会计电算化操作流程

用友软件操作流程一、建立账套 ：进入系统管理系统注册：用户名输入“ admin”（大小写都可） ,确定权限操作员增加：输入编号和自己的名字账套建立： 输入账套号、 账套名称 （即单位名称） 及单位相关信息， 选择会计日期 (从几月份开始做账 )、企业类型、行业性质（新会计制度科目） 、账套主管（选择主管的名字） ，选择客户、供应商是否分类（如果往来单位比较多则建议分类） ，是否需要外币核算等（请根据自己实际情况进行选择） 。二、设置基础档案进入【用友通】，输入人员的编号（注意不是名字而是编号！）选择要操作的账套和操作日期（操作日期一般建议选择操作月份的最后一天）。1、公共档案 （请根据实际需要选择是否录入）点击【部门档案】 ，输入部门编码（注意查看编码规则）和部门名称。完成后退出。点击【职员档案】 ，输入职员编号、职员名称和所属部门（所属部门可点击放大镜从部门档案中选取）。完成后退出。点击【摘要】，输入常用摘要编码和常用摘要正文（建议输入 10 个左右的常用摘要） 。完成后退出2、总账点击【凭证类别】 ：根据自己手工习惯选择即可，一般建议选择【记账凭证】。点击【会计科目】 ：增加和修改会计科目：一般常用的会计科目软件已经设置，只需增加一些明细科目及设置辅助核算即可。点击【客户分类】 ：输入类别编码和类别名称（类别编码注意看编码原则）保存后退出。点击【客户档案】 ：在末级客户分类点击增加，在客户档案卡片中输入客户编号、客户名称和客户简称。完成后退出。（若往来单位比较多，则可通过下载EXCEL 表格导入）供应商分类和供应商档案同上。三、账务处理：1、填制凭证：增加凭证：点击【填制凭证】在凭证中点击【增加】然后选择凭证类别（若之前设置了【记账凭证】，则默认即为【记】 ）,选择制单日期（默认为软件登入日期，可修改），录入单据数量（可写可不写）。录入凭证分录， 分录中摘要和会计科目均可以通过放大镜从软件中选取。完成后点击【保存】。修改凭证：点击【填制凭证】找到所要修改的那张凭证，直接修改即可，修改完后点击【保存】。删除凭证：点击【填制凭证】选择你要删除的那张凭证后点击【制单】下的【作废/ 恢复】 ,接着点击【制单】下的【整理凭证】，选择要删除的凭证的所在月份，双击需要删除的凭证后，点击【确定】 ，跳出【是否整理凭证断号】的窗口，可根据自己的需要选择【是】还是【否】。2、出纳签字：更换操作员 （具有 “总账 出纳签字的操作员” ）进入软件， 选择“总账”、“凭证”、“出纳签字”。3、审核凭证 ：(录入人员与审核人员不是同一个人)用另一个人的身份进【用友通】，进入软件。点击【审核凭证】选择需要审核的凭证的月份，然后点击【确认】 ，跳出凭证审核的窗口，点击【确定】后再点击【审核】（这个审核只是审核当前那张凭证，点击【上张】、【下张】，就可以对其它凭证进行审核。在凭证很多的情况下可点击【审核】菜单下的【成批审核凭证】。（可一次审核多张甚至全部凭证）注：（若单位小且财务部只有一个会计，可通过设置“未记账凭证允许记账”）4、记账凭证点击“总账”“凭证”“记账”，【记账】【全选】【下一步】【下一步】【记账】，记账完毕出现【期初试算平衡表】窗口（如果期初余额试算不平的话就无法通过记账） ，点击【确认】，跳出【记账完毕】 ，点击【确定】即可。注：必须审核完的凭证才可以记账，不审核无法记账。5、月末转账点击“月末转账”选择【自定义结转】 、【汇兑损益结转】 、【对应结转凭证生成】 、【期间损益结转】等等。例如 , 选择【期间损益结转】点击右边的放大镜，选择“本年利润”科目（新会计制度科目下科目编码为3131 ，也可以直接输入）后点击【确定】，然后选择所需结转的月份，在“包含未记账凭证”前面打勾，选择结转的类型（ 【收入】、【支出】、【全部】可根据自己的做帐习惯选取），选择后点击【全选】【确定】 ，出现【转账生成】的窗口，查看凭证后，点击【保存】，出现【已生成】就表明凭证已经生成了（如果自动生成的凭证有误，则可以点击【放弃】）6、【月末结账】完成本月所有工作后，点击【月末结账】 ，点击【下一步】 -【对账】【下一步】 -【下一步】【结账】 ，（若出现“ 2008 年 1 月未通过工作检查，不可以结账！ ”的字样，则表明当月还有工作没有完成，可以点击【上一步】查看【工作报告】看看具体哪些工作没有完成）注：结账时，所有损益类科目，包括明细科目余额必须为零。结账后，凭证不允许再修改，但是可以查询。7、查询及打印各种账表（选择自己要查询的账表的条件即可，如果没有记账，就需要在“包含未记账凭证”前面打勾后才可查看）四、报表处理：（点击财务报表，进入报表模块）1、新建报表点击【文件】下的【新建】，然后在上面菜单栏里点击【格式】【报表模板】，再选择【您所在的行业】 （新会计制度行业）及报表类型（如资产负债表等），点击【确定】 ，跳出“模板格式将覆盖本表格式！是否继续？”这样的窗口，点击【确定】，然后在【单位名称】那里双击输入公司的名称，并且点击【保存】。下次进入可以直接【打开】已经生成的报表，不用再新建了。2、录入关键字（关键字即某年某月的意思）打开报表，点击左下角的“格式”切换成“数据”之后，点击菜单【数据】下面的【关键字】【录入】 ，填入需要出的报表日期（资产负债表需要录入年月日，利润表则只需录入年月），点击【确定】之后出现“是否重置第 1 页？”这样的窗口，点击【是】 ，稍等片刻后，报表生成。3、追加表页（ 用于做次月的报表）打开报表，在“数据”状态下，点击菜单【编辑】下的【追加】【表页】，录入需要追加的页数后点击 【确定】 即可，若需要出次月数据， 则录入次月关键字后 【确定】 即可（见上）。注意：格式状态和数据状态。常见问题：1如何反结帐如果要对某一月份进行取消结帐，首先要用账套主管的身份登录系统；然后点击 【月末结帐】，选择需要取消结帐的月份，然后同时按住Ctrl+Shift+F6，跳出【请输入主管口令】，口令即为账套主管的密码，若没有就直接点击【确定】，这时要取消结帐的月份处边上已经没有了“ Y ”，表明已经取消了该月的结帐，点击【取消】退出即可。注意：如果你在三月份要取消1 月份的结账，则必须先取消2 月份的结账。2总帐的反记帐功能如何实现在上面一排菜单栏点击【总帐】【期末】【对帐】，出现对帐界面之后，直接按下 Ctrl+H ，跳出“恢复记账前状态功能已被激活”的窗口，点击【确定】后【退出】再点击上面一排菜单栏上的【总帐】【凭证】【恢复记帐前状态】，选择是恢复最近一次或者恢复到月初状态，点【确定】之后要求输入帐套主管的密码，没有则直接点 【确定】，跳出【恢复记帐完毕】这样的窗口，直接点【确定】就表示已经恢复记帐。无法反记帐或无法反结帐的操作原因是非正常关机或停电的非法退出软件等原因所致。系统的提示一般是“站点Lenovo 正在运行功能GL0305 明细帐查询 ，模块互斥任务GL1512 结帐 申请不成功。大致的提示信息是这样，可能不完全一致，解决办法如下：用 Access 解决：进入“ Access ”, 单击“新建” ，选择“使用项目现有数据库”，文件名为“ adp1”，单击“创建“，输入以下信息：（ 1） 选择或输入服务器名称：输入一个.（ 2） 在用户名中输入 sa（ 3） 密码为空，不需输入（ 4） 在服务器上选择数据库，选择UFSystem，确定（ 5） 双击“ UA_Task”，将里面的几条或一条记录全部删除，删除方法是选中一行，整行删除，然后将全部记录删除。（6）双击“ UA_Tasklog ” 将里面的几条或一条记录全部删除，删除方法是选中一行，整行删除，然后将全部记录删除。删除以上两个文件里的内容后，再进行反记帐或反结帐即可顺利进行。3.如何修改年初余额反月结和反记帐至1 月初状态，再到【总帐】【设置】【期初余额】里修改即可。（反月结，反记帐具体操作详见问题1，问题 2）4.如何删除已建账套 ?首先关闭用友通，并用 ADMIN 身份进入系统管理，然后点击【帐套】【备份】 ，在“删除当前备份帐套”前面那个方框内打，点击【确定】后，根据提示稍等片刻后便可完成删除帐套。