办公自动化教程(全套).ppt

,第1章 办公自动化,办公自动化以先进技术武装办公室为表现形式，以提高工作效率及管理水平，使办公系统达到信息灵通、管理方便、决策正确为目的。 办公自动化是一个多学科互相交叉、互相渗透的系统科学与工程，并以计算机、通信、自动化技术作为支持技术，是现代信息社会的重要标志。 它涉及行为科学、社会学、管理科学、系统工程学、人机工程学等多种学科.,1.1 办公自动化概述 1.2 办公自动化的模式 1.3 办公自动化的技术结构 1.4 办公自动化系统的建设 1.5 办公自动化的发展,1.1 办公自动化概述 1.1.1 什么是办公自动化 1.1.2 办公自动化的特点 1.1.3 办公自动化的功能 1.1.4 办公自动化的意义 1.1.5 办公自动化的任务,1.1.1 什么是办公自动化 办公自动化是一门综合性技术，它能不断地使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。,1.1.2 办公自动化的特点 1办公自动化是一门综合性的学科 2办公自动化是一个人机信息系统 3办公自动化是对信息处理的一体化过程 4办公自动化可以提高办公效率和办公质量,1.1.3 办公自动化的功能 1完善的文字处理功能 2较强的数据处理功能 3语音处理功能 4图像处理功能 5通信功能,1.1.4 办公自动化的意义 1实现办公活动的高效率、高质量 2实现办公信息处理的大容量、高速度 3实现办公过程的智能化,1.1.5 办公自动化的任务 1事务处理 2信息管理 3辅助决策,1.2 办公自动化的模式 1.2.1 传统办公模式 1.2.2 现代办公模式,1.2.1 传统办公模式 1信息流模式 2过程模式 3数据库模式 4决策模式 5行为模式,1.2.2 现代办公模式 1.2.2.1 办公室的分类 1确定型事务处理办公室 2非确定型决策处理办公室 3混合型处理办公室,1.2.2.2 办公自动化系统的层次模型 1事务型办公自动化系统 （1）事务型办公自动化系统的功能 文字处理功能。 个人日程安排。 行文（文件）办理。 函件处理。 文档资料管理。 编辑排版。 电子报表。 其他数据处理。,（2）事务型办公自动化系统的组成 事务型办公自动化系统由微机配以基本办公设备(复印机、打印机、传真机、印刷系统、缩微系统、会议用各种录音设备和投影仪等)、简单的通信网络、独立支持它的具有各种基本功能的软件(小型关系型数据库软件及专用软件等)等组成。,2管理型办公自动化系统 （1）管理型办公自动化系统的功能 管理型办公自动化系统除担负事务型办公系统的全部工作外，还要完成信息管理工作。它侧重于面向信息流的处理，即工业、交通、农贸等经济信息流的处理，人口、环境、资源等社会信息流的处理，以及公文文件类型的信息流的处理。,（2）管理型办公自动化系统的组成 在事务型办公用基本设备的基础上，增加高档微机和工作站设备、通信设备。它使用的设备比事务型的设备级别要高，而且复杂，各部门间有很强的通信能力。除通用、专用软件外，还要求有自己的信息管理系统，在事务型办公系统的基础上加入专用数据库。,3决策型办公自动化系统 （1）决策型办公自动化系统的功能 决策型办公自动化系统以事务处理、信息管理为基础，主要具有决策和辅助决策的功能。其功能的强弱反映了该系统水平的高低。其数据库还包括模型库、方法库、知识库和专家库等。 （2）决策型办公自动化系统的组成 设备在综合通信网的支持下工作。其软件在管理型办公自动化系统的基础上，扩充了决策支持功能。它具有完善的通信网络，包括本部门的专用网络和公共网络。,现代办公活动中突出地体现了“通信化”、“计算机化”、“自动控制化”。它将形成一个强大、高效率的信息网，是信息社会的中枢。信息经处理后服务于整个办公领域，大大提高了工作效率。而办公自动化的普及和发展，使人们从重复的简单劳动中解放出来，将精力投入到其他有创造性的工作中，促进了整个社会的发展，最终将加快全社会的自动化（生产自动化、办公自动化、家庭自动化）进程。,1.3 办公自动化的技术结构 1.3.1 办公自动化的主要技术结构 1.3.2 办公自动化的支持技术,1.3.1 办公自动化的主要技术结构 1从自动化发展水平看其技术结构 （1）任务自动化 （2）运行自动化 （3）管理自动化 2从自动化发展程度看其技术结构 （1）半自动化技术 （2）综合自动化技术 （3）高级自动化技术,1.3.2 办公自动化的支持技术 1计算机技术 2通信技术 3自动化技术,1.4 办公自动化系统的建设 1.4.1 办公自动化系统的建设原则 1.4.2 办公自动化系统的规划 1.4.3 办公自动化系统的管理,1.4.1 办公自动化系统的建设原则 办公自动化系统的建设原则可归纳为积极稳妥、量力而行；统筹规划、分期建设；突出应用、做好服务；因地制宜、从简到难。,1.4.2 办公自动化系统的规划 1规划的制定 （1）任务需求调查 （2）办公环境调查 （3）系统分析 （4）设备选择分析 （5）可行性论证,2规划的可行性分析 （1）技术分析 （2）经济分析 （3）社会分析 3可行性报告 （1）目标 （2）资源 （3）结论,1.4.3 办公自动化系统的管理 1运行管理 （1）系统的日常管理 （2）系统的日志 （3）系统的修改 2运行检查 （1）系统整体功能的检查 （2）系统资源利用率的检查 （3）系统评价,1.5 办公自动化的发展 1.5.1 办公自动化的现状 1.5.2 办公自动化的未来,1.5.1 办公自动化的现状 一些发达国家已实现较高程度的自动化。以美国和日本为例，办公室已高度自动化，办公自动化系统已实现智能化，以网络为基础将办公自动化与全球范围的信息系统结合起来，形成统一的大型信息管理系统。但是也应该看到，由于政治、经济等方面的原因，办公自动化在全球范围的发展是不平衡的，在一定程度上影响了办公自动化的普及和发展。,1.5.2 办公自动化的未来 1办公自动化设备不断涌现 2人机界面不断改进 3办公自动化系统集成技术 4办公自动化系统引入了多媒体技术 5现代化通信技术提高了办公自动化系统的效能,办公自动化的发展趋势可总结为：办公自动化设备向高性能、多功能、复合化和系统化发展；办公系统向数字化、智能化、无纸化、综合化发展；多媒体技术在办公自动化领域中将得到进一步发展；网络通信在办公自动化系统中的地位进一步加强，全球网络体系将逐步完善。,办公自动化第2章 信息处理,2.1 信息处理方式 2.2 多媒体技术 2.3 计算机病毒,2.1 信息处理方式 信息管理是对信息系统进行监督和控制的全过程，而该系统的任务就是采集、输入、处理、复制、分发、存储、销毁信息等。,2.1.1 字符处理 2.1.2 表格处理 2.1.3 语音处理 2.1.4 图形图像处理 2.1.5 电子会议 2.1.6 缩微系统 2.1.7 数据库 2.1.8 人工智能,2.1.1 字符处理 1数字编码 数字编码是将汉字按拼音或笔划排序，然后给每个汉字赋予一个数字编号（编码）。数字编码的特点是不产生重码，编码难记，不易推广。,2字音编码 字音编码法是将汉字拼音作为编码。它对大部分人来讲较易掌握，但由于汉字中重音字多，所以这种编码重码率多，影响输入速度。 常见的字音编码法有全拼拼音编码、压缩拼音编码和双拼拼音编码。,3字形编码 字形编码法是将汉字字形信息分解归类而给出编码。五笔字型便是这种编码法。 4形音编码 这类输入法在编码中利用了部首、笔画、拼音、笔顺、声调等汉字信息，重码率低。这些汉字信息与人们的汉字常识十分接近。,2.1.2 表格处理 1表格的结构 表格由三部分组成：表首、表体和表尾。表首包括表头与表首标志；表体是整个表格的实体，表示该表用途的主要信息；表尾则含有注脚等信息。 表格中的数据主要有两种类型，一是文字型数据，二是数值型数据，分为原始数据和结果数据两种。,2电子表格 用计算机进行表格处理，通过键盘和鼠标在屏幕上完成表格的设计、处理、制作等全部操作，实现了表格处理中各个环节的自动化。,2.1.3 语音处理 1概述 语音处理就是利用计算机对语音进行处理的技术。一是要赋予计算机“讲话”的能力，即语音合成技术；二是要使计算机具有“听懂”的能力，即语音识别技术。,2语音的识别与合成 （1）语音合成 语音合成是模仿人的语言生成过程，其做法包括波形存储法和参数合成法。 （2）语音识别 语音识别是模仿人的语言识别过程， 计算机对语音识别也有两种方法。一种是样板匹配法，另一种方法是按一定规则把测得的语言特征进行计算，转译成单词、短语和句子，此法较复杂，但有较好的发展前景。,语音识别系统的复杂性取决于三方面的因素：词汇表的大小；能识别任何人讲话还是只能识别训练该系统人的讲话；能识别的语音是孤立的单词还是连续不断的讲话。,2.1.4 图形图像处理 计算机的图形处理功能是指使用计算机进行图形设计与处理。图像处理功能是指能够输入照片、签字等图像，并能对这些图形进行分析处理。 1图形处理 2图像处理,2.1.5 电子会议 电子会议是物理地点分散的人们通过PC机终端进行的会议。它可分为以下3种。 1电话会议 2通信会议 3视频会议,2.1.6 缩微系统 缩微系统是基于图像的把纸文 件或计算机生成的信息记录缩小 到一个胶片上的系统，为信息存 储提供了新的长期的存储介质。,2.1.7 数据库 数据库是以一定的组织方式集中起来保存在计算机外存中的数据，这些数据有着它们内在的组织结构和联系，具有综合性和通用性，可供许多部门和用户使用，可实现数据共享。数据是自动管理和维护的，其管理和维护由数据库管理系统（DBMS）来实现。,2.1.8 人工智能 1知识库 知识库是指存储在计算机外存设备上的数据化知识，知识库系统由知识库和知识库管理系统组成。这些知识由知识库管理系统统一管理。 2专家系统 基于知识的系统称为专家系统。 3决策支持系统 决策支持系统（DSS）是用以辅助各级管理者进行正确决策的系统。,2.2 多媒体技术 2.2.1 多媒体的基本概念 2.2.2 多媒体与数据压缩 2.2.3 应用实例（视频会议NetMeeting）,2.2.1 多媒体的基本概念 多媒体（Multimedia）是融合两种以上媒体的人机交互式信息交流和传播媒体。具有信息交流和传播媒体的功能。,1超文本的概念 在处理文本文件时把文本中遇到的其他相关文本组织在一起的方法，让计算机能够响应人的思维以及能够方便地获取所需要的信息，称为超文本（Hypertext）。其真正含义是“链接”的意思，用来描述计算机中的文件的组织方法，后来人们把用这种方法组织的文本称为“超文本”。,2.2.2 多媒体与数据压缩 由于多媒体的数据量很大，因此在加大存储器容量的同时，还要对数据采用压缩的方法以减少存储容量。数据压缩可分成两种类型，一种叫做无损压缩，另一种叫做有损压缩。 无损压缩是指使用压缩后的数据进行重构（还原、解压缩），重构后的数据与原来的数据完全相同。,有损压缩是指使用压缩后的数据进行重构，重构后的数据与原来的数据有所不同，但不会让人对原始资料表达的信息造成误解。有损压缩适用于重构信号不一定非要和原始信号完全相同的场合。 现在普遍使用的压缩软件有WinZip和WinRAR两种压缩软件。,下面以WinRAR为例说明压缩软件的使用。 首先选中压缩目标，右键单击该目标出现快捷菜单。,图2-4 压缩快捷菜单,图2-5 “档案文件名字和参数”对话框,解压缩时，首先选中解压缩目标，右键单击该目标出现快捷菜单 。,图2-6 解压缩快捷菜单,2.2.3 应用实例（视频会议NetMeeting） NetMeeting 是基于网络的一种全新的通信方式，由微软公司开发。它可用于视频会议，其功能十分强大，集成了许多有用的功能方便用户上网使用，如实时语音、视频、共享程序、白板、发送文件等。,2.2.3.1 NetMeeting的功能 2.2.3.2 NetMeeting的按钮和图标 NetMeeting的按钮和图标,2.3 计算机病毒 2.3.1 计算机病毒概述 2.3.2 计算机病毒的特点 2.3.3 计算机病毒的分类,2.3.1 计算机病毒概述 计算机病毒是种为了某种目的而蓄意编制的，可以自我繁殖、传播，具有破坏性的计算机程序。 计算机病毒是依靠传播媒介的携带才得以迅速传播的，其主要传播媒介有磁性、光性存储器（软盘、硬盘、光盘等）和计算机网络。,2.3.2 计算机病毒的特点 1隐蔽性 2传染性 3潜伏性 4破坏性 5寄生性,2.3.3 计算机病毒的分类 1按病毒的破坏性分类： 可以分为良性病毒和恶性病毒两类。 2按病毒的感染对象分类： 可以分为引导型病毒、文件型病毒和混合型病毒三大类。 3按病毒的连接方式分类： 可以分为源码型病毒、入侵型病毒、外壳型病毒和操作系统型病毒四类。,此外，最近几年比较流行的还有宏病毒、网络病毒等。宏病毒是一种感染数据文件的病毒，按感染对象分类应属于文件型病毒。网络病毒是一种利用网络进行传播或运行的病毒，由于计算机网络（尤其Internet）的应用日益广泛，因此给病毒的传播提供了新的途径，也给病毒的攻击提供了新的目标（网络中的计算机系统）。,2.3.4 计算机病毒的危害性 （1）破坏文件分配表，造成磁盘上的信息丢失 （2）修改内存中操作系统的有关参数，使系统 无法正常工作。 （3）破坏磁盘文件。 （4）减少内存的可用空间。 （5）系统空挂，占用系统资源造成系统瘫痪。 （6）破坏系统的硬件，造成计算机的损坏。,2.3.5 计算机病毒的预防与清除 1计算机病毒的预防 （1）应保证使用无毒的操作系统盘启动系统。 （2）对系统盘及其他含有重要数据的软盘进行写保护。 （3）不用外来磁盘。若必须使用，则应先进行病毒检测，确信无毒后方可使用。 （4）联网使用的计算机要经常进行病毒检测，安装动态病毒检测软件。,（5）对于来历不明的E-mail，应慎重阅读 （6）使用计算机游戏程序时应小心，有些游戏软件在多次复制过程中可能被病毒感染 （7）对于重要软件，应及时做备份，以防被病毒破坏后造成损失。 （8）经常使用杀毒工具检查系统，以便及时发现和消除病毒。,2计算机病毒的检测与清除 一般有两种方法：人工消除方法和软件自动消除方法。 （1）人工消除方法 人工消除病毒只有专业人员才能进行。它是利用实用工具软件对系统进行检测，消除计算机病毒。 （2）软件消除法 软件消除法是利用专门的防治病毒软件，对计算机病毒进行检测和消除。,第3章 Windows 2000 操作系统,3.1 操作系统简介 3.2 Windows 2000概述 3.3 Windows 2000桌面系统 3.4 Windows 2000资源管理器 3.5 Windows 2000附件程序 3.6 Windows 2000系统环境设置 3.7 Windows 2000与Windows 98的区别,3.1 操作系统简介 3.1.1 操作系统概念 3.1.2 操作环境 3.1.3 常用的操作系统,3.1.1 操作系统概念 操作系统是最重要的系统软件，主要完成3个方面的工作，即管理资源、控制输入输出处理、实现用户与计算机之间的通信。,3.1.2 操作环境 操作环境是指用户使用计算机时的操作界面。 3.1.3 常用的操作系统 常用的操作系统有DOS、Windows、UNIX等。,3.2 Windows 2000概述 完整的Windows 2000系列包括以下4个部分。 1Windows 2000 Professional 2Windows 2000 Server 3Windows 2000 Advanced Server 4Windows 2000 Datacenter Server,3.2.1 Windows 2000操作系统特点 3.2.2 基本术语 3.2.3 Windows 2000的启动和关闭,3.2.1 Windows 2000操作系统特点 1图形用户界面 2抢占式、多任务、多线程的系统 3链接与嵌入 4所见即所得 5即插即用 6更丰富的应用程序 7支持网络,8多媒体功能 9真正的32位操作系统 10强大的内存管理功能 11全面汉化的中文版软件 12动态的“开始”菜单 13可选的打开方式 14我的文档 15实用的多语言技术,3.2.2 基本术语 3.2.2.1 图标 3.2.2.2 活动窗口 Windows中一个窗口实际上就是一个正在运行的程序。你可以打开多个窗口，但只有一个窗口是当前窗口，即活动窗口。,3.2.2.3 桌面 Windows操作系统启动完成后，屏幕上的最大空间就是桌面。桌面上一般有任务栏、图标和背景。桌面是一个隐藏的目录（C:WINNTDesktop）,3.2.2.4 窗口 1什么是窗口 Windows系统为正在执行的任务在屏幕上打开的有固定组成、固定操作方式的矩形区域称为窗口。 2窗口和图标 图标是Windows系统中的对象标识，双击图标便可以打开相应的窗口。,3多窗口在桌面上的显示方式 4窗口的种类 （1）应用程序窗口。 （2）文档窗口。 5窗口操作 （1）边框和窗口大小的调整 （2）窗口中的栏 窗口中有标题栏、菜单栏、状态栏、滚动栏和工具栏等。 （3）窗口中的按钮和窗口的最大化、最小化及关闭,3.2.2.5 菜单 1窗口菜单 图3-4 窗口菜单,2执行菜单命令 （1）“灰色”命令 （2）后面带“”命令 （3）前面带“”命令 （4）前面带“ ”命令 （5）后面带“右三角”命令 （6）右边有快捷键命令,3快捷菜单 选中所要进行操作的对象，单击鼠标右键，弹出快捷菜单。 4控制菜单 控制菜单位于标题栏最左端，用户可以用鼠标单击或用组合键Alt+空格键打开。 5“开始”菜单 “开始”菜单的主要功能是组织和启动各种程序，包括系统附属程序、系统管理程序和外部应用程序,3.2.2.6 对话框 对话框一般由显示框、文本框、列表框、复合框、复选框、选项按钮（单选钮）、命令按钮、非连续控制量调整按钮、连续控制量调整按钮和帮助按钮组成。 3.2.2.7 任务栏 1任务栏的组成和功能 任务栏由“开始”按钮、快速启动区、任务控制区和状态控制区组成。 2任务栏快捷菜单,3.2.2.8 文件夹 文件夹是组织计算机资源的工具，可包含子文件夹（子目录）及程序、文档、打印机和磁盘等对象，用图标表示，图标下方均有该对象的描述。其层次结构为“树型”结构。 3.2.2.9 文件 文件是存放在磁盘上的一组相关信息的集合，包括文档、图像及数据信息等。文件是按所含信息的类型进行分类的。,3.2.2.10 文档 文档是某种应用程序内的一类文件，它没有菜单栏，需要共享应用程序的菜单栏。 3.2.2.11 剪贴板 剪贴板是Windows程序或文件之间传递信息的临时存储区。它可实现各应用程序之间交换信息，而且信息可以被粘贴多次。 所有剪贴板上的信息一直保存到对剪贴板内容进行修改、覆盖、删除或退出Windows为止。,3.2.2.12 对象 Windows 2000为了便于管理，将系统中的软件和硬件均称为对象（如文件、文档、文件夹、图标、打印机、软盘、硬盘或光盘等）。 3.2.3 Windows 2000的启动和关闭 1Windows 2000的启动 2Windows 2000的关闭,3.3 Windows 2000桌面系统 3.3.1 Windows 2000窗口 3.3.2 Windows 2000菜单 3.3.3 应用程序的启动和退出 3.3.4 运行DOS应用程序 3.3.5 Windows 2000帮助系统,3.3.1 Windows 2000窗口 3.3.1.1 窗口结构 窗口结构包括：边框，窗口标题，窗口，标题栏，菜单栏，水平滚动条和垂直滚动条；尺寸控制角，文件及文件夹图标。 3.3.1.2 鼠标和键盘的使用 操作鼠标左键可进行选中、执行等操作，按鼠标右键，将出现选定目标的快捷菜单。,常用的组合键： 1Alt+空格键 2Esc键 3Tab键 4、PageUP、 PageDown键 5热键 6快捷键,3.3.1.3 移动窗口和改变大小 1移动窗口 2改变大小 3.3.1.4 多窗口使用 1排列窗口 （1）层叠窗口 （2）横向纵向平铺窗口,2多窗口的切换 （1）使用任务栏切换 （2）用鼠标进行窗口切换 （3）用键盘快捷键切换 3.3.1.5 关闭窗口,3.3.2 Windows 2000菜单 1菜单的操作 2“开始”菜单 在“开始”菜单中一般包含以下项目： （1）程序 （2）文档 （3）设置 （4）搜索 （5）帮助 （6）运行,3.3.3 应用程序的启动和退出 1应用程序的启动 （1）利用“开始”菜单来启动应用程序 （2）利用“资源管理器”来启动应用程序 （3）利用“我的电脑”来启动应用程序 2非执行文件与应用程序的关联 将非执行文件与打开它们的应用程序之间建立起来的联系，我们称为“关联”。,3.3.4 运行DOS应用程序 运行DOS程序的方法有以下3种。 （1）打开含有DOS程序的文件夹窗口，在该窗口中双击应用程序图标即可。 （2）单击“开始”菜单中的“运行”命令， 在“运行”对话框中的“打开”文本框内输入DOS应用程序的路径和名称，单击“确定”按钮即可。,（3）单击“开始”菜单中的“程序”子菜单，选择“附件”子菜单中的“命令提示符”命令，屏幕上将出现一个MS-DOS命令窗口，用户可以在其中输入DOS命令或运行DOS应用程序。,3.3.5 Windows 2000帮助系统 帮助系统实际上是一种超文本系统，相关题目在逻辑上是互联的，用户可从一个主题跳到另一个主题，同时保持所在路径，可以帮助用户迅速获得需要的帮助信息。,3.4 Windows 2000资源管理器 3.4.1 资源管理器基本术语 3.4.2 启动资源管理器 3.4.3 资源管理器窗口 3.4.4 文件夹的使用及文件管理 3.4.5 查看对象属性,3.4.1 资源管理器基本术语 1长文件名 2快捷方式 它不是文件夹或文件，是指向文件夹或文件的一个链接。创建一个快捷方式，实际上是在硬盘上创建一个扩展名为.LNK的文件。,3.4.2 启动资源管理器 资源管理器程序可以用6种方法启动。 3.4.3 资源管理器窗口 在“地址”下拉式列表框中，可以显示出桌面上和“我的电脑”中的项目。在窗口左边的是“文件夹列表”滚动式列表框，其中将出现所选项目的下级所有文件夹。在窗口右边的是“文件列表”滚动式列表框，用来显示左边被选中文件夹中的内容。如下图所示。,图3-14 资源管理器窗口,3.4.4 文件夹的使用及文件管理 文件名和文件夹名最多可以由255个字符组成。文件名中可以使用空格，但不许使用？、“、 等符号。 3.4.4.1 创建新的文件夹 3.4.4.2 文件或文件夹的选择 1选择单个文件或文件夹 2选择连续的多个文件 3选择不连续的若干文件 4选择全部文件和文件夹 5反向选择,3.4.4.3 文件的移动和复制 “移动”是指文件从原来位置上消失，而出现在指定的新位置上；而“复制”是指原来位置上的文件保留不动，而在指定的新位置上建立原有文件的拷贝。,3.4.4.4 文件的剪切与粘贴 3.4.4.5 删除文件或文件夹 3.4.4.6 恢复删除的文件 1恢复文件 2调整回收站的大小 3清理回收站,图3-17 “回收站”窗口,图3-18 “回收站属性”对话框,3.4.4.7 文件或文件夹的重命名 3.4.4.8 创建快捷方式,3.4.5 查看对象属性 1计算机系统属性 2磁盘驱动器属性 3查看、设置或修改文件或文件夹的属性,图3-22 文件夹或文件属性对话框,3.4.6 查找文件、文件夹和应用程序 3.4.7 磁盘操作 磁盘的操作命令主要有“复制磁盘”和“格式化”两个。,3.5 Windows 2000附件程序 3.5.1 Windows 2000文字处理程序 1写字板 写字板是一个用于文字处理的编辑器。用写字板建立的文件的后缀为.RTF。 2记事本 记事本是一个小型的、简单的文本编辑器。记事本文件以.TXT为扩展名。文件最大极限为50000字。,3.5.2 Windows 2000图形处理程序 1绘图编辑处理 2保存文件,3.6 Windows 2000系统环境设置 Windows 2000系统环境可以进行调整和设置，这些功能主要集中在“控制面板”窗口中。 3.6.1 控制面板的启动 3.6.2 日期和时间的设置 3.6.3 键盘环境设置 3.6.4 鼠标环境设置 3.6.5 声音参数和多媒体环境设置 3.6.6 区域设置 3.6.7 显示器环境设置 3.6.8 添加/删除程序,图3-30 “控制面板”窗口,图3-31 “日期/时间属性”对话框,图3-32 “键盘属性”对话框,图3-33 “鼠标属性”对话框的“鼠标键”选项卡,图3-34 “鼠标属性”对话框的“指针”选项卡,图3-37 “区域选项”对话框,3.6.7 显示器环境设置 1“背景”选项卡 2“屏幕保护程序”选项卡 3“外观”选项卡 4“设置”选项卡 5Web选项卡 6“效果”选项卡,3.6.8 添加/删除程序 1更改或删除程序 2添加/删除Windows组件 3添加新程序,3.7 Windows 2000与Windows 98的区别 1更易使用 2更易管理 3更兼容 4更有力 3.7.1 Windows 2000与Windows 98在Web 集成设置上的区别 3.7.2 Windows 2000与Windows 98的其他区别,3.7.1 Windows 2000与Windows 98在Web集成设置上的区别 Windows 2000与Windows 98都具有Web集成的功能，但设置方法不同。 1Windows 2000下Web集成功能的设置方法 2Windows 98下Web集成功能的设置方法,图3-47 Windows 2000的“文件夹选项”对话框,图3-48 Windows 98的“文件夹选项”对话框,3.7.2 Windows 2000与Windows 98的其他区别 3.7.2.1 “我的电脑”的工具栏 与Windows 98比，Windows 2000的“我的电脑”在标准工具栏上增加了3个按钮，即“历史”、“搜索”和“文件夹”。通过单击这些按钮可以在“我的电脑”的主窗口左边打开相应的窗格。这些按钮的增加方便了用户的使用。,3.7.2.2 网上邻居 在Windows 98中，当打开“网上邻居”窗口后，首先看见的是本机所在的整个工作组或域。而在Windows 2000中，当打开“网上邻居”窗口后，首先发现的是“邻近的计算机”图标，它相当于Windows 98里的工作组。 Windows 2000中的“网上邻居”可以自动将访问过的网络连接生成快捷方式。 Windows 2000允许UNIX用户使用网络中的打印机。,3.7.2.3 Windows 2000系统属性 Windows 2000的“系统特性”对话框与 Windows 98的“系统属性”对话框相比，增加了“网络标识”、“硬件”和“高级”等选项卡。 1Windows 2000用户管理 Windows 2000在用户管理方面相对于Windows 98的改进主要就是要求用户在使用计算机之前必须有一个账户。Windows 2000将所有的账户管理都放在了“控制面板”中，可以在两个地方找到。,2其他新增功能 （1）跟踪文档 （2）自定义工具栏 （3）节省电源 （4）自动红外支持 （5）驱动程序支持 （6）新硬件支持,办公自动化第4章 Word 2000,4.1 Word 2000简介 4.2 文档的管理 4.3 编辑文档 4.4 格式化文档 4.5 图形处理 4.6 表格处理 4.7 Word 2000的其他功能,4.1 Word 2000简介 4.1.1 Word 2000的功能 4.1.2 Word 2000的工作窗口 4.1.3 Word 2000的帮助功能,4.1.1 Word 2000的功能 （1） Word 2000提供了图形化、操作简单的用户界面。 （2）具有快速、高级的版面设计功能。 （3）具有快速的制作表格的功能，并能完成基本的表格数据运算，还能利用Microsoft Graph产生各种类型的图表。 （4）具有多个窗口功能。一个文件既 可以在两个窗口中打开，也可以在多个窗口中打开不同文档。,（5）可利用Microsoft Equation来编辑各种数学公式和方程式。 （6）具有动态的联机帮助功能。 （7）可利用宏命令，将多步操作用一个键盘操作或一个按钮来完成。 （8）在Word中使用Web工具栏，可迅速打开、查找及浏览各种网页，并能在Web向导的帮助下，制作各种Web页。,4.1.2 Word 2000的工作窗口 Word 2000的工作窗口包括标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、滚动条、状态栏及工作区等。,图4-1 Word窗口,4.1.3 Word 2000的帮助功能 用户可以通过帮助命令、Office助手、即时帮助及直接访问Web获得帮助信息。 1帮助命令 2即时帮助 3Office助手 4自动提供“名字标签”的帮助,4.2 文档的管理 4.2.1 创建和保存文档 4.2.2 打开和关闭文档 4.2.3 打印文档,4.2.1 创建和保存文档 1创建新文档 2保存文档,4.2.2.1 打开文档 1在“我的电脑”或“资源管理器”中打开Word文档 2在Word中打开文档 （1）用菜单命令打开文档 （2）用工具栏按钮打开文档 （3）用快捷键打开文档 （4）使用“文件”菜单中列出的文档名 4.2.2.2 关闭文档,4.2.3 打印文档 1打印预览 2打印文档,图4-6 “打印”对话框,4.3 编辑文档 4.3.1 中文输入法介绍 4.3.2 文档编辑,4.3.1 中文输入法介绍 1中西文输入状态的切换 2选择中文输入方法 3中文输入法状态行按钮,4.3.2 文档编辑 4.3.2.1 文档的录入 （1）插入特殊符号 （2）插入空行 （3）插入一个文档 4.3.2.2 文本对象的选择,要遵循“先选择，后操作”的原则 : （1）选择一个单词 （2）选择一个句子 （3）选择一行文本 （4）选择连续多行文本 （5）选择一个段落 （6）选择一个矩形文字块 （7）选择一大块文本 （8）选择整个文档 （9）取消文本选择,4.3.2.3 删除、复制和移动文本 1删除文本 2复制文本 （1）用鼠标拖曳复制 （2）用剪贴板复制 （3）用组合键Shift+F2复制 3移动文本 （1）用鼠标拖曳移动 （2）用剪贴板移动 （3）用功能键F2移动,4.3.2.4 撤消与恢复操作 4.3.2.5 重复操作 4.3.2.6 查找和替换操作 执行“编辑”菜单中的“查找”命令或按Ctrl+F键，屏幕会显示“查找和替换”对话框中的“查找”选项卡,4.4 格式化文档 4.4.1 格式化字符 4.4.2 格式化段落 4.4.3 格式化页面 4.4.4 文档的视图模式 4.4.5 模板与样式,4.4.1 格式化字符 格式化字符的操作包括设置字号、字体、字形、字符颜色、字符间距、字符升降、上标、下标及下划线等。 执行“格式”菜单中的“字体”命令，就可以打开“字体”对话框。,图4-13 “字体”对话框,4.4.2 格式化段落 格式化段落是指对段落的外观进行设置，其主要包括设置段落的缩进、对齐方式、行间距、段落间距、自动编号、制表位及段落的边框和底纹等。,图4-15 “段落”对话框,1段落的缩进 段落的缩进是指将段落的左边界或右边界向页面中心移动的距离。段落有4种缩进方式，它们分别是“首行缩进”、“悬挂缩进”、“左缩进”和“右缩进”。 图4-16 标尺,2段落的间距 3段落的对齐 4段落分页控制 5边框和底纹 通过“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，对选定的段落添加各种边框或底纹（背景）。,图4-18 “边框和底纹”对话框,6首字下沉 把段落的第一个字符设置成一个大型的下沉字符，以达到引人注目的效果。 首字下沉有两种形式，一种为下沉式，另一种为悬挂式。,图4-19 “首字下沉”对话框,7设置项目符号和编号 Word具有在选中的段落前自动添加符号或编号的功能。 执行“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框。,图4-20 “项目符号和编号”对话框,图4-21 “自定义项目符号列表” 对话框,8设置制表位 设置制表位就是在标尺的不同地方设置垂直方向对齐的参考点，并可以用Tab键将任何字符或图片在垂直方向快速对齐。 Word 2000提供5种对齐方式的制表符，它们分别是左对齐、居中对齐、右对齐、小数点对齐.和竖线对齐制表符。系统默认的对齐方式是左对齐。,图4-22 “自定义编号列表”对话框,图4-23 “制表位”对话框,4.4.3 格式化页面 页面格式化操作主要包括页面的修饰（页眉、页脚及页码）、页边距、页面方向、页面大小和分栏等的设置。 1页面设置 2页眉、页脚及页码 页眉和页脚是在每一页顶部和底部加入的文字或图形。,图4-24 “页面设置”对话框,（1）设置页眉和页脚 （2）编辑页眉和页脚 （3）设置不同版面的页眉和页脚 （4）插入页码 图4-28 “页眉和页脚”工具栏,3插入分隔符 Word提供的分隔符有分页符、分节符和分栏符三种。 （1）分页符 （2）分节符 （3）分栏符,4.4.4 文档的视图模式 Word 2000提供了普通视图、页面视图、大纲视图、文档结构图及Web版式视图等。 1普通视图 普通视图是系统的默认视图方式。但看不到垂直标尺、分栏、页眉、页脚等有关页面布局的效果，也看不到用“绘图”工具画出的图形等。 2页面视图 在页面视图中显示了与打印效果一样的版面。,3大纲视图 在大纲视图下可以只显示标题、暂时隐藏标题下面的文本。 4Web版式视图 它主要用于创作Web页，仿真Web浏览器来显示文档。 5文档结构图 它可以显示文档结构的大纲视图，将文档窗口分为两部分，左边显示文档的各级标题目录，右边显示的是相应标题下的内容。,4.4.5 模板与样式 1模板 模板就是预先设置好的文档处理框架的特殊文件。它的扩展名为.DOT。 若用户在输入文档之前没有选择模板，则Word自动使用Normal.dot模板文件 。,2样式 样式是文本格式信息的集合，一般包含标题、子标题和正文。 （1）查看和显示样式 （2）新建样式 （3）修改样式 （4）删除样式,4.5 图形处理 4.5.1 绘图 4.5.2 图片 4.5.3 艺术字 4.5.4 文本框,4.5.1 绘图 利用“绘图”工具栏直接在文档中绘制图形。 图4-32 “绘图”工具栏,1绘制自选图形 2画直线、箭头、矩形、椭圆 3选择图形 4编辑图形 （1）改变图形大小 （2）移动图形 （3）改变图形角度 （4）改变图形形状 （5）在图形中添加文字,4.5.2 图片 1插入图片 2编辑图片 （1）改变图片大小 （2）剪裁图片 （3）其他 3图文混排,4.5.3 艺术字 1插入艺术字 2编辑艺术字 4.5.4 文本框 文本框是一个排版工具，是一个独立的编辑排版区域。,1插入文本框 2编辑文本框 （1）用鼠标调整文本框 （2）用对话框调整文本框 （3）给文本框设置边框和底纹 （4）删除文本框,4.6 表格处理 Word中的表格是由若干行和列组成。行和列交叉构成单元格。单元格是表格的基本组成单位。 4.6.1 创建表格 4.6.2 编辑表格内容 4.6.3 格式化表格 4.6.4 创建图表,4.6.1 创建表格 1用工具栏创建表格 2用菜单创建表格 3用“表格和边框”工具栏创建表格 4由文本创建表格,4.6.2 编辑表格内容 1选择单元格、行、列或表格 选择一个单元格。 选择表格中的一行。 选择表格中的一列。 选择多个单元格、多行或多列。 选定表格 2插入单元格、行或列,3删除操作 （1）删除表格行或列 （2）清除表格行或列的内容 （3）删除单元格 4移动、复制操作,5调整表格的行高、列宽 （1）用菜单调整 （2）用鼠标调整 （3）用工具栏调整 6单元格的拆分与合并 （1）合并单元格 （2）拆分单元格 （3）拆分表格,4.6.3 格式化表格 1自动套用格式 Word预先定义了许多种现成的表格格式，用户可以直接套用，对表格外观进行处理。 2边框和底纹 用自动方式创建的表格格线是用虚线表示的，若要打印表格线，则必须对表格进行边框设置。 3设置表格对齐方式及文字环绕方式 4.6.4 创建图表,4.7 Word 2000的其他功能 4.7.1 插入数学公式 4.7.2 拼写检查和自动更正 4.7.3 自动图文集,4.7.1 插入数学公式 执行“插入”菜单中的“对象”命令，打开“对象”对话框，双击“对象类型”列表中的“Microsoft公式3.0”项启动公式编辑器，屏幕上显示公式编辑窗口及“公式”工具栏。,图4-40 公式编辑窗口及“公式”工具栏,4.7.2 拼写检查和自动更正 1拼写检查 当用户输入英文文档时，Word可以自动进行拼写检查和语法检查。若找不到则在该单词下面自动画上红色波浪线 2语法检查 当文档中出现语法错误时，就会自动画上绿色波浪线。,3自动更正 Word的“自动更正”功能可以用于纠正输入操作时的错误，也可以将一个经常出现的较复杂的词或句子用一个简单代码进行重新定义。,图4-41 “自动更正”对话框,4.7.3 自动图文集 自动图文集是常用的文本、表格、图形等信息的集合。 1创建新词条 2在文本中插入词条 3删除旧词条,办公自动化第5章 Excel 2000,5.1 Excel 2000简介 5.2 表格的建立、编辑与格式化 5.3 基本操作 5.4 图 表 5.5 打 印 5.6 数 据 库,5.1 Excel 2000简介 5.1.1 Excel 2000的功能 1快捷的报表编辑能力 2分析能力 3图表能力 4连接和合并能力 5图像嵌入和链接能力 6数据库管理能力 5.1.2 启动和退出Excel 2000 1启动Excel 2000 2退出Excel 2000的方法,5.2 表格的建立、编辑与格式化 5.2.1 Excel 2000的工作界面 5.2.2 工作簿、工作表和单元格,图5-1 Excel 2000窗口,1工作簿 工作簿是Excel存储数据的基本单位。一个工作簿中可以有多张不同类型的工作表。 一个工作簿最多可以有255个工作表。系统默认每打开一个工作簿会同时打开3个工作表，分别为Sheet、Sheet2和Sheet3。,2工作表 一张工作表是由65536个行（行号由上到下，从1到65536编号）、256个列（列号由左到右采用字母编号，从A到IV）组成的一个表格。行、列交叉位置称为单元格。,3单元格 单元格是Excel的基本操作单位。 每个单元格最多可存放32000个字符。一个工作表有65536256个单元格。每个单元格都有固定地址。,4活动单元格 当前正在操作的单元格称活动单元格。改变活动单元格的方法如下。 （1）鼠标法 （2）定位法 （3）键盘法 5单元格内容,5.3 基本操作 5.3.1 文件操作 5.3.2 创建工作表 5.3.3 使用工作表 5.3.4 编辑工作表 5.3.5 复制、移动和删除数据 5.3.6 格式化工作表 5.3.7 模板和样式 5.3.8 数据保护 5.3.9 公式与函数,5.3.1 文件操作 1新建工作簿 其默认文件名为Book1.XLS。 2保存工作簿 3关闭工作簿 4打开工作簿 执行“窗口”菜单中的“重排窗口”命令，选择排列方式，单击“确定”按钮可实现多个工作簿以不同的方式排列。,5.3.2 创建工作表 5.3.2.1 输入文本 在单元格中，文本自动左对齐。 要将数字作为文本输入，需要在输入的数字前加单引号（）。,5.3.2.2 输入数字 输入负数，应在数字前面加上一个负号，数字自动右对齐。若输入数字超过当前单元格宽度，Excel 2000会自动将其以科学计数法表示。若科学计数法仍然超出单元格的列宽时，屏幕上会出现“#”的符号。 输入真分数时，先输入0和空格再输入分数，；输入带分数时，整数与分数之间加一个空格；输入负数时，也可以用括号将数字括起。,5.3.2.3 输入日期和时间 在输入日期时，用“”或“/”连接年、月、日；在输入时间时，用“：”连接时、分、秒。 若要输入当前的日期，按Ctrl+；键；若要输入当前的时间，按Ctrl+Shift+：键。,5.3.2.4 快速输入数据 1填充复制 填充复制是指将已经有的数据复制到周围的单元格中的方法。 2自动填充复制 （1）使用自动填充复制 （2）自定义序列,5.3.3 使用工作表 1选择工作表 （1）选择多个相邻的工作表 （2）选择多个不相邻的工作表 2添加工作表 3删除工作表,4移动和复制工作表 （1）在工作簿内移动工作表 （2）在工作簿之间移动工作表 （3）在工作簿中复制工作表 （4）将工作表复制到其他工作簿中去 5工作表重新命名 6分隔工作表,5.3.4 编辑工作表 5.3.4.1 选取操作范围 1选定行或列 2选取整个工作表 3选取一个区域 （1）一个单元格 （2）一个矩形区域 （3）选取不连续区域 （4）选取视图外的范围 （5）条件选取,5.3.4.2 编辑数据 5.3.4.3 查找与替换 1查找 2替换,5.3.5 复制、移动和删除数据 1复制数据 2有选择地复制数据 3转置复制 4移动数据 5删（清）除数据 6插入和删除单元格、行和列 （1）插入单元格 （2）删除单元格 （3）插入行和列 （4）删除行或列,5.3.6 格式化工作表 1改变行、列尺寸 2取消网格 3改变工作表的视图 （1）放大和缩小工作表视图 （2）冻结列和行标题 4改变数据的颜色和图案 5增加边框 6文本修饰 7标题居中,8对齐单元格中的文本 9调整数字格式 （1）用菜单改变数字格式 （2）利用格式化工具按钮改变格式 （3）利用“条件格式”功能改变格式 10颜色的使用 11日期及时间格式的设定 12使用自动套用格式 Excel 2000提供了16种预先设置的表格格式。,5.3.7 模板和样式 1使用模板 模板是具有特定数据格式的工作簿文件，它的扩展名为.XLT。 2建立样式 对于经常使用的格式，可以放在一起形成一组样式，这样可以节省编辑时间。,5.3.8 数据保护 1隐藏行或列 2隐藏工作表 3保护工作表 4保护单元格,5.3.9 公式与函数 5.3.9.1 用公式进行计算 1Excel的公式 公式由一个或多个单元格地址、数据、算术运算符、函数及括号组成。必须以“”开头，然后是公式表达式。 2运算顺序,3输入公式 （1）直接输入 （2）通过单元格引用来输入公式 4单元格地址的输入 （1）绝对地址的引用 （2）相对地址的引用 5公式的显示 6公式的编辑,5.3.9.2 函数计算 1Excel中常用的函数 （1）ABS函数（求绝对值函数） （2）INT函数（取整函数） （3）MOD函数（求模函数） （4）ROUND函数（四舍五入函数） （5）SQRT函数（求平方根函数） （6）SUM函数（求和函数）,（7）LEN函数（测试字符串长度函数） （8）AVERAGE函数（求平均值函数） （9）COUNT函数（计数函数） （10）MAX函数（求最大值函数） 2函数的输入 （1）手工输入函数 （2）使用粘贴函数 3使用自动求和工具,5.4 图 表 5.4.1 Excel图表 5.4.2 创建图表 5.4.3 图表的移动和调整大小 5.4.4 修饰图表 5.4.5 增加和删除图表数据 5.4.6 改变图表文字、颜色、图案,5.4.1 Excel图表 Excel中主要的图表类型如下。 （1）饼图 （2）条形图 （3）柱形图 （4）折线图,5.4.2 创建图表 1创建内嵌式图表 选择用来制作图表的数据区域，执行“插入”菜单中的“图表”命令，打开图表向导。 2创建独立式图表,5.4.3 图表的移动和调整大小 1移动图表 2调整图表大小 5.4.4 修饰图表 1激活图表 2为图表加上标题 3插入数据标志 4在标志旁显示图例标示符,5.4.5 增加和删除图表数据 1增加数据 （1）向内嵌图表增加数据 （2）向独立图表添加数据 2清除图表中的数据,5.4.6 改变图表文字、颜色、图案 执行“格式”菜单中的“图表区”命令， 在“图表区格式”对话框中设置所需格式。,图5-35 “图表区格式”对话框,5.5 打 印 5.5.1 改变页面设置 执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，在打开的“页面设置”对话框中可以对页面进行各项设置。 5.5.2 预览打印 5.5.3 打印工作簿,图5-36 “页面设置”对话框,5.6 数 据 库 Excel 2000具有简单的数据库管理功能，如排序、检索、数据筛选、分类汇总等。在Excel 2000中数据库应该满足以下条件：工作表第一行为字段名行；同一列数据的类型应该一致；工作表数据区域中不能有空白行（列）；一张工作表只建立一个数据库清单。,5.6.1 基本概念 5.6.2 创建数据库 5.6.3 编辑数据库中数据 5.6.4 删除记录 5.6.5 查找记录 5.6.6 记录排序 5.6.7 筛选数据 5.6.8 分类汇总,5.6.1 基本概念 Excel 2000数据库是建立在关系模型之上，用二维表格的形式来表示实体与实体之间的关系。表格中的每一列称为一个字段，每一列的取值范围称为域。每个字段占工作表的一列，且有一个字段名，字段名一般是字符型数据。表格中的第一行必须是字段名，字段与字段之间不能有空白列。一个或若干个字段的集合称为记录类型。,图5-39 数据库表,5.6.2 创建数据库 创建数据库，可分两步完成。首先在第一行输入字段名，其次，就是把数据输入到数据库中。利用菜单输入数据。 5.6.3 编辑数据库中数据 5.6.4 删除记录 （1）在工作表上直接删除 （2）通过编辑数据实现删除,5.6.5 查找记录 执行“数据”菜单中的“记录单”命令，在打开的“记录单”对话框中单击“条件”按钮。 5.6.6 记录排序 执行“数据”菜单中的“排序”命令，在“排序”对话框中先选择“主要关键字”，再确定该关键字按什么方式进行排序（递增或递减）。,5.6.7 筛选数据 作用在于只显示满足指定条件的数据行。 Excel 2000提供了两种筛选数据的方法：自动筛选和高级筛选。 “自动筛选”是一种快速筛选方式，是一种单列单条件的筛选过程。使用“高级筛选”需要在工作表内数据区域的下方建立一个条件区域来输入条件，它可以进行多列多条件的筛选。,5.6.8 分类汇总 分类汇总是建立在数据已排序的基础上的，将相同类别的数据进行统计汇总。 选择要进行分类汇总的数据库为当前数据库，并对要进行分类的字段做排序操作，然后执行“数