五、公司文书管理制度

五、公司文书管理制度（一）总则第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度。 第二条 所谓“文书”是指业业务工作作上往来来公文、报报告会议议决议、规规定、合合同书、专专利许可可证书、电电报、各各种账簿簿图表、参参考书等等一切业业务用书书与公文文。第三条 全部文文书归公公司所有有并收藏藏，任何何个人不不得私自自占有。第四条 必须严严格保守守文书的的机密。第五条 文书按按下列要要点处置置或办理理：1凡重要要事宜的的指示、请请示、汇汇报、报报告、传传达、答答复等等等，一律律以“文书”的形式式进行。所所有文书书的处置置都必须须以“准确”与“迅速”为原则则，必须须明确责责任。2即使在在紧急状状况下以以口头或或电话形形式处置置的事项项，事后后也必须须以文书书形式记记录下来来。第六条 文书的的管理原原则规定定如下：1文书的的收发、领领取与寄寄送，原原则上由由总公司司总务部部负责。2分公司司或分支支机构的的文书管管理，另另有文书书管理细细则做出出规定。（二）文书书的收发发第七条 到达文文书全部部由文书书主管部部门接收收，并按按下列要要点处置置：1一般文文书予以以启封，分分送各部部门。2私人文文书不必必开启，直直接送收收信人。3分送各各部门的的文书若若有差错错，必须须立即退退回总务务部。（三）文书书的处理理第八条 文书按按机密程程度可分分为以下下几类：1绝密。指指极为重重要并且且不得向向无关人人员泄漏漏内容的的文书。2秘密。指指次重要要并且所所涉及内内容不能能向公司司内外无无关人员员透露的的文书。表23-77 表表格登记记单图 表名 称联数填制单位移 送单 位功 能内 容性质印制日期数量表格编号每月用量1产品2经理室自存、生管管部产品说明产品说明、规格订定各产品2工程分分析表2工程分析工程标准3品检标标准2品检组品检标准领退料名称称、数量4领退料料单3领料人自存、会计计、生管管领料凭证领退料名称称、数量凭证5原物料料库存卡卡1仓库物料管理原物料耗用用状况账卡6耗用月月报表3自存、会计计、生管管对账、控制原物料耗用用状况月报7库存月月报表3原物料库存存记录8制造通通知单7生管自存、业务务、生产产部派工用制造说明、原原物料说说明发工用9生产进进度表7生产进度10生产产状况表表1自存程序控制用用细步进度、产量控制工作表11完工工报告单单2自存、经理理室计算成本原物料工时时品质记记录每批报告12品检检日报表表2品管自存、生管管品检状况各批品检状状况日报13品检检记录表表1自存工作表3机密。指指不宜向向公司以以外人员员透露内内容的文文书。4普通。指指非机密密文书。如如果附有有其他调调查问卷卷之类的的重要东东西，则则另当别别论。5传阅。指指在本公公司内部部传阅或或传达的的文书。第九条 普通文文书的处处理原则则如下：1由部门门经理以以上级别别的主管管，负责责对文书书进行审审阅、回回答、批批办以及及其他必必要的处处理，或或者由其其指定下下属对文文书进行行具体处处理。2如果遇遇到重要要或异常常事项，必必须及时时与上一一级主管管取得联联系，按按上级指指示办理理。3各种有有关联的的事项，必必须与各各部门商商议后方方能予以以处置。第十条 机密文文书的处处理原则则如下：1机密文文书原则则上由责责任者或或当事者者自行处处理。2指名或或亲启文文书，原原则上应应在封面面上注明明文书所所涉及事事项的要要点和发发文者姓名，并并由发文文者封缄缄。3到达的的指名或或亲启文文书，原原则上由由信封上上所指名名的人开开启，其其他人不不得擅自自启封。如如果某主主管在职职务上有有权替代代来件所所指名者者，不受受本条规规定的约约束。第十一条 文书书的阅览览原则如如下1某文书书被阅览览后，阅阅览者必必须签字字，表示示已经阅阅览完毕毕。如有有必要，可可在文书书的空白白处填写写阅览后后的意见见，并转转给或交交还文书书的主管管。2有必要要在各部部门传阅阅的文书书，必须须附上“传阅登登记簿”，按“传阅登登记簿“规定栏栏目填写写，并最最终交还还文书主主管。第十二条 与各各部门有有关的文文书，在在处理意意见上如如果存在在分歧，则则由文书书的主管管部门出出面进行行协商，如如果不能能协商一一致，上上报或请请示上级级领导，由由上级裁裁决。（四）请示示审批第十三条 请示示审批是是公司经经营的一一项重要要程序，凡凡公司经经营重要要事项，都都必须经经请示，获获得董事事会、总总裁和常常务董事事审查、裁裁决和公公文批复复之后，方方能实行行。第十四条 须请请示审批批事项如如下：1职务及及重要人人事安排排；2各种制制度性规规定的变变更；3重要契契约的缔缔结、解解除与变变更；4诉讼行行为；5与政府府机构有有关的各各种重要要的请示示回执、申申请等等等；6土地、建建筑物以以及事务务所权利利的购买买与转让让；7大额馈馈赠、谢谢礼、以以及宣传传广告费费用的开开支；8分支机机构的增增减与升升降；9预算与与决算事事宜；10借款款与贷款款，以及及借贷银银行的开开设与变变更；11重要要或高额额物品的的采购，不不急用或或不需要要物品的的转让或或廉价出出售；12定期期或不定定期刊物物发刊、修修改与废废除，以以及费用用开支的的修订。13有关关公司经经营的重重要计划划与企划划；14其他他上述未未涉及的的重要事事项。第十五条 请示示审批者者为分公公司经理理，以及及以此为为标准确确定的主主管。第十六条 对请请示审批批的提案案文书必必须进行行仔细斟斟酌，以以便能顺顺利实施施。第十七条 请示示审批的的事项，必必须以提提案文书书的方式式，经主主管呈交交总部。如如果事情情紧急，允允许直接接以非文文书形式式请示，但但事后必必须尽快快撰写请请示提案案文书上上报。第十八条 请示示提案文文书的内内容包括括标题、正正文、理理由、说说明和附附录。提提案文书书应一式式多份，分分送有关关部门如如业务部部门、出出版部门门、总务务部门和和财务部部门等等等。第十九条 请示示提案文文书必须须编号，注注明起草草者或请请示者，所所属分支支机构及及部门，并并签名盖盖章。第二十条 请示示审批内内容一旦旦被上级级认可并并做出决决定，则则以请示示提案书书（副本本）替代代批复返返回，并并请示部部门予以以执行。第二十一条条 请请示提案案原本由由总务部部保管。（五）文书书的制作作第二十二条条 文文书制度度要领如如下：1文书必必须简明明扼要，一一事一议议，语言言措辞力力求准确确规范。2起草文文书的理理由包括括起因，以以及中间间交涉过过程，加加以证明明必须做做出交代代，必要要时附上上相关资资料与文文件。3必须明明确起草草文书的的责任者者，并署署上请示示审批提提案者姓姓名。4对请示示提案文文书进行行修改时时，修改改者必须须认真审审阅原件件，修改改后必须须署名。第二十三条条 文文书的起起草必须须征得主主管同意意，并且且在主管管有了明明确的决决定之后后进行。文文书起草草只是一一个“文书化化”的过程程与结果果。文书书的草案案必须予以保存。第二十四条条 重重要文书书，必须须经过公公证，并并且在正正式文书书形成前前，掌握握并附上上具有价价值的证证据或证证明文件件。第二十五条条 文书书的署名名按下列列规定进进行：1公司内内文书，如如果是一一般往来来文书，只只需主管管署名；如果是是单纯的的上报文文书，或或者不涉涉及各部部门且内内容不重重要的文文书，只只需部门门署名；如果是是重要文文书，按按责任范范围由总总裁、副副总裁、常常务董事事署名，或或者署有有关部门门的主管管姓名与与职务2对外文文书，如如合同书书、责任任状、政政府许可可申请书书、回执执公告等等重要文文书，一一律署总总裁职务务与姓名名。如果果是总裁裁委托事事项可由由指名责责任者署署名。上上列规定定以外的的文书，也也可署分分公司或或分支机机构主管管的职务务与姓名名。第二十六条条 文文书的盖盖章按下下列要点点进行：1在正本本上必须须加盖文文书署名名者的印印章，副副本可以以加盖署署名者或或所在部部门印章章。2如果文文书署名名者不在在，可加加盖职务务或代理理者印章章，并加加盖具体体执行者者印章替替代。但但在这种种情况下下，文书书存档前前必须加加盖署名名者印章章。3以部门门或公司司名义起起草的文文书，在在旁侧加加盖有关关责任者者印章。第二十七条条 总总裁与公公司印章章按下列列原则使使用：1在有必必要加盖盖总裁公公司印章章时，必必须填写写委托申申请书，经经所属部部门主管管认可并并且加盖盖印章之之后，向向总务部部门提出出。2总务部部主管经经审核，签签名盖章章，批准准申请。如如有必要要则需请请示总裁裁。3在需要要总裁签签字的情情况下，手手续同前前。4经总务务部批准准后，去去印章保保管员处处加盖公公司印章章。5一些带带有公司司字样或或总裁职职务字样样的印章章，须经经主管同同意，直直接向印印章保管管员申请请加盖。（六）文书书的发送送第二十八条条 一一些需要要邮寄或或专人递递交的文文书，按按下列要要点进行行发送，必必要时还还须给文文秘室以以回复或或回执。调调查报告告不受本本条规定定限制。1文书封封面必须须明确写写清发送送或接收收单位、单单位地址址以及收收件人姓姓名，并并且注明明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”等字样样。2公司内内部文书书原则上上不作封封缄。第二十九条条 各各部门的的邮寄文文书，必必须于发发送前在在“发信登登记本”与邮资资明细账账”上做好好登记并并填写。表23-88 表格请请印申请请单请印单位表格名称用途联数及分送送单位式 联联，第11联：第2联第3联请印日期需要日期表格编号表格格式依旧格式印印刷品 依附样样印刷现有存量请印数量每月耗量使用年度需校对否需 否（七）文书书的整理理与保存存第三十条 文书书按内容容进行整整理后，分分为两类类保管，一一类是尚尚未完结结的文书书，另一一类是可可以归档档的文书书。 第三十一条条 全全部完结结的文书书，分别别按所属属部门、文文件机密密程度、整整理编号号和保存存年限进进行整理理与编辑辑，并在在“文书保保存簿”上做好好登记，归归档保存存。第三十二条条 制制度规定定、不动动产权利利书、合合同书、往往来公文文与特许许专利等等特别重重要的文文书，由由总务部部填写“重要文文书目录录”后，予予以保存存。第三十三条条 分分公司或或分支机机构的文文书分为为两类，一一类是特特别重要要的文书书，直接接归主管管保存，另另一类是是一般的的文书，留留存各部部门保管管。第三十四条条 文文书的保保存年限限如下：1永久保保存文书书，包括括章程、股股东大会会及董事事会议事事记录、重重要的制制度性规规定；重重要的契契约书、协协议书、登登记注册册文书；股票关关系书类类；重要要的诉讼讼关系文文书；重重要的政政府许可可证书；有关公公司历史史的文书书；决算算书和其其他重要要的文书书。2保存十十年文书书，包括括请求审审批提案案文书，人人事任命命文书，奖奖金工资资与津贴贴有关文文书，财财务会计计账簿、传传票与会会计分析析报表，以以及永久久保存以以外的重重要文书书。3保存五五年文书书，指不不需要保保存十年年的次重重要文书书。4保存一一年文书书，指无无关紧要要或者临临时性文文书。如如果是调调查报告告原件，则则由所在在部门主主管负责责确定保保存年限限。第三十五条条 全全部重要要的机密密文书，一一律存放放在保险险柜或带带锁的文文件柜中中。第三十六条条 保保存期满满以及没没必要继继续保存存的，经经主管决决定，填填写废除除理由和和日期之之后，予予以销毁毁。机要要文书一一律以焚焚烧的方方式销毁毁。第三十七条条 如如果职务务或部门门划分发发生变更更，或者者做出调调整，则则必须在在有关登登记簿上上注明变变更与调调整的理理由，以以及变更更与调整整后的结结果。第三十八条条 必必须做好好重要文文件的借借阅登记记工作，并并注明归归还日期期。一切切借阅都都必须出出具借阅阅证。第三十九条条 在在制度难难以执行行时，须须与总务务部联系系，由文文书主管管做出裁裁定。第四十条 本制制度自颁颁布之日日起实施施。