质量环境记录控制程序

机械制造有限公司版 次A/0 页 码第1页 共3页质量/环境记录控制程序文件代号KY1目 的 能够为质量环境体系运行的有效性和持续改进提供证据和依据，并具有可追溯性。2范 围适用于为证明产品符合要求和质量环境管理体系有效运行的记录。3职 责3.1 品技部负责监督、管理各部门的质量环境记录，形成公司质量环境记录清单，对公司现行的各类记录表单归档保存。3.2 各部门文件资料管理员负责收集、整理、保管本部门的质量环境记录，建立本部门的质量环境记录清单。4工作程序4.0记录表单的编制各部门应根据程序文件、三层次文件对各个过程要求的描述，设计编制记录的格式、项目，经部门主管批准后，建议先进行少批量印制，进行试运行，并充分争取记录填写人的意见，确认为可行有效后，进行批量印制，随后对确定后的记录表格，应交品保一份作为存档。表格原件由编制部门作为本部门记录存档。4.1记录填写要求4.1.0记录的填写，应按时、准确、完整、清晰、整洁，并在保存期限内字迹不会出现模糊、看不清的现象。记录的完整是指反映问题内容的完整性，只要内容反映完全，对记录中与问题无关的其他项目以“/”划去。4.1.1对记录中关键数据、日期以及关键词句进行修改时，应先将修改的内容划去（划的程度应保证仍可以识别修改的内容为限），在原内容的上方或用箭头引出修改后的内容，并在旁边注明修改人签名和修改日期。对其他非关键内容的更改，不作具体要求，但要保证整篇记录的整洁性。4.1.2 各部门的记录管理员/报表核算员在收集、查看各类记录表单时，应对上述两项要求进行监督检查，对不符合要求的记录，应主动与填写人进行沟通、教育、纠正，必要时上报部门主管，责令其进行整改。4.2 记录填写后的归档管理4.2.1 归档管理记录是伴随着各项管理活动或某个具体问题的处理过程产生的，记录的填写人员应按时将填写好的记录，及时传递到相关部门；本部门应留存一份，交部门文件资料/记录管理员，由管理员分类归档存放。机械制造有限公司版 次A/0 页 码第1页 共3页质量/环境记录控制程序文件代号KY注：部门之间记录的传递程序类似于文件的发放。4.2.2存放管理 为了便于归档存放后的记录能够及时得到查阅，各部门记录管理员应按一定的条件分类保存，如：日期、工序、产品、厂家等，具体分类办法在此不作要求，但一定要做到便于查阅。4.2.3记录保存期限的规定记录的保管期限应在质量环境记录清单中予以规定，超过保管期限仍需继续保留的记录，应单独存放并标识清楚。 质量环境特性运行状态记录（控制图、检验、试验、监测类记录）应在其产生的当年和下一个日历年予以保留； 内（外）审和管理评审记录保留三年； 对内部质量环境问题、事故以及外部各类投诉的处理记录应长期保存； 生产件批准文件、工艺工装记录、文件资料修改单、采购订单等的保存时间，应为产品在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年； 其他类记录无特别要求时，只需保留一年； 以上要求为最短保存期；4.2.4存放场所各记录保管场所应足够，且条件适宜；应由指定的管理责任者管理，防止丢失或损坏；各种记录依照记录的保管期限妥善保管。4.3记录的查阅a) 各部门相关人员如因工作需要，需查阅有关记录本时，应先经记录保管部门负责人的同意，然后向记录管理人说明所查记录的名称，由管理员负责查找。b) 查阅记录时，应注意保持记录的完整、清洁、查阅后应及时将记录 整理好，由记录管理员放回到原处。4.4记录的出借记录原则上不准离开记录场所，只允许在保管场所内查阅，特殊情况需借阅时，公司内部，可直接找记录管理人员进行借阅；公司外部借阅，应书面申请说明理由，经公司领导和保管部门负责人审批同意后方可借出。归还时，记录管理人员应检查借出记录完整与否，并负责将记录放回原处。借出与归还均应在文件借阅登记表进行记录。机械制造有限公司版 次A/0 页 码第1页 共3页质量/环境记录控制程序文件代号KY4.5过期处置a) 对超过保存期限的记录，由部门记录管理人员填写文件修订、废止申请单交部门主管审批，并负责处理，对处理后的记录应在记录废弃登记表中登记。b) 过期记录如需保留时，由管理人员填写过期记录保留登记表注明延期保留的原因，并单独存放。这部分记录需作废时，按上述的规定执行。5相关文件文件和资料控制程序 KY6质量环境记录质量环境记录清单 QE/PBB-08过期记录保留登记表 QE/PBB-09记录废弃登记表 QE/PBB-10