗与办公用品管理办法第一条 目的为规范公司低值易耗与办公用品管理工作，有效控制低值易耗与办公用品的采购、验收、发放和使用，制订本办法。第二条 低值易耗与办公用品的界定将单位价值小于500元（不含500元）的工具、器具、办公用具、用品界定为低值易耗与办公用品。第三条 低值易耗与办公用品的分类视同于固定资产进行管理的低值易耗与办公用品，如：小型办公设备、电器等，对其的管理参见固定资产管理办法。办公自动化设备耗材：如：硒鼓、色带、墨盒、碳粉、光盘、磁盘、移动存储设备、打印纸、复印纸等。一般消耗品，如：签字笔、白板笔、荧光笔、铅笔、涂改液、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、记事本、复写纸、档案袋、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、圆珠笔、订书钉等。耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算机、印泥、打印台、电池等。项目部专用低值易耗与办公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、计算器等。第四条 低值易耗与办公用品的采购低值易耗与办公用品原则上由总经理办公室统一采购。各需用部门每月10日之前向总经理办公室提交低值易耗与办公用品采购申请，由总经理办公室统一编制采购计划，说明采购原因、采购数量和费用预算，经总经理批准后，在3个工作日内采购、配发到位。原则上，低值易耗与办公用品应保持零库存。总经理办公室对低值易耗品的采购质量负责，办公用品采购后，由验货人核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，由验收人员在发票背面签字验收、入库。低值易耗品的摊销采用全额摊销法。第五条 低值易耗与办公用品的管理总经理办公室负责对采购的低值易耗与办公用品进行登记，并妥善保管。低值易耗与办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、大型订书机、打码机及项目部专用办公具。 总经理办公室负责建立“低值易耗与办公用品”登记簿，对低值易耗与办公用品的发放进行管理。公司全体员工应本着厉行节约的原则使用办公用品，能共同使用的尽可能共同使用，能重复利用的尽可能重复利用。严禁浪费、丢失、私用。2.2 会议管理制度第一条 为进一步规范公司内部管理，促进公司内部沟通与信息传递，根据公司实际运作需要，制定本制度。第二条 会议管理总则会议应尽可能精简，能通过正常工作制度、流程处理的问题不通过会议解决，无关的部门与人员一律不参加会议，以保证各业务部门及工作人员有充分的工作时间按照制度与常规办公。会议目标要明确，例行会议依例会的要求组织，专题会议一般由会议主持人或组织部门写出提纲，列明要解决的问题、议程、会议拟达到的目标、要求与会人员准备的材料与资料。各种会议一般由总经理办公室安排联系，根据会议重要程度，对出席人员要提前一天以上发出书面或口头通知，以备会议出席者能安排好工作。会议中，对需要解决的问题要明确解决的方法、责任人、目标和期限，避免议而不决，不了了之。第三条 会议分类公司的会议可以分为总经理办公会、专题会、员工大会。第四条 总经理办公会总经理办公会通常于每月首个周六上午10:3012:00召开，由总经理主持，各部门负责人以上人员参加。特殊情况，则以总经理办公室通知为准。会议主要内容为：1由总经理对各部门上月度计划工作进行检核，对本月工作计划进行布置和安排，传达公司有关文件、精神。2各部门负责人对本部门上月度未完成的计划工作作阐述，及通报本月工作计划重点、需提请总经理或其他部门协调解决的问题。3其他需要解决的问题。会议一般不对单项具体问题的处理进行深入探讨，对会上提出的问题可确定时间组织召开专门会议研究解决。会议由总经理办公室负责记录并在会后及时整理、发布会议纪要。总经理办公室负责对已签发的会议纪要进行落实、督办与催办，将会议决定事项的落实结果及时汇报总经理，并在下次总经理办公会上通报。总经理办公室负责会议记录、会议纪要的存档。第五条 专题会专题会主要是研究解决工作中出现的问题。专题会议的与会人员包括会议召集人、相关部门、有关人员及特邀人员等。专题会会议纪要由会议组织人于会后13日内完成并由主持人签发，抄送各与会单位、部门备查。第六条 员工大会出席人员：本公司全体员工。会议时间：通常在每月上旬召开，特殊情况则以总经理办公室通知为准。会议主要内容：1. 传达关系到全体员工切身利益的重要事项；2. 传达公司重要决策、有关文件及精神；3. 总结前段时间工作，部署今后工作；4. 表扬先进，鞭策后进；5. 其他应提交员工大会的事项。员工大会由总经理主持召开，由总经理办公室负责会议的组织、服务、记录。第七条 会议要求出席会议人员于会议前安排好工作，会议期间其他人如无特殊情况，不得进入会场找人、谈事。如有来访客人或来访电话，安排适当人员做好接待记录，待会后再通知当事人处理。如遇急事必须当事人亲自接待时，应先得到会议召集者的允许，由其通知有关人员离开会场，并尽量不影响会议进程与发言，以维护会议正常进行。与会者需遵守会场纪律，尊重他人发言，充分阐明自己的观点，关闭手机或调至振动档，以维护会议正常进行。各部门会议不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。第八条 总经理办公室负责会议室管理工作。 第九条 本制度由总经理办公室负责解释。2.3 工作环境管理办法第一条 目的为了对工作环境进行有效管理，为员工创造一个良好的工作氛围，制定本办法。第二条 总经理办公室负责公司办公场所工作环境的归口管理；各部门负责本部门工作环境维护；各项目负责本项目部工作环境的管理。第三条 办公安全、防护各部门应将本部门负责的公司的重要文件资料、印章等责成专人妥善保管。责任人离开办公现场时，应将上述物品锁入固定的文件柜或抽屉，不得在桌面等处任意摆放。公司不允许存放个人贵重物品和钱币。公司暂时存放的贵重物品由物品管理部门妥善保管。加强各办公室的电器和电源开关的管理，每天下班最后离开办公室的人负责关闭总电源开关。在公司适当场所配备消防器材，并由总经理办公室负责对消防器材定期进行检查、更换，确保消防器材处于正常使用状态。门卫人员负责对来访人员进行接待、登记，对于非正常公务联系的外来人员谢绝来访。凡从事特种作业人员，公司按照国家规定配备劳动防护用品。第四条 办公条件与环境卫生公司努力为员工创造舒适、美观、整洁、卫生的办公室、办公家具、办公设备、办公用品等办公条件，满足员工日常办公需求。各工作部门须有充分的光线，光线须有适宜的分布，光线须防止眩目及闪动，各工作场所的窗户及照明器具的透光部分，均须保持清洁。各工作场所须保持适当的温度，并根据不同季节予以调节，各工作场所须保持空气流通。饮水必须清洁。洗手间、更衣室及其他卫生设施，必须保持清洁。垃圾、废弃物、污物的清除，应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。各部门负责安排值日人员，每天早晨清理本部门办公环境，公司每位员工都应自觉保持办公环境的优雅整洁，各工作场所内，均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑，严禁随地吐痰。总经理办公室负责监督检查各部门环境卫生保持情况。第五条 办公秩序员工应自觉遵守办公秩序，工作时间内不得在办公室内高声喧哗、嬉笑打闹、聊天及网络聊私事、玩游戏及电脑游戏、下棋、吸烟、吃零食，任何时候严禁在办公室饮酒、打牌、赌博。接待外来人员、打电话注意文明礼貌，且尽量不影响他人正常办公。联系来访客户、外单位办事人员和打电话时应注意语气礼貌温和。第六条 工作氛围公司坚持以人为本，尊重员工，公司努力创造一种和谐、平等、民主、公开的工作氛围，倡导团队精神、团结协作，鼓励各级员工之间积极、主动沟通，使全体员工在公司充分发挥自己的主观能动性、创造性，达到员工个人与公司发展的一致性。2.4 档案管理办法第一条 目的确保公司工程、文书、声像、实物等各门类档案得到有效控制。在企业开展市场竞争，维护企业合法权益、经济利益等方面发挥作用。第二条 范围本办法适用于公司所有档案资料的控制。第三条 职责总经理办公室负责对公司的各类档案实行统一管理，对各部门及项目部的档案工作及资料员进行业务指导和监督。各部门及项目部资料管理员负责本部门及项目部档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。第四条 档案的分类公司档案分为四大类：工程档案、文书档案、声像档案、实物档案。第五条 档案立卷、归档总经理办公室负责公司各类档案的收集、整理、立卷、归档工作；各部门及项目部资料管理员负责本部门及项目部档案的收集归档。按照归档范围和要求，公司各部门应于文件处理完毕后向总经理办公室移交，各项目部应于每年六月底前将本项目部上一年度形成的重要文件移交公司总经理办公室。归档文件要齐全、完整。按照文件材料形成的规律，进行科学的分类、立卷，保持文件之间的历史联系。卷内文件的排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。每个案卷都要填写卷内目录和备考表。归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。第六条 档案的保管库房内保管的档案资料，要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，要管理有序。严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求，定期检查档案保管情况，对档案进行技术保护。要注意控制库房的温湿度，不断改善保管条件。库房内要保持清洁，定期整理，不得存放与档案无关的物品。调阅档案要轻拿轻放，以减少档案的机械磨损。建立和完善全宗卷，并做好档案的收进、移出、利用等日常登记、统计工作。严格遵守档案保密制度，努力做好档案保密工作。第七条 档案借阅利用档案资料一般不外借。需要外借的档案，必须经主管领导批准，并按借阅期限归还。借阅档案需办理借阅审批和登记手续。重要文件的借阅，需经公司主管领导批准后由专人查阅。复印档案需经档案人员同意。借阅人员要爱护档案，不得涂改、损坏档案资料，不准私自拆档复印。档案管理人员要熟悉室藏档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。档案人员应开展档案编研工作，积极配合公司有关部门编写大事记及组织机构沿革，树立公司的外在形象，扩大公司的知名度。第八条 档案保密档案管理人员必须有严格的保密观念，认真执行公司的档案制度，保证公司档案的绝对安全。档案库房要坚固，保管设备要符合保密要求。根据公司的有关规定，及时划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，正确处理好利用和保密的关系。经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。组织有关人员定期进行保密工作检查。第九条 档案鉴定和移交资料管理员应根据本公司档案保管期限的规定，制定本公司的保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。档案的鉴定工作，应在公司主管领导的指导下，由总经理办公室和有关业务人员共同组成鉴定小组，按规定进行。失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经公司主管领导批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字。档案的移交工作需严格按照档案馆的规定，定期向档案馆移交；并保留一份复印件以备查考。本公司人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方可离开岗位。2.4.1 工程档案管理细则第一条 目的：加强工程档案的规范化管理，提高工程管理水平，体现工程档案为工程质量验收的重要组成部分，保证工程质量。第二条 工程档案范围：小区开发前期综合档案：1. 工程建设项目立项依据；2. 项目建议书及批复文件；3. 可行性研究批复；4. 计划任务书及批复文件；5. 建设用地钉桩成果通知单；6. 规划设计任务通知书；7. 规划设计条件通知书；8. 审定规划方案通知及总平面图；9. 人防规划总平面图；10. 小区竖向设计图；11. 市政工程方案会议纪要；12. 环境、消防、卫生及水、电、煤气、热力报装协议；13. 配套项目（如文教、商业、绿化、交通等）协议、合同；14. 勘探、测绘、设计、招投标、监理文件；15. 项目行政管理文件；16. 开发项目在建设中产生的不可预测的有关技术文件及有关职能部门、领导的批示文件；17. 减免四源费、大市政费用的有关文件。18. 开发项目的声像档案。建设用地文件1. 建设项目选址报告及土地、规划部门批复；2. 征用土地办理国有土地使用权转让、抵压等文件；3. 建设规划许可证及批准用地范围图；4. 建设用地批准许可证及用地图；5. 国有土地使用证；6. 有关拆迁安置协议、拆迁实施办法等主要文件；7. 拆迁许可证。8. 单体工程项目文件9. 建设工程规划许可证及盖有市规划局许可证专用章的建设总平面图；10. 建设工程开工许可证；11. 固定资产投资许可证；12. 建设工程招投标文件、施工合同、工程结算；13. 建设工程施工监理合同、监理计划及监理月报、14. 工程监督委托书及工程质量核验证书；15. 初步设计报批文件及有关图纸；16. 工程勘察报告；17. 工程技术交底会议纪要及工程洽商纪录；18. 工程隐检纪录（基础、主体结构）；19. 工程竣工验收单；20. 人防工程竣工验收单；21. 消防工程竣工验收单；22. 工程质量核验单及电梯质量核验单；23. 工程竣工总结；24. 工程质量事故处理；25. 工程照片；26. 沉降观测记录。 单体工程施工技术文件：1. 施工组织设计；2. 工程设计交底会议纪要及工程洽商纪录；3. 工程定位放线验收记录；4. 基础钎探验收及基础处理记录；5. 隐检记录（土建、设备、电器）；6. 材料及产品合格证（土建、设备、电器）；7. 原材料复试报告（砖、水泥、钢材、砂石）；8. 试验报告（砼、砂浆试验报告及配比单，钢筋焊接试验，灰土、素土试验报告）；9. 单位工程质量保证资料核查表；10. 单位工程质量综合评定表；11. 单位工程观感质量评定表；12. 全部工程竣工图；13. 电梯开箱验收记录、隐检、试运行及验收记录；14. 设备、电气专业隐检、闭水、测试、测压试验记录或报告（详见城建档案馆归档要求）。 开发建设小区整体竣工档案：1. 小区竣工总平面图；2. 小区道路、绿化竣工总平面图；3. 小区综合管线竣工图；4. 小区规划建设总说明。第三条 职责分工总经理办公室负责公司所有门类档案的管理工作，对各部门和各项目部档案工作进行指导和监督，对施工单位档案管理员进行进馆内容与要求的培训。各项目部负责工程资料的收集、整理、立卷、归档工作，负责与城建档案馆的业务联系，保证工程档案符合进馆要求。异地项目公司负责本项目公司工程资料的收集、整理、立卷、归档，负责向当地城建档案部门和公司总经理办公室的移交，标准要达到当地城建管理部门和公司的要求。由公司投资开发建设或合资控股的所有项目（含异地项目），均须向公司总经理办公室移交一套齐全、完整的工程竣工档案，并负责该项目开发前期的基建文件的收集、整理、立卷、归档工作。第四条 工程档案管理要求：在与施工企业在签订施工合同时，应对施工技术档案资料的编制和移交期限做出明确规定。项目部应在施工技术资料中按有关规定签署意见，实行监理的工程应有监理单位签认认可的资料。工程竣工验收前，项目部应组织、督促和协同施工单位检查施工技术资料的质量，不符合要求的，应限期修改、补齐，直至重做。工程竣工档案必须真实地反映工程建设过程及竣工后的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件必须完整、准确、齐全，各种程序责任者的签字手续必须齐全，文件字迹清楚。工程竣工档案要反映开发项目建设的全过程，要求归档的文件、图纸必须是原件，保证文件的原始性。编制工程竣工档案必须采用不褪色的黑色、兰黑色绘图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸、铅笔和圆珠笔等。编制竣工图时，要在新蓝图上修改，修改方法按照1996年城建档案馆发竣工档案和资料的具体要求及作法一书执行。一张图纸内容变更超过40%时，需重新绘制竣工图。竣工图必须图面整洁、反差明显、字迹工整、清楚，不得涂改。第五条 组卷的基本要求工程竣工档案组卷，要遵循工程文件材料的自然形成规律，保持案卷基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，符合专业特点，便于保管利用。建设项目按单项工程组卷，单项工程按先文字、后图纸；先项目管理性文件，后施工技术文件。组卷前要详细检查基建文件、施工技术文件及竣工图是否按要求收集齐全，做到不丢项，图物相符。卷内文件材料排列顺序要依据卷内材料构成而定，顺序为：封面、目录、文件部分、备考、封底。组成的案卷力求美观、整齐。第六条 档案的装订案卷装订厚度不超过20mm，装订时以案卷下边为齐。案卷内不能有书订，卷内页要干净整齐。一册案卷纸张规格要统一，页号编写在右下角。图纸折叠前均要按裁图线裁齐，折叠方式采用图面向内“手风琴风箱式”。竣工图章要盖在图号一侧，竣工图负责任人签章处不得漏签。工程竣工档案的案卷形式为：案卷封面、目录文件或图纸、备考表、封底，要求填写的内容要填写全，字迹工整。甲方卷的案卷目录要求用打字机填写。工程竣工档案要由项目负责人审核，并在案卷备考表签审意见。2.4.2 文书档案管理细则第一条 目的：规范公司文书档案工作。第二条 适用范围：适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案。第三条 职责：总经理办公室负责公司各部门及项目部文书档案的管理。各职能部门及项目部负责本部门及项目部文书档案的立卷、归档及移交工作。第四条 文件材料的归档范围：上级和外单位来的文件材料.1. 集团公司等上级主管部门召开的重要会议的纪要、决议等。2. 集团公司等上级主管部门颁发的，针对本单位的或须贯彻执行的决议、决定、通知、指示、命令等。3. 集团公司等上级单位对本公司及下属公司检查工作形成的文件材料。公司各部门及项目部在工作中形成的文件、资料。1. 公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等。2. 公司工作会、经理办公会、各种专业会议的通知、报告、总结、领导人讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。3. 公司颁发的决定、决议、条例、规定、通报、通知等文件材料。4. 公司及各部门、各项目部的年度工作总结、计划及报告、简报。5. 公司编制的各种计划、统计报表等。6. 已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。7. 关于干部任免的文件材料。8. 公司外事、合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重要简报等。下级单位报来的文件材料：下级报来的重要的专题报告、典型材料、请示等。第五条 文件材料的归档时间公司各部门形成的档案应在文件处理完毕后立即向公司总经理办公室移交。各项目部形成的档案应于次年六月底前将符合归档要求的档案向总经理办公室移交。第六条 归档文件系统性方面要求应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于档案室管理的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系及依据发文机关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单位文件有密切联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。需要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。（三）公司的经济合同档案管理，编号单列。（四）公司直管项目“五证”，职能部门办理手续并拿证后，应在第一时间交档案管理室存档，职能部门需使用的，办理借阅手续。第七条 归档文件在技术加工方面的要求案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，要根据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批复在前请示在后。归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年；年度计划按开始年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、批复时间立卷。整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”，以上需用打印机或钢笔字迹填写。拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素（文件作者、内容、名称）要完整、准确。文字要简练通顺，概括准确，合乎文法，标点要正确，避免文不对题、词不达意，避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题，一般标题不要超过二、三十字，特殊情况最多不能超过五十字。案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进行修补，装订线上有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫浆糊，以防虫蛀。文件纸型大小不一时，要做必要的补贴或折叠。字迹不清楚的重要文件材料要设法复制清楚。文件分类要反复推敲，确保无疑时再装订，以避免因分类不准确造成返工。案卷装订要使用线绳或麻绳，去掉原有金属钉，严防装订中有损文件字迹现象，装订后的案卷应整齐美观。向档案室归档的所有案卷，都要根据案卷重要程度，按照一定次序进行系统的排列，编写案卷顺序号，填写案卷目录一式两份，交接人双方清点无误后由有关人员在案卷目录上签字，双方各存一份。第八条 归档文件的保管期限和密级：文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，永久为五十一年以上，长期为十六年至五十年，短期为十五年以下。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，在经济建设、文化建设和科学研究中需要经常利用，具有长远查考利用价值的档案，应列为永久保管。凡是反映机关工作活动的，在相当长时间内本单位需要查考的档案，应列为长期保管。凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料均应列为短期保管。根据文件资料的性质、作用及兼顾企业参与社会竞争的需要，将档案密级划分为绝密、机密、秘密。第九条 归档范围和保管期限详见下表：文书档案归档范围和保管期限一览表序号归档范围归档部门保管期限1与本公司业务有关的政府主管单位颁发的针对本公司业务的指示、命令、条例、规定等重要的文件材料总经理办公室永久2公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等总经理办公室永久长期3公司工作会、经理办公会、各种专业会议的通知、报告、总结、领导人讲话、纪要、重要的简报及会议记录等总经理办公室永久长期4公司颁发的决定、决议、条例、规定、通报、通知等文件材料总经理办公室永久长期5政府有关的主管部门来我公司检查工作形成的文件材料总经理办公室短期6公司对外签订的各种合同、协议书等公司各部门、各项目部长期7公司及各部门、各项目部的年度工作总结、计划及报告、简报公司各部门、各项目部短期8公司编制的各种计划、统计报表等公司各部门、各项目部短期9公司大事记及反映公司重要活动的简报等文件材料公司各部门、各项目部长期10公司外事、合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重要简报等公司各部门、各项目部长期11有关干部任免、人事奖惩的文件材料人力资源中心长期12公司科研活动中的科研成果及获奖论文等公司各部门、各项目部短期2.4.3 声像档案管理细则第一条 目的加强公司内部及各项目部声像档案的管理工作，更好地保护和利用声像档案信息资源，服务公司及项目部的各项工作。第二条 范围适用于公司和项目部在生产、经营、管理等各项活动中形成的所有有保存价值的录音、录像、照片等特殊载体的档案资料。第三条 职责公司总经理办公室负责集中保管公司各方面的声像档案资料。各部门、各项目部负责将声像资料整理、归档，向总经理办公室移交。第四条 声像档案的收集工作将分散在公司各部门、各项目部、个人手中具有保存价值的声像材料，收集、集中到总经理办公室，实行统一管理。采取一定的措施引导与控制声像档案的流向，抓住重点部门和人员，以点带面，保证收集工作的落实。第五条 声像档案的归档范围反映本公司主要职能活动、重要历史面貌的声像档案；各级领导人和著名人物参与本公司重要公务活动形成的声像档案；本公司的各种重要会议的声像档案；本公司重要工程项目、重大工作成果的声像档案；本公司组织或参加的重要外事活动的声像档案；记录本公司重大事件、重大事故的声像档案；公司摄制的或反映本公司工作活动的专题录像片等；本公司历届领导班子成员、先进工作者，获得的荣誉性奖状、证书等照片。第六条 声像档案的归档要求力求是原底片、原件，尽量避免复制件。归档材料要齐全完整，照片归档时，应同时有底片及文字说明。录音、录像磁带归档时，也要有简要的文字说明。文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景、拍摄人六要素。归档的照片若为普通相机拍摄，应将照片和底片同时归档。若为数码拍摄则需刻录成光盘后向总经理办公室移交。第七条 声像档案的整理、鉴定、编目照片档案的整理、鉴定、编目：照片档案由底片、照片及文字说明构成。其整理方法要符合国标照片档案管理规范的要求。照片的分类组卷一般按年度专题分类组卷；照片的编号为案卷号照片号。录音、录像档案的整理、编目：以盘或盒为保管单位，编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。格式如下：类别代号顺序号。声像档案的保管和保护库房要保持适宜的温湿度。磁带保存的适宜温湿度为：温度1525C，相对湿度45%60%。保存照片的适宜温湿度：温度1424C，相对湿度40%60%。磁带应竖放，卷绕平整，并注意防光、防尘、防磁。第八条 声像档案的归档时间公司各部门形成的声像档案应立即向公司总经理办公室移交。各项目部形成的声像档案于每年六月底前将上一年形成的声像档案统一向总经理办公室移交。 2.4.4 实物档案管理细则第一条 目的：确保对公司的实物档案进行有效管理。第二条 范围：公司及各项目部在生产、经营、管理等各项活动中获得的奖杯、奖旗、证书、旧印章，公司及各项目部与外界交往中接受的礼品以及上级领导的题字、书画等。第三条 职责以公司名义或各项目部获取的实物档案均由总经理办公室统一保管；公司、各部门及项目部各时期的旧印章作废后由财务管理中心统一保管。第四条 各项目部、部门及个人对公司所属的实物档案要及时移交到总经理办公室，不得以任何理由据为已有。第五条 实物档案的编号组成：类别代码+实物档案顺序号。第六条 档案部门对各部门及个人移交的实物档案要及时登记，办好移交手续，并按时间顺序和类别编号。第七条 实物档案的分类各类证书、证件；奖杯、奖旗、奖章；旧印章； 其它类（接受的礼品、纪念品、书画等）。第八条 实物档案的保管环境应做到八防。纪念品等有观赏价值的可放在展柜内。旧印章等重要实物要存放在保险柜内，由专人保管。第九条 实物档案一般不外借。为方便利用可将实物档案拍成照片装订成册。第十条 实物档案的保管期限为长期或永久。2.4.5 档案档号说明第一条 工程档案档号：工程档案代号（项目代号） 类别码 楼号 册流水号 G 奥林花园OL 住宅ZZ 01 001 千年美丽QN 商网SW 02 002 奥林苑OY 学校XX 03 003 第二条 文书档案档号：（一）文书档案代号（部门代号） 项目码 类别码 册流水号 W 企业发展中心QF 总 公 司GS 计划JH 001 设计管理中心SJ 奥林花园OL 文件WJ 002 合同审算中心HT 千年美丽QN 纪要JY 003 营销销售YX 奥 林 苑OY 营销策划YC 鄂州公司EZ 营销客服YK 天门公司TM 总办ZB 人力资源中心RL 财务管理中心CW （二）合同档案代号（项目代号） 类别码 册流水号 H 总 公 司GS 工程GC 0001奥林花园OL 营销YX 0002千年美丽QN 其他QT 0003奥 林 苑OY 鄂州公司EZ 天门公司TM 第三条 声像档案档号：声像档案代号（部门代号） 项目码 类别码 册流水号 X 企业发展中心QF 总 公 司GS 001 设计管理中心SJ 奥林花园OL 002 合同审算中心HT 千年美丽QN 003 营销销售YX 奥 林 苑OY 营销策划YC 鄂州公司EZ 营销客服YK 天门公司TM 总办ZB 人力资源中心RL 财务管理中心CW 第四条 实物档案档号：实物档案代号（部门代号） 项目码 类别码 册流水号 S 企业发展中心QF 总 公 司GS 001 设计管理中心SJ 奥林花园OL 002 合同审算中心HT 千年美丽QN 003 营销销售YX 奥 林 苑OY 营销策划YC 鄂州公司EZ 营销客服YK 天门公司TM 总办ZB 人力资源中心RL 财务管理中心CW 2.5 工作服与胸卡管理规定第一条 为了对员工工作服进行有效管理，制定本规定。第二条 本规定所称的工作服，是指在工作场合穿着的由公司统一配发的服装。工作服分春秋装、夏装和冬装。第三条 管理职责总经理办公室负责工作服、胸卡的统一管理，包括采购、发放、更换、收回等。全体员工负责按照公司要求穿着工作服、佩戴胸卡。各部门负责人负责本部门员工工作服和胸卡的日常监督管理。人力资源中心负责员工工作服穿着情况、胸卡佩戴情况的监督检查。第四条 工作服的配发公司为正式录用的员工配发工作服，原则上每两年配发一次，配置标准为：1、春秋装，所有员工配发，西服套装。2、夏装，所有员工配发，男职工为短袖衬衫加西裤；女职工为短袖衬衫加裙装。3、冬装，营销中心销售、客服员工配发，棉套装。以上配置标准按季节分时段发放。总经理办公室根据公司对统一着装的要求（包括与公司CIS的一致性），按照人力资源中心提供的在职员工名单，拟订每年工作服配发标准、数量、预算，报请总经理批准后实施采购或委托制作。在采购或委托制作工作服时，总经理办公室可以按员工实有人数加制10%至15%以备新进人员领用或因异常情况补发。总经理办公室应选择质量、价格、信誉、服务俱佳的服装供应商或服装加工商。公司对发放的员工工作服，不同季节（春秋装、夏装或冬装）每季全套配置均按300元/人给予补贴，超过300元部分的成本费由个人承担，并在员工薪资中扣除。总经理办公室负责做好发放登记。因个人原因造成工作服丢失或严重损坏，员工应及时报告总经理办公室，同时申领新的工作服。员工申领新的工作服，须按照工作服造价的80交纳成本费。第五条 胸卡的配发公司为每位员工统一制作和发放胸卡。胸卡的样式和颜色应符合公司CIS管理要求。总经理办公室根据公司对胸卡制作的要求（包括与公司CIS的一致性），按照人力资源中心提供的在职员工名单，拟订胸卡制作计划，报请总经理批准后委托制作。员工的胸卡由于正常的磨损、质量不好破损，员工需填写胸卡申领单，经部门负责人审核后，与旧卡同时交办公室办理新卡。员工不慎遗失胸卡后，员工应及时报告办公室，同时填写胸卡申领单办理新卡，并交纳成本费。第六条 工作工作服和胸卡的管理工作工作服和胸卡是员工在公司内的身份和形象的象征，每位员工在工作时间内应正规着装和佩戴。各部门负责人有对本部门员工进行监督与检查的责任。员工对配发的工作工作服和胸卡有保管、清洁和修补的责任。员工不得转借、典卖和故意损毁本人或他人的工作工作服和胸卡，一经发现，除当面制止其错误行为之外，还将由人力资源中心进行行政处罚。人力资源中心负责随时检查员工着装和佩戴胸卡情况，发现问题除当面制止其错误行为之外，还将由人力资源中心进行行政处罚。第七条 离职员工工作服和胸卡的处理员工离职时，须将胸卡交还总经理办公室，总经理办公室负责督促。胸卡未交回者，视作离职手续未办理完毕。若遗失，按成本价赔偿。员工离职时，如工作服领用时间未满壹年，则要向公司退还补贴总额的三分之一金额，在发放工资时予以扣除。总经理办公室负责计算应扣除额，通知人力资源中心在结算工资时扣除。工作服领用超过壹年时，无需扣除费用。属于因个人原因丢失后交纳成本费补领的工作服无需扣除费用。2.6 车辆和驾驶员管理规定第一条 目的为了加强车辆和驾驶员管理，确保公司各项公务的顺利进行，制定本规定。第二条 适用范围本规定适用于公司所有的车辆和驾驶员管理。第三条 总经理办公室负责车辆和驾驶员管理工作；各用车部门负责协助。第四条 车辆驾驶严禁无证人员驾驶各种车辆，驾驶员不得将车辆交给无证人员驾驶。开车前，驾驶员仔细必须检查刹车、制动器、喇叭、前、后灯，转向系统等是否良好，不符合安全要求时应立即修理。严禁驾驶安全设备不全或机件失灵的车辆。驾驶员身体不适，不能保证行车安全时，不得担任驾驶工作。驾驶员在行车时，必须集中精力，严格遵守交通规则，确保交通安全。严禁酒后开车；严禁超速行驶；严禁超载行驶。如超车过程中与对面来车有可能会车时，不得超车；不准超越正在超车的车辆。不准穿拖鞋驾驶车辆；驾车时不准吸烟、饮食、与人闲谈或其他妨碍安全行车的行为。汽车倒车、调头时，应注意地形与四周情况，并用喇叭或手势使周围的车辆、行人避让。在施工现场驾驶车辆时，要低速慢行，随时注意上空及道旁的物件、行人。车辆没有停稳之前，不准打开车门和上、下人。开车门要注意周围情况，不要妨碍其他车辆和行人通行。停泊车辆应安全牢靠。为防止偷盗要上安全锁或启用防盗报警器。锁闭车门窗。驾驶员返回停车场取车，应注意留意车辆情况有无遭意外损伤。车辆应停放于指定位置、停车场或适当合法位置。任意放置车辆导致违犯交通规则、损毁、失窃，由驾驶人赔偿损失，并给予处分。车辆载重行驶时，要注意防止急刹车、急转弯。随身携带的消防灭火器要确保完好有效，有破损或故障要及时配换修理。第五条 驾驶员管理驾驶员一律凭派车单出车，无派车单不得擅自动用车辆。原则上每台车固定驾驶员，未经领导同意驾驶员不得擅自交换车辆。无派车单或因私事动用车辆，发生事故造成的车辆损失由驾驶员负担一切费用，并按情节轻重予以行政处分。驾驶员须定期参加交通管理部门、总经理办公室组织的安全行车培训。第六条 车辆维修保养及费用管理驾驶员对车辆要精心保养，保持车容整洁。车辆的保养维修、年检、购建零配件，必须事前提出书面报告，车队负责人同意后方可修理和购建。驾驶员于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等），如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则要对由此引发的后果负责。车辆维修、清洗、打蜡后，做好维修保养记录。车辆应由总经理办公室指定的维修保养保养单位实施维修保养工作，或到特约修护公司维修，否则修护费一律不准报销。自行修复者，可报销购买材料零用费用。车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际情况需要进行修理，但无迫切需要或修理费超过2000元时，应与车辆管理员联系请示批示。如由于驾驶人使用不当或车辆管理员疏于保养，而致车辆损坏或机件故障，所需之修护费，经扣除保险赔付金额后，应依情节轻重，由公司与驾驶人或车辆管理员负担。发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险赔付金额后，其差额由驾驶员负担。经有关部门裁决，是对方责任而造成的车辆损失的费用和责任由对方承担。由于驾驶员本人责任违章罚款的费用不予报销。发生事故给公司造成的经济损失，由驾驶员承担损失费用的30%，造成重大损失的另行处理。第七条 奖惩规定。对全年安全行车，完成任务，节约用油，车辆保养成绩显著的驾驶员，年终给与安全行车特别奖10002000元。对故意违章造成安全事故，并给公司带来经济损失者，公司视具体情况给予经济处罚、行政处分、直至解除劳动合同。如发生交通事故，驾驶员需在两日内写出书面报告，隐瞒不报，给事故调查处理造成困难所引起的经济损失，由驾驶员本人承担，并从重处罚。2.7 职工食堂管理办法第一条 为做好食堂管理管理，为员工提供良好的就餐服务，制定本办法。第二条 总经理办公室负责职工食堂管理工作。第三条 午间工作餐员工可凭公司统一发放的中餐券就餐。中餐券由各部门负责人根据本部门员工工作时间，在总经理办公室统一领取。员工因加班需就中餐，应于加班前一日填写加班中餐申请表，经部门负责人审核签字后，报总经理办公室领取加班中餐券。员工因请假或招待业务单位等未在公司食堂就中餐的，其当月中餐券应退回总经理办公室，或由总经理办公室在员工下月应发中餐券中核减。各部门业务往来单位人员需在公司食堂就中餐，应于当日午餐前填写业务往来单位人员中餐券申领表，经部门负责人及分管副总审核签字后，报总经理办公室领取中餐券；子公司员工因公需就中餐，直接在总经理办公室领取中餐券。中餐券只能作为员工进餐的凭证，严禁用作早、晚餐及在食堂换物等代金券使用；食堂工作人员亦不得接受。如违反此条，一经发现，对当事人及食堂工作人员一次各处以100200元罚款。第四条 早餐早餐属员工自费，标准为1.50元/餐。需在食堂就早餐的员工，应在每周未预订下周早餐（或半月、1月一订），并交付现金。如员工因故不能就早餐，应于前一日提前通知食堂，以便食堂取消次日早餐并核减餐费。若未提前通知，则不核减餐费。特殊情况下，如未订早餐的员工需就早餐，在食堂有供餐能力时，可即时付现金就餐。第五条 晚餐晚餐属员工自费，标准为5元/餐。需在食堂就晚餐的员工，直接在食堂用现金就餐。需就晚餐的员工，如当日下午4：30前向食堂预付现金订餐，则餐费优惠为4.50元/餐。第六条 进餐时间午餐：12：0013：30早餐： 7：208：20晚餐：18：0019：30第七条 员工进餐行走通道公司办公室员工及物业公司办公室员工，可直接走办公室侧门到食堂进餐并返回。营销中心、项目部员工及物业公司其他员工，由商网1号中间楼梯到食堂进餐并返回。第八条 就餐秩序员工就餐应讲究公共及个人卫生，文明进餐，保持进餐秩序，不得大声喧哗，餐后应将餐椅归还原处；须自觉节约，杜绝浪费。若发现员工中餐有严重浪费现象，每次对当事者处罚2050元。第九条 食堂内部管理炊事员应树立服务意识，讲究职业道德，文明服务，态度和蔼，主动热情，礼貌待人，热爱本职，认真负责。做到饭热菜香，味美可口，饭菜定量，食品足量，平等待人。炊事人员应特别注意个人卫生，做到勤洗手，剪指甲，勤换、勤洗工作服，工作时要穿戴工作衣帽，在厨房和餐厅内严禁穿拖鞋、短裤和赤膊。炊事人员每年进行一次健康检查，无健康合格证者，不准在食堂工作。把好食品原料验收关，严禁腐烂，变质的原料入仓，有效采取防鼠、防虫、防蝇措施，以防止食物中毒、病从口入。做好安全工作，使用炊事器具、灶具、食品加工机械、刀具、电器等要严格遵守操作办法，防止事故发生。严禁随便带无关人员进入厨房和保管室。食堂工作人员下班前，要关好门窗，检查各类电源开关、设备等。食堂应每周制定一次食谱，早、午、晚餐品种要多式样。炊事员应努力提高烹调技术，改善员工伙食。第十条 监督管理总经理办公室负责每月对职工食堂工作情况进行监督、考核。同时全体员工有权对职工食堂工作提出意见，员工的意见可作为对职工食堂进行考核的依据之一。3 信息管理3.1 信息管理办法第一条 目的确保公司信息管理工作规范化，保证公司信息的准确性、完整性和可用性，确保信息交流、信息沟通渠道畅通，规范信息组织及信息管理，为公司管理及决策提供信息依据，为客户提供满意的信息服务。第二条 信息的分类与公司房地产开发业务有关的信息主要有：土地（项目）信息、市场信息、政策法规信息、客户信息、工程信息等；按照信息来源，也可分为外部信息、内部信息。详见图1信息分类示意图第三条 工作职责总经理办公室：负责公司信息管理的组织工作，制定公司信息管理工作规范，监督信息管理日常工作的执行。公司职能部门：在信息管理中，公司各职能部门负责对本部门及相关工作信息的识别、收集及有效信息的发布、使用、存储、检索、更新和删除等信息管理工作。