大型品牌活动项目执行手册

.*市场部品牌组项目执行公司执行手册.流程安排是纲领前期准备是基础合作执行是关键控制应变是保障细节的把控决定效果后期跟踪是超越的所在.目录一、手册说明二、活动环节一：信息沟通三、活动环节二：方案制定四、活动环节三：开会分工五、活动环节四：活动筹备六、活动环节五：现场执行七、活动环节六：活动后跟进及核销.一、 手册说明本手册讨论对象为*市场品牌活动项目，由于品牌活动方式多样，涉及大型活动、品牌促销活动、宣传活动等，大型活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及繁杂的现场服务等事宜；品牌宣传活动设计现场互动、体验促销、小型比赛、促销员及工作人员的仪容仪表；促销活动主要以买赠形式为主，主要以促销员的仪容仪表、工作活力、生动化搭建、促进物及卖品的预估及货品的及时补充；因此，所有活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案。本手册将活动执行分为六个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、现场执行和活动后跟进及核销，以供活动执行公司把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的活动后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。二、 活动环节：信息沟通。信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写以下活动信息沟通表，再筹划下一步工作。活动信息沟通表活动名称活动时间活动地点举办单位协办/联办单位负责人活动规模执行单位执行单位负责人活动目的活动意义主要流程其它要求三、 活动环节：方案制定活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后，执行负责人填写活动信息沟通表，我司或执行方制定活动方案与活动执行方案初稿，组织相关责任人讨论，根据修改建议形成活动执行方案第二版，提交给我司领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案最终版其整体流程如下执行方为活动执行，项目负责人为我司项目对接人：项目负责人信息沟通执行方或项目负责人填写活动信息沟通表相关责任人讨论第二版执行方或项目方制定活动方案与执行方案将活动方案第二版提交给我司领导审阅根据意见确定最终方案n 活动执行方案的基本要素：活动基本信息活动时间、地点、名称、规模、举办/联办单位等执行团队分工A、执行总负责人；B、执行小组负责人；C、具体组员。前期筹备事宜A、筹备事宜列项;B、人员分工安排；C、筹备日程安排。现场执行事宜A、现场布置说明；B、现场活动流程；C、现场任务列项；D、人员分工安排；活动后期工作A、后期事项明细；B、人员分工安排；C、完成时限要求。活动财务预算活动合同签订活动应急方案其它事项大型品牌活动同时需制定招商赞助方案。四、 活动环节：开会分工活动前期，成立活动小组，由小组负责人召开活动信息沟通会议，进行初步的工作分工。活动方案确定后，项目负责人召集全部活动人员，进行活动工作安排，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解反馈建议，及时进行工作调整与方案完善，最终确定全体人员分工工作安排会环节：1、项目负责人主持会议，介绍活动基本情况；2、项目负责人介绍人员分工安排；3、确保参与活动工作人员完全了解自身职责与安排；4、根据反馈意见并及时协调；五、 活动环节：活动筹备在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备是活动的真正执行环节，是细化深入的过程，主要包括以下内容：项目提报、费用审批、合同签订及流程提报、管理表格填写、制作物设计及制作、场地确认、物料配送等。项目提报计费用审批由项目负责人向总公司提报活动方案合同签订及流程提报*公司和执行方签订合同协议；部分活动涉及第三方公司的，有执行方统一与第三方签订。项目管理表格填写由执行方梳理活动所需的各项内容包括但不限于物料、制作物、促进物、人员、采购、租赁等及相关数量，并填写项目管理表格以excel形式表达发送至项目负责人，由项目负责人对表格进行检查及调整，便于有效开展各项准备。制作物设计及制作需要根据场地情况进行重新设计，尺寸调整：1、 符合*项目人群定位；2分2、 符合*产品时尚、激情等主调性；3分3、 避免信息过多，传单信息，简单、精准。2分促销员招聘需在活动开始前根据项目需要提前开始促销员招聘及筛选，1、 长相标致、甜美，无痘痘、痘疤、斑痕等、身高不低于163cm、外形偏瘦等方面进行严格把控，并将促销员素颜照发与项目负责人，双方共同确定合格的促销员人选；2、 招聘完成后执行方需进行产品及活动相关培训，并将培训照片发至项目负责人；3、 完成培训的促销员，需对活动内容及产品知道全面熟悉；4、 在活动期间着规定的促销服、化淡妆上岗；5、 为了更好的提高促销员的工作状态，薪资构成需按照底薪+提成的形式发放。场地确认1、 由执行方及项目方共同寻找及确认场地；2、 必须严格进行场地测量；3、 根据场地实际情况及*生动化布建要求，由执行方出具场地效果图；4、 由执行方办理付款开票等场地使用相关手续。物料配送根据活动规模，安排物料配送；情况一：由*公司配送活动物料至执行公司，如遇我司车辆限行或其他情况，有执行方直接去我司库房拉取物料；由执行公司统一配送活动现场；情况二：由我司直接配送活动物料至活动场地，执行方负责执行及看管活动物料。六、 活动环节：现场执行现场执行是每一场活动的重中之重，前期所有的准备工作都是为了完美的落地和呈现，现场执行的好坏直接决定了活动的成效。以下是现场执行的关键要素：执行步骤要点及要求备注活动布展严格遵守时间节点完成布展“完成布展是指在双方约定好的时间之前完成活动的各项要求到位，包含人员到位、物料布展、产品及促进物陈列等；人员到位：指促销员数量合适，无缺岗人员；并已按照活动要求完成着装，分工完成并到岗，明确自己的工作职责、工作方式及工作内容，进入工作状态；物料布展：指完成活动现场的形象搭建、各项互动道具到位，进入促销及互动状态，可开展活动；产品及促进物陈列：指在指定位置、按照要求完成产品展示产品陈列高度不低于4罐及促进物每一个促进物需进行明确的展示，展示数量不低于1个，结合现场场地情况进行放置展示，进入促销及互动状态，可开展活动。严格按照布展要求完成布展人员配备及管理依据活动需求配备管理人员依据活动需求，配备相应的管理人员与促销员进行对接，进行执行管理：在场地分散、管理人员及促销员较多的情况下，应明确各个管理人员的职责及对应的促销员，进行划点/划片管理，保障活动的高效开展及物料的有效管控；促销员管理，包括但不限于考勤、着装、发型、妆容、促销术语、工作态度、工作状态等方面，同时，在活动开展中，如出现不达标人员需及时更换；活动现场促销员的管理物料及促进物管理严格管理促进物流向对于活动中使用的赠饮、促进物，需使用我司统一模板的赠饮签收表、促进物签收表进行流向签收；对于有多个活动地点的活动，需及时跟进各点的促进物库存情况，数量不足的及时补充和调剂；保证活动现场的促进物、赠饮、货品、物料等所有货品的安全，对于同一地点执行一天以上的活动，需保障物品的安全，所有物品如有遗失照价赔偿；活动结束后，及时将所有物品归库并保障安全，所有物品如有遗失照价赔偿；多点活动现场的促进物调剂活动现场物品管理照片采集严格按照要求采集活动照片所有的制作物，在制作完成后需拍照留存数量少的需要拍清数量，数量多的需要通过厚度或摊开等方式拍出可预估的大致数量，并在每次活动结束后与其它活动照片一起发过来；活动现场的各项环节均需拍照，如现场布展全景图含促销员、售卖过程、游戏互动过程、消费者饮用过程、能量小队上门拜访过程等其它能表达当场活动内容的照片；照片拍摄尽量以横板为主、清晰，能通过特写等多角度变换表达活动的亮点；数量要求：每天、每个环节参看的照片至少10X不重复的照片，其中活动细节照片需抓拍到位、充分表达活动亮点；大型活动活动细节照片数量需适当增多，以充分表达活动亮点；备注：同一个人的购买/互动等过程只需要拍一X清晰的即可，把同1个人的购买过程从远景、近景拍好几X的视为一X；活动布展完成后、每天的12点、16点将活动现场照片择优发送给项目负责人，以表达活动进展情况；每场活动结束后，需在2个工作日内将所有照片分类整理编号、压缩打包后以形式发给项目负责人。销量反馈活动期间及活动结束后进行销量反馈在活动期间每天的12点、16点、活动结束后1小时内，将当时/当天的销量发送给项目负责人。七、 活动环节：结束跟进及核销资料收集活动结束后，执行方需注意物品的回收及保管；同时，为尽快将执行方在活动中垫付的款项核销，执行方需尽早全面提供相关核销资料。执行步骤要点及要求备注物品回收清点各项物品现场所有货品、钱、促进物、物料等做到一一核对无误放可回收入库；当场活动全部结束后，需将剩余货品退还给供应商，做到钱、货无误；归库及保管促销服需在每场活动结束后由促销员/执行方及时进行清洗，保障每场活动服装的干净整洁；并在全年最后一场活动结束后进行清洁，干净整洁后方可还库；盘点及还库所有的物料不包括制作物，无论好坏已损坏的不可自行丢掉需进行保留，待全年活动结束后盘点归库，如有遗失照价赔偿。费用支付及时支付代垫及促销员费用代垫费用，活动筹备中如产生第三方费用，由执行方先行垫付，并在第一时间完成支付，由项目负责人在活动结束后统一核销给执行方；促销员工资，需在活动结束后的当天，或3个工作日内结算给促销员。费用核销及时准备资料每月最后一场活动结束后的2个工作日内，执行方将费用明细表表达本月所有活动所花费的费用促进物及赠饮签收表所有的活动照片促销员考勤表、工资表、*照片场地费、采购费等相关发票以及活动相关的凭证发送至项目负责人；项目负责人在收到资料的2个工作日内，将以上资料进行审核对沟通，并将其它需要补充的内容发给执行方进行补充/打印/盖章，双方在活动结束后的一个月内完成费用核销。-