资源描述
时间管理概述时间的杀手：时间损失分析目录目录如何进行时间管理时间管理概述一、时间管理概述（一）时间管理什么是时间管理！什么是时间管理呢？在日常生活中如何使用行之有效的方法，组织管理好自己生活的方方面面。最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间，这就是时间管理。时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。时间管理概述（二）、学习时间管理的理由 时间是不能储存的 时间不会停止 时间也不可能增加 时间无法转让 时间是租不到，买不到，也借不到 时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效,即效果、效率、效能。效果，是确定的期待结果；效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。时间管理概述（三）、时间管理的目的最初的时间管理基本是备忘录型。一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。备忘录管理的特色就是写纸条。逐渐发展到强调对时间的是“规划与准备”，特色是记事簿。从记事簿开始慢慢的能科学的去安排时间，对每天的活动，写在纸上或输入计算机，详细的规划各种各样的规划表。当代时间管理理论强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近时间管理概述（四）、时间管理的发展历程这种管理理论强调的是每一天的行动，每一个时段的行动，都要与未来的目标很接近，所以它强调的是一种方向，也叫做正北理论。当代时间管理的代表是时间管理的二八定律。意大利经济学家帕累托认为，万事万物都可以分为重点的少部分和一般的大部分，这就是通常所说的二八定律，即80%的结果源于20%的努力，也就是80%的结果是因为20%的关键因素所致。这方面的内容到第三部分会详细的介绍。所谓“打蛇打七寸，擒贼先擒王，好钢用在刀刃上”，用最有效率的时间去做20%的最有效率的工作，在这些时间段，注意力要高度集中，一口气把事情干完，不要中间停止，从而达到一种高效率。同时，要调整生物钟，控制好工作的节奏，使得效能最高。在你的生活过程当中，每一个决定不是离开你人生的目标很远，就是离你人生的目标很近。所以你每一个时刻都在做选择，每一个时刻都在做决定。时间管理概述（四）、时间管理的发展历程时间的杀手：时间损失分析时间哪里去了？现在很多时间管理者惊呼“谁动了我的时间？”对于每天的24小时，对于每小时的60分钟，似乎都特别容易逝去。时间的杀手究竟在哪里？一般来说，时间的损失不外乎以下几个方面的因素：时间损失分析设定目标方面的时间损失制定计划方面的时间损失做出决定方面的时间损失在工作组织方面的时间损失工作开始时的时间损失每日安排上的时间损失（1）外在因素耗时的类型 电话干扰；不速之客；沟通不良；资料不全；文件复杂；工作搁置等。（2）内在因素耗时的类型计划欠妥；事必躬亲；条理不清；欠缺自律；无力拒绝；做事拖延等。时间损失分析1、外因和内因的耗时 对时间损失因素的分析，可以按照外因和内因来分类，调查者通过对人们日常消耗时间因素的归类，大致将这些原因划归为以下几个方面（1）有形浪费 开小差；资源不足；电话；程序繁琐；间断；等待；沟通不足；官僚作风。（2）无形浪费 计划不周；不懂说“不”；拖延；不分轻重缓急；善忘；犹疑不决；欠缺组织；健康欠佳。时间损失分析2、有形和无形的浪费 在时间浪费中，有些时间是被眼睁睁地看着消耗掉的，而有些时间则是在管理者毫无知觉的情况下被浪费掉的，因此，浪费时间的现象可以按照有形浪费和无形浪费来区分。如何进行时间管理如何进行时间管理在日常的工作中，如何去分配时间，去安排时间，去使用时间，在有限的时间内如何提高我们的效率。在时间管理中，80/20法则，四象限法则是基本的、应用最为广泛的原则，在工作按照这已原则来分配自己的时间，将会有事半功倍的效果，运用一些提高时间管理的成效的方法，将会使你的时间运用的更有效果，更有效率，更有效能（一）、理解时间管理的六个概念 不管是中国传统的时间管理，还是当代的时间管理，在时间管理中，以下六个概念是贯穿于时间管理中最核心的重要问题。如何进行时间管理消费与投资机遇与选择应变与制变 消费与投资包含多个概念，时间如果用于工作、学习，就是一种投资，因为它是有回报的。如果用于陪家人聊天、外出旅游、无所事事、彻底放松，就属于消费，所以时间管理要多投资，少消费，达到投资和消费的平衡。在时间管理中，要主动地选择，而不是被动地等待，主动可以导致机遇，等待则只能处于无奈状态，不能将人生时间使用的可能性发挥到极致。应变就是当问题发生时，去被动地做出反应；制变则是去控制住事情，能够主动地预先做出一些预防，让事情最大可能地朝着自己把握的方向发展。（一）、理解时间管理的六个概念 不管是中国传统的时间管理，还是当代的时间管理，在时间管理中，以下六个概念是贯穿于时间管理中最核心的重要问题。如何进行时间管理效率与成效紧要与重要反应与预应在时间管理中，要有很高的时间利用率，而且时间利用的结果是可见的、是优质的、是与奋斗目标相一致的，而不是南辕北辙的结局。对于重要且紧要的问题立即处理；对于重要但不紧要的问题优先处理；对于紧要但不重要的问题最后处理：对于不重要也不紧要的问题则予以回避当问题发生后，能及时做出反应，采取必要的措施。对于未发生的问题，则防患于未然，提前做出预防，使问题有良好的预警处理机制。（二）、时间管理的基本原则如何进行时间管理80/20法则19世纪意大利经济学家帕雷托（PARETO）发现：80%的财富掌握在20%的人手中。从此这种80/20规则在许多情况下得到广泛应用。一般表述为：在一个特定的组群或团体内，这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值。在时间管理中，在优先顺序里，也有一个PARETO时间原则，也称80/20法则。假定工作项目是以某价值序列排定的，那么80%的价值来自于20%的项目，而20%的价值则来自于80%的项目。时间管理的重要意义在于能经常以20%的付出取得80%的成果，最后的结果占了80%的大部分。因此，在你的工作或生活中，你应该把十分重要的项目挑选出来，专心致志地去完成，即把时间用在更有意义的事情上。如何进行时间管理 你使用或准备的时间占80%，即次要的多数问题占80%，造成的成果只占所有成果的20%；而使用或投入的时间占20%，即重要的少数问题，造成的成果却占80%。例如：作为销售人员推销时，你打50个电话，可能只有5个顾客给你相约见面，就是说你花了80%的时间在约见客户，但是只有20%的客户跟你见面。作为一名经理，可能你花了两个小时的时间做准备，但是会议进行可能不到30分钟，也就是说用80%的时间做准备，造成的结果是20%，但是这20%的准备造成了80%的结果。也可用下图来表示：如何进行时间管理成果产出的过程中，使用时间的前20%（投入）造就了80%的成果（产出）；相对的，使用其余80%的时间，只有20%的效果。把时间按其紧迫性和重要性分成ABCD四类，形成时间管理的优先矩阵。如果按照重要程度的轴来标记横坐标，按照紧急程度的轴来标记纵坐标，可以构成ABCD四个象限，A象限是又重要又紧急的事情，B象限是重要但不紧急的事情，C象限是紧急但是不重要的事情，D象限是不重要也不紧急的事情。如何进行时间管理（二）、时间管理的基本原则四象限法则如何进行时间管理（二）、时间管理的基本原则四象限法则 A类工作：又重要又紧急的事情 假设用一个统一的标准把所有的工作任务做明确清晰的划分，然后对ABCD四大类的工作做一个排序，显而易见，首先应做A类工作，因为A类是又紧急又重要的，这类工作一般属于突发事件。当工作中出现了突发事件的时候，应该放下手头所有的工作，全身心地扑上去解决，这种行为被形象地称为救火行动。例如119消防队接到警报，就要马上去处理现场。如何进行时间管理（二）、时间管理的基本原则四象限法则 B类工作和C类工作 当重要又紧急的突发事件被处理之后，接下来是应该处理C类紧急但不重要的工作，还是B类重要但不紧急的工作？有人认为C类工作很紧急，应先期处理，也有人认为B类工作很重要，应先期处理。按照时间占用的顺序来划分，也就是按照时间的紧急程度来说，专家认为应先处理B类工作。为了对B类工作和C类工作完成时间进行分析，可通过分析假设不做C类工作，会导致整个时间管理出现怎样的状况；而如果不做B类工作，又会导致整个时间管理出现怎样的状况。透过这两种状况的不同比较，就可以清晰地看到两种选择的差别。如何进行时间管理（二）、时间管理的基本原则四象限法则 B类工作重要但不紧急，如果不做的话，B类工作会随着时间的进一步推移，越来越紧急，直到突破一定的极限，变成A类工作，所以，B类重要不紧急的工作一旦被拖延下去，就会变成突发事件。C类工作如果不断地被拖延，随着时间的不断推移，它也会变得越来越紧急，当越过一定的极限以后，C类工作就可能因为失去时机而消失，由此就会遭受一定的损失，承担一定的责任，工作本身也可能会因此而消失。如果在B类和C类工作之间做冲突性的分析，例如下午只有一段时间，只能做一件事，要么做B类工作，要么做C类工作，两者不可兼得，那时就应该扔掉C类工作，要保住B类工作，因为B类工作的价值更大，它的重要程度更大。如何进行时间管理（二）、时间管理的基本原则四象限法则 D类工作 D类工作相对与A类B类C类的工作，在重要性还是紧急性上都不及。在日常的工作中，应该在认真处理好其它类型的工作后，在花一定的时间来，从而达到合理、高效的工作。如何进行时间管理（二）、时间管理的基本原则四象限法则 举例：以下对于如何运用四象限法则管理时间，见下图，在具体的工作中，按照具体情况，事情的轻重缓急自己首先规划好。（三）、提高时间管理成效的方法如何进行时间管理1、明确责任分工，权责分明分工是现代企业管理的标志，分工促进企业的生产，分工提高工作的效率。公司各成员之间为完成某一项或多项任务而进行的分工协作，以大幅度提高工作效率和工作的质量。提高工作的效率，合理的安排好自己的工作计划，在实际的工作中，应该做好自己的本职工作，分清主次，权责明确，其中权是指职权，是完成你所负责工作的权利；责是责任，是谁有义务做什么工作的问题。分工不明，权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素。主要表现在：权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。分工不明，配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。解决的方法：员工定期的更新工作说明，以保证真正的权责得到清楚的界定。权责对等，领导交出职责时一定要授予同等的职权。在具体的事务中，积极和他人沟通，明确和他人的分工，防止重复性工作。（三）、提高时间管理成效的方法如何进行时间管理2、设定目标，做好计划哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标而结果呢？25年后调查发现：27%的人没有目标 社会的最底层，抱怨整个世界60目标模糊 社社会的中下层面安稳地生活与工作10有清晰但较短期的目标 成为各行业的专业人士3有清晰且长期的目标 成为社会各界的顶尖人士（三）、提高时间管理成效的方法如何进行时间管理2、设定目标，做好计划目标设定以后，要开始把目标转化为行动，把蓝图变成现实，这时就需要制定计划。但是在计划与行动之间经常有两个极端：第一是拖拖拉拉、不慌不忙；第二是贸然进行、马上行动。而正确的做法是要制定计划，“慢慢计划，快快行动”永远是取得成功的捷径，目标是不能轻易变更的，目标要清晰、明了，是可以写下来的，而且是要符合目标管理原则的。-明确的 -可以量度的 -可以达成的 -实际可行的 -有时间性的（三）、提高时间管理成效的方法如何进行时间管理3、学会说“不”在实际工作中，按照既定的计划去推进实行，朋友、同事和其他人都常常会对我们的时间和精力有一点点需求，有时还不止是那么一点点。如果出于礼貌，我们满足了所有这些需求，那么我们就会把自己弄得精疲力竭。其结果是，我们在所有方面的表现都会受到影响。对于那些要求或需要占用我们时间或精力的人，有时我们确实需要说不。但是说不实在让人难以启齿，是吗？这需要意志力。事实上，在现在这个时代，大部分人背负着过多的责任，学会何时说“不”、如何说“不”成为你所要掌握的关键技能之一。（三）、提高时间管理成效的方法如何进行时间管理3、学会说“不”对什么说对什么说“不不”如何安排工作与生活的作者罗伯特莫斯科维茨明确指出，对感到不确定的事,在说“是”之前，你要问自己两个关键问题：这个承诺意味着什么？比如说你接到加入一个委员会的邀请，在说是之前，你需要回答以下所有问题：何时开会？多久开一次会？会议有多长？会议的目的是什么？我的责任是什么？是否除了开会时间，在其他时候还有任何职责？需要我参加这个委员会的时间有多长？因此，在你同意做任何事之前，你要尽量预计以后可能发生的任何没有明示或者出人意料的责任。如果明天必须履行这一承诺，结合考虑你原来的计划，这件事是否值得你花时间去做？莫斯科维茨称之为职责的试金石。与你的正常工作相比较，承担这个项目是否值得？如果答案是肯定的，那就值得你花时间。如果答案是否定的（并且假定明天也不是一年中最关键的一天），那么也许你就该说“不”。（三）、提高时间管理成效的方法如何进行时间管理3、学会说“不”如何说如何说“不不”心理学家提供了一个4步骤的程序。遵循这一程序，可以做到说不的同时不给自己带来任何麻烦，并做到有技巧、有成效：步骤一，说明原因。没有原因就简单拒绝做某事，这样会显得有些过于随便、懒散和不负责任。如果你给出一个充分而恰当的理由说明你为什么会做出这样的决定，就能表明你所做的决定是合情合理的。步骤二，讲求技巧。说“不”的时候有可能会伤害到对方，让对方感到难受甚至生气，所以拒绝别人的时候一定要注意方式方法，讲求技巧，这一点是非常根本的。步骤三，建议替代方案。如果你解释说你非常希望能够找到其他的方式帮上忙，那你就能够向对方表明你的积极态度。例如，如果你的老板想让你做某事，而你相信你不是做这件事的最佳人选，那么你就向他解释你的想法，并提议你可以做另一件事，你知道那件事也必须有人做。步骤四，不要推迟决策。“让我想想”，当人们不得不对某事说不时，为了拖延这么做的时刻，他们很可能常常会采用这种说法。但这是绝对不公平的。大胆一点。如果你知道你做不了某事或不愿做某事，那就果断一点，就在那儿，就在当时，把它说出来。只有在情况复杂难以决断时才应该推迟决策。（三）、提高时间管理成效的方法如何进行时间管理4、处理好拖延心态时间管理的专家们总结出时间管理的专家们总结出8 8种最典型的拖沓的原因，见下图。种最典型的拖沓的原因，见下图。做事拖沓的原因中有4个（图中阴影部分）从根本上而言属于内因，很大程度上它们是由于拖沓者的心理问题造成的。当我们具有某种倾向和性格特点时，它们就会在不同场合突显出来。譬如，如果你总是害怕失败，你做事拖沓的主要原因就是因为这一点，那么对任何你害怕会导致失败的工作你都会拖拖拉拉。即使你通常情况下做事并不拖沓，你周围的环境也会迫使你拖沓行事。图中无阴影的框中显示了4种典型的做事拖沓的外在因素。当然，这并不表示心理因素的原因不存在，一定会有一些。但是令人厌烦的或繁重的工作，以及不确切的目标或工作流程，这些就足以令人想拖延这些不可避免的工作了。（三）、提高时间管理成效的方法如何进行时间管理4、处理好拖延心态如何去改善拖延的方法如何去改善拖延的方法步骤一，建立自信。跟自己说“我一定可以做到”。在做一件事情的时候，对自己的心理暗示是很重要的，慢慢去排除心理的障碍。步骤二，设立目标。要克服拖延，就需要把任务分割，分而治之地进行瓦解，因为一个大西瓜一口吃不掉，应该分成片来消灭；一个大蛋糕吃不掉，也要分成小片来消灭。所谓“千里之行始于足下”，要把若干个大的任务变成一个个小的具体的任务，把小的任务建成许多小的里程碑。步骤三，找出与自己相关的地方-对自己有好处。步骤四，储蓄时间全力再战。步骤五，自我奖励。步骤六，设立完工期限。步骤七，时刻提醒自己事情的重要性。步骤八，有充分的准备,才会把事情做好。（三）、提高时间管理成效的方法如何进行时间管理5、应付外界不速之客的干扰突然有人来拜访你，只借用你一分钟时间可以吗？或者说你是一个经理人，你把门大开着，就是欢迎来打扰。不速之客会造成你时间管理不当。对于突然造访的不速之客，及由于敞开门户而来的不速之客，有不同的解决方法。一个高效率的现代人，要学习如何去应对不速之客。解决的方法突然有人来造访你，“只借用你一分钟时间可以吗？”只占用你一分钟时间，这绝不表示你会只花一分钟的时间解决问题。延后处理延后处理遇到不速之客干扰时，如果需要可以另外安排谈话的时间，即延后处理。你可以说：“对不起，我们改天或者什么时候再来讨论这件事情。”你可以当场把约定的谈话时间记在记事本上，表示你会守信用。把访客转交给把访客转交给别人别人经常是访客来找到你，明明不是你的事情，那你可以转交给别人来处理。如果可能，鼓励部属自己去寻找答案，或寻求找其他的同事帮助。另外安排时间另外安排时间可以另外安排时间，重新安排与不速之客见面的时间。要定一个时间上限，这样你可先安排好多次谈话的时间，访客在你结束见面之前也才不会感到意外，如果你对谈话的时间没有把握的话，绝对不要因为迟疑而不敢发问。（三）、提高时间管理成效的方法如何进行时间管理5、应付外界不速之客的干扰 简明扼要如果你可以回答而不至于打断正从事的工作，千万要扼要地回答，然后双方都可以继续做自己的事情。有人到你的办公室来，你甚至可以站起来跟他讲话。如果你坐着，就是给那些不速之客机会。长话短说一个你以为可以很快问完的问题，有时常常会变成一个比较复杂的问题，例如与访客谈了几分钟以后，你发现这个事要多花点时间，你就可以说：我原以为这是个简单的问题，但现在看起来问题有点复杂了，对不起，我早该问你花多少时间。我12点以前要完成老板交给我的任务，把你的事情延期到明天好吗？坦率直言，你可以开门见山地说，我真的不想让你扫兴，但是我现在真没空，希望你能够见谅，或者希望你能够谅解。应对不速之客的回答方法应对不速之客的回答方法 对于有很多人说我可以打扰你一分钟吗？在你回答有或没有之前，永远要问：什么事？对于不速之客的问题，回答时应注意：THANKYOUVERYMUCH
展开阅读全文