嘉庚学院财务报销注意事项

嘉庚学院财务报销注意事项 财务部一、报销的流程介绍二、报销的原始单据o 单位和个人在接受经营服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。o 不得索取不符合规定的发票。对不符合规定的发票，任何单位、个人有权拒绝。o 购买方取得发票后，如发现不符合开具要求的，有权要求对方重新开具。正规发票样式o 发票必须为正式发票，即发票必须有税务局、财政局、军队总后勤部监制的印戳（见发票上端正中央处），邮电、航空等行业专用票据亦为合法有效票据，且一定要加盖对方单位的发票专用章或财务印章,只有印章齐全，才能报销。正规发票样式o 开给我院的发票上的客户栏只能填写“厦门大学嘉庚学院”；其他以任何名称如开给我院某部或某系的发票都是无效发票。正规发票样式o 发票的填写项目齐全、内容真实、字迹清楚，内容与实际业务完全一致。填开的发票不得涂改、挖补、撕毁。发票遗失o 当发生原始票据丢失的情况，请尽量取得发票的复印件，并且加盖对方单位发票专用章，或者取得原开出单位盖有公章的证明，并注明发票的号码、金额和内容，同时当事人应出具详细的书面报告写明事件的原委，经院领导批准，方予以报销，否则财务可以拒绝付款。发票粘贴要求 o 票据粘贴单粘贴各类报销的票、证、单据等，要求粘贴整齐（排列成鱼鳞状），最好不要超出粘贴单；不允许用订书钉将票据装订在粘贴纸。o 不要将票据集中在粘贴单中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订要求。o 票据比较多时可使用多张粘贴单。o 对于比粘贴单大的票据或其他附件，可以以票据粘贴单靠左对齐粘贴或直接用回形针夹住，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。o 如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴单上按照先大后小或者先小后大的顺序粘贴；粘贴参考样本三、验收事项o 凡购买教具、器材、低值易耗品、固定资产、批量办公用品等物品，都需办理验收手续，验收内容必须包括货物名称、规格、数量及金额，如果物品品种、数量太多，应要求供货方提供物品清单，并在清单上加盖供货方财务专用章。o 经办人不得验收自己购买的物品。（验收办法详见报销流程及学院的资产管理办法）四、其他事项o 学院发生的一切经济业务，除零星物品采买、市内交通费、差旅费、工薪等可以用现金支付外，其他的都要以银行形式付款（转帐或者电汇），请经办人准确的填写各项信息，包括：收款单位全称、开户行、银行帐号，保证准确付款。o 凡须借款的请事先到财务部填写借款单，办理借款手续，保证及时付款。o 报销手续审批完整后财务部会发送领款通知到经办人邮箱，经办人见通知后方可到财务部领取款项。五、报销单据的规范填写o 这里主要介绍常用的报销单和领款收据的填写o 报销单用于报销有发票单据的经济事项的支出，报销单填写完整后需要附上发票粘贴整齐的单据粘贴单。o 领款收据用于支取学生奖金、讲座课酬等没有发票单据的支出，领款收据填写完整后需要附上填写完整的领款清单报销单的填写o支出摘要应分类填写如交通费、办公用品等的支出金额，如一个报销单报销多个活动也可填写各个活动支出的金额。o收款人要填写清楚；如果是转账的应填写准确的开户行及账号信息。o经费项目如属于各系报销的费用应填写诸如XX系学生活动经费、XX系学术活动经费、XX系主任活动经费等项目；申请从学院经费支出的应附上学院领导审批同意的批复文件。o说明栏应写明报销的事由。o大小写金额应填写清楚、准确、不得涂改。o报销单签字后送交各系主任、分院院长或部门主管签字后送交财务部审核。领款收据的填写o 领款收据的填写参照报销单。o 领款收据后附的领款收据应写明具体领款人的姓名及领款金额，非转账的领款后需有领款人本人签字确认。六、学生活动经费的相关规定o 这里简单介绍一下学生活动经费的相关规定，这块内容对于各系的学生活动经费管理员比较重要。o 学生活动经费主要用于我院学工部、团委、各系、各分院组织的学生活动开支。按学年划拨每年的9月划拨下一学年的经费额度，各经费管理员应尽量在每年8月底前提交完本学年已发生的报销单据，9月提交的从下一学年经费中列支。o 各经费管理员应切实做到帐目清晰，开支合理，有效使用，程序规范，随时查询、掌控好已使用的金额和经费结余数，一般情况下不得超支使用。o 学生活动经费当年有结余的清零、透支当年额度的从下一年的划拨的经费中扣除。o 分学生活动经费使用范围如下：由学工部、团委组织、系（包括若干个系联合组织的）各项有益于系、学院文化建设和学生综合素质培养的活动开支；学工部、团委配合各教学部组织开展的各项学生活动开支；学工部、团委组织我院学生参加的学院以外的公益、学术、文体、社会实践等重大活动开支。o 学生活动经费不得用于以下开支：无有效票据的开支 各类罚款、滞纳金、大笔餐费（每人10元以上）等