秘书日常事务工作.ppt

秘书日常事务工作,印信的管理与使用 值班工作,目录,印章的管理,印章的概念 1、印章是印信凭证的一种，是刻在固定质料上的代表机关、组织或个人权力、职责的凭据。 2、现代机关、单位印章具有3个特性：一是法定性，二是权威性，三是效用性 。,印章的种类,印章按其性质、作用、质量可分为正式印章、专用印章、套印章、钢印、手章、名章、戳记七大类。,印章的效用,印章加盖在文书的不同位置以及在文书处理的不同环节中，其作用也各不相同，主要有如下几种： 1、落款处。 2、更正章。 3、证见章。 4、骑缝章。 5、骑边章。 6、弥封盖。 7、封存章。,印章的刻制及颁发,印章的颁发是指上级单位给下级单位颁发印章。颁发印章的对象必须是有使用印章的实际需要的法定机构，这两者是颁发印章的基本原则，两者缺一不可。,印章的启用,印章的启用是指印章从何时开始生效使用。受印单位在收到上级单位颁发的印章后，是不能随便启用的，应该从便于工作的衔接上考虑，来确定印章的启用时间。在选择好启用印章的时间时，应该提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模，同时报上级单位备案。,用印,印章管理人员在使用印章时应做到以下几点： 1、检查批准用印的签字。 2、审阅、了解用印内容。 3、用印登记。 4、盖印。 5、整理留存材料。 6、正式印章使用的地点。 7、不允许盖空白凭证。 8、代章。,印章的停用,单位印章在该单位名称变更、机构撤销、式样改变或其他原因时，停止使用印章。应该按照上级规定及领导的指示认真负责地做好印章停用后的善后工作。首先要发文给该单位有业务往来的单位，通知已停止印章的使用，并说明停用的原因，标明停用的印模和停用的时间。其次，要彻底清查所有的印章，停用的废印章不能在原单位长期留存，要及时地送交颁发单位处理。 正式印章停用或作废并启用新章时，要发旧章作废并启用新章的通知。作废的旧章印在“印模栏”内，用红色；启用的新章印在“方框栏”内，用蓝色，表示刚刚启用。,印章的保管,1、选择好单位印章放置的地方。 2、选择好管理印章的人员。 3、印章的保管应建立起严密的制度。,介绍信的使用,介绍信的概念 介绍信或证明信是以本单位的名义向对方单位介绍或证明去联系工作的人员的身份任务的专用信函，具有介绍和证明双重作用。 一般有两种，一种是在单位信笺上写上大致固定格式的文字，签上本单位全称并盖上公章，多用于临时性的需要给予一定说明的事项，另一种是用铅字印刷的联单式介绍信，文字和形式固定，一般是姓名、人数、身份和联系事项需临时填写，使用时必须加盖公章，联单式介绍信通常盖两次印，一次盖在正文与存根的连接线正中，各占半颗印；另一次盖在单位署名上。,介绍信的管理,1、建立严格的制度，指定专人掌管，开介绍信须经主管领导批准，应注意填写有效期。 2、严禁发出盖有印章的空的介绍信。 3、介绍信的存根要妥善保管，并加以归档。 4、介绍信开出后没有使用，持信人应将介绍信退回给管理人员；未及时退回的，应主动将其收回，贴在原存根处，并注明未使用的情况，以备查考。 5、填写错的，应注明，并保留在原处。,值班工作,值班室日常事务的处理 1、办理领导交办的事务 2、上传下达，沟通内外 3、认真处理来函、来电 4、负责值班人员安排 5、随时掌握领导的外出活动 6、协调处理安全保卫工作,值班室工作的基本内容和要求,1、坚守值班岗位。 2、认真处理事务。 3、做好值班记录。 4、热情接待来人。 5、加强安全保卫。,案例分析,某县工商局办公室徐秘书星期天值班，下午5点，接了一个紧急电话。电话的内容是；局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内3人重伤，车损严重，不能开动，特请求局里急速处理。徐秘书做好了电话记录后，思考出了4种处理方法：一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按照领导指示去办。二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理。三是自己立即到现场去做紧急处理。四是先用电话方式联系有关部门，然后再向领导汇报。 问题讨论：试问以上案例中徐秘书的哪种做法妥当?具体应当怎样做?,谢谢观赏,