企业公文用语基础培训

020212021年年9 9月月企业公文用语根底培训企业公文用语根底培训1一、一、认识企业公文认识企业公文二、二、公文书写标准公文书写标准三、三、合同书写标准合同书写标准四、四、典型案例解析典型案例解析目目 录录一、一、认识企业公文认识企业公文n 公文分类公文分类n 公文格式公文格式31.1.公文分类：通用公文、专用公文公文分类：通用公文、专用公文通用公文通用公文文种文种决定、通知、通报、决定、通知、通报、报告、请示、批复、报告、请示、批复、意见、函意见、函共共8种种专用公文专用公文文种文种工作通报、会议纪要、工作通报、会议纪要、会议通知、培训通知、会议通知、培训通知、业务通知单业务通知单共共5种种41 1 通用公文文种通用公文文种 决定：决定：对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。销下级单位不适当的决定事项。通知：发布内部规章制度，转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级通知：发布内部规章制度，转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位公文，传达要求下级单位办理、需要有关单位周知或执行事项。下行文单位公文，传达要求下级单位办理、需要有关单位周知或执行事项。下行文 通报：通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。报告：向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位的报告：向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位的询问，但不需上级单位给予批复、回复。上行文询问，但不需上级单位给予批复、回复。上行文 请示：向上级单位请求指示、批准。上行文上行文标准案例请示：向上级单位请求指示、批准。上行文上行文标准案例 批复：批复：答复下级单位的请示事项。答复下级单位的请示事项。意见：对重要问题提出见解和处理方法。意见：对重要问题提出见解和处理方法。函：不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事函：不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。常见于系统外公文或同业之间商洽类公文项。常见于系统外公文或同业之间商洽类公文52 2 专用公文文种专用公文文种工作通报工作通报 刊发公司领导重要讲话、重大工作情况、各专项业务工刊发公司领导重要讲话、重大工作情况、各专项业务工作情况等作情况等知悉类知悉类事项。事项。会议纪要会议纪要 记载、传达会议主要精神和议定的事项，需相关单位知记载、传达会议主要精神和议定的事项，需相关单位知晓或执行的议定事项。晓或执行的议定事项。会议通知会议通知 下发会议类通知。下发会议类通知。培训通知培训通知 下发培训类通知。下发培训类通知。业务通知单业务通知单 用于公司专业管控部门就某一项具体业务、工作的实用于公司专业管控部门就某一项具体业务、工作的实施，向本单位相关部门和下属单位下达任务，进行相关工作施，向本单位相关部门和下属单位下达任务，进行相关工作部署。部署。62.2.公文格式公文格式 公文格式一般包括：公文格式一般包括：秘密等级、紧急程度、秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、抄送单位、文字号、签发人、标题、主送单位、抄送单位、正文、附件、附注、正文、附件、附注、印章、成文日期、拟文单印章、成文日期、拟文单位、会签单位、印发单位和印发日期位、会签单位、印发单位和印发日期7秘密等级秘密等级 涉及党和国家秘密、企业商业秘密的公文，应当标明密级和保涉及党和国家秘密、企业商业秘密的公文，应当标明密级和保密期限，其中国家密期限，其中国家“绝密、绝密、“机密级公文应当标明份数序号。机密级公文应当标明份数序号。特别要注意：国家特别要注意：国家“绝密、绝密、“机密级公文严禁在机密级公文严禁在OA系统上流系统上流转。转。紧急程度紧急程度 紧急公文应当标明紧急公文应当标明“特急、特急、“急件。急件。发文单位标识发文单位标识 应使用公司法定名称或标准化简称。公司文件发文标识为应使用公司法定名称或标准化简称。公司文件发文标识为“单位法定名称全称文件，公司函发文标识为单位法定名称全称文件，公司函发文标识为“单位法定名称单位法定名称全称函，部门文件发文标识为全称函，部门文件发文标识为“单位法定名称部门文件。单位法定名称部门文件。发文字号发文字号 包括公司部门代字、年份、序号。发文字号中的序号不包括公司部门代字、年份、序号。发文字号中的序号不编虚位。联合行文的，只标明主办单位发文字号。编虚位。联合行文的，只标明主办单位发文字号。签发人签发人 请示、报告应当标注签发人姓名。其中，联合发文的应当标请示、报告应当标注签发人姓名。其中，联合发文的应当标注所有单位签发人的姓名；同一单位多位负责人签发的，仅标注注所有单位签发人的姓名；同一单位多位负责人签发的，仅标注分管负责人姓名。分管负责人姓名。标标 题题 要准确简要地概括公文的主要内容并标明公文文种。公文标要准确简要地概括公文的主要内容并标明公文文种。公文标题中除法规、规章名称和被印发、转发、批转的文件可加书名号外，题中除法规、规章名称和被印发、转发、批转的文件可加书名号外，一般不用标点符号。转发、批转文件，公文标题应防止重复用语和一般不用标点符号。转发、批转文件，公文标题应防止重复用语和相同文种。相同文种。2.2.公文格式公文格式8主送单位主送单位 指公文的主要受理单位指公文的主要受理单位抄送单位抄送单位 除主送单位外需要执行或知晓的其他单位除主送单位外需要执行或知晓的其他单位2.2.公文格式公文格式正正 文文 正文每自然段左空正文每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中一般不夹带图形、表格，图形、文中一般不夹带图形、表格，图形、PPT。应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件通应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件通常与正件一起装订，位置自成文日期及附注之后另一页开始，在常与正件一起装订，位置自成文日期及附注之后另一页开始，在主题词前结束。如附件与正件分别装订，应在附件左上角标注主题词前结束。如附件与正件分别装订，应在附件左上角标注“号文件附件字样。如果公文是印发、转发、批转某一文号文件附件字样。如果公文是印发、转发、批转某一文件时，被印发、转发、批转的文件即是正件，不能称附件，正文件时，被印发、转发、批转的文件即是正件，不能称附件，正文之后无需标注附件，但需另起一页。之后无需标注附件，但需另起一页。附附 件件 附注需要说明的其他事项，应在成文日期下行居左空附注需要说明的其他事项，应在成文日期下行居左空字加圆括号标识。字加圆括号标识。“请示应当在附注处注明联系人的部门、姓请示应当在附注处注明联系人的部门、姓名和名和 ，联系人应能对该公文的咨询作出答复。，联系人应能对该公文的咨询作出答复。附附 注注9印印 章章 印章上不压正文、下压成文日期。联合行文，发文单位都应当印章上不压正文、下压成文日期。联合行文，发文单位都应当加盖印章，主办单位的印章排列在前，其他机关印章按顺序排列。加盖印章，主办单位的印章排列在前，其他机关印章按顺序排列。成文日期成文日期 负责人签发的，以负责人签发的日期为准，同一单位多位负负责人签发的，以负责人签发的日期为准，同一单位多位负责人签发的，以分管负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发责人签发的，以分管负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；会议通过的决定、决议等以会议通过单位负责人的签发日期为准；会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准。成文日期使用汉字，并标全年、月、日，零写为日期为准。成文日期使用汉字，并标全年、月、日，零写为“。印发日期为打印完成的日期。印发日期为打印完成的日期。2.2.公文格式公文格式成文日期成文日期二、二、公文书写标准公文书写标准n 思维方式要合理思维方式要合理n 写作思路要清晰写作思路要清晰n 语言表达要缜密语言表达要缜密n 逻辑结构要严谨逻辑结构要严谨11 一份公文的发布，要经过拟稿人拟稿、一份公文的发布，要经过拟稿人拟稿、主任签发、相关部门主任会签、秘书核稿、主任签发、相关部门主任会签、秘书核稿、副总经理签发、总经理签发、文印室送拟稿副总经理签发、总经理签发、文印室送拟稿人校对、分发等八个步骤。人校对、分发等八个步骤。在此，重点讲述在拟稿环节要注意的公在此，重点讲述在拟稿环节要注意的公文用语本卷须知文用语本卷须知121.1.思维方式要合理思维方式要合理 对象化思维对象化思维 逻辑思维逻辑思维 替代思维替代思维 模式化思维模式化思维四种思维方式 在公文拟稿的过程中，最重要的不是在公文拟稿的过程中，最重要的不是“写而是写而是“思。思。正确的思维方式决定了对事件的准确描述，才能使阅读公文的干部、正确的思维方式决定了对事件的准确描述，才能使阅读公文的干部、员工能正确理解公文所要表达的内容、目的。员工能正确理解公文所要表达的内容、目的。13模式化思维模式化思维对象化思维对象化思维321替代思维替代思维是设身处地，替他人思考的一种思维其思维的目的、是设身处地，替他人思考的一种思维其思维的目的、方向、内容必须根据领导或领导机关的指令或授权进行，方向、内容必须根据领导或领导机关的指令或授权进行，要求准确表达意图。要求准确表达意图。开头写行文的根据、目的、意义；主体写根本领实、说开头写行文的根据、目的、意义；主体写根本领实、说明性质意义，或提出相关要求、措施；结尾写执行要求明性质意义，或提出相关要求、措施；结尾写执行要求或请求的目标。或请求的目标。围绕想要处理的某件事或想要解决的某一问题而展开的围绕想要处理的某件事或想要解决的某一问题而展开的思维。一件事、一个问题发生了，必须要处理、要解决。思维。一件事、一个问题发生了，必须要处理、要解决。4逻辑思维逻辑思维要注意概念的准确性；要注意判断的准确性；要保证推要注意概念的准确性；要注意判断的准确性；要保证推理结论的正确。理结论的正确。1.1.思维方式要合理思维方式要合理142.2.写作思路要清晰写作思路要清晰n 任何一份公文都是根据工作实际需要来拟写的。动笔之前，首先要明确发文的目的是什么。文件发送的范围和阅读对象是谁？文件发送的范围和阅读对象是谁？是明确工作要求还是拟请上级机关答复或解决问题？是明确工作要求还是拟请上级机关答复或解决问题？要具体向哪些部门明确提出什么要求？要具体向哪些部门明确提出什么要求？用何种方式保证后续执行情况和效果？用何种方式保证后续执行情况和效果？是否与所涉及关键部门的主任事前进行了有效沟通？是否与所涉及关键部门的主任事前进行了有效沟通？特别注意：对外发布、与客户接洽的各类公文必特别注意：对外发布、与客户接洽的各类公文必须通过综合管理部审核，不得擅自随意发布。须通过综合管理部审核，不得擅自随意发布。153.3.语言表达要缜密语言表达要缜密n 公文用语特点n 准确、简练、朴实、严谨n 用语根本标准n 单位名称及简称表达准确n 人名、地名、数字引用准确n 国家法定计量单位引用准确n 不出现错行、漏句、重句、缺页16语言表达案例语言表达案例用语根本标准用语根本标准数字引用要注意：数字引用要注意：1.日期不能简写日期不能简写2.定型的词或具有修辞色彩定型的词或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。必须使用汉字。1010年年6 6月月/今年今年6 6月月2 2万万5 5千里长征千里长征20212021年年6 6月月二万五千里长征二万五千里长征17n 对公文语句的根本要求n 含义明确、清晰、完整，便于准确理解，无歧义n 句子成分搭配得当n 句子成分完整n 语序安排妥当n 符合逻辑规律n 句式合理并力争有最正确的表达效果3.3.语言表达要缜密语言表达要缜密18语言表达案例语言表达案例对公文语句的根本要求对公文语句的根本要求含义明确、清晰、完整含义明确、清晰、完整这种不习惯只是时间问题这种不习惯只是时间问题这种不习惯是暂时的这种不习惯是暂时的句子成分完整句子成分完整目前正在开展整顿内部管理目前正在开展整顿内部管理缺宾语缺宾语“的活动的活动语序安排妥当语序安排妥当这样的形式便于使员工接受这样的形式便于使员工接受使员工便于接受使员工便于接受合乎逻辑规律合乎逻辑规律只要我们统一认识，振奋精只要我们统一认识，振奋精神，今年的收入一定能神，今年的收入一定能100%100%完成。完成。维护人员技术水平的提高是维护人员技术水平的提高是完全可能的，因为宽带提速完全可能的，因为宽带提速需要参与其间的维护人员掌需要参与其间的维护人员掌握必要的技术。握必要的技术。收入完成的条件不充分收入完成的条件不充分“判断与判断与“证明之间证明之间没有联系没有联系句式合理句式合理收入的完成，靠的是收入的完成，靠的是取取得的。得的。“靠的是靠的是与与“是靠是靠取得的混取得的混用用19语言表达案例语言表达案例公文专用词语一公文专用词语一 多用指代称谓词：本、贵、该指代人、事、物、产品多用指代称谓词：本、贵、该指代人、事、物、产品 多用于段落过渡或转折处：为此、据此、因此、综上所述多用于段落过渡或转折处：为此、据此、因此、综上所述 多用于上行文中表达最终目的：恳请、请求、敬请、请即、希望多用于上行文中表达最终目的：恳请、请求、敬请、请即、希望 多用于需批复的上行文中，用于祈请词之后：多用于需批复的上行文中，用于祈请词之后：妥否、当否妥否、当否 多用于下行文，加强权威性：着令、责成、特命、着即多用于下行文，加强权威性：着令、责成、特命、着即 切实执行、不得有误、严格办理切实执行、不得有误、严格办理 用于上行文、平行文：请批复、请函复、请批示、请告知、请批转、用于上行文、平行文：请批复、请函复、请批示、请告知、请批转、请转发请转发 用于下行文：遵照办理执行、参照执行用于下行文：遵照办理执行、参照执行 用于知照性文件：周知、备案、审阅用于知照性文件：周知、备案、审阅20语言表达案例语言表达案例公文专用词语二公文专用词语二 多用于正文开头：根据多用于正文开头：根据、按照、按照、遵照、遵照、近悉、近悉 多用于简要描述有关事件的办理过程：经研究、报经多用于简要描述有关事件的办理过程：经研究、报经 多用于期望并得到答复：以大力支持为感、以迅速复函为盼多用于期望并得到答复：以大力支持为感、以迅速复函为盼 向对方表示感谢：蒙、承蒙向对方表示感谢：蒙、承蒙 针对对方问函表示明确意见：应、应当、同意、不同意、特此批准、针对对方问函表示明确意见：应、应当、同意、不同意、特此批准、请即执行、可行、不可行、迅即办理请即执行、可行、不可行、迅即办理 用于结束正文：特此报告通知、批复、函复、函告用于结束正文：特此报告通知、批复、函复、函告214.4.逻辑结构要严谨逻辑结构要严谨n 重点突出，结构紧凑n 前后一致，防止矛盾n 语序合理，表达得体n 脉络清晰，条理清楚22逻辑结构案例逻辑结构案例前后一致，避免矛盾前后一致，避免矛盾欠费回收目标：欠费回收目标：XXXX万元万元欠费考核指标：回收率欠费考核指标：回收率XX%XX%同一指标的完成目标及考同一指标的完成目标及考核口径前后不一致，要不核口径前后不一致，要不以金额为单位，要不以百以金额为单位，要不以百分比为单位。分比为单位。语序合理，表达得体语序合理，表达得体所有工程招投标工作根本纳所有工程招投标工作根本纳入标准化轨道入标准化轨道要么是要么是“所有，要么是所有，要么是“根本，两者只能选其根本，两者只能选其一。一。脉络清晰，条理清楚脉络清晰，条理清楚在上述要求的时限内必须完在上述要求的时限内必须完成但遇特殊情况无法完成的成但遇特殊情况无法完成的工作须提前报告主管领导工作须提前报告主管领导应尽量使用短句，每一句应尽量使用短句，每一句控制尽量在十个字以内。控制尽量在十个字以内。三、三、合同书写标准合同书写标准 根本要求根本要求 用语尺度用语尺度241.1.根本要求根本要求n 业务合同必须包含的内容n 业务介绍n 甲乙双方权利义务最关键n 违约条款n 合同有效期及争议解决条款n 违约责任的书写要求n 应写明违约金的数额及比例。n 切勿出现“如假设违约，那么承担违约责任或赔偿损失等概括、笼统的约定，这样无法起到约束违约行为的作用。n 合同金额及有效期的书写要求n 大写、附阿拉伯数字、有效期必须同时注明起止时间。252.2.用语尺度用语尺度 我公司多为乙方合同，为提升客户我公司多为乙方合同，为提升客户的感知度，在保证无法律、业务、财务的感知度，在保证无法律、业务、财务风险及无违反责任要约的前提下，合同风险及无违反责任要约的前提下，合同用语应尽量温和。用语应尽量温和。尽量做到双方权利义务对待。尽量做到双方权利义务对待。26合同用语表达案例合同用语表达案例在约定双方义务时：在约定双方义务时：多用多用“应该应该”、“应当应当”少用少用“必须必须”，慎用，慎用“否则否则”等字眼，如必须使用，可在违约责等字眼，如必须使用，可在违约责任中予以规范任中予以规范甲方必须按照协议约定支付甲方必须按照协议约定支付效劳费用，否那么后果自负效劳费用，否那么后果自负甲方应该按照协议约定甲方应该按照协议约定支付效劳费用，如违约支付效劳费用，如违约甲方自行承担其后果。甲方自行承担其后果。甲方根本违约的，乙方将坚甲方根本违约的，乙方将坚决不予提供效劳，绝不退还决不予提供效劳，绝不退还所收效劳费用。所收效劳费用。在涉及双方权利时：在涉及双方权利时：多用多用“有权有权”、“可以可以”等字眼等字眼甲方根本违约的，乙方甲方根本违约的，乙方有权停止提供效劳，并有权停止提供效劳，并对所收费用不予退还。对所收费用不予退还。四、四、典型案例解析典型案例解析n 发文常见错误发文常见错误28发文常见错误发文常见错误越级行文越级行文密级标注不正确密级标注不正确用错文种用错文种标点符号使用不标准标点符号使用不标准标题不标准标题不标准版记不标准版记不标准上行文格式不标准上行文格式不标准该用书名号的用引号该用书名号的用引号内部行文仍使用主题词内部行文仍使用主题词书名号引用不标准书名号引用不标准附件和正文别离附件和正文别离层次序数不按公文处理层次序数不按公文处理方法规定的要求标注方法规定的要求标注EXCELEXCEL文档没有转化为文档没有转化为PDFPDF文档文档层次混乱、有错别字层次混乱、有错别字29谢谢 谢谢