浅析秘书性别差异对处事方法的影响(定稿)

专科毕业设计（论文）设计题目： 浅析秘书性别差异对处事方法的影响 系 部： 人文艺术学院 专 业： 涉外事务管理（文秘与策划） 班 级： 121301班 姓 名： 陈斌 学 号： 124305130101 指导教师： 蒋璐 职 称： 助教 2015年6月 南京 摘要 随着时代的发展，社会科学也越来越先进，这预示着社会科学发展的又一个春天来临了。然而当今社会，对秘书这一从古至今都存在的工作来说，社会上频频出现的关于秘书性别差异引起的问题的讨论，这恰好是研究秘书发展的最具有时代意义和现实意义的话题。这将对未来职场中秘书这一职位的需求状况和培养、任用秘书人员有着非常深远的意义。两性与生俱来的差异会对秘书工作造成影响吗？如何才能避免两性差异对秘书工作的影响呢？本文分别从秘书性别的差异表现，男性与女性在秘书工作中各自的优势以及如何克服两性差异做好秘书工作等几个方面入手，结合我在江苏盛久装饰有限公司的实际工作体会，浅论秘书性别对处事方法的影响。关键词 秘书 性别差异 影响 处事方式AbstractSecretary first appeared in China in the late shells, visible secretary has a long history of our country. Human society have the leadership work, leaders and leadership group, also have the secretary work. Most of the secretarial career is by women, with the development and progress of the society, a male secretary professional people more and more, men and women in the cognition of things and there is a difference on the way. Does the gender difference influence secretaries performances at work? And how to avoid such negative effects arising from gender differences? in this paper, based on the research of the internship units, gender differences in way of doing things to try to talk about and analysis of secretarial work, how to eliminate the influence of gender differences of secretarial work, improve work efficiency, improve their ability.Keywords secretary gender effect difference way目录1 引言12 秘书的工作特性13 在秘书工作中性别差异的具体表现13.1 沟通与技巧23.2 思考方式23.3 个人情绪33.4 在遇到挑战和风险时对工作的主动性34 克服两性差异做好秘书工作44.1 主动沟通与交流44.2 克制个人情绪44.3 主动面对挑战44.4 做好最大化分配5结论6致谢7参考文献81 引言现代社会中，越来越多的人承担起秘书的角色，秘书的含义也在不断的拓宽发展，秘书的工作也越来越多样化，随着社会的发展，秘书不再只是以前的行政职位，转变为更加社会化、职业化的工作，越来越多的领导需要秘书来为自己的工作及生活进行安排，以便他们能对自己的时间进行更有效的利用。当今社会，人们普遍认为女性更适合担任秘书这一职位，因为女性天生有着敏锐的直觉，观察细心，更容易通过细微的差别快速对事物的性质作出判断，捕捉到一般男性不易察觉到的信息，这对秘书的日常工作大有裨益。但同时，由于现在社会的一些不良现象时常曝光，使得秘书的性别问题一跃成为社会上的敏感话题。本人在江苏盛久装饰有限公司担任实习秘书期间，就发现了这一差异性，那么本文就对秘书的性别差异与其所产生的影响进行分析讨论，找到如何克服两性差异做好秘书工作的方法，将对秘书这一行业的发展及前景起到积极的作用。2 秘书的工作特性在我国古代炎黄殷商时代，就有了类似于秘书的工作，在古代，人类男尊女卑的思想，所有职业都是男性担任，秘书也都是由男性担任的。而在现代，社会在不断进步，女性在社会当中的地位上升，女性自身的特点被逐渐发现，现代社会秘书大部分都是女性。我国现阶段的秘书行业存在的特性是，首先是女性居多，我们日常普遍接触到的秘书人员以女性居多，公司在选择秘书方面，更为愿意雇佣女性，选择面试人员时大部分也都是女性。其次是年轻人居多，公司在选择秘书方面也更愿选择年轻人担任这一职务，年轻人的思维及适应能力相对较快，对于新事物的接受能力较强，所以普遍比较喜欢选用年轻人担任这一工作。再次是秘书工作的流动性大，秘书的工作较为繁琐，需要处理日常事务，听从领导的安排办事，很多时候会与领导发生不和而导致对现状不满，男性很难在短时间就可以实现自我价值，从而想要换一份职业。此外，秘书的工作不需要某项专业的技能，相对来说容易上手，所以适应性快。3 秘书工作中性别差异具体不同的表现男性与女性本身就存在差异，在思维逻辑、理论分析、心理等各个方面都有其不同的表现，接下来通过在实习公司具体的事例来探讨这些差异以及由此对秘书工作产生的不同效果。3.1 沟通与技巧我所实习的装饰公司为了提高职员的工作水平，定期会在公司举办培训班，这个培训班，不仅能够很大程度上提高个人的工作能力，而且也会大大增加升职机会。可每次培训班的人员几乎都是固定的，一次业务部的男职员向我们抱怨说，他的部门经理不关心他们，他很想去上培训班，可他的经理一次也没为他们争取过，结果都被别的部门抢了先。听了他的抱怨后，一位上过培训班的女秘书就告诉他其实她能上这培训班也是和自己的经理提了好多次才申请到的，问他有没有和自己的部门经理提过要上培训班的想法，那男职员只是咕哝了句“这还要我自己说啊，有这样的机会是谁都想的”。在职场中男性会因害羞、不好意思、爱面子等因素而很少与人交流，这样于人于己都不利，更容易与他人造成误会，这往往会影响到自己接下来的工作，影响整个公司的利益。3.2 思考方式一次公司在一项工程竣工验收之际，现场监工突然打电话回来告知工程有一点小的问题，将会影响到验收，经理得知后紧急将其召回并通知各部门准备开会。会议主要是解决工程验收问题，经理说每个人都有发言权，只要是对解决问题有帮助的，都将会考虑采纳。即使是这样，在会议当中，更多在给出建议与交流的是男性，而女性则大多时间是听取并且记录。本是一次普通的会议，却可以由此看出男性与女性在思维方式上存在很大的区别。男性的形象思维丰富，想象力强，思考问题也比较细致，在处理问题方面，男性更能抓住细节，主要是能够大胆的参与到其中。冬天的早晨，大家到公司之后都喜欢先喝一杯开水暖暖身子，一次早上烧水时领导刚好看见了，便让我给他泡一杯茶。平时都是前台的女秘书给领导泡茶的，她看见我端着满满的一杯茶时，立即叫住了我，告诉我领导不喜欢把杯子装的满满的，而且喝茶口味比较淡。那位女秘书把杯子接过去，又重新泡了一杯茶让我送了进去。一杯茶水，让我长了个记性，有关领导的事情不能凭自己的感觉来做。在日常办公室生活中，女性更加体贴，女性可以记住领导一些小习惯，领导的兴趣爱好等，从而能够更好地与领导接触，做好秘书这一工作。3.3 个人情绪由于公司电脑使用年限过长，导致经常会发生电脑死机现象，领导便让财务部与业务部两个部门的秘书共同联系几家电脑销售商，准备更换办公室老旧的电脑，但由于其他的事件的耽误，没有及时将结果汇报给领导，导致两个人被领导批评指责。事后财务部的女秘书情绪很失落，在对待他人及其他工作方面都没有精神，态度也不好，相反那位男同事却没有这样的现象，只是当时与我们抱怨几句后，再看他已经进入到工作状态中，不受这件事的影响。女性更容易将自己的情绪带到工作当中，而男性这方面要比女性好很多。当有同事直接向你暗示：除工作上的事情外，无心与你建立所谓的“朋友”关系时，女性通常自己会感到受伤，接下来也就直接影响到了彼此工作上的合作与支援。然而这种状况对于男性来说，男性一般的反应则是无所谓，也许上班时在会议中还处于针锋相对的状态，下班后却能在一起去唱K，公私泾渭分明，二者不混为一谈，也不会因此而互相产生矛盾。即便彼此之间不是朋友，只要能够在工作上配合，能够共同达成目的，就可以合作。3.4 在遇到挑战和风险时对工作的主动性装修居室对谁来说都是件头疼的事，所以公司那些前辈老说不怕顾客要求高，就怕客户外行还挑刺。对于这个说法我也是极为赞同的，因为在盛久装饰公司实习时这种事情已经司空见惯了。针对这些客户，公司都是通过开会讨论，提出解决方法，并且需要有人专门负责与客户沟通，解决客户的疑问。其实开会提出解决方案都不是问题，往往是在与客户沟通的选人上犯难。谁都不想与这些难缠的客户打交道，可是逃避并没有用，领导都是采取员工主动承担的方法，这个时候那些女职员都是一个个低下头玩弄着手中的会议记录笔，互相看着，最后几乎都是男性能够主动站起来揽下这个任务。当公司提出新的任务时，多数女性都会担心自己能否胜任，缺乏自信心，考虑的较多，在经过一番思考与纠结后，往往会选择逃避，很难能够主动去承担风险与挑战。男性则与女性相反，他们更愿意主动接受新的挑战，积极地想办法解决困难，不愿甘心于平淡的工作，新的挑战更能促使男性的干劲与潜能。4 克服两性差异做好秘书工作4.1 主动沟通与交流在人际发达的社会，沟通显得尤为重要。在职场中，那些不善于与人沟通的男性更应该克服自身的沟通障碍，更好的与人交流。有意见应及时与上级沟通让上司知道，毕竟工作不是玩猜谜游戏，及时地沟通很必要，一来可以减少和上司不必要的误会，二来能帮助自己更好地完成工作任务。女性相比于男性来说，其特点会比较喜欢采取沟通的方式来探讨和解读，从而解决问题。就比如在我实习的公司，客户前来询问房子装修上的事宜的时候，部门经理不一定会有那么多的时间来和客户沟通，基本都是部门秘书与客户直接沟通，往往这时候就需要专业的职业人员来帮助经理完成与客户的沟通。况且女性与生俱来的细心和谨慎，她们自身上的这些优势就已经使得她们自己在秘书这个岗位上取得了优势，能最大的发挥她们自身的这些优势，在秘书这个岗位上就会走的更加长远 。4.2 克制个人情绪工作遇到瓶颈或挫折时，女性习惯私下向朋友或同事表达各种抱怨与烦恼，最终很有可能导致全公司的人都知道了你的挫折。结果是没有解决原有的困难，换来的却是团队成员对你的不信任。但男性不会向别的同事吐露烦恼，也不会把本身焦虑的情绪表现出来，因为这对于完成工作毫无意义。作为女性，也不要幻想他人会替你解决烦恼，要想办法找到其他方法来平衡情绪、缓解压力，不要让自己在公司里的抱怨转变为自己的负担。作为秘书，更加不能使这种情绪让领导感受到，这样只会增加领导的厌恶感，是有百害而无一利。4.3 主动面对挑战女秘书要克服自卑的心理，树立自信才能减轻职场带来的压力。职场女性应有效地组织自己的工作，处理好家庭与工作之间的关系。摆脱依赖，勇于争取。去掉自身的优越感，脚踏实地的工作。提高自身的素质，充分发挥自身优势，加强自身的心理素质，不要轻易被外界的因素影响，调整好心态，积极勇敢地面对挑战，做职场强人。4.4 最大的发挥性别优势其意义在于能让两者发挥出各自的最大优势，就如有需要在体力上的事情安排男性去做，能更好的发挥出男性自身的优势，同时也避免了女性在做体力活儿的时候受伤的情况，也可以是领导出去饭局时选择带男秘书出去，一来可以适宜的帮助领导挡酒，二来也可以断绝女秘书被骚扰的可能。女性虽然在体力和耐力上不如男性，但却在语言上、沟通能力上、处理人际关系上具备一定的优势，把女秘书安排在与客户交流沟通上，也能够利用本身的语言优势处理上司的文件拟稿，在有人际关系的前提下也可以处理领导的对外联络等一系列的工作。结论在当今社会，秘书这一职位日益职业化的趋势之下，秘书的重要性也在逐渐的彰显出来。而两性的差异对秘书工作的影响也逐渐成为了岗位在选择人才时所考虑的一个重要方面。本文通过江苏盛久装饰有限公司为例进行研究，通过实例分析男性与女性秘书的区别。在现代社会竞争与压力如此之大的时代，只有互相学习与发展，在秘书工作中，利用两性各自自身的优势，协调分配，互相配合，这样才能更好的做好秘书工作，走的更加长远。致谢由于本人的能力及知识有限，本篇论文仍有许多不足之处，希望大家多加指正。在此我要感谢我的指导老师，感谢您的谆谆教诲以及对我的学业及生活的帮助，还要感谢我的同学对我的帮助与支持，是你们的鼓励与支持使我走得更远，更加自信。参考文献1 沈蕾，张虹。试论我国秘书工作的职业化及其途径J. 北京联合大学学报，1998（12）：59-64. 2 赵映诚. 秘书文化及其继承与重构J. 秘书之友，2004（6）：4-8. 3 艾洪涛. 我国秘书工作职业化的现状分析J. 沧州师范专科学校学报，2007（4）：114-115.4 李石谈秘书队伍应具备的素质黑龙江教育学院学报2004,65 杨群欢基于民营企业特点的高职秘书人才适应性对策研究集团经济研究2007,26 路卫华浅谈知识经济时代高校教学秘书的素质及能力教育与职业2006,67 韦经麟秘书在实践中的自我修养文教资料2006,108 徐宪江.秘书的秘密 2:做好秘书是门技术活M北京：中国法制出版社，2012 9 宋斌著.秘书学系统M.武汉：湖北人民出版社，2000. 10 张清明.秘书参谋职能概论M武汉：武汉大学出版社，2001 11 赵燕.秘书工作案例分析与拓展M.北京：中国物资出版社，2011. 8