企业文书业务培训讲座.ppt

企业文书业务培训讲座,二零零九年九月,第2页 共55页,为什么要举办本次培训班,企业不断发展壮大，需要建立规范化、制度化、流程化的管理模式，作为信息传递的重要枢纽，综合管理和文书人员发挥着关键作用； 然而，现实存在着较大差距，主要有： 1.因为文书岗位人员经常变动，导致在其岗却不熟悉其业务； 2.各单位文件起草质量参差不齐，有的基本是文理不通、格式混用，既影响了工作，也有损企业的对外形象； 3.有些文书对不同类型文件的传递流程不熟悉，影响了工作效率。 基于现状与目标的差距，所以要举办这次文书业务培训班。,第3页 共55页,主要内容,第一部分 常用文件传递流程,第二部分 应用文写作知识,第4页 共55页,第一部分 文件传递流程,1. 部门签报收发流程 2. 部门发文流程 3. 红头文收发流程 4. 领导干部请假流程,第5页 共55页,1. 部门签报收发流程,发签报,收签报,第6页 共55页,注意事项,第7页 共55页,2. 部门发文流程,第8页 共55页,注意事项,第9页 共55页,3. 红头文收发流程,发文,收文,第10页 共55页,注意事项,第11页 共55页,4. 领导干部请假流程,第12页 共55页,注意事项,第13页 共55页,第二部分 企业应用文写作,一、应用文概述 二、公文格式介绍 三、常用应用文介绍 四、应用文结构和语言 五、常见问题举例,第14页 共55页,一、应用文概述,第15页 共55页,一、应用文概述,1. 概念 应用文是指日常工作和生活中经常使用的、为某种具体的实用目的而写的文体。因此，它是完成具体工作或事情的一种工具。 在所有的文体中，应用文是使用频率最高的。政府部门、企业用它来上传下达、办理公务，普通人用它来交流思想。因此，应用文又称为实用文体。,第16页 共55页,一、应用文概述,2. 特点,第17页 共55页,一、应用文概述,3. 功能,第18页 共55页,一、应用文概述,4. 分类 按适用领域划分，应用文可分为8种：,第19页 共55页,一、应用文概述,5. 公文分类 公文是公务文书的简称，是最重要的应用文，它是党和国家机关，社会团体，企事业单位行使职权、处理公共事务的文字材料。 a.按机密程度划分：,绝密文件,内容涉及重要机密，在一定时间内需要绝对保密的公文。,机密文件,不涉及重大核心机密，但在一定时期、一定范围内需严格保密的公文。,虽不涉及重大机密事项，但却有一定保密要求的公文。,秘密公文,不涉及机密事项的公文，即普法文。,普通公文,第20页 共55页,一、应用文概述,5. 公文分类 b.按处理时限划分：,上行文,发往上级机关、单位的公文。,平行文,发往平级或不相隶属的机关、单位之间的公文。,发给下属机关、单位的公文。,下行文,c.按行文方向划分：,第21页 共55页,二、公文格式介绍,第22页 共55页,二、公文格式介绍,1. 外形格式,第23页 共55页,二、公文格式介绍,2. 眉首格式,第24页 共55页,二、公文格式介绍,3. 主文格式,第25页 共55页,二、公文格式介绍,3. 主文格式（续表）,第26页 共55页,二、公文格式介绍,4. 版记格式,第27页 共55页,三、常用公文介绍,第28页 共55页,三、常用应用文介绍,在工作中，企业常用的应用文种主要有： 通知、请示、通报、报告、决议、决定、函 会议纪要、调查报告、简报、致辞、介绍信 证明信、启事等。,第29页 共55页,三、常用应用文介绍,1. 通知,第30页 共55页,三、常用应用文介绍,1. 通知（续表）,第31页 共55页,三、常用应用文介绍,2. 请示,第32页 共55页,三、常用应用文介绍,3. 通报,第33页 共55页,三、常用应用文介绍,4. 报告,第34页 共55页,三、常用应用文介绍,5. 决议,第35页 共55页,三、常用应用文介绍,6. 决定,第36页 共55页,三、常用应用文介绍,7. 函,第37页 共55页,三、常用应用文介绍,8. 会议纪要,第38页 共55页,三、常用应用文介绍,9. 调查报告,三、常用应用文介绍,10. 情况简报,第40页 共55页,三、常用应用文介绍,11. 致辞,三、常用应用文介绍,12. 介绍信（一般公文纸书写）,三、常用应用文介绍,13. 证明信（以组织名义发出）,三、常用应用文介绍,14. 启事,第44页 共55页,四、应用文结构和语言,第45页 共55页,四、应用文结构和语言,1. 结构（层次与段落）,第46页 共55页,四、应用文结构和语言,1. 结构（开头与结尾）,第47页 共55页,四、应用文结构和语言,2. 语言,第48页 共55页,五、常见问题和对策,第49页 共55页,Phase 2,问 题1,发文字号不规范,五、常见问题举例,表 现,1. 把单位的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长； 2. 发文字号的年份用圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“”； 3. 对于字号和字体，有的用小3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。,第50页 共55页,Phase 2,问 题2,文种使用不当,五、常见问题举例,表 现,1. 把要求上级机关投资补助的上行文，应用“请示”文种错用为“报告”文种，无法得到上级机关的“批复”； 2. 将对下级单位的“批复”错用为“函”的文种。,第51页 共55页,Phase 2,问 题3,公文标题不规范,五、常见问题举例,表 现,1. 标题中滥用符号，标题中使用了多种标点符号，较多的是使用顿号和书名号； 2. 在公文标题的拟制上，冗长繁琐，标题中“事由”概括得不简要，转发（批转）性文件，标题照搬照抄，层层照转，一个词组套一个词组，冗长臃肿。,第52页 共55页,Phase 2,问 题4,引用文号不规范,五、常见问题举例,表 现,将其顺序前后倒置。 有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。 例：“根据铁道部铁办200712号文关于的通知”，是不符合规定的，正确的引用方式应为“根据铁道部关于的通知（铁办200712号）”,第53页 共55页,Phase 2,问 题5,结构层次序数使用不规范,五、常见问题举例,表 现,规范的结构层次序数要求，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“”。 在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置；二是层次跳跃，或在“（一）”、“”后加顿号，写成“（一）、”或“、”等,谢谢大家！,