《内部控制管理手册》变更管理规定

1 目的为使公司?内部控制管理手册?以下简称?手册?)能够随着公司业务、经营环境的变化及时做出相应调整，确保?手册?内容与实际执行一致，制订本规定。2 范围本规定适用于公司各部门、所属各单位?内部控制管理手册?变更管理。3 术语和定义 ?内部控制管理手册?变更本规定中所称的?内部控制管理手册?变更，以下简称?手册?变更，是指根据公司业务、经营环境的变化情况，对?手册?做出的相应调整。4 职责4.1 财务处4.1.1 是?手册?变更管理的归口部门；4.1.2 负责组织?手册?变更工作。4.2 公司各部门4.2.1 负责根据本部门业务变化情况及时填写?内部控制管理手册变更信息调查表?，报财务处；4.2.2 配合财务处对?手册?进行变更，年底确认?业务流程适用识别表?，并报财务处。4.3 所属各单位 内控主管部门负责收集整理各科室、站、队的?内部控制管理手册变更信息调查表?，报财务处。.2 所属单位各科室 负责根据本科室业务变化情况及时填写?内部控制管理手册变更信息调查表?，报本单位内控主管部门；4.3. 配合财务处对?手册?进行变更。4.4 所属单位各站队负责根据本站队业务变化情况及时填写?内部控制管理手册变更信息调查表?，报本单位业务主管科室。5 管理内容5.1 ?手册?变更包含的内容5.1.1 控制环境局部。主要对公司简介、组织机构及控制环境涉及的制度索引进行变更。5.1.2 风险评估局部。主要对风险数据库进行变更，包括风险描述、风险类别、控制目标类型等。5.1.3 控制活动局部。主要对流程图、控制措施、实施证据、控制活动涉及的制度索引进行变更，流程图的变更执行?业务流程管理程序?。5.1.4 信息与沟通局部。主要对信息系统总体控制和应用控制的风险性质、控制措施的适用性进行变更。5.1.5 监督局部。主要变更监督涉及的制度索引。5.2 ?手册?变更频率5.2.1 对因制度变化、公司机构变化、上级要求等因素引起的?手册?变更，应根据生产实际需要及时变更?手册?相关内容。5.2.2 对因其他因素引起的?手册?变更，按季度变更?手册?内容。5.2.3 ?手册?实行“年度换版的原那么，每年12月份，财务处根据当年手册的变更情况，汇总相关信息，形成新的版本。按照?审查单?的要求检查手册各要素修订完成情况。 ?手册?变更程序5.3.1 信息收集 收集?手册?执行中发现的问题。a) 所属单位各科室每季度末分析汇总内控手册执行中发现的问题，并提出解决意见，填写?内部控制管理手册变更信息调查表?，经相关科室长，主管领导审核签字后，由内控管理岗上报财务处。b) 公司各部门每季度末分析汇总内控手册执行中发现的问题，并提出解决意见，填写?内部控制管理手册变更信息调查表?，经处长审核通过后，由各部门内控联系人报送财务处。 收集集团公司内控与风险管理部下发的变更信息，包括文件、通知等。收集自我测试和外部测试中发现的例外事项。 收集公司机构、部门职能及经营业务变化信息，包括各业务部门下发的文件、通知、会议纪要等。 收集其他引发?手册?变更信息。5.3.2 信息处理财务处对收集的?手册?变更信息进行分析，采取研讨会、现场调研、函件确认等形式，就?手册?的修改内容与公司相关部门形成一致意见。5.3.3 变更?手册?财务处填写?XX公司内控手册修改申请表?，向股份公司工程组申请权限，在系统中对?手册?相关内容进行变更。5.3.4 批准与发布 对于涉及少量?手册?内容修订的，由财务处审批发布执行; 对于涉及较大量?手册?内容修订的，由公司主管领导审批后发布执行; 对于涉及大量?手册?内容修订的，由公司内控体系建设委员会审批后发布执行; 对于年度换版?手册?，经公司内控体系建设委员会审批后发布执行，并报内控与风险管理部备案。 建立变更台帐并告知 财务处负责建立?业务流程变更台帐?。 财务处负责定期公布变更结果。6 流程暂无7 相关文件7.1 相关的公司体系文件 ?内部控制工作管理程序?7.2 相关的法律法规、标准、标准和依据性文件 ?业务流程描述标准? ?业务流程管理程序? 8 记录8.1 ?内部控制管理手册?变更信息调查表 2 业务流程变更台帐8.3 03 ?内部控制管理手册?审查单8.4 4 XX公司内控手册修改申请表?内部控制管理手册?变更信息调查表信息类别修订内容控制环境 序号变化内容简要描述修改时间提出单位及提出人备注修订原因公司简介把正文作附件报送组织结构控制环境涉及制度索引控制环境其他内容风险评估序号风险编号和名称原内容建议修改的内容修改时间提出单位及提出人备注风险修订序号新增业务内容简要描述修改时间提出单位及提出人备注新增业务需报附件控制活动序号流程编号和名称原内容建议修改的内容修改时间提出单位及提出人备注流程图12控制措施12实施证据12控制活动涉及制度索引控制活动其他内容信息与沟通序号流程编号和名称原内容建议修改的内容修改时间提出单位及提出人备注GCC控制措施 应用系统AC) 控制主管领导： 部门负责人：填制人：日期： 填表说明：1、各单位在内控手册相应的信息类别中填写维护信息； 2、信息填写完毕须经部门负责人和主管领导审核； 3、每季度28日前上报。业务流程变更台帐序号流程编号和名称原内容建议修改的内容提出单位及提出人提出时间修订原因修订情况123456?内部控制管理手册?审查单序号类别具体内容具体工作负责人科长签字主管处长签字备注1控制环境1.1 公司简介和总论1.2 权限指引2风险评估2.1 根本业务流程目录2.2 重要业务流程目录2.3 业务活动层面风险数据库3控制活动3.1 流程图、风险控制管理文档、实施证据3.2 控制活动涉及的制度索引4信息与沟通信息与沟通涉及的表单5监督5.1 监督涉及的制度索引6其他内容4xxx公司内控手册修改申请表公司名称申请日期数据库名数据库版本号申请人姓名申请人流程管理岗位联系 邮箱预期修改结束日期修改原因“公司名称_内控手册修改清单_申请日期，如“东北销售_内控手册修改清单_20070516”“PTR_Dev_0103_HBYT； 3.数据库版本号为：通过股份公司内控部手册审查的日期，如“V20070331 4.如果通过审批后，股份公司系统管理员将创立变更目录，同时给地区公司系统管理员创立变更管理用户sys_bg，拥有变更目录下的读写删权限，该用户具有用户管理权限，地区公司系统管理员可根据需要创立新用户，新创立的用户命名以“_bg结尾，如“ylc_bg。由股份公司系统管理员给地区公司系统管理员回复邮件通知帐号建立情况并抄送给变更申请人邮箱。 5.地区公司的所有改动均在变更目录下进行，地区公司在变更操作完成之后，认为“变更管理目录中的当前版本可以提交给股份公司之前，地区公司应做自查工作； 6.地区公司在系统变更完成之后如果非流程局部挂接文档有变动，需要填写非流程局部文件变更情况说明清单，说明改动情况，包括文件名是否有改动，文件是否被删除、文件内容是否有变动，与之相关联的系统中的模型及对象名称(文件名有改动或文件被删除的需要填写)。系统变更完成之后对于改动的非流程局部挂接文件需要按照原来的非流程局部挂接的文件夹路径方式放置并打包压缩，如果改动的文件较多，请提供一个完整的非流程局部文件的压缩包，并与非流程局部文件变更情况说明清单一起提交给总部的系统管理员。 7.业务流程管理与系统变更操作说明参见操作说明。编写部门： 财务处编 写 人： 宋琪琳审 核 人： 王 强审 批 人： 缪 勇