总账系统的初始化设置.ppt

系统初始化基础设置 4-2,4.1.1企业门户概述,进入用友U8应用系统时，用户既可以单独注册任何一个子系统，也可以通过“企业门户”注册进入。 通过企业门户，可以使用友ERPU8应用系统能成为连接企业员工、用户和合作伙伴的公共平台，使系统资源能够高效、合理地使用。系统使用者能够从单一入口访问其所需要的个性化信息，定义自己的业务工作，并设计自己的工作流程。,4.1.2 企业门户功能简介,1、设置 2、业务 3、工具,二、总账系统与其他系统的数据传递关系,三、操作流程,新用户,老用户,第二年,如有些单位上年的账还未结完, 但又要继续录入新年的凭证, 这时,也可先做第2、3、4、5、8步，填制新年度的凭证，但不能记账，等上年度的账结完后, 再做第6、7步，然后继续制单或记账。,通过企业门户可以进入其产品组及其若干模块。 不同的操作人员通过注册进入企业门户，具有的操作权限是不同的，即每个操作员能进入的模块不同。 需要某一模块，只需在控制台左侧中单击该模块所属的产品组前的“+”，单击相应功能按钮即可。,4.1.3企业门户与其他子系统的主要关系,企业门户集中了用友U8应用系统的所有功能，为各个子系统提供了一个公共的交流平台。 通过企业门户中的“基础信息”，可以完成各模块的基础档案管理、数据权限划分等设置；也可以对各模块的界面风格进行个性化定制，可以方便进入任何一个有权限的模块。,4.2基本信息,4.2.1系统启用 系统启用是指设定在用友U8应用系统中各个子系统开始使用的日期，只有启用后的子系统才能进行登录，系统启用有两种方法： 1、在系统管理中创建账套时启用系统 2、在企业门户中启用系统,系统启用界面所列出的子系统全部是已安装的子系统，未安装的不予列示。 各系统的启用会计期间不能小于账套的启用期间。,注意,例题（2）,资料： 2012年1月1日，由101账套的账套主管“LH李浩”（密码为“1”）注册进入企业门户，启用总账系统，启用日期为2012年1月1日。,2.2.2编码方案 主要用于设置有编码级次档案的分级方式和各级编码长度，用友U8系统中的所有子系统都要用到编码方案，同系统管理一章。 2.2.3数据精度 主要用于设置业务系统中一些特定数据的小数位长度，设置方法同系统管理一章。,4.3基础档案,基础档案的内容共有30多项，可以在“企业门户” “基础信息” “基础档案”中设置，也可以在进入各个子系统后进行设置，其结果均由各个模块共享。 设置基础档案之前，应首先确定基础档案的分类编码方案，并启用“总账系统”。,4.3.1 设置分类编码档案,设置编码档案主要包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案四部分。,1. 部门档案,部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。,基础设置（部门档案）,部门编码必须与所设定的编码原则级次结构相符。 若在设置部门档案时还未设置职员档案，则应先设置职员档案后，再回到设置部门档案中，使用修改功能补充设置部门负责人。 部门档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。,注意,例题（3）,资料： 设置001账套的部门档案如下表所示。,2. 职员档案,设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。,基础设置（职员档案）,注意,全部职员档案均录入后，必须增加新的空白行后才能保存。否则，最后一个职员档案将无法保存。 职员档案资料一旦被使用将不能被删除。 输入职员档案完毕后，需返回到“部门档案”中，通过“修改”功能补充设置负责人资料。,例题（4）,设置001账套的部分职员档案如下表：,3. 客户档案,企业如果需要进行往来管理，那么必须进行将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。 客户档案卡片包括“基本”、“联系”、“信用”、“其他”四张选项卡。,基础设置（客户分类）,基础设置（客户档案）,客户档案必须在最末级客户分类下增加。 客户分类编码必须唯一。 客户分类编码必须与所设定的编码级次结构相符。 客户编码、名称和简称必须输入，其余可以忽略。 “联系”选项卡内容可以为空。 销售管理系统或应收账款核算系统启用后，“信用”选项卡中的应收余额由系统自动维护。 输入各项内容后，必须单击“保存”按钮，否则表示放弃。,注意,例题（56）,资料： 设置001账套的部分客户档案如下表： 分类方式为:1、长期客户（宏加公司） 2、短期客户（力源公司）,4供应商档案,企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中需要处理的供应商户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。,供应商档案必须在最末级供应商分类下增加。 若无供应商分类，则将供应商归入无供应商分类。 关于设置供应商档案的详细内容请参照设置客户档案的操作步骤。,注意,基础设置（供应商分类）,基础设置（供应商档案）,例题（5、7）,1、将001账套供应商划分为“主要材料供应商”和“辅料供应商”两大类。 2、设置001账套的部分供应商档案如下表：,5设置会计科目,各单位必须根据国家会计制度的规定使用总账科目，可根据实际情况，在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定明细科目。,注意,1.增加会计科目,增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。 已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。,注意,设置基础数据（建立会计科目增加明细科目）,例题（511）,资料： 1 、增加会计科目：编码“100201”，名称“工行存款”。 2、增加数量金额式核算的会计科目。编码为“124301”，名称为“春兰冰箱”，账页格式为“数量金额式”，计量单位为“台”的数量核算的会计科目。,2.修改会计科目,如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。,例题,资料： 将“1001现金”科目修改为有“日记账”，将“1002银行存款”科目修改为有“日记账”、“银行账”辅助核算的会计科目。 将“1131应收账款”科目修改为客户往来辅助核算科目。,已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。 已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。,注意,设置基础数据（建立会计科目修改会计科目）,6 设置会计科目辅助项目,一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算等。,注意,修改会计科目 “管理费用差旅费”设成部门核算。 “其他应收款个人备用金”设成个人往来。 应收账款设成客户往来核算。 应付账款设成供应商往来核算。 在建工程设置为“项目核算” 辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可以在其上级和末级科目上同时设置辅助账类。,7.删除会计科目,如果某些会计科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体系的特点，可以在未使用之前将其删除。,删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。 非末级科目不能删除。 已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。 被指定为现金银行科目的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。,注意,设置基础数据（建立会计科目删除会计科目）,删除会计科目“100904”,8.指定会计科目,指定会计科目是指定出纳的专管科目。系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。,现金科目要设为日记账。 银行存款科目要设为银行账和日记账。,例题（2-10）,资料： 1、指定“1001库存现金”为现金总账科目，“1002银行存款”为银行总账科目。,设置基础数据（建立会计科目指定会计科目）,汇率管理是专为外币核算服务的。 当汇率变化时，应预先在此进行定义，否则，制单时不能正确录入汇率；对于使用固定汇率(即使用月初或年初汇率)作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误；对于使用变动汇率(即使用当日汇率)作为记账汇率的用户，在填制该天的凭证前，应预先在此录入该天的记账汇率。,9、设置外币和汇率,在【总账系统】中，单击【设置】菜单下【外币及汇率】，打开“外币设置”对话框； 用鼠标单击增加，输入新的外币及相关栏目。输入完成后，用鼠标单击确认按钮即可。,增加外币,在“外币设置”对话框用鼠标单击要删除或修改的外币，用鼠标单击删除即可删除该外币，如果要修改外币，可在外币设置各栏目中直接进行改动。 外币被使用后，不能被删除。,删除或修改外币,在【总账系统】中，单击【设置】菜单下【凭证类别】，打开“凭证类别预置”对话框； 如果是第一进行凭证类别设置，系统提供了5种常用分类方式供用户选择。记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；自定义凭证类别。 用户可按需要进行选择，选择完后，仍可进行修改。若选自定义凭证类别则完全由用户自行设置。 当选择了分类方式后，则进入“凭证类别”对话框，系统将按照所选的分类方式对凭证类别进行预置。,10、设置凭证类别,在 “凭证类别”对话框中，单击增加按纽，在表格中新增的空白行中填写凭证类别字，凭证类别名称等栏目即可。 将光标移到要修改的凭证类别上，用鼠标双击，即可进入修改状态。 将光标移到要删除的凭证类别上，用鼠标单击删除，即可删除当前凭证类别。 已经使用的凭证类别不能删除；也不能修改类别字。,增删改凭证类别,某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，系统有七种限制类型供选择。 若选有科目限制（即限制类型不是无限制），则至少要输入一个限制科目。若限制类型选无限制，则不能输入限制科目。 若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。,设置限制类型和限制科目,企业在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理，例如在建工程、对外投资、技术改造项目、项目成本管理、合同等。因此本产品提供项目核算管理的功能。 用户可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，可以将存货、成本对象、现金流量、项目成本等作为核算的项目分类。,11、设置项目目录,使用项目核算与管理的首要步骤是设置项目档案，项目档案设置包括：增加或修改项目大类，定义项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，并进行项目目录的维护。,6、设置项目目录,在“项目档案”主界面的增加、修改和删除按钮是针对项目大类的操作。 点击增加按钮，根据新增向导新增一个项目大类。 用鼠标单击修改按钮，进入项目大类修改向导，即可进行修改。可以修改项目大类名称，未定义项目分类的级次和项目栏目中可以修改项。 点击删除按钮，可删除当前项目大类，请注意所有与该项目相关的项目信息也将被删除，所以请在删除项目档案时慎重。,增删改项目大类,在“项目档案”主界面的4个选项卡： 核算科目：在总账系统【会计科目】功能中设置项目辅助核算，如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。 项目分类定义：为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类的定义。 项目结构：一个项目除了项目名称外，有时还应加一些其他备注说明，比如课题核算除了课题名以外，还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明，这些备注说明均可以设置为项目栏目。 项目目录：列出所选项目大类下的所有项目。,设置项目档案,如果是第一次使用账务处理系统，必须使用此功能输入科目余额。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”后，上年各账户余额将自动结转到本年。 如果是年中建账，比如是9 月开始使用账务系统，建账月份为9月，可以录入9月初的期初余额以及1-9月的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额；若是年初建账，可以直接录入年初余额。,12、期初余额的录入,在【总账系统】中，单击【设置】菜单下【期初余额】，打开“期初余额录入”对话框。 将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入数据即可。 如果是年中启用，还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。 录完所有余额后，用鼠标单击试算按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，也可单击对账按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致。,总账期初余额的录入,无论往来核算在总账还是在应收应付系统，有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。 只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。若年中启用，则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷，年初余额将自动计算出来。 如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额，再录入外币余额。 若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。 在录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。,辅助核算科目必须按辅助项录入期初余额，往来科目（即含个人往来、客户往来、供应商往来账类的科目）应录入期初未达项，用鼠标双击辅助核算科目的期初余额(年中启用)或年初余额(年初启用)，屏幕显示辅助核算科目期初余额录入窗口。,辅助账期初余额的录入,在“期初余额录入”对话框中，按方向按钮可修改科目的余额方向（即科目性质）。 只能调整一级科目的余额方向，且该科目及其下级科目尚未录入期初余额。当一级科目方向调整后，其下级科目也随一级科目相应调整方向。,调整科目余额的方向,在“期初余额录入”对话框中，按对账按钮，打开“期初对账”对话框。 按开始按钮可对当前期初余额进行对账，核对方法为核对总账上下级、核对总账与部门账、核对总账与客户往来账、核对总账与供应商往来账、核对总账与个人往来账、核对总账与项目账。 如果对账后发现有错误，可按显示对账错误按钮，系统将把对账中发现的问题列出来。,期初余额对账,在“期初余额录入”对话框中，按试算按钮，打开“期初试算平衡表”对话框，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡。,期初试算平衡,期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。 已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。,