管理信息系统的构成及运作一信息和信息系统.ppt

管理信息系统的构成及运作,一、信息和信息系统,1、信息的定义 谈到信息一词，人们往往会联想到各种各样的情报、资料、图表、消息和新闻等。应该说，这些都具有信息的属性。 迄今为止，关于什么叫信息仍没有一个统一的定义，人们大都从不同角度给予叙述或解释。作为科学术语，由于学科不同，含义也有许多种。目前与信息有关的定义多达100多种，都从不同的角度上给其下定义，并都有一定的合理性,信息的定义,以下是几种较为典型的关于信息的定义。 信息是一种有用的知识，它能反映客观世界中事物的特征及其变化组合。 信息是经过加工的，能够对接受者的行为和决策产生影响的数据。 信息是关于客观事实的可以通讯的知识。,2、信息的性质 1）事实性（客观性） 指信息客观反映现实世界事物的程度。 首先，信息能够反映了客观事物的运动状态和方式。因为，信息来源于物质，但信息不是客观事物本身，它可以脱离物质而独立存在。 事实是信息的第一和基本的性质，不符合事实的信息不仅没有价值，而且可能价值为负。我们总是希望获得准确的符合事实的信息，但是获得的信息有时是不准确甚至是不符合事实的。,信息的性质,2）转移性（可传递性） 由于信息具有脱离事物而相对独立的特性，因而可以通过一定的方法使之在时间上或空间上进行转移。 在时间上的转移称为存储；在空间中的转移称为通信。 信息传递需要借助载体，并且其成本远远低于物质和能源的传输。 信息的传递不会减少信息量，但可能造成信息的贬值。,信息的性质,3）变换性 信息是可变换的，它可以由不同的载体和不同的方法来载荷。 信息的转移和变换两个性质十分重要，这使得它可以用一种形式存储起来，用另一种形式再发出，从而对人类知识的积累、传播和交流发挥巨大的作用，并使人与其所处环境之间能够保持信息的联系，从而能够更好的改造环境。,信息的性质,4）时效性 信息的时效是指从信息源发送信息，经过接收、加工、传递、利用的时间间隔及其效率。时间间隔愈短，使用信息愈及时，使用程度愈高，时效性愈强。 一般来说，随着时间的推移，大多数信息的价值会越来越低，只有少数信息如历史记载才会随着时间的推移而增加价值。 为了保证信息的有效性，要求信息的采集、加工、传输等过程要及时地执行。,信息的性质,5）共享性 这是信息资源与其它资源根本不同的一个特征。表现在一个信息可以为许多人共同享有，信息资源本身也不会因为人们的使用而减少。但是，信息的共享性是相对而言的。例如，家乐福超市的每天销售额的信息对于该企业的管理人员来说是共享的，但是对于沃尔玛的管理人员来说这些信息是不共享的。,信息的性质,6）不完全性 关于客观事实的信息是不可能全部得到的，这与人们认识事物的程度有关。因此在数据收集或信息转换要有针对性，要运用已有的知识，要进行分析和判断，只有正确地舍弃无用和次要的信息，才能正确地使用信息。 7）价值性 信息是经过加工并对生产经营活动产生影响的数据，是劳动创造的，是一种资源，因此是有价值的。例如索取商业情报或者查阅文献付费即信息具有价值的体现。,、信息系统的概念,1）信息系统的概念 信息系统是一个人造系统，它由人、硬件、软件和数据资源组成，目的是及时、正确地收集、加工、存储、传递和提供信息，实现组织中各项活动的管理、调节和控制。 信息系统包括信息处理系统和信息传输系统。,、信息系统的发展,信息系统的发展过程大致可分为四个阶段： 1）电子数据处理系统(EDPS) 这一阶段计算机在管理中的应用主要在于日常业务与事务的处理、定期提供系统的业务信息。EDPS的主要目标是提高管理人员处理日常业务的工作效率，减轻工作负担，节省人力和降低工作费用。这一阶段还可以再分为两个子阶段：单项数据处理和综合数据处理。,信息系统的发展,2）管理信息系统（MIS）阶段 狭义的管理信息系统阶段。进入20世纪70年代，操作系统、数据库系统都已经开始出现和逐步成熟，计算机已普遍地应用于企业的各种业务管理中，这时出现了管理信息系统，它是为实现企业整体目标，对管理信息进行系统的处理，为各级管理人员提供业务信息和辅助决策的信息系统。,信息系统的发展,该阶段MIS有以下特点： (1) 在企业管理中全面使用计算机。 (2) 应用数据库技术和计算机网络。 (3) 采用决策模型解决结构化的决策问题。这种决策主要面向企业中、低层管理人员。即利用一定的规则和公式来解决例行的和反复进行的、有章可循、可以“委托”给计算机处理的问题，如用线性规划求解生产资源最优配置等问题。,信息系统的发展,3）决策支持系统（DSS） 20世纪7年代，决策支持系统（Decision Support System，DSS）的概念开始出现了，之所以出现了决策支持系统的概念，是因为企业中的决策者已经不满足使用计算机技术处理那些常规的操作，而是希望自己也参与到计算机系统中，并且可以根据需要随时调度模型的参数，以便分析和比较复杂的决策问题。,信息系统的发展,几种典型的决策支持系统 该阶段出现了以下各种支持决策的系统。 、决策支持系统（DSS）。DSS是在半结构化决策活动过程中，通过人机对话，向决策者提供信息，协助决策者发现和分析问题、探索决策方案，评价、预测和选择方案，以提高决策有效性的一种以计算机为手段的信息系统。,信息系统的发展,、群体决策支持系统。DSS的基本模型仅适用于较小的决策，为适应集体决策的需要，产生了群体决策支持系统(Group Decision Support System，GDSS)。它是支持一群决策者为获得有效决策结果的计算机辅助系统。GDSS除了进行决策分析外，还着重于决策参与者之间的交流沟通。,信息系统的发展,、智能支持系统。智能支持系统是将人工智能技术引入决策支持系统而形成的一种信息系统。 专家系统(Expert System，ES)是使用某专业领域中专家的知识构成的计算机系统，其目标是让计算机具有与该领域专家同等水平的解决实际问题的能力。 ES具有以下特征： 掌握丰富知识，有专家水平的专门知识与经验。 有通过学习或在运行中增长和扩大知识的能力。 有判断和推理的功能。即系统能对用户的询问自行识别和分析，自行调用知识库中的有关知识，形成针对用户问题的知识、模型和专家系统建议。,信息系统的发展,、经理信息系统。经理信息系统(Executive Information System，EIS)是向高层主管提供企业整体绩效信息的系统。EIS的目标是以决策者最容易理解和接受的形式，向他们提供企业整体绩效的信息。其特点是： 信息提取方便。 提供关键成功因素的企业内部和外部信息。 自动识别例外情况。,信息系统的发展,4）进入20世纪90年代以来，随着计算机技术的高速发展和Internet的出现，信息系统发展的重要趋势是网络化。 随之出现了企业资源计划（ERP）、供应链管理（SCM）、客户关系管理（CRM）、产品数据管理（PDM）、企业间信息系统（Inter Organizational Information System，IOIS）、电子商务（EC）、战略信息系统（SIS）等新概念 。,二、信息系统和管理,、当代管理环境的变化 ） 经济全球化的出现 经济全球化是指世界各国在全球范围内的经济融合。它是世界生产力发展的必然结果，其推动力是最大化地追求利润、取得竞争优势和谋求经济的发展。 ）知识经济时代的来临 目前，很多国家的经济已从传统的工业经济时代转变为基于知识和信息的服务经济，知识经济时代已经来临。,、信息系统和管理的关系,管理的最终目的是通过合理地分配和利用各种资源实现组织的目标，而要管理好这些资源，需要对反映这些资源的信息进行管理。 信息系统使得管理者可以很快地获取、分析、理解和使用大量的信息。管理者可以通过这些信息做出决策，而信息的质量决定了管理者决策的正确程度。,1）信息系统对计划职能的支持,信息系统对计划的支持包括以下内容： 、支持计划编制中的反复试算 、支持对计划数据的快速、准确存取 建立与计划有关的数据库。如：各类定额数据库、计划指标数据库、计划表格数据库等 、支持预测 预测的方法很多，如：主观概率法、调查预测法、类推法、德尔菲法、因果关系分析法等。这些方法的计算量很大，往往需要信息系统的支持。 、支持计划的优化 可支持计划方案的优化。如有限资源的最佳分配问题。,2）信息系统对组织职能的支持,一个新的信息系统的开发涉及到的不仅是添置新的软硬件设备，还包括了在工作岗位、技能、管理以及组织结构等多方面的变动。 一个新的信息系统设计的过程，也是组织有计划地进行重新设计的过程。信息系统的使用往往使企业组织结构日趋扁平化。,3）信息系统对领导职能的支持,领导是指挥、带领、引导和鼓励部下为实现目标而努力的过程。 领导职能在信息方面的职责是作为信息汇合点，对内对外建立并维持一个信息网络，以沟通信息、及时处理矛盾和解决问题，信息系统的显然能够在支持领导职能方面发挥重要作用。,4）信息系统对控制职能的支持,在管理中，最主要的控制大多数都是信息系统支持和辅助的，包括： 、行为控制，指对人的管理。可通过收集、加工、传递、利用人的行为信息来对人的行为进行协调和控制。 、人员素质控制（关键岗位）。掌握人员素质方面的信息 、质量控制，特别是重要产品的关键工序的质量控制和成品的质量控制。 、其他控制，包括库存控制、生产进度控制、成本控制、财务预算控制等。,三、管理信息系统概述,、管理信息系统的概念 管理信息系统至今尚无统一的定义，具代表性的几种定义有： ） 管理信息系统是一个由人、计算机等组成的能进行管理信息收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况，利用过去的数据预测未来，从全局出发辅助企业进行决策，利用信息控制企业的行为，帮助企业实现其规划目标。,管理信息系统的概念,2）信息系统不仅是一个能向管理者提供帮助的基于计算机的人机系统，而且也是一个社会技术系统，因此，应将信息系统放在组织与社会这个大背景中去考察，并把考察的重点，从科学理论转向社会实践，从技术方法转向使用这些技术的组织与人，从系统本身转向系统与组织、环境的交互作用。 这个定义也说明管理信息系统绝不仅仅是一个技术系统,并且更多地依赖于组织的内外部环境，因而管理信息系统是一个社会技术系统。,管理信息系统的概念,3）管理信息系统通过对整个供应链上组织内和多个组织间的信息流管理，实现业务的整体优化，提高企业运行控制和外部交易过程的效率。 该定义是随着互联网技术的发展及电子商务的深入应用而得出的。管理信息系统已突破原有的企业内部的界限，成为企业内部业务流程和外部商务流程集成的平台，即跨组织的信息交流平台。,、管理信息系统的特点,由上述管理信息系统的定义，可以看出管理信息系统具有如下特点： 1）它是一个为管理决策服务的信息系统 管理信息系统是面向管理决策的，管理信息系统是为解决某一领域的问题而存在，是面向具体管理决策的人工系统。如进行设备管理的设备管理系统、用于无纸化网络办公的办公自动化系统、用于财务管理的财务会计系统等。,管理信息系统的特点,2）它是一个对组织乃至整个供需链进行全面管理的综合系统 管理信息系统是一个综合系统，包含多个子系统。首先，信息系统开发涉及人、财、物等多方面的资源，需要进行各个方面的协调；其次，系统开发要组合考虑各个方面的因素，如系统的应用环境、投资的大小、预期的希望值、员工的素质等；再次，信息系统的开发需要软硬件的协作以完成特定的系统功能，相互配合、相互补充；还有，信息系统是人机的系统，需要管理和技术的双重支持。,管理信息系统的特点,3）它是一个人机结合的系统 虽然信息系统在计算机发明之前已经存在，但是现在的信息系统一般指基于计算机的信息系统(CBIS)。计算机在信息系统中扮演着重要的角色，因为计算机的存储努力与运算能力是人所不及的。但是人的因素是决定性的因素，因为系统需求的提出、系统分析、系统设计、系统实施、系统维护和评价、系统的使用均是由人进行的，因此系统应用成功与否主要取决于人。,管理信息系统的特点,4）它是一个需要与先进的管理方法和手段相结合的信息系统 对信息系统不同的人有不同的视角，有的从技术视角，有的从管理视角，有的从应用视角等。但是现在普遍的认识是信息系统有助于提高管理水平。结合信息系统的开发应该从管理角度进行分析，引进先进的管理思想，改造传统的不合理的业务流程，如引进敏捷制造、客户关系管理等现代管理理论和方法的敏捷信息系统和客户管理管理系统等。因此现代信息系统是与现代管理方法与手段结合的系统。,、管理信息系统的结构,1）基于管理任务的系统层次结构,）基于管理任务的系统层次结构,管理任务具有层次结构，从高到低分为：战略管理、管理控制、运行控制、业务处理。 、战略管理 战略管理涉及企业的长远计划，处理中、长期事件，如制定市场战略、确定产品品种等。 、管理控制（或战术管理）属于中期计划范围，包括资源的获取与组织、人员的招聘与训练、资金的监控等方面内容； 、运行控制涉及作业的控制（如作业计划和调等）； 、业务处理是企业最基本的活动，它涉及企业的每一项生产经营和管理活动。,2）基于管理职能的系统结构,管理信息系统的结构还可以按照使用信息的组织职能加以描述。系统的各职能部门都有自己特殊的信息需求，需要专门设计相应的功能子系统，同时各子系统之间存在着各种信息联系，使各个功能子系统构成了一个有机整体。 以制造企业为例，管理信息系统可由下列子系统构成，每一个子系统完成相关功能的全部信息处理，包括由低到高的业务处理、运行控制、管理控制和战略管理。,基于管理职能的系统结构,、销售与市场子系统。包括：产品的销售、推销以及售后服务的全部活动。 、生产子系统。包括：产品的设计与制造、生产设备计划、作业调度、生产工人录用与培训、质量控制等。 、物资供应子系统。包括：采购、收货、库存控制、发放等。,基于管理职能的系统结构,、财务和会计子系统。财务包括：托收管理、现金管理、资金筹措等。会计包括：对财务工作进行分类、汇制标准财务报表、制定预算及对成本数据进行分析。 、人事子系统。包括：人员的录用、培训、考核记录、工资和终止聘用等。 、信息处理子系统。保证各职能部门获得必要的信息资源和信息处理服务。,）管理信息系统结构的综合,四、管理信息系统的规划,、MIS战略规划的概念 在管理信息系统建设中，如果一个操作错误会造成几万元损失的话，那么，一个设计错误就会损失几十万元，一个计划错误会损失几百万元，而一个规划错误能损失几千万元甚至上亿元。信息系统规划的损失不仅仅是巨大的，而且还是隐性的、长远的，往往要到系统全面推广实施后才能在实践中慢慢显现中来。所以，我们应该克服那种“重硬、轻软”的片面性，把信息系统的规划摆到重要的战略位置上。,MIS战略规划的概念,自20世纪60年代起，信息系统规划就受到企业界和学术界的高度重视，许多学者和组织在实践的基础上提出了不同的方法。但是，由于组织的特点、类型和对规划的具体需求的多样性，在信息系统规划的进行过程中经常会遇到各种各样的问题。因此，如何正确应用信息系统规划方法，针对组织的具体特点和需求来进行规划，成为企业信息系统建设中重要问题。,2、MIS战略规划的内容,1）信息系统的目标、约束及总体结构。其中：信息系统的目标确定了MIS应实现的功能；信息系统的约束包括MIS实现的环境、条件；信息系统的总体结构指明了信息的主要类型和主要的子系统。 2）单位的现状。 3）业务流程的现状、存在的问题和不足以及流程在新技术条件下的重组。 4）对影响规划的信息技术发展的预测。,、企业系统规划法（BSP）,BSP法是美国IBM公司在20世纪70年代初，用于企业内部系统开发的一种方法。这种方法是基于信息支持企业运行的思想，首先是自上而下地识别系统目标、识别企业的过程与识别数据，再自下而上地设计系统目标，最后把企业的目标转化为管理信息系统规划的全过程。,企业系统规划法（BSP）,企业系统规划法（BSP）,企业系统规划法认为对企业信息需求的认识是建立在充分观察整个组织中各部门、职能、工作过程和数据元素基础上的。企业系统规划法能帮助标识出组织中数据的主要实体和属性。企业系统规划法源于这样一种思想：只有对组织整体具有彻底地认识，才能明确企业或各部门的信息需求。,企业系统规划法（BSP）,BSP方法是根据信息的产生和使用来划分子系统的，它尽量把信息产生的企业过程和使用的企业过程划分在一个子系统中，从而减少了子系统之间的信息交换。 具体的作法是用UC图，U表示使用（Use),C表示产生(Create)见下图所示。,企业系统规划法（BSP）,、关键成功因素法,关键成功因素法（Critical Success Factor, CSF）认为一个组织的信息需求取决于少数管理者的关键性成功因素。关键性成功因素特指某些工作目标，如果这些目标能够达到，那么企业或组织的成功就有了保障。 关键性成功因素是由行业、企业、管理者以及周围环境形成的。关键成功因素法的一个重要前提就是有一些易于被管理者识别和信息系统能够作用其上的目标。,关键成功因素法,在关键性成功因素分析中使用的主要方法是面谈。通过与一些高层管理者的若干次面谈，辩明其目标及由此而产生的关键性成功因素；将这些个人的关键性成功因素进行汇总，从而导出企业整体的关键性成功因素；然后据此建立能够提供与这些关键性成功因素相关信息的系统。下图给出了组织中开发关键性成功因素的方法。,关键成功因素法,五、管理信息系统的开发,目前常用的MIS开发方法有： 生命周期法 原型法 面向对象方法 CASE方法 下面对它们分别作以介绍。,1、生命周期法,生命周期法是将信息系统的开发过程视为一个生命周期(Lifecycle)，也就是几个相互连接的阶段，每个阶段有每个阶段明确的任务，要产生相应的文档。一般将管理信息系统的生命期划分为总体规划、系统分折、系统设计、系统实施和运行维护等五个阶段，其中每个阶段都有明确的任务，并需产生一定规格的文档资料交付给下一阶段，而下阶段则在上阶段所交付的文档的基础上继续进行开发过程。 当系统开发出来了以后，并不意味着整个系统生命周期的结束，而是意味着根据组织的需要对系统的修改和重建的开始。,生命周期法,生命期的五个阶段 1)系统规划阶段； 2)系统分析阶段； 3)系统设计阶段； 4)系统实施阶段； 5)系统运行维护阶段。 下面我们分别加以介绍。,1）总体规划阶段的任务,总体规划是管理信息系统生命期中的第一个阶段，也是系统开发过程的第一步。 由于我们开发的管理信息系统是一个大系统，复杂程度高，投资大、开发周期长，因而 在开发的初期必须以整个系统为分析对象，确定这个系统的总目标、主要功能，也就是从总体上来把握系统的目标和功能的框架，继而研究论证这个总体方案的可行性，这样就给今后的系统分析、设计和实施打好了基础。,(2）系统分析阶段的任务,系统分析阶段的主要任务，是开发人员同用户一起，通过对当前系统的详细调查和分析，充分地理解新系统目标，即用户的需求，并将它明确地表达成书面资料系统分析说明书。 系统分析说明书是系统分析阶段的最后结果，它通过图表和文字说明描述了新系统逻辑模型。逻辑模型只告诉人们新系统要“干什么”，而暂不考虑系统怎样来实现的问题。,3）系统设计阶段的任务,系统设计阶段通常分成两步，一是总体设计，一是详细设计。 在总体设计时，要划分系统的子系统或模块，确定模块结构,并画出模块结构图。 详细设计过程则是确定每个模块内部的详细执行过程。 总体设计与详细设计是一个交错进行的过程，二者结合起来，主要包括如下内容：划分子系统和模块、代码设计、输出设计、输入设计、处理过程设计、数据存贮设计和编写系统设计说明书等。,4）系统实施,在系统分析、系统设计阶段，我们已经相继解决了新系统“应该干些什么”和“应该怎么干”的问题，下一步的工作就是实际去干，即进入系统实施阶段了。 该阶段的工作主要包括程序设计，调试和新旧系统的转换等等。,5）系统运行、维护和评价,系统转换成功，意味着整个开发过程的结束。 接着的任务是新系统的正常运行使用和维护，并在适当的时候对系统进行评价，以上构成了管理信息系统生命期中的最后也是最重要的一个阶段运行、维护阶段。,2、原型法,1）原型法的概念 原型开发法是出于一种朴素的原理：先按照用户提出的需求快速、低成本地建立一个系统原型，然后提供给用户试用，在试用过程中不断完善。通过用户与系统原型的交互作用，用户能够不断明确自己的信息需求；被用户最终认可的原型，即可作为系统的最终开发结果。,2）原型法的基本步骤,